Utiliser des signatures électroniques avec des devis

Une signature électronique ou eSign est l'expression électronique de l'accord d'une personne aux conditions d'un document donné. Les signatures électroniques sont valides et légales aux États-Unis, au Canada, dans l’Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. La fonctionnalité de signature électronique de HubSpot est assurée par Dropbox Sign (anciennement HelloSign). Consultez votre propre équipe juridique pour comprendre la validité de l’utilisation des signatures électroniques avec vos clients.

Ci-dessous, apprenez-en plus sur les signatures électroniques et sur comment signer électroniquement un devis.

Comprendre les limites et les considérations

• Vous n’avez pas besoin de créer un compte Dropbox Sign pour utiliser la signature électronique dans le cadre du processus standard de création de devis dans HubSpot.
• Un utilisateur disposant d’une licence utilisateur payante au Commerce Hub   peut configurer un devis pour y inclure une option de signature électronique.
• Les utilisateurs disposant d'une licence essentielle ne peuvent pas configurer de devis, mais peuvent être définis comme expéditeur du devis par un autre utilisateur ou comme contresignataire.

Comprendre les limites de signature électronique

• Vous pouvez vérifier les limites de signature électronique pour votre abonnement dans le catalogue des produits et services de HubSpot et en vérifiant l'utilisation de signature électronique de votre compte.
• Vous pouvez acheter des signatures supplémentaires en contactant l’équipe commerciale de HubSpot.

Par exemple :

• Les utilisateurs disposant d’une licence utilisateur Commerce Hub attribuée et faisant partie d’un compte avec un abonnement Commerce Hub Pro disposent de 25 signatures électroniques. Veuillez noter qu’il s’agit de 25 signatures électroniques par licence utilisateur Commerce Hub . Si le compte compte deux utilisateurs, chacun ayant une licence Commerce Hub attribuée, le compte aura une limite de base de 50 signatures électroniques par mois, car la limite est partagée entre tous les utilisateurs disposant de licences. Un utilisateur pouvait utiliser 30 signatures électroniques en un mois, ce qui en restait 20 pour les autres utilisateurs disposant de places. Les utilisateurs disposant d'une licence essentielle ne peuvent pas configurer de devis, mais peuvent être définis comme expéditeur du devis par un autre utilisateur ou comme contresignataire.
• Les utilisateurs disposant d’une licence Commerce Hub attribuée et faisant partie d’un compte disposant d’un abonnement au Commerce Hub Entreprise disposent de 50 signatures électroniques. Veuillez noter que cela représente 50 signatures électroniques par licence utilisateur Commerce Hub . Si le compte compte cinq utilisateurs, chacun ayant une licence Commerce Hub attribuée, le compte aura une limite de base de 250 signatures électroniques par mois, car la limite est partagée entre tous les utilisateurs disposant de licences. Un utilisateur pouvait utiliser 30 signatures électroniques en un mois, ce qui en restait 220 pour les autres utilisateurs disposant de sièges. Les utilisateurs disposant d'une licence essentielle ne peuvent pas configurer de devis, mais peuvent être définis comme expéditeur du devis par un autre utilisateur ou comme contresignataire.
  
  • Une signature électronique sera prise en compte pour la limite dès que l’option de signature électronique sera activée pour un devis publié. Le devis n'a pas besoin d'être signé pour s'appliquer à la limite de signature. Un devis nécessitant plusieurs signatures ne compte que comme une seule utilisation dans votre limite.
  • Par exemple, si un devis publié avec l’option de signature électronique activée requiert trois signatures, cela ne compte que comme une utilisation pour votre limite, quel que soit le signataire du devis.
  • Si un devis comportant une demande de signature électronique expire ou fait l’objet d’un rappel, le renvoi du devis constituera une signature électronique supplémentaire dans le calcul de votre limite (une signature électronique la première fois que le devis est envoyé et une autre lorsque le devis est renvoyé ).

Activer les signatures électroniques sur un devis

Pour inclure un champ de signature électronique sur un devis, les utilisateurs de HubSpot peuvent sélectionner la signature électronique comme option d’acceptation sur le devis.

Clause de non-responsabilité : la mise en œuvre de Dropbox Sign par HubSpot devrait être conforme à la réglementation eIDAS, car Dropbox Sign est conforme à la réglementation eIDAS. Il ne s’agit pas d’un conseil juridique et ne doit pas remplacer un conseil juridique professionnel, pour lequel vous devriez consulter un avocat agréé.

Dropbox Sign fait appel à un partenaire de confiance pour la conformité en matière de signature électronique au sein de l’UE et n’apparaîtra pas explicitement sur le site web eIDAS des partenaires de confiance.

Signer électroniquement un devis

Lorsque la signature électronique est activée pour un devis, les acheteurs et les contre signataires peuvent ajouter leur signature au devis.

