ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใบเสนอราคา

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือการแสดงออกทางอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลในการยอมรับข้อกำหนดของเอกสารเฉพาะ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องและถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกาแคนาดาสหภาพยุโรปสหราชอาณาจักรและประเทศอื่นๆอีกมากมาย พวกเขามีน้ำหนักตามกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร ฟีเจอร์การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของ HubSpot ขับเคลื่อนโดย Dropbox Sign (ก่อนหน้านี้คือ HelloSign) ปรึกษาทีมกฎหมายของคุณเองเพื่อทำความเข้าใจความถูกต้องของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลูกค้าของคุณ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และวิธีลงนามในใบเสนอราคาทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ที่ด้านล่าง

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชีด้วย Dropbox Sign เพื่อใช้ e-sign เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้างใบเสนอราคาปกติภายใน HubSpot
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน  ศูนย์รวมการค้าแบบชำระเงินสามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาเพื่อรวมตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขีดจำกัดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• คุณสามารถตรวจสอบขีดจำกัดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสมัครสมาชิกของคุณในแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์และบริการของ HubSpot และโดยการตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของบัญชีของคุณ
• คุณสามารถซื้อลายเซ็นเพิ่มเติมได้โดยติดต่อทีมขายของ HubSpot

ตัวอย่างเช่น:

• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน Commerce Hub ที่ได้รับมอบหมายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีที่มีการสมัครสมาชิก Commerce Hub Professional มี 25 ห้าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมใช้งาน โปรดทราบว่านี่คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 25 ลายเซ็นต่อที่นั่งของ Commerce Hub หากบัญชีมีผู้ใช้สองคนแต่ละคนมีที่นั่งในศูนย์กลางการค้าที่กำหนดบัญชีจะมีขีดจำกัดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานที่ 50 ต่อเดือนเนื่องจากขีดจำกัดจะรวมกันระหว่างผู้ใช้ทุกคนที่มีที่นั่ง ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 ลายเซ็นในหนึ่งเดือนส่งผลให้เหลือ 20 ลายเซ็นสำหรับผู้ใช้รายอื่นที่มีที่นั่ง ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน Commerce Hub ที่ได้รับมอบหมายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีที่มีการสมัครสมาชิก Commerce Hub Enterprise มี 50 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมใช้งาน โปรดทราบว่านี่คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 50 ลายเซ็นต่อที่นั่งของ Commerce Hub หากบัญชีมีผู้ใช้ห้าคนแต่ละคนมีที่นั่งในศูนย์กลางการค้าที่กำหนดบัญชีจะมีขีดจำกัดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานที่ 250 ต่อเดือนเนื่องจากขีดจำกัดจะรวมกันระหว่างผู้ใช้ทุกคนที่มีที่นั่ง ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 ลายเซ็นในหนึ่งเดือนส่งผลให้เหลือ 220 ลายเซ็นสำหรับผู้ใช้รายอื่นที่มีที่นั่ง ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้
  
  • ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะนับรวมในขีดจำกัดทันทีที่เปิดตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบเสนอราคาที่เผยแพร่ ไม่จำเป็นต้องลงนามในใบเสนอราคาเพื่อใช้กับขีดจำกัดลายเซ็น ใบเสนอราคาที่ต้องใช้ลายเซ็นหลายลายเซ็นจะนับเป็นหนึ่งการใช้งานในขีดจำกัดของคุณเท่านั้น
  • ตัวอย่างเช่นหากใบเสนอราคาที่เผยแพร่โดยเปิดใช้งานตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีลายเซ็นสามลายเซ็นนี่จะนับเป็นการใช้งานเพียงครั้งเดียวในขีดจำกัดของคุณโดยไม่คำนึงว่าใครเป็นผู้ลงนามในใบเสนอราคา
  • หากใบเสนอราคาที่มีคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หมดอายุหรือถูกเรียกคืนการส่งใบเสนอราคาอีกครั้งจะนับเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมไปยังขีดจำกัดของคุณ (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หนึ่งลายเซ็นเป็นครั้งแรกที่มีการส่งใบเสนอราคาและอีกลายเซ็นหนึ่งเมื่อมีการส่งใบเสนอราคาอีกครั้ง)

เปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคา

หากต้องการรวมช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคาผู้ใช้ HubSpot สามารถเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกการยอมรับในใบเสนอราคาได้

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: การติดตั้ง Dropbox Sign ของ HubSpot ควรเป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS เนื่องจาก Dropbox Sign เป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS นี่ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายและไม่ควรใช้แทนคำแนะนำทางกฎหมายระดับมืออาชีพซึ่งคุณควรปรึกษาทนายความที่ได้รับใบอนุญาต

Dropbox Sign ใช้พันธมิตรที่เชื่อถือได้สำหรับการปฏิบัติตามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสหภาพยุโรปและจะไม่ปรากฏอย่างชัดเจนบนเว็บไซต์ eIDAS ของพันธมิตรที่เชื่อถือได้

เซ็นใบเสนอราคาทางอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบเสนอราคาผู้ซื้อและผู้ยื่นเรื่องโต้แย้งสามารถเพิ่มลายเซ็นลงในใบเสนอราคาได้

เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้นคุณสามารถเปิดการยืนยันตัวตนเพื่อให้ HubSpot มีขั้นตอนการยืนยันอีเมลเบื้องต้นเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ลงนามก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ลงนามลงนามในใบเสนอราคา หากคุณไม่จำเป็นต้องยืนยันตัวตนคุณสามารถปิดข้อกำหนดนี้ได้หรือผู้ลงนามเคาน์เตอร์สามารถเลือกเริ่มกระบวนการลงนามได้จากภายในบัญชี HubSpot ซึ่งไม่จำเป็นต้องยืนยันตัวตน

ทั้งผู้ซื้อและผู้ลงนามสามารถเริ่มกระบวนการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้จากใบเสนอราคาที่ใช้ร่วมกัน:

1. หากเปิดใช้การยืนยันตัวตนให้ยืนยันตัวตนทางอีเมล:
   • ในใบเสนอราคาที่แชร์ให้เลื่อนไปที่ส่วนลายเซ็นจากนั้นคลิกยืนยันอีเมลที่ด้านล่างของใบเสนอราคา จากนั้นระบบจะส่งอีเมลถึงคุณพร้อมขั้นตอนต่อไปในการเซ็นใบเสนอราคา คุณจะมีเวลา 1 ชั่วโมงในการลงนามให้เสร็จสิ้นหลังจากคลิกยืนยันอีเมล

โปรดทราบ: หากคุณไม่ได้ลงนามในใบเสนอราคาภายใน 1 ชั่วโมงหลังจากคลิกปุ่มยืนยันอีเมลคุณจะต้องกลับไปที่ใบเสนอราคาที่แชร์แล้วคลิกยืนยันอีเมลอีกครั้งเพื่อสร้างอีเมลยืนยันใหม่ 

• • ไปที่กล่องจดหมายอีเมลของคุณและมองหาอีเมลที่มีหัวเรื่องโปรดยืนยันตัวตนของคุณเพื่อเซ็นใบเสนอราคา คลิก V ลบตัวตนของคุณและลงนามในใบเสนอราคาเพื่อเริ่มขั้นตอนการลงนาม

1. • แท็บเบราว์เซอร์ใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกล่องโต้ตอบเพื่อยืนยันตัวตนของคุณคลิกเริ่มลงชื่อ
2. หากต้องการลงชื่อให้คลิกเริ่มต้นที่มุมบนขวามือหรือคลิกคลิกเพื่อลงชื่อในช่องลายเซ็น
   
   
   • คลิกคลิกเพื่อลงชื่อถัดจากชื่อของคุณที่ด้านล่างของใบเสนอราคา
3. ในกล่องโต้ตอบให้เพิ่มลายเซ็นของคุณโดยคลิ กแท็บวาดพิมพ์ หรืออัปโหลดเพื่อเลือกวิธีการลงนามของคุณ จากนั้นคลิก Insert เพื่อเพิ่มลายเซ็น
4. ที่ด้านบนขวาให้คลิกดำเนินการต่อ
5. คลิกฉันตกลงที่จะบันทึกลายเซ็นของคุณในใบเสนอราคาหรือคลิกแก้ไขเพื่อแก้ไขลายเซ็นของคุณ
6. คลิก ปิด
7. ผู้ลงนามเคาน์เตอร์จะได้รับอีเมลเพื่อแจ้งให้ทราบว่าได้ลงนามในใบเสนอราคาแล้วและคลิกตรวจสอบและลงนามในใบเสนอราคาเพื่อเริ่มกระบวนการลงนามเคาน์เตอร์

