見積もりに電子署名を使用する

電子署名を使用して、購入者から見積もり を承認してもらう。電子署名は、特定のドキュメントの条件に合意する人物の電子表現です。電子署名は、米国、カナダ、欧州連合、英国、その他多くの国で有効かつ合法です。手書きの署名と同じ法的効力を持ちます。HubSpotの電子署名機能は、Dropbox Sign（旧HelloSign）を利用しています。自社の法務チームに相談して、顧客に対して電子署名を使用することの有効性を理解してください。

始める前に

• HubSpot内の通常の 見積もり作成プロセス の一環として電子署名を使用するために、Dropbox Signでアカウントを作成する必要はありません。
• Commerce Hub シートが割り当てられ ているユーザーは、見積もり設定電子署名オプションを含めることができます。
• コアシート が割り当てられているユーザーは見積もりを設定できませんが、別のユーザーが見積もり送信者として設定したり、 副署名者として設定したりすることはできます。

電子署名の上限について理解する

HubSpotアカウントには、サブスクリプションおよび Commerce Hubシートが割り当てられている ユーザーの数に基づいて、毎月の電子署名数の制限がプールされています。

以下の表を使用して、電子署名の上限を確認してください。

• Commerce Hub   Professional アカウントで1か月に30件の電子署名を使用した場合、20件の電子署名が残り、その月の残りの期間、アカウント内のいずれかのユーザーが使用できます。
• Commerce Hub Enterprise アカウントで1人のユーザーが1か月に50件の電子署名を使用した場合、200件の電子署名が残り、その月の残りの期間中、アカウント内の他のユーザーが使用できます。 上限は翌月の初日にリセットされます。

電子署名の上限を確認する際は、次の点を考慮してください。

• 公開済みの見積もりで電子署名オプションが有効になると、電子署名は制限の対象になります。見積もりに署名しなくても、署名制限に適用できます。
• 複数の署名が必要な見積もりは、 1 つの電子署名として上限に対してカウントされます。例えば、電子署名が有効になっている公開済みの見積もりに3つの署名が必要な場合、誰が見積もりに署名したかに関係なく、1回しか使用回数が制限に対してカウントされません。
• 電子署名リクエストのある見積もりが期限切れになるか取り消された場合、見積もりを再送信すると、上限に対する追加の電子署名としてカウントされます(1つの電子署名は見積もりの初回送信時、もう1つは見積もりの再送信時)。

サブスクリプションにおける電子署名の上限については 、HubSpotの製品 & サービスカタログ でご確認いただけます。また、 アカウントの電子署名の使用状況もご確認いただけます。

電子署名の使用状況を監視する

見積もり設定で、今月これまでに使用した電子署名の数と月間 上限 にどれくらい近づいているかを表示します。月間上限は毎月1日にリセットされます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーで、［オブジェクト］［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[ 電子署名]タブをクリックします。
4. 電子署名の使用状況は、[今月の電子署名の使用状況]に表示されます。

電子署名の上限を引き上げる

アカウントで使用できる電子署名の数を増やすには、カスタマーサクセス マネージャーにお問い合わせください。

見積もりの電子署名を有効にする

見積もりに電子署名フィールドを含めるには、 承認オプションとして[電子署名]を選択します。

免責事項：Dropbox SignがeIDASに準拠しているため、HubSpotのDropbox Signの実装はeIDASに準拠しています。これは法的助言を意図したものではなく、資格のある弁護士に相談する必要がある専門的な法的助言に代わるものではありません

Dropbox Sign は、EU 内で電子署名のコンプライアンスについて信頼できるパートナーに依存しており、信頼できるパートナーの eIDAS ウェブサイトには明示的に表示されません。

見積もりを電子署名する

見積もりに電子署名が有効になっている場合、購入者と副署者は見積もりに署名を追加することができます。

セキュリティーを強化するには、 本人確認をオンにしてください。ID確認をオンにすると、署名者に見積もりへの署名を許可する前に、署名者のIDを確認するための予備的なEメール確認ステップがHubSpotに含まれます。

