Używanie podpisów elektronicznych z cytatami

Podpis elektroniczny lub e-podpis to elektroniczne wyrażenie przez osobę zgody na warunki określonego dokumentu. Podpisy elektroniczne są ważne i legalne w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą wagę prawną jak podpisy pisemne. Funkcja podpisu elektronicznego HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign). Nie trzeba tworzyć konta w Dropbox Sign, aby korzystać z podpisu elektronicznego w ramach zwykłego procesu tworzenia ofert w HubSpot.

W HubSpot użytkownik z płatnymstanowiskiem Sales Hub może skonfigurować ofertę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego. Poniżej dowiesz się więcej o podpisach elektronicznych i o tym, jak podpisać ofertę elektronicznie.

Zrozumienie limitów podpisów elektronicznych

• Każde konto HubSpot ma wspólny limit podpisów elektronicznych w oparciu o subskrypcję i liczbę płatnych użytkowników.
  • Możesz sprawdzić limity e-podpisów dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie e-podpisów na swoim koncie.
  • Dodatkowe podpisy można również zakupić, kontaktując się z zespołem sprzedaży HubSpot.

Na przykład:

• Konto z subskrypcją Sales Hub Starter ma 10 podpisów elektronicznych dostępnych dla wszystkich użytkowników na koncie. Należy pamiętać, że nie jest to 10 podpisów elektronicznych na użytkownika, ale 10 do wykorzystania na koncie przez wszystkich użytkowników. Dodanie większej liczby stanowisk nie zwiększy limitu podpisów elektronicznych.
• Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Sales Hub Professional, mają do dyspozycji 10 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 10 podpisów elektronicznych na płatne stanowisko. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, z których każdy ma przypisane miejsce w Sales Hub, konto miałoby podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 50 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami z miejscami. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 e-podpisów w miesiącu, w wyniku czego 20 pozostanie dla innych użytkowników z miejscami. Użytkownicy z podstawową siedzibą nie będą mieli dostępu do podpisów elektronicznych.
• Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Sales Hub Enterprise, mają do dyspozycji 30 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 30 podpisów elektronicznych na płatne stanowisko. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, z których każdy ma przypisane stanowisko Sales Hub, konto miałoby podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 150 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami posiadającymi stanowiska. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 e-podpisów w miesiącu, co daje 120 pozostałych dla innych użytkowników z miejscami. Użytkownicy z podstawową siedzibą nie będą mieli dostępu do podpisów elektronicznych.
  
  • Podpis elektroniczny będzie wliczany do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej oferty. Wycena nie musi być podpisana, aby została uwzględniona w limicie podpisów. Oferta wymagająca wielu podpisów liczy się tylko jako jedno użycie do limitu .
    • Na przykład, jeśli opublikowana oferta z włączoną opcją podpisu elektronicznego wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno użycie do limitu, niezależnie od tego, kto podpisał ofertę.
  • Jeśli oferta z żądaniem podpisu elektronicznego wygaśnie lub zostanie odwołana, ponowne wysłanie oferty będzie liczone jako dodatkowy podpis elektroniczny do limitu (jeden podpis elektroniczny przy pierwszym wysłaniu oferty i drugi przy ponownym wysłaniu oferty).

Włączanie podpisów elektronicznych w wycenie

Aby dołączyć pole podpisu elektronicznego do oferty, użytkownicy HubSpot z płatnąsiedzibą Sales Hub mogą wybrać opcjęUżyj podpisu na etapie Podpis i płatność w kreatorze ofert:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Kliknij nazwę wersji roboczej oferty lub utwórz nową ofertę.
• W prawym dolnym rogu edytora ofert klikaj przycisk Dalej, aż przejdziesz do kroku Podpis i płatność.
• W sekcji Opcje podpisu wybierz opcję Użyj podpisu elektronicznego.
• W sekcji Wymagane podpisy wybierz kontakty w wycenie, których podpis jest wymagany.
• W sekcji Countersigners wybierz użytkowników HubSpot, których podpisy są wymagane.

Zastrzeżenie: Wdrożenie Dropbox Sign przez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ Dropbox Sign jest zgodny z eIDAS. Nie ma to na celu udzielania porad prawnych i nie powinno zastępować profesjonalnych porad prawnych, w przypadku których należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem.

