Utwórz ofertę przedłużenia umowy

Umowy stanowią scentralizowane źródło informacji o przychodach w HubSpot. Utwórz ofertę przedłużenia umowy, gdy klient zbliża się do końca bieżącej umowy, aby uzyskać od niego zobowiązanie na kolejny okres. Po zaakceptowaniu oferty przedłużenia tworzona jest nowa umowa, która jest automatycznie powiązana z poprzednią umową. Możesz również tworzyć przedłużenia bezpośrednio z poziomu umów.

Aby rozpocząć, dowiedz się więcej na temat:

• Konfigurowaniu zarządzania odnowieniami w ustawieniach umów.

• Sposób wykorzystania umów w HubSpot.

• Jak bezpośrednio tworzyć umowy lub tworzyć je na podstawie zaakceptowanych ofert.

• Zarządzanie procesem przedłużania umów w HubSpot.

• Tworzenie szablonów ofert przedłużenia.

Tworzenie oferty przedłużenia

Utwórz ofertę przedłużenia na podstawie istniejącej umowy. Oferty przedłużenia muszą być powiązane z transakcją. Możesz utworzyć transakcję podczas procesu tworzenia oferty przedłużenia lub ręcznie powiązać istniejącą transakcję.

Aby utworzyć ofertę odnowienia:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij nazwę umowy.
3. W prawym górnym rogu lewego paska bocznego kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Jeśli uczestniczysz w programie beta „Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts” , kliknij „Odnów”, a następnie wybierz opcję „Odnów umowę bezpośrednio”.
   • Jeśli nie uczestniczysz w programie beta„Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts” , kliknij opcję „Utwórz ofertę przedłużenia umowy”.
4. W panelu po prawej stronie:
   
   • Jeśli opcja „Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert odnowienia ” jest włączona, kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji ” i wybierz pipeline. Następnie kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji.
   • Jeśli opcja „Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert odnowienia” jest wyłączona, kliknij menu rozwijane „Powiąż z transakcją ” i wybierz transakcję lub kliknij „Utwórz nową transakcję”, aby utworzyć nową transakcję.

Uwaga: aby utworzyć nową transakcję dla oferty przedłużenia, musisz posiadać uprawnienia do tworzenia transakcji.

5. Kliknij menu rozwijane Wybierz szablon oferty i wybierz szablon oferty. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu szablonów ofert.
6. W polu „Data wejścia zmiany w życie” kliknij selektor daty i wybierz datę, od której zmiana zacznie obowiązywać.
7. Jeśli opcja „Zezwól użytkownikom na zastąpienie domyślnego proporcjonalnego rozliczenia” jest włączona, odznacz pole „Proporcjonalnie rozlicz opłaty i kredyty za pozostały okres rozliczeniowy”, aby opłaty nie były rozliczane proporcjonalnie. Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, opłaty zostaną rozliczone proporcjonalnie.
8. Kliknij „Utwórz ofertę”.
9. Zostaniesz przekierowany do edytora ofert. Dane sprzedawcy i kupującego są automatycznie pobierane z umowy.
10. Utwórz ofertę.
11. Aby edytować podsumowanie, w tym datę wejścia w życie, kliknij sekcję „Podsumowanie” w edytorze oferty. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Data wejścia w życie”:
    • Kliknij menu rozwijane „Obowiązuje od” i wybierz opcję:
      • Zgodnie z umową: ustawienie domyślne. Jest to data, w której oferta przechodzi do statusu „Zaakceptowana” – poprzez podpis elektroniczny, akceptację umowy jednym kliknięciem lub poprzez oznaczenie oferty jako podpisanej przez użytkownika HubSpot.
      • Data niestandardowa: data zdefiniowana przez użytkownika. Datę wejścia w życie oferty można ustawić na datę przeszłą. W przypadku użycia daty przeszłej data wygaśnięcia będzie traktowana jako termin podpisania przez kupującego. Oznacza to, że kupujący może podpisać umowę w dowolnym momencie do daty wygaśnięcia, nawet jeśli data wejścia w życie przypada w przeszłości. Po wybraniu tej opcji kliknij selektor daty i wybierz datę, od której odnowienie zacznie obowiązywać.
      • Opóźniony początek (dni): opóźnia datę rozpoczęcia rozliczeń o określoną liczbę dni po sfinalizowaniu transakcji. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę dni.
      • Opóźniony początek (miesiące): opóźnia datę rozpoczęcia rozliczeń o określoną liczbę miesięcy od momentu sfinalizowania transakcji. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę miesięcy.
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad datą wejścia w życie.
12. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Długość okresu”:
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad długością okresu.
    • Wyłącz przełącznik „Długość okresu ”, aby go ukryć.

16. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Łączna zniżka”:
    • Kliknij menu rozwijane „Format ” i wybierz jedną z opcji:
      • Pokaż jako kwotę: wyświetla kwotę rabatu w walucie oferty.
      • Pokaż jako procent: wyświetla rabat jako wartość procentową.
      • Pokaż jako procent i kwotę: wyświetl rabat jako procent oraz jako kwotę w walucie oferty.
    • W polu „Etykieta” zmień tekst wyświetlany nad całkowitą kwotą rabatu.
    • Wyłącz przełącznik „Całkowita zniżka ”, aby ją ukryć.
17. Na lewym pasku bocznym, w sekcji „Całkowita wartość umowy”:
    • W polu „Etykieta ” edytuj etykietę wyświetlaną nad całkowitą wartością umowy.
    • Wyłącz przełącznik „Całkowita wartość umowy ”, aby ją ukryć. Całkowita wartość umowy nie będzie wyświetlana, jeśli którakolwiek z pozycji ma nieokreślony termin rozliczenia. Dostosuj termin rozliczenia pozycji, aby wyświetlić całkowitą wartość umowy.
18. Zaktualizowana suma, zawierająca obowiązujący podatek, pojawi się poniżej pozycji.
    
    
    
19. Aby udostępnić ofertę przedłużenia umowy, kliknij przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu.

Utwórz ofertę przedłużenia umowy przy użyciu przepływu pracy

Możesz utworzyć ofertę przedłużenia umowy, korzystając z akcji przepływu pracy w przepływie pracy opartym na transakcji. Aby utworzyć ofertę przedłużenia umowy przy użyciu przepływu pracy transakcji:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Utwórz przepływ pracy lub kliknij istniejący przepływ pracy, aby go edytować.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij + poniżej wyzwalacza.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM.
6. Wybierz opcję Utwórz ofertę odnowienia na podstawie umowy.
7. Kliknij menu rozwijane „Umowa ” i wybierz zalecaną opcję lub opcję „Umowy: wszystkie powiązane”.
8. Kliknij menu rozwijane „Szablon ” i wybierz szablon oferty.
9. Kliknij menu rozwijane „Metoda wyboru transakcji” i wybierz jedną z opcji:
   • Nowa transakcja z wykorzystaniem domyślnego leja/etapu: tworzy nową transakcję na domyślnym etapie wybranego leja.
   • Istniejąca transakcja: aby wybrać inną transakcję, po wybraniu tej opcji kliknij menu rozwijane „Transakcja” i wybierz transakcję.
10. W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”.
11. Kliknij „Przejrzyj” i włącz opcję w prawym górnym rogu, aby uruchomić przepływ pracy.

Co dzieje się po zaakceptowaniu oferty odnowienia

Po zaakceptowaniu przez klienta oferty przedłużenia umowy:

• Klienci dokonują płatności zgodnie z procedurą płatności określoną w ofercie.
• Nowa umowa jest automatycznie powiązana z poprzednią umową. Aby wyświetlić umowę:

• 1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
  2. Znajdź i kliknij nazwę nowej umowy. Możesz też kliknąć nazwę istniejącej umowy. Następnie w prawym pasku bocznym przejdź do karty „Umowy”, aby wyświetlić nową umowę. Umowa przedłużenia zostanie również wyświetlona w zakładkach „Działania ” i „Historia ”.

• Od daty przedłużenia zarządzaj aktualizacjami i zmianami w ramach nowej umowy.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert zmian i przedłużeń.
• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak tworzyć oferty zmian i przedłużenia, wypowiadać umowy, powiązać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.