E-Signaturen bei Angeboten verwenden

Eine elektronische Signatur oder E-Signatur ist der elektronische Ausdruck der Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments. E-Signaturen sind in den Vereinigten Staaten, Kanada, der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und vielen anderen Ländern gültig und legal. Sie haben das gleiche rechtliche Gewicht wie schriftliche Unterschriften. Die E-Signatur-Funktion von HubSpot wird von Dropbox Sign (früher HelloSign) unterstützt. Sie müssen keinen Account bei Dropbox Sign erstellen, um e-sign als Teil des regulären Prozesses zur Erstellung von Angeboten in HubSpot zu verwenden.

In HubSpot kann ein Benutzer mit einer kostenpflichtigenSales Hub Benutzerlizenz ein Angebot so konfigurieren, dass es eine Option für die elektronische Unterschrift enthält. Im Folgenden erfahren Sie mehr über elektronische Unterschriften und wie Sie ein Angebot elektronisch unterzeichnen können.

Die Grenzen der elektronischen Unterschrift verstehen

Jeder HubSpot Account verfügt über ein gepooltes Limit für elektronische Unterschriften, das sich nach Ihrem Abonnement und der Anzahl der Benutzer richtet. Mehr über die Limit für elektronische Signaturen erfahren Sie in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot. Sie können zusätzliche Signaturen erwerben, indem Sie sich an das Vertriebsteam vonHubSpot wenden.

Eine elektronische Unterschrift wird auf das Limit angerechnet, sobald die Option der elektronischen Unterschrift für ein veröffentlichtes Angebot aktiviert ist. Das Angebot muss nicht unterzeichnet werden, um auf das Signaturlimit angerechnet zu werden. Außerdem gilt: Wenn ein Angebot mehrere Signaturen erfordert, wird dies nur als eine Nutzung auf Ihr Limit angerechnet. Jedes Angebot, bei dem die elektronische Unterschrift aktiviert ist, wird auf das Limit angerechnet, unabhängig von der Anzahl der erforderlichen Unterschriften.

Wenn beispielsweise für ein veröffentlichtes Angebot mit aktivierter E-Signatur-Option drei Unterschriften erforderlich sind, wird dies nur als eine Nutzung auf Ihr Limit angerechnet. Wenn niemand das Angebot unterschrieben hat oder nur eine oder zwei Personen unterschrieben haben, wird dies trotzdem auf Ihr Limit angerechnet.

Angebot elektronisch unterzeichnen

Um ein Feld für die elektronische Unterschrift in ein Angebot aufzunehmen, müssen HubSpot-Benutzer mit einem kostenpflichtigen Sales Hub benutzerlizenz können die OptionUnterschrift verwenden im Zahlungsschritt Unterschrift & des Angebotserstellers auswählen und dann einen HubSpot-Benutzer zur Gegenzeichnung des Angebots auswählen.

Haftungsausschluss: Die Implementierung von Dropbox Sign durch HubSpot sollte eIDAS-konform sein, da Dropbox Sign eIDAS-konform ist. Dies ist nicht als Rechtsberatung gedacht und sollte nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung dienen, für die Sie einen zugelassenen Anwalt konsultieren sollten.

Dann, um ein Angebot zu unterzeichnen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Angebote.
• Ihr Angebot wird mit dem Status " Unterschrift ausstehend" aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Angebot, klicken Sie auf das Dropdown-Menü " Aktionen " und wählen Sie " Gegenzeichnen".
  
• Klicken Sie am Ende des Angebots auf Unterschreiben.
• Klicken Sie in dem Dialogfeld neben Ihrer E-Mail-Adresse auf Überprüfen .
• Eine Bestätigungs-E-Mail wird an Ihren Posteingang gesendet. Loggen Sie sich in Ihr E-Mail-Konto ein und rufen Sie die Bestätigungs-E-Mail auf. Klicken Sie dann auf Ihre Identität überprüfen und unterschreiben Sie dasAngebot. Beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen jedes Mal, wenn Sie ein Angebot freigeben, das eine elektronische Unterschrift erfordert, eine Bestätigungs-E-Mail versandt wird.
  

Bitte beachten Sie: wenn Sie die Bestätigungs-E-Mail nicht in Ihrem E-Mail-Posteingang erhalten, fügen Sie success@hubspot.com zu Ihrer Zulassungsliste hinzu.

• Klicken Sie im Dialogfenster auf Angebot unterschreiben.
• Klicken Sie am unteren Rand des Angebots auf das Signaturfeld neben Ihrem Namen. Oder klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf Starten und dann auf das Signaturfeld.
• Erstellen Sie im Dialogfeld Ihre Signatur und klicken Sie dann auf Einfügen.
• Klicken Sie auf „Weiter“.
• Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen und klicken Sie dann auf „Ich stimme zu“.
• Klicken Sie auf „Schließen“.
• Um zu sehen, wer das Angebot bereits unterzeichnet hat, klicken Sie neben dem Angebot auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Signaturen anzeigen“ aus.
• Um eine heruntergeladene Kopie des Angebots zu drucken, klicken Sie neben dem Angebot auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Herunterladen“ aus.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein unterschriebenes Angebot herunterladen, entfernt Dropbox Sign die Links von allen Hyperlinks, die in den AbschnittenKommentare an den Käufer oder Kaufbedingungen enthalten sind, aus der PDF-Version des Angebots. HubSpot empfiehlt die Verwendung der vollständigen URL für den verlinkten Text, damit der Link auch nach dem Herunterladen des Angebots noch anklickbar ist.

Ihr Kunde erhält eine Kopie des von ihm unterzeichneten Dokuments, sobald alle erforderlichen Unterschriften und Gegenunterschriften geleistet wurden. Die Benachrichtigung, die sie erhalten, enthält einen Link zu dem von ihnen unterzeichneten Dokument, das abläuft, wenn das Angebot ausläuft, sowie eine PDF-Kopie des vollständig unterzeichneten Dokuments für ihre Unterlagen.