Usar assinaturas eletrônicas com orçamentos

Use assinaturas eletrônicas para obter a aceitação de um orçamento de um comprador. Uma assinatura eletrônica, ou e-signature, é uma expressão de acordo de uma pessoa aos termos de um documento específico. 

Assinaturas eletrônicas são válidas e legais nos Estados Unidos, Canadá, União Europeia, Reino Unido e em muitos outros países. Elas têm o mesmo peso jurídico que as assinaturas por escrito. O recurso de assinatura eletrônica do HubSpot usa a tecnologia Dropbox Sign (antigo HelloSign). Consulte sua própria equipe jurídica para entender a validade do uso de assinaturas eletrônicas com seus clientes.

Antes de começar

• Você não precisa criar uma conta com o Dropbox Sign para usar o e-sign como parte do processo regular de criação de orçamentos no HubSpot.
• Um usuário com uma licença atribuída do Revenue Hub  pode configurar um orçamento para incluir uma opção de assinatura eletrônica.
• Os usuários com uma licença principal atribuída não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como o remetente do orçamento por outro usuário ou como um signatário.

Entenda os limites de assinaturas eletrônicas

Sua conta da HubSpot tem um limite mensal de assinaturas eletrônicas com base na sua assinatura e no número de usuários com uma licença atribuída do Revenue Hub.

Use a tabela abaixo para revisar os exemplos de limite de assinatura eletrônica:

• Se um usuário usou 30 assinaturas eletrônicas em um mês na conta do Revenue Hub Professional , 20 assinaturas eletrônicas permanecerão e poderão ser usadas por qualquer um dos usuários na conta durante o resto do mês.
• Se um usuário usou 50 assinaturas eletrônicas em um mês na conta do Revenue Hub Enterprise , 200 assinaturas eletrônicas permanecerão e poderão ser usadas por qualquer um dos outros usuários na conta durante o resto do mês. O limite seria redefinido no início do próximo mês.

Considere o seguinte ao revisar os limites de assinatura eletrônica:

• Uma assinatura eletrônica contará para o limite assim que a opção de assinatura eletrônica for ativada para um orçamento publicado. O orçamento não precisa ser assinado para se aplicar ao limite de assinatura.
• Um orçamento que requer várias assinaturas conta como uma assinatura eletrônica no limite. Por exemplo, se um orçamento publicado com assinaturas eletrônicas habilitadas exigir três assinaturas, isso só contará como um uso próximo ao seu limite, independentemente de quem assinou o orçamento.
• Se um orçamento com uma solicitação de assinatura eletrônica expirar ou for cancelado, o reenvio do orçamento contará como uma assinatura eletrônica adicional próximo ao seu limite (uma assinatura eletrônica pela primeira vez em que o orçamento é enviado, outra quando o orçamento é reenviado).

Revise os limites de assinatura eletrônica de sua assinatura em Catálogo de serviços de produtos & da HubSpot e verificando o uso da assinatura eletrônica da sua conta.

Monitorar o uso de assinaturas eletrônicas

Nas configurações de orçamento, exiba quantas assinaturas eletrônicas você usou este mês até agora e como você fecha ao limite mensal . O limite mensal é redefinido no primeiro dia de cada mês.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Assinatura eletrônica.
4. Seu uso de assinatura eletrônica é mostrado em Uso de assinatura eletrônica neste mês.

Aumentar limite de assinaturas eletrônicas

Para aumentar o número de assinaturas eletrônicas disponíveis na sua conta, entre em contato com o gerente de sucesso do cliente.

Ativar assinaturas eletrônicas em um orçamento

Para incluir um campo de assinatura eletrônica em um orçamento, selecione assinatura eletrônica como uma opção de aceitação.

Isenção de responsabilidade: a implementação do Dropbox Sign pela HubSpot deve cumprir o eIDAS, pois o Dropbox Sign cumpre o eIDAS. Este não é para ser um aconselhamento jurídico e não deve ser um substituto para o aconselhamento jurídico profissional, para o qual você deve consultar um advogado licenciado.

