Utiliser des signatures électroniques avec des devis

Une signature électronique ou eSign est l'expression électronique de l'accord d'une personne aux conditions d'un document donné. Les signatures électroniques sont valides et légales aux États-Unis, au Canada, au sein de l'Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. La fonctionnalité de signature électronique de HubSpot est assurée par Dropbox Sign (anciennement HelloSign). Vous n'avez pas besoin de créer un compte avec Dropbox Sign pour pouvoir utiliser la signature électronique dans le cadre du processus ordinaire de création de devis sur la plateforme HubSpot.

Dans HubSpot, un utilisateur ayant une licence Sales Hub payante peut configurer un devis pour y inclure une option de signature électronique. Ci-dessous, apprenez-en plus sur les signatures électroniques et sur comment signer électroniquement un devis.

Comprendre les limites de signature électronique

• Chaque compte HubSpot dispose d'une limite de signatures électroniques en fonction de l'abonnement et du nombre d'utilisateurs avec licence.
  • Vous pouvez vérifier les limites de signature électronique pour votre abonnement dans le catalogue des produits et services de HubSpot et en vérifiant l'utilisation de signature électronique de votre compte.
  • Vous pouvez également acheter des signatures supplémentaires en contactant l'équipe commerciale de HubSpot.

Par exemple :

• Un compte avec un abonnement Sales Hub Starter dispose de 10 signatures électroniques disponibles pour tous les utilisateurs du compte. Notez qu'il ne s'agit pas de 10 signatures électroniques par utilisateur, mais de 10 pour l'ensemble du compte et par tous les utilisateurs. L'ajout de licences utilisateur ne permet pas d'augmenter le nombre de signatures électroniques disponibles.
• Les utilisateurs avec une licence utilisateur Sales Hub attribuée  et faisant partie d'un compte avec un abonnement Sales Hub Pro disposent de 10 signatures électroniques. Notez qu'il s'agit de 10 signatures électroniques par licence utilisateur. Si le compte a cinq utilisateurs, chacun avec une licence Sales Hub attribuée, ce compte sera limité à 50 signatures électroniques par mois, car cette limite est répartie entre tous les utilisateurs dotés de licences. Un utilisateur peut utiliser 30 signatures électroniques au cours d'un mois, ce qui fait qu'il en reste 20 pour les autres utilisateurs dotés de licences. Les utilisateurs disposant d'une licence essentielle n'auront pas accès aux signatures électroniques.
• Les utilisateurs avec une licence utilisateur Sales Hub attribuée  et faisant partie d'un compte avec un abonnement Sales Hub Entreprise disposent de 30 signatures électroniques. Notez qu'il s'agit de 30 signatures électroniques par licence utilisateur. Si le compte a cinq utilisateurs, chacun avec une licence Sales Hub attribuée, ce compte sera limité à 150 signatures électroniques par mois, car cette limite est répartie entre tous les utilisateurs dotés de licences. Un utilisateur peut utiliser 30 signatures électroniques au cours d'un mois, ce qui fait qu'il en reste 120 pour les autres utilisateurs dotés de licences. Les utilisateurs disposant d'une licence essentielle n'auront pas accès aux signatures électroniques.
  
  • Une signature électronique sera comptabilisée dans la limite lorsque l'option de signature électronique sera activée pour un devis publié. Le devis n'a pas besoin d'être signé pour s'appliquer à la limite de signature. Un devis nécessitant plusieurs signatures ne compte que comme une seule utilisation dans votre limite. 
    • Par exemple, si un devis publié avec l'option de signature électronique activée nécessite trois signatures, une seule sera comptabilisée dans votre limite, sans tenir compte de la personne qui a signé le devis.
  • Si un devis comportant une demande de signature électronique expire ou est rappelé, la réexpédition du devis comptera comme une signature électronique supplémentaire dans votre limite (une signature électronique pour la première fois que le devis est envoyé, et une autre lorsque le devis est réexpédié).

Activer les signatures électroniques sur un devis

Pour inclure un champ de signature électronique sur un devis, les utilisateurs de HubSpot ayant une licence Sales Hub payante peuvent sélectionner l'option Utiliser une signature à l'étape Signature et paiement du générateur de devis :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Cliquez sur le nom d'un brouillon de devis, ou créez un nouveau devis. 
• En bas à droite de l'éditeur de devis, cliquez sur Suivant jusqu'à ce que vous arriviez à l'étape Signature et Paiement.
• Sous Options de signature, sélectionnez Utiliser une signature électronique.
• Sous Signatures requises, sélectionnez les contacts du devis dont la signature est requise.
• Sous Contre signataires, sélectionnez les utilisateurs HubSpot dont les signatures sont requises.

