Använd e-signaturer med citat

En elektronisk signatur, eller e-signatur, är en persons elektroniska uttryck för att han eller hon samtycker till villkoren i ett visst dokument. E-signaturer är giltiga och lagliga i USA, Kanada, Europeiska unionen, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska vikt som skriftliga signaturer. HubSpots funktion för e-signering drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign). Du behöver inte skapa ett konto hos Dropbox Sign för att kunna använda e-signatur som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.

I HubSpot kan en användare med en betald SalesHub-plats konfigurera en offert så att den innehåller ett alternativ för e-signatur. Nedan kan du läsa mer om e-signaturer och hur du e-signerar en offert.

Förstå begränsningar för e-signaturer

• Varje HubSpot-konto har en poolad gräns för e-signaturer baserat på abonnemanget och antalet betalda användare.
  • Du kan granska e-signaturgränserna för din prenumeration i HubSpots katalog över produkter och tjänster och genom att kontrollera ditt kontos e-signaturanvändning.
  • Du kan också köpa ytterligare signaturer genom att kontakta HubSpots säljteam.

Till exempel:

• Ett konto med Sales Hub Starter-prenumeration har 10 e-signaturer tillgängliga för alla användare på kontot. Observera att detta inte är 10 e-signaturer per användare, utan 10 för användning på hela kontot av alla användare. Om du lägger till fler platser ökar inte gränsen för e-signaturer.
• Användare med en tilldelad Sales Hub -plats, som ingår i ett konto med en Sales Hub Professional-prenumeration, har 10 e-signaturer tillgängliga att använda. Observera att detta är 10 e-signaturer per betald plats. Om kontot har fem användare, var och en med en tilldelad Sales Hub-plats, skulle kontot ha en basgräns för e-signaturer på 50 per månad, eftersom gränsen delas mellan alla användare med platser. En användare kan använda 30 e-signaturer under en månad, vilket resulterar i att 20 återstår för andra användare med platser. Användare med en core-plats kommer inte att ha tillgång till e-signaturer.
• Användare med en tilldelad Sales Hub-plats, som ingår i ett konto med en Sales Hub Enterprise-prenumeration, har 30 e-signaturer tillgängliga att använda. Observera att detta är 30 e-signaturer per betald plats. Om kontot har fem användare, var och en med en tilldelad Sales Hub-plats, skulle kontot ha en basgräns för e-signaturer på 150 per månad, eftersom gränsen delas mellan alla användare med platser. En användare kan använda 30 e-signaturer under en månad, vilket resulterar i att 120 återstår för andra användare med platser. Användare med en core-plats kommer inte att ha tillgång till e-signaturer.
  
  • En e-signatur räknas mot gränsen så snart alternativet för e-signatur är aktiverat för en publicerad offert. Offerten behöver inte vara signerad för att omfattas av signaturgränsen. En offert som kräver flera signaturer räknas bara som en användning mot din gräns.
    • Om t.ex. en publicerad offert med e-signaturalternativet aktiverat kräver tre signaturer, räknas detta endast som en användning mot din gräns oavsett vem som har signerat offerten.
  • Om en offert med en begäran om e-signatur löper ut eller återkallas, räknas det som ytterligare en e-signatur mot din gräns om du skickar om offerten (en e-signatur för första gången som offerten skickas och en annan när offerten skickas om).

Aktivera e-signaturer på en offert

För att inkludera ett fält för e-signatur i en offert kan HubSpot-användare med en betald SalesHub-plats välja alternativetAnvänd signatur i steget Signatur & betalning i offertbyggaren :

• Klicka på namnet på ett utkast till offert eller skapa en ny offert.
• Klicka på Nästa längst ned till höger i offertredigeraren tills du har kommit till steget Underskrift och betalning.
• Välj Använd e-signatur under Alternativ för signatur.
• Under Obligatoriska signaturer väljer du de kontakter på offerten vars signatur krävs.
• Under Kontrasignerare väljer du de HubSpot-användare vars signaturer krävs.

