eSignatures bei Angeboten verwenden

Eine elektronische Unterschrift oder eSignature ist der elektronische Ausdruck der Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments. Elektronische Unterschriften sind gültig und legal in den Vereinigten Staaten, Kanada, der Europäischen Union, im Vereingiten Königreich und in vielen anderen Ländern. Sie haben dieselbe rechtliche Bedeutung wie schriftliche Unterschriften. Die eSignature-Funktion von HubSpot wird von Dropbox Sign (früher HelloSign) unterstützt. Wenden Sie sich an Ihre eigene Rechtsabteilung, um die Gültigkeit der Verwendung von eSignatures bei Ihren Kunden zu prüfen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie viele elektronische Unterschriften basierend auf Ihrem Abonnement verfügbar sind, wie Sie elektronische Unterschriften für ein Angebot aktivieren und wie Sie ein Angebot elektronisch unterzeichnen können.

Bevor Sie loslegen

• Sie müssen kein Konto bei Dropbox Sign erstellen, um elektronische Unterschriften als Teil des regulären Prozesses der Erstellung eines Angebots innerhalb von HubSpot zu verwenden.
• Ein Benutzer mit einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz   kann ein Angebot so konfigurieren, dass es eine eSignature-Option enthält.
• Benutzer mit einer zugewiesenen Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, sondern von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.

Limits für eSignatures verstehen

Ihr HubSpot-Account hat ein gepooltes monatliches Limit für eSignatures, das auf Ihrem Abonnement und der Anzahl der Benutzer mit einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz basiert.

Zum Beispiel stehen Benutzern mit einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz , die Teil eines Accounts mit einem Commerce Hub Professional-Abonnement sind, 25 fünf eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 25 eSignatures pro Commerce Hub-Lizenz sind. Wenn der Account über zwei Benutzer mit jeweils einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz verfügt, hat der Account ein Basislimit von 50 für eSignatures pro Monat.

Überprüfen Sie die eSignature-Limits für Ihr Abonnement in der Übersicht der Produkte & und Dienstleistungen von HubSpot und überprüfen Sie die eSignature-Nutzung in Ihrem Account.

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu überprüfen, wie Pooling für verschiedene Abonnements funktioniert:

• Wenn ein Benutzer 30 eSignatures in einem Monat im Commerce Hub  Professional-Account verwendet hat, bleiben 20 eSignatures übrig, die von jedem Benutzer im Account während des restlichen Monats genutzt werden können.
• Wenn ein Benutzer 50 elektronische Unterschriften in einem Monat im Commerce Hub Enterprise-Account verwendet hat, bleiben 200 elektronische Unterschriften übrig, die von jedem anderen Benutzer im Account während des restlichen Monats genutzt werden können.  Das Limit würde zu Beginn des nächsten Monats zurückgesetzt.

Beachten Sie bei der Überprüfung der Beschränkungen für elektronische Unterschriften Folgendes:

• Eine elektronische Unterschrift wird auf das Limit angerechnet, sobald die eSignature-Option für ein veröffentlichtes Angebot aktiviert ist. Das Angebot muss nicht unterzeichnet werden, um auf das Limit an Unterschriften angerechnet zu werden.
• Ein Angebot, das mehrere Unterschriften erfordert, wird als eine elektronische Unterschrift auf Ihr Limit angerechnet. Wenn beispielsweise ein veröffentlichtes Angebot mit aktivierten elektronischen Unterschriften drei Signaturen erfordert, wird dies als eine einzige Nutzung auf Ihr Limit angerechnet, unabhängig davon, wer das Angebot unterzeichnet hat.
• Wenn ein Angebot mit einer eSignature-Anfrage abläuft oder zurückgerufen wird, wird das erneute Senden des Angebots als zusätzliche elektronische Unterschrift auf Ihr Limit angerechnet (eine eSignature für das erste Senden des Angebots, eine weitere, wenn das Angebot erneut gesendet wird).

