Używanie podpisów elektronicznych z cytatami

Podpis elektroniczny lub e-podpis to elektroniczne wyrażenie przez osobę zgody na warunki określonego dokumentu. Podpisy elektroniczne są ważne i legalne w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą wagę prawną jak podpisy pisemne. Funkcja podpisu elektronicznego HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign). Skonsultuj się z własnym zespołem prawnym, aby zrozumieć zasadność korzystania z podpisów elektronicznych z klientami.

Poniżej dowiesz się więcej o podpisach elektronicznych i o tym, jak podpisać ofertę elektronicznie.

Poznaj ograniczenia i uwagi

• Nie musisz tworzyć konta Dropbox Sign, aby korzystać z podpisu elektronicznego w ramach zwykłego procesu tworzenia oferty w HubSpot.
• Użytkownik z płatną subskrypcją Commerce Hub może skonfigurować ofertę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego.
• Użytkownicy z podstawową siedzibą nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.

Zrozumienie limitów podpisów elektronicznych

• Możesz sprawdzić limity e-podpisów dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie e-podpisów na swoim koncie.
• Dodatkowe podpisy można zakupić, kontaktując się z zespołem sprzedaży HubSpot.

Na przykład:

• Użytkownicy z przypisanym miejscem Commerce Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Commerce Hub Professional, mają do wykorzystania 25 pięć e-podpisów. Należy pamiętać, że jest to 25 podpisów elektronicznych na jedno stanowisko Commerce Hub. Jeśli konto ma dwóch użytkowników, z których każdy ma przypisane stanowisko Commerce Hub, konto będzie miało podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 50 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami posiadającymi stanowiska. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 e-podpisów w miesiącu, w wyniku czego 20 pozostanie dla innych użytkowników posiadających miejsca. Użytkownicy z główną siedzibą nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.
• Użytkownicy z przypisanym miejscem Commerce Hub , którzy są częścią konta z subskrypcją Commerce Hub Enterprise, mają do dyspozycji 50 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 50 podpisów elektronicznych na jedno stanowisko Commerce Hub. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, każdy z przypisaną siedzibą Commerce Hub, konto będzie miało podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 250 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami z siedzibami. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 e-podpisów w miesiącu, co daje 220 pozostałych dla innych użytkowników. Użytkownicy z podstawową pozycją nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.
  
  • Podpis elektroniczny będzie wliczany do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej oferty. Wycena nie musi być podpisana, aby mogła zostać zaliczona do limitu podpisów. Oferta wymagająca wielu podpisów liczy się tylko jako jedno użycie do limitu.
  • Na przykład, jeśli opublikowana oferta z włączoną opcją podpisu elektronicznego wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno użycie do limitu, niezależnie od tego, kto podpisał ofertę.
  • Jeśli oferta z żądaniem podpisu elektronicznego wygaśnie lub zostanie odwołana, ponowne wysłanie oferty będzie liczone jako dodatkowy podpis elektroniczny do limitu (jeden podpis elektroniczny przy pierwszym wysłaniu oferty i drugi przy ponownym wysłaniu oferty).

Włączanie podpisów elektronicznych w ofercie

Aby dołączyć pole podpisu elektronicznego do oferty, użytkownicy HubSpot mogą wybrać podpis elektroniczny jako opcję akceptacji w ofercie.

Zastrzeżenie: Wdrożenie Dropbox Sign przez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ Dropbox Sign jest zgodny z eIDAS. Nie stanowi to porady prawnej i nie powinno zastępować profesjonalnej porady prawnej, którą należy skonsultować z licencjonowanym prawnikiem.

Dropbox Sign korzysta z zaufanego partnera w celu zapewnienia zgodności z podpisem elektronicznym w UE i nie będzie wyraźnie widoczny na stronie eIDAS zaufanych partnerów.

Podpisz ofertę elektronicznie

Gdy podpis elektroniczny jest włączony dla oferty, kupujący i kontrasygnujący mogą dodać swoje podpisy do oferty.

W celu zwiększenia bezpieczeństwa można włączyć weryfikację tożsamości, aby HubSpot uwzględnił wstępny etap weryfikacji e-mail w celu potwierdzenia tożsamości sygnatariusza przed zezwoleniem mu na podpisanie oferty. Jeśli nie potrzebujesz weryfikacji tożsamości, możesz wyłączyć ten wymóg lub kontrasygnujący mogą opcjonalnie rozpocząć proces podpisu z poziomu konta HubSpot, co eliminuje potrzebę weryfikacji.

