Bruk e-signaturer med tilbud

En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske samtykke til vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske tyngde som skriftlige signaturer. HubSpots e-signaturfunksjon drives av Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Du trenger ikke å opprette en konto hos Dropbox Sign for å bruke e-signatur som en del av den vanlige tilbudsprosessen i HubSpot.

I HubSpot kan en bruker med et betalt SalesHub-sete konfigurere et tilbud til å inkludere et e-signaturalternativ. Nedenfor finner du mer informasjon om e-signaturer og hvordan du e-signerer et tilbud.

Forstå grensene for e-signatur

• Hver HubSpot-konto har en felles grense for e-signaturer basert på abonnementet og antall betalte brukere.
  • Du kan se e-signaturgrensene for abonnementet ditt i HubSpots produkt- og tjenestekatalog og ved å sjekke kontoens e-signaturbruk.
  • Du kan også kjøpe flere signaturer ved å kontakte HubSpots salgsteam.

• En e-signatur vil telle mot grensen så snart e-signaturalternativet er aktivert for et publisert tilbud. Tilbudet trenger ikke å være signert for at det skal telle med i signaturgrensen. Et tilbud som krever flere signaturer, teller bare som én bruk i forhold til grensen .
  • Hvis for eksempel et publisert tilbud med e-signaturalternativet aktivert krever tre signaturer, teller dette bare som én bruk mot grensen din, uavhengig av hvem som har signert tilbudet.
• Hvis et tilbud med krav om e-signatur utløper eller tilbakekalles, vil det å sende tilbudet på nytt telle som en ekstra e-signatur mot grensen din (én e-signatur for første gang tilbudet sendes, og en annen når tilbudet sendes på nytt).

Aktivere e-signaturer på et tilbud

Hvis du vil inkludere et e-signaturfelt i et tilbud, kan HubSpot-brukere med et betalt SalesHub-sete velge alternativetBruk signatur i signatur- og betalingstrinnet i tilbudsbyggeren:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Klikk på navnet på et utkast til et tilbud, eller opprett et nytt tilbud.
• Nederst til høyre i tilbudseditoren klikker du på Neste til du kommer til trinnet Signatur og betaling.
• Under Signaturalternativer velger du Bruk e-signatur.
• Under Påkrevde signaturer velger du kontaktene i tilbudet som må signere.
• Under Motunderskrivere velger du HubSpot-brukerne som må signere.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, ettersom Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og skal ikke erstatte profesjonell juridisk rådgivning, som du bør konsultere en lisensiert advokat for.

E-signer et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og kontrasignatører legge til sine signaturer i tilbudet. Av sikkerhetshensyn inkluderer HubSpot et innledende e-postbekreftelsestrinn for å bekrefte underskriverens identitet før vedkommende kan signere tilbudet. Medunderskrivere kan eventuelt starte signaturprosessen fra HubSpot-kontoen, slik at de slipper å bekrefte identiteten sin via e-post.

Både kjøpere og kontrasignatører kan starte e-signeringsprosessen fra et delt tilbud:

• I det delte tilbudet blar du til delen Signatur og klikker på Bekreft for å signere ved siden av navnet ditt på tilbudet. Du får deretter tilsendt en e-post med de neste trinnene for å signere tilbudet. Du har én time på deg til å fullføre signaturprosessen etter at du har klikket på Bekreft for å signere.

Merk: Hvis du ikke signerer tilbudet innen én time etter at du har klikket på knappen Bekreft for å signere, må du gå tilbake til det delte tilbudet og klikke på Bekreft for å signere på nytt for å generere en ny e-postbekreftelse.

• Gå til innboksen din og se etter en e-post med emnelinjen Vennligst bekreft identiteten din for å signere tilbudet. Klikk på Bekreft identiteten din og signer tilbudet for å starte signaturprosessen.

• En ny nettleserfane åpnes med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk på Start signering.
• Du kan signere ved å:
  • Klikk på Kom i gang øverst til høyre.

• • Klikk på Klikk for å signere ved siden av navnet ditt nederst i tilbudet.

• I dialogboksen legger du til signaturen din ved å klikke på fanene Tegn, Skriv eller Last opp for å velge signeringsmetode. Klikk deretter på Sett inn for å legge til signaturen.
  
  
  
• Klikk på Fortsett øverst til høyre.

• Klikk på Jeg godtar for å lagre signaturen på tilbudet, eller klikk på Rediger for å redigere signaturen.

• Klikk på Lukk.

De som kontrasignerer, vil deretter motta en e-post med beskjed om at tilbudet er signert. Denne e-posten inneholder en knapp for å starte kontrasigneringsprosessen.

Kontrasignerere kan også kontrasignere et tilbud fra tilbudsindekssiden:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Du vil se tilbudet ditt oppført med statusen Venter på signatur. Hold musepekeren over tilbudet, klikk på Handlinger og deretter på Kontrasignering.
  
  
• Fortsett til signaturtrinnene.

Fra tilbudsindekssiden kan du også gå gjennom signaturstatusen:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Ved siden av et tilbud med ventende signaturer klikker du på Handlinger og deretter på Detaljer.
• Under Ytelse kan du se signaturstatusen for tilbudet.
  
  
• Hvis du vil skrive ut en nedlastet kopi av tilbudet, klikker du på Handlinger ved siden av tilbudet og deretter på Last ned.

Væroppmerksom på at hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign lenker fra hyperkoblet tekst som er inkludert i delenKommentarer til kjøper eller Kjøpsvilkår fra PDF-versjonen av tilbudet. Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-adressen for den lenkede teksten, slik at lenken fortsatt er klikkbar etter at tilbudet er lastet ned.

Kunden vil motta en kopi av dokumentet de har signert når alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar, inneholder en lenke til dokumentet de signerte, som utløper når tilbudet utløper, og en PDF-kopi av det ferdig signerte dokumentet som de kan arkivere.

Overvåke bruken av e-signaturer

I tilbudsinnstillingene kan du se hvor mange e-signaturer du har brukt denne måneden så langt, og hvor nær du er månedsgrensen din.

Slik sjekker du bruken av e-signaturer:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Quotes i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-signatur.