Afficher et gérer les contrats

Utilisez les contrats pour suivre et gérer les accords associés aux devis dans HubSpot. Les contrats sont le centre unique d’informations sur les revenus engagés dans HubSpot.

Cet article explique comment afficher et gérer les contrats et les fiches d’informations associées. Découvrez comment consulter les détails d’un contrat, les revenus, les activités et l’historique associés, et comment apporter des modifications à mi-contrat à l’aide de devis de modification ou de renouvellement, résilier des contrats ou exporter des contrats.

Pour commencer, découvrez-en davantage sur la façon dont les contrats sont utilisés et sur la façon de créer et d’importer des contrats.

Avant de commencer

Lesdevis acceptés peuvent créer des contrats, que vous soyez inscrit ou non à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés. Si vous n’êtes pas inscrit à la version bêta, la collecte des paiements reste liée au devis existant ou à l’expérience de facturation autonome. Avec la version bêta, les contrats sont utilisés pour gérer la facturation, la création de factures et la collecte des paiements. Découvrez-en davantage sur le processus bêta du CPQ connecté, de la facturation et des paiements.

Afficher les fiches d’informations du contrat

Afficher les contrats sur la page d’index

Utilisez la page index des contrats pour afficher tous les contrats ainsi que pour créer et utiliser des vues enregistrées pour filtrer les contrats selon des critères spécifiques. Pour consulter tous les contrats :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes dans l’angle supérieur droit du tableau.
3. Pour filtrer la page index, cliquez sur les menus déroulants de filtre (par exemple, Statut) et définissez vos critères de filtrage. Les contrats peuvent avoir les statuts suivants :
   • Planifié : lorsqu’un contrat est créé avec une date d’entrée en vigueur future, le statut est défini sur Planifié. À la date d’entrée en vigueur, le statut est défini sur Actif.
   • Actif : un contrat actuellement en vigueur.
   • Terminé : un contrat qui a atteint sa date de fin.
   • Résilié : un contrat qui a été résilié.
   • Brouillon : un contrat non finalisé.
4. Pour définir des filtres personnalisés, cliquez sur Filtres avancés en haut du tableau.
5. Pour enregistrer une vue pour une utilisation ultérieure, cliquez sur l’icône Enregistrer dans l’angle supérieur droit du tableau.
6. Pour prévisualiser les détails du contrat, passez le curseur de la souris sur le contrat et cliquez sur Aperçu. Voir les détails dans le panneau de droite.
7. Pour afficher la fiche d’informations du contrat, cliquez sur le nom du contrat. 

Découvrez-en davantage sur la structure du contrat.

Afficher les contrats sur les fiches d’informations CRM associées

Pour visualiser un contrat à partir de l’une de ses fiches d’informations associées (par exemple, un contact, une entreprise ou une facture) :

1. Accédez à vos fiches d’informations. Par exemple :
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Contacts. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Contacts.
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Entreprises. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Entreprises.
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Devis. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Devis.
2. Ouvrez la barre latérale de droite en cliquant sur le nom d’une fiche d’informations ou en cliquant sur Aperçu. Le comportement dépend de la page index des objets sur laquelle vous vous trouvez.
3. Dans la barre latérale de droite, accédez à la carte Contrats pour afficher le statut du contrat. Si la carte Contrats n’apparaît pas sur votre fiche d’informations par défaut, vous pouvez ajouter manuellement la carte.
4. Pour afficher des détails supplémentaires, passez le curseur de la souris sur le contrat et cliquez sur l’icône Aperçu, ou cliquez sur le nom du contrat pour y accéder.
   
   
   
5. Vérifiez les détails du contrat dans le panneau de droite.

Consulter la vue d’ensemble, les activités et l’historique du contrat

Utilisez la fiche d’informations du contrat pour comprendre les informations contractuelles, notamment les performances, les lignes de produits associées, le calendrier de facturation, les informations sur le renouvellement, la chronologie des activités et l’historique.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Dans la colonne du milieu, cliquez sur l’onglet Vue d’ensemble pour afficher un aperçu de la performance du contrat, des lignes de produits, du calendrier de facturation et des informations sur le renouvellement.
   • La carte Performance du contrat affiche la valeur du contrat, les informations sur les revenus récurrents, la date de fin du contrat et le montant facturé.
     
