Usar assinaturas eletrônicas com orçamentos

Uma assinatura electrónica, ou e-signature, é a expressão electrónica de uma pessoa que concorda com os termos de um determinado documento. As assinaturas electrónicas são válidas e legais nos Estados Unidos, no Canadá, na União Europeia, no Reino Unido e em muitos outros países. Têm o mesmo peso jurídico que as assinaturas escritas. O recurso de assinatura eletrônica do HubSpot é alimentado pelo Dropbox Sign (antigo HelloSign). Não é necessário criar uma conta no Dropbox Sign para usar a assinatura eletrônica como parte do processo normal de criação de orçamentos no HubSpot.

No HubSpot, um utilizador com um pago Sales Hub lugar pode configurar um orçamento para incluir uma opção de assinatura eletrónica. Abaixo, saiba mais sobre as assinaturas electrónicas e como assinar um orçamento electrónico.

Compreender os limites da assinatura electrónica

Cada conta da HubSpot tem um limite agrupado de assinaturas eletrônicas com base na sua assinatura e no número de usuários. Saiba mais sobre os limites de assinatura eletrônica no catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot. Pode adquirir assinaturas adicionais contactando a equipa de vendas da HubSpot.

Uma assinatura electrónica contará para o limite assim que a opção de assinatura electrónica for activada para uma cotação publicada. O orçamento não precisa ser assinado para ser aplicado ao limite de assinatura. Além disso, se um orçamento exigir várias assinaturas, isto só conta como um uso em seu limite. Cada orçamento que tenha a assinatura electrónica activada conta para o limite, independentemente do número de assinaturas necessárias.

Por exemplo, se uma cotação publicada com a opção de assinatura electrónica activada necessitar de três assinaturas, esta só conta como uma utilização para o seu limite. Se ninguém assinou o orçamento, ou se apenas uma ou duas pessoas o assinaram, este conta para o seu limite.

Saiba como verificar a utilização da sua assinatura eletrónica abaixo.

Assinar um orçamento electrónico

Para incluir um campo de assinatura eletrónica num orçamento, os utilizadores do HubSpot com um  Sales Hub assento pago podem selecionar a opção Usar assinatura no passo Assinatura e pagamento do criador de orçamentos e, em seguida, selecionar um utilizador do HubSpot para assinar o orçamento.

Isenção de responsabilidade: A implementação do Dropbox Sign pelo HubSpot deve ser compatível com o eIDAS, pois O Dropbox Sign é compatível com o eIDAS. Não se destina a ser um aconselhamento jurídico e não deve substituir o aconselhamento jurídico profissional, para o qual deve consultar um advogado licenciado.

Depois, para assinar um orçamento:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
• Verá a sua cotação listada com um estado de assinatura pendente. Passe o cursor do rato sobre a cotação, clique no menu pendente Acções e seleccione Contra-assinar.
  
• Na parte inferior da citação, clique em Clique para assinar.
• Na caixa de diálogo, adicione a sua assinatura clicando nos separadores Draw, Type, ou Upload para selecionar o método de assinatura. Em seguida, clique em Insert para adicionar a assinatura.
  
• No canto superior direito, clique em Continuar.
• Clique em Concordo para guardar a nossa assinatura na cotação, ou clique em Editar para editar a sua assinatura. 

• Clique em Fechar.

A partir da página de índice de cotações, também é possível rever as assinaturas actuais:

• Para exibir quem já assinou o orçamento, ao lado do orçamento, clique no menu suspenso Ações e selecione Exibir assinaturas.
• Para imprimir uma cópia baixada do orçamento, ao lado do orçamento, clique no menu suspenso Ações e selecione Download.

Atenção: se você baixar uma cotação assinada, o Dropbox Sign remove os links de qualquer texto com hiperlink incluído na seçãoComentários para o comprador ou Termos de compra da versão em PDF da cotação. A HubSpot recomenda usar a URL completa para o texto vinculado para que o link ainda seja clicável após o download da cotação.

O seu cliente receberá uma cópia do documento que assinou quando todas as assinaturas e contra-assinaturas necessárias tiverem sido completadas. A notificação que recebem inclui uma hiperligação para o documento que assinaram, que expira quando o orçamento expira, e uma cópia em PDF do documento assinado na íntegra para os seus registos.

Monitorizar a utilização da assinatura eletrónica

Nas definições de cotação, pode ver quantas assinaturas electrónicas utilizou este mês até ao momento, bem como o seu limite mensal de . 

Para verificar a utilização da assinatura eletrónica:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• Na barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Citações.
• Clique no separador E-signature.