Använd e-signaturer med citat

En elektronisk signatur, eller e-signatur, är en persons elektroniska uttryck för att han eller hon samtycker till villkoren i ett visst dokument. E-signaturer är giltiga och lagliga i USA, Kanada, Europeiska unionen, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska vikt som skriftliga signaturer. HubSpots funktion för e-signering drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign).

Förstå begränsningar och överväganden

• Du behöver inte skapa ett konto hos Dropbox Sign för att kunna använda e-signering som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.
• En användare med en betald SalesHub-plats kan konfigurera en offert så att den innehåller ett alternativ för e-signering.
• Användare med en core-plats kan inte konfigurera en offert, men kan anges som offertavsändare av en annan användare eller som kontrasignerare.

Förstå gränser för e-signaturer

• Du kan granska e-signaturgränserna för din prenumeration i HubSpots katalog över produkter och tjänster och genom att kontrollera ditt kontos e-signaturanvändning.
• Du kan också köpa ytterligare signaturer genom att kontakta HubSpots säljteam.

Ett exempel:

• Ett konto med Sales Hub Starter-prenumeration har 10 e-signaturer tillgängliga för alla användare på kontot. Observera att detta inte är 10 e-signaturer per användare, utan 10 för användning över hela kontot av alla användare. Att lägga till fler platser kommer inte att öka gränsen för e-signaturer.
• Användare med en tilldelad Sales Hub -plats, som ingår i ett konto med en Sales Hub Professional-prenumeration, har 10 e-signaturer tillgängliga att använda. Observera att detta är 10 e-signaturer per betald plats. Om kontot har fem användare, var och en med en tilldelad Sales Hub-plats, skulle kontot ha en basgräns för e-signaturer på 50 per månad, eftersom gränsen delas mellan alla användare med platser. En användare kan använda 30 e-signaturer under en månad, vilket resulterar i att 20 återstår för andra användare med platser. Användare med en core-plats kan inte konfigurera en offert, men kan anges som offertavsändare av en annan användare eller som kontrasignerare.
• Användare med en tilldelad Sales Hub-plats, som ingår i ett konto med en Sales Hub Enterprise-prenumeration, har 30 e-signaturer tillgängliga att använda. Observera att detta är 30 e-signaturer per betald plats. Om kontot har fem användare, var och en med en tilldelad Sales Hub-plats, skulle kontot ha en basgräns för e-signaturer på 150 per månad, eftersom gränsen delas mellan alla användare med platser. En användare kan använda 30 e-signaturer under en månad, vilket resulterar i att 120 återstår för andra användare med platser. Användare med en core-plats kan inte konfigurera en offert, men kan anges som avsändare av en offert av en annan användare eller som kontrasignerare.
  
  • En e-signatur kommer att räknas mot gränsen så snart e-signaturalternativet är aktiverat för en publicerad offert. Citatet behöver inte vara signerat för att omfattas av signaturgränsen. En offert som kräver flera signaturer räknas bara som en användning mot din gräns.
    • Om t.ex. en publicerad offert med e-signaturalternativet aktiverat kräver tre signaturer, räknas detta endast som en användning mot din gräns oavsett vem som har signerat offerten.
  • Om en offert med en begäran om e-signatur löper ut eller återkallas, räknas det som ytterligare en e-signatur mot din gräns om du skickar om offerten (en e-signatur för första gången som offerten skickas och en annan när offerten skickas om).

Aktivera e-signaturer på en offert

För att inkludera ett fält för e-signatur i en offert kan HubSpot-användare med en betald SalesHub-plats välja alternativetAnvänd signatur i steget Signatur och betalning i offertbyggaren:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Klicka på namnet på ett utkast till offert, eller skapa en ny offert.
• Klicka på Nästa längst ned till höger i offertredigeraren tills du har kommit till steget Signatur och betalning.
• Under Alternativ för signatur väljer du Använd e-signatur.
• Under Obligatoriska signaturer väljer du de kontakter på offerten vars signatur krävs.
• Under Kontrasignerare väljer du de HubSpot-användare vars signaturer krävs.

Friskrivningsklausul: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör vara eIDAS-kompatibel, eftersom Dropbox Sign är eIDAS-kompatibel. Detta är inte avsett att vara juridisk rådgivning och ska inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör rådfråga en licensierad advokat.

E-signera en offert

När e-signering är aktiverat för en offert kan köpare och kontrasignerare lägga till sina signaturer i offerten.

