Brug e-signaturer med citater

En elektronisk signatur, eller en e-signatur, er en persons elektroniske udtryk for accept af vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannien og mange andre lande. De har samme juridiske vægt som skriftlige underskrifter. HubSpots e-signaturfunktion drives af Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Rådfør dig med dit eget juridiske team for at forstå gyldigheden af at bruge e-signaturer med dine kunder.

Nedenfor kan du læse mere om e-signaturer og om, hvordan du e-signerer et tilbud.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Du behøver ikke at oprette en konto hos Dropbox Sign for at kunne bruge e-signatur som en del af den almindelige tilbudsoprettelsesproces i HubSpot.
• En bruger med et betalt Commerce Hub -sæde kan konfigurere et tilbud til at omfatte en e-signaturmulighed.
• Brugere med et core-sæde kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som tilbudsafsender af en anden bruger eller som medunderskriver.

Forstå grænserne for e-signaturer

• Du kan se grænserne for e-signaturer for dit abonnement i HubSpots katalog over produkter og tjenester og ved at tjekke din kontos forbrug af e-signaturer.
• Du kan købe yderligere signaturer ved at kontakte HubSpots salgsteam.

For eksempel:

• Brugere med et tildelt Commerce Hub-sæde, som er en del af en konto med et Commerce Hub Professional-abonnement, har 25 fem e-signaturer til rådighed. Bemærk, at dette er 25 e-signaturer pr. Commerce Hub-sæde. Hvis kontoen har to brugere, som hver har fået tildelt et Commerce Hub-sæde, vil kontoen have en basisgrænse for e-signaturer på 50 pr. måned, fordi grænsen deles mellem alle brugere med sæder. En bruger kan bruge 30 e-signaturer på en måned, og så er der 20 tilbage til andre brugere med pladser. Brugere med et core-sæde kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som tilbudsafsender af en anden bruger eller som medunderskriver.
• Brugere med et tildelt Commerce Hub-sæde , som er en del af en konto med et Commerce Hub Enterprise-abonnement, har 50 e-signaturer til rådighed. Bemærk, at dette er 50 e-signaturer pr. Commerce Hub-sæde. Hvis kontoen har fem brugere, som hver har et tildelt Commerce Hub-sæde, vil kontoen have en basisgrænse for e-signaturer på 250 pr. måned, fordi grænsen deles mellem alle brugere med sæder. En bruger kan bruge 30 e-signaturer på en måned, og så er der 220 tilbage til andre brugere med pladser. Brugere med et kernesæde kan ikke konfigurere et tilbud, men kan indstilles som tilbudsafsender af en anden bruger eller som medunderskriver.
  
  • En e-signatur tæller med i grænsen, så snart e-signaturmuligheden er slået til for et offentliggjort tilbud. Tilbuddet behøver ikke at være underskrevet for at gælde for underskriftsgrænsen. Et tilbud, der kræver flere underskrifter, tæller kun som én brug i forhold til din grænse.
  • Hvis f.eks. et offentliggjort tilbud med e-signaturmuligheden slået til kræver tre underskrifter, tæller det kun som én brug i forhold til din grænse, uanset hvem der har underskrevet tilbuddet.
  • Hvis et tilbud med en anmodning om e-signatur udløber eller tilbagekaldes, vil gensendelse af tilbuddet tælle som en ekstra e-signatur i forhold til din grænse (en e-signatur første gang, tilbuddet sendes, og en anden, når tilbuddet sendes igen).

Aktivér e-signaturer på et tilbud

For at inkludere et e-signaturfelt i et tilbud kan HubSpot-brugere vælge e-signatur som en acceptmulighed i tilbuddet.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering af Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, da Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke være en erstatning for professionel juridisk rådgivning, som du bør konsultere en autoriseret advokat for.

Dropbox Sign bruger en betroet partner til overholdelse af e-signaturer i EU og vises ikke eksplicit på eIDAS-webstedet for betroede partnere.

E-signer et tilbud

Når e-signatur er aktiveret for et tilbud, kan købere og medunderskrivere tilføje deres signaturer til tilbuddet.

For ekstra sikkerhed kan du slå identitetsbekræftelse til, så HubSpot inkluderer et indledende e-mailbekræftelsestrin for at bekræfte underskriverens identitet, før de får lov til at underskrive tilbuddet. Hvis du ikke har brug for identitetsbekræftelse, kan du slå dette krav fra, eller medunderskrivere kan vælge at starte underskriftsprocessen inde fra HubSpot-kontoen, hvilket fjerner behovet for bekræftelse.

