Använd e-signaturer med citat

En elektronisk signatur, eller e-signatur, är en persons elektroniska uttryck för samtycke till villkoren i ett visst dokument. E-signaturer är giltiga och lagliga i USA, Kanada, Europeiska unionen, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska giltighet som skriftliga signaturer. HubSpots e-signaturfunktion drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign). Rådfråga din egen juridiska avdelning för att förstå giltigheten av att använda e-signaturer med dina kunder.

I den här artikeln kan du läsa om antalet tillgängliga e-signaturer, baserat på din prenumeration, hur du aktiverar e-signaturer på en offert och hur du e-signerar en offert.

Innan du börjar

• Du behöver inte skapa ett konto hos Dropbox Sign för att kunna använda e-signatur som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.
• En användare med en tilldeladCommerceHub-plats kan konfigurera en offert så att den inkluderar ett alternativ för e-signatur.
• Användare med en tilldelad kärnlicens kan inte konfigurera en offert, men kan anges som offertsändare av en annan användare eller som medundertecknare.

Förstå begränsningarna

för

e-signaturer

Ditt HubSpot-konto har en gemensam månatlig gräns för e-signaturer baserat på ditt abonnemang och antalet användare med en tilldelad Commerce Hub-plats.

Till exempel har användare med en tilldelad Commerce Hub-plats som ingår i ett konto med ett Commerce Hub Professional-abonnemang 25 e-signaturer tillgängliga. Observera att detta är 25 e-signaturer per Commerce Hub -plats. Om kontot har två användare, var och en med en tilldelad Commerce Hub-plats, har kontot en grundläggande gräns för e-signaturer på 50 per månad

.

Granska gränserna för e-signaturer för ditt abonnemang i HubSPots produkt- och tjänstekatalog och genom att kontrollera ditt kontos användning av e-signaturer.

Använd tabellen nedan för att granska hur poolningen fungerar för olika abonnemang:

• Om en användare använde 30 e-signaturer under en månad i Commerce Hub Professional-konto, skulle 20 e-signaturer återstå och kunna användas av någon av användarna i kontot under resten av månaden.
• Om en användare använde 50 e-signaturer under en månad i Commerce Hub Enterprise-konto, skulle 200 e-signaturer återstå och kunna användas av någon av de andra användarna i kontot under resten av månaden. Gränsen skulle återställas i början av nästa månad.

Tänk på följande när du granskar gränserna för e-signaturer:

• En e-signatur räknas mot gränsen så snart e-signaturalternativet aktiveras för en publicerad offert. Offert behöverintesigneras för att räknas mot signaturgränsen.
• En offert som kräver flera signaturer räknas som en e-signatur mot din gräns. Om en publicerad offert med aktiverade e-signaturer kräver tre signaturer räknas detta till exempel endast som en användning mot din gräns, oavsett vem som har signerat offerten.
• Om en offert med en begäran om e-signatur löper ut eller återkallas, räknas återutsändningen av offerten som en ytterligare e-signatur mot din gräns (en e-signatur för första gången offerten skickas, en annan när offerten skickas på nytt).

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du har använt hittills denna månad, samt hur nära din månadsgräns du är. Månadsgränsen återställs den första dagen i varje månad.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidofält navigerar du tillObjekt >Offerter.
3. Klicka på fliken E-signaturlängst upp.
4. Din användning av e-signaturer visas underAnvändning av e-signaturer denna månad.

Öka gränsen för e-signaturer

Om du vill öka antalet e-signaturer som är tillgängliga i ditt konto kontaktar du dinkundansvarige.

Aktivera e-signaturer på en offert

För att inkludera ett fält för e-signatur i en offert väljer du e-signatur som ett godkännandealternativ.

Ansvarsfriskrivning: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör vara eIDAS-kompatibel, eftersom Dropbox Sign är eIDAS-kompatibel. Detta är inte avsett att vara juridisk rådgivning och bör inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör konsultera en auktoriserad advokat.

Dropbox Sign använder en betrodd partner för e-signaturkompatibilitet i EU och kommer inte att visas explicit påeIDAS-webbplatsen för betrodda partners.

E-signera en offert

När e-signatur är aktiverad för en offert kan köpare och medundertecknare lägga till sina signaturer på offerten.

För ökad säkerhet kan du aktivera identitetsverifiering så att HubSpot inkluderar ett preliminärt e-postverifieringssteg för att bekräfta undertecknarens identitet innan de får signera offerten.