För ökad säkerhet kan du aktivera identitetsverifiering så att HubSpot inkluderar ett preliminärt e-postverifieringssteg för att bekräfta undertecknarens identitet innan de tillåts underteckna offerten. Om du inte behöver identitetsverifiering kan du stänga av detta krav eller så kan kontrasignerare starta signaturprocessen inifrån HubSpot-kontot, vilket tar bort behovet av verifiering.

Både köpare och kontrasignerare kan påbörja e-signeringsprocessen från en delad offert:

• Om identitetsverifiering är aktiverad, verifiera din identitet via e-post:
  • På den delade offerten bläddrar du till avsnittet Signatur och klickar sedan på Verifiera för att signera bredvid ditt namn på offerten. Ett e-postmeddelande skickas sedan till dig med nästa steg för att signera offerten. Du har en timme på dig att slutföra signeringsprocessen efter att du klickat på Verifiera för att signera.

Observera: Om du inte signerar offerten inom en timme efter att du klickat på knappen Verifiera för att signera måste du navigera tillbaka till den delade offerten och klicka på Verifiera för att signera igen för att generera ett nytt verifieringsmeddelande.

• • Gå till din e-postinkorg och leta efter ett e-postmeddelande med ämnesraden Verifiera din identitet för att signera din offert. Klicka på Verifiera din identitet och signera offerten för att starta signaturprocessen.

• • En ny webbläsarflik öppnas med en dialogruta som bekräftar din identitet. Klicka på Börja signera.
• För att signera, klicka på Kom igång i det övre högra hörnet eller klicka på Klicka för att signera i signaturrutan.

• • Klicka på Klicka för att signera bredvid ditt namn längst ner i offerten.

• I dialogrutan lägger du till din signatur genom att klicka på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp för att välja din signeringsmetod. Klicka sedan på Infoga för att lägga till signaturen.
  
  
  
  
  
• Klicka på Fortsätt längst upp till höger.

• Klicka på Jag godkänner för att spara din signatur på offerten, eller klicka på Redigera för att redigera din signatur.

• Klicka på Stäng.

Kontrasignerare kommer sedan att få ett e-postmeddelande om att offerten har signerats. E-postmeddelandet innehåller en knapp för att starta processen för kontrasignering.

Kontrasignerare kan också kontrasignera en offert från indexsidan för offerter:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Du kommer att se din offert listad med statusen Väntar på signatur. Håll muspekaren över offerten, klicka på Åtgärder och sedan på Kontrasignera.
  
  
  
• Fortsätt till stegen för underskrift.

Från indexsidan för offerter kan du även granska statusen för signeringen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Bredvid en offert med väntande signaturer klickar du på Åtgärder och sedan på Detaljer.
• Under Prestanda kan du visa signaturstatusen för offerten.
  
  
  
• Om du vill skriva ut en nedladdad kopia av offerten klickar du på Åtgärder bredvid offerten och sedan på Ladda ner.

Observera: Om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnittetKommentarer till köparen eller Köpvillkor från PDF-versionen av offerten. Vi rekommenderar att du inkluderar den fullständiga webbadressen för den länkade texten så att länken fortfarande är klickbar efter att offerten har laddats ner.

Din kund får en kopia av det dokument som han eller hon har undertecknat när alla nödvändiga signaturer och kontrasignaturer har slutförts. Meddelandet som de får innehåller en länk till det dokument som de undertecknade, som upphör att gälla när offerten upphör att gälla, och en PDF-kopia av det fullständigt undertecknade dokumentet för deras register.

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du hittills har använt den här månaden och hur nära din månadsgräns du är. Månadsgränsen återställs den första i varje månad.

För att kontrollera din användning av e-signaturer:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I vänster sidofält, navigera till Objekt > Offerter.
• Klicka på fliken E-signatur.

Hantera inställningar för identitetsverifiering av e-signatur

Som standard kräver e-signaturer inte identitetsverifiering under processen för att signera offerten, men du kan aktivera detta krav. Om du vill kräva köparverifiering men inte behöver verifiering av kontrasignerare kan du aktivera inställningen och låta kontrasignerare signera från HubSpot.

Så här slår du på eller av identitetsverifiering:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I vänstra sidofältet navigerar du till Objekt > Offerter.
• Klicka på fliken E-signatur.
• För att aktivera verifiering och kräva det när du signerar en offert, slå på knappen Identitetsverifiering. I fortsättningen kommer identitetsverifiering att krävas vid signering av en offert.
• Om du vill stänga av verifieringen växlar du knappen Identity verification off. I fortsättningen krävs ingen identitetsverifiering vid signering av en offert.

Läs mer om e-signering av offerter.