BetaCrear una cotización de renovación de un contrato

El objeto contratos en HubSpot es una fuente de referencia centralizada para los ingresos comprometidos. Utilice una cotización de renovación cuando un cliente se acerque al final de su contrato actual. Configure la gestión de la renovación en los ajustes del contrato. Cuando se acepta una cotización de renovación, se crea un nuevo contrato que se asocia automáticamente al contrato anterior.

Para empezar, infórmese sobre cómo se utilizan los contratos y cómo crearlos.

Antes de empezar

• Si eres superadministrador, puedes optar por incluir tu cuenta en la beta de Contratos HubSpot con Commerce Hub .
• No es posible inscribirse en la versión beta si utilizas pagos de HubSpot o Stripe como opción de procesamiento de pagos.

Crear una cotización de renovación

Cree una cotización de renovación de un contrato existente. Las cotizaciones de renovación deben ir asociadas a un negocio. Puede crear un negocio durante el proceso de cotización de la renovación o asociar manualmente un negocio existente. Se recomienda crear un pipeline de renovación específico para los negocios de renovación, y crear un nuevo negocio para la cotización de renovación. Esto significa que puede informar sobre los ingresos por nuevos negocios frente a los ingresos por renovación.

Si se aplicó una cotización de modificación durante la vigencia del contrato, la cotización de renovación incluirá esas actualizaciones automáticamente. Por ejemplo, si un cliente empezó con 10 licencias y más tarde añadió 10 más mediante una cotización de cambio, la cotización de renovación incluirá 20 licencias.

Para crear una cotización de renovación:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione Crear cotización de renovación.
4. En el panel derecho:
   
   • Si la opción Crear automáticamente nuevos negocios para cotizaciones de renovación está activada, haga clic en el menú desplegable Pipeline de negocios y seleccione un pipeline. A continuación, haga clic en el menú desplegable Etapa del negocio y seleccione una etapa del negocio.
   • Si la opción Crear automáticamente nuevas cotizaciones para renovaciones está desactivada, haga clic en el menú desplegable Asociar a una cotización y seleccione una cotización, o haga clic en Crear una nueva cotización para crear una nueva cotización.
5. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una plantilla de cotización y seleccione una plantilla de cotización. Más información sobre la creación de plantillas de cotización.
6. En el campo Cambiar fecha de entrada en vigor, haga clic en el selector de fecha y seleccione la fecha en la que entrará en vigor el cambio.
7. Si la opción Permitir a los usuarios anular la configuraciónde prorrateo predeterminada está activada, desactive la opción Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante para no prorratear los cargos. Si la casilla de verificación está seleccionada, los gastos se prorratearán.
8. Haz clic en Crear cotización.
9. Accederá al editor de cotizaciones. Los datos del vendedor y del comprador se añadirán automáticamente a partir de la información del contrato.
10. Construye la cotización.
11. Para editar el resumen, incluida la fecha de entrada en vigor del cambio, haga clic en la sección Resumen del editor de cotizaciones. 
12. En el editor de la barra lateral izquierda, en Cambiar fecha de entrada en vigor:
13. Haga clic en el menú desplegable Eficaz y seleccione una opción:
    1. De acuerdo: el ajuste predeterminado. Esta es la fecha en la que la cotización pasa a Aceptada, ya sea a través de la firma electrónica, el acuerdo de clic para aceptar, o por un usuario de HubSpot que marca la cotización como firmada.
    2. Fecha personalizada: una fecha personalizada. Puede fijar la fecha de entrada en vigor de una cotización en una fecha pasada. Si se utiliza una fecha pasada, la fecha de caducidad se considerará la fecha límite de firma del comprador. Esto significa que el comprador puede seguir firmando en cualquier momento hasta la fecha de vencimiento, incluso si la fecha efectiva ya ha pasado. Después de seleccionar esta opción, haga clic en el selector de fecha y seleccione la fecha en la que entrará en vigor la renovación.
    3. Inicio retrasado (días): retrasa la fecha de inicio de facturación un número de días después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo.
    4. Inicio retrasado (meses): retrasa la fecha de inicio de la facturación un número de meses después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo.
14. En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la fecha de entrada en vigor.
15. En el editor de la barra lateral izquierda, en Longitud del plazo:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la longitud del término.
    • Desactiva el interruptor de duración del plazo para ocultarlo.

16. En el editor de la barra lateral izquierda, en Descuento total:
    • Haga clic en el menú desplegable Formato y seleccione una opción:
      • Mostrar como cantidad: mostrar la cantidad del descuento en la divisa de cotización.
      • Mostrar como porcentaje: muestra el descuento como un porcentaje.
      • Mostrar como porcentaje y cantidad: muestra el descuento como porcentaje y como cantidad en la cotización divisa.
      • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima del descuento total.
      • Desactive el interruptor Descuento total para ocultarlo.
17. En la barra lateral izquierda, en Valor total del contrato:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece sobre el valor total del contrato.
    • Desactive el interruptor Valor total del contrato para ocultarlo. El valor total del contrato no se mostrará si alguno de los elementos de pedido tiene un plazo de facturación indefinido. Ajuste el plazo de facturación del elemento de pedido para visualizar el valor total del contrato.
18. El total actualizado, incluidos los impuestos adicionales, aparecerá debajo de los elementos de pedido.
    
    
    
19. Para compartir la cotización de renovación, haga clic en Compartir en la parte superior derecha.
20. Una vez que el comprador haya aceptado la cotización de renovación, se creará un nuevo contrato de renovación que se asociará a la cotización existente. Para ver el contrato de renovación:
    • En tu cuenta de HubSpot, ve a Comercio > Contratos.
    • Localice y haga clic en el nombre del contrato de renovación. O haga clic en el nombre del contrato existente. A continuación, en la barra lateral derecha, navegue hasta la ficha Contratos para ver el contrato de renovación. El contrato de renovación también se mostrará en las pestañas Actividades e Historial .

Cree una cotización de renovación mediante un workflow

Puede crear una cotización de renovación utilizando una acción de workflow en un workflow basado en negocios. Para crear una cotización de renovación utilizando un workflow de negocio:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Cree un workflow o haga clic en uno existente para editarlo.
3. Establezca sus desencadenantes de inscripción.
4. Haz clic + debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo, haga clic para ampliar la sección CRM .
6. Seleccione Crear cotización de renovación a partir del contrato.
7. Haga clic en el menú desplegable Contrato y seleccione una opción recomendada o Contratos: todos asociados.
8. Haga clic en el menú desplegable Plantilla y seleccione una plantilla de cotización.
9. Haga clic en el menú desplegable Método de selección de negocios y elija una opción:
   • Nuevo negocio utilizando el pipeline/etapa por defecto: crea un nuevo negocio en la etapa por defecto del pipeline seleccionado.
   • Negocio existente: para seleccionar un negocio diferente, después de seleccionar esta opción, haga clic en el menú desplegable Negocio y seleccione un negocio.
10. En la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
11. Haga clic en Revisar y activar en la parte superior derecha para activar el workflow.