Exibir e gerenciar contratos

Use contratos para rastrear e gerenciar contratos associados a orçamentos no HubSpot. Os contratos são a fonte centralizada de verdade para a receita comprometida na HubSpot.

Este artigo aborda como exibir e gerenciar contratos e seus registros associados. Saiba como revisar os detalhes do contrato, a receita associada, as atividades e o histórico e como fazer alterações no meio do contrato usando cotações de alteração ou renovação, rescindir contratos ou exportar contratos.

Para começar, saiba mais sobre como os contratos são usados e como criar e importar contratos.

Antes de começar

Um orçamento aceito pode criar contratos, independentemente de você estar ou não inscrito na versão beta do Connected CPQ, Billing and Payments. Se você não estiver inscrito na versão beta, o recebimento do pagamento permanecerá vinculado ao orçamento existente ou à experiência de fatura independente. Com a versão beta, os contratos são usados para gerenciar a cobrança contínua, a criação de faturas e a cobrança de pagamentos. Saiba mais sobre o processo beta do Connected CPQ, Billing and Payments.

Exibir registros de contrato

Exibir contratos na página de índice

Use a página de índice de contratos para exibir todos os contratos e para criar e usar exibições salvas para filtrar contratos por critérios específicos. Para exibir todos os contratos:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
3. Para filtrar a página de índice, clique nos menus suspensos de filtro (por exemplo, Status) e defina seus critérios de filtro. Os contratos podem ter os seguintes status:
   • Programado: quando um contrato é criado com uma data de vigência futura, o status é definido como Programado. Na data de vigência, o status é definido como Ativo.
   • Ativo: um contrato que está em vigor no momento.
   • Concluído: um contrato que atingiu sua data de término.
   • Rescindido: um contrato que foi rescindido.
   • Rascunho: um contrato que não está finalizado.
4. Para definir filtros personalizados, clique em Filtros avançados na parte superior da tabela.
5. Para salvar uma exibição para uso futuro, clique no ícone Salvar no canto superior direito da tabela.
6. Para visualizar os detalhes do contrato, passe o mouse sobre o contrato e clique em Visualizar. Veja os detalhes no painel direito.
7. Para exibir o registro do contrato, clique no nome do contrato. 

Saiba mais sobre o layout do contrato.

Exibir contratos em registros do CRM associados

Para exibir um contrato a partir de um de seus registros associados (por exemplo, um contato, empresa ou fatura):

1. Navegue até seus registros. Por exemplo:
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Contatos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM da HubSpot > Empresas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM da HubSpot > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Faturas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Faturas.
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e, em seguida, navegue até Receita > Orçamentos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Orçamentos.
2. Abra a barra lateral direita clicando no nome de um registro ou em Visualizar. O comportamento depende da página de índice do objeto em que você está.
3. Na barra lateral direita, navegue até o cartão Contratos para exibir o status do contrato. Se o cartão Contratos não estiver aparecendo no seu registro por padrão, você pode adicionar manualmente o cartão.
4. Para ver detalhes adicionais, passe o cursor do mouse sobre o contrato e clique no ícone de visualização ou clique no nome do contrato para acessar o contrato.
   
   
   
5. Revise os detalhes do contrato no painel direito.

Ver a visão geral, as atividades e o histórico do contrato

Use o registro de contrato para compreender as informações do contrato, incluindo desempenho, itens de linha associados, cronograma de cobrança, informações de renovação, linha do tempo de atividades e histórico.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Na coluna do meio, clique na guia Visão geral para ver um instantâneo do desempenho do contrato, itens de linha, cronograma de cobrança e informações de renovação.
   • O cartão Desempenho do contrato exibe o valor do contrato, as informações de receita recorrente, a data de término do contrato e o valor cobrado.
     
     
     
   • O cartão Itens de linha atuais e futuros lista cada um dos itens de linha do contrato e suas propriedades (por exemplo, preço, quantidade, cronograma de cobrança, prazo, modelo de preços).
     
     
     
   • O cartão Informações de Renovação exibe o status da renovação, com base em quaisquer orçamentos de renovação criados para o contrato.
     
     
     
3. Clique na guia Atividades para exibir uma linha do tempo das comunicações (por exemplo, e-mails e chamadas), atividades da equipe (reuniões, observações, tarefas) e atualizações do contrato e faturas, negócios e tickets associados.
   
   
   
4. Clique na guia Histórico para ver detalhes de alterações e renovações de contrato, incluindo alterações na receita recorrente e adições ou remoções de item de linha.

Gerenciar contratos

Em um registro de contrato, você pode gerenciar os detalhes de um contrato. Crie orçamentos de alteração e renovação, atualize métodos de pagamento, rescinda contratos e gerencie associações.

Criar uma alteração ou renovação orçamento em um contrato

Em vez de atualizar itens de linha diretamente no contrato, para fazer alterações no meio do contrato ou configurar renovações, você deve usar orçamentos de alteração e renovação:

• Alterar orçamentos: crie orçamentos de alteração para modificar um contrato ativo. Os orçamentos de alteração são usados para ajustar, adicionar ou remover produtos e serviços do contrato.

• Orçamentos de Renovação: crie orçamentos de renovação à medida que um cliente se aproxima do final do contrato atual para configurar sua renovação. Os contratos de Renovação incluirão quaisquer alterações feitas por um orçamento de alteração como parte da renovação. 

