Käytä sähköisiä allekirjoituksia lainausmerkkien kanssa

Sähköinen allekirjoitus on henkilön sähköinen ilmaus siitä, että hän hyväksyy tietyn asiakirjan ehdot. Sähköiset allekirjoitukset ovat päteviä ja laillisia Yhdysvalloissa, Kanadassa, Euroopan unionissa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja monissa muissa maissa. Niillä on sama oikeudellinen painoarvo kuin kirjallisilla allekirjoituksilla. HubSpotin sähköisen allekirjoituksen ominaisuutta käyttää Dropbox Sign (entinen HelloSign).

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Sinun ei tarvitse luoda tiliä Dropbox Signiin, jotta voit käyttää sähköistä allekirjoitusta osana HubSpotin tavanomaista tarjousten luontiprosessia.
• Käyttäjä, jolla on maksullinen Sales Hub -paikka, voi määrittää tarjouksen sisältämään sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdon.
• Käyttäjät, joilla on Core-paikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.

Ymmärtää sähköisen allekirjoituksen rajoitukset

• Voit tarkistaa tilauksesi sähköisen allekirjoituksen rajoitukset HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta ja tarkistamalla tilisi sähköisen allekirjoituksen käytön.
• Voit myös ostaa lisää allekirjoituksia ottamalla yhteyttä HubSpotin myyntitiimiin.

Esimerkiksi:

• Sales Hub Starter -tilauksella varustetulla tilillä on 10 sähköistä allekirjoitusta, jotka ovat kaikkien tilin käyttäjien käytettävissä. Huomaa, että kyseessä ei ole 10 sähköistä allekirjoitusta käyttäjää kohti, vaan 10 sähköistä allekirjoitusta, joita kaikki käyttäjät voivat käyttää tilillä. Lisäpaikkojen lisääminen ei lisää sähköisten allekirjoitusten rajaa.
• Käyttäjillä, joille on määritetty Sales Hub ja jotka ovat osa tiliä, jolla on Sales Hub Professional -tilaus, on käytettävissä 10 sähköistä allekirjoitusta. Huomaa, että tämä on 10 sähköistä allekirjoitusta maksettua paikkaa kohti. Jos tilillä on viisi käyttäjää, joista jokaisella on oma Sales Hub -paikkansa, tilin e-signatuurien perusraja on 50 e-signatuuria kuukaudessa, koska raja on yhdistetty kaikkien käyttäjien kesken, joilla on paikat. Yksi käyttäjä voi käyttää 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa, jolloin muille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus, jää 20 allekirjoitusta. Käyttäjät, joilla on peruspaikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.
• Käyttäjillä, joille on osoitettu Sales Hub ja jotka ovat osa tiliä, jolla on Sales Hub Enterprise -tilaus, on käytettävissä 30 sähköistä allekirjoitusta. Huomaa, että tämä on 30 sähköistä allekirjoitusta maksettua paikkaa kohti. Jos tilillä on viisi käyttäjää, joista jokaisella on oma Sales Hub -paikkansa, tilin e-signatuurien perusraja on 150 e-signatuuria kuukaudessa, koska raja on yhdistetty kaikkien käyttäjien kesken, joilla on paikat. Yksi käyttäjä voi käyttää 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa, jolloin muille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus, jää 120 allekirjoitusta. Käyttäjät, joilla on peruspaikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.
  
  • Sähköinen allekirjoitus lasketaan mukaan rajoitukseen heti, kun sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön julkaistun lainauksen yhteydessä. Lainaus ei tarvitse olla allekirjoitettu, jotta sitä voidaan soveltaa allekirjoitusrajaan. Lainaus, joka vaatii useita allekirjoituksia, lasketaan vain yhdeksi käyttökerraksi rajoitukseen.
    • Jos esimerkiksi julkaistu lainaus, jonka sähköinen allekirjoitus on käytössä, vaatii kolme allekirjoitusta, tämä lasketaan vain yhdeksi käyttökerraksi riippumatta siitä, kuka on allekirjoittanut lainauksen.
  • Jos sähköisen allekirjoituspyynnön sisältävän tarjouksen voimassaoloaika päättyy tai se peruutetaan, tarjouksen lähettäminen uudelleen lasketaan yhdeksi ylimääräiseksi sähköiseksi allekirjoitukseksi (yksi sähköinen allekirjoitus ensimmäisellä kerralla, kun tarjous lähetetään, ja toinen, kun tarjous lähetetään uudelleen).

Sähköisten allekirjoitusten ottaminen käyttöön tarjouksessa

Jos haluat sisällyttää sähköisen allekirjoituksen kentän tarjoukseen, HubSpot-käyttäjät, joilla on maksullinen Sales Hub -paikka, voivat valita Käytä allekirjoitusta -vaihtoehdon tarjouksen rakentajan Allekirjoitus ja maksu -vaiheessa:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Napsauta lainausluonnoksen nimeä tai luo uusi lainaus.
• Napsauta lainausmuokkaimen oikeassa alakulmassa Seuraava, kunnes olet siirtynyt Allekirjoitus ja maksu -vaiheeseen.
• Valitse Allekirjoitusvaihtoehdot-kohdassa Käytä sähköistä allekirjoitusta.
• Valitse Tarvittavat allekirjoitukset-kohdassa ne tarjouksen yhteyshenkilöt, joiden allekirjoitus vaaditaan.

• Valitse Vastakirjoittajat-kohdassa ne HubSpot-käyttäjät, joiden allekirjoituksia tarvitaan.

