Brug e-signaturer med citater

En elektronisk signatur, eller en e-signatur, er en persons elektroniske udtryk for accept af vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, Den Europæiske Union, Storbritannien og mange andre lande. De har samme juridiske vægt som skriftlige underskrifter. HubSpots e-signaturfunktion er drevet af Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Kontakt dit eget juridiske team for at få klarhed over gyldigheden af at bruge e-signaturer med dine kunder.

I denne artikel kan du læse om antallet af tilgængelige e-signaturer baseret på dit abonnement, hvordan du aktiverer e-signaturer på et tilbud, og hvordan du e-signerer et tilbud.

Før du går i gang

• Du behøver ikke oprette en konto hos Dropbox Sign for at kunne bruge e-signatur som en del af den normale tilbudsoprettelsesproces i HubSpot.
• En bruger med en tildeltCommerceHub-licens kan konfigurere et tilbud, så det indeholder en mulighed for e-signatur.
• Brugere med en tildelt kerneplads kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som afsenderen af tilbuddet af en anden bruger eller som medunderskriver.

Forstå begrænsninger for e-signaturer

Din HubSpot-konto har en samlet månedlig begrænsning for e-signaturer baseret på dit abonnement og antallet af brugere med en tildelt Commerce Hub-licens.

For eksempel har brugere med en tildelt Commerce Hub-licens , der er en del af en konto med et Commerce Hub Professional-abonnement, 25 e-signaturer til rådighed. Bemærk, at dette er 25 e-signaturer pr. Commerce Hub-licens. Hvis kontoen har to brugere, der hver har en tildelt Commerce Hub-plads, vil kontoen have en basisgrænse for e-signaturer på 50 om måneden

.

Gennemgå grænserne for e-signaturer for dit abonnement i HubSpots produkt- og servicekatalog og ved at kontrollere din kontos brug af e-signaturer.

Brug tabellen nedenfor til at gennemgå, hvordan puljen fungerer for forskellige abonnementer:

• Hvis en bruger brugte 30 e-signaturer på en måned i Commerce Hub Professional-konto, ville der være 20 e-signaturer tilbage, som kunne bruges af begge brugere på kontoen i resten af måneden.
• Hvis en bruger brugte 50 e-signaturer på en måned i Commerce Hub Enterprise-konto, ville der være 200 e-signaturer tilbage, som kunne bruges af alle de andre brugere på kontoen i resten af måneden. Grænsen ville blive nulstillet i begyndelsen af den følgende måned.

Overvej følgende, når du gennemgår grænserne for e-signaturer:

• En e-signatur tæller med i grænsen, så snart e-signaturfunktionen er aktiveret for et offentliggjort tilbud. Tilbuddet behøverikkeat være underskrevet for at tælle med i signaturgrænsen.
• Et tilbud, der kræver flere underskrifter, tæller som én e-signatur i din grænse. Hvis et offentliggjort tilbud med aktiverede e-signaturer f.eks. kræver tre underskrifter, tæller dette kun som én brug i din grænse, uanset hvem der har underskrevet tilbuddet.
• Hvis et tilbud med en anmodning om e-signatur udløber eller tilbagekaldes, tæller genudsendelse af tilbuddet som en ekstra e-signatur i din grænse (én e-signatur for første gang tilbuddet sendes, en anden når tilbuddet genudsendes).

Overvåg brugen af e-signaturer

I dine tilbudsindstillinger kan du se, hvor mange e-signaturer du har brugt i denne måned indtil nu, samt hvor tæt du er på din månedlige grænse. Den månedlige grænse nulstilles den første i hver måned.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå tilObjekter >Tilbud i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen E-signaturøverst.
4. Din brug af e-signaturer vises underBrug af e-signaturer denne måned.

Forøg grænsen for e-signaturer

For at øge antallet af e-signaturer, der er tilgængelige på din konto, skal du kontakte dinkundesuccesmanager.

Aktivér e-signaturer på et tilbud

For at inkludere et felt til e-signatur på et tilbud skal du vælge e-signatur som en acceptmulighed.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering af Dropbox Sign skal være eIDAS-kompatibel, da Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke erstatte professionel juridisk rådgivning, som du bør søge hos en autoriseret advokat.

Dropbox Sign bruger en betroet partner til e-signaturkompatibilitet i EU og vises ikke eksplicit påeIDAS-webstedet for betroede partnere.

E-signér et tilbud

Når e-signatur er aktiveret for et tilbud, kan købere og medunderskrivere tilføje deres underskrifter til tilbuddet.

For ekstra sikkerhed kan du aktivere identitetsverifikation, så HubSpot inkluderer et foreløbigt e-mail-verifikationsskridt for at bekræfte underskriverens identitet, inden de får lov til at underskrive tilbuddet.

Medunderskrivere kan valgfrit starte underskriftsprocessen fra deres HubSpot-konto, hvilket fjerner behovet for verifikation.

