Usar firmas electrónicas con cotizaciones

Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. La firma electrónica es válida y legal en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La función de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). Consulta a tu propio equipo jurídico para entender la validez de utilizar firmas electrónicas con tus clientes.

Abajo obtén más información sobre firmas electrónicas y cómo firmar electrónicamente una cotización.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• No necesitas crear una cuenta con Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones dentro de HubSpot.
• Un usuario con una licencia de pago de Commerce Hub puede configurar una cotización para incluir una opción de firma electrónica.
• Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.

Entender límites de firma electrónica

• Puedes revisar los límites de firmas electrónicas para tu suscripción en el catálogo de productos y servicios de HubSpot y comprobando el uso de firmas electrónicas de tu cuenta.
• Puedes comprar firmas adicionales poniéndote en contacto con el equipo de ventas de HubSpot.

Por ejemplo:

• Los usuarios con una licencia asignada de Commerce Hub, que formen parte de una cuenta con una suscripción a Commerce Hub Pro, tienen 25 cinco firmas electrónicas disponibles para utilizar. Ten en cuenta que se trata de 25 firmas electrónicas por cada licencia de Commerce Hub. Si la cuenta tiene dos usuarios, cada uno con una licencia asignada de Commerce Hub, la cuenta tendría un límite básico de firmas electrónicas de 50 al mes, porque el límite se reparte entre todos los usuarios con licencias. Un usuario podría utilizar 30 firmas electrónicas en un mes, con lo que quedarían 20 para otros usuarios con licencia. Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.
• Los usuarios con una licencia asignada de Commerce Hub , que formen parte de una cuenta con una suscripción a Commerce Hub Enterprise, tienen 50 firmas electrónicas disponibles para su uso. Ten en cuenta que se trata de 50 firmas electrónicas por cada licencia de Commerce Hub. Si la cuenta tiene cinco usuarios, cada uno con una licencia asignada de Commerce Hub, la cuenta tendría un límite básico de firmas electrónicas de 250 al mes, ya que el límite se reparte entre todos los usuarios con licencias. Un usuario podría utilizar 30 firmas electrónicas en un mes, con lo que quedarían 220 para otros usuarios con licencia. Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.
  
  • Una firma electrónica contará para el límite cuando la opción de firma electrónica está activada para una cotización publicada. No es necesario que la cotización sea firmada para que se tome en cuenta para el límite de firmas. Una cotización que requiera varias firmas solo cuenta como un uso para su límite.
  • Por ejemplo, si una cotización publicada con la opción de firma electrónica activada requiere tres firmas, esto solo cuenta como un uso para tu límite, independientemente de quién haya firmado la cotización.
  • Si una cotización con solicitud de firma electrónica caduca o se retira, el reenvío de la cotización contaría como una firma electrónica adicional para tu límite (una firma electrónica para la primera vez que se envía la cotización, y otra cuando se reenvía la cotización).

Habilitar firmas electrónicas en una cotización

Para incluir un campo de firma electrónica en una cotización, los usuarios de HubSpot pueden seleccionar la firma electrónica como opción de aceptación en la cotización.

Descargo de responsabilidad: La implementación de Dropbox Sign por parte de HubSpot debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. Esto no pretende ser asesoramiento legal y no debe sustituir al asesoramiento legal profesional, para el que debe consultar a un abogado con licencia.

Dropbox Sign utiliza un partner de confianza para el cumplimiento de la firma electrónica en la UE y no aparecerá explícitamente en el sitio web eIDAS de partners de confianza.

Firmar electrónicamente una cotización

Cuando se activa la firma electrónica para una cotización, los compradores y los refrendarios pueden agregar sus firmas a la cotización.

Para mayor seguridad, puedes activar la verificación de identidad para que HubSpot incluya un paso preliminar de verificación por correo electrónico para confirmar la identidad del firmante antes de permitirle firmar la cotización. Si no necesitas la verificación de identidad, puedes desactivar este requisito o los refrendantes pueden iniciar opcionalmente el proceso de firma desde la cuenta de HubSpot, lo que elimina la necesidad de verificación.