Atualizar o método de pagamento de um contrato

Envie um link ao contato do contrato para atualizar sua forma de pagamento.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior esquerdo, clique em Ações e selecione Atualizar método de pagamento.
4. Na caixa de diálogo, clique em Enviar link.
5. O comprador receberá um link no qual ele poderá clicar para atualizar seu método de pagamento.

Rescindir um contrato

Os contratos podem ser rescindidos imediatamente ou em uma data programada. Para rescindir um contrato:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione Encerrar.
   
   
   
4. Na caixa de diálogo, clique no seletor de datas e selecione uma data de encerramento. Selecione a data de hoje para rescindir imediatamente ou uma data futura para agendar uma rescisão.
5. Clique em Rescindir contrato se rescindir imediatamente ou Programar rescisão se tiver selecionado uma data futura.
6. O registro de contrato será atualizado com as informações de rescisão.
   
   
   

Alterar ou cancelar a rescisão de um contrato

Se você programou a rescisão de um contrato, poderá alterá-la ou cancelá-la.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Passe o mouse sobre um contrato e clique em Visualizar.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione uma opção:
   • Alterar data de rescisão: altere a data de rescisão do contrato. Na caixa de diálogo, clique no seletor de data e selecione uma nova data de encerramento. Clique em Data de atualização.
   • Cancelar rescisão: cancele a rescisão do contrato. Na caixa de diálogo, clique em Cancelar rescisão para confirmar.

Associar registros a contratos

Adicione associações a contratos a partir da página de índice de contratos. Você pode associar contratos com contatos, empresas, negócios, tickets, orçamentos, faturas e outros contratos.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Passe o mouse sobre um contrato e clique em Visualizar.
3. Na barra lateral direita, clique em + Adicionar em um cartão de associação (por exemplo, Contatos).
4. No painel direito:
   • Pesquise e marque as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar. Clique em Salvar para associá-los ao contrato.
   • Clique na guia Criar novo para criar um novo registro para associar ao contrato. Insira os detalhes do novo registro e clique em Criar para associá-lo ao contrato ou Criar e adicionar outro para criar outro registro.

Contratos de exportação

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Clique em Exportar no canto superior direito da tabela.
3. Na caixa de diálogo:
   • Insira um nome de exportação na caixa de texto Nome da exportação .
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique em Personalizar para personalizar ainda mais a exportação.
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione uma opção para as propriedades que devem ser incluídas na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registros associados (por exemplo, o nome da fatura).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Clique em Exportar.

Saiba mais sobre a exportação de registros.

Excluir contratos

Exclua contratos da página de índice de contratos. Contratos com cobrança não podem ser excluídos. A exclusão de contratos não pode ser restaurada.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada contrato que deseja excluir.
3. No canto superior da tabela, clique em deletExcluir.
4. Na caixa de diálogo, insira o número de registros e clique em Excluir.

Analisar o desempenho de contratos e receitas

Analise o desempenho da receita usando relatórios prontos para uso ou crie relatórios personalizados que atendam às necessidades de suas várias equipes.

Por exemplo, você pode criar relatórios para:

• Receita recorrente: acompanhe a receita recorrente anual, a receita mensal recorrente e o valor do contrato em tempo real.
  • Cascata de receita mensal recorrente por mês: o movimento mensal da receita recorrente, incluindo a abertura de receita mensal recorrente, novas receitas, atualizações, rebaixamentos, taxa de cancelamento de clientes, renovações e término da receita mensal recorrente. A receita é relatada quando entra em vigor.
  • Nova receita mensal recorrente líquida por mês: a variação líquida na receita mensal recorrente a cada mês com base na receita que entra em vigor durante o período selecionado. Calculado a partir de eventos de receita, como novos negócios, atualizações, rebaixamentos, taxa de cancelamento de clientes e renovações. Use esse relatório para acompanhar o crescimento geral da receita recorrente.
  • receita mensal recorrente reservada por mês: a receita mensal recorrente registrada durante o período selecionado. A receita é informada quando o contrato é reservado, mesmo que entre em vigor em uma data posterior.
  • TCV reservado por mês: o valor total do contrato associado às ações do contrato reservadas durante o período selecionado, agrupado por tipo de receita (por exemplo, novos negócios, atualizações, downgrades, taxa de cancelamento de clientes e renovações). Esse relatório reflete o valor da ação do contrato agendada, não o valor do contrato resultante, e é relatado quando a ação é agendada.

• Contas a receber e caixa: rastreie contas a receber em aberto e pagamentos recebidos para analisar dias de vendas pendentes (DSO).
• Retenção: analise a taxa de cancelamento de clientes e a retenção de receita líquida usando dados de renovação de contrato.
• Atribuição: veja quais fontes de negócios contribuem para contratos de alto valor e longo prazo.

Saiba mais sobre o pacote de análises de receita e como criar relatórios personalizados.

Próximas etapas

• Saiba mais sobre a versão beta do Connected CPQ, Cobrança e pagamento.
• Saiba mais sobre como criar modelos de alteração e renovação orçamento.
• Saiba mais sobre como criar orçamentos de alteração e renovação .