契約で更新見積もりを作成する

契約は、HubSpotのコミットされた収益に関する一元的な情報源です。現在の契約期間が終了に近づいた顧客に対して、次期の契約を確実に獲得できるよう、更新見積書を作成してください。更新見積もりが承認されると、新しい契約が作成され、前の契約に自動的に関連付けられます。契約から直接、更新手続きを行うこともできます。 

まずは、以下の内容について詳しくご確認ください：

• 契約設定での更新管理の設定。 

• HubSpotにおける契約の活用方法。

• 契約を直接作成する方法、または承認済みの見積書から契約を作成する方法。 

• HubSpot での更新プロセスの管理。

• 更新見積書のテンプレートを作成する。

更新見積もりを作成

既存の契約に基づいて、更新の見積書を作成します。更新見積もりは取引に関連付ける必要があります。見積もり更新プロセス中に 取引を作成するか、既存の取引 を手動で関連付け ることができます。

更新見積もりを作成するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［契約］の順に進みます。アカウントに「その他」が表示されない場合は、収益＞［契約］の順に進みます。
2. 契約 の名前 をクリックします。
3. 左サイドバーの右上にある[アクション]をクリックし、次のいずれかのオプションを選択します：
   • もしあなたが「HubSpot契約の直接作成・編集・更新」のベータ版にご登録されている場合は、「更新」をクリックし、「契約を直接更新」を選択してください。
   • もし「HubSpot契約の直接作成・編集・更新」のベータ版に参加していない場合は、「更新見積書を作成」をクリックしてください。
4. 右側のパネルで、次の操作を行います。
   
   • [ 更新見積もりの新規取引を自動的に作成する ] 設定がオンになっている場合は、[ 取引パイプライン ] ドロップダウンメニューをクリックし、パイプラインを選択してください。[ 取引ステージ ]ドロップダウンメニューをクリックし、 取引ステージを選択します。
   • [ 見積もりの更新のために自動的に新規取引を作成 ]設定がオフの場合は、[ 取引と関連付ける ]ドロップダウンメニューをクリックして 取引を選択するか、[ 新規取引を作成 ]をクリックして新しい取引を作成します。

ご注意：更新見積もり用の新しい取引を作成するには、「取引の作成」権限が必要です。

5. [ 見積もりテンプレートを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、 見積もりテンプレートを選択します。見積もりテンプレートのセットアップの詳細をご確認ください。
6. [Change Effective date(発効日を変更)]フィールドで日付 入力 をクリックし、変更を有効にする 日付 を選択します。
7. [ ユーザーが既定の按分調整を上書きできるようにする ] 設定がオンになっている場合は、 残りの請求期間の按分料金とクレジット をクリアして、料金を按分しませんでした。このチェックボックスが選択されている場合、請求額は日割り計算されます。
8. ［見積もりを作成］をクリックします。
9. 見積もりエディターが表示されます。売り手と買い手の情報は、契約から自動的に追加されます。
10. 見積もりを作成する。
11. [ 発効日を変更]を含む概要を編集するには、見積もりエディターで [概要 ]セクションをクリックします。左のサイドバーエディターの[ 発効日を変更]で、次の操作を行います。
    • [効果] ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
      • 同意時: 既定の設定。これは、電子署名、Click-to-Accept Agreement、またはHubSpotユーザーによって見積もりを署名済みにした日付によって、見積もりが 「承認済み」に移動された日付です。
      • カスタム日付:カスタム日付 。見積もりの 発効日 は過去の日付に設定できます。過去の日付を使用する場合、[ 有効期限 ]は購入者の署名期限として扱われます。つまり、 購入者は、発効日 が過去の日付であっても、有効期限までであればいつでも署名できます。このオプションを選択したら、日付ピッカーをクリックし、更新が有効になる日付を選択してください。
      • 開始日遅延（日数）：チェックアウト後、請求開始日を指定した日数分遅らせます。このオプションを選択した後、 日数を入力します。
      • 開始の遅延（ヶ月）：チェックアウト後、請求開始日を指定した月数分遅らせます。このオプションを選択したら、月数を入力してください。
    • [ラベル ]フィールドで、発効日の上に表示される ラベル を編集します。
12. 左のサイドバーエディターの [期間の長さ]で、次の操作を行います。
    • [ラベル ]フィールドで、期間の長さの上に表示される ラベル を編集します。
    • [期間の長さ ]スイッチを非表示にするには、スイッチをオフに切り替えます。

16. 左のサイドバーエディターの[割引総額]には、次のような条件があります。
    • [形式 ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
      • 金額として表示: 割引額を見積もりの通貨で表示します。
      • パーセンテージとして表示: 割引をパーセンテージで表示します。
      • パーセンテージおよび金額として表示: 割引率と見積もり通貨での金額を表示します。
    • [ラベル ]フィールドで、割引総額の上に表示されるラベル を編集します。
    • [合計割引] スイッチを非表示にするには、スイッチをオフに切り替えます。
17. 左側のサイドバーの[合計契約額]の下:
    • [ラベル ]フィールドで、合計契約額の上に表示される ラベル を編集します。
    • [ 合計契約額 ]スイッチをオフに切り替えると、非表示になります。請求期間が無期限になっている商品項目があると、合計契約額は表示されません。合計契約額を表示するには、商品項目の請求期間を調整します。
18. 各商品項目の下には、適用される税金を含めた更新後の合計額が表示されています。
    
    
    
19. 更新の見積もりを共有するには、右上の「共有」をクリックしてください。

ワークフローを使用して更新見積もりを作成する

取引ベースの ワークフローでワークフローアクションを使用して更新見積もりを作成できます。取引ワークフローを使用して更新見積もりを作成するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. ワークフローを作成するか、既存のワークフローをクリックして編集します。
3. 登録トリガーを設定します。
4. トリガーの下の[+ ]をクリックします。
5. 左側のパネルで、[CRM ]セクションをクリックして展開します。
6. [ 契約から更新見積もりを作成]を選択します。
7. [契約 ]ドロップダウンメニューをクリックし、推奨オプション または[ 契約:すべての関連付け]を選択します。
8. [テンプレート ]ドロップダウンメニューをクリックし、見積もりテンプレートを選択します。
9. [取引の選択方法]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
   • 既定のパイプライン/ステージを使用している新規取引: 選択されたパイプラインの 既定のステージ に新しい取引を作成します。
   • 既存の取引:別の取引を選択するには、このオプションを選択した後、[取引]ドロップダウンメニューをクリックし、取引を選択します。
10. 右上の［レポートを保存］をクリックします。
11. 右上の[確認してオン ]をクリックしてワークフローをオンにします。

更新の見積もりが承認された後はどうなるのか

お客様が更新の見積もりを承諾した後：

• お客様は、見積もりの支払い手続きに従って支払いを完了します。
• 新しい契約は、以前の契約と自動的に関連付けられます。契約書を確認するには：

• 1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［契約］の順に進みます。アカウントに「その他」が表示されない場合は、収益＞［契約］の順に進みます。
  2. 新しい契約の名前を見つけてクリックしてください。または、既存の契約 の名前 をクリックします。次に、右側のサイドバーで「契約」カードに移動し、新しい契約のビューを表示してください。更新された契約は、「アクティビティー」タブおよび「履歴」タブにも表示されます。

• 更新日からは、新しい契約に基づいて更新や変更を管理してください。

次のステップ

• 見積もりテンプレートの変更および更新について詳細をご確認ください。
• 契約の表示や管理について、変更見積もりや更新見積もりの作成方法、契約の解約、契約と他のレコードの関連付け、契約データのエクスポートなどを含め、詳しくご確認ください。