Elektronische Unterschriften bei Angeboten verwenden

Eine elektronische Unterschrift oder eSignature ist der elektronische Ausdruck der Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines bestimmten Dokuments. Elektronische Unterschriften sind gültig und legal in den Vereinigten Staaten, Kanada, der Europäischen Union, Großbritannien und vielen anderen Ländern. Sie haben dieselbe rechtliche Bedeutung wie schriftliche Unterschriften. Die eSignature-Funktion von HubSpot wird von Dropbox Sign (früher HelloSign) unterstützt. Sie müssen kein Konto bei Dropbox Sign erstellen, um elektronische Unterschriften als Teil des regulären Prozesses der Erstellung eines Angebots innerhalb von HubSpot zu verwenden.

In HubSpot kann ein Benutzer mit einer kostenpflichtigen Sales Hub-Lizenz ein Angebot so konfigurieren, dass es eine eSignature-Option enthält. Im Folgenden erfahren Sie mehr über eSignatures und wie Sie ein Angebot elektronisch unterzeichnen können.

Beschränkungen für eSignatures verstehen

• Jeder HubSpot-Account hat ein gepooltes Limit an eSignatures basierend auf dem Abonnement und der Anzahl der Benutzer kostenpflichtiger Tools.
  • Sie können die eSignature-Limits für Ihr Abonnement in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot und durch Anzeigen der Nutzung von eSignature in Ihrem Account überprüfen.
  • Sie können auch zusätzliche Unterschriften erwerben, indem Sie das Vertriebsteam von HubSpot kontaktieren.

Zum Beispiel:

• Bei einem Account mit einem Sales Hub Starter-Abonnement stehen allen Benutzern im Account 10 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies nicht 10 eSignatures pro Benutzer sind, sondern 10 für die Verwendung im gesamten Account durch alle Benutzer. Durch Hinzufügen weiterer Lizenzen wird das eSignature-Limit nicht erweitert.
• Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz, die Teil eines Accounts mit einem Sales Hub Professional-Abonnement sind, stehen 10 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 10 eSignatures pro Lizenz sind. Wenn der Account über fünf Benutzer mit jeweils einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz verfügt, hat der Account ein Basislimit von 50 für eSignatures pro Monat, da das Limit auf alle Benutzer mit Lizenzen aufgeteilt wird. Ein Benutzer könnte 30 eSignatures in einem Monat nutzen, sodass 20 für andere Benutzer mit Lizenzen übrig bleiben. Benutzer mit einer Basislizenz haben keinen Zugriff auf eSignatures.
• Benutzern mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz, die Teil eines Accounts mit einem Sales Hub Enterprise-Abonnement sind, stehen 30 eSignatures zur Verfügung. Beachten Sie, dass dies 30 eSignatures pro Lizenz sind. Wenn der Account über fünf Benutzer mit jeweils einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz verfügt, hat der Account ein Basislimit von 150 für eSignatures pro Monat, da das Limit auf alle Benutzer mit Lizenzen aufgeteilt wird. Ein Benutzer könnte 30 eSignatures in einem Monat nutzen, sodass 120 für andere Benutzer mit Lizenzen übrig bleiben. Benutzer mit einer Basislizenz haben keinen Zugriff auf eSignatures.
  
  • Eine elektronische Unterschrift wird auf das Limit angerechnet, sobald die eSignature-Option für ein veröffentlichtes Angebot aktiviert ist. Das Angebot muss nicht unterzeichnet werden, um auf das Limit an Unterschriften angerechnet zu werden. Ein Angebot, das mehrere Unterschriften erfordert, wird nur als eine Nutzung auf Ihr Limit angerechnet.
    • Wenn beispielsweise ein veröffentlichtes Angebot, bei dem die eSignature-Option aktiviert ist, drei Signaturen erfordert, wird dies als eine einzige Nutzung auf Ihr Limit angerechnet, unabhängig davon, wer das Angebot unterzeichnet hat.
  • Wenn ein Angebot mit einer eSignature-Anfrage abläuft oder zurückgerufen wird, wird das erneute Senden des Angebots als zusätzliche elektronische Unterschrift auf Ihr Limit angerechnet (eine eSignature für das erste Senden des Angebots und eine weitere, wenn das Angebot erneut gesendet wird).

eSignatures für ein Angebot aktivieren

Um ein eSignature-Feld in ein Angebot aufzunehmen, können HubSpot-Benutzer mit einer kostenpflichtigen Sales Hub-Lizenz die Option eSignature verwenden im Schritt Unterschrift & Zahlung des Angebot-Designer auswählen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Klicken Sie auf den Namen eines Angebotsentwurfs, oder erstellen Sie ein neues Angebot. 
• Klicken Sie unten rechts im Angebots-Editor auf Weiter, bis Sie zum Schritt Unterschrift & Zahlung gelangt sind.
• Wählen Sie unter Unterschriftsoptionen die Option eSignature verwenden aus.
• Wählen Sie unter Erforderliche Unterschriften die Kontakte im Angebot aus, deren Unterschrift erforderlich ist.
• Wählen Sie unter Gegenzeichner die HubSpot-Benutzer aus, deren Unterschriften erforderlich sind.

