Bruk e-signaturer med sitater

En elektronisk signatur, eller en e-signatur, er en persons elektroniske uttrykk for samtykke til vilkårene i et bestemt dokument. E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske vekt som skriftlige underskrifter. HubSpots e-sign-funksjon er drevet av Dropbox Sign (tidligere HelloSign).

Forstå begrensninger og hensyn

• Du trenger ikke opprette en konto hos Dropbox Sign for å bruke e-sign som en del av den vanlige tilbudsprosessen i HubSpot.
• En bruker med en betalt salgshub seat kan konfigurere et tilbud til å inkludere et alternativ for e-signatur.
• Brukere med et kjernesete kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som tilbudsavsender av en annen bruker, eller som motsigner .

Forstå grenser for e-signaturer

• Du kan se på grensene for e-signaturer for abonnementet ditt i HubSpots produkt- og tjenesterkatalog og ved å sjekke kontoens bruk av e-signaturer .
• Du kan også kjøpe flere signaturer ved å kontakte HubSpots salgsteam .

For eksempel:

• En konto med Sales Hub Starter -abonnement har 10 e-signaturer tilgjengelig for alle brukere på kontoen. Merk at dette ikke er 10 e-signaturer per bruker, men 10 for bruk på tvers av kontoen av alle brukere. Å legge til flere seter vil ikke øke grensen for e-signatur.
• Brukere med et tildelt Sales Hub- sete , som er en del av en konto med et Sales Hub Professional -abonnement, har 10 e-signaturer tilgjengelig for bruk. Merk at dette er 10 e-signaturer per betalt sete. Hvis kontoen har fem brukere, hver med et tildelt Sales Hub- sete, vil kontoen ha en grunnleggende e-signaturgrense på 50 per måned, fordi grensen er samlet mellom alle brukere med seter. Én bruker kunne bruke 30 e-signaturer i løpet av en måned, noe som resulterer i at 20 gjenstår for andre brukere med seter. Brukere med kjernesete kan ikke konfigurere et tilbud, men kan settes som tilbudsavsender av en annen bruker, eller som motsigner.
• Brukere med et tildelt Sales Hub- sete , som er en del av en konto med et Sales Hub Enterprise -abonnement, har 30 e-signaturer tilgjengelige for bruk. Merk at dette er 30 e-signaturer per betalt sete. Hvis kontoen har fem brukere, hver med et tildelt Sales Hub- sete, vil kontoen ha en grunnleggende e-signaturgrense på 150 per måned, fordi grensen er samlet mellom alle brukere med seter. Én bruker kunne bruke 30 e-signaturer i løpet av en måned, noe som resulterer i 120 igjen for andre brukere med seter. Brukere med et kjernesete kan ikke konfigurere et tilbud, men kan settes som tilbudsavsender av en annen bruker, eller som motsigner.
  
  • En e-signatur vil telle mot grensen så snart alternativet for e-signatur er slått på for et publisert tilbud. Tilbudet trenger ikke være signert for å gjelde signaturgrensen. Et sitat som krever flere signaturer, teller kun som én bruk mot grensen din.
    • For eksempel, hvis et publisert tilbud med e-signatur-alternativet aktivert krever tre signaturer, teller dette kun som én bruk mot grensen din uavhengig av hvem som har signert sitatet.
  • Hvis et tilbud med en forespørsel om e-signatur utløper eller blir tilbakekalt, vil gjensending av tilbudet telle som en ekstra e-signatur mot grensen din (en e-signatur for første gang tilbudet sendes, og en annen når tilbudet er på nytt. sendt).

Aktiver e-signaturer på et tilbud

For å inkludere et e-signaturfelt i et tilbud, bruker HubSpot med en betalt salgshub setet kan velge alternativet Bruk signatur i Signatur- og betalingstrinnet til tilbudsbyggeren:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Klikk på navnet på et tilbudsutkast, eller opprett et nytt tilbud .
• Nederst til høyre i sitatredigeringsprogrammet klikker du på Neste til du har navigert til trinnet Signatur og betaling .
• Under Signaturalternativer velger du Bruk e-signatur .
• Under Nødvendige signaturer velger du kontaktene på tilbudet hvis signatur kreves.

