Usar assinaturas eletrônicas com orçamentos

Uma assinatura eletrônica, ou e-signature, é uma expressão de acordo de uma pessoa aos termos de um documento específico. Assinaturas eletrônicas são válidas e legais nos Estados Unidos, Canadá, União Europeia, Reino Unido e em muitos outros países. Elas têm o mesmo peso jurídico que as assinaturas por escrito. O recurso de assinatura eletrônica do HubSpot é possibilitado pelo Dropbox Sign (antigo HelloSign). Consulte sua própria equipe jurídica para entender a validade do uso de assinaturas eletrônicas com seus clientes.

Abaixo, saiba mais sobre assinaturas eletrônicas e como assinar um orçamento eletronicamente.

Compreender limitações e considerações

• Você não precisa criar uma conta com o Dropbox Sign para usar o e-sign como parte do processo regular de criação de orçamentos no HubSpot.
• Um usuário com um assento de Commerce hub pago pode configurar um orçamento para incluir uma opção de assinatura eletrônica.
• Os usuários com uma licença principal não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como remetentes de orçamentos por outro usuário ou como signatários.

Entenda os limites de assinaturas eletrônicas

• Você pode revisar os limites de assinatura eletrônica da sua assinatura no Catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot e verificar o uso da assinatura eletrônica da sua conta.
• Você pode adquirir assinaturas adicionais entrando em contato com a equipe de vendas da HubSpot.

Por exemplo:

• Usuários com uma Commerce hub atribuída, que fazem parte de uma conta com uma assinatura eletrônica , têm 25 e-signatures disponíveis para uso. Note que se trata de 25 assinaturas eletrônicas por Commerce hub . Se a conta tiver dois usuários, cada um com uma estação de Commerce hub atribuída, a conta terá um limite de assinatura eletrônica base de 50 por mês, porque o limite é agrupado entre todos os usuários com estações. Um usuário poderia usar 30 assinaturas eletrônicas em um mês, resultando em 20 restantes para outros usuários com assentos. Os usuários com uma licença principal não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como remetentes de orçamentos por outro usuário ou como signatários.
• Usuários com Commerce hub atribuído, que fazem parte de uma conta com uma assinatura eletrônica , têm 50 assinaturas eletrônicas disponíveis para uso. Observe que são 50 assinaturas eletrônicas por Commerce hub . Se a conta tiver cinco usuários, cada um com uma estação de Commerce hub atribuída, a conta terá um limite de assinatura eletrônica base de 250 por mês, porque o limite é agrupado entre todos os usuários com estações. Um usuário poderia usar 30 assinaturas eletrônicas em um mês, resultando em 220 restantes para outros usuários com assentos. Os usuários com uma licença principal não podem configurar um orçamento, mas podem ser definidos como remetentes de orçamentos por outro usuário ou como signatários.
  
  • Uma assinatura eletrônica contará para o limite assim que a opção de assinatura eletrônica for ativada para um orçamento publicado. O orçamento não precisa ser assinado para ser aplicado ao limite de assinatura. Um orçamento que requer várias assinaturas conta apenas como um uso no limite.
  • Por exemplo, se um orçamento publicado com a opção de assinatura eletrônica ativada exigir três assinaturas, isso só contará como um uso próximo ao seu limite, independentemente de quem assinou o orçamento.
  • Se um orçamento com uma solicitação de assinatura eletrônica expirar ou for cancelado, o reenvio do orçamento contará como uma assinatura eletrônica adicional próxima do seu limite (uma assinatura eletrônica pela primeira vez em que o orçamento é enviado e outra quando o orçamento é reenviado).

Ativar assinaturas eletrônicas em um orçamento

Para incluir um campo de assinatura eletrônica em um orçamento, os usuários do HubSpot podem selecionar a assinatura eletrônica como uma opção de aceitação no orçamento.

Isenção de responsabilidade: a implementação do Dropbox Sign pela HubSpot deve cumprir o eIDAS, pois o Dropbox Sign cumpre o eIDAS. Este não é para ser um aconselhamento jurídico e não deve ser um substituto para o aconselhamento jurídico profissional, para o qual você deve consultar um advogado licenciado.

Dropbox Sign usa um parceiro confiável para conformidade de assinatura eletrônica na UE e não aparecerá explicitamente no site eIDAS de parceiros confiáveis.

Assinar eletronicamente um orçamento

Quando a assinatura eletrônica está habilitada para um orçamento, compradores e cossignatários podem adicionar suas assinaturas ao orçamento.