ตัวนับสัญญาณยังสามารถนับใบเสนอราคาจากหน้าดัชนีราคา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
2. คุณจะเห็นใบเสนอราคาของคุณที่มีสถานะเป็นลายเซ็นที่รอดำเนินการ วางเมาส์เหนือใบเสนอราคาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการกระทำจากนั้นเลือกป้ายเคาน์เตอร์
   
   
4. ไปที่ขั้นตอนการลงนาม

จากหน้าดัชนีราคาคุณยังสามารถตรวจสอบสถานะลายเซ็น:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
2. วางเมาส์เหนือใบเสนอราคาที่มีลายเซ็นที่รอดำเนินการแล้วคลิกดูตัวอย่าง 
3. ในแผงด้านขวาให้ดูกิจกรรมการลงนามภายใต้ผู้ลงนาม
   
   
4. หากต้องการพิมพ์สำเนาใบเสนอราคาที่ดาวน์โหลดมาถัดจากใบเสนอราคาให้คลิกดูตัวอย่างจากนั้นคลิกการดำเนินการที่มุมขวาบนจากนั้นเลือกดาวน์โหลด

โปรดทราบ: หากคุณดาวน์โหลดใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว Dropbox Sign จะลบลิงก์ออกจากข้อความที่เชื่อมโยงหลายมิติซึ่งรวมอยู่ในจดหมายปะหน้าบทสรุปผู้บริหารหรือส่วนข้อกำหนดจากใบเสนอราคาในเวอร์ชัน PDF ขอแนะนำให้ใส่ URL แบบเต็มสำหรับข้อความที่เชื่อมโยงเพื่อให้ลิงก์ยังคงสามารถคลิกได้หลังจากดาวน์โหลดใบเสนอราคาแล้ว

ลูกค้าของคุณจะได้รับสำเนาเอกสารที่พวกเขาลงนามเมื่อลงนามและลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว การแจ้งเตือนที่พวกเขาได้รับมีลิงก์ไปยังเอกสารที่พวกเขาลงนามซึ่งจะหมดอายุเมื่อใบเสนอราคาหมดอายุและสำเนา PDF ของเอกสารที่ลงนามเต็มรูปแบบสำหรับบันทึกของพวกเขา

ตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในการตั้งค่าใบเสนอราคาของคุณคุณสามารถดูจำนวนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณใช้ในเดือนนี้พร้อมกับจำนวนใกล้เคียงกับขีดจำกัดรายเดือนของคุณ ขีดจำกัดรายเดือนจะรีเซ็ตในวันที่ 1 ของแต่ละเดือน

วิธีตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. คลิกแท็บลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 

จัดการการตั้งค่าการยืนยันตัวตนด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตามค่าเริ่มต้นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องยืนยันตัวตนในระหว่างขั้นตอนการลงนามในใบเสนอราคาแต่คุณสามารถเปิดข้อกำหนดนี้ได้ หากคุณต้องการให้มีการยืนยันผู้ซื้อแต่ไม่จำเป็นต้องมีการยืนยันตัวนับคุณสามารถเปิดการตั้งค่าและให้ตัวนับเซ็นลงนามได้จากภายใน HubSpot

วิธีเปิดหรือปิดการยืนยันตัวตน:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. คลิกแท็บลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 
4. หากต้องการเปิดการยืนยันและต้องการใช้งานเมื่อลงนามในใบเสนอราคาภายใต้การตั้งค่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้เปิดสวิตช์การยืนยันตัวตน ต่อไปจะต้องมีการยืนยันตัวตนเมื่อลงนามในใบเสนอราคา
5. หากต้องการปิดการยืนยันตัวตนให้ปิดสวิตช์การยืนยันตัวตน ต่อไปจะไม่ต้องยืนยันตัวตนเมื่อลงนามในใบเสนอราคา