Visa och hantera avtal

Använd kontrakt för att följa upp och hantera avtal kopplade till offerter i HubSpot. Kontrakt utgör den centrala källan till information om bekräftade intäkter i HubSpot.

Den här artikeln beskriver hur du visar och hanterar avtal samt tillhörande poster. Lär dig hur du granskar avtalsdetaljer, tillhörande intäkter, aktiviteter och historik, samt hur du gör ändringar under avtalets löptid med hjälp av ändrings- eller förnyelseofferter, säger upp avtal eller exporterar avtal.

För att komma igång kan du läsa mer om hur avtal används och hur du skapar och importerar avtal.

Innan du börjar

Godkända offerter kan skapa avtal oavsett om du är registrerad i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments eller inte. Om du inte är registrerad i betaversionen förblir betalningsinkasseringen kopplad till den befintliga offerten eller den fristående faktureringsfunktionen. Med betaversionen används avtal för att hantera löpande fakturering, fakturaskapande och betalningsinkassering. Läs mer om processen för betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments.

Visa avtalsposter

Visa avtal på indexsidan

Använd kontraktsindexsidan för att visa alla kontrakt och för att skapa och använda sparade vyer för att filtrera kontrakt efter specifika kriterier. Så här visar du alla kontrakt:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. För att redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Redigera kolumner längst upp till höger i tabellen.
3. För att filtrera indexsidan klickar du på filtermenyn (t.ex. Status) och anger dina filterkriterier. Kontrakt kan ha följande statusar:
   • Planerat: när ett avtal skapas med ett framtida ikraftträdandedatum sätts statusen tillPlanerat. På ikraftträdandedatumet sätts statusen tillAktivt.
   • Aktiv: ett avtal som för närvarande är i kraft.
   • Avslutat: ett avtal som har nått sitt slutdatum.
   • Uppsagt: ett avtal som har sagts upp.
   • Utkast: ett avtal som inte är färdigställt.
4. För att ställa in anpassade filter klickar du på Avancerade filter högst upp i tabellen.
5. För att spara en vy för framtida bruk klickar du på ikonen Spara längst upp till höger i tabellen.
6. För att förhandsgranska avtalsuppgifterna, håll muspekaren över avtalet och klicka på Förhandsgranska. Se uppgifterna i den högra panelen.
7. Klicka på avtalsnamnet för att visa avtalsposten. 

Läs mer om kontraktslayouten.

Visa kontrakt i kopplade CRM-poster

Så här visar du ett avtal från en av dess kopplade poster (till exempel en kontakt, ett företag eller en faktura):

1. Navigera till dina poster. Till exempel:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Fakturor. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Fakturor.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Offerter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Offerter.
2. Öppna höger sidofält genom att klicka på namnet på en post eller genom att klicka på Förhandsgranska. Hur det fungerar beror på vilken objektsida du befinner dig på.
3. I höger sidofält navigerar du till kortet Kontrakt för att se kontraktets status. Om kortet Kontrakt inte visas som standard för din post kan du lägga till kortet manuellt.
4. För att visa ytterligare information, håll muspekaren över avtalet och klicka på ikonen Förhandsgranska, eller klicka på avtalsnamnet för att gå till avtalet.
   
   
   
5. Granska avtalsuppgifterna i den högra panelen.

Visa kontraktsöversikten, aktiviteter och historik

Använd kontraktsposten för att förstå kontraktsinformationen, inklusive prestanda, kopplade poster, faktureringsschema, förnyelseinformation, tidslinje för aktiviteter och historik.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. I den mellersta kolumnen klickar du på fliken Översikt för att se en sammanfattning av avtalets resultat, posterna, faktureringsschemat och förnyelseinformationen.
   • Kortet ”Avtalsresultat” visar avtalsvärdet, information om återkommande intäkter, avtalets slutdatum och det fakturerade beloppet.
     
     
     
   • Kortet Nuvarande och kommande poster listar varje enskild post i avtalet och dess egenskaper (t.ex. pris, kvantitet, faktureringsschema, löptid, prissättningsmodell).
     
     
     
   • Kortet Förnyelseinformation visar förnyelsestatusen, baserat på eventuella förnyelseofferter som skapats för avtalet.
     
     
     
3. Klicka på fliken Aktiviteter för att visa en tidslinje över kommunikation (t.ex. e-postmeddelanden och samtal), teamaktivitet (möten, anteckningar, uppgifter) samt uppdateringar av avtalet och tillhörande fakturor, affärer och ärenden.
   
   
   
4. Klicka på fliken Historik för att visa detaljer om avtalsändringar och förnyelser, inklusive ändringar i återkommande intäkter samt tillägg eller borttagningar av poster.

Hantera avtal

I en avtalspost kan du hantera avtalets detaljer. Skapa ändrings- och förnyelseofferter, uppdatera betalningsmetoder, säga upp avtal och hantera kopplingar.

Skapa en offert för ändring eller förnyelse av ett avtal

I stället för att uppdatera poster direkt i avtalet måste du använda ändrings- och förnyelseofferter för att göra ändringar under avtalets löptid eller konfigurera förnyelser:

• Ändringsofferter: skapa ändringsofferter för att modifiera ett aktivt avtal. Ändringsofferter används för att justera, lägga till eller ta bort produkter och tjänster i avtalet.

• Förnyelseofferter: skapa förnyelseofferter när en kund närmar sig slutet av sitt nuvarande avtal för att konfigurera förnyelsen. Förnyelseavtal kommer att inkludera alla ändringar som gjorts via en ändringsoffert som en del av förnyelsen. 

