ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใบเสนอราคา

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือการแสดงออกทางอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลในการยอมรับข้อกำหนดของเอกสารเฉพาะ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องและถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกาแคนาดาสหภาพยุโรปสหราชอาณาจักรและประเทศอื่นๆอีกมากมาย พวกเขามีน้ำหนักตามกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร ฟีเจอร์การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของ HubSpot ขับเคลื่อนโดย Dropbox Sign (ก่อนหน้านี้คือ HelloSign) 

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชีด้วย Dropbox Sign เพื่อใช้ e-sign เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้างใบเสนอราคาปกติภายใน HubSpot
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน  ศูนย์การขายแบบชำระเงินสามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาเพื่อรวมตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับขีดจำกัดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• คุณสามารถตรวจสอบขีดจำกัดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสมัครสมาชิกของคุณในแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์และบริการของ HubSpot และโดยการตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของบัญชีของคุณ
• นอกจากนี้คุณยังสามารถซื้อลายเซ็นเพิ่มเติมได้โดยติดต่อทีมขายของ HubSpot

ตัวอย่างเช่น:

• บัญชีที่มีการสมัครสมาชิก Sales Hub Starter มี 10 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ทุกคนในบัญชี โปรดทราบว่านี่ไม่ใช่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 10 ลายเซ็นต่อผู้ใช้หนึ่งคนแต่เป็น 10 ลายเซ็นสำหรับใช้ในบัญชีโดยผู้ใช้ทุกคน การเพิ่มที่นั่งจะไม่เพิ่มขีดจำกัดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งในศูนย์การขายที่กำหนดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีที่มีการสมัครใช้งาน Sales Hub Professional จะมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 10 ลายเซ็นที่พร้อมใช้งาน โปรดทราบว่านี่คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 10 ลายเซ็นต่อที่นั่งที่ชำระเงินแล้ว หากบัญชีมีผู้ใช้ห้าคนแต่ละคนมีที่นั่งในศูนย์การขายที่กำหนดไว้บัญชีจะมีขีดจำกัดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานที่ 50 ต่อเดือนเนื่องจากขีดจำกัดจะรวมกันระหว่างผู้ใช้ทุกคนที่มีที่นั่ง ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 ลายเซ็นในหนึ่งเดือนส่งผลให้เหลือ 20 ลายเซ็นสำหรับผู้ใช้รายอื่นที่มีที่นั่ง ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้
• ผู้ใช้ที่มีที่นั่งใน Sales Hub ที่ได้รับมอบหมายซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีที่มีการสมัครสมาชิก Sales Hub Enterprise จะมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 ลายเซ็นที่พร้อมใช้งาน โปรดทราบว่านี่คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 ลายเซ็นต่อที่นั่งแบบชำระเงิน หากบัญชีมีผู้ใช้ห้าคนแต่ละคนมีที่นั่งในศูนย์การขายที่กำหนดไว้บัญชีจะมีขีดจำกัดการลงนามอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานที่ 150 ต่อเดือนเนื่องจากขีดจำกัดจะรวมกันระหว่างผู้ใช้ทุกคนที่มีที่นั่ง ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 30 ลายเซ็นในหนึ่งเดือนส่งผลให้เหลือ 120 ลายเซ็นสำหรับผู้ใช้คนอื่นที่มีที่นั่ง ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักไม่สามารถกำหนดค่าใบเสนอราคาได้แต่สามารถตั้งค่าเป็นผู้ส่งใบเสนอราคาโดยผู้ใช้รายอื่นหรือเป็นตัวนับสัญญาณได้
  
  • ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะนับรวมในขีดจำกัดทันทีที่เปิดตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบเสนอราคาที่เผยแพร่ ไม่จำเป็นต้องลงนามในใบเสนอราคาเพื่อใช้กับขีดจำกัดลายเซ็น ใบเสนอราคาที่ต้องใช้ลายเซ็นหลายลายเซ็นจะนับเป็นหนึ่งการใช้งานในขีดจำกัดของคุณเท่านั้น 
    • ตัวอย่างเช่นหากใบเสนอราคาที่เผยแพร่โดยเปิดใช้งานตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีลายเซ็นสามลายเซ็นนี่จะนับเป็นการใช้งานเพียงครั้งเดียวในขีดจำกัดของคุณโดยไม่คำนึงว่าใครเป็นผู้ลงนามในใบเสนอราคา
  • หากใบเสนอราคาที่มีคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หมดอายุหรือถูกเรียกคืนการส่งใบเสนอราคาอีกครั้งจะนับเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมสำหรับขีดจำกัดของคุณ (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หนึ่งลายเซ็นเป็นครั้งแรกที่มีการส่งใบเสนอราคาและอีกลายเซ็นหนึ่งเมื่อมีการส่งใบเสนอราคาอีกครั้ง)

เปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคา

หากต้องการรวมช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในใบเสนอราคาผู้ใช้ HubSpot ที่มีที่นั่งใน  ศูนย์การขายแบบชำระเงินสามารถเลือกตัวเลือกใช้ลายเซ็นในขั้นตอนลายเซ็นและการชำระเงินของเครื่องมือสร้างใบเสนอราคา:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
• คลิกชื่อร่างใบเสนอราคาหรือสร้างใบเสนอราคาใหม่ 
• ที่ด้านล่างขวาของเครื่องมือแก้ไขใบเสนอราคาให้คลิกถัดไปจนกว่าคุณจะไปยังขั้นตอนลายเซ็นและการชำระเงิน
• ภายใต้ตัวเลือกลายเซ็นให้เลือกใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ภายใต้ลายเซ็นที่จำเป็นให้เลือกผู้ติดต่อในใบเสนอราคาที่จำเป็นต้องมีลายเซ็น

• ภายใต้ Countersigners ให้เลือกผู้ใช้ HubSpot ที่ต้องมีลายเซ็น

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: การติดตั้ง Dropbox Sign ของ HubSpot ควรเป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS เนื่องจาก Dropbox Sign เป็นไปตามมาตรฐาน eIDAS นี่ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายและไม่ควรใช้แทนคำแนะนำทางกฎหมายระดับมืออาชีพซึ่งคุณควรปรึกษาทนายความที่ได้รับใบอนุญาต

เซ็นใบเสนอราคาทางอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบเสนอราคาผู้ซื้อและผู้ยื่นเรื่องโต้แย้งสามารถเพิ่มลายเซ็นลงในใบเสนอราคาได้ เพื่อความปลอดภัย HubSpot มีขั้นตอนการยืนยันอีเมลเบื้องต้นเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ลงนามก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ลงนามลงนามในใบเสนอราคา ผู้ลงนามสามารถเลือกเริ่มกระบวนการลงนามได้จากภายในบัญชี HubSpot ซึ่งไม่จำเป็นต้องให้พวกเขายืนยันตัวตนผ่านทางอีเมล

ทั้งผู้ซื้อและผู้ลงนามสามารถเริ่มกระบวนการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้จากใบเสนอราคาที่ใช้ร่วมกัน:

• ในใบเสนอราคาที่แชร์ให้เลื่อนไปที่ส่วนลายเซ็นจากนั้นคลิกยืนยันเพื่อลงชื่อถัดจากชื่อของคุณในใบเสนอราคา จากนั้นระบบจะส่งอีเมลถึงคุณพร้อมขั้นตอนต่อไปในการลงนามใบเสนอราคา คุณจะมีเวลา 1 ชั่วโมงในการลงนามให้เสร็จสิ้นหลังจากคลิกยืนยันเพื่อลงนาม

โปรดทราบ: หากคุณไม่ได้ลงชื่อในใบเสนอราคาภายใน 1 ชั่วโมงหลังจากคลิกปุ่มยืนยันเพื่อลงชื่อคุณจะต้องกลับไปที่ใบเสนอราคาที่แชร์แล้วคลิกยืนยันเพื่อลงชื่ออีกครั้งเพื่อสร้างอีเมลยืนยันใหม่ 

