Używanie podpisów elektronicznych z wyceną

Podpis elektroniczny to elektroniczne wyrażenie przez daną osobę zgody na warunki określone w danym dokumencie. Podpis elektroniczny jest ważny i legalny w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą wagę prawną jak podpisy pisemne. Funkcja e-podpisu w HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign).

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

• Nie trzeba tworzyć konta Dropbox Sign, aby korzystać z e-podpisu w ramach zwykłego procesu tworzenia wyceny w HubSpot.
• Użytkownik z płatnymstanowiskiem Sales Hub może skonfigurować wycenę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego.
• Użytkownicy posiadający podstawowe stanowisko nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.

Zrozumienie limitów podpisu elektronicznego

• Możesz sprawdzić limity podpisów elektronicznych dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie podpisów elektronicznych na swoim koncie.
• Dodatkowe podpisy można również zakupić, kontaktując się z zespołem sprzedaży HubSpot.

Na przykład:

• Konto z subskrypcją Sales Hub Starter ma 10 podpisów elektronicznych dostępnych dla wszystkich użytkowników na koncie. Należy pamiętać, że nie jest to 10 podpisów elektronicznych na użytkownika, ale 10 do wykorzystania na koncie przez wszystkich użytkowników. Dodanie kolejnych stanowisk nie zwiększy limitu podpisów elektronicznych.
• Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Sales Hub Professional, mają do wykorzystania 10 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 10 podpisów elektronicznych na płatne stanowisko. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, z których każdy ma przypisane stanowisko Sales Hub, konto miałoby podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 50 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami posiadającymi stanowiska. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 podpisów elektronicznych w ciągu miesiąca, w wyniku czego 20 pozostaje dla innych użytkowników ze stanowiskami. Użytkownicy ze stanowiskiem podstawowym nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawca wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnata.
• Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Sales Hub Enterprise, mają do dyspozycji 30 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 30 podpisów elektronicznych na płatne stanowisko. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, z których każdy ma przypisane stanowisko Sales Hub, konto miałoby podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 150 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami posiadającymi stanowiska. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 podpisów elektronicznych w miesiącu, co daje 120 pozostałych dla innych użytkowników ze stanowiskami. Użytkownicy ze stanowiskiem podstawowym nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.
  
  • Podpis elektroniczny będzie wliczany do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej wyceny. Wycena nie musi być podpisana, aby została uwzględniona w limicie podpisów. Wycena wymagająca wielu podpisów liczy się tylko jako jedno użycie do limitu.
    • Na przykład, jeśli opublikowana wycena z włączoną opcją podpisu elektronicznego wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno użycie do limitu, niezależnie od tego, kto podpisał wycenę.
  • Jeśli wycena z żądaniem podpisu elektronicznego wygaśnie lub zostanie odwołana, ponowne wysłanie wyceny będzie liczone jako dodatkowy podpis elektroniczny do limitu (jeden podpis elektroniczny przy pierwszym wysłaniu wyceny i drugi przy ponownym wysłaniu wyceny).

Włącz podpis elektroniczny na wycenie

Aby dołączyć pole podpisu elektronicznego do wyceny, użytkownicy HubSpot z płatnym stanowiskiem Sales Hub mogą wybrać opcjęUżyj podpisu na etapie Podpis i płatności w kreatorze wyceny:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Kliknij nazwę wersji roboczej wyceny lub utwórz nową wycenę.
• W prawym dolnym rogu edytora wyceny klikaj przycisk Dalej, aż przejdziesz do kroku Podpis i płatności.
• W sekcji Opcje podpisu wybierz opcję Użyj podpisu elektronicznego.
• W sekcji Wymagane podpisy wybierz kontakty w wycenie, których podpis jest wymagany.

• W sekcji Countersigners wybierz użytkowników HubSpot, których podpisy są wymagane.

Zastrzeżenie: Wdrożenie Dropbox Sign przez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ Dropbox Sign jest zgodny z eIDAS. Nie ma to na celu udzielania porad prawnych i nie powinno zastępować profesjonalnych porad prawnych, w przypadku których należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem.