     
     
   • La carte Lignes de produits actuelles et à venir répertorie chacune des lignes de produits du contrat et leurs propriétés (par exemple, prix, quantité, calendrier de facturation, durée, modèle tarifaire).
     
     
     
   • La carte d’informations Renouvellement affiche le statut de renouvellement, sur la base des devis de renouvellement créés pour le contrat.
     
     
     
3. Cliquez sur l’onglet Activités pour afficher une chronologie des communications (par exemple, e-mails et appels), de l’activité de l’équipe (réunions, notes, tâches) et des mises à jour du contrat, ainsi que des factures, transactions et tickets associés.
   
   
   
4. Cliquez sur l’onglet Historique pour afficher les détails des modifications et des renouvellements de contrats, y compris les changements dans les revenus récurrents et les ajouts ou suppressions de lignes de produit.

Gérer les contrats

Sur une fiche d’informations de contrat, vous pouvez gérer les détails d’un contrat. Créez des devis de modification et de renouvellement, mettez à jour les modes de paiement, résiliez des contrats et gérez les associations.

Créer un devis de modification ou de renouvellement pour un contrat

Au lieu de mettre à jour les lignes de produit directement sur le contrat, pour apporter des modifications en cours de contrat ou configurer les renouvellements, vous devez utiliser des devis de modification et de renouvellement :

• Modifier les devis : créez des devis de modification pour modifier un contrat actif. Les devis de modification permettent d’ajuster, d’ajouter ou de supprimer des produits et des services du contrat.

• Devis de renouvellement : créez des devis de renouvellement lorsqu’un client approche de la fin de son contrat actuel pour configurer son renouvellement. Les contrats de Renouvellement incluront toutes les modifications apportées par un devis de modification dans le cadre du renouvellement. 

Mettre à jour le mode de paiement d’un contrat

Envoyez un lien au contact du contrat pour mettre à jour son mode de paiement.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Cliquez sur le nom du contrat.
3. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Mettre à jour le mode de paiement.
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Envoyer le lien.
5. L’acheteur recevra un lien sur lequel il pourra cliquer pour mettre à jour son mode de paiement.

Résilier un contrat

Les contrats peuvent être résiliés immédiatement ou à une date prévue. Pour résilier un contrat :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Cliquez sur le nom du contrat.
3. Dans l’angle supérieur droit de la barre latérale gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Mettre fin.
   
   
   
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date de résiliation. Sélectionnez la date d’aujourd’hui pour mettre fin immédiatement ou une date future pour planifier une résiliation.
5. Cliquez sur Résilier le contrat si vous le faites immédiatement, ou Planifier la résiliation si vous avez sélectionné une date future.
6. La fiche d’informations du contrat sera mise à jour avec les informations de résiliation.
   
   
   

Modifier ou annuler la résiliation d’un contrat

Si vous avez programmé une résiliation de contrat, vous pouvez modifier ou annuler la résiliation.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Passez le curseur de la souris sur un contrat et cliquez sur Aperçu.
3. Dans l’angle supérieur droit de la barre latérale gauche, cliquez sur Actions et sélectionnez une option :
   • Modifier la date de résiliation : modifiez la date de fin du contrat. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une nouvelle date de résiliation. Cliquez sur Mettre à jour la date.
   • Annuler la résiliation : annulez la résiliation du contrat. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler la résiliation pour confirmer.

Associer des fiches d’informations à des contrats

Ajoutez des associations aux contrats à partir de la page index des contrats. Vous pouvez associer des contrats à des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets, des devis, des factures et d’autres contrats.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Passez le curseur de la souris sur un contrat et cliquez sur Aperçu.
3. Dans la barre latérale de droite, cliquez sur + Ajouter sur une carte d’association (par exemple, Contacts).
4. Dans le panneau de droite :
   • Recherchez et sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations que vous souhaitez associer. Cliquez sur Enregistrer pour les associer au contrat.
   • Cliquez sur l’onglet Créer pour créer une nouvelle fiche d’informations à associer au contrat. Saisissez les détails de la nouvelle fiche d’informations et cliquez sur Créer pour l’associer au contrat, ou sur Créer et en ajouter une autre pour créer une autre fiche d’informations.

