Usar firmas electrónicas con cotizaciones

Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. Las firmas electrónicas son válidas y legales en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La característica de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). 

Comprender las limitaciones y consideraciones

• No es necesario crear una cuenta con Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones dentro de HubSpot.
• Un usuario con unalicencia de pago de Sales Hub puede configurar una cotización para incluir una opción de firma electrónica.
• Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.

Entender los límites de las firmas electrónicas

• Puedes revisar los límites de firmas electrónicas para tu suscripción en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot y comprobando el uso de firmas electrónicas de tu cuenta.
• Puedes comprar firmas adicionales contactando con el equipo de ventas de HubSpot.

Por ejemplo:

• Una cuenta con suscripción a Sales Hub Starter tiene 10 firmas electrónicas disponibles para todos los usuarios de la cuenta. Tenga en cuenta que no es 10 firmas electrónicas por usuario, sino 10 para su uso en toda la cuenta por todos los usuarios. Añadir más plazas no aumentará el límite de firmas electrónicas.
• Los usuarios con una plaza asignada  Sales Hub, que formen parte de una cuenta con una suscripción Sales Hub Professional, tienen 10 firmas electrónicas disponibles para utilizar. Tenga en cuenta que se trata de 10 firmas electrónicas por puesto de pago. Si la cuenta tiene cinco usuarios, cada uno con una licencia de Sales Hub asignada, la cuenta tendría un límite básico de firmas electrónicas de 50 al mes, porque el límite se reparte entre todos los usuarios con licencias. Un usuario podría utilizar 30 firmas electrónicas en un mes, con lo que quedarían 20 para otros usuarios con plazas. Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.
• Los usuarios con una plaza asignada  Sales Hub, que formen parte de una cuenta con una suscripción Sales Hub Enterprise, tienen 30 firmas electrónicas disponibles para utilizar. Tenga en cuenta que se trata de 30 firmas electrónicas por puesto de pago. Si la cuenta tiene cinco usuarios, cada uno con una licencia de Sales Hub asignada, la cuenta tendría un límite básico de firmas electrónicas de 150 al mes, porque el límite se reparte entre todos los usuarios con licencias. Un usuario podría utilizar 30 firmas electrónicas en un mes, con lo que quedarían 120 para otros usuarios con plazas. Los usuarios con una licencia principal no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.
  
  • Una firma electrónica contará para el límite cuando la opción de firma electrónica está activada para una cotización publicada. No es necesario que la cotización sea firmada para que se tome en cuenta para el límite de firmas. Una cotización que requiere múltiples firmas solo cuenta como un uso para tu límite. 
    • Por ejemplo, si una cotización publicada con la opción de firma electrónica activada requiere tres firmas, esto solo cuenta como un uso para tu límite independientemente de quién haya firmado la cotización.
  • Si una cotización con solicitud de firma electrónica vence o se retira, el reenvío de la cotización contaría como una firma electrónica adicional para tu límite (una firma electrónica para la primera vez que se envía la cotización, y otra cuando se reenvía la cotización).

Habilitar firmas electrónicas en una cotización

Para incluir un campo de firma electrónica en una cotización, los usuarios de HubSpot con unalicencia de pago de Sales Hub pueden seleccionar la opciónUsar firma en el paso de pago Firma & del generador de cotizaciones:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Haz clic en el nombre de un borrador de cotización, o crea una nueva cotización. 
• En la parte inferior derecha del editor de cotizaciones, haz clic en Siguiente hasta llegar al paso Firma y pago.
• En Opciones de firma, selecciona Usar firma electrónica.
• En Firmas requeridas, selecciona los contactos de la cotización cuya firma se requiere.
• En Contrafirmantes, seleccione los usuarios de HubSpot cuyas firmas son necesarias.

Descargo de responsabilidad: La implementación de Dropbox Sign por parte de HubSpot debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. No pretende ser un asesoramiento jurídico y no debe sustituir al asesoramiento jurídico profesional, para el que debes consultar a un abogado autorizado.

Firmar electrónicamente una cotización

Cuando se activa la firma electrónica para una cotización, los compradores y los refrendarios pueden agregar sus firmas a la cotización.