Wycena elektroniczna

Gdy podpis elektroniczny jest włączony dla wyceny, kupujący i kontrasygnujący mogą dodać swoje podpisy do wyceny. Ze względów bezpieczeństwa HubSpot uwzględnia wstępny etap weryfikacji e-mail, aby potwierdzić tożsamość sygnatariusza przed zezwoleniem mu na podpisanie wyceny. Kontrasygnujący mogą opcjonalnie rozpocząć proces podpisywania z poziomu konta HubSpot, co eliminuje konieczność weryfikacji ich tożsamości za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zarówno kupujący, jak i kontrasygnujący mogą rozpocząć proces podpisu elektronicznego od wspólnej wyceny:

• Na udostępnionej wycenie przewiń do sekcji Podpis, a następnie kliknij Weryfikuj, aby podpisać się obok swojego imienia i nazwiska na wycenie. Następnie zostanie wysłana wiadomość e-mail z kolejnymi krokami dotyczącymi podpisania wyceny. Po kliknięciu przycisku Weryfikuj, aby podpisać będziesz mieć godzinę na ukończenie procesu podpisywania.

Uwaga: jeśli nie podpiszesz wyceny w ciągu godziny od kliknięcia przycisku Zweryfikuj , aby podpisać, będziesz musiał wrócić do udostępnionej wyceny i ponownie kliknąć przycisk Zweryfikuj , aby podpisać, aby wygenerować nową weryfikacyjną wiadomość e-mail.

• Przejdź do skrzynki odbiorczej i poszukaj wiadomości e-mail z tematem Prosimy o zweryfikowanie tożsamości w celu podpisania wyceny. Kliknij przycisk Zweryfikuj swoją tożsamość i podpisz wycenę, aby rozpocząć proces podpisywania.

• Otworzy się nowa karta przeglądarki z oknem dialogowym potwierdzającym tożsamość. Kliknij przycisk Rozpocznij podpisywanie.
• Aby podpisać, możesz:
  • Kliknąć Rozpocznij w prawym górnym rogu.

• • Kliknij przycisk Kliknij, aby podpisać obok swojego imienia i nazwiska w dolnej części wyceny.

• W oknie dialogowym dodaj podpis, klikając karty Rysuj, Wpisz lub Prześlij, aby wybrać metodę podpisywania. Następnie kliknij Wstaw, aby dodać podpis.
  
  
  
• W prawym górnym rogu kliknij Kontynuuj.

• Kliknij przycisk Zgadzam się, aby zapisać swój podpis na wycenie, lub kliknij przycisk Edytuj, aby edytować swój podpis.

• Kliknij przycisk Zamknij.

Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem, że wycena została podpisana. Wiadomość ta zawiera przycisk umożliwiający rozpoczęcie procesu kontrasygnaty.

Kontrasygnujący mogą również kontrasygnować wycenę na stronie indeksu wycen:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Wycena zostanie wyświetlona ze statusem Oczekuje na podpis. Najedź kursorem na wycenę, kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Kontrasygnuj.
  
  
• Przejdź do kolejnych kroków podpisywania.

Na stronie indeksu wycen można również sprawdzić status podpisu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Obok wyceny z oczekującymi podpisami kliknij opcję Działania, a następnie kliknij opcję Szczegóły.
• W sekcji Wydajność można wyświetlić status podpisu dla danej wyceny.
  
  
• Aby wydrukować pobraną kopię wyceny, kliknij opcję Czynności obok wyceny, a następnie opcję Pobierz.

Uwaga: jeśli pobierzesz podpisaną wycenę, Dropbox Sign usunie łącza z każdego hiperłącza zawartego w sekcjiKomentarze dla kupującego lub Warunki zakupu z wersji PDF wyceny. Zaleca się podanie pełnego adresu URL połączonego tekstu, aby łącze było nadal klikalne po pobraniu wyceny.

Klient otrzyma kopię podpisanego dokumentu po złożeniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem wyceny, oraz kopię PDF w pełni podpisanego dokumentu do ich rekordów.

Monitorowanie wykorzystania podpisu elektronicznego

W ustawieniach wyceny możesz sprawdzić, ile podpisów elektronicznych wykorzystałeś do tej pory w tym miesiącu, a także jak blisko jesteś swojego miesięcznego limitu. Miesięczny limit jest resetowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

Aby sprawdzić wykorzystanie podpisu elektronicznego:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• Na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Wyceny.
• Kliknij kartę Podpis elektroniczny.