Använd e-signaturer med citat

En elektronisk signatur, eller e-signatur, är en persons elektroniska uttryck för samtycke till villkoren i ett visst dokument. E-signaturer är giltiga och lagliga i USA, Kanada, Europeiska unionen, Storbritannien och många andra länder. De har samma juridiska vikt som skriftliga signaturer. HubSpots funktion för e-signering drivs av Dropbox Sign (tidigare HelloSign). Rådgör med ditt eget juridiska team för att förstå giltigheten av att använda e-signaturer med dina kunder.

Nedan kan du läsa mer om e-signaturer och hur du e-signerar en offert.

Förstå begränsningar och överväganden

• Du behöver inte skapa ett konto med Dropbox Sign för att kunna använda e-signatur som en del av den vanliga processen för att skapa offerter i HubSpot.
• En användare med en betald Commerce Hub -plats kan konfigurera en offert så att den innehåller ett alternativ för e-signatur.
• Användare med en core-plats kan inte konfigurera en offert, men kan anges som offertavsändare av en annan användare eller som kontrasignerare.

Förstå gränser för e-signatur

• Du kan granska e-signaturgränserna för din prenumeration i HubSpots katalog över produkter och tjänster och genom att kontrollera ditt kontos e-signaturanvändning.
• Du kan köpa ytterligare signaturer genom att kontakta HubSpots säljteam.

Ett exempel:

• Användare med en tilldelad Commerce Hub-plats, som är en del av ett konto med Commerce Hub Professional-prenumeration, har 25 fem e-signaturer tillgängliga att använda. Observera att detta är 25 e-signaturer per Commerce Hub-plats. Om kontot har två användare, var och en med en tilldelad Commerce Hub-plats, skulle kontot ha en basgräns för e-signaturer på 50 per månad, eftersom gränsen är poolad mellan alla användare med platser. En användare kan använda 30 e-signaturer under en månad, vilket resulterar i att 20 återstår för andra användare med platser. Användare med en Core-plats kan inte konfigurera en offert, men kan ställas in som offertavsändare av en annan användare eller som kontrasignerare.
• Användare med en tilldelad Commerce Hub-plats , som är en del av ett konto med Commerce Hub Enterprise-prenumeration, har 50 e-signaturer tillgängliga att använda. Observera att detta är 50 e-signaturer per Commerce Hub-plats. Om kontot har fem användare, var och en med en tilldelad Commerce Hub-plats, skulle kontot ha en basgräns för e-signaturer på 250 per månad, eftersom gränsen är poolad mellan alla användare med platser. En användare kan använda 30 e-signaturer under en månad, vilket resulterar i att 220 återstår för andra användare med platser. Användare med en core-plats kan inte konfigurera en offert, men kan anges som avsändare av en offert av en annan användare eller som kontrasignerare.
  
  • En e-signatur kommer att räknas mot gränsen så snart e-signaturalternativet är aktiverat för en publicerad offert. Citatet behöver inte vara signerat för att omfattas av signaturgränsen. En offert som kräver flera signaturer räknas bara som en användning mot din gräns.
  • Om t.ex. en publicerad offert med alternativet e-signatur aktiverat kräver tre signaturer, räknas detta endast som en användning mot din gräns oavsett vem som har signerat offerten.
  • Om en offert med en begäran om e-signatur löper ut eller återkallas, räknas det som ytterligare en e-signatur mot din gräns om du skickar om offerten (en e-signatur för första gången som offerten skickas och en annan när offerten skickas om).

Aktivera e-signaturer på en offert

För att inkludera ett e-signaturfält på en offert kan HubSpot-användare välja e-signatur som ett godkännandealternativ på offerten.

Friskrivningsklausul: HubSpots implementering av Dropbox Sign bör vara eIDAS-kompatibel, eftersom Dropbox Sign är eIDAS-kompatibel. Detta är inte avsett att vara juridisk rådgivning och ska inte ersätta professionell juridisk rådgivning, för vilken du bör rådfråga en licensierad advokat.

Dropbox Sign använder en betrodd partner för e-signaturefterlevnad i EU och kommer inte uttryckligen att visas på eIDAS-webbplatsen för betrodda partner.

E-signera en offert

När e-signering är aktiverat för en offert kan köpare och kontrasignerare lägga till sina signaturer i offerten.

För ökad säkerhet kan du aktivera identitetsverifiering så att HubSpot inkluderar ett preliminärt e-postverifieringssteg för att bekräfta undertecknarens identitet innan de tillåts underteckna offerten. Om du inte behöver identitetsverifiering kan du stänga av detta krav eller så kan kontrasignerare starta signaturprocessen inifrån HubSpot-kontot, vilket tar bort behovet av verifiering.

