Käytä sähköisiä allekirjoituksia lainausmerkkien kanssa

Sähköinen allekirjoitus on henkilön sähköinen ilmaus siitä, että hän hyväksyy tietyn asiakirjan ehdot. Sähköiset allekirjoitukset ovat päteviä ja laillisia Yhdysvalloissa, Kanadassa, Euroopan unionissa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja monissa muissa maissa. Niillä on sama oikeudellinen painoarvo kuin kirjallisilla allekirjoituksilla. HubSpotin sähköisen allekirjoituksen ominaisuutta käyttää Dropbox Sign (entinen HelloSign).

Ymmärrä rajoitukset ja näkökohdat

• Sinun ei tarvitse luoda tiliä Dropbox Signiin, jotta voit käyttää e-signausta osana HubSpotin tavallista tarjouksen luontiprosessia.
• Käyttäjä, jolla on maksullinen Sales Hub-paikka, voi määrittää tarjouksen sisältämään sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdon.
• Käyttäjät, joilla on Core-paikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.

Sähköisen allekirjoituksen rajoitusten ymmärtäminen

• Voit tarkistaa tilauksesi e-kirjoitusrajat HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta ja tarkistamalla tilisi e-kirjoituskäytön.
• Voit myös ostaa lisää allekirjoituksia ottamalla yhteyttä HubSpotin myyntitiimiin.

Esim:

• Tilillä, jolla on Sales Hub Starter -tilaus, on 10 sähköistä allekirjoitusta kaikkien tilin käyttäjien käytettävissä. Huomaa, että kyseessä ei ole 10 sähköistä allekirjoitusta käyttäjää kohti, vaan 10 kaikkien käyttäjien käyttöön tilillä. Lisäpaikkojen lisääminen ei lisää sähköisten allekirjoitusten rajaa.
• Käyttäjillä, joille on määritetty Sales Hub -paikka ja jotka ovat osa tiliä, jolla on Sales Hub Professional -tilaus, on käytettävissä 10 sähköistä allekirjoitusta. Huomaa, että tämä on 10 sähköistä allekirjoitusta maksettua paikkaa kohti. Jos tilillä on viisi käyttäjää, joista jokaisella on oma Sales Hub - paikkansa, tilin e-kirjoitusraja on 50 e-kirjoitusta kuukaudessa, koska raja on yhdistetty kaikkien käyttäjien kesken, joilla on paikat. Yksi käyttäjä voi käyttää 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa, jolloin muille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus, jää 20 allekirjoitusta. Käyttäjät, joilla on peruspaikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta joku toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.
• Käyttäjillä, joille on osoitettu Sales Hub -paikka ja jotka ovat osa tiliä, jolla on Sales Hub Enterprise -tilaus, on käytettävissä 30 sähköistä allekirjoitusta. Huomaa, että tämä on 30 sähköistä allekirjoitusta maksettua paikkaa kohti. Jos tilillä on viisi käyttäjää, joista jokaisella on oma Sales Hub - paikkansa, tilin e-signatuurien perusraja on 150 e-signatuuria kuukaudessa, koska raja on yhdistetty kaikkien käyttäjien kesken, joilla on paikat. Yksi käyttäjä voi käyttää 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa, jolloin muille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus, jää 120 allekirjoitusta. Käyttäjät, joilla on peruspaikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta joku toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.
  
  • Sähköinen allekirjoitus lasketaan mukaan rajoitukseen heti, kun sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön julkaistun lainauksen yhteydessä. Lainaus ei tarvitse olla allekirjoitettu, jotta sitä voidaan soveltaa allekirjoitusrajaan. Lainaus, joka vaatii useita allekirjoituksia, lasketaan vain yhdeksi käyttökerraksi rajoitukseen .
    • Jos esimerkiksi julkaistu lainaus, jonka sähköinen allekirjoitus on käytössä, vaatii kolme allekirjoitusta, tämä lasketaan vain yhdeksi käyttökerraksi riippumatta siitä, kuka on allekirjoittanut lainauksen.
  • Jos sähköisen allekirjoituspyynnön sisältävän tarjouksen voimassaoloaika päättyy tai se peruutetaan, tarjouksen lähettäminen uudelleen lasketaan yhdeksi ylimääräiseksi sähköiseksi allekirjoitukseksi (yksi sähköinen allekirjoitus ensimmäisellä kerralla, kun tarjous lähetetään, ja toinen, kun tarjous lähetetään uudelleen).

