Uw records exporteren

Je kunt je records (bijvoorbeeld contactrecords) in je HubSpot-account exporteren. Je kunt ook een lijst met exports uit het verleden van je account bekijken.

Activiteiten op records, zoals notities of e-mails, kunnen niet worden geëxporteerd. Om activiteiten op te halen, kun je bepaalde activiteitenrapporten exporteren of de engagements API gebruiken.

Records exporteren

• Navigeer naar je records:
  • Gesprekken: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Betalingen:
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Open de weergave die u wilt exporteren:
  • Klik in listViewlijstweergave op het tabblad van de weergave of klik op + weergave toevoegen en selecteer vervolgens de weergave in het vervolgkeuzemenu. Als u alle records van dat object wilt exporteren, opent u de weergave Alle [records].
  • Klik in de weergave grid board (alleen deals, tickets of aangepaste objecten) op het vervolgkeuzemenu Pijplijn en selecteer de pijplijn met de weergave die u wilt exporteren, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Weergave en selecteer de weergave. Om alle records in de pijplijn te exporteren, opent u de weergave Alle [records].
• Om de records te exporteren:
  • Klik in de lijstweergavelistView rechtsboven in de tabel op Exporteren.

• • In grid In de bordweergave klikt u rechtsboven in het bord op Bordopties en vervolgens op Weergave exporteren.
• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer de indeling om de indeling van het geëxporteerde bestand te kiezen.
• Om de taal voor de kolomkoppen in het geëxporteerde bestand te kiezen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteert u de taal. Standaard toont het vervolgkeuzemenu de standaardtaal die je in je instellingen hebt geselecteerd. De kolomkoppen van standaardeigenschappen worden vertaald, maar de waarden van de eigenschappen binnen elke kolom worden niet vertaald naar de geselecteerde taal.

• Standaard worden alleen de eigenschappen en associaties in de weergave opgenomen in het bestand, en voor associaties omvat dit tot duizend geassocieerde records per associatiekolom. Om aan te passen welke eigenschappen en associaties worden opgenomen, klik je op Aanpassen en kies je uit de volgende opties:
  • Contactpersonen met meerdere e-mailadressen: schakel het selectievakje Alle e-mailadressen opnemen in om alle e-mailadressen voor contactpersonen met meerdere e-mailadressen op te nemen in het exportbestand.
  • Bedrijven met meerdere domeinen: schakel het selectievakje Alle domeinen opnemen in om alle domeinnamen voor bedrijven met meerdere domeinen op te nemen in het exportbestand.
  • Eigenschappen opgenomen in export: de opties omvatten Eigenschappen en koppelingen in uw weergave (standaard), Alle eigenschappen op records (d.w.z. geen koppelingen), of Alle eigenschappen en koppelingen op records. De volgorde van de kolommen in het exportbestand hangt af van de optie die u selecteert:
    • Als u alleen eigenschappen in de weergave exporteert, worden de kolommen weergegeven in dezelfde volgorde van eigenschappen die is ingesteld voor de weergave.
    • Als u alle eigenschappen exporteert, worden de kolommen in alfabetische volgorde weergegeven, met uitzondering van Record ID dat de eerste kolom in het bestand wordt. Als u alle eigenschappen en koppelingen exporteert, worden koppelingen aan het einde opgenomen.
  • Associaties meegenomen in export: opties zijn Tot 1000 geassocieerde records (standaard), of Alle geassocieerde records (alleen CSV-bestanden).

• Klik op Exporteren. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar je exportbestand. Downloadlinks naar exportbestanden verlopen na 30 dagen.

Als de records die je exporteert gekoppelde records hebben, krijgt elk gekoppeld object zijn eigen kolom in het bestand. Afhankelijk van het object dat je exporteert, kun je informatie exporteren over gekoppelde contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objectrecords, regelitems, abonnementen of betalingen. Voor elk gekoppeld object bevat het geëxporteerde bestand de volgende koppen en informatie:

• Gekoppelde [Object] ID's: de ID's van de gekoppelde records. Meerdere ID-waarden worden gescheiden door puntkomma's.
• Gekoppeld [Object]: de naam van de gekoppelde record (bijv. contactnaam, bedrijfsnaam, enz.). Meerdere recordnamen worden gescheiden door puntkomma's.

Een waarschuwing voor grote export instellen

Als je een superbeheerder bent, kun je een grote exportwaarschuwing instellen zodat je weet wanneer gebruikers recordgegevens uit je account halen. Elke superbeheerder kan zijn melding aanpassen aan zijn eigen behoeften.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Importeren & Exporteren.
• Typ onder Exporteren of gebruik de pijltjes om het aantal aan te passen. Als een record wordt geëxporteerd dat gelijk is aan of groter is dan het opgegeven aantal, ontvang je een melding.

Technische grenzen

Het volgende wordt verwacht bij het voltooien van het exporteren van records:

• Je kunt maximaal 300 exports voltooien binnen een voortschrijdend venster van 24 uur, en maximaal drie exports tegelijkertijd. Alle extra exports worden in de wachtrij geplaatst totdat een van de drie gelijktijdige exports is voltooid.
• Als u een grote export uitvoert, kan het enkele uren duren om de export te voltooien en ontvangt u mogelijk meerdere bestanden in een zipbestand. Er worden meerdere bestanden verwacht wanneer je meer dan 1.000.000 rijen in CSV- of XLSX-indeling exporteert, of meer dan 65.535 rijen in XLS-indeling.
• Voor XLS- en XLSX-bestanden is er een limiet aan het aantal kolommen dat geëxporteerd kan worden (256 voor XLS en 16.384 voor XLSX). Als je export meer kolommen bevat dan de limiet, worden de extra kolommen niet opgenomen in het bestand. Voor exports met een groot aantal kolommen is het aan te raden om CSV-bestanden te exporteren die geen kolommenlimiet hebben.