Bruk e-signaturer med anførselstegn

En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske samtykke til vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske tyngde som skriftlige signaturer. HubSpots e-signeringsfunksjon drives av Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Rådfør deg med ditt eget juridiske team for å forstå gyldigheten av å bruke e-signaturer med kundene dine.

Nedenfor kan du lære mer om e-signaturer og hvordan du e-signerer et tilbud.

Forstå begrensninger og hensyn

• Du trenger ikke å opprette en konto med Dropbox Sign for å bruke e-signering som en del av den vanlige prosessen for oppretting av tilbud i HubSpot.
• En bruker med et betalt Commerce Hub -sete kan konfigurere et tilbud slik at det inkluderer et alternativ for e-signatur.
• Brukere med et kjernesete kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som tilbudsavsender av en annen bruker, eller som kontrasignerer.

Forstå grensene for e-signatur

• Du kan se e-signaturgrensene for abonnementet ditt i HubSpots katalog over produkter og tjenester og ved å sjekke bruken av e-signaturer på kontoen din.
• Du kan kjøpe flere signaturer ved å kontakte HubSpots salgsteam.

For eksempel:

• Brukere med et tildelt Commerce Hub-sete, som er en del av en konto med et Commerce Hub Professional-abonnement, har 25 fem e-signaturer tilgjengelig for bruk. Merk at dette er 25 e-signaturer per Commerce Hub-sete. Hvis kontoen har to brukere med hvert sitt Commerce Hub-sete, vil kontoen ha en grunngrense for e-signaturer på 50 per måned, fordi grensen deles mellom alle brukere med seter. Én bruker kan bruke 30 e-signaturer i løpet av en måned, slik at det gjenstår 20 e-signaturer til andre brukere med seter. Brukere med et kjernesete kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som tilbudsavsender av en annen bruker, eller som kontrasignerer.
• Brukere med et Commerce Hub -sete, som er en del av en konto med Commerce Hub Enterprise-abonnement, har 50 e-signaturer tilgjengelig for bruk. Merk at dette er 50 e-signaturer per Commerce Hub-sete. Hvis kontoen har fem brukere, som hver har et Commerce Hub-sete, vil kontoen ha en basisgrense for e-signaturer på 250 per måned, fordi grensen er delt mellom alle brukere med seter. Én bruker kan bruke 30 e-signaturer i løpet av en måned, slik at det gjenstår 220 e-signaturer for andre brukere med seter. Brukere med et kjernesete kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som avsender av tilbud av en annen bruker, eller som kontrasignerer.
  
  • En e-signatur vil telle mot grensen så snart e-signaturalternativet er slått på for et publisert tilbud. Tilbudet trenger ikke å være signert for å gjelde for signaturgrensen. Et tilbud som krever flere signaturer, teller bare som én bruk i forhold til grensen din.
  • Hvis for eksempel et publisert tilbud med e-signaturalternativet aktivert krever tre signaturer, teller dette kun som én bruk i forhold til grensen din, uavhengig av hvem som har signert tilbudet.
  • Hvis et tilbud med en forespørsel om e-signatur utløper eller tilbakekalles, vil det å sende tilbudet på nytt telle som en ekstra e-signatur i forhold til grensen din (én e-signatur første gang tilbudet sendes, og en annen når tilbudet sendes på nytt).

Aktiver e-signaturer på et tilbud

For å inkludere et e-signaturfelt i et tilbud kan HubSpot-brukere velge e-signatur som et akseptalternativ i tilbudet.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, ettersom Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel. Dette er ikke ment å være juridisk rådgivning og skal ikke være en erstatning for profesjonell juridisk rådgivning, som du bør konsultere en autorisert advokat for.

Dropbox Sign bruker en betrodd partner for e-signaturoverensstemmelse i EU, og vil ikke eksplisitt vises på eIDAS-nettstedet til betrodde partnere.

E-signer et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og kontrasignatorer legge til signaturene sine i tilbudet.

For ekstra sikkerhet kan du slå på identitetsbekreftelse, slik at HubSpot inkluderer et innledende e-postbekreftelsesteg for å bekrefte identiteten til den som signerer, før vedkommende får lov til å signere tilbudet. Hvis du ikke trenger identitetsbekreftelse, kan du slå av dette kravet, eller så kan medunderskrivere starte signaturprosessen fra HubSpot-kontoen, noe som fjerner behovet for bekreftelse.