Dropbox Sign usa um parceiro confiável para conformidade de assinatura eletrônica na UE e não aparecerá explicitamente no site eIDAS de parceiros confiáveis.

Reatribuir um signatário eletrônico

O signatário eletrônico de um orçamento pode reatribuir o requisito de assinatura a outra pessoa em sua organização. Saiba mais sobre como ativar a reatribuição de assinatura eletrônica. 

Revisar atividade de reatribuição de orçamento

Quando um orçamento é reatribuído a um novo signatário, a alteração é registrada como uma atividade no orçamento.

• Na sua conta da HubSpot:

  • A reatribuição aparece no painel de visualização do orçamento em Atividades do Orçamento.

  • Somente usuários com acesso ao orçamento podem visualizar esta atividade.

  • A atividade não aparece nos registros associados (por exemplo, contato e empresa).

• Acesso à API: quote a atividade de reatribuição pode estar disponível por meio de APIs, dependendo de como o evento está configurado e das permissões da solicitação da API.

Assinar eletronicamente um orçamento

Quando a assinatura eletrônica está habilitada para um orçamento, compradores e cossignatários podem adicionar suas assinaturas ao orçamento.

• Para maior segurança, ative a verificação de identidade. Com a verificação de identidade ativada, a HubSpot incluirá uma etapa preliminar de verificação de e-mail para confirmar a identidade do signatário antes de permitir que ele assine o orçamento.

• Os signatáriospodem, opcionalmente, iniciar o processo de assinatura em sua conta da HubSpot, o que elimina a necessidade de verificação.

Tanto compradores quanto contrasignatários podem iniciar o processo de assinatura eletrônica a partir de um orçamento compartilhado. Os contratados serão enviados por e-mail se o comprador assinar o orçamento primeiro:

1. Acesse o orçamento para assinar eletronicamente:
   • Os compradores devem clicar no link do orçamento compartilhado com eles.
   • Os signatários podem exibir e referendar um orçamento publicado a partir da página de índice de cotações.
2. Se uma senha tiver sido definida no orçamento, o comprador deverá inserir seu endereço de e-mail e a senha do orçamento.
3. Se o orçamento permitir que o signatário eletrônico seja reatribuído, o comprador poderá clicar em Reatribuir este signatário do orçamento para atribuir o orçamento a um signatário diferente.
   
   
   
   • O comprador pode preencher os detalhes do novo signatário e clicar em Reatribuir no canto superior direito.
     
     
     
   • Tanto o signatário do orçamento anterior quanto o novo serão notificados por e-mail. O novo signatário pode clicar em Ver o orçamento
     
     no e-mail para abrir o orçamento para assinar.
     
     
     
4. Se a verificação de identidade estiver desativada, clique em Assinar agora na parte inferior do orçamento.
   
   
   
5. Se a verificação de identidade estiver ativada, verifique sua identidade por e-mail:
   • No orçamento compartilhado, vá até a seção Aceitação e clique em Verificar e-mail acima de seu nome e endereço de e-mail. A verificação enviada será exibida para confirmar se um e-mail de verificação foi enviado. Você tem uma hora para concluir o processo de assinatura depois de clicar em Verificar e-mail. Se você não assinar o orçamento no prazo de uma hora após clicar em Verificar e-mail, volte para o orçamento compartilhado e clique em Verificar e-mail novamente para gerar um novo e-mail de verificação.
     
     
     
   • Abra sua caixa de entrada de e-mail e localize o e-mail com o assunto Verifique sua identidade para assinar o orçamento de . Clique em Verificar sua identidade e assinar o orçamento para iniciar o processo de assinatura.

