Utiliser des signatures électroniques avec des devis

Une signature électronique, ou e-signature, est l'expression électronique de l'accord d'une personne sur les termes d'un document particulier. Les signatures électroniques sont valables et légales aux États-Unis, au Canada, dans l'Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures écrites. La fonction de signature électronique de HubSpot est assurée par Dropbox Sign (anciennement HelloSign). Vous n'avez pas besoin de créer un compte avec Dropbox Sign pour utiliser la signature électronique dans le cadre du processus habituel de création de devis au sein de HubSpot.

Dans HubSpot, un utilisateur disposant d'unsiège payant Sales Hub peut configurer un devis pour y inclure une option de signature électronique. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur les signatures électroniques et sur la manière de signer électroniquement un devis.

Comprendre les limites de la signature électronique

Chaque compte HubSpot dispose d'une limite commune de signatures électroniques basée sur votre abonnement et le nombre d'utilisateurs. Découvrez-en davantage sur les limites de signature électronique sur le catalogue HubSpot des Produits et Services. Vous pouvez acheter des signatures supplémentaires en contactant l'équipe commerciale de HubSpot.

Une signature électronique est prise en compte dans le calcul de la limite dès que l'option de signature électronique est activée pour un devis publié. Le devis ne doit pas être signé pour appliquer la limite de signature. En outre, si un devis nécessite plusieurs signatures, une seule signature sera comptabilisée. Chaque devis dont la signature électronique est activée est pris en compte dans le calcul de la limite, quel que soit le nombre de signatures requises.

Par exemple, si un devis publié avec l'option de signature électronique activée nécessite trois signatures, cela ne compte que pour une utilisation dans votre limite. Si personne n'a signé la citation, ou si seulement une ou deux personnes l'ont signée, cela compte quand même dans votre limite.

Signature électronique d'un devis

Pour inclure un champ de signature électronique sur un devis, les utilisateurs de HubSpot ayant un payé Sales Hub siège peuvent sélectionner l'option Utiliser la signature à l'étape Signature & paiement du générateur de devis, puis sélectionner un utilisateur de HubSpot pour contresigner le devis.

Avertissement : la mise en œuvre de Dropbox Sign par HubSpot devrait être conforme à eIDAS, car Dropbox Sign est conforme à eIDAS. Il ne s'agit pas d'un avis juridique et ne doit pas se substituer à un avis juridique professionnel, pour lequel vous devez consulter un avocat agréé.

Ensuite, pour signer un devis :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
• Vous verrez votre devis listé avec un statut de signature en attente. Passez la souris sur la citation, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Contre-signature.
  
• En bas du devis, cliquez sur Signer.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Verify à côté de votre adresse e-mail. Un e-mail de vérification vous sera alors envoyé dans votre boîte de réception.
• Connectez-vous à votre e-mail et accédez à l'e-mail de vérification, puis cliquez sur Vérifier votre identité et signez le devis. N'oubliez pas qu'à des fins de sécurité, des e-mails de vérification sont envoyés chaque fois que vous partagez un devis nécessitant une signature électronique.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Signer le devis.
• En bas du devis, cliquez sur le champ de signature à côté de votre nom. Ou cliquez sur Premiers pas dans l'angle supérieur droit, puis sur le champ signature.
• Dans la boîte de dialogue, créez votre signature, puis cliquez sur Insérer.
• Cliquez sur Continuer.
• Consultez les conditions générales de l'accord, puis cliquez sur J'accepte.
• Cliquez sur Fermer.
• Pour voir qui a déjà signé le devis, à côté du devis, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Afficher les signatures.
• Pour imprimer une copie téléchargée du devis, à côté du devis, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Télécharger.

Remarque : Si vous téléchargez un devis signé, Dropbox Sign supprime les liens de tout texte hyperlié figurant dans les sections Commentaires à l'attention de l'acheteur ou Conditions d'achat de la version PDF du devis. HubSpot recommande d'utiliser l'URL complète pour le texte lié afin que le lien soit toujours cliquable après le téléchargement de la citation.

Votre client recevra une copie du document qu'il a signé une fois que toutes les signatures et contresignatures requises auront été apposées. La notification qu'ils reçoivent comprend un lien vers le document qu'ils ont signé, qui expire à la date d'expiration du devis, ainsi qu'une copie PDF du document complet signé pour leurs archives.