副署名者は必要に応じて、HubSpotアカウント内から 署名プロセスを開始 できるため、検証の手間が省けます。

購入者と副署名者の双方が、共有見積もりから電子署名プロセスを開始できます。購入者が最初に見積もりに電子署名した場合、副署名者には Eメールが送信されます 。

1. 見積もりにアクセスして電子署名:
   • 購入者は、 共有されている見積もりへのリンクをクリックする必要があります。
   • 副署名者は、見積もり一覧ページから 公開済みの見積もりを表示して副署名 できます。
2. 本人確認が無効になっている場合は、見積もりの下部にある[ 今すぐ署名 ]をクリックします。
   
   
3. 本人確認 が有効になっている場合は、Eメールで本人確認を行います。
   • 共有見積もりの[ 承認] セクションまでスクロールして、名前とEメールアドレスの上にある[ Eメールを確認 ]をクリックします。確認Eメールが送信されたことを確認するために、[確認が送信されました ]が表示されます。[ Eメールを認証]をクリックしてから1時間以内に署名プロセスを完了してください。
     
     

注: [ Eメールを確認 ]ボタンをクリックしてから1時間以内に見積もりに署名しなかった場合、共有見積もりに戻り、もう一度[ Eメールを確認 ]をクリックして、新しい確認Eメールを生成してください。

• • Eメールの受信トレイを開き、件名が「見積もり に署名するには本人確認を行ってください」という件名のEメールを見つけます。［本人確認を行い、見積もりに署名］をクリックし、署名プロセスを開始します。
  • 新しいブラウザータブが開き、本人確認のダイアログボックスが表示されます。［署名を開始］をクリックします。

4. 右上の[ Get started(開始する)] をクリックします。
   
   
5. [承認]で、名前の上にある [クリックして署名]をクリックします 。
   
   
6. ダイアログボックスで、[ 描画]、[ タイプ]、または [アップロード ]タブをクリックし、 署名を追加します。[挿入 ]をクリックして署名を追加します。
7. 右上の［続ける］をクリックします。
8. 右上の[ 編集 ]をクリックして署名を編集します。[ 同意する] をクリックして見積もりに署名を保存します。
9. ［閉じる］をクリックします。
10. 副署名者には、見積もりが署名されたことを通知するEメールが届きます。まだ見積もりに副署名していない場合は、[ 確認して見積もりに副署名 ]をクリックして副署名プロセスを開始できます。

見積もりインデックスページから見積もりに副署名する

副署名者は、見積もり一覧ページから見積もりに署名することもできます。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 署名が必要な見積もりのステータスは [署名待ち]になります。見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー]をクリックします。
3. 右上の[ アクション]をクリックし、[副署名]を選択します。
   
   
4. 見積もりへの署名を続行します。

見積もりの署名ステータスを確認する

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 保留中の署名がある見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー]をクリックします。 
3. 右側のパネルで、[ 署名者]で署名アクティビティーを確認します。
   
   
4. 見積もりが署名されたら、電子署名された見積もりのPDFをダウンロードできます。

注: Dropbox Sign で署名済みの見積もりをダウンロードすると、PDF 版の カバーレター、 エグゼクティブサマリー、 利用規約 のセクションに含まれるハイパーリンクテキストからリンクが削除されます。見積もりのダウンロード後もリンクをクリックできるように、リンク先のテキストの完全なURLを見積もりセクションに含めることをお勧めします。

必要な署名と連署が全てそろったら、署名済みのドキュメントのコピーを顧客に受け取ります。受信者が受け取る通知には、見積もりの有効期限が切れると失効する署名済みドキュメントへのリンクと、レコード用の署名済みドキュメントのPDFコピーが含まれます。

電子署名の本人確認設定を管理する

既定では、見積もり署名プロセスで電子署名を使用する際に本人確認は必要ありません。購入者確認が必要な場合は、設定を有効にしてください。副署名者に確認を求めない場合は、購入者の設定をオンにします。副署名者は、見積もり一覧ページから副署名できます。

本人確認をオンまたはオフにするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーで、［オブジェクト］［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[ 電子署名]タブをクリックします。
4. 確認を有効にして見積もりに署名するときに必須にするには、[ 電子署名設定]の[ ID検証 ]スイッチをオンに切り替えます。設定を有効にした後で見積もりに署名する際には本人確認が必要になります。
5. 認証をオフにするには、[ 電子署名の設定] で [本人確認 ] スイッチをオフにします。この設定をオフにした後は、見積もりに署名する際に本人確認が不要になります。
   
   

次のステップ

• 見積もりを作成します。
• 見積もりを管理します。