使用帶引號的電子簽名

使用電子簽名獲取買家對報價的接受。電子簽名是個人對特定文件條款表示同意的電子化表達。 

電子簽名在美國、加拿大、歐盟、英國及眾多國家均具法律效力，其法律效力等同於書面簽名。HubSpot 的電子簽名功能由 Dropbox Sign（前身為 HelloSign）提供技術支援。請諮詢貴公司法律團隊，以確認與客戶使用電子簽名的法律效力。

開始前須知

• 您無需在 Dropbox Sign 建立帳戶，即可於 HubSpot 常規報價單建立流程中使用電子簽署功能。
• 獲分配Commerce Hub席位的用戶可設定報價單包含電子簽署選項。
• 獲配核心席位的用戶雖無法配置報價單，但可由其他用戶指定為報價單發送者或共同簽署人。

瞭解電子簽署限制

您的 HubSpot 帳戶每月享有共享的電子簽署配額，此配額取決於您的訂閱方案及獲指派Commerce Hub席位的用戶數量。

請參閱下表了解電子簽署配額範例：

• 若某位用戶在某個月於 商務中心 專業帳戶中使用了30 次電子簽名，則剩餘 20 次簽名次數，可供該帳戶內任一使用者於當月剩餘時間使用。
• 若某用戶在 商務中心 企業帳戶中，當月剩餘200次電子簽署配額，可供該帳戶其他使用者於當月內使用。配額將於次月月初重置。

檢視電子簽名配額時請注意：

• 電子簽名選項一經啟用於已發佈的報價單，即計入配額限制。報價單無需實際簽署即會佔用簽名配額。
• 需多方簽署的報價單僅計為一次電子簽名配額。例如：啟用電子簽名的已發佈報價單需三方簽署，無論實際簽署者為何，僅計為一次配額消耗。
• 若含電子簽署請求的報價單到期或被撤回，重新發送該報價單將額外計入簽署次數限制（首次發送計一次，重新發送再計一次）。

請透過HubSpot 產品與服務目錄檢視訂閱方案的電子簽名配額，並查閱帳戶的電子簽名使用紀錄。

監控電子簽名使用狀況

在報價設定中，可查看本月迄今已使用的電子簽名次數，以及距離每月配額的剩餘空間。每月配額將於每月 1 日重置。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄導覽至物件>報價單。
3. 頂部點擊「電子簽名」標籤頁。
4. 本月電子簽名使用量將顯示於「本月電子簽名使用量」欄位。

提高電子簽名配額

若需增加帳戶可用電子簽名次數，請聯繫您的客戶成功經理。

在報價單啟用電子簽名

要在報價單中加入電子簽名欄位，請選擇電子簽名為接受選項。

免責聲明：HubSpot 整合的 Dropbox Sign 應符合 eIDAS 規範，因Dropbox Sign 本身符合 eIDAS 規範。本文內容不構成法律建議，亦不應取代專業法律諮詢，相關事宜請諮詢持牌律師。

Dropbox Sign 透過可信賴合作夥伴實現歐盟電子簽署合規性，且不會明確顯示於eIDAS 網站的可信賴合作夥伴清單中。

電子簽署報價單

當報價單啟用電子簽署功能時，買方與核簽者皆可於報價單上添加簽名。

為強化安全性，請啟用身分驗證功能。啟用後，HubSpot 將在簽署前新增初步電子郵件驗證步驟，以確認簽署者身分。

核簽者可選擇從其 HubSpot 帳戶內啟動簽署流程 ，此方式可免除驗證步驟。

買家與核簽者皆可從共享報價單啟動電子簽署流程。若買家先完成報價單電子簽署，系統將寄送通知郵件給核簽者：

1. 存取報價單進行電子簽署：
   • 買家應點擊共享給他們的報價單連結。
   • 核簽者可從報價索引頁面檢視並核簽已發佈的報價單。
2. 若身分驗證功能關閉，請點擊報價單底部的「立即簽署」。
   
   
   
3. 若啟用身分驗證，請透過電子郵件驗證身分：
   • 在共享報價單中，滾動至「接受」區段，點擊姓名與電子郵件地址上方的「驗證電子郵件」。系統將顯示「驗證已發送」以確認驗證郵件已寄出。點擊「驗證電子郵件」後，您有一小時完成簽署流程。
     
     
     

請注意：若您在點擊「驗證電子郵件」按鈕後一小時內未簽署報價單，請返回共享報價單頁面再次點擊「驗證電子郵件」以生成新的驗證郵件。

• • 開啟您的電子郵件收件匣，尋找主旨為「請驗證您的身分以簽署報價單」的郵件。點擊「驗證身分並簽署報價單」以啟動簽署流程。
  • 瀏覽器將開啟新分頁顯示身分確認對話框，點擊「開始簽署」。

4. 點擊右上角的「開始操作」。
   
   
   
5. 在「接受條款」區塊，點擊姓名上方的「點擊簽署」。
   
   
   
6. 於對話框中，點擊「繪製」、「輸入」或「上傳」標籤頁添加簽名。點擊「插入」完成簽名添加。
7. 點擊右上角的「繼續」。
8. 在右上角點擊「編輯」以修改簽名。點擊「我同意」將簽名儲存至報價單。
9. 點擊關閉。
10. 共同簽署人將收到報價單已簽署的電子郵件通知。若尚未完成共同簽署，可點擊「檢視並共同簽署報價單」啟動流程。

從報價索引頁面進行副簽

副簽人亦可透過報價索引頁面進行副簽：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 待簽署報價單狀態顯示為「待簽署」。將游標懸停於報價單上，點擊「預覽」。
3. 於右上角點擊「操作」，再選擇「加簽」。
   
   
   
4. 繼續簽署報價單。

檢視報價單簽署狀態

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於待簽署報價單上並點擊預覽。 
3. 於右側面板的「簽署者」區塊檢視簽署進度。
   
   
   
4. 報價單完成簽署後，即可下載電子簽署版報價單的 PDF 檔案。

請注意：下載簽署後的報價單時，Dropbox Sign 會從 PDF 版本的報價單中移除封面信函、 執行摘要 或條款部分所含超連結文字的連結。建議在報價單段落中完整保留連結文字的 URL，確保下載後連結仍可點擊。

當所有必要簽署與核簽程序完成後，客戶將收到其簽署文件的副本。通知內容包含：簽署文件的連結（該連結將於報價失效時失效），以及供存檔用的簽署文件 PDF 副本。

管理電子簽名身分驗證設定

預設情況下，報價簽署流程不要求電子簽名進行身分驗證。若需買方驗證，請開啟此設定。若無需核簽人驗證，請僅為買方啟用此設定。核簽人即可從報價索引頁面進行核簽。

開啟或關閉身分驗證設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄導覽至物件>報價單。
3. 頂部點擊電子簽名標籤頁。
4. 若需啟用驗證並要求簽署報價單時進行驗證，請在電子簽名設定中開啟「身分驗證」開關。啟用後，簽署任何報價單時皆需進行身分驗證。
   • 點擊「驗證來源電子郵件地址」下拉選單，選擇團隊電子郵件地址。個人電子郵件地址不可設為預設值。
   • 若未設定預設郵件地址，系統將從success@hubspot.com 發送郵件。
5. 若要關閉驗證功能，請在電子簽名設定中關閉「身分驗證」開關。關閉後簽署任何報價單時將不再要求身分驗證。
   
   
   

後續步驟

• 建立報價單。
• 管理報價單。