Ver y gestionar contratos

Utiliza los contratos para realizar un seguimiento y gestionar los acuerdos asociados a las cotizaciones en HubSpot. Los contratos son la fuente de referencia centralizada de los ingresos comprometidos en HubSpot.

En este artículo se explica cómo ver y gestionar los contratos y sus registros asociados. Aprenda a revisar los detalles de los contratos, los ingresos asociados, las actividades y el historial, y a realizar cambios a mitad de contrato mediante cotizaciones de cambio o renovación, rescindir contratos o exportar contratos.

Para empezar, infórmate sobre cómo se utilizan los contratos y cómo crearlos e importarlos.

Antes de empezar

Las cotizaciones aceptadaspueden crear contratos tanto si estás inscrito en la beta de CPQ, facturación y pagos conectados como si no. Si no está inscrito en la versión beta, el cobro de los pagos seguirá estando vinculado a la experiencia existente de cotización o factura independiente. Con la versión beta, los contratos se utilizan para gestionar la facturación en curso, la creación de facturas y el cobro de pagos. Más información sobre el proceso beta de CPQ, facturación y pagos conectados.

Ver registros de contratos

Visualización de contratos en la página de índice

Utilice la página de índice de contratos para ver todos los contratos y para crear y utilizar vistas guardadas para filtrar contratos por criterios específicos. Para ver todos los contratos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
3. Para filtrar la página de índice, haga clic en los menús desplegables de filtrado (por ejemplo, Estado) y establezca sus criterios de filtrado. Los contratos pueden tener los siguientes estados:
   • Programado: cuando se crea un contrato con una fecha de entrada en vigor futura, el estado se establece en Programado. En la fecha de entrada en vigor, el estatus pasa a Activo.
   • Activo: un contrato que está actualmente en vigor.
   • Finalizado: un contrato que ha llegado a su fecha de finalización.
   • Rescindido: contrato que se ha rescindido.
   • Borrador: un contrato que no está finalizado.
4. Para establecer filtros personalizados, haga clic en Filtros avanzados en la parte superior de la tabla.
5. Para guardar una vista para utilizarla en el futuro, haga clic en el icono Guardar situado en la parte superior derecha de la tabla.
6. Para obtener una vista previa de los detalles del contrato, pase el ratón por encima del contrato y haga clic en Vista previa. Vea los detalles en el panel derecho.
7. Para ver el registro del contrato, haga clic en el nombre del contrato. 

Más información sobre el diseño del contrato.

Ver contratos en registros CRM asociados

Para ver un contrato a partir de uno de sus registros asociados (por ejemplo, un contacto, una empresa o una factura):

1. Navegue hasta sus registros. Por ejemplo:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Empresas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Presupuestos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Presupuestos.
2. Abra la barra lateral derecha haciendo clic en el nombre de un registro o haciendo clic en Vista previa. El comportamiento depende de la página de índice de objetos en la que te encuentres.
3. En la barra lateral derecha, vaya a la ficha Contratos para ver el estado del contrato. Si la tarjeta de Contratos no aparece en su registro por defecto, puede añadirla manualmente.
4. Para ver detalles adicionales, pase el ratón por encima del contrato y haga clic en el icono Vista previa, o haga clic en el nombre del contrato para navegar hasta él.
   
   
   
5. Revise los detalles del contrato en el panel derecho.

Ver la descripción general, las actividades y el historial del contrato

Utilice el registro de contratos para comprender la información del contrato, incluido el rendimiento, los elementos de pedido asociados, el calendario de facturación, la información de renovación, la cronología de las actividades y el historial.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. En la columna central, haga clic en la pestaña Resumen para ver una instantánea de la ejecución del contrato, los elementos de pedido, el calendario de facturación y la información de renovación.
   • La tarjeta de ejecución del contrato muestra el valor del contrato, información sobre los ingresos recurrentes, la fecha de finalización del contrato y la cantidad facturada.
     
     
     
   • La tarjeta de elementos de pedido actuales y futuros enumera cada uno de los elementos de pedido del contrato y sus propiedades (por ejemplo, precio, cantidad, calendario de facturación, plazo, modelo de tarificación).
     
     
     
   • La tarjeta de información Renovación muestra el estado de la renovación, en función de las cotizaciones de renovación creadas para el contrato.
     
     
     
3. Haga clic en la pestaña Actividades para ver una cronología de las comunicaciones (por ejemplo, correos electrónicos y llamadas), la actividad del equipo (reuniones, notas, tareas) y las actualizaciones del contrato, así como las facturas, negocios y tickets asociados.
   
   
   
4. Haga clic en la pestaña Historial para ver los detalles de los cambios y renovaciones de contratos, incluidos los cambios en los ingresos recurrentes y las adiciones o eliminaciones de elementos de pedido.

Gestionar contratos

En una ficha de contrato, puede gestionar los detalles de un contrato. Cree cotizaciones de cambio y renovación, actualice las formas de pago, rescinda contratos y gestione asociaciones.

Crear una cotización de modificación o renovación de un contrato

En lugar de actualizar los elementos de pedido directamente en el contrato, para realizar modificaciones durante la vigencia del mismo o configurar renovaciones, debes utilizar cotizaciones de modificación y renovación:

• Cotizaciones de modificación: crea cotizaciones de modificación para modificar un contrato vigente. Las modificaciones de las cotizaciones se utilizan para ajustar, añadir o eliminar productos y servicios del contrato.