Uppdatera betalningsmetoden för ett avtal

Skicka en länk till kontaktpersonen för avtalet så att denne kan uppdatera sin betalningsmetod.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka på kontraktets namn.
3. Klicka påÅtgärder uppe till vänster och välj sedanUppdatera betalningsmetod.
4. Klicka påSkicka länk i dialogrutan.
5. Köparen får en länk som hen kan klicka på för att uppdatera sin betalningsmetod.

Säg upp ett avtal

Avtal kan sägas upp omedelbart eller vid ett schemalagt datum. Så här säger du upp ett avtal:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka på kontraktets namn.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj sedan Avsluta.
   
   
   
4. I dialogrutan klickar du pådatumväljaren och väljer ett uppsägningsdatum. Välj dagens datum för att säga upp avtalet omedelbart, eller ett framtida datum för att schemalägga uppsägningen.
5. Klicka på Avsluta avtalet om du vill avsluta det omedelbart, eller på Planera uppsägning om du har valt ett framtida datum.
6. Avtalsposten uppdateras med uppsägningsinformationen.
   
   
   

Ändra eller avbryta uppsägningen av ett avtal

Om du har planerat en uppsägning av ett avtal kan du ändra eller avbryta uppsägningen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Håll muspekaren över ett avtal och klicka på Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj ett alternativ:
   • Ändra uppsägningsdatum: ändra avtalets uppsägningsdatum. I dialogrutan klickar du på datumväljaren och väljer ett nytt uppsägningsdatum. Klicka på Uppdatera datum.
   • Avbryt uppsägningen: avbryt uppsägningen av avtalet. Klicka på Avbryt uppsägningen i dialogrutan för att bekräfta.

Koppla poster till avtal

Lägg till kopplingar till avtal från avtalsindexsidan. Du kan koppla avtal till kontakter, företag, affärer, ärenden, offerter, fakturor och andra avtal.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Håll muspekaren över ett avtal och klicka på Förhandsgranska.
3. I höger sidofält klickar du på + Lägg till på ett kopplingskort (t.ex. Kontakter).
4. I den högra panelen:
   • Sök efter och markera kryssrutorna bredvid de poster du vill koppla samman. Klicka på Spara för att koppla dem till avtalet.
   • Klicka på fliken Skapa nytt för att skapa en ny post som ska kopplas till avtalet. Ange uppgifterna för den nya posten och klicka på Skapa för att koppla den till avtalet, eller på Skapa och lägg till en till för att skapa ytterligare en post.

Exportera avtal

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka på Exportera längst upp till höger i tabellen.
3. I dialogrutan:
   • Ange ett exportnamn i textrutan Exportnamn.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka på Anpassa för att anpassa exporten ytterligare.
     • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du ett alternativ för vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • Under " Associationer som ingår i exporten" markerar du kryssrutan " Inkludera namn på associerade poster " för att inkludera namnen på associerade poster (t.ex. fakturanamnet).
     • Under ”Associeringar som ingår i exporten” väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade poster eller alla associerade poster.
   • Klicka på Exportera.

Läs mer om att exportera poster.

Ta bort avtal

Ta bort avtal från avtalsindexsidan. Avtal med fakturering kan inte tas bort. Borttagna avtal kan inte återställas.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Markera kryssrutan bredvid varje avtal som du vill ta bort.
3. Klicka påTa bort längst upp i tabellen.
4. Ange antalet poster i dialogrutan och klicka på Ta bort.

Analysera avtals- och intäktsutveckling

Analysera intäktsutvecklingen med hjälp av färdiga rapporter eller skapa anpassade rapporter som passar dina olika teams behov.

Du kan till exempel skapa rapporter för:

• Återkommande intäkter: spåra ARR, MRR och kontraktsvärde i realtid.
  • MRR-vattenfall per månad: den månatliga utvecklingen av återkommande intäkter, inklusive ingående MRR, nya intäkter, uppgraderingar, nedgraderingar, kundbortfall, förnyelser och utgående MRR. Intäkter redovisas när de träder i kraft.
  • Netto ny MRR per månad: den nettoförändringen i månatliga återkommande intäkter varje månad baserat på intäkter som träder i kraft under den valda perioden. Beräknas utifrån intäktshändelser såsom nya affärer, uppgraderingar, nedgraderingar, kundbortfall och förnyelser. Använd denna rapport för att följa den totala tillväxten av återkommande intäkter.
  • Bokad MRR per månad: de månatliga återkommande intäkterna som bokförts under den valda perioden. Intäkterna redovisas när avtalet bokförs, även om det träder i kraft vid ett senare tillfälle.
  • Bokad TCV per månad: det totala kontraktsvärdet kopplat till kontraktsåtgärder som bokats under den valda perioden, grupperade efter intäktstyp (till exempel nya affärer, uppgraderingar, nedgraderingar, kundbortfall och förnyelser). Denna rapport återspeglar värdet på den bokade kontraktsåtgärden, inte det resulterande kontraktsvärdet, och redovisas när åtgärden bokas.

• Kundfordringar och likvida medel: följ upp öppna fordringar och inkasserade betalningar för att analysera genomsnittlig betalningstid (DSO).
• Kundbehållning: analysera kundbortfall och nettointäktsbehållning med hjälp av data om avtalsförnyelser.
• Attribution: se vilka affärskällor som bidrar till högvärdiga, långsiktiga avtal.

Läs mer om intäktsanalys ver ktygen och hur du skapar anpassade rapporter.

Nästa steg

• Läs mer om betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payment.
• Läs mer om hur du skapar mallar för ändrings- och förnyelseofferter.
• Läs mer om hur du skapar offerter för ändringar och förnyelser.