Usar firmas electrónicas con cotizaciones

Una firma electrónica, o firma electrónica, es la expresión electrónica por parte de una persona de su acuerdo con los términos de un documento concreto. La firma electrónica es válida y legal en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La función de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). No necesitas crear una cuenta con Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de presupuestos de dentro de HubSpot.

En HubSpot, un usuario con un pagado Sales Hub puesto puede configurar un presupuesto para incluir una opción de firma electrónica. A continuación, aprende más sobre la firma electrónica y cómo firmar electrónicamente un presupuesto.

Comprender los límites de la firma electrónica

Cada cuenta de HubSpot tiene un límite común de firmas electrónicas basado en tu suscripción y en el número de usuarios. Más información sobre los límites de firma electrónica en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot. Puedes adquirir firmas adicionales poniéndote en contacto con el equipo de ventas deHubSpot.

Una firma electrónica contará para el límite en cuanto se active la opción de firma electrónica para un presupuesto publicado. No es necesario que la cotización sea firmada para que se tome en cuenta para el límite de firmas. Además, si una cotización requiere múltiples firmas, este solo cuenta como un uso para tu límite. Cada presupuesto que tenga activada la firma electrónica cuenta para el límite, independientemente del número de firmas requeridas.

Por ejemplo, si un presupuesto publicado con la opción de firma electrónica activada requiere tres firmas, esto sólo cuenta como un uso para tu límite. Si nadie ha firmado el presupuesto, o sólo lo han firmado una o dos personas, sigue contando para tu límite.

Aprende cómo comprobar el uso de tu firma electrónica a continuación.

Firma electrónica un presupuesto

Para incluir un campo de firma electrónica en un presupuesto, los usuarios de HubSpot con una pagada Sales Hub licencia pueden seleccionar la opción Usar firma en el paso Firma y pago del generador de presupuestos y, a continuación, seleccionar un usuario de HubSpot para que refrende el presupuesto.

Descargo de responsabilidad: La implementación de HubSpot de Dropbox Sign debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. No pretende ser un asesoramiento jurídico y no debe sustituir al asesoramiento jurídico profesional, para el que debes consultar a un abogado colegiado.

Luego, para firmar un presupuesto:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Verás que tu presupuesto aparece con el estado Pendiente de firma. Pasa el ratón por encima de la cita y haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Refrendar.
  
• En la parte inferior del presupuesto, haz clic en Haz clic para firmar.
• En el cuadro de diálogo, añade tu firma haciendo clic en las pestañas Dibujar, Escribir, o Cargar para seleccionar tu método de firma. A continuación, haz clic en Insertar para añadir la firma.
  
• En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.
• Haz clic en Estoy de acuerdo para guardar nuestra firma en el presupuesto, o haz clic en Editar para editar tu firma. 

• Haz clic en Cerrar.

Desde la página del índice de cotizaciones, también puedes revisar las firmas actuales:

• Para ver quién ya ha firmado la cotización, junto a la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Ver firmas.
• Para imprimir una copia descargada de la cotización, junto a la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Descargar.

Nota: si descargas un presupuesto firmado, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en la secciónComentarios al comprador o Condiciones de compra de la versión en PDF del presupuesto. HubSpot recomienda utilizar la URL completa para el texto enlazado, de modo que se pueda seguir haciendo clic en el enlace una vez descargada la cita.

Tu cliente recibirá una copia del documento que firmó una vez que se hayan completado todas las firmas y refrendos requeridos. La notificación que reciben incluye un enlace al documento que firmaron, que caduca cuando caduca el presupuesto, y una copia en PDF del documento firmado completo para sus archivos.

Supervisar el uso de la firma electrónica

En la configuración de tu presupuesto, puedes ver cuántas firmas electrónicas has utilizado este mes hasta ahora, junto con lo cerca que estás de tu límite mensual . 

Para comprobar el uso de tu firma electrónica:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Citas.
• Haz clic en la pestaña Firma electrónica.