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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Utiliser des signatures électroniques avec des devis

Dernière mise à jour: janvier 29, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

Sales Hub Starter, Pro, Entreprise

Une signature électronique, ou e-signature, est l'expression électronique de l'accord d'une personne sur les termes d'un document particulier. Les signatures électroniques sont valables et légales aux États-Unis, au Canada, dans l'Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures écrites. La fonction de signature électronique de HubSpot est assurée par Dropbox Sign (anciennement HelloSign). Vous n'avez pas besoin de créer un compte avec Dropbox Sign pour utiliser la signature électronique dans le cadre du processus habituel de création de devis au sein de HubSpot.

Dans HubSpot, un utilisateur ayant un payé Sales Hub siège peut configurer un devis pour y inclure une option de signature électronique. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur les signatures électroniques et sur la manière de signer électroniquement un devis.

Comprendre les limites de la signature électronique

  • Chaque compte HubSpot dispose d'une limite commune de signatures électroniques basée sur l'abonnement et le nombre d'utilisateurs payés. Vous pouvez consulter les limites de signature électronique pour votre abonnement sur le catalogue des produits et services de HubSpot et en vérifiant l'utilisation de signature électronique de votre compte. Vous pouvez également acheter des signatures supplémentaires en contactant l'équipe commerciale de HubSpot à l'adresse.
    • Par exemple, un compte avec un abonnement Sales Hub Pro avec cinq utilisateurs payés aura une limite de signature électronique de base de 50 par mois. La limite étant répartie entre tous les utilisateurs payants, un utilisateur peut utiliser 30 signatures électroniques en un mois, ce qui signifie qu'il en reste 20 pour les autres utilisateurs payants.
  • Une signature électronique est prise en compte dans le calcul de la limite dès que l'option de signature électronique est activée pour un devis publié. Le devis ne pas doit être signé pour s'appliquer à la limite de signature. Un devis nécessitant plusieurs signatures ne compte que pour une utilisation de dans votre limite. 
    • Par exemple, si un devis publié avec l'option de signature électronique activée nécessite trois signatures, cela ne compte que pour une utilisation dans le cadre de votre limite, quelle que soit la personne qui a signé le devis.

Activer les signatures électroniques sur un devis

Pour inclure un champ de signature électronique sur un devis, les utilisateurs de HubSpot ayant un payé Sales Hub siège peuvent sélectionner l'option Utiliser la signature à l'étape Signature & paiement du générateur de devis :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
  • Cliquez sur le nom  d'un projet de devis, ou créez un nouveau devis
  • En bas à droite de l'éditeur de devis, cliquez sur Next jusqu'à ce que vous arriviez à l'étape Signature & Payment.
  • Sous Options de signature, sélectionnez Utiliser la signature électronique.
  • Sous Signatures requises, sélectionnez les contacts  du devis dont la signature est requise.
  • Sous Countersigners, sélectionnez les HubSpot users dont les signatures sont requises.


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Avertissement : La mise en œuvre de Dropbox Sign par HubSpot devrait être conforme à l'eIDAS, car Dropbox Sign est conforme à l'eIDAS. Il ne s'agit pas d'un avis juridique et ne doit pas se substituer à un avis juridique professionnel, pour lequel vous devez consulter un avocat agréé.

Signature électronique d'un devis

Lorsque la signature électronique est activée pour un devis, les acheteurs et les contresignataires peuvent ajouter leur signature au devis. Par mesure de sécurité, HubSpot inclut une étape préliminaire de vérification par e-mail pour confirmer l'identité du signataire avant de l'autoriser à signer le devis. Les contresignataires peuvent éventuellement démarrer le processus de signature depuis le compte HubSpot, ce qui leur évite de devoir vérifier leur identité par e-mail.

Les acheteurs et les contresignataires peuvent entamer le processus de signature électronique à partir d'un devis partagé :

  • Sur le devis partagé, faites défiler jusqu'à la section Signature, puis cliquez sur Vérifier pour signer à côté de votre nom sur le devis. Un e-mail vous sera alors envoyé avec les prochaines étapes pour la signature du devis. Vous disposerez d'une heure pour achever le processus de signature après avoir cliqué sur Verify to sign.

Veuillez noter : si vous ne signez pas le devis dans l'heure qui suit le clic sur le bouton Vérifier pour signer, vous devrez retourner au devis partagé et cliquer à nouveau sur Vérifier pour signer afin de générer un nouvel e-mail de vérification. 

  • Accédez à votre boîte de réception E-mail et recherchez un e-mail dont l'objet est Veuillez vérifier votre identité pour signer votre devis. Cliquez sur Vérifiez votre identité et signez le devis pour lancer le processus de signature.

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  • Un nouvel onglet du navigateur s'ouvrira avec une boîte de dialogue confirmant votre identité. Cliquez sur Démarrer la signature.
  • En bas du devis, cliquez sur Cliquez pour signer à côté de votre nom.e-signature-contre-signature
  • Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre signature en cliquant sur les onglets DrawType, ou Upload pour sélectionner votre méthode de signature. Cliquez ensuite sur Insert pour ajouter la signature.

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  • En haut à droite, cliquez sur Continuer.
  • Cliquez sur I agree pour enregistrer notre signature sur le devis, ou cliquez sur Edit pour modifier votre signature. 
  • Cliquez sur Fermer.

Le contresignataire recevra alors un e-mail l'informant que le devis a été signé. Cet e-mail contient un bouton permettant de lancer la procédure de contresignature.

Les contresignataires peuvent également contresigner une citation à partir de la page d'index des citations :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
  • Vous verrez votre devis listé avec un statut de signature en attente. Passez la souris sur la citation, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Contre-signature.

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  • Passez aux étapes de la signature .

À partir de la page d'index des citations, vous pouvez également consulter les signatures en cours :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
  • En regard d'un devis avec des signatures en attente, cliquez sur Actions et sélectionnez Détails. Ensuite, sous Performance, vous pouvez voir l'état actuel des signatures de devis.

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  • Pour imprimer une copie téléchargée du devis, cliquez, à côté du devis, sur Actions et sélectionnez Télécharger.

Remarque : Si vous téléchargez un devis signé, Dropbox Sign supprime les liens de tout texte hyperlié figurant dans les sections Commentaires à l'attention de l'acheteur ou Conditions d'achat de la version PDF du devis. HubSpot recommande d'utiliser l'URL complète pour le texte lié afin que le lien soit toujours cliquable après le téléchargement de la citation.

Votre client recevra une copie du document qu'il a signé une fois que toutes les signatures et contresignatures requises auront été apposées. La notification qu'ils reçoivent comprend un lien vers le document qu'ils ont signé, qui expire à la date d'expiration du devis, ainsi qu'une copie PDF du document complet signé pour leurs archives.

Contrôler l'utilisation de la signature électronique

Dans les paramètres de votre devis, vous pouvez voir le nombre de signatures électroniques que vous avez utilisées ce mois-ci, ainsi que la distance qui vous sépare de votre limite mensuelle

Pour vérifier l'utilisation de la signature électronique :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans la barre latérale gauche, naviguez vers ObjetsCitations.
  • Cliquez sur l'onglet E-signature

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