Contrats d’exportation

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. En haut à droite du tableau, cliquez sur Exporter.
3. Dans la boîte de dialogue :
   • Saisissez un nom d’exportation dans la zone de texte Nom de l’exportation .
   • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
   • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
   • Cliquez sur Personnaliser pour personnaliser davantage l’exportation.
     • Sous Propriétés incluses dans l’export, sélectionnez une option pour les propriétés à inclure dans l’export.
     • Sous Associations incluses dans l’export, cochez la case Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, le nom de la facture).
     • Sous Associations incluses dans l’export, indiquez d’inclure jusqu’à 1 000 fiches d’informations associées ou toutes les fiches d’informations associées.
   • Cliquez sur Exporter.

Découvrez-en davantage sur l’export des fiches d’informations.

Supprimer des contrats

Supprimez des contrats de la page index des contrats. Les contrats avec facturation ne peuvent pas être supprimés. Les contrats supprimés ne peuvent pas être restaurés.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque contrat que vous souhaitez supprimer.
3. En haut du tableau, cliquez sur deletSupprimer.
4. Dans la boîte de dialogue, saisissez le nombre de fiches d’informations et cliquez sur Supprimer.

Analyser les performances liées aux contrats et au chiffre d’affaires

Analysez les performances en matière de chiffre d’affaires à l’aide de rapports prêts à l’emploi ou créez des rapports personnalisés qui répondent aux besoins de vos différentes équipes.

Par exemple, vous pouvez créer des rapports pour :

• Revenus récurrents : suivez le revenu récurrent annuel, le MRR et la valeur contractuelle en temps réel.
  • Diagramme en cascade du MRR par mois : la variation mensuelle des revenus récurrents, y compris le MRR d’ouverture, les nouveaux revenus, les mises à niveau, les rétrogradations, les pertes de clients, les renouvellements et le MRR de fin. Les recettes sont déclarées lorsqu’elles deviennent effectives.
  • Nouveau MRR net mensuel : l’évolution nette du revenu récurrent mensuel chaque mois en fonction du chiffre d’affaires, qui devient effective au cours de la période sélectionnée. Calculé à partir d’événements liés au chiffre d’affaires, tels que les nouveaux contrats, les mises à niveau, les déclassements, la perte de clients et les renouvellements. Utilisez ce rapport pour suivre la croissance globale des revenus récurrents.
  • MRR réservé par mois : le revenu récurrent mensuel comptabilisé au cours de la période sélectionnée. Les recettes sont comptabilisées lors de la souscription du contrat, même si celle-ci prend effet à une date ultérieure.
  • TCV réservés par mois : valeur totale du contrat associée aux actions contractuelles réservées au cours de la période sélectionnée, regroupées par type de chiffre d’affaires (par exemple, nouveaux contrats, mises à niveau, rétrogradations, perte de clients et renouvellements). Ce rapport reflète la valeur de l’action contractuelle réservée, et non la valeur contractuelle résultante, et est signalé lorsque l’action est réservée.

• Débiteurs et trésorerie : suivez les créances ouvertes et les paiements encaissés pour analyser les jours d’encours des ventes.
• Rétention : analysez la perte de clients et la rétention des revenus nets à l’aide des données de renouvellement des contrats.
• Attribution : identifiez les sources de transactions qui contribuent à des contrats à long terme à forte valeur ajoutée.

Découvrez-en davantage sur la suite d’analytics des revenus et la création de rapports personnalisés.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur le CPQ connecté, la facturation et le paiement en version bêta.
• Découvrez-en davantage sur la création de modèles de devis de modification et de renouvellement.
• Découvrez-en davantage sur la création de devis de modification et de renouvellement .