ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใบเสนอราคา

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือการแสดงออกทางอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลในการยอมรับข้อกำหนดของเอกสารเฉพาะ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องและถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกาแคนาดาสหภาพยุโรปสหราชอาณาจักรและประเทศอื่นๆอีกมากมาย พวกเขามีน้ำหนักตามกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร ฟีเจอร์การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของ HubSpot ขับเคลื่อนโดย Dropbox Sign (ก่อนหน้านี้คือ HelloSign) ปรึกษาทีมกฎหมายของคุณเองเพื่อทำความเข้าใจความถูกต้องของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลูกค้าของคุณ

ในบทความนี้เรียนรู้เกี่ยวกับจำนวนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีตามการสมัครใช้งานของคุณวิธีเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคาและวิธีลงนามในใบเสนอราคาอิเล็กทรอนิกส์

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

• คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชีด้วย Dropbox Sign เพื่อใช้ e-sign เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้างใบเสนอราคาปกติภายใน HubSpot
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน   Commerce Hub ที่ได้รับมอบหมายสามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาเพื่อรวมตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักที่กำหนดไว้ไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขีดจำกัดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

บัญชี HubSpot ของคุณมีขีดจำกัดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์รายเดือนแบบรวมตามการสมัครใช้งานของคุณและจำนวนผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน Commerce Hub ที่กำหนด

ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน Commerce Hub ที่ได้รับมอบหมายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีที่มีการสมัครสมาชิก Commerce Hub Professional มี 25 ห้าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมใช้งาน โปรดทราบว่านี่คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 25 ลายเซ็นต่อที่นั่งของ Commerce Hub หากบัญชีมีผู้ใช้สองคนแต่ละคนมีที่นั่งในศูนย์กลางการค้าที่ได้รับมอบหมายบัญชีจะมีการจำกัดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานที่ 50 ต่อเดือน

ตรวจสอบขีดจำกัดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสมัครใช้งานของคุณในแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์และบริการของ HubSpot และโดยการตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของบัญชีของคุณ

ใช้ตารางด้านล่างเพื่อตรวจสอบวิธีการทำงานของการรวมกลุ่มสำหรับการสมัครสมาชิกที่แตกต่างกัน:

• หากผู้ใช้รายหนึ่งใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 รายการในหนึ่งเดือนในบัญชี Commerce Hub Professional ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 20 รายการจะยังคงอยู่และสามารถใช้งานได้โดยผู้ใช้รายใดรายหนึ่งในบัญชีในช่วงที่เหลือของเดือน
• หากผู้ใช้รายหนึ่งใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 50 รายการในหนึ่งเดือนในบัญชี Commerce Hub Enterprise ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 200 รายการจะยังคงอยู่และผู้ใช้รายอื่นๆในบัญชีสามารถใช้งานได้ในช่วงที่เหลือของเดือน วงเงินจะถูกรีเซ็ตในช่วงต้นเดือนถัดไป

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อตรวจสอบขีดจำกัดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์:

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะนับรวมในขีดจำกัดทันทีที่เปิดตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบเสนอราคาที่เผยแพร่ ไม่จำเป็นต้องลงนามในใบเสนอราคาเพื่อใช้กับขีดจำกัดลายเซ็น
• ใบเสนอราคาที่ต้องใช้ลายเซ็นหลายลายเซ็นจะนับเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หนึ่งลายเซ็นในขีดจำกัดของคุณ ตัวอย่างเช่นหากใบเสนอราคาที่เผยแพร่พร้อมเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีลายเซ็นสามลายเซ็นนี่จะนับเป็นการใช้งานเพียงครั้งเดียวในขีดจำกัดของคุณโดยไม่คำนึงว่าใครจะเป็นผู้ลงนามในใบเสนอราคา
• หากใบเสนอราคาที่มีคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หมดอายุหรือถูกเรียกคืนการส่งใบเสนอราคาอีกครั้งจะนับเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมไปยังขีดจำกัดของคุณ (หนึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นครั้งแรกที่มีการส่งใบเสนอราคาอีกครั้งเมื่อมีการส่งใบเสนอราคาอีกครั้ง)

ตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในการตั้งค่าใบเสนอราคาของคุณให้ดูจำนวนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณใช้ในเดือนนี้พร้อมกับจำนวนใกล้เคียงกับขีดจำกัดรายเดือนของคุณ ขีดจำกัดรายเดือนจะรีเซ็ตในวันที่ 1 ของแต่ละเดือน

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 
4. การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณจะแสดงภายใต้การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเดือนนี้

เพิ่มขีดจำกัดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

หากต้องการเพิ่มจำนวนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ในบัญชีของคุณโปรดติดต่อผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าของคุณ

เปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคา

หากต้องการรวมช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคาให้เลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกการยอมรับ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: การติดตั้ง Dropbox Sign ของ HubSpot ควรเป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS เนื่องจาก Dropbox Sign เป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS นี่ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายและไม่ควรใช้แทนคำแนะนำทางกฎหมายระดับมืออาชีพซึ่งคุณควรปรึกษาทนายความที่ได้รับใบอนุญาต

Dropbox Sign ใช้พันธมิตรที่เชื่อถือได้สำหรับการปฏิบัติตามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหภาพยุโรปและจะไม่ปรากฏอย่างชัดเจนบนเว็บไซต์ eIDAS ของพันธมิตรที่เชื่อถือได้

เซ็นใบเสนอราคาทางอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบเสนอราคาผู้ซื้อและผู้ยื่นเรื่องโต้แย้งสามารถเพิ่มลายเซ็นลงในใบเสนอราคาได้

เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้เปิดการยืนยันตัวตนเพื่อให้ HubSpot มีขั้นตอนการยืนยันอีเมลเบื้องต้นเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ลงนามก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ลงนามลงนามในใบเสนอราคา

ผู้ลงนามสามารถเลือกเริ่มกระบวนการลงนามได้จากภายในบัญชี HubSpot ของตนซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการตรวจสอบ

ทั้งผู้ซื้อและผู้ลงนามสามารถเริ่มกระบวนการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้จากใบเสนอราคาที่ใช้ร่วมกัน ผู้ให้คำปรึกษาจะได้รับอีเมลหากผู้ซื้อลงนามในใบเสนอราคาก่อน:

1. ผู้ซื้อควรคลิกลิงก์ไปยังใบเสนอราคาที่แชร์กับพวกเขา ผู้ลงนามสามารถดูและลงนามในใบเสนอราคาที่เผยแพร่ได้จากหน้าดัชนีราคา
2. หากปิดการยืนยันตัวตนให้คลิกลงชื่อตอนนี้ที่ด้านล่างของใบเสนอราคา
   
   
3. หากเปิดใช้การยืนยันตัวตนให้ยืนยันตัวตนทางอีเมล:
   • ในใบเสนอราคาที่แชร์ให้เลื่อนไปที่ส่วนการยอมรับแล้วคลิกยืนยันอีเมลเหนือชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณ การยืนยันที่ส่งไปจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันว่ามีการส่งอีเมลยืนยันแล้ว คุณมีเวลา 1 ชั่วโมงในการลงนามให้เสร็จสิ้นหลังจากคลิกยืนยันอีเมล
     
     

โปรดทราบ: หากคุณไม่ได้ลงชื่อในใบเสนอราคาภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากคลิกปุ่มยืนยันอีเมลให้กลับไปที่ใบเสนอราคาที่แชร์แล้วคลิกยืนยันอีเมลอีกครั้งเพื่อสร้างอีเมลยืนยันใหม่

• • เปิดกล่องจดหมายอีเมลของคุณและค้นหาอีเมลที่มีหัวเรื่องโปรดยืนยันตัวตนของคุณเพื่อเซ็นใบเสนอราคาของคุณ คลิกยืนยันตัวตนและลงนามในใบเสนอราคาเพื่อเริ่มขั้นตอนการลงนาม
  • แท็บเบราว์เซอร์ใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกล่องโต้ตอบเพื่อยืนยันตัวตนของคุณคลิกเริ่มลงชื่อ

