Använd e-signaturer med citat

En elektronisk signatur, eller en e-signatur, är en persons elektroniska uttryck för sitt samtycke till villkoren i ett visst dokument. E-signaturer är giltiga och lagliga i USA, Kanada, EU, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska tyngd som skriftliga underskrifter. HubSpots funktion för e-signering drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign). Du behöver inte skapa ett konto hos Dropbox Sign för att använda e-signatur som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.

I HubSpotkan en användare med en betald SalesHub-plats konfigurera en offert så att den innehåller ett alternativ för e-signatur. Nedan kan du läsa mer om e-signaturer och hur du e-signerar en offert.

Förstå gränserna för e-signaturer

Varje HubSpot-konto har en poolad gräns för e-signaturer baserat på din prenumeration och antalet användare. Läs mer om gränserna för e-signaturer i HubSpots katalog över produkter och tjänster. Du kan köpa ytterligare signaturer genom att kontakta HubSpots säljteam.

En e-signatur räknas mot gränsen så snart alternativet för e-signatur är aktiverat för en publicerad offert. Offerten behöver inte vara signerad för att gälla för signaturgränsen. Om en offert kräver flera signaturer räknas detta dessutom bara som en användning mot din gräns. Varje offert där e-signatur är aktiverat räknas mot gränsen, oavsett hur många signaturer som krävs.

Om t.ex. en publicerad offert med e-signaturalternativet aktiverat kräver tre signaturer, räknas detta bara som en användning mot din gräns. Om ingen har undertecknat citatet, eller om bara en eller två personer har undertecknat, räknas detta fortfarande mot din gräns.

Läs mer om hur du kontrollerar din användning av e-signatur nedan.

E-signera en offert

För att inkludera ett fält för e-signatur i en offert kan HubSpot-användare med en betald SalesHub-plats välja alternativetAnvänd signatur i steget Signatur & betalning i offertbyggaren och sedan välja en HubSpot-användare som ska kontrasignera offerten.

Ansvarsfriskrivning: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör vara eIDAS-kompatibel, eftersom Dropbox Sign är eIDAS-kompatibel. Detta är inte avsett att vara juridisk rådgivning och ska inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör kontakta en licensierad advokat.

Sedan, för att signera en offert:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Offerter.
• Du kommer att se ditt citat listat med statusen Väntar på signatur. Håll muspekaren över offerten och klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Kontrasignera.
  
• Längst ner i offerten klickar du på Klicka för att signera.
• I dialogrutan lägger du till din signatur genom att klicka på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp för att välja din signaturmetod. Klicka sedan på Infoga för att lägga till signaturen.
  
• Klicka på Fortsätt längst upp till höger.
• Klicka på Jag godkänner för att spara vår signatur på offerten, eller klicka på Redigera för att redigera din signatur.

• Klicka på Stäng.

På indexsidan för offerter kan du även granska aktuella signaturer:

• Om du vill se vem som redan har undertecknat offerten klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid offerten och väljer Visa signaturer.
• Om du vill skriva ut en nedladdad kopia av offerten klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid offerten och väljer Ladda ner.

Observera: Om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnittetKommentarer till köparen eller Köpvillkor från PDF-versionen av offerten. HubSpot rekommenderar att du använder den fullständiga webbadressen för den länkade texten så att länken fortfarande är klickbar efter att offerten har laddats ner.

Din kund kommer att få en kopia av det dokument som de undertecknade när alla nödvändiga signaturer och kontrasignaturer har slutförts. Meddelandet som de får innehåller en länk till det dokument de undertecknade, som upphör att gälla när offerten upphör att gälla, och en PDF-kopia av det fullständiga undertecknade dokumentet för deras register.

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du har använt den här månaden hittills, samt hur nära din månatliga gräns du är.

Så här kontrollerar du din användning av e-signaturer:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I det vänstra sidofältet navigerar du till Objekt > Citat.
• Klicka på fliken E-signatur.