Zarówno kupujący, jak i kontrasygnujący mogą rozpocząć proces podpisu elektronicznego z poziomu udostępnionej oferty:

1. Jeśli weryfikacja tożsamości jest włączona, zweryfikuj swoją tożsamość za pośrednictwem wiadomości e-mail:
   • W udostępnionej wycenie przewiń do sekcji Podpis, a następnie kliknij Weryfikuj e-mail u dołu wyceny. Następnie zostanie wysłana wiadomość e-mail z kolejnymi krokami do podpisania oferty. Po kliknięciu przycisku Zweryfikuj e-mail będziesz mieć godzinę na ukończenie procesu podpisywania.

Uwaga: jeśli nie podpiszesz oferty w ciągu godziny od kliknięcia przycisku Weryfikuj wiadomość e-mail, będziesz musiał wrócić do udostępnionej oferty i ponownie kliknąć Weryfikuj wiadomość e-mail, aby wygenerować nową weryfikacyjną wiadomość e-mail.

• • Przejdź do swojej skrzynki odbiorczej i poszukaj wiadomości e-mail z tematem Prosimy o zweryfikowanie tożsamości w celu podpisania oferty. Kliknij przyciskZweryfikuj swoją tożsamość i podpisz ofertę, aby rozpocząć proces podpisywania.

1. • Otworzy się nowa karta przeglądarki z oknem dialogowym potwierdzającym tożsamość. Kliknij przycisk Rozpocznij podpisywanie.
2. Aby podpisać, kliknij Rozpocznij w prawym górnym rogu lub kliknij Kliknij, aby podpisać w polu podpisu.
   
   
   • Kliknij opcję Kliknij, aby podpisać obok swojego imienia i nazwiska w dolnej części oferty.
3. W oknie dialogowym dodaj swój podpis, klikając karty Rysuj, Wpisz lub Prześlij, aby wybrać metodę podpisywania. Następnie kliknij Wstaw, aby dodać podpis.
4. W prawym górnym rogu kliknij Kontynuuj.
5. Kliknij Zgadzam się, aby zapisać podpis w wycenie, lub kliknij Edytuj, aby edytować podpis.
6. Kliknij przycisk Zamknij.
7. Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem, że oferta została podpisana i klikną przycisk Sprawdź i kontrasygnuj ofertę , aby rozpocząć proces kontrasygnaty.

Osoby kontrasygnujące mogą również kontrasygnować ofertę ze strony indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty..
2. Zobaczysz swoją ofertę ze statusem Oczekuje na podpis. Najedź kursorem na ofertę i kliknij Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Kontrasygnuj.
   
   
4. Przejdź do kolejnych kroków podpisywania.

Na stronie indeksu ofert można również sprawdzić status podpisu:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty..
2. Najedź kursorem na ofertę z oczekującymi podpisami i kliknij Podgląd.
3. W prawym panelu można wyświetlić aktywność podpisywania w sekcji Sygnatariusze.
   
   
4. Aby wydrukować pobraną kopię cytatu, obok cytatu kliknij Podgląd, a następnie w prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz Pobierz.

Uwaga: jeśli pobierzesz podpisaną ofertę, Dropbox Sign usunie łącza ze wszystkich hiperłączy zawartych w sekcjach List przewodni, Streszczenie lub Warunki z wersji PDF oferty. Zaleca się podanie pełnego adresu URL połączonego tekstu, aby łącze było nadal klikalne po pobraniu oferty.

Klient otrzyma kopię podpisanego przez siebie dokumentu po złożeniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem oferty, oraz kopię PDF w pełni podpisanego dokumentu do wglądu.

Monitorowanie użycia podpisu elektronicznego

W ustawieniach oferty możesz sprawdzić, ile podpisów elektronicznych wykorzystałeś do tej pory w tym miesiącu, a także jak blisko jesteś swojego miesięcznego limit u. Miesięczny limit jest resetowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

Aby sprawdzić wykorzystanie podpisu elektronicznego:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. Na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Cytaty.
3. Kliknij kartę Podpis elektroniczny.

Zarządzanie ustawieniami weryfikacji tożsamości podpisu elektronicznego

Domyślnie podpisy elektroniczne nie wymagają weryfikacji tożsamości podczas procesu podpisywania oferty, ale można włączyć ten wymóg. Jeśli chcesz wymagać weryfikacji kupującego, ale nie potrzebujesz weryfikacji kontrasygnatariusza, możesz włączyć to ustawienie i poprosić kontrasygnatariuszy o złożenie podpisu z poziomu HubSpot.

Aby włączyć lub wyłączyć weryfikację tożsamości:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. Na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Cytaty.
3. Kliknij kartę Podpis elektroniczny.
4. Aby włączyć weryfikację i wymagać jej podczas podpisywania oferty, w sekcji Ustawienia podpisu elektronicznego włącz przełącznik Weryfikacja tożsamości. Od tej pory weryfikacja tożsamości będzie wymagana podczas podpisywania oferty.
5. Aby wyłączyć weryfikację, przełącz przełącznik Weryfikacja tożsamości. Od tej pory weryfikacja tożsamości nie będzie wymagana podczas podpisywania oferty.