• ไปที่กล่องจดหมายอีเมลของคุณและมองหาอีเมลที่มีหัวเรื่องโปรดยืนยันตัวตนของคุณเพื่อเซ็นใบเสนอราคา คลิกยืนยันตัวตนและลงนามในใบเสนอราคาเพื่อเริ่มขั้นตอนการลงนาม

• แท็บเบราว์เซอร์ใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกล่องโต้ตอบเพื่อยืนยันตัวตนของคุณคลิกเริ่มลงชื่อ
• ในการลงนามคุณสามารถ:
  • คลิกเริ่มต้นที่มุมบนขวามือ

• • คลิกคลิกเพื่อลงชื่อถัดจากชื่อของคุณที่ด้านล่างของใบเสนอราคา

• ในกล่องโต้ตอบให้เพิ่มลายเซ็นของคุณโดยคลิกแท็บวาด ประเภทหรืออัปโหลดเพื่อเลือกวิธีการลงนามของคุณ จากนั้นคลิก Insert เพื่อเพิ่มลายเซ็น
  
  
  
  
  
• ที่ด้านบนขวาให้คลิกดำเนินการต่อ

• คลิกฉันตกลงที่จะบันทึกลายเซ็นของคุณในใบเสนอราคาหรือคลิกแก้ไขเพื่อแก้ไขลายเซ็นของคุณ 

• คลิก ปิด

จากนั้นผู้ลงนามจะได้รับอีเมลแจ้งว่าได้ลงนามในใบเสนอราคาแล้ว อีเมลนี้มีปุ่มเพื่อเริ่มกระบวนการนับ

ตัวนับสัญญาณยังสามารถนับใบเสนอราคาจากหน้าดัชนีราคา:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
• คุณจะเห็นใบเสนอราคาของคุณที่มีสถานะเป็นลายเซ็นที่รอดำเนินการ วางเมาส์เหนือใบเสนอราคาคลิกการดำเนินการแล้วคลิกการลงนามนับ
  
  
  
• ไปที่ขั้นตอนการเซ็นชื่อ

จากหน้าดัชนีราคาคุณยังสามารถตรวจสอบสถานะลายเซ็น:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
• ถัดจากใบเสนอราคาที่มีลายเซ็นที่รอดำเนินการให้คลิกการดำเนินการแล้วคลิกรายละเอียด
• ภายใต้ประสิทธิภาพคุณสามารถดูสถานะลายเซ็นของใบเสนอราคาได้
  
  
  
• หากต้องการพิมพ์สำเนาใบเสนอราคาที่ดาวน์โหลดไว้ถัดจากใบเสนอราคาให้คลิกการดำเนินการจากนั้นคลิกดาวน์โหลด

โปรดทราบ: หากคุณดาวน์โหลดใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว Dropbox Sign จะลบลิงก์ออกจากข้อความไฮเปอร์ลิงก์ใดๆที่รวมอยู่ในส่วนความคิดเห็นต่อผู้ ซื้อหรือเงื่อนไขการซื้อจากใบเสนอราคาเวอร์ชัน PDF ขอแนะนำให้ใส่ URL แบบเต็มสำหรับข้อความที่เชื่อมโยงเพื่อให้ลิงก์ยังคงสามารถคลิกได้หลังจากดาวน์โหลดใบเสนอราคาแล้ว

ลูกค้าของคุณจะได้รับสำเนาเอกสารที่พวกเขาลงนามเมื่อลงนามและลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว การแจ้งเตือนที่พวกเขาได้รับมีลิงก์ไปยังเอกสารที่พวกเขาลงนามซึ่งจะหมดอายุเมื่อใบเสนอราคาหมดอายุและสำเนา PDF ของเอกสารที่ลงนามเต็มรูปแบบสำหรับบันทึกของพวกเขา

ตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในการตั้งค่าใบเสนอราคาของคุณคุณสามารถดูจำนวนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณใช้ในเดือนนี้พร้อมกับจำนวนใกล้เคียงกับขีดจำกัดรายเดือนของคุณ ขีดจำกัดรายเดือนจะรีเซ็ตในวันที่ 1 ของแต่ละเดือน

วิธีตรวจสอบการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
• คลิกแท็บลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์