Usar firmas electrónicas con cotizaciones

Una firma electrónica, o firma electrónica, es la expresión electrónica por parte de una persona de su acuerdo con los términos de un documento concreto. La firma electrónica es válida y legal en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La función de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). No necesitas crear una cuenta en Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de presupuestos en HubSpot.

En HubSpot, un usuario con una licencia de pagode Sales Hub puede configurar un presupuesto para incluir una opción de firma electrónica. A continuación, aprende más sobre la firma electrónica y cómo firmar electrónicamente un presupuesto.

Comprender los límites de la firma electrónica

Cada cuenta de HubSpot tiene un límite común de firmas electrónicas basado en tu suscripción y en el número de usuarios. Más información sobre los límites de firma electrónica en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot. Puedes adquirir firmas adicionales poniéndote en contacto con el equipo de ventas deHubSpot.

Una firma electrónica contará para el límite en cuanto se active la opción de firma electrónica para un presupuesto publicado. No es necesario que la cotización sea firmada para que se tome en cuenta para el límite de firmas. Además, si una cotización requiere múltiples firmas, este solo cuenta como un uso para tu límite. Cada presupuesto que tenga activada la firma electrónica cuenta para el límite, independientemente del número de firmas requeridas.

Por ejemplo, si un presupuesto publicado con la opción de firma electrónica activada requiere tres firmas, esto sólo cuenta como un uso para tu límite. Si nadie ha firmado el presupuesto, o sólo lo han firmado una o dos personas, sigue contando para tu límite.

Firma electrónica un presupuesto

Para incluir un campo de firma electrónica en un presupuesto, los usuarios de HubSpot con un Sales  Hubde pago de pago pueden seleccionar la opciónUsar firma en el paso de pago Firma & del generador de presupuestos y, a continuación, seleccionar a un usuario de HubSpot para que refrende el presupuesto.

Descargo de responsabilidad: La implementación de HubSpot de Dropbox Sign debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. No pretende ser un asesoramiento jurídico y no debe sustituir al asesoramiento jurídico profesional, para el que debes consultar a un abogado colegiado.

Luego, para firmar un presupuesto:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Verás que tu presupuesto aparece con el estado Pendiente de firma. Pasa el ratón por encima de la cita y haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Refrendar.
  
• En la parte inferior de la cita, haz clic en Firmar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Verificar junto a tu dirección de correo electrónico.
• Se enviará un correo electrónico de verificación a tu bandeja de entrada. Inicia sesión en tu cuenta de correo electrónico y accede al correo de verificación, después haz clic en Verificar tu identidad y firma la cita. Ten en cuenta que, por motivos de seguridad, se envían correos electrónicos de verificación cada vez que compartes un presupuesto que requiere una firma electrónica.
  

Ten en cuenta que si no recibes el correo de verificación en tu bandeja de entrada, añade success@hubspot.com a tu lista de permitidos.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en Firmar cita.
• Desplázate hasta la parte inferior de la cotización y haz clic en el campo de la firma junto a tu nombre. O bien, haz clic en Comenzar en la esquina superior derecha y luego haz clic en el campo de la firma.
• En el cuadro de diálogo, crea tu firma y haz clic en Insertar.
• Haz clic en Continuar.
• Revisa los términos del acuerdo y luego haz clic en Acepto.
• Haz clic en Cerrar.
• Para ver quién ya ha firmado la cotización, junto a la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Ver firmas.
• Para imprimir una copia descargada de la cotización, junto a la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Descargar.

Nota: si descargas un presupuesto firmado, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en la secciónComentarios al comprador o Condiciones de compra de la versión en PDF del presupuesto. HubSpot recomienda utilizar la URL completa para el texto enlazado, de modo que se pueda seguir haciendo clic en el enlace una vez descargada la cita.

Tu cliente recibirá una copia del documento que firmó una vez que se hayan completado todas las firmas y refrendos requeridos. La notificación que reciben incluye un enlace al documento que firmaron, que caduca cuando caduca el presupuesto, y una copia en PDF del documento firmado completo para sus archivos.