Bruk e-signaturer med anførselstegn

En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske samtykke til vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske tyngde som skriftlige signaturer. HubSpots e-signeringsfunksjon drives av Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Du trenger ikke å opprette en konto hos Dropbox Sign for å bruke e-signatur som en del av den vanlige prosessen for oppretting av tilbud i HubSpot.

I HubSpot kan en bruker med et betalt SalesHub-sete konfigurere et tilbud slik at det inkluderer et alternativ for e-signatur. Nedenfor kan du lese mer om e-signaturer og hvordan du e-signerer et tilbud.

Forstå grensene for e-signatur

• Hver HubSpot-konto har en samlet grense for e-signaturer basert på abonnementet og antall betalte brukere.
  • Du kan se e-signaturgrensene for abonnementet ditt i HubSpots katalog over produkter og tjenester og ved å sjekke bruken av e-signaturer på kontoen din.
  • Du kan også kjøpe flere signaturer ved å kontakte HubSpots salgsteam.

For eksempel:

• En konto med Sales Hub Starter-abonnement har 10 e-signaturer tilgjengelig for alle brukere i kontoen. Merk at dette ikke er 10 e-signaturer per bruker, men 10 for bruk på tvers av kontoen av alle brukere. Hvis du legger til flere seter , øker ikke grensen for e-signaturer.
• Brukere med et tildelt Sales Hub-sete, som er en del av en konto med et Sales Hub Professional-abonnement, har 10 e-signaturer tilgjengelig for bruk. Merk at dette er 10 e-signaturer per betalt sete. Hvis kontoen har fem brukere, som hver har et tildelt Sales Hub-sete, vil kontoen ha en grunngrense for e-signaturer på 50 per måned, fordi grensen deles mellom alle brukere med seter. Én bruker kan bruke 30 e-signaturer i løpet av en måned, og da gjenstår det 20 e-signaturer til andre brukere med seter. Brukere med et kjernesete vil ikke ha tilgang til e-signaturer.
• Brukere med et tildelt Sales Hub-sete, som er en del av en konto med et Sales Hub Enterprise-abonnement, har 30 e-signaturer tilgjengelig for bruk. Merk at dette er 30 e-signaturer per betalt sete. Hvis kontoen har fem brukere, hver med et tildelt Sales Hub-sete, vil kontoen ha en basisgrense for e-signaturer på 150 per måned, fordi grensen er delt mellom alle brukere med seter. Én bruker kan bruke 30 e-signaturer i løpet av en måned, slik at det gjenstår 120 e-signaturer for andre brukere med seter. Brukere med et kjernesete vil ikke ha tilgang til e-signaturer.
  
  • En e-signatur vil telle mot grensen så snart e-signaturalternativet er slått på for et publisert tilbud. Tilbudet trenger ikke å være signert for å gjelde for signaturgrensen. Et tilbud som krever flere signaturer, teller bare som én bruk i forhold til grensen din.
    • Hvis for eksempel et publisert tilbud med e-signaturalternativet aktivert krever tre signaturer, teller dette bare som én bruk i forhold til grensen din, uavhengig av hvem som har signert tilbudet.
  • Hvis et tilbud med en forespørsel om e-signatur utløper eller tilbakekalles, vil det å sende tilbudet på nytt telle som en ekstra e-signatur i forhold til grensen din (én e-signatur første gang tilbudet sendes, og en annen når tilbudet sendes på nytt).

Aktiver e-signaturer på et tilbud

For å inkludere et e-signaturfelt i et tilbud kan HubSpot-brukere med et betalt SalesHub-sete velge alternativetBruk signatur på trinnet Signatur og betaling i tilbudsbyggeren :

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Klikk på navnet på et tilbudsutkast, eller opprett et nytt tilbud.
• Klikk på Neste nederst til høyre i tilbudsredigeringsprogrammet til du har kommet til trinnet Signatur og betaling.
• Under Signaturalternativer velger du Bruk e-signatur.
• Under Nødvendige signaturer velger du kontaktene i tilbudet som skal ha signatur.
• Under Motunderskrivere velger du HubSpot-brukerne som skal signere.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign skal være eIDAS-kompatibel , ettersom Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment å være juridisk rådgivning og skal ikke være en erstatning for profesjonell juridisk rådgivning, som du bør konsultere en autorisert advokat for.

