Brug e-signaturer med citater

En elektronisk signatur, eller en e-signatur, er en persons elektroniske udtryk for accept af vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannien og mange andre lande. De har samme juridiske vægt som skriftlige underskrifter. HubSpots e-signaturfunktion drives af Dropbox Sign (tidligere HelloSign).

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Du behøver ikke at oprette en konto hos Dropbox Sign for at bruge e-signatur som en del af den almindelige tilbudsoprettelsesproces i HubSpot.
• En bruger med et betalt Sales Hub -sæde kan konfigurere et tilbud til at omfatte en e-signaturmulighed.
• Brugere med et core-sæde kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som tilbudsafsender af en anden bruger eller som medunderskriver.

Forstå grænserne for e-signaturer

• Du kan se grænserne for e-signaturer for dit abonnement i HubSpots katalog over produkter og tjenester og ved at kontrollere brugen af e-signaturer på din konto.
• Du kan også købe ekstra underskrifter ved at kontakte HubSpots salgsteam.

For eksempel:

• En konto med Sales Hub Starter-abonnement har 10 e-signaturer til rådighed for alle brugere på kontoen. Bemærk, at dette ikke er 10 e-signaturer pr. bruger, men 10 til brug på tværs af kontoen af alle brugere. Tilføjelse af flere sæder vil ikke øge grænsen for e-signaturer.
• Brugere med et tildelt Sales Hub-sæde, som er en del af en konto med et Sales Hub Professional-abonnement, har 10 e-signaturer til rådighed. Bemærk, at dette er 10 e-signaturer pr. betalt plads. Hvis kontoen har fem brugere, der hver har et tildelt Sales Hub-sæde, vil kontoen have en basisgrænse for e-signaturer på 50 pr. måned, fordi grænsen deles mellem alle brugere med sæder. En bruger kan bruge 30 e-signaturer på en måned, og så er der 20 tilbage til andre brugere med pladser. Brugere med et core-sæde kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som tilbudsafsender af en anden bruger eller som medunderskriver.
• Brugere med et tildelt Sales Hub-sæde, som er en del af en konto med et Sales Hub Enterprise-abonnement, har 30 e-signaturer til rådighed. Bemærk, at dette er 30 e-signaturer pr. betalt plads. Hvis kontoen har fem brugere, som hver har et tildelt Sales Hub-sæde, vil kontoen have en basisgrænse for e-signaturer på 150 pr. måned, fordi grænsen deles mellem alle brugere med sæder. En bruger kan bruge 30 e-signaturer på en måned, og så er der 120 tilbage til andre brugere med pladser. Brugere med et kernesæde kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som tilbudsafsender af en anden bruger eller som medunderskriver.
  
  • En e-signatur vil tælle med i grænsen, så snart e-signaturmuligheden er slået til for et offentliggjort tilbud. Tilbuddet behøver ikke at være underskrevet for at gælde for underskriftsgrænsen. Et tilbud, der kræver flere underskrifter, tæller kun som én brug i forhold til din grænse.
    • Hvis et offentliggjort tilbud, hvor e-signaturfunktionen er slået til, f.eks. kræver tre underskrifter, tæller det kun som én brug i forhold til din grænse, uanset hvem der har underskrevet tilbuddet.
  • Hvis et tilbud med en anmodning om e-signatur udløber eller tilbagekaldes, vil det at sende tilbuddet igen tælle som en ekstra e-signatur i forhold til din grænse (en e-signatur første gang, tilbuddet sendes, og en anden, når tilbuddet sendes igen).

Aktivér e-signaturer på et tilbud

For at inkludere et e-signaturfelt i et tilbud kan HubSpot-brugere med et betalt Sales Hub -sæde vælge indstillingenBrug underskrift på trinnet Underskrift og betaling i tilbudsbyggeren:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Klik på navnet på et tilbudsudkast, eller opret et nyt tilbud.
• Nederst til højre i tilbudseditoren skal du klikke på Næste, indtil du er kommet til trinnet Underskrift og betaling.
• Vælg Brug e-signatur under Underskriftsmuligheder.
• Under Påkrævede underskrifter skal du vælge de kontakter på tilbuddet, hvis underskrift er påkrævet.

• Under Modunderskrivere skal du vælge de HubSpot-brugere, hvis underskrifter er påkrævet.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering af Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, da Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke være en erstatning for professionel juridisk rådgivning, som du bør konsultere en autoriseret advokat for.