Para maior segurança, você pode ativar a verificação de identidade para que o HubSpot inclua uma etapa de verificação de e-mail preliminar para confirmar a identidade do signatário antes de permitir que assine o orçamento. Se você não precisar de verificação de identidade, poderá desativar esse requisito ou os signatários podem, opcionalmente, iniciar o processo de assinatura diretamente na conta da HubSpot, o que elimina a necessidade de verificação.

Tanto os compradores quanto os cossignatários podem iniciar o processo de assinatura eletrônica em um orçamento compartilhado:

1. Se a verificação de identidade estiver ativada, verifique sua identidade via email:
   • No orçamento compartilhado, vá até a seção Assinatura e clique em Verificar e-mail na parte inferior do orçamento. Um e-mail será enviado para você com os próximos passos para assinar o orçamento. Você terá uma hora para concluir o processo de assinatura depois de clicar em Verificar email.

Observe: se você não assinar o orçamento até uma hora depois de clicar no botão Verificar email , precisará navegar de volta para o orçamento compartilhado e clicar em Verificar email novamente para gerar um novo email de verificação. 

• • Acesse sua caixa de entrada de e-mail e procure um e-mail com o assunto Verifique sua identidade para assinar o orçamento. Clique em Verificar sua identidade e assine o orçamento para iniciar o processo de assinatura.

1. • Uma nova guia do navegador será aberta com uma caixa de diálogo para confirmar a sua identidade. Clique em Assinar.
2. Para assinar, clique em Introdução no canto superior direito ou clique em Clique para assinar na caixa de assinatura.
   
   
   • Clique em Clique para assinar ao lado do seu nome na parte inferior do orçamento.
3. Na caixa de diálogo, adicione sua assinatura clicando nas guias Desenhar, Digitar ou Desenhar para selecionar seu método de assinatura. Em seguida, clique em Inserir para adicionar a assinatura.
4. No canto superior direito, clique em Continuar.
5. Clique em Concordo para salvar sua assinatura no orçamento ou clique em Editar para editar sua assinatura.
6. Clique em Fechar .
7. Os signatários receberão um e-mail informando que o orçamento foi assinado e clicando em Revisar e referendar o orçamento para iniciar o processo de referendação.

Os cossignatários também podem assinar um orçamento na página de índice de orçamentos:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Você verá o orçamento listado com o status Assinatura pendente. Passe o mouse sobre o orçamento e clique em Visualizar.
3. Na parte superior direita, clique em Ações e selecione Contrassinal.
   
   
4. Continue com as etapas de assinatura.

Na página de índice de orçamentos, você também pode revisar o status da assinatura:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento com assinaturas pendentes e clique em Visualizar. 
3. No painel direito, exiba a atividade de assinatura em Signatários.
   
   
4. Para imprimir uma cópia baixada do orçamento, ao lado do orçamento, clique em Visualizar e, na parte superior direita, clique em Ações e selecione Descarregar.

Observe: se você baixar um orçamento assinado, o Dropbox Sign remove links de qualquer texto com hiperlink incluído na carta de apresentação, no resumo executivo, ou na versão PDF do orçamento. É recomendado usar o URL completo para o texto do link, de modo que o link ainda possa ser clicado após o download do orçamento.

O cliente receberá uma cópia do documento assinado assim que todas as assinaturas e co-assinaturas necessárias forem finalizadas. A notificação de recebimento inclui um link para o documento assinado, que expira com o vencimento do orçamento, e uma cópia em PDF do documento completo assinado para seus registros.

Monitorar o uso de assinaturas eletrônicas

Nas suas configurações de orçamento, você pode ver quantas assinaturas eletrônicas já usou este mês, juntamente com o quão perto está do seu limite mensal. O limite mensal é redefinido no primeiro dia de cada mês.

Para verificar o uso da sua assinatura eletrônica:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Clique na guia Assinatura eletrônica.

Gerenciar configurações de verificação de identidade para assinatura eletrônica

Por padrão, as assinaturas eletrônicas não exigem verificação de identidade durante o processo de assinatura de orçamento, mas você pode ativar esse requisito. Se você quiser exigir a verificação do comprador, mas não precisar da verificação do signatário, poderá ativar a configuração e fazer com que os signatários assinem a partir do HubSpot.

Para ativar ou desativar a verificação de identidade:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Clique na guia Assinatura eletrônica.
4. Para ativar a verificação e solicitá-la ao assinar um orçamento, em Configurações de assinatura eletrônica, ative a opção Verificação de identidade . A partir de agora, a verificação de identidade será necessária ao assinar um orçamento.
5. Para desativar a verificação, desative a opção Verificação de identidade. A partir de agora, a verificação de identidade não será necessária ao assinar um orçamento.