4. คลิกเริ่มต้นที่ด้านบนขวา
   
   
5. ใต้การยอมรับให้คลิกคลิกเพื่อลงชื่อเหนือชื่อของคุณ
   
   
6. ในกล่องโต้ตอบให้คลิกแท็บวาด พิมพ์หรืออัปโหลดแล้วเพิ่มลายเซ็นของคุณ คลิกแทรกเพื่อเพิ่มลายเซ็น
7. ที่ด้านบนขวาให้คลิกดำเนินการต่อ
8. ที่มุมขวาบนให้คลิกแก้ไขเพื่อแก้ไขลายเซ็นของคุณ คลิกฉันตกลงที่จะบันทึกลายเซ็นของคุณในใบเสนอราคา
9. คลิก ปิด
10. ผู้ลงนามจะได้รับอีเมลแจ้งว่าได้ลงนามในใบเสนอราคาแล้ว หากพวกเขายังไม่ได้ลงนามในใบเสนอราคาพวกเขาสามารถคลิกตรวจสอบและลงนามในใบเสนอราคาเพื่อเริ่มกระบวนการลงนามในใบเสนอราคา

ลงนามในใบเสนอราคาจากหน้าดัชนีราคา

ตัวนับสัญญาณยังสามารถนับใบเสนอราคาจากหน้าดัชนีราคา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
2. ใบเสนอราคาที่ต้องใช้ลายเซ็นจะมีสถานะเป็นลายเซ็นที่รอดำเนินการ วางเมาส์เหนือใบเสนอราคาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการกระทำจากนั้นเลือกป้ายเคาน์เตอร์
   
   
4. ดำเนินการตามขั้นตอนการลงลายมือชื่อ

ตรวจสอบสถานะลายเซ็นของใบเสนอราคา

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
2. วางเมาส์เหนือใบเสนอราคาที่มีลายเซ็นที่รอดำเนินการแล้วคลิกดูตัวอย่าง 
3. ในแผงด้านขวาให้ดูกิจกรรมการลงนามภายใต้ผู้ลงนาม
   
   
4. เรียนรู้วิธีดาวน์โหลดไฟล์ PDF ของใบเสนอราคาแบบลงนามอิเล็กทรอนิกส์

โปรดทราบ: หากคุณดาวน์โหลดใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว Dropbox Sign จะลบลิงก์ออกจากข้อความที่เชื่อมโยงหลายมิติซึ่งรวมอยู่ในจดหมายปะหน้าบทสรุปผู้บริหารหรือส่วนข้อกำหนดจากใบเสนอราคาในเวอร์ชัน PDF ขอแนะนำให้ใส่ URL แบบเต็มสำหรับข้อความที่เชื่อมโยงไว้ในส่วนใบเสนอราคาเพื่อให้ลิงก์ยังคงสามารถคลิกได้หลังจากดาวน์โหลดใบเสนอราคาแล้ว

ลูกค้าของเราจะได้รับสำเนาของเอกสารที่พวกเขาลงนามเมื่อการลงนามและการลงนามที่จำเป็นทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ การแจ้งเตือนที่พวกเขาได้รับมีลิงก์ไปยังเอกสารที่พวกเขาลงนามซึ่งจะหมดอายุเมื่อใบเสนอราคาหมดอายุและสำเนาเอกสารที่ลงนามในไฟล์ PDF สำหรับบันทึกของพวกเขา

จัดการการตั้งค่าการยืนยันตัวตนด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตามค่าเริ่มต้นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องมีการยืนยันตัวตนในระหว่างขั้นตอนการลงนามใบเสนอราคา หากจำเป็นต้องมีการยืนยันผู้ซื้อให้เปิดการตั้งค่า หากคุณไม่ต้องการให้มีการตรวจสอบลายเซ็นรับรองให้เปิดการตั้งค่าสำหรับผู้ซื้อ ตัวนับสัญญาณสามารถนับจากหน้าดัชนีราคา

วิธีเปิดหรือปิดการยืนยันตัวตน:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 
4. หากต้องการเปิดการยืนยันและต้องการใช้งานเมื่อลงนามในใบเสนอราคาภายใต้การตั้งค่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้เปิดสวิตช์การยืนยันตัวตน จะต้องมีการยืนยันตัวตนเมื่อลงนามในใบเสนอราคาใดๆหลังจากเปิดการตั้งค่าแล้ว
5. หากต้องการปิดการยืนยันภายใต้การตั้งค่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้ปิดสวิตช์การยืนยันตัวตน ไม่จำเป็นต้องยืนยันตัวตนเมื่อลงนามในใบเสนอราคาหลังจากปิดการตั้งค่า
   
   

   ขั้นตอนต่อไป

   

• เรียนรู้วิธีสร้างใบเสนอราคา
• เรียนรู้วิธีจัดการคำพูด