Både købere og medunderskrivere kan starte e-signaturprocessen fra et delt tilbud:

1. Hvis identitetsbekræftelse er slået til, skal du bekræfte din identitet via e-mail:
   • Rul til afsnittet Signatur på det delte tilbud, og klik derefter på Bekræft e-mail nederst på tilbuddet. Du vil derefter få tilsendt en e-mail med de næste skridt til at underskrive tilbuddet. Du har en time til at fuldføre underskriftsprocessen, når du har klikket på Bekræft e-mail.

Bemærk: Hvis du ikke underskriver tilbuddet inden for en time efter at have klikket på knappen Bekræft e-mail, skal du navigere tilbage til det delte tilbud og klikke på Bekræft e-mail igen for at generere en ny bekræftelses-e-mail.

• • Gå til din indbakke, og se efter en e-mail med emnelinjen Bekræft venligst din identitet for at underskrive dit tilbud. Klik påBekræft din identitet og underskriv tilbuddet for at starte underskriftsprocessen.

1. • En ny browserfane åbnes med en dialogboks, der bekræfter din identitet. Klik på Start underskrift.
2. For at underskrive skal du klikke på Kom i gang i øverste højre hjørne eller klikke på Klik for at underskrive i underskriftsboksen.
   
   
   • Klik på Klik for at underskrive ved siden af dit navn i bunden af tilbuddet.
3. I dialogboksen skal du tilføje din underskrift ved at klikke på fanerne Tegn,Skriv eller Upload for at vælge din underskriftsmetode. Klik derefter på Indsæt for at tilføje signaturen.
4. Klik på Fortsæt øverst til højre.
5. Klik på Jeg accepterer for at gemme din underskrift på tilbuddet, eller klik på Rediger for at redigere din underskrift.
6. Klik på Luk.
7. Modunderskrivere vil modtage en e-mail med besked om, at tilbuddet er underskrevet, og klikke på Gennemgå og modunderskriv tilbud for at starte modunderskrivelsesprocessen.

Kontrasignatorer kan også kontrasignere et tilbud fra siden med tilbudsindekset:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Du vil se dit tilbud med en status som Afventer underskrift. Hold musen over tilbuddet, og klik på Forhåndsvisning.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Modsignér.
   
   
4. Fortsæt til underskriftstrinnene.

Du kan også se underskriftsstatus fra tilbuddets indeksside:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Hold musen over et tilbud med ventende underskrifter, og klik på Forhåndsvisning.
3. I højre panel kan du se underskriftsaktiviteten under Underskrivere.
   
   
4. Hvis du vil udskrive en downloadet kopi af tilbuddet, skal du klikke på Forhåndsvisning ved siden af tilbuddet og derefter klikke på Handlinger øverst til højre og vælge Download.

Bemærk: Hvis du downloader et underskrevet tilbud, fjerner Dropbox Sign links fra enhver tekst med hyperlink i afsnittene Følgebrev, Resumé eller Vilkår fra PDF-versionen af tilbuddet. Det anbefales at medtage den fulde URL til den linkede tekst, så der stadig kan klikkes på linket, når tilbuddet er downloadet.

Din kunde vil modtage en kopi af det dokument, de har underskrevet, når alle nødvendige underskrifter og kontrasignaturer er gennemført. Den meddelelse, de modtager, indeholder et link til det dokument, de har underskrevet, som udløber, når tilbuddet udløber, og en PDF-kopi af det fuldt underskrevne dokument til deres arkivering.

Overvåg brugen af e-signaturer

I dine tilbudsindstillinger kan du se, hvor mange e-signaturer du har brugt i denne måned indtil videre, og hvor tæt du er på din månedlige grænse. Den månedlige grænse nulstilles den første i hver måned.

Sådan tjekker du dit forbrug af e-signaturer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Quotes i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen E-signatur.

Administrer indstillinger for identitetsbekræftelse af e-signatur

Som standard kræver e-signaturer ikke identitetsbekræftelse under tilbudssigneringsprocessen, men du kan slå dette krav til. Hvis du vil kræve køberbekræftelse, men ikke har brug for bekræftelse af medunderskrivere, kan du slå indstillingen til og få medunderskrivere til at underskrive inde fra HubSpot.

Sådan slår du identitetsbekræftelse til eller fra:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Quotes i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen E-signatur.
4. For at slå verifikationen til og kræve den, når du underskriver et tilbud, skal du slå Identitetsverifikation til under E-signaturindstillinger. Fremover vil identitetsbekræftelse være påkrævet, når man underskriver et tilbud.
5. Hvis du vil slå verifikation fra, skal du slå kontakten Identitetsverifikation fra. Fremover vil identitetsbekræftelse ikke være påkrævet, når du underskriver et tilbud.