Observação: se o e-mail de verificação não chegar, confirme o endereço de e-mail do destinatário, revise o status ou os registros de entrega do e-mail (se disponíveis) e peça ao destinatário para pesquisar todas as pastas de e-mail. Os e-mails de verificação são enviados do success@hubspot.com ou do endereço de e-mail definido nas configurações do orçamento. Se o destinatário ainda não conseguir encontrar o e-mail, revise as etapas de solução de problemas para saber por que os destinatários podem não receber e-mails de notificação ou do sistema da HubSpot.

• • Uma nova guia do navegador será aberta com uma caixa de diálogo para confirmar a sua identidade. Clique em Iniciar assinatura. Se encontrar um erro ao clicar em Começar a assinar, clique em Verificar e-mail no e-mail uma hora após recebê-lo para reiniciar o processo de verificação.

6. Clique em Introdução no canto superior direito.
   
   
   
7. Em Aceitação, clique em Clique para assinar acima do seu nome.
   
   
   
8. Na caixa de diálogo, clique nas guias Desenhar, Tipo ou Desenhar. Clique em Inserir para adicionar a assinatura.
9. No canto superior direito, clique em Continuar.
10. No canto superior direito, clique em Editar para editar sua assinatura. Clique em Concordo para salvar sua assinatura no orçamento.
11. Clique em Fechar.
12. Os contrasignatários receberão um e-mail notificando-os de que o orçamento foi assinado. Se ainda não tiverem assinado o orçamento, eles poderão clicar em Revisar e assinar o orçamento para iniciar o processo de assinatura. 
13. O orçamento está assinado, mas ainda não foi pago. Se você não estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados e a configuração Criar contratos automaticamente a partir de orçamentos aceitos estiver ativada, um registro de contrato será criado automaticamente quando um orçamento for aceito pelo comprador. Saiba mais sobre como usar contratos no HubSpot.
14. Se o orçamento tiver os pagamentos online ativados:
    • Se você estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados, um contrato e faturas serão gerados automaticamente para o orçamento, e o pagamento será feito por meio da fatura. Os contratos são usados para gerenciar o faturamento contínuo, a criaçãode faturas e a cobrança de pagamentos. Saiba mais sobre o processo beta do Connected CPQ, Billing and Payments.
    • Se você não estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados, na parte superior do orçamento, o comprador clica em Configurar pagamento. Eles também podem fechar e revisar o orçamento mais tarde para configurar o pagamento. 

ContraAssinar um orçamento na página de índice de cotações

Os contrasignatários também podem assinar um orçamento na página de índice de orçamentos:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e, em seguida, navegue até Receita > Orçamentos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Orçamentos.
2. As cotações que requerem uma assinatura terão um status de Assinatura pendente. Passe o mouse sobre o orçamento e clique em Visualizar.
3. Na parte superior direita, clique em Ações e selecione Contrassinal.
   
   
   
4. Continue assinando o orçamento .

Revisar o status da assinatura de um orçamento

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e, em seguida, navegue até Receita > Orçamentos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Orçamentos.
2. Passe o mouse sobre um orçamento com assinaturas pendentes e clique em Visualizar. 
3. No painel direito, exiba a atividade de assinatura em Signatários.
   
   
   
4. Após a assinatura do orçamento, você poderá baixar o PDF de um orçamento assinado eletronicamente.

Observe: se você baixar um orçamento assinado, o Dropbox Sign remove links de qualquer texto com hiperlink incluído na carta de apresentação, no resumo executivo, ou na versão PDF do orçamento. É recomendável incluir a URL completa do texto vinculado nas seções de orçamento, para que o link ainda possa ser clicado após o download do orçamento.

O cliente receberá uma cópia do documento assinado assim que todas as assinaturas e co-assinaturas necessárias forem concluídas. A notificação que recebem inclui um link para o documento assinado, que expira com o vencimento do orçamento, e uma cópia em PDF do documento assinado para seus registros.

Próximas etapas

• Criar orçamentos.
• Gerenciar orçamentos.