Pour plus de sécurité, vous pouvez activer la vérification de l'identité afin que HubSpot inclue une étape préliminaire de vérification de l'e-mail pour confirmer l'identité du signataire avant de l'autoriser à signer le devis. Si vous n'avez pas besoin de vérifier votre identité, vous pouvez désactiver cette exigence ou les contresignataires peuvent éventuellement lancer le processus de signature à partir du compte HubSpot, ce qui supprime la nécessité d'une vérification.

Les acheteurs et les contre signataires peuvent entamer le processus de signature électronique à partir d'un devis partagé :

1. Si la vérification d’identité est activée, vérifiez votre identité par e-mail :
   • Sur le devis partagé, faites défiler jusqu’à la section Signature , puis cliquez sur Vérifier l’e-mail en bas du devis. Ensuite, un e-mail vous sera envoyé pour vous indiquer les prochaines étapes de la signature du devis. Vous aurez une heure pour terminer le processus de signature après avoir cliqué sur Vérifier l’e-mail.

Remarque : Si vous ne signez pas le devis dans l’heure qui suit votre clic sur le bouton Vérifier l’e-mail , vous devrez revenir au devis partagé et cliquer à nouveau sur Vérifier l’e-mail pour générer un nouvel e-mail de vérification. 

• • Connectez-vous à votre boîte de réception et recherchez un e-mail avec pour objet Veuillez confirmer votre identité pour signer votre devis. Cliquez sur VÉrifiez votre identité et signez le devis pour démarrer le processus de signature.

1. • Un nouvel onglet du navigateur s'ouvrira avec une boîte de dialogue confirmant votre identité. Cliquez sur Commencer à signer.
2. Pour signer, cliquez sur Commencer dans le coin supérieur droit ou cliquez sur Cliquez pour signer dans la zone de signature.
   
   
   • Cliquez sur Cliquez pour signer à côté de votre nom en bas du devis.
3. Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre signature en cliquant sur les onglets Dessiner, Type ou Télécharger pour sélectionner votre méthode de signature. Cliquez ensuite sur Insérer pour ajouter la signature.
4. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Continuer.
5. Cliquez sur J’accepte pour enregistrer votre signature sur le devis ou sur Modifier pour modifier votre signature.
6. Cliquez sur Fermer.
7. Les contresignataires recevront un e-mail les informant que le devis a été signé et cliqueront sur Examiner et contresigner le devis pour commencer le processus de contresignature.

Les contre signataires peuvent également contresigner un devis à partir de la page d'index des devis :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Vous verrez votre devis apparaître avec le statut Signature en attente dans la liste. Passez le curseur de la souris sur le devis et cliquez sur Aperçu.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Contresigner.
   
   
4. Passez aux étapes de signature.

À partir de la page d'index des devis, vous pouvez également vérifier le statut de la signature :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis avec des signatures en attente et cliquez sur Aperçu. 
3. Dans le panneau de droite, consultez l’activité de signature sous Signataires.
   
   
4. Pour imprimer une copie téléchargée du devis, à côté du devis, cliquez sur Aperçu, puis dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Télécharger.

Remarque : Si vous téléchargez un devis signé, Dropbox Sign supprime les liens de tout lien hypertexte inclus dans les sections Lettre d’accompagnement, Résumé ou Conditions de la version PDF du devis. Il est recommandé d'utiliser l'URL complète pour le texte hyperlien afin qu'il soit toujours possible de cliquer sur le lien après téléchargement du devis.

Votre client recevra une copie du document qu'il a signé une fois que toutes les signatures et contresignatures requises ont été apposées. La notification reçue inclut un lien vers le document signé, qui expirera à l'expiration du devis, et une copie PDF du document signé complet pour ses fiches d'informations.

Surveiller l'utilisation de la signature électronique

Dans vos paramètres de devis, vous pouvez afficher le nombre de signatures électroniques que vous avez utilisées ce mois-ci jusqu'à présent, tout en vous indiquant le volume de signatures électroniques restantes avant d'atteindre votre limite mensuelle. La limite mensuelle est réinitialisée le premier de chaque mois.

Pour vérifier l'utilisation de la signature électronique :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. Cliquez sur l'onglet Signature électronique.

Gérer les paramètres de vérification de l'identité de signature électronique

Par défaut, les signatures électroniques n’exigent pas de vérification d’identité pendant le processus de signature du devis, mais vous pouvez activer cette exigence. Si vous souhaitez exiger une vérification de l'acheteur, mais pas de vérification du contresignataire, vous pouvez activer le paramètre et demander aux contresignataires de signer depuis HubSpot.

Pour activer ou désactiver la vérification de l'identité :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. Cliquez sur l'onglet Signature électronique.
4. Pour activer la vérification et l’exiger lors de la signature d’un devis, dans les paramètres de Signature électronique, activez le bouton Vérification d’identité . À l'avenir, une vérification de l'identité sera requise lors de la signature d'un devis.
5. Pour désactiver la vérification, désactivez l'option Vérification de l'identité. À l'avenir, la vérification de l'identité ne sera plus requise lors de la signature d'un devis.