Clause de non-responsabilité : la mise en œuvre de Dropbox Sign par HubSpot devrait être conforme à la réglementation eIDAS, car Dropbox Sign est conforme à la réglementation eIDAS. Ceci n'est pas un avis juridique et ne doit pas se substituer à un avis juridique professionnel, pour lequel vous devez consulter un avocat agréé.

Signer électroniquement un devis

Lorsque la signature électronique est activée pour un devis, les acheteurs et les contre signataires peuvent ajouter leur signature au devis. Par mesure de sécurité, HubSpot inclut une étape préliminaire de vérification par e-mail pour confirmer l'identité du signataire avant de l'autoriser à signer le devis. Les contre signataires peuvent éventuellement commencer le processus de signature depuis le compte HubSpot, ce qui leur épargne l'étape de vérification de leur identité par e-mail.

Les acheteurs et les contre signataires peuvent entamer le processus de signature électronique à partir d'un devis partagé :

• Sur le devis partagé, faites défiler jusqu'à la section Signature, puis cliquez sur Vérifier pour signer à côté de votre nom sur le devis. Ensuite, un e-mail vous sera envoyé pour vous indiquer les prochaines étapes de la signature du devis. Vous disposerez d'une heure pour achever le processus de signature après avoir cliqué sur Vérifier pour signer.

Remarque : Si vous ne signez pas le devis dans l'heure qui suit le clic sur le bouton Vérifier pour signer, vous devrez retourner au devis partagé et cliquer à nouveau sur Vérifier pour signer afin de générer un nouvel e-mail de vérification. 

• Connectez-vous à votre boîte de réception et recherchez un e-mail avec pour objet Veuillez confirmer votre identité pour signer votre devis. Cliquez sur Confirmez votre identité et signez le devis pour débuter le processus de signature.

• Un nouvel onglet du navigateur s'ouvrira avec une boîte de dialogue confirmant votre identité. Cliquez sur Commencer à signer.
• Pour signer, vous pouvez :
  • Cliquez sur Commencer dans l'angle supérieur droit.

• • Cliquez sur Cliquez pour signer à côté de votre nom en bas du devis.

• Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre signature en cliquant sur les onglets Dessiner, Écrire, ou Télécharger pour sélectionner votre méthode de signature. Cliquez ensuite sur Insérer pour ajouter la signature.
  
  
  
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Continuer.

• Cliquez sur J'accepte pour enregistrer votre signature sur le devis, ou cliquez sur Modifier pour modifier votre signature. 

• Cliquez sur Fermer.

Les contre signataires recevront alors un e-mail les informant que le devis a été signé. Cet e-mail contient un bouton permettant de débuter le processus de contresignature.

Les contre signataires peuvent également contresigner un devis à partir de la page d'index des devis :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Vous verrez votre devis apparaître avec le statut Signature en attente dans la liste. Survolez le devis avec la souris, cliquez sur Actions, puis sur Contresigner.
  
  
• Poursuivez avec les étapes de signature.

À partir de la page d'index des devis, vous pouvez également vérifier le statut de la signature :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Juste à côté d'un devis avec des signatures en attente, cliquez sur Actions, puis sur Détails.
• Sous Performance, vous pouvez consulter le statut de la signature du devis.
  
  
• Pour imprimer une copie téléchargée du devis, à côté du devis, cliquez sur Actions, puis sur Télécharger.

Remarque : Si vous téléchargez un devis signé, Dropbox Sign supprime les liens de n'importe quel texte hyperlien inclus dans la section Commentaires à l'acheteur ou Conditions d'achat à partir de la version PDF du devis. Il est recommandé d'utiliser l'URL complète pour le texte hyperlien afin qu'il soit toujours possible de cliquer sur le lien après téléchargement du devis.

Votre client recevra une copie du document qu'il a signé une fois que toutes les signatures et contresignatures requises ont été apposées. La notification reçue inclut un lien vers le document signé, qui expirera à l'expiration du devis, et une copie PDF du document signé complet pour ses fiches d'informations.

Surveiller l'utilisation de la signature électronique

Dans vos paramètres de devis, vous pouvez afficher le nombre de signatures électroniques que vous avez utilisées ce mois-ci jusqu'à présent, tout en vous indiquant le volume de signatures électroniques restantes avant d'atteindre votre limite mensuelle. La limite mensuelle est réinitialisée le premier de chaque mois.

Pour vérifier l'utilisation de la signature électronique :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• Cliquez sur l'onglet Signature électronique.