E-Signaturen bei Angeboten verwenden

Eine elektronische Signatur oder E-Signatur ist der elektronische Ausdruck der Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments. E-Signaturen sind in den Vereinigten Staaten, Kanada, der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und vielen anderen Ländern gültig und legal. Sie haben das gleiche rechtliche Gewicht wie schriftliche Unterschriften. Die E-Signatur-Funktion von HubSpot wird von Dropbox Sign (früher HelloSign) unterstützt. Sie müssen keinen Account bei Dropbox Sign erstellen, um e-sign als Teil des regulären Angebotserstellungsprozesses in HubSpot zu verwenden.

In HubSpot kann ein Benutzer mit einer bezahlten Sales Hub Benutzerlizenz ein Angebot so konfigurieren, dass es eine Option für die elektronische Unterschrift enthält. Im Folgenden erfahren Sie mehr über elektronische Unterschriften und wie Sie ein Angebot elektronisch unterzeichnen können.

Die Grenzen der elektronischen Unterschrift verstehen

Jeder HubSpot Account verfügt über ein gepooltes Limit für elektronische Unterschriften, das sich nach Ihrem Abonnement und der Anzahl der Benutzer richtet. Mehr über die Limit für elektronische Signaturen erfahren Sie in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot. Sie können zusätzliche Signaturen erwerben, indem Sie sich an das Vertriebsteam vonHubSpot wenden.

Eine elektronische Unterschrift wird auf das Limit angerechnet, sobald die Option der elektronischen Unterschrift für ein veröffentlichtes Angebot aktiviert ist. Das Angebot muss nicht unterzeichnet werden, um auf das Signaturlimit angerechnet zu werden. Außerdem gilt: Wenn ein Angebot mehrere Signaturen erfordert, wird dies nur als eine Nutzung auf Ihr Limit angerechnet. Jedes Angebot, bei dem die elektronische Unterschrift aktiviert ist, wird auf das Limit angerechnet, unabhängig von der Anzahl der erforderlichen Unterschriften.

Wenn beispielsweise für ein veröffentlichtes Angebot mit aktivierter E-Signatur-Option drei Unterschriften erforderlich sind, wird dies nur als eine Nutzung auf Ihr Limit angerechnet. Wenn niemand das Angebot unterschrieben hat oder nur eine oder zwei Personen unterschrieben haben, wird dies trotzdem auf Ihr Limit angerechnet.

Erfahren Sie, wie Sie unter die Verwendung Ihrer elektronischen Unterschrift überprüfen können.

Angebot elektronisch unterzeichnen

Um ein Feld für die elektronische Unterschrift in ein Angebot einzufügen, können HubSpot-Benutzer mit einer bezahlten Sales Hub Benutzerlizenz die Option Unterschrift verwenden im Schritt Unterschrift & Zahlung des Angebotserstellers auswählen und dann einen HubSpot-Benutzer zur Gegenzeichnung des Angebots auswählen.

Haftungsausschluss: Die Implementierung von Dropbox Sign durch HubSpot sollte eIDAS-konform sein, da Dropbox Sign eIDAS-konform ist. Dies ist nicht als Rechtsberatung gedacht und sollte nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung dienen, für die Sie einen zugelassenen Anwalt konsultieren sollten.

Dann, um ein Angebot zu unterzeichnen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Angebote.
• Ihr Angebot wird mit dem Status " Unterschrift ausstehend" aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Angebot, klicken Sie auf das Dropdown-Menü " Aktionen " und wählen Sie " Gegenzeichnen".
  
• Klicken Sie am Ende des Angebots auf . Klicken Sie, um zu unterschreiben.
• Fügen Sie im Dialogfeld Ihre Signatur hinzu, indem Sie auf die Registerkarten Draw, Type oder Upload klicken, um die gewünschte Methode für die Unterschrift auszuwählen. Klicken Sie dann auf Einfügen, um die Unterschrift hinzuzufügen.
  
• Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
• Klicken Sie auf Ich stimme zu, um unsere Unterschrift auf dem Angebot zu speichern, oder klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Unterschrift zu bearbeiten. 

• Klicken Sie auf „Schließen“.

Auf der Indexseite für Angebote können Sie auch die aktuellen Unterschriften einsehen:

• Um zu sehen, wer das Angebot bereits unterzeichnet hat, klicken Sie neben dem Angebot auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Signaturen anzeigen“ aus.
• Um eine heruntergeladene Kopie des Angebots zu drucken, klicken Sie neben dem Angebot auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Herunterladen“ aus.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein unterschriebenes Angebot herunterladen, entfernt Dropbox Sign die Links von allen Hyperlinks, die in den AbschnittenKommentare an den Käufer oder Kaufbedingungen enthalten sind, aus der PDF-Version des Angebots. HubSpot empfiehlt die Verwendung der vollständigen URL für den verlinkten Text, damit der Link auch nach dem Herunterladen des Angebots noch anklickbar ist.

Ihr Kunde erhält eine Kopie des von ihm unterzeichneten Dokuments, sobald alle erforderlichen Unterschriften und Gegenunterschriften geleistet wurden. Die Benachrichtigung, die sie erhalten, enthält einen Link zu dem von ihnen unterzeichneten Dokument, das abläuft, wenn das Angebot ausläuft, sowie eine PDF-Kopie des vollständig unterzeichneten Dokuments für ihre Unterlagen.

Überwachung der Nutzung elektronischer Unterschriften

In Ihren Angebotseinstellungen können Sie sehen, wie viele E-Signaturen Sie in diesem Monat bisher verwendet haben und wie nahe Sie an Ihrem monatlichen Limit sind. 

So überprüfen Sie die Verwendung Ihrer elektronischen Unterschrift:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Objects > Quotes.
• Klicken Sie auf die Registerkarte E-Signatur.