E-signer et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og kontrasignatorer legge til signaturene sine i tilbudet. Av sikkerhetshensyn inkluderer HubSpot et innledende e-postbekreftelsestrinn for å bekrefte underskriverens identitet før de kan signere tilbudet. Motunderskrivere kan eventuelt starte signaturprosessen fra HubSpot-kontoen, slik at de ikke trenger å bekrefte identiteten sin via e-post.

Både kjøpere og kontrasignatorer kan starte e-signeringsprosessen fra et felles tilbud:

• I det delte tilbudet blar du til delen Signatur , og klikker deretter på Bekreft for å signere ved siden av navnet ditt på tilbudet . Deretter får du tilsendt en e-post med informasjon om de neste trinnene for å signere tilbudet. Du har én time på deg til å fullføre signeringsprosessen etter at du har klikket på Bekreft for å signere.

Merk: Hvis du ikke signerer tilbudet innen én time etter at du har klikket på Bekreft for å signere-knappen, må du navigere tilbake til det delte tilbudet og klikke på Bekreft for å signere på nytt for å generere en ny e-postbekreftelse.

• Gå til e-postinnboksen din og se etter en e-post med emnelinjen Vennligst bekreft identiteten din for å signere tilbudet ditt. Klikk på Bekreft identiteten din og signer tilbudet for å starte signaturprosessen.

• En ny nettleserfane åpnes med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk på Start signering.
• For å signere kan du gjøre det:
  • Klikk på Kom i gang øverst i høyre hjørne.

• • Klikk på Klikk for å signere ved siden av navnet ditt nederst i tilbudet .

• I dialogboksen legger du til signaturen ved å klikke på fanene Tegn, Skriv eller Last opp for å velge signeringsmetode. Klikk deretter på Sett inn for å legge til signaturen.
  
  
  
• Klikk på Fortsett øverst til høyre.

• Klikk på Jeg godtar for å lagre signaturen din i tilbudet, eller klikk på Rediger for å redigere signaturen din.

• Klikk på Lukk.

Kontrasignerer vil deretter motta en e-post med beskjed om at tilbudet er signert. Denne e-posten inneholder en knapp for å starte kontrasigneringsprosessen.

Kontrasignatorer kan også kontrasignere et sitat fra indekssiden for sitater:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Du vil se at tilbudet ditt er oppført med statusen Venter på signatur. Hold musepekeren over tilbudet, klikk på Handlinger, og klikk deretter på Kontrasigner.
  
  
• Fortsett til signaturtrinnene.

Du kan også se signaturstatusen på indekssiden for sitater:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Klikk på Handlinger ved siden av et tilbud med ventende signaturer, og klikk deretter på Detaljer.
• Under Ytelse kan du se signaturstatusen for tilbudet.
  
  
• Hvis du vil skrive ut en nedlastet kopi av tilbudet, klikker du på Handlinger ved siden av tilbudet og deretter på Last ned.

Merk: Hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign koblinger fra all hyperkoblet tekst som er inkludert i delenKommentarer til kjøper eller Kjøpsvilkår fra PDF-versjonen av tilbudet . Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-adressen for den koblede teksten, slik at koblingen fortsatt er klikkbar etter at tilbudet er lastet ned.

Kunden din vil motta en kopi av dokumentet de har signert når alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar, inneholder en lenke til dokumentet de har signert, som utløper når tilbudet utløper, og en PDF-kopi av det ferdig signerte dokumentet som de kan arkivere.

Overvåk bruken av e-signaturer

I tilbudsinnstillingene dine kan du se hvor mange e-signaturer du har brukt denne måneden så langt, samt hvor nær månedsgrensen du er. Den månedlige grensen tilbakestilles den første i hver måned.

Slik kontrollerer du bruken av e-signaturer:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Sitater i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-signatur.