Både købere og medunderskrivere kan starte e-signaturprocessen fra et delt tilbud. Medunderskrivere modtager en e-mail, hvis køberen underskriver tilbuddet først:

1. Købere skal klikke på linket til det tilbud, der er delt med dem. Medunderskrivere kan se og medunderskrive et offentliggjort tilbud fra tilbudsindeksets side.
2. Hvis identitetsverifikation er slået fra, skal du klikke på Underskriv nu nederst i tilbuddet.
   
   
3. Hvis identitetsverifikation er slået til, skal du verificere din identitet via e-mail:
   • På det delte tilbud skal du rulle ned til afsnittet Accept og klikke på Bekræft e-mail over dit navn og din e-mailadresse. Bekræftelse sendt vises for at bekræfte, at en bekræftelses-e-mail er blevet sendt. Du har en time til at gennemføre underskriftsprocessen, efter du har klikket på Bekræft e-mail.
     
     

Bemærk: Hvis du ikke underskriver tilbuddet inden for en time efter at have klikket på knappen Bekræft e-mail,skal du navigere tilbage til det delte tilbud og klikke på Bekræft e-mail igen for at generere en ny bekræftelses-e-mail.

• • Åbn din e-mail-indbakke, og find e-mailen med emnelinjen Bekræft din identitet for at underskrive dit tilbud. Klik på Bekræft din identitet og underskriv tilbud for at starte underskriftsprocessen.
  • Der åbnes en ny browserfane med en dialogboks, hvor du skal bekræfte din identitet. Klik på Start underskrivning.

4. Klik på Kom i gang øverst til højre.
   
   
5. Under Accept klikker du på Klik for at underskrive over dit navn.
   
   
6. I dialogboksen skal du klikke på fanerne "Tegn", "Skriv" eller "Upload " og tilføje din underskrift. Klik på "Indsæt" for at tilføje underskriften.
7. Klik på Fortsæt øverst til højre.
8. Klik på Rediger øverst til højre for at redigere din underskrift. Klik på Jeg accepterer for at gemme din underskrift på tilbuddet.
9. Klik på Luk.
10. Medunderskrivere modtager en e-mail med besked om, at tilbuddet er blevet underskrevet. Hvis de endnu ikke har medunderskrevet tilbuddet, kan de klikke på Gennemse og medunderskrive tilbud for at starte medunderskrivelsesprocessen.

Kontrasigner et tilbud fra tilbudsindeks-siden

Kontrasignatører kan også kontrasignere et tilbud fra tilbudsindeks-siden:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Tilbud, der kræver en underskrift, har status Ventende underskrift. Hold markøren over tilbuddet, og klik på Vis eksempel.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefterKontrasigner.
   
   
4. Fortsæt med underskriftstrinene.

Gennemgå underskriftsstatus for et tilbud

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Hold markøren over et tilbud med ventende underskrifter, og klik på Vis eksempel. 
3. I panelet til højre kan du se underskriftsaktiviteten under Underskrivere.
   
   
4. Lær, hvordan dudownloader en PDF-fil af et e-underskrevet tilbud.

Bemærk: Hvis du downloader et underskrevet tilbud, fjerner Dropbox Sign links fra al hyperlinket tekst i afsnittene Følgebrev, Resumé eller Vilkår i PDF-versionen af tilbuddet. Det anbefales at inkludere den fulde URL for den linkede tekst i tilbudsafsnittene, så linket stadig kan klikkes på, efter at tilbuddet er downloadet.

Vores kunde modtager en kopi af det dokument, de har underskrevet, når alle nødvendige underskrifter og medunderskrifter er færdige. Den meddelelse, de modtager, indeholder et link til det dokument, de har underskrevet, som udløber, når tilbuddet udløber, samt en PDF-kopi af det underskrevne dokument til deres arkiver.

Administrer indstillinger for identitetsbekræftelse af e-signaturer

Som standard kræver e-signaturer ikke identitetsbekræftelse under tilbudsunderskrivningsprocessen. Hvis køberbekræftelse er påkrævet, skal du aktivere indstillingen. Hvis du ikke kræver, at medunderskrivere skal bekræfte, skal du aktivere indstillingen for købere. Medunderskrivere kan dereftermedunderskrive fra tilbudsindeks-siden.

Sådan aktiveres eller deaktiveres identitetsbekræftelse:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå tilObjekter >Tilbud i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen E-signaturøverst.
4. For at aktivere verifikation og kræve den ved underskrivelse af et tilbud skal du under Indstillinger for e-signatur aktivere identitetsverifikationsknappen. Identitetsverifikation vil være påkrævet ved underskrivelse af tilbud, når indstillingen er aktiveret.
5. For at slå verifikationen fra skal du under Indstillinger for e-signatur slå identitetsverifikationen fra. Identitetsverifikation vil ikke være påkrævet, når du underskriver tilbud, efter at indstillingen er slået fra.
   
   

Næste trin

• Lær, hvordan du opretter tilbud.
• Lær, hvordan du administrerer tilbud.