Tanto los compradores como los refrendarios pueden iniciar el proceso de firma electrónica desde una cotización compartida:

1. Si la verificación de identidad está activada, verifica tu identidad por correo electrónico:
   • En la cotización compartida, desplázate hasta la sección Firma y haz clic en Verificar correo electrónico en la parte inferior de la cotización. A continuación, se te enviará un correo electrónico con los siguientes pasos para firmar la cotización. Tendrás una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar correo electrónico.

Nota: si no firmas la cotización en el plazo de una hora tras hacer clic en el botón Verificar correo electrónico, deberás volver a la cotización compartida y hacer clic de nuevo en Verificar correo electrónico para generar un nuevo correo de verificación. 

• • Ve a la bandeja de entrada de tu correo electrónico y busca un mensaje con el asunto Verifica tu identidad para firmar la cotización. Haz clic enVerificar tu identidad y firmar cotización para iniciar el proceso de firma.

1. • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar.
2. Para firmar, haz clic en Empezar en la esquina superior derecha o en Haz clic para firmar en el cuadro de firma.
   
   
   • Haz clic en Haz clic para firmar junto a tu nombre en la parte inferior de la cotización.
3. En el cuadro de diálogo, agrega tu firma haciendo clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir para seleccionar tu método de firma. Luego, haz clic en Insertar para agregar la firma.
4. En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.
5. Haz clic en Acepto para guardar tu firma en la cotización, o haz clic en Editar para modificar tu firma.
6. Haz clic en Cerrar.
7. Los refrendadores recibirán un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada y harán clic en Revisar y refrendar cotización para iniciar el proceso de refrendo.

Los refrendarios también pueden refrendar una cotización desde la página de índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Verás tu cotización con un estado de Firma pendiente. Pasa el cursor por encima de la cotización y haz clic en Vista previa.
3. En la parte superior derecha, haz clic en Acciones y selecciona Refrendar.
   
   
4. Continúa con los pasos de la firma.

Desde la página de índice de cotizaciones, también puedes revisar el estado de la firma:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor por encima de una cotización con firmas pendientes y haz clic en Vista previa. 
3. En el panel derecho, consulta la actividad de firma en Firmantes.
   
   
4. Para imprimir una copia descargada de la cotización, junto a la cotización, haz clic en Vista previa y, en la parte superior derecha, haz clic en Acciones y selecciona Descargar.

Nota: si descargas una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en las secciones Carta de presentación, Resumen ejecutivo o Condiciones de la versión en PDF de la cotización. Se recomienda usar la URL completa para el texto enlazado para que el enlace aún esté disponible después de descargar la cotización.

Tu cliente recibirá una copia del documento que firmen una vez que se hayan completado todas las firmas obligatorias y los refrendos. La notificación que recibe incluye un enlace al documento que firmó, que expira cuando vence la cotización, y una copia PDF del documento completo para sus registros.

Monitorear el uso de la firma electrónica

En la configuración de cotización, puedes ver cuántas firmas electrónicas ha utilizado este mes hasta el momento, así como lo cerca que estás de tu límite mensual . El límite mensual se restablece el primer día de cada mes.

Para comprobar el uso de la firma electrónica:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Firma electrónica.

Gestión de la configuración de verificación de identidad de la firma electrónica

De forma predeterminada, las firmas electrónicas no requieren la verificación de la identidad durante el proceso de firma de la cotización, pero puedes activar este requisito. Si quieres requerir la verificación del comprador pero no necesitas la verificación del refrendador, puedes activar la opción y hacer que los refrendadores firmen desde HubSpot.

Para activar o desactivar la verificación de identidad:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Firma electrónica.
4. Para activar la verificación y exigirla al firmar una cotización, en Configuración de firma electrónica, activa el interruptor Verificación de identidad. A partir de ahora , se exigirá la verificación de la identidad al firmar una cotización.
5. Para desactivar la verificación, desactiva el interruptor de verificación de identidad. A partir de ahora, no será necesario verificar la identidad al firmar una cotización.