Überwachen Sie die Nutzung von eSignatures

In Ihren Angebotseinstellungen sehen Sie, wie viele eSignatures Sie in diesem Monat bisher genutzt haben und wie nahe Sie an Ihrem monatlichen Limit sind. Das monatliche Limit wird am ersten Tag jedes Monats zurückgesetzt.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte eSignature.
4. Ihre eSignature-Nutzung wird unter eSignature-Nutzung in diesem Monat angezeigt.

Erhöhen Sie das Limit für elektronische Unterschriften

Um die Anzahl der in Ihrem Account verfügbaren elektronischen Unterschriften zu erhöhen, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.

eSignatures für ein Angebot aktivieren

Um ein Feld für die elektronische Unterschrift in ein Angebot aufzunehmen, wählen Sie die elektronische Unterschrift als Annahmeoption aus.

Haftungsausschluss: HubSpots Implementierung von Dropbox Sign sollte eIDAS-konform sein, da Dropbox Sign eIDAS-konform ist. Dies stellt keine Rechtsberatung dar und sollte nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung dienen, für die Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt konsultieren sollten.

Dropbox Sign verwendet einen vertrauenswürdigen Partner für die Einhaltung der elektronischen Signaturen in der EU und wird nicht explizit auf der eIDAS-Website vertrauenswürdiger Partner angezeigt.

Ein Angebot per eSignature unterzeichnen

Wenn eSignature für ein Angebot aktiviert ist, können Käufer und Gegenzeichner dem Angebot ihre Unterschrift hinzufügen.

Für zusätzliche Sicherheit aktivieren Sie die Identitätsverifizierung , damit HubSpot einen vorherigen E-Mail-Verifizierungsschritt einschließt, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, bevor er das Angebot unterzeichnen kann.

Gegenzeichner können optional den Unterschriftsprozess von ihrem HubSpot-Account aus starten, wodurch eine Verifizierung entfällt.

Sowohl Käufer als auch Gegenzeichner können den eSignature-Prozess von einem gemeinsamen Angebot aus beginnen. Gegenzeichner werden per E-Mail benachrichtigt , wenn der Käufer das Angebot zuerst elektronisch unterzeichnet:

1. Käufer sollten auf den Link zu dem mit ihnen geteilten Angebot klicken. Gegenzeichner können ein veröffentlichtes Angebot auf der Indexseite für Angebote einsehen und gegenzeichnen .
2. Wenn die Identitätsprüfung deaktiviert ist, klicken Sie unten im Angebot auf Jetzt unterschreiben .
   
   
3. Wenn die Identitätsverifizierung aktiviert ist, verifizieren Sie Ihre Identität per E-Mail:
   • Scrollen Sie im gemeinsamen Angebot zum Abschnitt "Annahme " und klicken Sie über Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse auf "E-Mail-Adresse verifizieren ". Verifizierung gesendet wird angezeigt, um zu bestätigen, dass eine Verifizierungs-E-Mail gesendet wurde. Sie haben eine Stunde Zeit, um den Unterschriftsprozess abzuschließen, nachdem Sie auf E-Mail verifizieren geklickt haben.
     
     

Bitte beachten: Wenn Sie das Angebot nicht innerhalb einer Stunde nach dem Klicken auf die Schaltfläche "E-Mail verifizieren " unterzeichnen, gehen Sie zurück zum gemeinsamen Angebot und klicken Sie erneut auf "E-Mail verifizieren ", um eine neue Verifizierungs-E-Mail zu generieren.

• • Öffnen Sie Ihren E-Mail-Posteingang und suchen Sie die E-Mail mit der Betreffzeile Bitte verifizieren Sie Ihre Identität, um Ihr Angebot zu unterzeichnen. Klicken Sie auf Identität verifizieren und Angebot unterzeichnen, um den Unterschriftsprozess zu starten.
  • Es wird ein neuer Browser-Tab mit einem Dialogfeld zur Bestätigung Ihrer Identität geöffnet. Klicken Sie auf Mit dem Unterzeichnen beginnen.

