Usar assinaturas eletrônicas com orçamentos

Uma assinatura eletrônica, ou e-signature, é uma expressão de acordo de uma pessoa aos termos de um documento específico. As assinaturas eletrônicas são válidas e legais nos Estados Unidos, Canadá, União Europeia, Reino Unido e em muitos outros países. Elas têm o mesmo peso jurídico que as assinaturas por escrito. O recurso de assinatura eletrônica do HubSpot é possibilitado pelo Dropbox Sign (antigo HelloSign). 

Entenda as limitações e considerações

• Você não precisa criar uma conta com o Dropbox Sign para usar o e-sign como parte do processo regular de criação de orçamentos no HubSpot.
• Um usuário com um assento de Sales hub pago pode configurar um orçamento para incluir uma opção de assinatura eletrônica.
• Os usuários com uma licença principal não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como remetente do orçamento por outro usuário ou como contrasignatário.

Entenda os limites de assinaturas eletrônicas

• Você pode revisar os limites de assinatura eletrônica da sua assinatura no Catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot e verificar o uso da assinatura eletrônica da sua conta.
• Você também pode comprar assinaturas adicionais entrando em contato com a equipe de vendas da HubSpot.

Por exemplo:

• Uma conta com uma assinatura do Sales Hub Starter inclui 10 assinaturas eletrônicas disponíveis para todos os usuários na conta. Observe que isso não significa 10 assinaturas eletrônicas por usuário e sim para utilização em toda a conta por todos os usuários. Adicionar mais licenças não aumentará o limite de assinaturas eletrônicas.
• Usuários com uma licença atribuída do Sales Hub, que fazem parte de uma conta com uma assinatura do Sales Hub Professional, têm 10 assinaturas eletrônicas disponíveis para uso. Observe que são 10 assinaturas eletrônicas por licença paga. Se a conta tiver cinco usuários, cada um com uma estação de Sales hub atribuída, a conta terá um limite de assinatura eletrônica base de 50 por mês, porque o limite é agrupado entre todos os usuários com estações. Um usuário poderia usar 30 assinaturas eletrônicas em um mês e deixar as outras 20 para outros usuários com licenças. Os usuários com uma licença principal não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como remetente do orçamento por outro usuário ou como um signatário.
• Usuários com uma licença atribuída do Sales Hub, que fazem parte de uma conta com uma assinatura do Sales Hub Enterprise, têm 30 assinaturas eletrônicas disponíveis para uso. Observe que são 30 assinaturas eletrônicas por licença paga. Se a conta tiver cinco usuários, cada um com uma estação de Sales hub atribuída, a conta terá um limite de assinatura eletrônica base de 150 por mês, porque o limite é agrupado entre todos os usuários com estações. Um usuário poderia usar 30 assinaturas eletrônicas em um mês e deixar as outras 120 para outros usuários com licenças. Os usuários com uma licença principal não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como remetente do orçamento por outro usuário ou como um signatário.
  
  • Uma assinatura eletrônica será contabilizada no limite assim que a opção de assinatura eletrônica estiver ativada para um orçamento publicado. O orçamento não precisa ser assinado para ser aplicado ao limite de assinatura. Um orçamento que exige várias assinaturas só conta como um uso em seu limite.
    • Por exemplo, se um orçamento publicado com a opção de assinatura eletrônica ativada exigir três assinaturas, ele só contará como um uso em seu limite, independentemente de quem assinar o orçamento.
  • Se um orçamento com uma solicitação de assinatura eletrônica expirar ou for removido, o reenvio do orçamento contará como uma assinatura eletrônica adicional em relação ao seu limite (uma assinatura eletrônica pela primeira vez que o orçamento foi enviado e outra quando o orçamento foi reenviado).

Ativar assinaturas eletrônicas em um orçamento

Para incluir um campo de assinatura eletrônica em um orçamento, os usuários do HubSpot com um Sales hub pago podem selecionar o Assinatura & de pagamento etapa do construtor de orçamentos:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Clique no nome de um rascunho de orçamento ou crie um novo orçamento. 
• No canto inferior direito do editor de orçamento, clique em Próximo até a etapa Assinatura e pagamento.
• Em Opções de assinatura, selecione Usar assinatura eletrônica.
• Em Assinaturas necessárias, selecione os contatos cuja assinatura é necessária no orçamento.
• Em ContraSignatários, selecione os usuários do HubSpot cujas assinaturas são necessárias.

Isenção de responsabilidade: a implementação do Dropbox Sign pela HubSpot deve cumprir o eIDAS, pois o Dropbox Sign cumpre o eIDAS. Isso não deve ser considerado como aconselhamento jurídico, nem substitui o aconselhamento jurídico profissional, caso em que você deve consultar um advogado licenciado.