Friskrivningsklausul: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör vara eIDAS-kompatibel , eftersom Dropbox Sign är eIDAS-kompatibel. Detta är inte avsett att vara juridisk rådgivning och ska inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör rådfråga en licensierad advokat.

E-signera en offert

När e-signering är aktiverat för en offert kan köpare och kontrasignerare lägga till sina signaturer i offerten. För säkerhets skull inkluderar HubSpot ett preliminärt e-postverifieringssteg för att bekräfta undertecknarens identitet innan de tillåts underteckna offerten. Kontrasignerare kan välja att starta signaturprocessen inifrån HubSpot-kontot, vilket gör att de inte behöver verifiera sin identitet via e-post.

Både köpare och kontrasignerare kan påbörja e-signeringsprocessen från en gemensam offert:

• På den delade offerten bläddrar du till avsnittet Signatur och klickar sedan på Verifiera för att signera bredvid ditt namn på offerten . Ett e-postmeddelande skickas sedan till dig med nästa steg för att signera offerten. Du har en timme på dig att slutföra signeringsprocessen efter att du klickat på Verifiera för att signera.

Observera: Om du inte signerar offerten inom en timme efter att du klickat på knappen Verifiera för att signera måste du navigera tillbaka till den delade offerten och klicka på Verifiera för att signera igen för att generera ett nytt verifieringsmeddelande.

• Gå till din e-postinkorg och leta efter ett e-postmeddelande med ämnesraden Please verify your identity to sign your quote. Klicka på Verifiera din identitet och signera offerten för att starta signaturprocessen.

• En ny webbläsarflik öppnas med en dialogruta som bekräftar din identitet. Klicka på Börja signera.
• För att skriva under kan du göra det:
  • Klicka på Kom igång i det övre högra hörnet.

• • Klicka på Klicka för att signera bredvid ditt namn längst ner i offerten .

• I dialogrutan lägger du till din signatur genom att klicka på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp för att välja din metod för signering. Klicka sedan på Infoga för att lägga till signaturen.
  
  
  
• Klicka på Fortsätt uppe till höger.

• Klicka på Jag godkänner för att spara din signatur på offerten, eller klicka på Redigera för att redigera din signatur.

• Klicka på Stäng.

Kontrasignerare får sedan ett e-postmeddelande som meddelar att offerten har signerats. E-postmeddelandet innehåller en knapp för att starta processen för kontrasignering.

Kontrasignerare kan också kontrasignera ett citat från indexsidan för citat:

• Du kommer att se din offert listad med statusen Väntar på underskrift. Håll muspekaren över offerten, klicka på Åtgärder och sedan på Kontrasignera.
  
  
• Fortsätt till signaturstegen.

Från indexsidan för offerter kan du också granska signaturstatusen:

• Klicka på Åtgärder bredvid en offert med väntande signaturer och klicka sedan på Detaljer .
• Under Prestanda kan du se offertens signaturstatus.
  
  
• Om du vill skriva ut en nedladdad kopia av offerten klickar du på Åtgärder bredvid offerten och sedan på Ladda ner.

Observera: Om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnittetKommentarer till köparen eller Köpvillkor från PDF-versionen av offerten . Vi rekommenderar att du inkluderar den fullständiga webbadressen för den länkade texten så att länken fortfarande är klickbar efter att offerten har laddats ner.

Din kund kommer att få en kopia av det dokument som de har undertecknat när alla nödvändiga underskrifter och kontrasigneringar har slutförts. Meddelandet som de får innehåller en länk till det dokument som de undertecknade, som upphör att gälla när offerten upphör att gälla, och en PDF-kopia av det fullständigt undertecknade dokumentet för deras register.

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du hittills har använt den här månaden och hur nära din månadsgräns du är. Månadsgränsen återställs den första i varje månad.

För att kontrollera din användning av e-signaturer:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidofältet navigerar du till Objekt > Citat.
• Klicka på fliken E-signatur.