• Cotizaciones de renovación: crea cotizaciones de renovación cuando un cliente se acerque al final de su contrato actual para gestionar su renovación. Los contratos de renovación incluirán cualquier modificación introducida mediante una cotización como parte de la renovación. 

Actualizar la forma de pago de un contrato

Envíe al contacto del contrato un enlace para actualizar su método de pago.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior izquierda, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Actualizar método de pago.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en Enviar enlace.
5. El comprador recibirá un enlace en el que podrá hacer clic para actualizar su método de pago.

Rescindir un contrato

Los contratos pueden rescindirse inmediatamente o en una fecha prevista. Rescindir un contrato:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione Rescindir.
   
   
   
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en el selector de fecha y seleccione una fecha de rescindir. Seleccione la fecha de hoy para rescindir inmediatamente, o una fecha futura para programar una rescisión.
5. Haga clic en Rescindir contrato si desea rescindirlo inmediatamente, o en Programar rescisión si ha seleccionado una fecha futura.
6. El registro del contrato se actualizará con la información de rescisión.
   
   
   

Modificar o rescindir un contrato

Si ha programado la rescisión de un contrato, puede modificarla o rescindirla.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Pase el ratón por encima de un contrato y haga clic en Vista previa.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   • Modificar fecha de rescisión: modifica la fecha de rescisión del contrato. En el cuadro de diálogo, haga clic en el selector de fecha y seleccione una nueva fecha de rescindir. Haga clic en Actualizar fecha.
   • Rescindir contrato: rescindir el contrato. En el cuadro de diálogo, haga clic en Cancelar rescindir para confirmar.

Asociar registros a contratos

Añadir asociaciones a contratos desde la página de índice de contratos. Puede asociar contratos a contactos, empresas, negocios, tickets, cotizaciones, facturas y otros contratos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Pase el ratón por encima de un contrato y haga clic en Vista previa.
3. En la barra lateral derecha, haga clic en + Añadir en una tarjeta de asociación (por ejemplo, Contactos).
4. En el panel derecho:
   • Busque y marque las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea asociar. Haga clic en Guardar para asociarlos al contrato.
   • Haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro que asociar al contrato. Introduzca los datos del nuevo registro y haga clic en Crear para asociarlo al contrato, o en Crear y añadir otro para crear otro registro.

Contratos de exportación

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Exportar.
3. En el cuadro de diálogo:
   • Introduzca un nombre de exportación en el cuadro de texto Nombre de exportación .
   • Haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona un formato.
   • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
   • Haga clic en Personalizar para personalizar aún más la exportación.
     • En Propiedades incluidas en la exportación seleccione una opción para las propiedades que desea incluir en la exportación.
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el nombre de la factura).
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
   • Haz clic en Exportar.

Más información sobre la exportación de registros.

Eliminar contratos

Eliminar contratos de la página de índice de contratos. Los contratos con facturación no se pueden eliminar. Los contratos eliminados no se pueden recuperar.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Marca la casilla de verificación situada junto a cada contrato que quieras eliminar.
3. En la parte superior de la tabla, haga clic en deletBorrar.
4. En el cuadro de diálogo, introduzca el número de registros y haga clic en Eliminar.

Analizar la ejecución del contrato y los ingresos

Analice el rendimiento de los ingresos mediante informes listos para usar o cree informes personalizados que se adapten a las necesidades de sus distintos equipos.

Por ejemplo, puede crear informes para:

• Ingresos recurrentes: haga un seguimiento en tiempo real de ARR, MRR y el valor de los contratos.
  • Cascada de MRR por mes: el movimiento mensual de los ingresos recurrentes, incluidos el MRR inicial, los nuevos ingresos, las ampliaciones, las reducciones, la pérdida de clientes, las renovaciones y el MRR final. Los ingresos se informan cuando se hacen efectivos.
  • Nuevos MRR netos por mes: la variación neta de los ingresos recurrentes mensuales cada mes basada en los ingresos que se hacen efectivos durante el periodo seleccionado. Calculado a partir de eventos de ingresos como nuevos negocios, ampliaciones, reducciones, pérdidas de clientes y renovaciones. Utilice este informe para realizar un seguimiento del crecimiento global de los ingresos recurrentes.
  • MRR contabilizados por mes: los ingresos recurrentes mensuales contabilizados durante el periodo seleccionado. Los ingresos se informan cuando se registra el contrato, aunque se haga efectivo en una fecha posterior.
  • Valor total del contrato contabilizado por mes: el valor total del contrato asociado a las acciones contractuales contabilizadas durante el periodo seleccionado, agrupadas por tipo de ingresos (por ejemplo, nuevos negocios, actualizaciones, descensos, pérdida de clientes y renovaciones). Este informe refleja el valor de la acción contractual contabilizada, no el valor contractual resultante, y se comunica cuando se contabiliza la acción.

• Cuentas por cobrar y tesorería: seguimiento de las cuentas por cobrar pendientes y los pagos cobrados para analizar los días de ventas pendientes (DSO).
• Retención: analice la pérdida de clientes y la retención de ingresos netos utilizando los datos de renovación de contratos.
• Atribución: ver qué fuentes de negocio contribuyen a contratos de alto valor y a largo plazo.

Obtén más información sobre la suite de analíticas de ingresos y cómo crear informes personalizados.

Pasos siguientes

• Más información sobre la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados.
• Más información sobre la creación de plantillas de cotizaciones para cambios y renovaciones.
• Más información sobre la creación de cotizaciones de cambio y renovación .