Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak.

Rapporten en dashboards per e-mail, Slack of exporteren

Laatst bijgewerkt: september 30, 2024

Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:

Deel rapporten en dashboards met je team. Je kunt rapporten en dashboards eenmalig of op terugkerende basis delen via e-mail en Slack, afhankelijk van de configuratie van het rapport of dashboard.

Een rapport delen

Vanuit het dashboard Rapporten kun je een rapport exporteren als CSV- of Excel-bestand of het rapport e-mailen naar gebruikers in de account. Je kunt ook terugkerende rapport e-mails plannen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Je kunt meerdere terugkerende e-mails voor één rapport instellen.

Gedeelde gegevensbestanden bevatten velden die aan het rapport zijn toegevoegd:

Rapporten met één object worden geëxporteerd met eigenschappen die zijn toegevoegd aan het gedeelte Geselecteerde eigenschappen op het tabblad Gegevens van de rapportbouwer.
Geavanceerde aangepaste rapporten zullen exporteren met velden die zijn toegevoegd op het tabblad Configuratie van de rapportbouwer.

E-mails voor een individueel rapport verzenden en plannen

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
Beweeg de muis over het rapport dat je wilt e-mailen, klik dan op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Delen via.

Selecteer E-mail in het rechterpaneel. Klik vervolgens op Volgende.
Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt sturen.

Om een gegevensbestand aan de e-mail toe te voegen, klik je op het keuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteer je een gegevenstype. Als u Geen bijlage selecteert, wordt een visuele weergave van het rapport gemaild in plaats van een gegevensbestand.
Als u de e-mail wilt verzenden naar ontvangers die geen gebruikers zijn van HubSpot in uw account, voert u hun e-mailadres in het veld Andere ontvangers in. Hun e-mailadressen moeten een geverifieerd domein hebben.
Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
Als je ervoor hebt gekozen om de e-mail volgens een terugkerend schema te versturen:
- Voer in het veld Bijnaam e-mail een interne naam in voor de e-mail.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
- Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
  - Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
  - Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.

Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om de e-mail te verzenden.

Let op: als je rapportgegevens als bijlage bij een e-mail verstuurt, worden de volgende rapporten niet ondersteund: webanalyses, rapporten met e-mail als gegevenstype, annotaties, aangepaste rapporten, rapporten met uniform gegevenstype en widgetrapporten voor verkoopanalyses.

Een rapport exporteren

Voor rapporten die niet via de share-functie worden ondersteund, kan eenmalig een e-mail met een gegevensbestand naar je gebruikers e-mailadres worden gestuurd. Deze e-mail kan niet als terugkerend worden ingesteld.

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
Beweeg de muis over het rapport dat je wilt exporteren, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Exporteren.

Voer in het dialoogvenster een naam in voor je rapport in het veld Naam en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling om de bestandsindeling voor de export te selecteren.

Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in je meldingscentrum.

Een rapport van een dashboard delen

Stuur de gegevens van een individueel rapport van een dashboard naar meerdere e-mailadressen. E-mails kunnen worden geconfigureerd om terugkerend te verzenden.

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
Klik rechtsboven in een rapport op je dashboard op verticalMenu. Selecteer vervolgens Delen via. Selecteer vervolgens E-mail.

Selecteer of de e-mail terugkeert. Als u Ja selecteert:

- Voer in het veld Bijnaam e-mail een naam in voor deze terugkerende e-mail. Ontvangers kunnen deze bijnaam niet zien.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Schema en selecteer vervolgens Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
- Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [X] en selecteert u de dag of het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd en selecteer het tijdstip waarop je de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie je de e-mail wilt sturen.
Als u een gegevensbestand van het rapport als e-mailbijlage wilt meesturen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u een bestandsindeling. Als u Geen bijlage selecteert, wordt een visuele weergave van het rapport gemaild in plaats van een gegevensbestand.
Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger zal verschijnen.
Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om het instellen van de e-mail te voltooien.

Let op: alleen rapporten over afzonderlijke objecten, gebeurtenissen en klanttrajecten kunnen per e-mail worden verzonden als CSV, XLS en XLSX.

Terugkerende e-mails met rapporten beheren

Als je een superbeheerder of de eigenaar van een rapport bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
Beweeg de muis over het rapport met een terugkerende e-mail, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer terugkerende aandelen beheren.
Beheer de terugkerende e-mail in het dialoogvenster:
- Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
- Om de eigenaar van de terugkerende e-mail te wijzigen:
  - Beweeg de muis over de e-mail en klik vervolgens op Acties > Eigenaar wijzigen.
  - Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
  - Klik op Eigenaar wijzigen.
- De terugkerende e-mail verwijderen:
  - Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
  - Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Let op: een terugkerende e-mail moet ten minste twee uur voor verzending worden verwijderd. Als de e-mail binnen twee uur voor de verzendtijd wordt verwijderd, wordt de e-mail naar geplande ontvangers verzonden.

Een dashboard delen

Stuur eenmalig of op terugkerende basis een e-mail met een gegevensbestand van je dashboardrapporten naar je HubSpot-gebruikers. Dashboardgegevens kunnen eenmalig worden verzonden naar een e-mailadres dat niet in je account staat( alleenProfessional en Enterprise ).

Dashboardgegevens die worden verzonden in terugkerende e-mails zijn gebaseerd op de machtigingen van de gebruiker die de e-mail heeft ingesteld. Als gebruikers alleen hun eigen gegevens willen ontvangen, moet elke gebruiker zijn eigen terugkerende dashboard e-mails instellen.

