eSignatures bei Angeboten verwenden

Eine elektronische Unterschrift oder eSignature ist der elektronische Ausdruck der Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments. Elektronische Unterschriften sind gültig und legal in den Vereinigten Staaten, Kanada, der Europäischen Union, im Vereingiten Königreich und in vielen anderen Ländern. Sie haben dieselbe rechtliche Bedeutung wie schriftliche Unterschriften. Die eSignature-Funktion von HubSpot wird von Dropbox Sign (früher HelloSign) unterstützt. Wenden Sie sich an Ihre eigene Rechtsabteilung, um die Gültigkeit der Verwendung von eSignatures bei Ihren Kunden zu prüfen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über eSignatures und wie Sie ein Angebot elektronisch unterzeichnen können.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Sie müssen kein Konto bei Dropbox Sign erstellen, um elektronische Unterschriften als Teil des regulären Prozesses der Erstellung eines Angebots innerhalb von HubSpot zu verwenden.
• Ein Benutzer mit einer kostenpflichtigen Commerce Hub -Lizenz kann ein Angebot so konfigurieren, dass es eine eSignature-Option enthält.
• Benutzer mit einer Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, können aber von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.

Limits für eSignatures verstehen

• Sie können die eSignature-Limits für Ihr Abonnement in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot und durch Anzeigen der Nutzung von eSignature in Ihrem Account überprüfen.
• Sie können zusätzliche Signaturen erwerben, indem Sie das Vertriebsteam von HubSpot kontaktieren.

Zum Beispiel:

• Benutzern mit einer zugewiesenen Commerce Hubb-Lizenz, die Teil eines Accounts mit einem Commerce Hub Professional-Abonnement sind, stehen 25 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 25 eSignatures pro Commerce Hub-Lizenz sind. Wenn der Account über zwei Benutzer mit jeweils einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz verfügt, hat der Account ein Basislimit von 50 für eSignatures pro Monat, da das Limit auf alle Benutzer mit Lizenzen aufgeteilt wird. Ein Benutzer könnte 30 eSignatures in einem Monat nutzen, sodass 20 für andere Benutzer mit Lizenzen übrig bleiben. Benutzer mit einer Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, können aber von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.
• Benutzern mit einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz, die Teil eines Accounts mit einem Commerce Hub Enterprise-Abonnement sind, stehen 50 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 50 eSignatures pro Commerce Hub-Lizenz sind. Wenn der Account über fünf Benutzer mit jeweils einer zugewiesenen Commerce Hub-Lizenz verfügt, hat der Account ein Basislimit von 250 für eSignatures pro Monat, da das Limit auf alle Benutzer mit Lizenzen aufgeteilt wird. Ein Benutzer könnte 30 eSignatures in einem Monat nutzen, sodass 220 für andere Benutzer mit Lizenzen übrig bleiben. Benutzer mit einer Basislizenz können kein Angebot konfigurieren, können aber von einem anderen Benutzer als Absender des Angebots oder als Gegenzeichner festgelegt werden.
  
  • Eine elektronische Unterschrift wird auf das Limit angerechnet, sobald die eSignature-Option für ein veröffentlichtes Angebot aktiviert ist. Das Angebot muss nicht unterzeichnet werden, um auf das Limit an Unterschriften angerechnet zu werden. Ein Angebot, das mehrere Unterschriften erfordert, wird nur als eine (1) Nutzung auf Ihr Limit angerechnet.
  • Wenn beispielsweise ein veröffentlichtes Angebot, bei dem die eSignature-Option aktiviert ist, drei Signaturen erfordert, wird dies als eine einzige Nutzung auf Ihr Limit angerechnet, unabhängig davon, wer das Angebot unterzeichnet hat.
  • Wenn ein Angebot mit einer eSignature-Anfrage abläuft oder zurückgerufen wird, wird das erneute Senden des Angebots als zusätzliche elektronische Unterschrift auf Ihr Limit angerechnet (eine eSignature für das erste Senden des Angebots und eine weitere, wenn das Angebot erneut gesendet wird).

eSignatures für ein Angebot aktivieren

Um ein Feld für die elektronische Unterschrift in ein Angebot aufzunehmen, können HubSpot-Benutzer eSignature als Annahmeoption im Angebot auswählen.

Haftungsausschluss: HubSpots Implementierung von Dropbox Sign sollte eIDAS-konform sein, da Dropbox Sign eIDAS-konform ist. Dies stellt keine Rechtsberatung dar und sollte nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung dienen, für die Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt konsultieren sollten.

Dropbox Sign verwendet einen vertrauenswürdigen Partner für die Einhaltung der elektronischen Signaturen in der EU und wird nicht explizit auf der eIDAS-Website vertrauenswürdiger Partner angezeigt.

Ein Angebot per eSignature unterzeichnen

Wenn eSignature für ein Angebot aktiviert ist, können Käufer und Gegenzeichner dem Angebot ihre Unterschrift hinzufügen.

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie Identitätsverifizierung aktivieren, damit HubSpot einen vorherigen E-Mail-Verifizierungsschritt enthält, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, bevor er das Angebot unterzeichnen kann. Wenn Sie keine Identitätsverifizierung benötigen, können Sie diese Anforderung deaktivieren oder Gegenzeichner können den Unterschriftsprozess optional im HubSpot-Account starten, wodurch eine Verifizierung entfällt.

