Korzystaj z podpisów elektronicznych przy sporządzaniu ofert

Wykorzystaj podpisy elektroniczne, aby uzyskać akceptacjęoferty przez kupującego. Podpis elektroniczny to wyrażone elektronicznie przez daną osobę wyrażenie zgody na warunki określonego dokumentu. 

Podpisy elektroniczne są ważne i mają moc prawną w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą moc prawną jak podpisy odręczne. Funkcja podpisu elektronicznego w HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign). Skonsultuj się z własnym zespołem prawnym, aby dowiedzieć się, czy stosowanie podpisów elektronicznych w kontaktach z klientami jest zgodne z prawem.

Zanim zaczniesz

• Nie musisz zakładać konta w Dropbox Sign, aby korzystać z podpisu elektronicznego w ramach standardowego procesu tworzenia ofert w HubSpot.
• Użytkownik z przypisanymkontem w Revenue Hub może skonfigurować ofertę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego.
• Użytkownicy z przypisanym kontem typu „core” nie mogą konfigurować ofert, ale mogą zostać wyznaczeni przez innego użytkownika jako nadawca oferty lub jako współpodpisujący.

Zapoznaj się z limitami podpisów elektronicznych

Twoje konto HubSpot ma wspólny miesięczny limit podpisów elektronicznych, zależny od Twojej subskrypcji oraz liczby użytkowników z przypisanym miejscem w Revenue Hub.

Skorzystaj z poniższej tabeli, aby zapoznać się z przykładowymi limitami podpisów elektronicznych:

• Jeśli jeden użytkownik wykorzystał 30 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca w Przychody Hub Professional, pozostałoby 20 podpisów elektronicznych, z których mógłby skorzystać dowolny użytkownik tego konta w pozostałej części miesiąca.
• Jeśli jeden z użytkowników wykorzystał 50 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca na koncie Revenue Hub , pozostałoby 200 podpisów elektronicznych, z których mogliby korzystać pozostali użytkownicy konta przez resztę miesiąca. Limit zostałby zresetowany na początku następnego miesiąca.

Podczas sprawdzania limitów podpisów elektronicznych należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Podpis elektroniczny zostanie zaliczony do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej oferty. Ofertaniemusi być podpisana, aby została uwzględniona w limicie podpisów.
• Oferta wymagająca wielu podpisów liczy się jako jeden podpis elektroniczny w ramach limitu. Na przykład, jeśli opublikowana oferta z włączoną opcją podpisów elektronicznych wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno wykorzystanie w ramach limitu, niezależnie od tego, kto podpisał ofertę.
• Jeśli oferta z prośbą o podpis elektroniczny wygaśnie lub zostanie wycofana, ponowne wysłanie oferty zostanie zaliczone jako dodatkowy podpis elektroniczny w ramach limitu (jeden podpis elektroniczny przy pierwszym wysłaniu oferty, a drugi przy ponownym wysłaniu).

Sprawdź limity podpisów elektronicznych dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie podpisów elektronicznych na swoim koncie.

Monitoruj wykorzystanie podpisów elektronicznych

W ustawieniach ofert możesz sprawdzić, ile podpisów elektronicznych wykorzystałeś dotychczas w tym miesiącu, a także jak blisko jesteś miesięcznego limitu. Miesięczny limit resetuje się pierwszego dnia każdego miesiąca.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym pasku bocznym przejdź do sekcjiObiekty >Oferty.
3. U góry kliknij kartę „Podpis elektroniczny”.
4. Liczba wykorzystanych podpisów elektronicznych jest wyświetlana w sekcji„Wykorzystanie podpisów elektronicznych w tym miesiącu”.

Zwiększenie limitu podpisów elektronicznych

Aby zwiększyć liczbę podpisów elektronicznych dostępnych na Twoim koncie, skontaktuj się ze swoimmenedżerem ds. sukcesu klienta.

Włączanie podpisów elektronicznych w ofercie

Aby dodać pole podpisu elektronicznego do oferty, wybierz podpis elektroniczny jako opcję akceptacji.

Zastrzeżenie: Wdrożenie usługi Dropbox Signprzez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ sama usługa Dropbox Sign jest zgodna z eIDAS. Niniejszy tekst nie stanowi porady prawnej i nie powinien zastępować profesjonalnej porady prawnej, w sprawie której należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem.

Usługa Dropbox Sign korzysta z usług zaufanego partnera w zakresie zgodności podpisów elektronicznych w UE i nie będzie wyraźnie widoczna nastronie internetowej eIDAS poświęconej zaufanym partnerom.

