Elektronische Unterschriften bei Angeboten verwenden

Eine elektronische Unterschrift oder eSignature ist der elektronische Ausdruck der Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments. Elektronische Unterschriften sind gültig und legal in den Vereinigten Staaten, Kanada, der Europäischen Union, Großbritannien und vielen anderen Ländern. Sie haben dieselbe rechtliche Bedeutung wie schriftliche Unterschriften. Die eSignature-Funktion von HubSpot wird von Dropbox Sign (früher HelloSign) unterstützt. 

Einschränkungen und Wissenswertes

• Sie müssen kein Account mit Dropbox Sign erstellen, um eSign als Teil des regulären Angebot Erstellungsprozesses in HubSpot zu verwenden.
• Ein Benutzer mit einer kostenpflichtigen Sales Hub-Lizenz   kann ein Angebot so konfigurieren, dass es eine eSignature-Option enthält.
• Benutzer mit einer Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, können aber von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.

Beschränkungen für eSignatures verstehen

• Sie können die eSignature-Limits für Ihr Abonnement in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot und durch Anzeigen der Nutzung von eSignature in Ihrem Account überprüfen.
• Sie können auch zusätzliche Unterschriften erwerben, indem Sie das Vertriebsteam von HubSpot kontaktieren.

Zum Beispiel:

• Bei einem Account mit einem Sales Hub Starter-Abonnement stehen allen Benutzern im Account 10 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies nicht 10 eSignatures pro Benutzer sind, sondern 10 für die Verwendung im gesamten Account durch alle Benutzer. Durch Hinzufügen weiterer Lizenzen wird das eSignature-Limit nicht erweitert.
• Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz, die Teil eines Accounts mit einem Sales Hub Professional-Abonnement sind, stehen 10 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 10 eSignatures pro Lizenz sind. Wenn der Account fünf Benutzer hat, die jeweils über eine zugewiesene Sales Hub-Lizenz verfügen, hat der Account ein Basislimit von 50 für elektronische Unterschriften pro Monat, da das Limit auf alle Benutzer mit Lizenzen aufgeteilt wird. Ein Benutzer könnte 30 eSignatures in einem Monat nutzen, sodass 20 für andere Benutzer mit Lizenzen übrig bleiben. Benutzer mit einer Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, können aber von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.
• Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz, die Teil eines Accounts mit einem Sales Hub Enterprise-Abonnement sind, stehen 30 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 30 eSignatures pro Lizenz sind. Wenn der Account über fünf Benutzer mit jeweils einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz verfügt, hat der Account ein Basislimit von 150 für elektronische Unterschriften pro Monat, da das Limit auf alle Benutzer mit Lizenzen aufgeteilt wird. Ein Benutzer könnte 30 eSignatures in einem Monat nutzen, sodass 120 für andere Benutzer mit Lizenzen übrig bleiben. Benutzer mit einer Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, können aber von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.
  
  • Eine elektronische Unterschrift wird auf das Limit angerechnet, sobald die eSignature-Option für ein veröffentlichtes Angebot aktiviert ist. Das Angebot muss nicht unterzeichnet werden, um auf das Limit an Unterschriften angerechnet zu werden. Ein Angebot, das mehrere Unterschriften erfordert, wird nur als eine Nutzung auf Ihr Limit angerechnet.
    • Wenn beispielsweise ein veröffentlichtes Angebot, bei dem die eSignature-Option aktiviert ist, drei Signaturen erfordert, wird dies als eine einzige Nutzung auf Ihr Limit angerechnet, unabhängig davon, wer das Angebot unterzeichnet hat.
  • Wenn ein Angebot mit einer eSignature-Anfrage abläuft oder zurückgerufen wird, wird das erneute Senden des Angebots als zusätzliche elektronische Unterschrift auf Ihr Limit angerechnet (eine eSignature für das erste Senden des Angebots und eine weitere, wenn das Angebot erneut gesendet wird).

