Bruk e-signaturer med anførselstegn

En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske uttrykk for samtykke til vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske gyldighet som skriftlige signaturer. HubSpots e-signaturfunksjon drives av Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Rådfør deg med ditt eget juridiske team for å forstå gyldigheten av å bruke e-signaturer med dine kunder.

I denne artikkelen kan du lære om antall tilgjengelige e-signaturer, basert på abonnementet ditt, hvordan du aktiverer e-signaturer på et tilbud og hvordan du e-signerer et tilbud.

Før du begynner

• Du trenger ikke å opprette en konto hos Dropbox Sign for å bruke e-signatur som en del av den vanlige prosessen for oppretting av tilbud i HubSpot.
• En bruker med en tildeltCommerceHub-lisens kan konfigurere et tilbud slik at det inkluderer en e-signatur-alternativ.
• Brukere med en tildelt kjernelisens kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som tilbudssender av en annen bruker eller som medunderskriver.

Forstå begrensninger for e-signatur

HubSpot-kontoen din har en samlet månedlig begrensning for e-signaturer basert på abonnementet ditt og antall brukere med en tildelt Commerce Hub-lisens.

For eksempel har brukere med en tildelt Commerce Hub-lisens som er en del av en konto med et Commerce Hub Professional-abonnement, 25 e-signaturer tilgjengelig. Merk at dette er 25 e-signaturer per Commerce Hub-lisens. Hvis kontoen har to brukere, hver med en tildelt Commerce Hub-lisens, vil kontoen ha en grunnleggende e-signaturbegrensning på 50 per måned.

Gå gjennom e-signaturbegrensningene for abonnementet ditt i HubSpots produkt- og tjenestekatalog og ved å sjekke kontoens e-signaturbruk.

Bruk tabellen nedenfor for å se hvordan samlingen fungerer for forskjellige abonnementer:

• Hvis en bruker brukte 30 e-signaturer i løpet av en måned i Commerce Hub Professional-kontoen, ville 20 e-signaturer være igjen, og disse kunne brukes av begge brukerne i kontoen resten av måneden.
• Hvis en bruker brukte 50 e-signaturer i løpet av en måned i Commerce Hub Enterprise-kontoen, ville det være 200 e-signaturer igjen, som kunne brukes av alle de andre brukerne i kontoen resten av måneden. Grensen ville bli tilbakestilt ved begynnelsen av neste måned.

Vurder følgende når du gjennomgår grenser for e-signaturer:

• En e-signatur teller med i grensen så snart e-signaturalternativet er aktivert for et publisert tilbud. Tilbudet trengerikkeå være signert for å telle med i signaturgrensen.
• Et tilbud som krever flere signaturer, teller som én e-signatur mot grensen din. Hvis for eksempel et publisert tilbud med e-signaturer aktivert krever tre signaturer, teller dette bare som én bruk mot grensen din, uavhengig av hvem som har signert tilbudet.
• Hvis et tilbud med en e-signaturforespørsel utløper eller tilbakekalles, vil det å sende tilbudet på nytt telle som en ekstra e-signatur mot grensen din (én e-signatur for første gang tilbudet sendes, en annen når tilbudet sendes på nytt).

Overvåk bruken av e-signaturer

I tilbudsinnstillingene dine kan du se hvor mange e-signaturer du har brukt så langt denne måneden, samt hvor nær din månedlige grense du er. Den månedlige grensen tilbakestilles den første dagen i hver måned.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du tilObjekter >Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanen E-signatur.
4. Bruken av e-signaturer vises underBruk av e-signaturer denne måneden.

Øk grensen for e-signaturer

For å øke antall e-signaturer som er tilgjengelige i kontoen din, må du kontaktekundesuksesssjefen din.

Aktiver e-signaturer på et tilbud

For å inkludere et felt for e-signatur på et tilbud, velg e-signatur som akseptalternativ.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign skal være i samsvar med eIDAS, da Dropbox Sign er i samsvar med eIDAS. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og skal ikke erstatte profesjonell juridisk rådgivning, som du bør søke hos en autorisert advokat.

Dropbox Sign bruker en pålitelig partner for samsvar med e-signaturer i EU og vil ikke eksplisitt vises påeIDAS-nettstedet for pålitelige partnere.

E-signere et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og medunderskrivere legge til sine signaturer på tilbudet.

For ekstra sikkerhet kan du aktivere identitetsverifisering, slik at HubSpot inkluderer et foreløpig e-postverifiseringstrinn for å bekrefte signatarens identitet før de får lov til å signere tilbudet.

Medunderskrivere kan eventuelt starte signaturprosessen fra sin HubSpot-konto, noe som fjerner behovet for verifisering.

