Exporter vos fiches d'informations

Vous pouvez exporter vos fiches d'informations (fiches d'informations de contact, par exemple) depuis votre compte HubSpot. Vous pouvez également Afficher comme une liste des exportations passées de votre compte.

Les activités sur les fiches d'informations, telles que les notes ou les e-mails, ne peuvent pas être exportées. Pour récupérer les activités, vous pouvez exporter certains rapports d'activité ou utiliser l'API engagements.

Exporter des fiches d'informations

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Appels : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Appels.
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Paiements : Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM, puis sélectionnez Objets personnalisés.
• Pour ouvrir la vue que vous souhaitez exporter :
  • Dans une vue de liste listView, cliquez sur l'onglet de la vue ou sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez la vue dans le menu déroulant. Pour exporter toutes les fiches d'informations de cet objet, ouvrez la vue Toutes les [fiches d'informations].
  • Dans grid board view (deals, tickets ou objets personnalisés uniquement), cliquez sur pipeline menu déroulant et sélectionnez pipeline avec la vue que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur la vue Pipeline ticket et sélectionnez la vue . Pour exporter toutes les fiches d'informations du pipeline, ouvrez la vue Toutes les [fiches d'informations].
• Pour exporter les fiches d'informations :
  • Dans la vue de liste listView , en haut à droite du tableau, cliquez sur Exporter.

• • Dans la vue du tableau grid, en haut à droite du tableau, cliquez sur Options du tableau, puis sélectionnez Exporter la vue.
• Dans la boîte de dialogue, pour choisir le format de votre fichier exporté, cliquez sur le menu déroulant File format et sélectionnez le format .
• Pour choisir la langue pour les en-têtes de colonne dans le fichier exporté, cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne , puis sélectionnez la langue . Par défaut, le menu déroulant affiche la langue par défaut de que vous avez sélectionnée dans vos paramètres. Les en-têtes de colonne des propriétés par défaut seront traduits, mais les valeurs de propriété dans chaque colonne ne seront pas traduites dans la langue sélectionnée.

• Par défaut, seules les propriétés et les associations de la vue seront incluses dans le fichier, et pour les associations, cela inclura jusqu'à mille enregistrements associés par colonne d'association . Pour modifier les propriétés et les associations incluses, cliquez sur Customize, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Contacts avec plusieurs adresses e-mail: cochez la case Inclure toutes les adresses e-mail pour inclure toutes les adresses e-mail des contacts avec plusieurs e-mails dans le fichier d'exportation.
  • Entreprises avec plusieurs domaines: cochez la case Inclure tous les domaines pour inclure tous les noms de domaine des entreprises avec plusieurs domaines dans le fichier d'exportation.
  • Propriétés incluses dans l'export: les options incluent Propriétés et associations dans votre vue (par défaut), Toutes les propriétés sur les enregistrements (c'est-à-dire aucune association), ou Toutes les propriétés et associations sur les enregistrements. L'ordre des colonnes dans le fichier d'exportation dépend de l'option choisie :
    • Si vous exportez uniquement les propriétés de la vue, les colonnes sont affichées dans l'ordre même propriété que celui défini pour la vue.
    • Si vous exportez toutes les propriétés, les colonnes sont affichées par ordre alphabétique, à l'exception de Record ID qui sera la première colonne du fichier. Si vous exportez toutes les propriétés et associations, les associations sont incluses à la fin.
  • Associations incluses dans l'export: les options comprennent Jusqu'à 1 000 enregistrements associés (par défaut), ou Tous les enregistrements associés (fichiers CSV uniquement).

• Cliquez sur Exporter. Vous recevrez un e-mail avec un lien de téléchargement vers le fichier d'export. Les liens de téléchargement des fichiers d'export expirent après 30 jours.

Si les fiches d'informations que vous exportez sont associées à des fiches d'informations, chaque objet associé aura ses propres colonnes dans le fichier. Selon l'objet que vous exportez, vous pouvez exporter des informations sur les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les fiches d'informations d'objets personnalisés, les lignes de produits, les abonnements ou les paiements associés. Pour chaque objet associé, le fichier exporté contient les en-têtes et les informations suivantes :

• ID [Objets] associés : les ID des fiches associées. Les valeurs d'ID multiples sont séparées par des points-virgules.
• [Objet] associé : nom de la fiche d'informations associée (par exemple, nom du contact, nom de l'entreprise, etc.). Les noms de fiche d'informations multiples sont séparés par des points-virgules.

Configurer une notification d'avertissement pour les exports importants

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez configurer une notification d'avertissement pour les exports importants afin de savoir quand les utilisateurs extraient des données de fiches d'informations de votre compte. Chaque super administrateur peut personnaliser sa notification en fonction de ses propres besoins.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Import et export.
• Sous Exporter, saisissez ou utilisez les flèches pour ajuster le nombre. Tout export de fiches d'informations égal ou supérieur au nombre spécifié entraînera la réception d'une notification. 

Limites techniques

Les éléments suivants sont attendus lors de la complétion de fiches d'informations :

• Vous pouvez réaliser jusqu'à 300 exports dans une fenêtre de 24 heures glissantes et jusqu'à trois exports simultanés. Tout export supplémentaire sera mis en file d'attente jusqu'à ce que l'un des trois exports simultanés soit terminé.
• Si vous effectuez un export important, l'exportation peut prendre quelques heures et vous pouvez recevoir plusieurs fichiers livrés dans un fichier zip. Plusieurs fichiers sont attendus lors de l'exportation de plus d'un million de lignes au format CSV ou XLSX, ou de plus de 65 535 lignes au format XLS.