Przeniesienie osoby uprawnionej do składania podpisów elektronicznych

Osoba uprawniona do składania podpisów elektronicznych na ofercie może przenieść obowiązek podpisania na inną osobę w swojej organizacji. Dowiedz się więcej o włączaniu funkcji przenoszenia podpisów elektronicznych.

Sprawdzanie działań związanych z przeniesieniem oferty

Gdy oferta zostanie przeniesiona na nowego sygnatariusza, zmiana ta jest rejestrowana jako działanie w ramach oferty.

• Na koncie HubSpot:

  • Przeniesienie pojawia się w panelu podglądu oferty w sekcji Czynności związane z ofertą.

  • Tylko użytkownicy z dostępem do oferty mogą wyświetlić tę czynność.

  • Czynność ta nie pojawia się w powiązanych rekordach (np. kontakt i firma).

• Dostęp przez API: działanie związane z ponownym przypisaniem oferty może być dostępne za pośrednictwem interfejsów API w zależności od konfiguracji zdarzenia oraz uprawnień żądania API.

Podpisanie oferty elektronicznie

Gdy dla oferty włączono funkcję podpisu elektronicznego, nabywcy i osoby kontrasygnujące mogą dodać swoje podpisy do oferty.

• Aby zwiększyć bezpieczeństwo, włącz weryfikację tożsamości. Gdy weryfikacja tożsamości jest włączona, HubSpot wprowadzi wstępny etap weryfikacji e-mailowej w celu potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej przed zezwoleniem jej na podpisanie oferty.

• Współpodpisującymoże opcjonalnie rozpocząć proces podpisywania z poziomu swojego konta HubSpot, co eliminuje konieczność weryfikacji.

Zarówno kupujący, jak i osoby kontrasygnujące mogą rozpocząć proces podpisu elektronicznego na podstawie wspólnej oferty. Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail, jeśli kupujący jako pierwszy podpisze ofertę elektronicznie:

1. Wejdź do oferty, aby złożyć podpis elektroniczny:
   • Kupujący powinni kliknąć link do udostępnionej im oferty.
   • Osoby kontrasygnujące mogą wyświetlić i kontrasygnować opublikowaną ofertę z poziomu strony indeksu ofert.
2. Jeśli dla oferty ustawiono hasło, kupujący musi podać swój adres e-mail oraz hasło do oferty.
3. Jeśli oferta pozwala na zmianę osoby podpisującej, kupujący może kliknąć opcję„Przypisz inną osobę do podpisania tej oferty” (Reassign this quote signer), aby przypisać ofertę do innej osoby.
   
   
   
   • Kupujący może wprowadzić dane nowego sygnatariusza i kliknąć opcję„Reassign ” (Przypisz nowego sygnatariusza do tej oferty) w prawym górnym rogu.
     
     
     
   • Zarówno poprzedni, jak i nowy sygnatariusz oferty otrzymają powiadomienie e-mailem. Nowy sygnatariusz może kliknąć opcję „Wyświetl ofertę” w wiadomości e-mail, aby otworzyć ofertę do podpisania.
     
     
     
4. Jeśli weryfikacja tożsamości jest wyłączona, kliknij „Podpisz teraz ” na dole oferty.
   
   
   
5. Jeśli weryfikacja tożsamości jest włączona, zweryfikuj swoją tożsamość za pośrednictwem wiadomości e-mail:
   • W udostępnionej ofercie przewiń do sekcji „Akceptacja” i kliknij opcję „Zweryfikuj adres e-mail” nad swoim imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail. Wyświetli się komunikat „Wysłano wiadomość weryfikacyjną”, potwierdzający wysłanie wiadomości e-mail z linkiem weryfikacyjnym. Po kliknięciu opcji „Zweryfikuj adres e-mail” masz godzinę na zakończenie procesu podpisywania. Jeśli nie podpiszesz oferty w ciągu godziny od kliknięcia opcji „Zweryfikuj adres e-mail”, wróć do udostępnionej oferty i ponownie kliknij opcję „Zweryfikuj adres e-mail”, aby wygenerować nową wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym.
     