Både kjøpere og medunderskrivere kan starte e-signaturprosessen fra et delt tilbud. Medunderskrivere vil få en e-post hvis kjøperen e-signerer tilbudet først:

1. Kjøpere bør klikke på lenken til tilbudet som er delt med dem. Medunderskrivere kan se og medunderskrive et publisert tilbud fra tilbudsindekssiden.
2. Hvis identitetsverifisering er deaktivert, klikker du på Signer nå nederst i tilbudet.
   
   
3. Hvis identitetsverifisering er slått på, må du verifisere identiteten din via e-post:
   • I det delte tilbudet, bla til delen Godkjennelse og klikk på Bekreft e-post over navnet og e-postadressen din. Bekreftelse sendt vises for å bekrefte at en bekreftelses-e-post er sendt. Du har en time på deg til å fullføre signaturprosessen etter at du har klikket på Bekreft e-post.
     
     

Merk: Hvis du ikke signerer tilbudet innen en time etter at du har klikket på Bekreft e-post-knappen,må du gå tilbake til det delte tilbudet og klikke på Bekreft e-post igjen for å generere en ny bekreftelses-e-post.

• • Åpne e-postinnboksen din og finn e-posten med emnelinjen Bekreft identiteten din for å signere tilbudet. Klikk på Bekreft identiteten din og signer tilbudet for å starte signeringsprosessen.
  • En ny nettleserfane åpnes med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk på Start signering.

4. Klikk på Kom i gang øverst til høyre.
   
   
5. Under «Godkjennelse» klikker du på «Klikk for å signere» over navnet ditt.
   
   
6. I dialogboksen klikker du på fanene «Tegn», «Skriv» eller «Last opp» og legger til signaturen din. Klikk på «Sett inn» for å legge til signaturen.
7. Øverst til høyre klikker du på Fortsett.
8. Øverst til høyre klikker du på Rediger for å redigere signaturen din. Klikk på Jeg godtar for å lagre signaturen din på tilbudet.
9. Klikk på Lukk.
10. Medunderskrivere vil motta en e-post som informerer dem om at tilbudet er signert. Hvis de ikke allerede har medunderskrevet tilbudet, kan de klikke på Gjennomgå og medunderskrive tilbud for å starte medunderskriftsprosessen.

Kontrasignere et tilbud fra tilbudsindekssiden

Kontrasignatører kan også kontrasignere et tilbud fra tilbudsindekssiden:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Tilbud som krever signatur, vil ha statusen Venter på signatur. Hold musepekeren over tilbudet og klikk på Forhåndsvisning.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretterKontrasignere.
   
   
4. Fortsett med signaturtrinnene.

Gjennomgå signaturstatusen til et tilbud

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Hold musepekeren over et tilbud med ventende signaturer og klikk på Forhåndsvisning. 
3. I høyre panel kan du se signeringsaktiviteten under Signers.
   
   
4. Lær hvordan dulaster ned en PDF-fil av et e-signert tilbud.

Merk: Hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign lenker fra all hyperkoblet tekst i seksjonene «Følgeskriv», «Sammendrag» eller «Vilkår» i PDF-versjonen av tilbudet. Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-adressen for den koblede teksten i tilbudsseksjonene, slik at lenken fortsatt er klikkbar etter at tilbudet er lastet ned.

Kunden vår vil motta en kopi av dokumentet de har signert når alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar inneholder en lenke til dokumentet de har signert, som utløper når tilbudet utløper, og en PDF-kopi av det signerte dokumentet for deres arkiver.

Administrer innstillinger for identitetsverifisering av e-signaturer

Som standard krever e-signaturer ikke identitetsverifisering under signeringsprosessen for tilbudet. Hvis kjøperverifisering er nødvendig, må du slå på innstillingen. Hvis du ikke krever at medunderskrivere skal verifiseres, må du slå på innstillingen for kjøpere. Medunderskrivere kan damedunderskrive fra tilbudsindekssiden.

Slik slår du identitetsverifisering på eller av:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du tilObjekter >Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanen E-signatur.
4. For å slå på verifisering og kreve det når du signerer et tilbud, slå på bryteren Identitetsverifisering under Innstillinger for e-signatur. Identitetsverifisering vil være påkrevd når du signerer tilbud etter at innstillingen er slått på.
5. For å slå av verifisering, slå av bryteren Identitetsverifisering under Innstillinger for e-signatur. Identitetsverifisering vil ikke være påkrevd når du signerer tilbud etter at innstillingen er slått av.
   
   

Neste trinn

• Lær hvordan du oppretter tilbud.
• Lær hvordan du administrerer tilbud.