Både köpare och kontrasignerare kan påbörja e-signeringsprocessen från en delad offert:

1. Om identitetsverifiering är aktiverad, verifiera din identitet via e-post:
   • På den delade offerten, bläddra till avsnittet Signatur och klicka sedan på Verifiera e-post längst ner på offerten. Ett e-postmeddelande skickas då till dig med nästa steg för att signera offerten. Du har en timme på dig att slutföra signeringsprocessen efter att du klickat på Verifiera e-post.

Observera: Om du inte signerar offerten inom en timme efter att du klickat på knappen Verifiera e-post måste du navigera tillbaka till den delade offerten och klicka på Verifiera e-post igen för att generera ett nytt verifieringsmeddelande.

• • Gå till din inkorg och leta efter ett e-postmeddelande med ämnesraden Verifiera din identitet för att signera din offert. Klicka påVerifiera din identitet och signera offerten för att starta signaturprocessen.

1. • En ny webbläsarflik öppnas med en dialogruta som bekräftar din identitet. Klicka på Börja signera.
2. För att signera, klicka på Kom igång i det övre högra hörnet eller klicka på Klicka för att signera i signeringsrutan.
   
   
   • Klicka på Klicka för att signera bredvid ditt namn längst ner i offerten.
3. I dialogrutan lägger du till din signatur genom att klicka på flikarna Rita, Skriv eller Ladda upp för att välja din signeringsmetod. Klicka sedan på Infoga för att lägga till signaturen.
4. Klicka på Fortsätt längst upp till höger.
5. Klicka på Jag godkänner för att spara din signatur på offerten, eller klicka på Redigera för att redigera din signatur.
6. Klicka på Stäng.
7. Kontrasignerare kommer att få ett e-postmeddelande om att offerten har signerats och klicka på Granska och kontrasignera offerten för att starta kontrasigneringsprocessen.

Kontrasignerare kan också kontrasignera en offert från indexsidan för offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Du kommer att se din offert listad med statusen Väntar på signatur. Håll muspekaren över offerten och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Kontrasignera.
   
   
4. Fortsätt till stegen för underskrift.

Från indexsidan för offerter kan du också granska statusen för signeringen:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert med väntande signaturer och klicka på Förhandsgranska.
3. I den högra panelen kan du se signeringsaktiviteten under Signers.
   
   
4. Om du vill skriva ut en nedladdad kopia av offerten klickar du på Förhandsgranska bredvid offerten, sedan klickar du på Åtgärder uppe till höger och väljer sedan Ladda ner.

Observera: Om du laddar ner en signerad offert tar Dropbox Sign bort länkar från all hyperlänkad text som ingår i avsnitten Följebrev, Sammanfattning eller Villkor från PDF-versionen av offerten. Vi rekommenderar att du inkluderar den fullständiga webbadressen för den länkade texten så att länken fortfarande är klickbar när offerten har laddats ner.

Din kund kommer att få en kopia av det dokument som de har undertecknat när alla nödvändiga signaturer och kontrasignaturer har slutförts. Meddelandet som de får innehåller en länk till det dokument som de undertecknade, som upphör att gälla när offerten upphör att gälla, och en PDF-kopia av det fullständigt undertecknade dokumentet för deras register.

Övervaka användningen av e-signaturer

I dina offertinställningar kan du se hur många e-signaturer du hittills har använt den här månaden och hur nära din månadsgräns du är. Månadsgränsen återställs den första i varje månad.

För att kontrollera din användning av e-signaturer:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidofält, navigera till Objekt > Offerter.
3. Klicka på fliken E-signatur.

Hantera inställningar för identitetsverifiering av e-signatur

Som standard kräver e-signaturer inte identitetsverifiering under processen för att signera offerten, men du kan aktivera detta krav. Om du vill kräva köparverifiering men inte behöver verifiering av kontrasignerare kan du aktivera inställningen och låta kontrasignerare signera från HubSpot.

Så här slår du på eller av identitetsverifiering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänstra sidofältet navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på fliken E-signatur.
4. För att aktivera verifiering och kräva det när du signerar en offert, under Inställningar för e-signatur, slå på knappen Identitetsverifiering. I fortsättningen kommer identitetsverifiering att krävas vid signering av en offert.
5. För att stänga av verifiering, slå av knappen Identitetsverifiering. I fortsättningen krävs ingen identitetsverifiering vid signering av en offert.