Medundertecknare kan valfritt starta signaturprocessen från sitt HubSpot-konto, vilket eliminerar behovet av verifiering.

Både köpare och medundertecknare kan påbörja e-signaturprocessen från en delad offert. Medundertecknare får ett e-postmeddelande om köparen e-signerar offerten först:

1. Köpare ska klicka på länken till den offert som delats med dem. Medundertecknare kan visa och medunderteckna en publicerad offert från offerternas indexsida.
2. Om identitetsverifiering är inaktiverad klickar du på Signera nu längst ned i offerten.
   
   
3. Om identitetsverifiering är aktiverad, verifiera din identitet via e-post:
   • På den delade offerten bläddrar du till avsnittet Acceptans och klickar på Verifiera e-post ovanför ditt namn och din e-postadress. Verifieringen skickas för att bekräfta att ett verifieringsmeddelande har skickats. Du har en timme på dig att slutföra signaturprocessen efter att du har klickat på Verifiera e-post.
     
     

Observera: om du inte undertecknar offerten inom en timme efter att du har klickat på Verifiera e-post, gå tillbaka till den delade offerten och klicka på Verifiera e-post igen för att generera ett nytt verifieringsmeddelande.

• • Öppna din e-postinkorg och leta reda på e-postmeddelandet med ämnesraden Verifiera din identitet för att underteckna din offert. Klicka på Verifiera din identitet och underteckna offerten för att starta signeringsprocessen.
  • En ny flik öppnas i webbläsaren med en dialogruta där du bekräftar din identitet. Klicka på Börja signera.

4. Klicka på Kom igång längst upp till höger.
   
   
5. Under Acceptans klickar du på Klicka för att underteckna ovanför ditt namn.
   
   
6. I dialogrutan klickar du på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp och lägger till din signatur. Klicka på Infoga för att lägga till signaturen.
7. Klicka på Fortsätt längst upp till höger.
8. Klicka på Redigera längst upp till höger för att redigera din signatur. Klicka på Jag godkänner för att spara din signatur på offerten.
9. Klicka på Stäng.
10. Medundertecknare får ett e-postmeddelande om att offerten har undertecknats. Om de ännu inte har medundertecknat offerten kan de klicka på Granska och medunderteckna offert för att starta medunderteckningsprocessen.

Kontrasignera en offert från offertregistret

Kontrasignatörer kan också kontrasignera en offert från offertregistret:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Offert som kräver en signatur har statusen Väntar på signatur. Håll muspekaren över offerten och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanKontrasignera.
   
   
4. Fortsätt medsignaturstegen.

Granska signaturstatusen för ett citat

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert med väntande signaturer och klicka på Förhandsgranska. 
3. I den högra panelen kan du se signeringsaktiviteten under Signatärer.
   
   
4. Läs om hur duladdar ner en PDF-fil med en e-signerad offert.

Observera: om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnitten Följebrev, Sammanfattning eller Villkor i PDF-versionen av offerten. Vi rekommenderar att du inkluderar den fullständiga URL-adressen för den länkade texten i offertavsnitten, så att länken fortfarande är klickbar efter att offerten har laddats ner.

Vår kund kommer att få en kopia av det dokument de har undertecknat när alla nödvändiga signaturer och kontrasignaturer har fyllts i. Meddelandet de får innehåller en länk till det dokument de har undertecknat, som upphör att gälla när offerten upphör att gälla, samt en PDF-kopia av det undertecknade dokumentet för deras arkiv.

Hantera inställningar för identitetsverifiering av e-signaturer

Som standard kräver e-signaturer ingen identitetsverifiering under offertunderteckningsprocessen. Om köparverifiering krävs, aktivera inställningen. Om du inte kräver att kontrasignatörer verifieras, aktivera inställningen för köpare. Kontrasignatörer kan dåkontrasignera från offerternas indexsida.

Så här aktiverar eller inaktiverar du identitetsverifiering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidofält navigerar du tillObjekt >Offerter.
3. Klicka på fliken E-signaturlängst upp.
4. För att aktivera verifiering och kräva den vid undertecknande av en offert, aktivera identitetsverifieringsknappen under inställningarna för e-signatur. Identitetsverifiering kommer att krävas vid undertecknande av offerter efter att inställningen har aktiverats.
5. För att stänga av verifieringen, stäng av identitetsverifieringsknappen under Inställningar för e-signatur. Identitetsverifiering kommer inte att krävas när du signerar offerter efter att inställningen har stängts av.
   
   

Nästa steg

• Lär dig hur du skapar offerter.
• Lär dig hur du hanterar offerter.