Käytä sähköisiä allekirjoituksia lainausmerkkien kanssa

Sähköinen allekirjoitus on henkilön sähköinen ilmaus siitä, että hän hyväksyy tietyn asiakirjan ehdot. Sähköiset allekirjoitukset ovat päteviä ja laillisia Yhdysvalloissa, Kanadassa, Euroopan unionissa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja monissa muissa maissa. Niillä on sama oikeudellinen painoarvo kuin kirjallisilla allekirjoituksilla. HubSpotin sähköisen allekirjoituksen ominaisuutta käyttää Dropbox Sign (entinen HelloSign). Ota yhteyttä omaan lakitiimiisi, jotta ymmärrät, onko sähköisten allekirjoitusten käyttäminen asiakkaidesi kanssa pätevää.

Alla on lisätietoja sähköisistä allekirjoituksista ja tarjouksen sähköisestä allekirjoittamisesta.

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Sinun ei tarvitse luoda tiliä Dropbox Signiin, jotta voit käyttää sähköistä allekirjoitusta osana HubSpotin tavallista tarjousten luontiprosessia.
• Käyttäjä, jolla on maksullinen Commerce Hub -paikka, voi määrittää lainauksen sisältämään sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdon.
• Käyttäjät, joilla on Core-paikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.

Sähköisen allekirjoituksen rajoitusten ymmärtäminen

• Voit tarkistaa tilauksesi e-kirjoitusrajat HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta ja tarkistamalla tilisi e-kirjoituskäytön.
• Voit ostaa lisää allekirjoituksia ottamalla yhteyttä HubSpotin myyntitiimiin.

Esim:

• Käyttäjillä, joille on varattu Commerce Hub -paikka ja jotka kuuluvat tiliin, jolla on Commerce Hub Professional -tilaus, on käytettävissä 25 viittä sähköistä allekirjoitusta. Huomaa, että kyseessä on 25 e-signatuuria Commerce Hub - paikkaa kohden. Jos tilillä on kaksi käyttäjää, joilla kummallakin on oma Commerce Hub -paikkansa, tilin e-signatuurien perusraja on 50 e-signatuuria kuukaudessa, koska raja on yhdistetty kaikkien käyttäjien kesken, joilla on paikat. Yksi käyttäjä voi käyttää 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa, jolloin muille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus, jää 20 allekirjoitusta. Käyttäjät, joilla on peruspaikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.
• Käyttäjillä, joille on osoitettu Commerce Hub -paikka ja jotka ovat osa tiliä, jolla on Commerce Hub Enterprise -tilaus, on käytettävissä 50 sähköistä allekirjoitusta. Huomaa, että tämä on 50 sähköistä allekirjoitusta Commerce Hub - paikkaa kohti. Jos tilillä on viisi käyttäjää, joista jokaisella on oma Commerce Hub -paikkansa, tilin e-signatuurien perusraja on 250 e-signatuuria kuukaudessa, koska raja on yhdistetty kaikkien käyttäjien kesken, joilla on paikat. Yksi käyttäjä voi käyttää 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa, jolloin muille käyttäjille, joilla on käyttöoikeus, jää 220 allekirjoitusta. Käyttäjät, joilla on peruspaikka, eivät voi määrittää lainausta, mutta joku toinen käyttäjä voi määrittää heidät lainauksen lähettäjäksi tai vastavuoroiseksi allekirjoittajaksi.
  
  • Sähköinen allekirjoitus lasketaan mukaan rajoitukseen heti, kun sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön julkaistussa lainauksessa. Lainaus ei tarvitse olla allekirjoitettu, jotta sitä voidaan soveltaa allekirjoitusrajaan. Lainaus, joka vaatii useita allekirjoituksia, lasketaan vain yhdeksi käyttökerraksi limiittiisi.
  • Jos esimerkiksi julkaistu lainaus, jonka sähköinen allekirjoitus on käytössä, vaatii kolme allekirjoitusta, tämä lasketaan vain yhdeksi käyttökerraksi riippumatta siitä, kuka on allekirjoittanut lainauksen.
  • Jos sähköisen allekirjoituspyynnön sisältävän tarjouksen voimassaoloaika päättyy tai se peruutetaan, tarjouksen lähettäminen uudelleen lasketaan yhdeksi ylimääräiseksi sähköiseksi allekirjoitukseksi (yksi sähköinen allekirjoitus ensimmäisellä kerralla, kun tarjous lähetetään, ja toinen, kun tarjous lähetetään uudelleen).