Haftungsausschluss: HubSpots Implementierung von Dropbox Sign sollte eIDAS-konform sein, da Dropbox Sign eIDAS-konform ist. Dies stellt keine Rechtsberatung dar und sollte nicht als Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung dienen, für die Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt konsultieren sollten.

Ein Angebot per eSignature unterzeichnen

Wenn eSignature für ein Angebot aktiviert ist, können Käufer und Gegenzeichner dem Angebot ihre Unterschrift hinzufügen. Aus Sicherheitsgründen beinhaltet HubSpot einen vorherigen E-Mail-Verifizierungsschritt, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, bevor er das Angebot unterzeichnen kann. Gegenzeichner können optional den Unterschriftsprozess vom HubSpot-Account aus starten. Auf diese Weise müssen sie ihre Identität nicht mehr per E-Mail verifizieren.

Sowohl Käufer als auch Gegenzeichner können den eSignature-Prozess von einem gemeinsamen Angebot aus beginnen:

• Blättern Sie im gemeinsamen Angebot zum Abschnitt Unterschrift und klicken Sie dann neben Ihrem Namen auf dem Angebot auf Verifizieren zum Unterzeichnen. Sie erhalten dann eine E-Mail mit den nächsten Schritten zum Unterzeichnen des Angebots. Sie haben eine Stunde Zeit, um den Unterschriftsprozess abzuschließen, nachdem Sie auf Zum Unterzeichnen verifizieren geklickt haben.

Bitte beachten: Wenn Sie das Angebot nicht innerhalb einer Stunde nach dem Klicken auf die Schaltfläche Verifizieren zum Unterzeichnen unterzeichnen, müssen Sie zurück zum gemeinsamen Angebot gehen und erneut auf Zum Unterzeichnen verifizieren klicken, um eine neue Bestätigungs-E-Mail zu generieren. 

• Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang und suchen Sie nach einer E-Mail mit der Betreffzeile Bitte verifizieren Sie Ihre Identität, um Ihr Angebot zu unterzeichnen. Klicken Sie auf Identität verifizieren und Angebot unterzeichnen, um den Unterschriftsprozess zu starten.

• Es wird eine neue Browser-Registerkarte mit einem Dialogfeld zur Bestätigung Ihrer Identität geöffnet. Klicken Sie auf Mit dem Unterzeichnen beginnen.
• Um zu unterzeichnen, können Sie:
  • Oben rechts auf Loslegen klicken.

• • Neben Ihrem Namen am unteren Rand des Angebots auf Zum Unterzeichnen klicken klicken.

• Fügen Sie im Dialogfeld Ihre Unterschrift hinzu, indem Sie auf die Registerkarten Zeichnen, Eingeben oder Hochladen klicken, um Ihre Methode für die Unterschrift auszuwählen. Klicken Sie dann auf Einfügen, um die Unterschrift hinzuzufügen.
  
  
  
• Klicken Sie oben rechts auf Fortfahren.

• Klicken Sie auf Ich stimme zu, um Ihre Unterschrift im Angebot zu speichern, oder auf Bearbeiten, um Ihre Unterschrift zu bearbeiten. 

• Klicken Sie auf Schließen.

Die Gegenzeichner erhalten dann eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass das Angebot unterzeichnet wurde. Diese E-Mail enthält eine Schaltfläche zum Starten des Gegenzeichnungsvorgangs.

Gegenzeichner können ein Angebot auch auf der Indexseite für Angebote gegenzeichnen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Ihr Angebot ist mit dem Status Ausstehende Unterschrift gelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Angebot, klicken Sie auf Aktionen und dann auf Gegenzeichnen.
  
  
• Fahren Sie mit den Unterschriftsschritten fort.

Auf der Indexseite für Angebote können Sie auch den Unterschriftsstatus überprüfen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Angebote.
• Klicken Sie neben einem Angebot mit ausstehenden Unterschriften auf Aktionen und dann auf Details.
• Unter Performance können Sie den Unterschriftsstatus des Angebots anzeigen.
  
  
• Um eine heruntergeladene Kopie des Angebots zu drucken, klicken Sie neben dem Angebot auf Aktionen und dann auf Herunterladen.

Bitte beachten: Wenn Sie ein unterzeichnetes Angebot herunterladen, entfernt Dropbox Sign die Links aus jeden als Hyperlink formatierten Text, der im Abschnitt Kommentare für Käufer oder Kaufbedingungen der PDF-Version des Angebots enthalten ist. Es wird empfohlen, die vollständige URL für den verlinkten Text zu berücksichtigen, damit der Link nach dem Herunterladen des Angebots weiterhin angeklickt werden kann.

Ihr Kunde erhält eine Kopie des Dokuments, das er unterzeichnet hat, sobald alle erforderlichen Unterschriften und Gegenzeichnungen vorliegen. Die Benachrichtigung enthält einen Link zum unterzeichneten Dokument, der so lange gültig ist, bis das Angebot abläuft, sowie eine PDF-Datei des vollständigen unterzeichneten Dokuments für die Unterlagen.

eSignature-Nutzung überwachen

In Ihren Angebotseinstellungen können Sie sehen, wie viele eSignatures Sie in diesem Monat bisher genutzt haben und wie nahe Sie an Ihrem monatlichen Limit sind. Das monatliche Limit wird am ersten Tag jedes Monats zurückgesetzt.

So überprüfen Sie Ihre eSignature-Nutzung:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie auf die Registerkarte eSignature.