Używanie podpisów elektronicznych z cytatami

Podpis elektroniczny lub e-podpis to elektroniczne wyrażenie przez osobę zgody na warunki określonego dokumentu. Podpisy elektroniczne są ważne i legalne w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii i wielu innych krajach. Mają taką samą wagę prawną jak podpisy pisemne. Funkcja podpisu elektronicznego HubSpot jest obsługiwana przez Dropbox Sign (dawniej HelloSign).

Poznaj ograniczenia i uwagi

• Aby korzystać z podpisu elektronicznego w ramach zwykłego procesu tworzenia oferty w HubSpot, nie trzeba tworzyć konta w Dropbox Sign.
• Użytkownik z płatnymstanowiskiem Sales Hub może skonfigurować ofertę tak, aby zawierała opcję podpisu elektronicznego.
• Użytkownicy z podstawową siedzibą nie mogą konfigurować ofert, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy ofert przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.

Zrozumienie limitów podpisów elektronicznych

• Możesz sprawdzić limity e-podpisów dla swojej subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot oraz sprawdzając wykorzystanie e-podpisów na swoim koncie.
• Możesz również zakupić dodatkowe podpisy, kontaktując się z zespołem sprzedaży HubSpot.

Na przykład:

• Konto z subskrypcją Sales Hub Starter ma 10 e-podpisów dostępnych dla wszystkich użytkowników na koncie. Należy pamiętać, że nie jest to 10 podpisów elektronicznych na użytkownika, ale 10 do wykorzystania na koncie przez wszystkich użytkowników. Dodanie większej liczby stanowisk nie zwiększy limitu podpisów elektronicznych.
• Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem Sales Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Sales Hub Professional, mają do dyspozycji 10 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 10 podpisów elektronicznych na płatne stanowisko. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, z których każdy ma przypisane stanowisko Sales Hub, konto miałoby podstawowy limit 50 e-podpisów miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami z stanowiskami. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 e-podpisów w miesiącu, w wyniku czego 20 pozostanie dla innych użytkowników z miejscami. Użytkownicy z podstawową siedzibą nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.
• Użytkownicy z przypisanym miejscem Sales Hub, którzy są częścią konta z subskrypcją Sales Hub Enterprise, mają do dyspozycji 30 podpisów elektronicznych. Należy pamiętać, że jest to 30 podpisów elektronicznych na płatne stanowisko. Jeśli konto ma pięciu użytkowników, z których każdy ma przypisane stanowisko Sales Hub, konto miałoby podstawowy limit podpisów elektronicznych w wysokości 150 miesięcznie, ponieważ limit jest łączony między wszystkimi użytkownikami posiadającymi stanowiska. Jeden użytkownik może wykorzystać 30 e-podpisów w miesiącu, co daje 120 pozostałych dla innych użytkowników z miejscami. Użytkownicy z podstawową pozycją nie mogą konfigurować wyceny, ale mogą zostać ustawieni jako nadawcy wyceny przez innego użytkownika lub jako kontrasygnujący.
  
  • Podpis elektroniczny będzie wliczany do limitu, gdy tylko opcja podpisu elektronicznego zostanie włączona dla opublikowanej oferty. Kwotowanie nie musi być podpisane, aby wliczało się do limitu podpisów. Oferta wymagająca wielu podpisów liczy się tylko jako jedno użycie do limitu .
    • Na przykład, jeśli opublikowana oferta z włączoną opcją podpisu elektronicznego wymaga trzech podpisów, liczy się to tylko jako jedno użycie do limitu, niezależnie od tego, kto podpisał ofertę.
  • Jeśli oferta z żądaniem podpisu elektronicznego wygaśnie lub zostanie odwołana, ponowne wysłanie oferty będzie liczone jako dodatkowy podpis elektroniczny do limitu (jeden podpis elektroniczny przy pierwszym wysłaniu oferty i drugi przy ponownym wysłaniu oferty).

Włączanie podpisów elektronicznych w ofercie

Aby dołączyć pole podpisu elektronicznego do oferty, użytkownicy HubSpot z płatnąsiedzibą Sales Hub mogą wybrać opcjęUżyj podpisu na etapie Podpis i płatność w kreatorze ofert:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty..
• Kliknij nazwę wersji roboczej oferty lub utwórz nową ofertę.
• W prawym dolnym rogu edytora ofert klikaj przycisk Dalej, aż przejdziesz do kroku Podpis i płatność.
• W sekcji Opcje podpisu wybierz opcję Użyj podpisu elektronicznego.
• W sekcji Wymagane podpisy wybierz kontakty w wycenie, których podpis jest wymagany.
• W sekcji Osoby kontrasygnujące wybierz użytkowników HubSpot, których podpisy są wymagane.

Zastrzeżenie: Wdrożenie Dropbox Sign przez HubSpot powinno być zgodne z eIDAS, ponieważ Dropbox Sign jest zgodny z eIDAS. Nie stanowi to porady prawnej i nie powinno zastępować profesjonalnej porady prawnej, którą należy skonsultować z licencjonowanym prawnikiem.

E-podpisywanie oferty

Gdy podpis elektroniczny jest włączony dla oferty, kupujący i kontrasygnujący mogą dodać swoje podpisy do oferty.

W celu zwiększenia bezpieczeństwa można włączyć weryfikację tożsamości, aby HubSpot uwzględnił wstępny etap weryfikacji e-mail w celu potwierdzenia tożsamości sygnatariusza przed zezwoleniem mu na podpisanie oferty. Jeśli nie potrzebujesz weryfikacji tożsamości, możesz wyłączyć ten wymóg lub kontrasygnujący mogą opcjonalnie rozpocząć proces podpisu z poziomu konta HubSpot, co eliminuje potrzebę weryfikacji.