Sähköisten allekirjoitusten ottaminen käyttöön tarjouksessa

Jos haluat sisällyttää sähköisen allekirjoituksen kentän tarjoukseen, HubSpot-käyttäjät voivat valita sähköisen allekirjoituksen hyväksymisvaihtoehdoksi tarjouksessa.

Vastuuvapauslauseke: HubSpotin Dropbox Sign -toteutuksen pitäisi olla eIDAS-yhteensopiva, koska Dropbox Sign on eIDAS-yhteensopiva. Tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi, eikä sen pitäisi korvata ammattimaista oikeudellista neuvontaa, jota varten sinun tulisi kääntyä lisensoidun asianajajan puoleen.

Dropbox Sign käyttää luotettavaa kumppania sähköisten allekirjoitusten noudattamiseen EU:ssa, eikä se näy nimenomaisesti luotettavien kumppaneiden eIDAS-sivustolla.

Sähköinen allekirjoitus

Kun sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön tarjouksessa, ostajat ja vastavuoroiset allekirjoittajat voivat lisätä allekirjoituksensa tarjoukseen.

Lisäturvallisuuden lisäämiseksi voit ottaa käyttöön henkilöllisyyden tarkistuksen, jolloin HubSpot sisältää alustavan sähköpostivarmennusvaiheen, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys vahvistetaan ennen kuin hän voi allekirjoittaa tarjouksen. Jos et tarvitse henkilöllisyyden todentamista, voit kytkeä tämän vaatimuksen pois päältä tai vastavuoroiset allekirjoittajat voivat valinnaisesti aloittaa allekirjoitusprosessin HubSpot-tililtä, jolloin todentaminen ei ole tarpeen.

Sekä ostajat että vastavuoroiset allekirjoittajat voivat aloittaa sähköisen allekirjoitusprosessin jaetusta tarjouksesta:

1. Jos henkilöllisyyden todentaminen on otettu käyttöön, todista henkilöllisyytesi sähköpostitse:
   • Valitse jaetusta tarjouksesta Allekirjoitus-osio ja napsauta sitten tarjouksen alareunassa olevaa Vahvista sähköpostiosoite -painiketta. Tämän jälkeen sinulle lähetetään sähköpostiviesti, jossa kerrotaan seuraavat vaiheet tarjouksen allekirjoittamiseksi. Sinulla on yksi tunti aikaa allekirjoitusprosessin loppuun saattamiseen sen jälkeen, kun olet napsauttanut Verify email (Vahvista sähköposti) -painiketta.

Huomaa: jos et allekirjoita tarjousta tunnin kuluessa siitä, kun olet napsauttanut Vahvista sähköposti -painiketta, sinun on siirryttävä takaisin jaettuun tarjoukseen ja napsautettava Vahvista sähköposti -painiketta uudelleen luodaksesi uuden vahvistussähköpostin.

• • Siirry sähköpostilaatikkoosi ja etsi sähköpostia, jonka otsikkona on Please verify your identity to sign your quote. Aloita allekirjoitusprosessi valitsemallaVerify your identity and sign quote.

1. • Selaimen uuteen välilehteen avautuu valintaikkuna, jossa vahvistetaan henkilöllisyytesi. Napsauta Aloita allekirjoittaminen.
2. Allekirjoita napsauttamalla Aloita oikeassa yläkulmassa tai napsauttamalla allekirjoitusruudussa Napsauta allekirjoitusta.
   