     
     
   • Otwórz skrzynkę odbiorczą poczty e-mail i znajdź wiadomość o temacie „Proszę zweryfikować swoją tożsamość, aby podpisać ofertę od .” Kliknij „Zweryfikuj swoją tożsamość i podpisz ofertę ”, aby rozpocząć proces podpisywania.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym nie dotarła, sprawdź adres e-mail odbiorcy, przejrzyj status dostarczenia wiadomości lub logi (jeśli są dostępne) oraz poproś odbiorcę o przeszukanie wszystkich folderów poczty. Wiadomości e-mail z linkiem weryfikacyjnym są wysyłane z adresu success@hubspot.com lub adresu e-mail skonfigurowanego w ustawieniach oferty. Jeśli odbiorca nadal nie może znaleźć wiadomości, zapoznaj się z instrukcją rozwiązywania problemów dotyczącą przyczyn, dla których odbiorcy mogą nie otrzymywać wiadomości systemowych lub powiadomień z HubSpot.

• • Otworzy się nowa karta przeglądarki z oknem dialogowym potwierdzającym Twoją tożsamość. Kliknij Rozpocznij podpisywanie. Jeśli po kliknięciuRozpocznij podpisywanie pojawi się błąd, kliknijZweryfikuj e-mail w wiadomości e-mail godzinę po jej otrzymaniu, aby ponownie uruchomić proces weryfikacji.

6. Kliknij „Rozpocznij ” w prawym górnym rogu.
   
   
   
7. W sekcji „Akceptacja” kliknij opcję „Kliknij, aby podpisać” znajdującą się nad Twoim imieniem i nazwiskiem.
   
   
   
8. W oknie dialogowym kliknij zakładkę „Narysuj”, „Wpisz” lub „Prześlij” i dodaj swój podpis. Kliknij „Wstaw”, aby dodać podpis.
9. W prawym górnym rogu kliknij „Kontynuuj”.
10. W prawym górnym rogu kliknij „Edytuj”, aby edytować swój podpis. Kliknij „Zgadzam się”, aby zapisać swój podpis na ofercie.
11. Kliknij „Zamknij”.
12. Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem, że oferta została podpisana. Jeśli jeszcze nie kontrasygnowały oferty, mogą kliknąć opcję „Przejrzyj i kontrasygnuj ofertę”, aby rozpocząć proces kontrasygnacji. 
13. Oferta została podpisana, ale nie została jeszcze opłacona. Jeśli nie uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments oraz to opcja „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert” jest włączone, po zaakceptowaniu oferty przez kupującego automatycznie tworzony jest rekord umowy. Dowiedz się więcej o korzystaniu z umów w HubSpot.
14. Jeśli w ofercie włączono płatności online:
    • Jeśli uczestniczysz w programiebeta „Connected CPQ, Billing i Payments”, dla oferty automatycznie generowana jest umowa i faktury, a płatność realizowana jest na podstawie faktury.Umowy są następnie wykorzystywane do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności . Dowiedz się więcej o procesie w ramach programu beta „Connected CPQ, Billing i Payments”.
    • Jeśli nie uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, w górnej części oferty kupujący klika opcję Skonfiguruj płatność. Może również zamknąć ofertę i powrócić do niej później, aby skonfigurować płatność. 

Podpisanie oferty z poziomu strony indeksu ofert

Osoby uprawnione do podpisania oferty mogą również podpisać ją z poziomu strony indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Wyceny. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Wyceny.
2. Oferty wymagające podpisu będą miały status „Oczekuje na podpis”. Najedź kursorem na ofertę i kliknij „Podgląd”.
3. W prawym górnym rogu kliknij „Działania”, a następnie wybierz opcję„Podpisanie”.
   
   
   
4. Kontynuujpodpisywanie oferty.

Sprawdź status podpisu cytatu

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Wyceny. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Wyceny.
2. Najedź kursorem na ofertę z oczekującymi podpisami i kliknij „Podgląd”. 
3. W prawym panelu wyświetl historię podpisywania w sekcji „Podpisujący”.
   
   
   
4. Po podpisaniu oferty możeszpobrać plik PDF z elektronicznie podpisaną ofertą.

Uwaga: w przypadku pobrania podpisanej oferty Dropbox Sign usuwa linki z tekstu zawierającego hiperłącza w sekcjach „List przewodni”, „Streszczenie” lub „Warunki” w wersji PDF oferty. Zaleca się umieszczenie pełnego adresu URL w sekcjach oferty zawierających tekst z linkami, aby linki były nadal aktywne po pobraniu oferty.

Klient otrzyma kopię podpisanego dokumentu po zebraniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrpodpisów. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem oferty, oraz kopię podpisanego dokumentu w formacie PDF do celów archiwizacyjnych.

Kolejne kroki

• Tworzenie ofert.
• Zarządzaj ofertami.