eSignatures für ein Angebot aktivieren

Um ein eSignature-Feld in ein Angebot aufzunehmen, können HubSpot-Benutzer mit einer kostenpflichtigen Sales Hub-Lizenz   die Option "Signatur verwenden " im Schritt "Signatur-Zahlung & " des Angebots-Editors auswählen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Klicken Sie auf den Namen eines Angebotsentwurfs, oder erstellen Sie ein neues Angebot. 
• Klicken Sie unten rechts im Angebots-Editor auf Weiter, bis Sie zum Schritt Unterschrift & Zahlung gelangt sind.
• Wählen Sie unter Unterschriftsoptionen die Option eSignature verwenden aus.
• Wählen Sie unter Erforderliche Unterschriften die Kontakte im Angebot aus, deren Unterschrift erforderlich ist.
• Wählen Sie unter Gegenzeichner die HubSpot-Benutzer aus, deren Unterschriften erforderlich sind.

Haftungsausschluss: HubSpots Implementierung von Dropbox Sign sollte eIDAS-konform sein, da Dropbox Sign eIDAS-konform ist. Dies stellt keine Rechtsberatung dar und sollte nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung dienen, für die Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt konsultieren sollten.

Ein Angebot per eSignature unterzeichnen

Wenn eSignature für ein Angebot aktiviert ist, können Käufer und Gegenzeichner dem Angebot ihre Unterschrift hinzufügen.

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie die Identitätsprüfung aktivieren, damit HubSpot einen vorherigen E-Mail-Verifizierungsschritt enthält, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, bevor er das Angebot unterzeichnen kann. Wenn Sie keine Identitätsverifizierung benötigen, können Sie diese Anforderung deaktivieren oder Gegenzeichner können den Unterschriftsprozess optional im HubSpot Account starten, wodurch eine Verifizierung entfällt.

Sowohl Käufer als auch Gegenzeichner können den eSignature-Prozess von einem gemeinsamen Angebot aus beginnen:

• Wenn die Identitätsverifizierung aktiviert ist, verifizieren Sie Ihre Identität per E-Mail:
  • Scrollen Sie bei dem geteilten Angebot zum Abschnitt "Unterschrift " und klicken Sie dann auf "Bestätigen", um neben Ihrem Namen auf dem Angebot zu unterschreiben. Sie erhalten dann eine E-Mail mit den nächsten Schritten zum Unterzeichnen des Angebots. Sie haben eine Stunde Zeit, um den Unterschriftsprozess abzuschließen, nachdem Sie auf Zum Unterzeichnen verifizieren geklickt haben.

Bitte beachten: Wenn Sie das Angebot nicht innerhalb einer Stunde nach dem Klicken auf die Schaltfläche Verifizieren zum Unterzeichnen unterzeichnen, müssen Sie zurück zum gemeinsamen Angebot gehen und erneut auf Zum Unterzeichnen verifizieren klicken, um eine neue Bestätigungs-E-Mail zu generieren. 

• • Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang und suchen Sie nach einer E-Mail mit der Betreffzeile Bitte verifizieren Sie Ihre Identität, um Ihr Angebot zu unterzeichnen. Klicken Sie auf Identität verifizieren und Angebot unterzeichnen, um den Unterschriftsprozess zu starten.

• • Es wird eine neue Browser-Registerkarte mit einem Dialogfeld zur Bestätigung Ihrer Identität geöffnet. Klicken Sie auf Mit dem Unterzeichnen beginnen.
• Um zu unterschreiben, klicken Sie oben rechts auf "Erste Schritte" oder klicken Sie im Unterschriftsfeld auf "Zum Unterschreiben klicken" .

• • Neben Ihrem Namen am unteren Rand des Angebots auf Zum Unterzeichnen klicken klicken.

• Fügen Sie im Dialogfeld Ihre Unterschrift hinzu, indem Sie auf die Registerkarten Zeichnen, Eingeben oder Hochladen klicken, um Ihre Methode für die Unterschrift auszuwählen. Klicken Sie dann auf Einfügen, um die Unterschrift hinzuzufügen.
  