Vastuuvapauslauseke: HubSpotin Dropbox Sign -toteutuksen pitäisi olla eIDAS-yhteensopiva, koska Dropbox Sign on eIDAS-yhteensopiva. Tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi, eikä sen pitäisi korvata ammattimaista oikeudellista neuvontaa, jota varten sinun tulisi kääntyä lisensoidun asianajajan puoleen.

E-signaa tarjous

Kun sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön tarjouksessa, ostajat ja vastavuoroiset allekirjoittajat voivat lisätä allekirjoituksensa tarjoukseen. Turvallisuuden vuoksi HubSpot sisältää alustavan sähköpostivarmennusvaiheen, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys vahvistetaan ennen kuin allekirjoittaja voi allekirjoittaa tarjouksen. Vastaanottajat voivat halutessaan aloittaa allekirjoitusprosessin HubSpot-tililtä, jolloin heidän ei tarvitse vahvistaa henkilöllisyyttään sähköpostitse.

Sekä ostajat että vastavuoroiset allekirjoittajat voivat aloittaa sähköisen allekirjoitusprosessin jaetusta tarjouksesta:

• Vieritä jaetussa lainauksessa Allekirjoitus-osioon ja napsauta sitten Vahvista, jotta voit allekirjoittaa lainauksen nimesi viereen. Tämän jälkeen sinulle lähetetään sähköpostiviesti, jossa kerrotaan seuraavat vaiheet tarjouksen allekirjoittamiseksi. Sinulla on yksi tunti aikaa allekirjoitusprosessin loppuun saattamiseen sen jälkeen, kun olet napsauttanut Verify to sign (Vahvista allekirjoitus) -painiketta.

Huomaa: jos et allekirjoita tarjousta tunnin kuluessa siitä, kun olet napsauttanut Vahvista allekirjoitus -painiketta, sinun on siirryttävä takaisin jaettuun tarjoukseen ja napsautettava Vahvista allekirjoitus -painiketta uudelleen uuden vahvistussähköpostin luomiseksi.

• Siirry sähköpostilaatikkoosi ja etsi sähköpostiviesti, jonka otsikkona on Please verify your identity to sign your quote. Aloita allekirjoitusprosessi valitsemalla Verify your identity and sign quote.

• Selaimen uusi välilehti avautuu, ja siinä on valintaikkuna, jossa vahvistetaan henkilöllisyytesi. Napsauta Start signing.
• Voit allekirjoittaa seuraavasti:
  • Napsauta Aloita oikeassa yläkulmassa.

• • Napsauta lainauksen alareunassa olevan nimesi vieressä olevaa Napsauta allekirjoitusta.

• Lisää allekirjoituksesi valintaikkunassa valitsemalla allekirjoitustapa valitsemalla Piirrä, Kirjoita tai Lataa -välilehdet. Lisää allekirjoitus napsauttamalla sitten Lisää.
  
  
  
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Jatka.

• Tallenna allekirjoituksesi lainaukseen napsauttamalla Hyväksyn tai muokkaa allekirjoitustasi napsauttamalla Muokkaa.

• Napsauta Sulje.

Vastaanottajat saavat tämän jälkeen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tarjous on allekirjoitettu. Tämä sähköposti sisältää painikkeen, jolla voi aloittaa vastavuoroisen allekirjoitusprosessin.

Allekirjoittajat voivat myös allekirjoittaa lainauksen lainausten hakusivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Näet lainauksesi listattuna tilalla Pending signature (Allekirjoitus vireillä). Vie hiiren kurssi lainauksen päälle, valitse Actions (Toiminnot) ja sitten Countersign (Vastasignointi).
  
  
• Jatka allekirjoittamisen vaiheisiin.

Lainausten indeksisivulta voit myös tarkastella allekirjoituksen tilaa:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Napsauta allekirjoituksia odottavan lainauksen vieressä Toiminnot ja valitse sitten Tiedot.
• Suorituskyky-kohdassa voit tarkastella lainauksen allekirjoitustilaa.
  
  
• Jos haluat tulostaa ladatun kopion lainauksesta, valitse lainauksen vierestä Toiminnot ja valitse sitten Lataa.

Huomaa: jos lataat allekirjoitetun tarjouksen, Dropbox Sign poistaa tarjouksen PDF-versiosta linkit kaikista hyperlinkitetyistä teksteistä, jotka sisältyvät kommentit ostajalle tai ostoehdot -osioon. On suositeltavaa sisällyttää linkitetyn tekstin täydellinen URL-osoite, jotta linkkiä voi edelleen napsauttaa tarjouksen lataamisen jälkeen.

Asiakas saa kopion allekirjoittamastaan asiakirjasta, kun kaikki vaaditut allekirjoitukset ja vastavuoroiset allekirjoitukset on suoritettu. Asiakkaan saamassa ilmoituksessa on linkki allekirjoittamaansa asiakirjaan, jonka voimassaolo päättyy tarjouksen voimassaolon päättyessä, sekä PDF-kopio täysin allekirjoitetusta asiakirjasta asiakkaan arkistoon.

Seuraa sähköisen allekirjoituksen käyttöä

Lainausasetuksissa voit tarkastella, kuinka monta sähköistä allekirjoitusta olet käyttänyt tässä kuussa tähän mennessä ja kuinka lähellä kuukausirajaasi olet. Kuukausiraja nollautuu kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä.

Voit tarkistaa sähköisen allekirjoituksen käytön:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Objects > Quotes.
• Napsauta Sähköinen allekirjoitus -välilehteä.