Brug e-signaturer med tilbud

En elektronisk signatur, eller en e-signatur, er en persons elektroniske udtryk for accept af betingelserne i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannien og mange andre lande. De har samme juridiske vægt som skriftlige underskrifter. HubSpots e-signaturfunktion er drevet af Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Du behøver ikke at oprette en konto hos Dropbox Sign for at bruge e-sign som en del af den almindelige tilbudsoprettelsesproces i HubSpot.

I HubSpot kan en bruger med et betalt SalesHub-sæde konfigurere et tilbud til at inkludere en mulighed for e-signatur. Nedenfor kan du læse mere om e-signaturer, og hvordan du e-signerer et tilbud.

Forstå grænserne for e-signatur

• Hver HubSpot-konto har en samlet grænse for e-signaturer baseret på abonnementet og antallet af betalte brugere.
  • Du kan se grænserne for e-signaturer for dit abonnement i HubSpots Products & Services-katalog og ved at tjekke din kontos forbrug af e-signaturer.
  • Du kan også købe ekstra signaturer ved at kontakte HubSpots salgsteam.

• En e-signatur tæller med i grænsen, så snart e-signaturmuligheden er slået til for et offentliggjort tilbud. Tilbuddet behøver ikke at være underskrevet for at tælle med i underskriftsgrænsen. Et tilbud, der kræver flere underskrifter, tæller kun som én brug i forhold til din grænse .
  • Hvis et offentliggjort tilbud med e-signaturmuligheden slået til f.eks. kræver tre underskrifter, tæller det kun som én brug i forhold til din grænse, uanset hvem der har underskrevet tilbuddet.
• Hvis et tilbud med en e-signaturanmodning udløber eller tilbagekaldes, vil en ny afsendelse af tilbuddet tælle som en ekstra e-signatur i forhold til din grænse (en e-signatur første gang tilbuddet sendes, og en anden når tilbuddet sendes igen).

Aktivér e-signaturer på et tilbud

For at inkludere et e-signaturfelt i et tilbud kan HubSpot-brugere med et betalt SalesHub-sæde vælge indstillingenBrug signatur på trinnet Signatur og betaling i tilbudsbyggeren:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Klik på navnet på et udkast til et tilbud, eller opret et nyt tilbud.
• Klik på Næste nederst til højre i tilbudseditoren, indtil du er kommet til trinnet Underskrift og betaling.
• Under Underskriftsmuligheder skal du vælge Brug e-signatur.
• Under Påkrævede underskrifter skal du vælge de kontakter på tilbuddet, hvis underskrift er påkrævet.
• Under Modunderskrivere skal du vælge de HubSpot-brugere, hvis underskrifter er påkrævet.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering af Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, da Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke være en erstatning for professionel juridisk rådgivning, som du bør konsultere en autoriseret advokat for.

E-signér et tilbud

Når e-signatur er aktiveret for et tilbud, kan købere og medunderskrivere tilføje deres signaturer til tilbuddet. Af sikkerhedshensyn inkluderer HubSpot et indledende e-mailbekræftelsestrin for at bekræfte underskriverens identitet, før vedkommende får lov til at underskrive tilbuddet. Medunderskrivere kan eventuelt starte underskriftsprocessen inde fra HubSpot-kontoen, hvilket fjerner behovet for, at de bekræfter deres identitet via e-mail.

Både købere og medunderskrivere kan starte e-signaturprocessen fra et delt tilbud:

• På det delte tilbud skal du rulle til afsnittet Signatur og derefter klikke på Bekræft for at underskrive ved siden af dit navn på tilbuddet. Du får derefter tilsendt en e-mail med de næste trin til at underskrive tilbuddet. Du har en time til at gennemføre underskriftsprocessen, når du har klikket på Bekræft for at underskrive.

Bemærk: Hvis du ikke underskriver tilbuddet inden for en time efter at have klikket på knappen Bekræft for at underskrive, skal du navigere tilbage til det delte tilbud og klikke på Bekræft for at underskrive igen for at generere en ny bekræftelses-e-mail.

• Gå til din e-mail-indbakke, og se efter en e-mail med emnelinjen Bekræft din identitet for at underskrive dit tilbud. Klik på Verify your identity and sign quote for at starte underskriftsprocessen.

• En ny browserfane åbnes med en dialogboks, der bekræfter din identitet. Klik på Start signering.
• For at underskrive kan du:
  • Klik på Kom i gang i øverste højre hjørne.

• • Klik på Klik for at underskrive ved siden af dit navn nederst i tilbuddet.

• I dialogboksen skal du tilføje din underskrift ved at klikke på fanerne Tegn, Skriv eller Upload for at vælge din underskriftsmetode. Klik derefter på Indsæt for at tilføje signaturen.
  
  
  
• Klik på Fortsæt øverst til højre.

• Klik på Jeg accepterer for at gemme din underskrift på tilbuddet, eller klik på Rediger for at redigere din underskrift.

• Klik på Luk.

Modunderskrivere vil derefter modtage en e-mail med besked om, at tilbuddet er blevet underskrevet. Denne e-mail indeholder en knap til at starte modunderskriftsprocessen.

Medunderskrivere kan også medunderskrive et tilbud fra siden med tilbudsindekset:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Du vil se dit tilbud opført med status Afventer underskrift. Hold musen over tilbuddet, klik på Handlinger, og klik derefter på Medunderskriver.
  
  
• Fortsæt til underskriftstrinnene.

Du kan også gennemgå underskriftsstatus fra tilbudsindekset:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Ved siden af et tilbud med ventende underskrifter skal du klikke på Handlinger og derefter klikke på Detaljer.
• Under Performance kan du se tilbuddets signaturstatus.
  
  
• Hvis du vil udskrive en downloadet kopi af tilbuddet, skal du klikke på Handlinger ved siden af tilbuddet og derefter klikke på Download.

Bemærk: Hvis du downloader et underskrevet tilbud, fjerner Dropbox Sign links fra eventuel hyperlinket tekst i afsnittetKommentarer til køber eller Købsbetingelser fra PDF-versionen af tilbuddet. Det anbefales at medtage den fulde URL til den linkede tekst, så linket stadig kan klikkes på, når tilbuddet er downloadet.

Din kunde modtager en kopi af det dokument, som han/hun har underskrevet, når alle nødvendige underskrifter og kontrasignaturer er gennemført. Den meddelelse, de modtager, indeholder et link til det underskrevne dokument, som udløber, når tilbuddet udløber, og en PDF-kopi af det fuldt underskrevne dokument til deres optegnelser.

Overvåg brugen af e-signaturer

I dine tilbudsindstillinger kan du se, hvor mange e-signaturer du har brugt indtil videre i denne måned, og hvor tæt du er på din månedlige grænse.

Sådan tjekker du dit forbrug af e-signaturer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• I venstre sidebar skal du navigere til Objekter > Citater.
• Klik på fanen E-signatur.