Używanie podpisów elektronicznych z cytatami

Podpis elektroniczny, czyli e-podpis, to elektroniczna forma wyrażenia zgody na warunki określonego dokumentu. E-podpisy są ważne i legalne w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą moc prawną jak podpisy odręczne. Funkcja e-podpisu HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign). Skonsultuj się z własnym zespołem prawnym, aby zrozumieć ważność stosowania podpisów elektronicznych w kontaktach z klientami.

W tym artykule dowiesz się, ile podpisów elektronicznych jest dostępnych w ramach Twojej subskrypcji, jak włączyć podpisy elektroniczne w ofercie i jak podpisać ofertę elektronicznie.

Zanim zaczniesz

• Nie musisz zakładać konta w Dropbox Sign, aby korzystać z podpisu elektronicznego w ramach standardowego procesu tworzenia ofert w HubSpot.
• Użytkownik z przypisanymstanowiskiem Commerce Hub może skonfigurować ofertę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego.
• Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem podstawowym nie mogą konfigurować ofert, ale mogą zostać ustawieni przez innego użytkownika jako nadawca oferty lub jako kontrasygnatariusz.

Zrozumienie limitów podpisów elektronicznych

Twoje konto HubSpot ma miesięczny limit podpisów elektronicznych oparty na Twojej subskrypcji i liczbie użytkowników z przypisanym miejscem w Commerce Hub.

Na przykład użytkownicy z przypisanym miejscem w Commerce Hub , którzy są częścią konta z subskrypcją Commerce Hub Professional, mają do dyspozycji 25 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 25 podpisów elektronicznych na miejsce w Commerce Hub. Jeśli konto ma dwóch użytkowników, z których każdy ma przypisane miejsce w Commerce Hub, konto będzie miało podstawowy limit podpisów elektronicznych wynoszący 50 miesięcznie.

Sprawdź limity podpisów elektronicznych dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie podpisów elektronicznych na swoim koncie.

Skorzystaj z poniższej tabeli, aby sprawdzić, jak działa pulowanie dla różnych subskrypcji:

• Jeśli jeden użytkownik użył 30 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca w Commerce Hub Professional, pozostałoby 20 podpisów elektronicznych, z których mógłby skorzystać każdy użytkownik konta w pozostałej części miesiąca.
• Jeśli jeden użytkownik wykorzystał 50 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca w ramach konta Commerce Hub Enterprise, pozostałoby 200 podpisów elektronicznych, z których mogliby korzystać wszyscy pozostali użytkownicy konta przez resztę miesiąca. Limit zostałby zresetowany na początku następnego miesiąca.

Podczas sprawdzania limitów podpisów elektronicznych należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Podpis elektroniczny zostanie zaliczony do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej oferty. Ofertaniemusi być podpisana, aby podlegała limitowi podpisów.
• Oferta wymagająca wielu podpisów liczy się jako jeden podpis elektroniczny w ramach limitu. Na przykład, jeśli opublikowana oferta z włączoną opcją podpisów elektronicznych wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno wykorzystanie w ramach limitu, niezależnie od tego, kto podpisał ofertę.
• Jeśli oferta z prośbą o podpis elektroniczny wygaśnie lub zostanie wycofana, ponowne wysłanie oferty będzie liczone jako dodatkowy podpis elektroniczny w ramach limitu (jeden podpis elektroniczny za pierwsze wysłanie oferty, kolejny za ponowne wysłanie oferty).

Monitorowanie wykorzystania podpisów elektronicznych

W ustawieniach oferty można sprawdzić, ile podpisów elektronicznych wykorzystano w bieżącym miesiącu oraz ile pozostało do osiągnięcia miesięcznego limitu. Limit miesięczny jest resetowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym pasku bocznym przejdź do sekcjiObiekty >Oferty.
3. U góry kliknij kartę Podpis elektroniczny.
4. Wykorzystanie podpisu elektronicznego jest wyświetlane w sekcjiWykorzystanie podpisu elektronicznego w tym miesiącu.

Zwiększ limit podpisów elektronicznych

Aby zwiększyć liczbę podpisów elektronicznych dostępnych na koncie, skontaktuj się zmenedżerem ds. sukcesu klienta.

Włącz podpisy elektroniczne w ofercie

Aby dodać pole podpisu elektronicznego do oferty, wybierz podpis elektroniczny jako opcję akceptacji.

Zastrzeżenie: Wdrożenie Dropbox Signprzez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ Dropbox Sign jest zgodny z eIDAS. Nie stanowi to porady prawnej i nie powinno zastępować profesjonalnej porady prawnej, w sprawie której należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem.

Dropbox Sign korzysta z usług zaufanego partnera w zakresie zgodności podpisów elektronicznych w UE i nie będzie wyraźnie widoczny nastronie internetowej eIDAS poświęconej zaufanym partnerom.

Podpisywanie ofert elektronicznie

Gdy podpis elektroniczny jest włączony dla oferty, kupujący i kontrasygnatariusze mogą dodawać swoje podpisy do oferty.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo, włącz weryfikację tożsamości, dzięki czemu HubSpot doda wstępny etap weryfikacji e-mailowej w celu potwierdzenia tożsamości podpisującego przed zezwoleniem mu na podpisanie oferty.

Kontrasygnatariusze mogą opcjonalnie rozpocząć proces podpisywania ze swojego konta HubSpot, co eliminuje potrzebę weryfikacji.