Para mayor seguridad, puedes activar la verificación de identidad para que HubSpot incluya un paso preliminar de verificación por correo electrónico para confirmar la identidad del firmante antes de permitirle firmar la cotización. Si no necesitas la verificación de identidad, puedes desactivar este requisito o los refrendantes pueden iniciar opcionalmente el proceso de firma desde la cuenta de HubSpot, lo que elimina la necesidad de verificación.

Tanto los compradores como los refrendarios pueden iniciar el proceso de firma electrónica desde una cotización compartida:

• Si la verificación de identidad está activada, verifique su identidad por correo electrónico:
  • En la cotización compartida, desplácese hasta la sección Firma y haga clic en Verificar para firmar junto a su nombre en la cotización. A continuación, se te enviará un correo electrónico con los siguientes pasos para firmar la cotización. Tendrás una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar para firmar.

Nota: si no firmas la cotización en el plazo de una hora tras hacer clic en el botón Verificar para firmar, tendrás que volver a navegar a la cotización compartida y hacer clic de nuevo en Verificar para firmar para generar un nuevo correo electrónico de verificación. 

• • Ve a la bandeja de entrada de tu correo electrónico y busca un mensaje con el asunto Verifica tu identidad para firmar la cotización. Haz clic en Verifica tu identidad y firma la cotización para iniciar el proceso de firma.

• • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar.
• Para firmar, haga clic en Empezar en la esquina superior derecha o en Haga clic para firmar en el cuadro de firma.

• • Hacer clic en Haz clic para firmar junto a tu nombre en la parte inferior de la cotización.

• En el cuadro de diálogo, agrega tu firma haciendo clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir para seleccionar tu método de firma. A continuación, haz clic en Insertar para agregar la firma.
  
  
  
• En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.

• Haz clic en Acepto para guardar tu firma en la cotización, o haz clic en Editar para editar tu firma. 

• Haz clic en Cerrar.

Los refrendarios recibirán entonces un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada. Este correo electrónico contiene un botón para iniciar el proceso de refrendo.

Los refrendarios también pueden refrendar una cotización desde la página de índice de cotizaciones:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Verás tu cotización con un estado de Firma pendiente. Pasa el ratón por encima de la cotización, haz clic en Acciones, y luego haz clic en Contrasigno.
  
  
• Continúa con el procedimiento de la firma.

Desde la página de índice de cotizaciones, también puedes revisar el estado de la firma:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Junto a una Cotización con firmas pendientes, haz clic en Acciones, y luego en Detalles.
• En Rendimiento, puedes ver el estado de la firma de la cotización.
  
  
• Para imprimir una copia descargada de la Cotización, al lado del interruptor, haz clic en Acciones, y a continuación haz clic en Descargar.

Nota: si descargaste una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto con hipervínculo incluido en la sección Comentarios para el comprador o Términos de la compra de la versión PDF de la cotización. Se recomienda usar la URL completa para el texto enlazado para que el enlace aún esté disponible después de descargar la cotización.

Tu cliente recibirá una copia del documento que firmen una vez que se hayan completado todas las firmas obligatorias y los refrendos. La notificación que recibe incluye un enlace al documento que firmó, que expira cuando vence la cotización, y una copia PDF del documento completamente firmado para sus registros.

Monitorear el uso de la firma electrónica

En los ajustes de cotización, puede ver cuántas firmas electrónicas ha utilizado este mes hasta el momento, así como lo cerca que está de su límite mensual . El límite mensual se restablece el primer día de cada mes.

Para comprobar el uso de la firma electrónica:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
• Haz clic en la pestaña Firma electrónica.

Gestión de los ajustes de verificación de identidad de la firma electrónica

De forma predeterminada, las firmas electrónicas no requieren la verificación de la identidad durante el proceso de firma de la cotización, pero puede activar este requisito. Si quieres requerir la verificación del comprador pero no necesitas la verificación del refrendador, puedes activar el ajuste y hacer que los refrendadores firmen desde HubSpot.

Para activar o desactivar la verificación de identidad:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
• Haz clic en la pestaña Firma electrónica.
• Para activar la verificación y exigirla al firmar una cotización, active el interruptor Verificación de identidad . A partir de ahora , se exigirá la verificación de la identidad al firmar una cotización.
• Para desactivar la verificación, desactive el interruptor de verificación de identidad . A partir de ahora, no será necesario verificar la identidad al firmar una cotización.

Más información sobre cotizaciones de firma electrónica.