Sähköisten allekirjoitusten ottaminen käyttöön tarjouksessa

Jos haluat sisällyttää sähköisen allekirjoituksen kentän tarjoukseen, HubSpot-käyttäjät, joilla on maksullinen Sales Hub-jäsenyys, voivat valita Käytä allekirjoitusta -vaihtoehdon tarjouksen rakentajan Allekirjoitus ja maksu -vaiheessa:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Napsauta tarjousluonnoksen nimeä tai luo uusi tarjous.
• Napsauta lainausmuokkaimen oikeassa alareunassa Next (Seuraava ) -painiketta, kunnes olet siirtynyt Signature & Payment (Allekirjoitus ja maksu ) -vaiheeseen.
• Valitse Allekirjoitusvaihtoehdot-kohdassa Käytä sähköistä allekirjoitusta.
• Valitse Tarvittavat allekirjoitukset-kohdassa ne tarjouksen yhteyshenkilöt, joiden allekirjoitus vaaditaan.
• Valitse Vastakirjoittajat-kohdassa ne HubSpot-käyttäjät, joiden allekirjoitukset vaaditaan.

Vastuuvapauslauseke: HubSpotin Dropbox Signin toteutuksen pitäisi olla eIDAS-yhteensopiva, koska Dropbox Sign on eIDAS-yhteensopiva. Tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi, eikä sen pitäisi korvata ammattimaista oikeudellista neuvontaa, jota varten sinun tulisi kääntyä lisensoidun asianajajan puoleen.

E-sign tarjous

Kun sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön tarjouksessa, ostajat ja vastavuoroiset allekirjoittajat voivat lisätä allekirjoituksensa tarjoukseen.

Lisäturvallisuuden lisäämiseksi voit ottaa käyttöön henkilöllisyyden tarkistuksen, jolloin HubSpot sisältää alustavan sähköpostivarmennusvaiheen, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys vahvistetaan ennen kuin hän voi allekirjoittaa tarjouksen. Jos et tarvitse henkilöllisyyden todentamista, voit kytkeä tämän vaatimuksen pois päältä tai vastavuoroiset allekirjoittajat voivat valinnaisesti aloittaa allekirjoitusprosessin HubSpot-tililtä, jolloin todentaminen ei ole tarpeen.

Sekä ostajat että vastavuoroiset allekirjoittajat voivat aloittaa sähköisen allekirjoitusprosessin jaetusta tarjouksesta:

• Jos henkilöllisyyden todentaminen on otettu käyttöön, todista henkilöllisyytesi sähköpostitse:
  • Etsi jaetusta tarjouksesta Allekirjoitus-osio ja valitse sitten Vahvista allekirjoittaaksesi tarjouksen nimesi vieressä. Tämän jälkeen sinulle lähetetään sähköpostiviesti, jossa kerrotaan seuraavat vaiheet tarjouksen allekirjoittamiseksi. Sinulla on yksi tunti aikaa allekirjoitusprosessin suorittamiseen sen jälkeen, kun olet klikannut Verify to sign.

Huomaa: jos et allekirjoita tarjousta tunnin kuluessa siitä, kun olet napsauttanut Vahvista allekirjoitus -painiketta, sinun on palattava jaettuun tarjoukseen ja napsautettava Vahvista allekirjoitus -painiketta uudelleen uuden vahvistussähköpostin luomiseksi.

• • Siirry sähköpostilaatikkoosi ja etsi sähköpostia, jonka otsikkona on Please verify your identity to sign your quote. Aloita allekirjoitusprosessi valitsemalla Verify your identity and sign quote.

• • Selaimen uuteen välilehteen avautuu valintaikkuna, jossa vahvistetaan henkilöllisyytesi. Napsauta Aloita allekirjoittaminen.
• Allekirjoita napsauttamalla Aloita oikeassa yläkulmassa tai napsauttamalla allekirjoitusruudussa Napsauta allekirjoitusta.

• • Napsauta lainauksen alareunassa olevan nimesi vieressä olevaa Napsauta allekirjoittaaksesi.