Zarówno kupujący, jak i kontrasygnujący mogą rozpocząć proces podpisu elektronicznego z poziomu udostępnionej oferty:

• Jeśli weryfikacja tożsamości jest włączona, zweryfikuj swoją tożsamość za pośrednictwem poczty e-mail:
  • W udostępnionej wycenie przewiń do sekcji Podpis, a następnie kliknij Weryfikuj, aby podpisać się obok swojego imienia i nazwiska w wycenie. Następnie zostanie do Ciebie wysłana wiadomość e-mail z kolejnymi krokami dotyczącymi podpisania oferty. Po kliknięciu przycisku Weryfikuj, aby podpisać będziesz mieć godzinę na ukończenie procesu podpisywania.

Uwaga: jeśli nie podpiszesz oferty w ciągu godziny od kliknięcia przycisku Weryfikuj , aby podpisać, będziesz musiał wrócić do udostępnionej oferty i ponownie kliknąć Weryfikuj , aby podpisać, aby wygenerować nową weryfikacyjną wiadomość e-mail.

• • Przejdź do swojej skrzynki odbiorczej i poszukaj wiadomości e-mail o temacie Proszę zweryfikować swoją tożsamość, aby podpisać ofertę. Kliknij przycisk Zweryfikuj swoją tożsamość i podpisz ofertę, aby rozpocząć proces podpisywania.

• • Otworzy się nowa karta przeglądarki z oknem dialogowym potwierdzającym tożsamość. Kliknij przycisk Rozpocznij podpisywanie.
• Aby podpisać, kliknij Rozpocznij w prawym górnym rogu lub kliknij Kliknij, aby podpisać w polu podpisu.

• • Kliknij opcję Kliknij, aby podpisać obok swojego imienia i nazwiska w dolnej części oferty.

• W oknie dialogowym dodaj swój podpis, klikając karty Narysuj, Wpisz lub Prześlij, aby wybrać metodę podpisywania. Następnie kliknij Wstaw, aby dodać podpis.
  
  
  
• W prawym górnym rogu kliknij Kontynuuj.

• Kliknij przycisk Zgadzam się, aby zapisać podpis w wycenie, lub kliknij przycisk Edytuj, aby edytować podpis.

• Kliknij przycisk Zamknij.

Osoby kontrasygnujące otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem, że oferta została podpisana. Wiadomość ta zawiera przycisk umożliwiający rozpoczęcie procesu kontrasygnaty.

Osoby kontrasygnujące mogą również kontrasygnować ofertę ze strony indeksu ofert:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty..
• Zobaczysz swoją ofertę ze statusem Oczekuje na podpis. Najedź kursorem na ofertę, kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Kontrasygnuj.
  
  
• Przejdź do kolejnych kroków podpisywania.

Na stronie indeksu cytatów możesz również sprawdzić status podpisu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty..
• Obok oferty z oczekującymi podpisami kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Szczegóły.
• W sekcji Wydajność można wyświetlić status podpisu oferty.
  
  
• Aby wydrukować pobraną kopię oferty, obok oferty kliknij Działania, a następnie Pobierz.

Uwaga: jeśli pobierzesz podpisaną ofertę, Dropbox Sign usunie łącza z każdego hiperłącza zawartego w sekcjiKomentarze dla kupującego lub Warunki zakupu z wersji PDF oferty. Zaleca się podanie pełnego adresu URL połączonego tekstu, aby łącze było nadal dostępne po pobraniu oferty.

Klient otrzyma kopię podpisanego przez siebie dokumentu po złożeniu wszystkich wymaganych podpisów i kontrasygnat. Otrzymane powiadomienie zawiera link do podpisanego dokumentu, który wygasa wraz z wygaśnięciem oferty, oraz kopię PDF w pełni podpisanego dokumentu do wglądu.

Monitorowanie użycia podpisu elektronicznego

W ustawieniach oferty możesz sprawdzić, ile podpisów elektronicznych wykorzystałeś do tej pory w tym miesiącu, a także jak blisko jesteś swojego miesięcznego limit u. Miesięczny limit jest resetowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

Aby sprawdzić wykorzystanie podpisu elektronicznego:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• Na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij kartę Podpis elektroniczny.

Zarządzanie ustawieniami weryfikacji tożsamości podpisu elektronicznego

Domyślnie podpisy elektroniczne nie wymagają weryfikacji tożsamości podczas procesu podpisywania oferty, ale można włączyć ten wymóg. Jeśli chcesz wymagać weryfikacji kupującego, ale nie potrzebujesz weryfikacji kontrasygnatariusza, możesz włączyć to ustawienie i poprosić kontrasygnatariuszy o złożenie podpisu z poziomu HubSpot.

Aby włączyć lub wyłączyć weryfikację tożsamości:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• Na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij kartę Podpis elektroniczny.
• Aby włączyć weryfikację i wymagać jej podczas podpisywania oferty, włącz przełącznik Weryfikacja tożsamości. Od tej pory weryfikacja tożsamości będzie wymagana podczas podpisywania oferty.
• Aby wyłączyć weryfikację, przełącz przełącznik Weryfikacja tożsamości. Od tej pory weryfikacja tożsamości nie będzie wymagana podczas podpisywania oferty.

Dowiedz się więcej o e-podpisywaniu ofert.