BêtaCréer un devis de modification pour un contrat

Dans HubSpot, l’objet Contrats est un centre unique d’informations regroupant les recettes engagées. Créez un devis de modification pour modifier un contrat actif. Les devis de modification capturent l’écart net entre le contrat initial et l’accord mis à jour, garantissant ainsi des rapports précis sur les revenus et les services. Par exemple, les devis de modification permettent d’ajouter ou de supprimer des fonctionnalités ou des services, d’ajuster les tarifs à mi-contrat, ou de prolonger ou de réduire la durée du contrat. 

Pour commencer, découvrez comment les contrats sont utilisés et comment les créer.

Avant de commencer

• Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la version bêta des contrats HubSpot avec le Commerce Hub.
• Il n’est pas possible de s’inscrire à la version bêta si vous utilisez les paiements HubSpot ou Stripe comme option de traitement des paiements.

Créer un devis de modification

Créez un devis de modification pour un contrat existant. Les devis de modification doivent être associés à une transaction, telle qu’une transaction d’expansion ou de montée en gamme. Vous pouvez créer une transaction pendant le processus de modification de devis ou associer manuellement une transaction existante.

Il est recommandé de configurer différents pipelines pour les transactions associées aux devis de modification (par exemple, expansion ou vente additionnelle) et de créer une nouvelle transaction pour le devis de modification (par exemple, une transaction de changement ou une transaction d’expansion). Cela signifie que vous pouvez établir des rapports sur le chiffre d’affaires nouveau par rapport aux autres revenus, par exemple le chiffre d’affaires d’expansion ou de montée en gamme.

Lorsqu’un devis de modification est accepté, le contrat est mis à jour automatiquement et l’onglet d’historique du contrat enregistre la modification.

Remarque : Les devis de modification ne peuvent mettre à jour que des lignes de produits récurrentes, et non des lignes de produits ponctuelles.

Pour créer un devis de modification :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Contrats.
2. Cliquez sur le nom du contrat.
3. Dans l’angle supérieur droit de la barre latérale gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Créer un devis de modification.
4. Dans le panneau de droite :
   • Si le paramètre Créer automatiquement de nouvelles transactions pour modifier les devis est activé, cliquez sur le menu déroulant Pipeline de transactions et sélectionnez un pipeline. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Phase de la transaction et sélectionnez une phase de transaction.
   • Si le paramètre Créer automatiquement de nouvelles transactions pour modifier les devis est désactivé, cliquez sur le menu déroulant Associer à une transaction et sélectionnez une transaction ou cliquez sur Créer une nouvelle transaction pour créer une nouvelle transaction.
5. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un modèle de devis et sélectionnez un modèle de devis. Découvrez-en davantage sur la configuration de modèles de devis.
6. Cliquez sur Modifier la date d’entrée en vigueur et sélectionnez la date à laquelle la modification prendra effet.
7. Si le paramètre Autoriser les utilisateurs à remplacer le calcul au prorata par défaut est activé, désélectionnez les frais au prorata et les crédits pour la période de facturation restante pour ne pas calculer les frais au prorata. Si la case à cocher est sélectionnée, les frais seront calculés au prorata.
8. Cliquez sur Créer un devis.
9. Les détails du vendeur et de l’acheteur seront automatiquement ajoutés au devis à partir des informations contractuelles.
10. Dans la section Modifier les lignes de transaction , cliquez sur Modifier les lignes de transaction.
11. Pour modifier une ligne de produit :
    • Passez le curseur de la souris sur la ligne de produit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier.
    • Dans le panneau de droite, cliquez pour développer les sections Détails de la ligne de produit et Plus d’options et modifiez les informations de la ligne de produit. Cliquez sur Enregistrer.
    • La ligne de produit portera le libellé Modifié.
    • Pour annuler des modifications, passez le curseur de la souris sur le nom de la ligne de produit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Annuler les modifications.
12. Pour annuler une ligne de produit, passez le curseur de la souris sur la ligne de produit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Annuler la ligne de produit . La ligne de produit sera libellée comme Annulée. Pour annuler l’annulation, passez le curseur de la souris sur la ligne de produit et cliquez sur Annuler l’annulation.
13. Pour ajouter une ligne de produit, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter une ligne de produit , puis sélectionnez une option :
    • Sélectionner dans la bibliothèque de produits : ajoutez une ligne de produit basée sur un produit de votre bibliothèque de produits, y compris les lignes de produits créées à l’aide de l’intégration HubSpot-Shopify.
      • Après avoir sélectionné cette option, effectuez une recherche par nom de produit, description de produit ou SKU, ou cliquez sur Filtres avancés pour affiner votre recherche. Sélectionnez les cases à cocher dans le panneau de droite à côté des produits sur lesquels vous souhaitez baser votre ligne de produit.
      • Si vous sélectionnez des lignes de produits à tarification échelonnée , cliquez sur Afficher les niveaux pour afficher les différents niveaux du produit avant d’ajouter la ligne de produit.
    • Créer une ligne de produit personnalisée : si vous disposez des autorisations Créer des lignes de produit personnalisées, une nouvelle ligne de produit personnalisée sera créée spécifique au devis. Après avoir sélectionné cette option, saisissez les détails de votre ligne de produit dans le panneau de droite et choisissez si vous souhaitez enregistrer la ligne de produit personnalisée dans votre bibliothèque de produits. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et ajouter un autre.
14. Si l’automatisation des taxes de vente (BÊTA) est activée, sélectionnez des catégories de taxes pour toutes les lignes de produits ajoutées.
15. La ligne de produit sera libellée comme Ajouté. Vous pouvez également consulter les mises à jour dans le panneau Modifications à droite.
    