Sowohl Käufer als auch Gegenzeichner können den eSignature-Prozess von einem gemeinsamen Angebot aus beginnen:

1. Wenn Identitätsverifizierung aktiviert ist, verifizieren Sie Ihre Identität per E-Mail:
   • Blättern Sie im gemeinsamen Angebot zum Abschnitt Unterschrift und klicken Sie dann am unteren Rand des Angebots auf E-Mail verifizieren. Sie erhalten dann eine E-Mail mit den nächsten Schritten zum Unterzeichnen des Angebots. Sie haben eine Stunde Zeit, um den Unterschriftsprozess abzuschließen, nachdem Sie auf E-Mail verifizieren geklickt haben.

Bitte beachten: Wenn Sie das Angebot nicht innerhalb einer Stunde nach dem Klicken auf die Schaltfläche E-Mail verifizieren unterzeichnen, müssen Sie zurück zum gemeinsamen Angebot gehen und erneut auf E-Mail verifizieren klicken, um eine neue Verifizierungs-E-Mail zu generieren. 

• • Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang und suchen Sie nach einer E-Mail mit der Betreffzeile Bitte verifizieren Sie Ihre Identität, um Ihr Angebot zu unterzeichnen. Klicken Sie auf Identität verifizieren und Angebot unterzeichnen, um den Unterschriftsprozess zu starten.

1. • Es wird eine neue Browser-Registerkarte mit einem Dialogfeld zur Bestätigung Ihrer Identität geöffnet. Klicken Sie auf Mit dem Unterzeichnen beginnen.
2. Um zu unterzeichnen, klicken Sie oben rechts auf Loslegen oder klicken Sie im Unterschriftsfeld auf Zum Unterzeichnen klicken.
   
   
   • Neben Ihrem Namen am unteren Rand des Angebots auf Zum Unterzeichnen klicken klicken.
3. Fügen Sie im Dialogfeld Ihre Unterschrift hinzu, indem Sie auf den Tabs Zeichnen, Eingeben oder Hochladen klicken, um Ihre Methode für die Unterschrift auszuwählen. Klicken Sie dann auf Einfügen, um die Unterschrift hinzuzufügen.
4. Klicken Sie oben rechts auf Fortfahren.
5. Klicken Sie auf Ich stimme zu, um Ihre Unterschrift im Angebot zu speichern, oder auf Bearbeiten, um Ihre Unterschrift zu bearbeiten.
6. Klicken Sie auf Schließen.
7. Die Gegenzeichner erhalten eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass das Angebot unterzeichnet wurde. Klicken Sie auf Angebot überprüfen und gegenzeichnen, um den Gegenzeichnungsprozess zu starten.

Gegenzeichner können ein Angebot auch auf der Indexseite für Angebote gegenzeichnen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
2. Ihr Angebot ist mit dem Status Ausstehende Unterschrift gelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Angebot und klicken Sie auf Vorschau.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Gegenzeichnen aus.
   
   
4. Fahren Sie mit den Unterschriftsschritten fort.

Auf der Indexseite für Angebote können Sie auch den Unterschriftsstatus überprüfen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Angebot mit ausstehenden Unterschriften und klicken Sie auf Vorschau. 
3. Zeigen Sie im rechten Bereich die Unterzeichnenaktivität unter Unterzeichner an.
   
   
4. Um eine heruntergeladene Kopie des Angebots zu drucken, klicken Sie neben dem Angebot auf Vorschau, dann oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Herunterladen aus.

Bitte beachten: Wenn Sie ein unterzeichnetes Angebot herunterladen, entfernt Dropbox Sign die Links aus jeden als Hyperlink formatierten Text, der im Abschnitt Anschreiben, Kurzfassung oder Bedingungen der PDF-Version des Angebots enthalten ist. Es wird empfohlen, die vollständige URL für den verlinkten Text zu berücksichtigen, damit der Link nach dem Herunterladen des Angebots weiterhin angeklickt werden kann.

Ihr Kunde erhält eine Kopie des Dokuments, das er unterzeichnet hat, sobald alle erforderlichen Unterschriften und Gegenzeichnungen vorliegen. Die Benachrichtigung enthält einen Link zum unterzeichneten Dokument, der so lange gültig ist, bis das Angebot abläuft, sowie eine PDF-Datei des vollständigen unterzeichneten Dokuments für die Unterlagen.

eSignature-Nutzung überwachen

In Ihren Angebotseinstellungen können Sie sehen, wie viele elektronische Unterschriften Sie in diesem Monat bisher verwendet haben und wie abschließen Sie Ihr monatliches Limit erreicht haben. Das monatliche Limit wird am ersten Tag jedes Monats zurückgesetzt.

So überprüfen Sie Ihre eSignature-Nutzung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie auf den Tab eSignature.

Einstellungen für die Identitätsverifizierung mit elektronischer Unterschrift verwalten

Standardmäßig ist für elektronische Unterschriften keine Identitätsverifizierung während des Prozess des Unterzeichnens eines Angebots erforderlich, Sie können diese Anforderung jedoch aktivieren. Wenn Sie eine Verifizierung des Käufers, aber keine Verifizierung durch den Gegenzeichner verlangen, können Sie die Einstellung aktivieren und Gegenzeichner in HubSpot unterschreiben lassen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie Identitätsverifizierung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie auf den Tab eSignature.
4. Um Verifizierung zu aktivieren und diese beim Unterzeichnen eines Angebots zu verlangen, aktivieren Sie unter eSignature-Einstellungen den Schalter Identitätsverifizierung. Künftig ist beim Unterzeichnen eines Angebots Identitätsverifizierung erforderlich.
5. Um Verifizierung zu deaktivieren, deaktivieren Sie den Schalter Identitätsverifizierung. In Zukunft ist bei der Unterzeichnung eines Angebots keine Identitätsverifizierung mehr erforderlich.