Assinar eletronicamente um orçamento

Quando a assinatura eletrônica está habilitada para um orçamento, compradores e cossignatários podem adicionar suas assinaturas ao orçamento.

Para maior segurança, você pode ativar a verificação de identidade para que o HubSpot inclua uma etapa de verificação de email preliminar para confirmar a identidade do signatário antes de permitir que ele assine o orçamento. Se você não precisar de verificação de identidade, você pode desativar esse requisito ou os signatários podem, opcionalmente, iniciar o processo de assinatura de dentro da conta HubSpot, o que remove a necessidade de verificação.

Tanto os compradores quanto os cossignatários podem iniciar o processo de assinatura eletrônica em um orçamento compartilhado:

• Se a verificação de identidade estiver ativada, verifique sua identidade por email:
  • No orçamento compartilhado, vá até a seção Assinatura e clique em Verificar para assinar ao lado do seu nome no orçamento. Um e-mail será enviado para você com os próximos passos para assinar o orçamento. Você terá uma hora para concluir o processo de assinatura depois de clicar em Verificar para assinar.

Observação: se não assinar o orçamento no prazo de uma hora após clicar no botão Verificar para assinar, terá de voltar ao orçamento compartilhado e clicar em Verificar para assinar novamente para gerar um novo e-mail de verificação. 

• • Acesse sua caixa de entrada de e-mail e procure um e-mail com o assunto Verifique sua identidade para assinar o orçamento. Clique em Verifique sua identidade e assine o orçamento para iniciar o processo de assinatura.

• • Uma nova guia do navegador será aberta com uma caixa de diálogo para confirmar a sua identidade. Clique em Assinar.
• Para assinar, clique em Introdução no canto superior direito ou clique em Clique para assinar na caixa de assinatura.

• • Clique em Clique para assinar ao lado do seu nome na parte inferior do orçamento.

• Na caixa de diálogo, adicione sua assinatura clicando nas guias Desenhar, Escrever ou Carregar para selecionar seu método de assinatura. Em seguida, clique em Inserir para adicionar a assinatura.
  
  
  
• No canto superior direito, clique em Continuar.

• Clique em Concordo para salvar sua assinatura no orçamento ou clique em Editar para editar sua assinatura. 

• Clique em Fechar.

Os cossignatários receberão um e-mail notificando-os de que o orçamento foi assinado. Este e-mail contém um botão para iniciar o processo de assinatura.

Os cossignatários também podem assinar um orçamento na página de índice de orçamentos:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Você verá o orçamento listado com o status Assinatura pendente. Passe o mouse sobre o orçamento, clique em Ações e clique em Assinar.
  
  
• Continue para as etapas de assinatura.

Na página de índice de orçamentos, você também pode revisar o status da assinatura:

• Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
• Ao lado de um orçamento com assinaturas pendentes, clique em Ações e em Detalhes.
• Em Desempenho, você pode ver o status de assinatura do orçamento.
  
  
• Para imprimir uma cópia baixada do orçamento, ao lado do orçamento, clique no menu suspenso Ações e em Download.

Observação: se você baixar um orçamento assinado, o Dropbox Sign removerá os links de qualquer texto com hiperlink incluído na seção Comentários para o comprador ou Condições de compra da versão PDF do orçamento. É recomendado usar o URL completo para o texto do link, de modo que o link ainda possa ser clicado após o download do orçamento.

O cliente receberá uma cópia do documento assinado assim que todas as assinaturas e co-assinaturas necessárias forem finalizadas. A notificação de recebimento inclui um link para o documento assinado, que expira com o vencimento do orçamento, e uma cópia em PDF do documento completo assinado para seus registros.

Monitorar o uso de assinaturas eletrônicas

Nas configurações de orçamento, você pode ver quantas assinaturas eletrônicas já utilizou este mês, além de como você fecha ao limite mensal . O limite mensal é redefinido no primeiro dia de cada mês.

Para verificar o uso da sua assinatura eletrônica:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• Na barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
• Clique na guia Assinatura eletrônica.

Gerenciar configurações de verificação de identidade de assinatura eletrônica

Por padrão, as assinaturas eletrônicas não exigem verificação de identidade durante o processo de assinatura de orçamento, mas você pode ativar esse requisito. Se você quiser exigir a verificação do comprador, mas não precisar da verificação do signatário, você pode ativar a configuração e fazer com que os signatários assinem a partir do HubSpot.

Para ativar ou desativar a verificação de identidade:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• Na barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
• Clique na guia Assinatura eletrônica.
• Para ativar a verificação e solicitá-la ao assinar um orçamento, ative a opção Verificação de identidade . Avançando, a verificação de identidade será necessária ao assinar um orçamento.
• Para desativar a verificação, ative a opção Verificação de identidade . Avançando, a verificação de identidade não será necessária ao assinar um orçamento.

Saiba mais sobre cotações de assinatura eletrônica.