   
   • Napsauta lainauksen alareunassa olevan nimesi vieressä olevaa Napsauta allekirjoittaaksesi.
3. Lisää allekirjoituksesi valintaikkunassa napsauttamalla Piirrä, Kirjoita tai Lataa-välilehteä valitaksesi allekirjoitustavan. Lisää allekirjoitus napsauttamalla sitten Lisää.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Jatka.
5. Tallenna allekirjoituksesi lainaukseen napsauttamalla Hyväksyn tai muokkaa allekirjoitustasi napsauttamalla Muokkaa.
6. Napsauta Sulje.
7. Vastaanottavat allekirjoittajat saavat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tarjous on allekirjoitettu, ja he voivat aloittaa vastavuoroisen allekirjoitusprosessin napsauttamalla Review and countersign quote (Tarkista ja allekirjoita tarjous ).

Vastaanottajat voivat myös allekirjoittaa lainauksen lainausten hakusivulta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
2. Näet lainauksesi luettelossa tilana Vireillä allekirjoitus. Vie hiiren kursori lainauksen päälle ja valitse Esikatselu.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Vastakirjoita.
   
   
4. Jatka allekirjoittamisen vaiheisiin.

Voit myös tarkastella allekirjoitustilaa lainausten indeksisivulta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
2. Vie hiiren kursori lainauksen päälle, jossa on allekirjoituksia vireillä, ja valitse Esikatselu.
3. Tarkastele oikeanpuoleisessa paneelissa allekirjoitustoimintaa kohdassa Allekirjoittajat.
   
   
4. Jos haluat tulostaa ladatun kopion lainauksesta, napsauta lainauksen vieressä Preview (Esikatselu), napsauta sitten oikeassa yläkulmassa Actions (Toiminnot) ja valitse Download (Lataa).

Huomaa: jos lataat allekirjoitetun tarjouksen, Dropbox Sign poistaa linkit kaikista hyperlinkitetyistä teksteistä, jotka sisältyvät saatekirjeeseen, tiivistelmään tai ehtoihin tarjouksen PDF-versiosta. On suositeltavaa sisällyttää linkitetyn tekstin täydellinen URL-osoite, jotta linkkiä voi edelleen napsauttaa lainauksen lataamisen jälkeen.

Asiakkaasi saa kopion allekirjoittamastaan asiakirjasta, kun kaikki vaaditut allekirjoitukset ja vastavuoroiset allekirjoitukset on suoritettu. Asiakkaan saamaan ilmoitukseen sisältyy linkki allekirjoittamaansa asiakirjaan, jonka voimassaolo päättyy, kun tarjouksen voimassaolo päättyy, sekä PDF-kopio täysin allekirjoitetusta asiakirjasta asiakkaan arkistoon.

Seuraa sähköisen allekirjoituksen käyttöä

Tarjouksen asetuksista voit tarkastella, kuinka monta sähköistä allekirjoitusta olet käyttänyt tässä kuussa tähän mennessä ja kuinka lähellä kuukausittaista rajaa olet. Kuukausiraja nollautuu kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä.

Tarkista sähköisten allekirjoitusten käyttösi:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Kohteet > Lainaukset.
3. Napsauta E-signature-välilehteä.

Hallitse sähköisen allekirjoituksen henkilöllisyyden todentamisasetuksia

Oletusarvoisesti sähköiset allekirjoitukset eivät vaadi henkilöllisyyden tarkistamista tarjouksen allekirjoitusprosessin aikana, mutta voit ottaa tämän vaatimuksen käyttöön. Jos haluat vaatia ostajan todentamista, mutta et tarvitse vastavuoroisen allekirjoittajan todentamista, voit ottaa asetuksen käyttöön ja antaa vastavuoroisten allekirjoittajien allekirjoittaa HubSpotista käsin.

Henkilöllisyyden todentamisen kytkeminen päälle tai pois päältä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Objects > Quotes.
3. Napsauta Sähköinen allekirjoitus -välilehteä.
4. Jos haluat ottaa varmentamisen käyttöön ja vaatia sitä lainausta allekirjoitettaessa, kytke E-signature settings-kohdassa Identity verification -kytkin päälle. Jatkossa henkilöllisyyden todentaminen vaaditaan tarjousta allekirjoitettaessa.
5. Jos haluat poistaa todentamisen käytöstä, kytke Identiteetin todentaminen pois päältä. Jatkossa henkilöllisyyden todentamista ei vaadita tarjousta allekirjoitettaessa.