Zarówno kupujący, jak i kontrasygnatariusze mogą rozpocząć proces podpisywania elektronicznego z poziomu udostępnionej oferty. Kontrasygnatariusze otrzymają wiadomość e-mail, jeśli kupujący jako pierwszy podpisze ofertę elektronicznie:

1. Kupujący powinni kliknąć link do udostępnionej im oferty. Kontrasygnatariusze mogą wyświetlić i kontrasygnować opublikowaną ofertę na stronie indeksu ofert.
2. Jeśli weryfikacja tożsamości jest wyłączona, kliknij opcję Podpisz teraz u dołu oferty.
   
   
3. Jeśli weryfikacja tożsamości jest włączona, zweryfikuj swoją tożsamość za pomocą wiadomości e-mail:
   • W udostępnionej ofercie przewiń do sekcji Akceptacja i kliknij opcję Zweryfikuj adres e-mail nad swoim imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail. Wyświetli się komunikat potwierdzający wysłanie wiadomości e-mail z weryfikacją. Po kliknięciu opcji Zweryfikuj adres e-mail masz godzinę na zakończenie procesu podpisywania.
     
     

Uwaga: jeśli nie podpiszesz oferty w ciągu godziny od kliknięcia przycisku „Zweryfikuj adres e-mail ”, wróć do wspólnej oferty i kliknij ponownie „Zweryfikuj adres e-mail”, aby wygenerować nową wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym.

• • Otwórz skrzynkę odbiorczą poczty e-mail i znajdź wiadomość e-mail z tematem „Proszę zweryfikować swoją tożsamość, aby podpisać ofertę”. Kliknij opcję „Zweryfikuj swoją tożsamość i podpisz ofertę ”, aby rozpocząć proces podpisywania.
  • Otworzy się nowa karta przeglądarki z oknem dialogowym potwierdzającym Twoją tożsamość. Kliknij Rozpocznij podpisywanie.

4. Kliknij Rozpocznij w prawym górnym rogu.
   
   
5. W sekcji Akceptacja kliknij opcję Kliknij, aby podpisać nad swoim imieniem i nazwiskiem.
   
   
6. W oknie dialogowym kliknij kartę „Narysuj”, „Wpisz” lub „Prześlij” i dodaj swój podpis. Kliknij „Wstaw”, aby dodać podpis.
7. W prawym górnym rogu kliknij Kontynuuj.
8. W prawym górnym rogu kliknij Edytuj, aby edytować swój podpis. Kliknij Zgadzam się, aby zapisać swój podpis na wycenie.
9. Kliknij Zamknij.
10. Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem, że oferta została podpisana. Jeśli nie kontrasygnowały jeszcze oferty, mogą kliknąć opcję Przejrzyj i kontrasygnuj ofertę, aby rozpocząć proces kontrasygnowania.

Podpisywanie oferty z poziomu strony indeksu ofert

Osoby podpisujące mogą również podpisać ofertę z poziomu strony indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Oferty wymagające podpisu będą miały status Oczekuje na podpis. Najedź kursorem na ofertę i kliknij opcję Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierzopcję „Podpisz”.
   
   
4. Kontynuujkroki związane zpodpisywaniem.

Sprawdź status podpisu oferty

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę oczekującą na podpisanie i kliknij opcję Podgląd. 
3. W prawym panelu wyświetl aktywność podpisywania w sekcji Podpisujący.
   
   
4. Dowiedz się, jakpobrać plik PDF z ofertą podpisaną elektronicznie.

Uwaga: jeśli pobierzesz podpisany kosztorys, Dropbox Sign usunie linki z wszelkich hiperłączy zawartych w sekcjach List przewodni, Streszczenie lub Warunki w wersji PDF kosztorysu. Zaleca się umieszczenie pełnego adresu URL dla tekstu z hiperłączem w sekcjach oferty, aby link był nadal klikalny po pobraniu oferty.

Nasz klient otrzyma kopię podpisanego dokumentu po zebraniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem oferty, oraz kopię PDF podpisanego dokumentu do celów archiwizacyjnych.

Zarządzanie ustawieniami weryfikacji tożsamości podpisu elektronicznego

Domyślnie podpisy elektroniczne nie wymagają weryfikacji tożsamości podczas procesu podpisywania oferty. Jeśli wymagana jest weryfikacja kupującego, włącz to ustawienie. Jeśli nie wymagasz weryfikacji kontrasygnatariuszy, włącz to ustawienie dla kupujących. Kontrasygnatariusze mogą wtedykontrasygnować z poziomu strony indeksu ofert.

Aby włączyć lub wyłączyć weryfikację tożsamości:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym pasku bocznym przejdź do sekcjiObiekty >Oferty.
3. U góry kliknij kartę Podpis elektroniczny.
4. Aby włączyć weryfikację i wymagać jej podczas podpisywania oferty, w ustawieniach podpisu elektronicznego włącz przełącznik Weryfikacja tożsamości. Po włączeniu tego ustawienia weryfikacja tożsamości będzie wymagana podczas podpisywania wszystkich ofert.
5. Aby wyłączyć weryfikację, w ustawieniach podpisu elektronicznego wyłącz przełącznik Weryfikacja tożsamości. Po wyłączeniu tego ustawienia weryfikacja tożsamości nie będzie wymagana podczas podpisywania ofert.
   
   

Kolejne kroki

• Dowiedz się, jak tworzyć oferty.
• Dowiedz się, jak zarządzać ofertami.