E-mails verzenden en plannen voor een dashboard

Terugkerende dashboard e-mails kunnen alleen worden verzonden naar HubSpot gebruikers. Niet-recurrente e-mails kunnen naar zowel HubSpot-gebruikers als niet-HubSpot-gebruikers worden verzonden. Als je een dashboard verstuurt naar een niet-HubSpot-gebruiker, moet het domein van het e-mailadres worden gekoppeld als domein voor het verzenden van e-mails.

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt delen.
Klik rechtsboven op Delen. Selecteer vervolgens E-mail dit dashboard.

Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt sturen.

Als u een Professional of Enterprise abonnement heeft, kunt u eenmalig een e-mail sturen naar niet-HubSpot gebruikers. Voer in de velden Andere ontvangers het e-mailadres van de ontvanger in.
- Het domein van het ingevoerde e-mailadres moet verbonden zijn als verzenddomein. Als het verzenddomein niet correct is verbonden, verschijnt er een foutmelding onder het veld Andere ontvangers.
- Als je het dashboard bijvoorbeeld naar test@examplecompany.com stuurt, moet examplecompany.com worden toegevoegd als verzenddomein.
- Je kunt 100 e-mails per dag versturen naar niet-Hubspot gebruikers.

Let op: HubSpot en niet-HubSpot gebruikers ontvangen dezelfde e-mail. Zorg ervoor dat er geen persoonlijke of gevoelige informatie wordt gedeeld voordat je de e-mail verstuurt.

Voer in het onderwerpveld van de e-mail de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
Als u een downloadbaar bestand van de gegevens als e-mailbijlage wilt meesturen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u een bestandsindeling. Als u Geen bijlage selecteert, wordt een visuele weergave van het dashboard gemaild in plaats van een gegevensbestand.
Standaard bevat de e-mail alle ondersteunde rapporten op het dashboard. Als je alleen specifieke rapporten wilt opnemen, selecteer je Geselecteerde rapporten opnemen en schakel je de selectievakjes in naast de rapporten die je wilt opnemen.
Standaard bevat de e-mail geen dashboardfilters. Als je de e-mail met specifieke dashboardfilters wilt verzenden, klik je op Verzenden met huidige dashboardfilters.

Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.

Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om de e-mail te verzenden.
Als je ervoor hebt gekozen om de e-mail volgens een terugkerend schema te versturen:
- Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer vervolgens Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
- Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Tijd van [dag/maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van dag en selecteer de tijd waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
- Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.
Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om het instellen van de e-mail te voltooien.

Let op: alleen Rapporten over afzonderlijke objecten, Gebeurtenissen en Klantreizen kunnen per e-mail worden verzonden als CSV, XLS en XLSX. Als een rapport niet wordt ondersteund, kunnen de gegevens van het individuele rapport worden geëxporteerd.

Terugkerende dashboard e-mails beheren

Als je een superbeheerder of de eigenaar van een dashboard bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt bewerken.
Klik rechtsboven op Delen en selecteer vervolgens Terugkerende e-mails beheren.
Configureer in het dialoogvenster uw terugkerende e-mails:
- Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
- Om de eigenaar van de terugkerende e-mail te wijzigen:
  - Ga met de muis over de e-mail en klik op Acties > Eigenaar wijzigen.
  - Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
  - Klik op Eigenaar wijzigen.
- De terugkerende e-mail verwijderen:
- Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
- Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Let op: een terugkerende e-mail moet ten minste twee uur voor verzending worden verwijderd. Als de e-mail binnen 2 uur voor de verzendtijd wordt verwijderd, wordt de e-mail verzonden naar de geplande ontvangers.

Deel rapporten via de Slack-integratie

Als je de Slack-integratie hebt geïnstalleerd, kun je dashboardrapporten delen met de rest van je team in Slack. Rapporten kunnen alleen worden gedeeld in openbare Slack-kanalen en kunnen niet worden verzonden naar gedeelde kanalen.

Een link naar de rapporten van een dashboard delen:

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen naar Slack.
Selecteer in het rechterpaneel het kanaal waar je de rapporten naartoe wilt sturen. Je kunt optioneel een bericht invoeren bij het Slack-bericht.
Klik op Delen naar Slack.
Een voorbeeld van de rapporten wordt weergegeven in Slack. Als de gebruiker toegang heeft tot het rapport in HubSpot, kan hij op de link in Slack klikken om direct naar het rapport te gaan.

Een individueel rapport delen:

Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
Ga met de muis over het rapport dat je wilt delen en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen via.
Klik in het rechterpaneel op Slack.
Klik op Volgende.
Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.
Selecteer in de sectie Delen naar slack-kanaal of gebruiker om te delen met een gebruiker of een kanaal.
Klik op het vervolgkeuzemenu Delen naar [kanaal/gebruiker] en selecteer vervolgens het kanaal of de gebruiker waarnaar je het slack-bericht wilt sturen.
Voer in het veld Bericht dehoofdtekst van het Slack-bericht in.
Als je ervoor hebt gekozen om het bericht volgens een terugkerend schema te versturen:
- Voer in het veld Bijnaam een interne naam in voor het bericht.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
- Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
  - Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
  - Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvanger in een nieuw tabblad zal ontvangen.
Klik op Nu verzenden om het slack-bericht te verzenden.

Beheer terugkerende Slack-berichten voor rapporten en dashboards