Mettre en place des contrats

Les contrats sont le centre unique d’informations sur les revenus engagés dans HubSpot. Configurez des contrats dans votre compte en configurant les autorisations, la création automatique de contrats, la gestion des renouvellements, les paramètres de calcul au prorata et les préférences de création de transactions. En savoir plus sur le fonctionnement des contrats dans HubSpot.

Avant de commencer

Comprendre les limites et les considérations

• Inscrivez-vous à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés pour accepter automatiquement les paiements des factures gérées via des contrats avec les paiements HubSpot ou Stripe comme option de traitement des paiements. Découvrez-en davantage sur le processus bêta du CPQ connecté, de la facturation et des paiements.

• Avant de commencer à utiliser les contrats, pensez à personnaliser la fiche d’informations du contrat. Vous pouvez également ajouter des propriétés personnalisées.

• Les importations de contrats ne sont pas disponibles pour le moment. HubSpot travaille activement sur la prise en charge de l’importation de contrats. En attendant que cette fonctionnalité soit disponible, les contrats doivent être créés à l’aide des méthodes décrites dans cet article.

Mettre en place des contrats

Créez automatiquement des contrats à partir de devis acceptés

Déterminez si les contrats sont automatiquement créés à partir de devis acceptés. Les contrats héritent des lignes de produits, des conditions et d’autres détails du devis associé. Découvrez ce que vous pouvez afficher sur un contrat.

Le tableau suivant explique le comportement de chaque paramètre et l’impact sur les devis existants.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Contrats.
4. Activez l’option Créer des contrats à partir de devis acceptés pour créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés. Désactivez-la pour empêcher la création de contrats à partir de devis acceptés.

Configurer la gestion des renouvellements

Configurez des alertes de renouvellement pour vous alerter lorsque les contrats approchent du renouvellement. Les alertes s’afficheront sur la fiche d’informations du contrat avant la date de renouvellement. Vous pouvez également configurer des workflows pour gérer les alertes et la création de transactions jusqu’à la date de renouvellement.

Pour ajouter des alertes de renouvellement aux contrats :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Contrats.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Renouvellements .
5. Dans la configuration de la gestion du Renouvellement, cliquez sur le menu déroulant Renouvellement approche de l’alerte et sélectionnez une option :
   • [x] jours : nombre de jours avant la date de fin du contrat à laquelle l’alerte apparaît.
   • Personnalisé : définissez une période personnalisée. Après avoir sélectionné cette option, saisissez le nombre de jours.
   • Ne pas afficher d’alerte : ne pas afficher d’alerte pour les prochains renouvellements.

Pour configurer un renouvellement workflow :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow, puis sélectionnez Commencer de zéro.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section Valeurs de données , puis sélectionnez L’enregistrement remplit un ensemble de conditions de filtre.
4. Cliquez sur Contrat.
5. Dans la boîte de dialogue Ajouter des critères , sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés du contrat.
6. Sélectionnez Date de Renouvellement dans la liste des propriétés. Si aucun devis de renouvellement n’est ajouté au contrat, la date de renouvellement correspondra à la date à laquelle le contrat prend fin. Si un devis de renouvellement a été accepté par le client, la date de renouvellement sera la date d’entrée en vigueur du devis de renouvellement.
7. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur le menu déroulant est et sélectionnez est inférieur à.
   • Dans le champ figurant en dessous de Date relative, saisissez le nombre de jours avant le renouvellement que vous souhaitez que le workflow se déclenche.
   • Sous le champ contenant le nombre de jours, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez jours à compter de maintenant.
     
     
     
   • Cliquez sur Suivant dans l'angle supérieur droit.
   • Activez le bouton Réinscrire si vous souhaitez que les contrats soient réinscrits après avoir terminé le workflow.
   • Cliquez sur Enregistrer et continuerdans l’angle supérieur droit.
8. Continuez à configurer votre workflow . Ensuite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et activer pour activer le workflow.

Configurer le calcul au prorata par défaut

Définissez le paramètre de prorata par défaut pour les contrats.

Si le paramètre de calcul au prorata est activé, les modifications de contrat à moyen terme sont effectuées quotidiennement au prorata du nombre de jours restants dans une période de facturation. Le taux quotidien d’une ligne de produit est calculé et appliqué au nombre de jours restants dans la période d’abonnement à compter de la date d’entrée en vigueur de la modification. Si le paramètre de calcul au prorata est désactivé, les modifications de contrat à moyen terme suivront le prochain cycle de facturation.

Lorsqu’une modification de contrat à moyen terme est acceptée, les lignes de produit existantes sont mises à jour en fonction des lignes de produit et de la date d’acceptation du devis de modification. Les lignes de produits existantes sont raccourcies pour refléter ce changement, et de nouvelles lignes de produits seront ajoutées après. Les lignes de produits sur les devis de modification et les contrats ont des ID de fiche d’informations distincts. Découvrez-en davantage sur le comportement des lignes de produit.

Remarque : Si vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, si un client accepte un devis de changement au prorata au milieu du cycle de facturation, le moteur de facturation génère une facture au prorata et une note de crédit au prorata pour la partie inutilisée de la période de service en cours.

Choisissez de calculer les changements au prorata par défaut ou d’autoriser les utilisateurs autorisés à modifier les contrats à sélectionner les options de prorata sur les devis de modification et de renouvellement .

Pour configurer le paramètre de calcul au prorata par défaut pour les contrats, pour tous les utilisateurs du compte :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Contrats.
4. Dans l’onglet Configuration , sous Réglages par défaut au prorata :
   • Sélectionnez la case à cocher Calculer au prorata toutes les modifications de contrat par défaut pour calculer automatiquement au prorata les frais ou les crédits pour le reste de la période de facturation.
   • Sélectionnez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à remplacer le paramètre de prorata par défaut pour permettre aux utilisateurs autorisés à modifier les paramètres de calcul au prorata des devis de modification et de renouvellement .

Configurer la création automatique de transactions

Configurez la création automatique de transactions lors de la création de devis de modification et de renouvellement . La définition étant désactivée, vous devrez créer une transaction séparément et l’associer manuellement au devis.

Remarque : Une licence Revenue Hub est requise pour créer des devis de modification et de renouvellement.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Contrats.
4. Dans l’onglet Configuration , sous Création de transaction :
   • Sélectionnez Créer automatiquement de nouvelles transactions pour les devis de modification pour activer la création automatique de transactions pour les devis de modification. Cliquez sur le menu déroulant Pipeline de transaction et sélectionnez un pipeline. Cliquez sur le menu déroulant Phase de la transaction et sélectionnez une phase de la transaction
   • Sélectionnez Créer automatiquement de nouvelles transactions pour les devis de renouvellement pour activer la création automatique de transactions pour les devis de renouvellement. Cliquez sur le menu déroulant Pipeline de transaction et sélectionnez un pipeline. Cliquez sur le menu déroulant Étape de l'opération et sélectionnez une étape de l'opération.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur le CPQ, la facturation et les paiements connectés en version bêta.
• Découvrez-en davantage sur la création de modèles de devis de modification et de renouvellement.
• Découvrez-en davantage sur la création de contrats.

• Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats, notamment sur la création de devis de modification et de renouvellement, la résiliation de contrats, l’association de contrats à d’autres enregistrements et l’exportation de contrats.