E-signer et tilbud

Når e-signatur er aktiveret for et tilbud, kan købere og medunderskrivere tilføje deres underskrifter til tilbuddet. Af sikkerhedshensyn inkluderer HubSpot et indledende e-mailbekræftelsestrin for at bekræfte underskriverens identitet, før de får lov til at underskrive tilbuddet. Modunderskrivere kan eventuelt starte underskriftsprocessen inde fra HubSpot-kontoen, hvilket fjerner behovet for, at de skal bekræfte deres identitet via e-mail.

Både købere og medunderskrivere kan starte e-signaturprocessen fra et fælles tilbud:

• På det delte tilbud skal du rulle til afsnittet Signatur og derefter klikke på Bekræft for at underskrive ved siden af dit navn på tilbuddet. Du vil derefter få tilsendt en e-mail med de næste trin i underskrivelsen af tilbuddet. Du har en time til at fuldføre underskriftsprocessen, når du har klikket på Bekræft for at underskrive.

Bemærk: Hvis du ikke underskriver tilbuddet inden for en time efter at have klikket på knappen Bekræft for at underskrive, skal du navigere tilbage til det delte tilbud og klikke på Bekræft for at underskrive igen for at generere en ny bekræftelsesmail.

• Gå til din indbakke, og se efter en e-mail med emnelinjen Bekræft venligst din identitet for at underskrive dit tilbud. Klik på Bekræft din identitet og underskriv tilbuddet for at starte underskriftsprocessen.

• En ny browserfane åbnes med en dialogboks, der bekræfter din identitet. Klik på Start signering.
• Det kan du gøre for at underskrive:
  • Klik på Kom i gang i øverste højre hjørne.

• • Klik på Klik for at underskrive ved siden af dit navn i bunden af tilbuddet.

• I dialogboksen skal du tilføje din underskrift ved at klikke på fanerne Tegn, Skriv eller Upload for at vælge din underskriftsmetode. Klik derefter på Indsæt for at tilføje signaturen.
  
  
  
• Klik på Fortsæt øverst til højre.

• Klik på Jeg accepterer for at gemme din underskrift på tilbuddet, eller klik på Rediger for at redigere din underskrift.

• Klik på Luk.

Modunderskrivere vil derefter modtage en e-mail med besked om, at tilbuddet er blevet underskrevet. Denne e-mail indeholder en knap til at starte kontrasigneringsprocessen.

Kontrasignatorer kan også kontrasignere et citat fra citatsiden:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Du vil se dit tilbud på listen med status afventer underskrift. Hold musen over tilbuddet, klik på Handlinger, og klik derefter på Modsignér.
  
  
• Fortsæt til underskriftstrinnene.

Fra tilbuddets indeksside kan du også se signaturens status:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Ved siden af et tilbud med ventende underskrifter skal du klikke på Handlinger og derefter klikke på Detaljer.
• Under Ydelse kan du se tilbuddets underskriftsstatus.
  
  
• Hvis du vil udskrive en downloadet kopi af tilbuddet, skal du klikke på Handlinger ved siden af tilbuddet og derefter klikke på Download.

Bemærk: Hvis du downloader et underskrevet tilbud, fjerner Dropbox Sign links fra enhver hyperlinket tekst, der er inkluderet i afsnittetKommentarer til køber eller Købsbetingelser , fra PDF-versionen af tilbuddet. Det anbefales at medtage den fulde URL til den linkede tekst, så der stadig kan klikkes på linket, når tilbuddet er downloadet.

Din kunde vil modtage en kopi af det dokument, de har underskrevet, når alle nødvendige underskrifter og kontrasignaturer er gennemført. Den meddelelse, de modtager, indeholder et link til det dokument, de har underskrevet, som udløber, når tilbuddet udløber, og en PDF-kopi af det fuldt underskrevne dokument til deres optegnelser.

Overvåg brugen af e-signaturer

I dine tilbudsindstillinger kan du se, hvor mange e-signaturer du har brugt i denne måned indtil videre, og hvor tæt du er på din månedlige grænse. Den månedlige grænse nulstilles den første i hver måned.

Sådan tjekker du din brug af e-signaturer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Quotes i venstre sidepanel.
• Klik på fanen E-signatur.