E-podpisywanie oferty

Gdy podpis elektroniczny jest włączony dla oferty, kupujący i kontrasygnujący mogą dodać swoje podpisy do oferty. Ze względów bezpieczeństwa HubSpot uwzględnia wstępny etap weryfikacji e-mail, aby potwierdzić tożsamość sygnatariusza przed zezwoleniem mu na podpisanie oferty. Kontrasygnujący mogą opcjonalnie rozpocząć proces podpisywania z poziomu konta HubSpot, co eliminuje konieczność weryfikacji ich tożsamości za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zarówno kupujący, jak i kontrasygnujący mogą rozpocząć proces podpisu elektronicznego od wspólnej wyceny:

• Na udostępnionej wycenie przewiń do sekcji Podpis, a następnie kliknij Weryfikuj, aby podpisać się obok swojego imienia i nazwiska na wycenie. Następnie zostanie wysłana wiadomość e-mail z kolejnymi krokami dotyczącymi podpisania oferty. Po kliknięciu przycisku Weryfikuj, aby podpisać będziesz mieć godzinę na ukończenie procesu podpisywania.

Uwaga: jeśli nie podpiszesz oferty w ciągu godziny od kliknięcia przycisku Zweryfikuj, aby podpisać, będziesz musiał wrócić do udostępnionej oferty i ponownie kliknąć Zweryfikuj, aby podpisać, aby wygenerować nową weryfikacyjną wiadomość e-mail.

• Przejdź do skrzynki odbiorczej i poszukaj wiadomości e-mail z tematem Prosimy o weryfikację tożsamości w celu podpisania oferty. Kliknij przycisk Zweryfikuj swoją tożsamość i podpisz ofertę, aby rozpocząć proces podpisywania.

• Otworzy się nowa karta przeglądarki z oknem dialogowym potwierdzającym tożsamość. Kliknij przycisk Rozpocznij podpisywanie.
• Aby podpisać, możesz:
  • Kliknąć Rozpocznij w prawym górnym rogu.

• • Kliknij przycisk Kliknij, aby podpisać obok swojego imienia i nazwiska w dolnej części oferty.

• W oknie dialogowym dodaj podpis, klikając karty Rysuj, Wpisz lub Prześlij, aby wybrać metodę podpisywania. Następnie kliknij przycisk Wstaw, aby dodać podpis.
  
  
  
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Kontynuuj.

• Kliknij przycisk Zgadzam się, aby zapisać swój podpis w cytacie, lub kliknij przycisk Edytuj, aby edytować swój podpis.

• Kliknij przycisk Zamknij.

Osoby kontrasygnujące otrzymają następnie wiadomość e-mail z powiadomieniem, że wycena została podpisana. Wiadomość ta zawiera przycisk umożliwiający rozpoczęcie procesu kontrasygnaty.

Kontrasygnujący mogą również kontrasygnować cytat ze strony indeksu cytatów:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Zobaczysz swoją ofertę ze statusem Oczekuje na podpis. Najedź kursorem na ofertę, kliknij opcję Działania, a następnie kliknij opcję Kontrasygnuj.
  
  
• Przejdź do kroków podpisu.

Na stronie indeksu cytatów można również sprawdzić status podpisu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Obok oferty z oczekującymi podpisami kliknij Akcje, a następnie kliknij Szczegóły.
• W sekcji Wydajność można wyświetlić status podpisu oferty.
  
  
• Aby wydrukować pobraną kopię oferty, obok oferty kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Pobierz.

Uwaga: jeśli pobierzesz podpisaną ofertę, Dropbox Sign usunie łącza z każdego hiperłącza w sekcjiKomentarze dla kupującego lub Warunki zakupu z wersji PDF oferty. Zaleca się podanie pełnego adresu URL połączonego tekstu, aby łącze było nadal klikalne po pobraniu oferty.

Klient otrzyma kopię podpisanego dokumentu po złożeniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem oferty, oraz kopię PDF w pełni podpisanego dokumentu do wglądu.

Monitorowanie użycia podpisu elektronicznego

W ustawieniach oferty możesz sprawdzić, ile podpisów elektronicznych wykorzystałeś do tej pory w tym miesiącu, a także jak blisko jesteś swojego miesięcznego limitu. Miesięczny limit jest resetowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

Aby sprawdzić użycie podpisu elektronicznego:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• Na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij kartę Podpis elektroniczny.