    
    
16. Si l’option Frais au prorata et crédits pour la période de facturation restante a été sélectionnée lors de la création du devis de modification, l’ajustement au prorata s’affiche dans le Récapitulatif.
    
    
    
17. Lorsque vous avez terminé de mettre à jour les lignes de transaction, cliquez sur Enregistrer dans l’angle inférieur gauche.
18. Les modifications seront reflétées dans l’éditeur de devis.
    
    
    
19. Pour modifier le récapitulatif, y compris la date d’entrée en vigueur du changement, cliquez sur la section Récapitulatif dans l’éditeur de devis.
20. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Modifier la date d’entrée en vigueur :
    • Dans le champ Modifier la date d’entrée en vigueur, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez la date d’entrée en vigueur de la modification.
    • Si le paramètre Autoriser les utilisateurs à remplacer le calcul au prorata par défaut est activé, désélectionnez les frais au prorata et les crédits pour la période de facturation restante pour ne pas calculer les frais au prorata. Si vous laissez la case cochée, les frais seront facturés au prorata.
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la date d’entrée en vigueur.
21. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Durée restante :
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la durée.
    • Désactivez l’option Durée restante pour le masquer.

22. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Remise totale, cliquez sur le menu déroulant Format et sélectionnez une option :
    • Afficher en tant que montant : affichez le montant de la remise dans la devise du devis.
    • Afficher en pourcentage : affichez la remise en pourcentage.
    • Afficher en tant que pourcentage et montant : affichez la remise en tant que pourcentage et en tant que montant dans la devise du devis.
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la remise totale.
    • Désactivez l’option Remise totale pour la masquer.
23. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Modification totale :
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la modification totale.
    • Désactivez l’option Modification totale pour masquer la modification de la valeur totale du contrat.
24. Continuez à créer le devis.
25. Le total mis à jour, taxes incluses le cas échéant, s’affichera sous les lignes de produits.
    
    
    
26. Pour partager le devis modifié, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit.
27. Lorsque l’acheteur accepte le devis de modification, pour afficher le contrat mis à jour :
    • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Contrats.
    • Cliquez sur le nom du contrat.
    • Les montants ajustés apparaissent dans l’onglet Vue d’ensemble, sous Performance du contrat. Les modifications de contrat sont également affichées dans les onglets Activités et Historique . Découvrez-en davantage sur la vue d’ensemble, les activités et l’historique.