• Under Countersigners velger du HubSpot-brukerne hvis signaturer kreves.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, ettersom Dropbox Sign er eIDAS-kompatibel . Dette er ikke ment å være juridisk rådgivning og bør ikke være en erstatning for profesjonell juridisk rådgivning, som du bør konsultere en autorisert advokat for.

E-signer et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og kontrasignere legge til sine signaturer i tilbudet. For sikkerhets skyld inkluderer HubSpot et foreløpig e-postbekreftelsestrinn for å bekrefte underskriverens identitet før de lar dem signere tilbudet. Motsignere kan eventuelt starte signaturprosessen fra HubSpot-kontoen , noe som fjerner behovet for at de skal bekrefte identiteten sin via e-post.

Både kjøpere og kontrasignere kan starte e-signaturprosessen fra et delt tilbud:

• På det delte sitatet blar du til Signatur -delen og klikker på Bekreft for å signere ved siden av navnet ditt på sitatet. En e-post vil da bli sendt til deg med neste trinn for signering av tilbudet. Du har én time på deg til å fullføre signaturprosessen etter å ha klikket på Bekreft for å signere .

Merk: Hvis du ikke signerer tilbudet innen én time etter at du har klikket på Bekreft for å signere -knappen, må du navigere tilbake til det delte tilbudet og klikke på Bekreft for å signere på nytt for å generere en ny bekreftelses-e-post.

• Naviger til e-postinnboksen din og se etter en e-post med emnelinjen Bekreft identiteten din for å signere tilbudet ditt . Klikk på Bekreft identiteten din og signer tilbudet for å starte signaturprosessen.

• En ny nettleserfane åpnes med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk Start signering .
• For å signere kan du:
  • Klikk på Kom i gang øverst til høyre.

• • Klikk Klikk for å signere ved siden av navnet ditt nederst i sitatet.

• I dialogboksen legger du til signaturen din ved å klikke på fanene Tegn , Skriv inn eller Last opp for å velge signeringsmetode. Klikk deretter på Sett inn for å legge til signaturen.
  
  
  
• Klikk på Fortsett øverst til høyre.

• Klikk Jeg godtar for å lagre signaturen din på sitatet, eller klikk på Rediger for å redigere signaturen.

• Klikk Lukk .

Motsignere vil da motta en e-post med beskjed om at tilbudet er signert. Denne e-posten inneholder en knapp for å starte kontrasigneringsprosessen.

Motsignere kan også kontrasignere et sitat fra sitatindekssiden:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Du vil se tilbudet ditt oppført med statusen Venter på signatur . Hold markøren over sitatet, klikk på Handlinger , og klikk deretter på Mottegn .
  
  
• Fortsett til signaturtrinnene .

Fra sitatindekssiden kan du også se på signaturstatusen:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
• Ved siden av et tilbud med ventende signaturer klikker du på Handlinger og deretter på Detaljer .
• Under Ytelse kan du se signaturstatusen til tilbudet.
  
  
• For å skrive ut en nedlastet kopi av tilbudet, klikk på Handlinger ved siden av tilbudet og klikk deretter på Last ned .

Vennligst merk: hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign koblinger fra all hyperlenket tekst inkludert i Kommentarer til kjøper eller Kjøpsvilkår -delen fra PDF-versjonen av tilbudet. Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-en for den koblede teksten slik at koblingen fortsatt er klikkbar etter at sitatet er lastet ned.

Kunden din vil motta en kopi av dokumentet de signerte når alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar inkluderer en lenke til dokumentet de signerte, som utløper når tilbudet utløper, og en PDF-kopi av det fullstendig signerte dokumentet for deres arkiv.

Overvåk bruk av e-signaturer

I tilbudsinnstillingene dine kan du se hvor mange e-signaturer du har brukt denne måneden så langt, sammen med hvor nær den månedlige grensen du er. Den månedlige grensen tilbakestilles den første i hver måned.

For å sjekke e-signaturbruken din:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Objekter > Sitater i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-signatur .