4. Klicken Sie oben rechts auf Loslegen .
   
   
5. Klicken Sie unter "Akzeptieren" auf "Zum Unterzeichnen klicken" über Ihrem Namen.
   
   
6. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarten Zeichnen, Eingeben oder Hochladen und fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu . Klicken Sie auf Einfügen, um die Unterschrift hinzuzufügen.
7. Klicken Sie oben rechts auf Fortfahren.
8. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten , um Ihre Signatur zu bearbeiten. Klicken Sie auf Ich stimme zu , um Ihre Unterschrift auf dem Angebot zu speichern.
9. Klicken Sie auf Schließen.
10. Die Gegenzeichner erhalten eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass das Angebot unterzeichnet wurde. Wenn sie das Angebot noch nicht gegengezeichnet haben, können sie auf Angebot überprüfen und gegenzeichnen , um den Gegenzeichnungsprozess zu starten.

Ein Angebot von der Indexseite für Angebote gegenzeichnen

Gegenzeichner können ein Angebot auch auf der Indexseite für Angebote gegenzeichnen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
2. Angebote, die eine Unterschrift erfordern, haben den Status Ausstehende Unterschrift. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Angebot und klicken Sie auf Vorschau.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Gegenzeichnen aus.
   
   
4. Fahren Sie mit den Unterschriftsschritten fort.

Den Unterschriftsstatus eines Angebots überprüfen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Angebot mit ausstehenden Unterschriften und klicken Sie auf Vorschau. 
3. Zeigen Sie im rechten Bereich die Unterzeichnenaktivität unter Unterzeichner an.
   
   
4. Erfahren Sie, wie Sie eine PDF-Datei eines elektronisch unterzeichneten Angebots herunterladen.

Bitte beachten: Wenn Sie ein unterzeichnetes Angebot herunterladen, entfernt Dropbox Sign die Links aus jedem als Hyperlink formatierten Text, der in den Abschnitten Anschreiben, Zusammenfassung oder Bedingungen der PDF-Version des Angebots enthalten ist. Es wird empfohlen, die vollständige URL für den verlinkten Text in den Abschnitten des Angebots zu berücksichtigen, damit der Link nach dem Herunterladen des Angebots weiterhin angeklickt werden kann.

Unsere Kundinnen und Kunden erhalten eine Kopie des Dokuments, das sie unterzeichnet haben, sobald alle erforderlichen Unterschriften und Gegenzeichnungen vorliegen. Die Benachrichtigung enthält einen Link zum unterzeichneten Dokument, der abläuft, wenn das Angebot abläuft, sowie eine PDF-Kopie des unterzeichneten Dokuments für die Unterlagen.

Einstellungen für die Identitätsverifizierung mit elektronischer Unterschrift verwalten

Standardmäßig ist bei elektronischen Unterschriften keine Identitätsprüfung während des Angebotssignaturprozesses erforderlich. Wenn eine Käuferverifizierung erforderlich ist, aktivieren Sie die Einstellung. Wenn Sie keine Gegenzeichner zur Verifizierung verlangen, aktivieren Sie die Einstellung für Käufer. Gegenzeichner können dann auf der Indexseite für Angebote gegenzeichnen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie Identitätsverifizierung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte eSignature.
4. Um Verifizierung zu aktivieren und diese beim Unterzeichnen eines Angebots zu verlangen, aktivieren Sie unter eSignature-Einstellungen den Schalter Identitätsverifizierung. Beim Signieren von Angeboten nach Aktivierung der Einstellung ist eine Identitätsverifizierung erforderlich.
5. Um die Verifizierung zu deaktivieren, deaktivieren Sie unter eSignature-Einstellungen den Schalter Identitätsverifizierung . Eine Identitätsüberprüfung ist beim Unterzeichnen von Angeboten nach dem Deaktivieren der Einstellung nicht erforderlich.
   
   

Nächste Schritte

• Erfahren Sie, wie Sie Angebote erstellen.
• Erfahren Sie, wie Sie Angebote verwalten.