• Lisää allekirjoituksesi valintaikkunassa napsauttamalla Piirrä, Kirjoita tai Lataa-välilehteä valitaksesi allekirjoitustavan. Lisää allekirjoitus napsauttamalla sitten Lisää.
  
  
  
  
  
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Jatka.

• Tallenna allekirjoituksesi lainaukseen napsauttamalla Hyväksyn tai muokkaa allekirjoitusta napsauttamalla Muokkaa.

• Napsauta Sulje.

Vastaanottavat allekirjoittajat saavat tämän jälkeen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tarjous on allekirjoitettu. Sähköpostissa on painike, jolla voit aloittaa vastavuoroisen allekirjoitusprosessin.

Vastaanottajat voivat myös allekirjoittaa lainauksen lainausten indeksisivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Näet lainauksesi luettelossa tilana Odottaa allekirjoitusta. Vie hiiren kursori lainauksen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Vastakirjoita.
  
  
  
• Jatka allekirjoittamisen vaiheisiin.

Voit myös tarkastella allekirjoitustilaa lainausten indeksisivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Napsauta allekirjoituksia odottavan lainauksen vieressä Toiminnot ja valitse sitten Tiedot.
• Suorituskyky-kohdassa voit tarkastella lainauksen allekirjoitustilaa.
  
  
  
• Jos haluat tulostaa ladatun kopion lainauksesta, valitse lainauksen vieressä Toiminnot ja sitten Lataa.

Huomaa: jos lataat allekirjoitetun tarjouksen, Dropbox Sign poistaa tarjouksen PDF-versiosta linkit kaikista hyperlinkitetyistä teksteistä, jotka sisältyvät kommentit ostajalle tai ostoehdot -osioon. On suositeltavaa sisällyttää linkitetyn tekstin täydellinen URL-osoite, jotta linkkiä voi edelleen napsauttaa lainauksen lataamisen jälkeen.

Asiakkaasi saa kopion allekirjoittamastaan asiakirjasta, kun kaikki vaaditut allekirjoitukset ja vastavuoroiset allekirjoitukset on suoritettu. Asiakkaan saamaan ilmoitukseen sisältyy linkki allekirjoittamaansa asiakirjaan, jonka voimassaolo päättyy, kun tarjouksen voimassaolo päättyy, sekä PDF-kopio täysin allekirjoitetusta asiakirjasta asiakkaan arkistoon.

Seuraa sähköisen allekirjoituksen käyttöä

Tarjouksen asetuksista voit tarkastella, kuinka monta sähköistä allekirjoitusta olet käyttänyt tässä kuussa tähän mennessä ja kuinka lähellä kuukausittaista rajaa olet. Kuukausiraja nollautuu kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä.

Tarkista sähköisten allekirjoitusten käyttösi:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Kohteet > Lainaukset.
• Napsauta E-signature-välilehteä.

Hallitse sähköisen allekirjoituksen henkilöllisyyden todentamisasetuksia

Oletusarvoisesti sähköiset allekirjoitukset eivät vaadi henkilöllisyyden tarkistamista tarjouksen allekirjoitusprosessin aikana, mutta voit ottaa tämän vaatimuksen käyttöön. Jos haluat vaatia ostajan todentamista, mutta et tarvitse vastavuoroisen allekirjoittajan todentamista, voit ottaa asetuksen käyttöön ja antaa vastavuoroisten allekirjoittajien allekirjoittaa HubSpotista.

Henkilöllisyyden todentamisen kytkeminen päälle tai pois päältä:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Objects > Quotes.
• Napsauta Sähköinen allekirjoitus -välilehteä.
• Jos haluat ottaa varmentamisen käyttöön ja vaatia sitä tarjousta allekirjoitettaessa, kytke Identiteetin varmentaminen päälle. Jatkossa henkilöllisyyden todentaminen vaaditaan tarjousta allekirjoitettaessa.
• Jos haluat poistaa todentamisen käytöstä, kytke Identiteetin todentaminen pois päältä. Jatkossa henkilöllisyyden todentamista ei vaadita tarjousta allekirjoitettaessa.

Lisätietoja tarjousten sähköisestä allekirjoittamisesta.