  
  
  
  
• Klicken Sie oben rechts auf Fortfahren.

• Klicken Sie auf Ich stimme zu, um Ihre Unterschrift im Angebot zu speichern, oder auf Bearbeiten, um Ihre Unterschrift zu bearbeiten. 

• Klicken Sie auf Schließen.

Die Gegenzeichner erhalten dann eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass das Angebot unterzeichnet wurde. Diese E-Mail enthält eine Schaltfläche zum Starten des Gegenzeichnungsvorgangs.

Gegenzeichner können ein Angebot auch auf der Indexseite für Angebote gegenzeichnen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Ihr Angebot ist mit dem Status Ausstehende Unterschrift gelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Angebot, klicken Sie auf Aktionen und dann auf Gegenzeichnen.
  
  
  
• Fahren Sie mit den Unterschriftsschritten fort.

Auf der Indexseite für Angebote können Sie auch den Unterschriftsstatus überprüfen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Klicken Sie neben einem Angebot mit ausstehenden Unterschriften auf Aktionen und dann auf Details.
• Unter Performance können Sie den Unterschriftsstatus des Angebots anzeigen.
  
  
  
• Um eine heruntergeladene Kopie des Angebots zu drucken, klicken Sie neben dem Angebot auf Aktionen und dann auf Herunterladen.

Bitte beachten: Wenn Sie ein unterzeichnetes Angebot herunterladen, entfernt Dropbox Sign die Links aus jeden als Hyperlink formatierten Text, der im Abschnitt Kommentare für Käufer oder Kaufbedingungen der PDF-Version des Angebots enthalten ist. Es wird empfohlen, die vollständige URL für den verlinkten Text zu berücksichtigen, damit der Link nach dem Herunterladen des Angebots weiterhin angeklickt werden kann.

Ihr Kunde erhält eine Kopie des Dokuments, das er unterzeichnet hat, sobald alle erforderlichen Unterschriften und Gegenzeichnungen vorliegen. Die Benachrichtigung enthält einen Link zum unterzeichneten Dokument, der so lange gültig ist, bis das Angebot abläuft, sowie eine PDF-Datei des vollständigen unterzeichneten Dokuments für die Unterlagen.

eSignature-Nutzung überwachen

In Ihren Angebot-Einstellungen können Sie sehen, wie viele elektronische Unterschriften Sie in diesem Monat bisher verwendet haben und wie abschließen Sie Ihr monatliches Limit erreicht haben. Das monatliche Limit wird am ersten Tag jedes Monats zurückgesetzt.

So überprüfen Sie Ihre eSignature-Nutzung:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie auf die Registerkarte eSignature.

Einstellungen für die Identitätsprüfung mit elektronischer Unterschrift verwalten

Standardmäßig ist für elektronische Unterschriften während des Unterzeichnungsprozesses des Angebots keine Identitätsprüfung erforderlich, Sie können diese Anforderung jedoch aktivieren. Wenn Sie eine Verifizierung des Käufers, aber keine Verifizierung durch die Gegenzeichnung benötigen, können Sie die Einstellung aktivieren und die Gegenzeichner in HubSpot unterschreiben lassen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Identitätsüberprüfung:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie auf die Registerkarte eSignature.
• Um die Verifizierung zu aktivieren und sie beim Unterzeichnen eines Angebots zu verlangen, aktivieren Sie den Schalter Identitätsverifizierung . Künftig ist beim Unterzeichnen eines Angebots eine Identitätsverifizierung erforderlich.
• Um die Verifizierung zu deaktivieren, deaktivieren Sie den Schalter Identitätsüberprüfung . In Zukunft ist bei der Unterzeichnung eines Angebots keine Identitätsprüfung mehr erforderlich.

Erfahren Sie mehr über das elektronische Unterzeichnen von Angeboten.