Både kjøpere og kontrasignatorer kan starte e-signaturprosessen fra et delt tilbud:

1. Hvis identitetsbekreftelse er slått på, må du bekrefte identiteten din via e-post:
   • Bla til Signatur-delen i det delte tilbudet, og klikk deretter på Bekreft e-post nederst i tilbudet. Du vil da få tilsendt en e-post med informasjon om de neste trinnene for signering av tilbudet. Du har én time på deg til å fullføre signaturprosessen etter at du har klikket på Bekreft e-post.

Merk: Hvis du ikke signerer tilbudet innen én time etter at du har klikket på Bekreft e-post, må du navigere tilbake til det delte tilbudet og klikke på Bekreft e-post på nytt for å generere en ny bekreftelses-e-post.

• • Gå til innboksen din og se etter en e-post med emnelinjen Vennligst bekreft identiteten din for å signere tilbudet ditt. Klikk påBekreft identiteten din og signer tilbudet for å starte signaturprosessen.

1. • En ny nettleserfane åpnes med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk på Start signering.
2. For å signere klikker du på Kom i gang øverst i høyre hjørne eller klikker på Klikk for å signere i signaturboksen.
   
   
   • Klikk på Klikk for å signere ved siden av navnet ditt nederst i tilbudet.
3. I dialogboksen legger du til signaturen din ved å klikke på fanene Tegn, Skriv eller Last opp for å velge signeringsmetode. Klikk deretter på Sett inn for å legge til signaturen.
4. Klikk på Fortsett øverst til høyre.
5. Klikk på Jeg godtar for å lagre signaturen i tilbudet, eller klikk på Rediger for å redigere signaturen.
6. Klikk på Lukk.
7. Kontrasignerere vil motta en e-postmelding om at tilbudet er signert, og de kan klikke på Gjennomgå og kontrasigner tilbud for å starte kontrasigneringsprosessen.

Kontrasignerere kan også kontrasignere et tilbud fra indekssiden for tilbud:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Du vil se tilbudet ditt oppført med statusen Venter på signatur. Hold musepekeren over tilbudet, og klikk på Forhåndsvisning.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Kontrasigner.
   
   
4. Fortsett til trinnene for signatur.

Du kan også se signaturstatusen på indekssiden for tilbud:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Hold markøren over et tilbud med ventende signaturer, og klikk på Forhåndsvis.
3. I høyre panel kan du se signeringsaktiviteten under Signerere.
   
   
4. Hvis du vil skrive ut en nedlastet kopi av tilbudet, klikker du på Forhåndsvisning ved siden av tilbudet, klikker på Handlinger øverst til høyre og velger deretter Last ned.

Merk: Hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign koblinger fra all hyperkoblet tekst som er inkludert i delene Følgebrev, Sammendrag eller Vilkår fra PDF-versjonen av tilbudet. Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-adressen for den lenkede teksten, slik at lenken fortsatt er klikkbar etter at tilbudet er lastet ned.

Kunden vil motta en kopi av dokumentet som de har signert, så snart alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar, inneholder en lenke til dokumentet de har signert, som utløper når tilbudet utløper, og en PDF-kopi av det fullstendige signerte dokumentet som de kan arkivere.

Overvåk bruken av e-signaturer

I tilbudsinnstillingene kan du se hvor mange e-signaturer du har brukt denne måneden så langt, og hvor nær den månedlige grensen du er. Den månedlige grensen tilbakestilles den første i hver måned.

Slik kontrollerer du e-signaturbruken din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Tilbud i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen E-signatur.

Administrer innstillinger for identitetsverifisering av e-signatur

Som standard krever ikke e-signaturer identitetsbekreftelse under tilbudssigneringsprosessen, men du kan slå på dette kravet. Hvis du ønsker å kreve kjøperverifisering, men ikke trenger bekreftelse av kontrasignerer, kan du slå på innstillingen og la kontrasignerere signere fra HubSpot.

Slik slår du identitetsbekreftelse på eller av:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du til Objects > Quotes.
3. Klikk på fanen E-signatur.
4. For å slå på verifisering og kreve det når du signerer et tilbud, slår du på Identitetsverifisering under E-signaturinnstillinger. Fremover vil identitetsbekreftelse være påkrevd når du signerer et tilbud.
5. Hvis du vil slå av bekreftelsen, slår du av bryteren Identitetsbekreftelse. Fremover vil ikke identitetsbekreftelse være påkrevd når du signerer et tilbud.