Rapporten en dashboards per e-mail, Slack of exporteren

Een rapport delen

Vanuit het dashboard Rapporten kun je een rapport exporteren als CSV- of Excel-bestand of het rapport e-mailen naar gebruikers in de account. Je kunt ook terugkerende rapport e-mails plannen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Je kunt meerdere terugkerende e-mails voor één rapport instellen.

Gedeelde gegevensbestanden bevatten velden die aan het rapport zijn toegevoegd:

• Rapporten met één object worden geëxporteerd met eigenschappen die zijn toegevoegd aan het gedeelte Geselecteerde eigenschappen op het tabblad Gegevens van de rapportontwikkelaar.
  
  
• Geavanceerde rapporten voor aangepaste rapporten worden geëxporteerd met velden die zijn toegevoegd aan het tabblad Configureren van de rapportbouwer.

E-mails voor een individueel rapport verzenden en plannen

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat je wilt e-mailen, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Delen via.

• Selecteer E-mail in het rechterpaneel. Klik vervolgens op Volgende.
• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt sturen.

• Om een gegevensbestand aan de e-mail toe te voegen, klik je op het keuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteer je een gegevenstype. Als u Geen bijlage selecteert, wordt er een visuele weergave van het rapport gemaild in plaats van een gegevensbestand.
• Om de e-mail naar ontvangers te sturen die geen HubSpot gebruikers zijn in je account, voer je hun e-mailadres in het veld Andere ontvangers in. Hun e-mailadressen moeten een geverifieerd e-maildomein hebben.
• Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
• Als u hebt geselecteerd om de e-mail volgens een terugkerend schema te verzenden:
  • Voer in het veld Bijnaam e-mail een interne naam in voor de e-mail.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
    • Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
    • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.

• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om de e-mail te verzenden.

Een rapport exporteren

Voor rapporten die niet via de share-functie worden ondersteund, kan eenmalig een e-mail met een gegevensbestand naar je gebruikers e-mailadres worden gestuurd. Deze e-mail kan niet als terugkerend worden ingesteld.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat je wilt exporteren, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Exporteren.

• Voer in het dialoogvenster een naam in voor je rapport in het veld Naam en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling om de bestandsindeling voor de export te selecteren.

• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in je meldingscentrum.

Een rapport delen vanuit een dashboard

Stuur de gegevens van een individueel rapport van een dashboard naar meerdere e-mailadressen. E-mails kunnen worden geconfigureerd om terugkerend te verzenden.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik rechtsboven in een rapport op je dashboard op verticalMenu. Selecteer vervolgens Delen via. Selecteer vervolgens E-mail.

• Selecteer of de e-mail terugkeert. Als u Ja selecteert:

• • Voer in het veld Bijnaam e-mail een naam in voor deze terugkerende e-mail. Ontvangers kunnen deze bijnaam niet zien.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als je Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klik je op het vervolgkeuzemenu Dag van [X] en selecteer je de dag of het tijdstip waarop je de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie je de e-mail wilt verzenden.
• Als je een gegevensbestand van het rapport als e-mailbijlage wilt meesturen, klik je op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteer je een bestandsindeling. Als je Geen bijlage selecteert, wordt een visual van het rapport gemaild in plaats van een gegevensbestand.
• Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om het instellen van de e-mail te voltooien.

Terugkerende e-mails met rapporten beheren

Als je een superbeheerder of de verantwoordelijke van een rapport bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport met de terugkerende e-mail, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer terugkerende aandelen beheren.
• Beheer de terugkerende e-mail in het dialoogvenster:
  • Om de e-maildetails te bewerken, klik je op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de verantwoordelijke van de terugkerende e-mail te wijzigen:
    • Ga met de muis over de e-mail en klik op Acties > Eigenaar wijzigen.
    • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Verantwoordelijke voor terugkerende e-mail en selecteer een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Verantwoordelijke wijzigen.
  • De terugkerende e-mail verwijderen:
    • Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
    • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Een dashboard delen

Stuur eenmalig of op terugkerende basis een e-mail met een gegevensbestand van je dashboard rapporten naar je HubSpot gebruikers. Dashboard gegevens kunnen eenmalig worden verzonden naar een e-mailadres dat niet in je account staat( alleenProfessional en Enterprise ).

Dashboardgegevens die in terugkerende e-mails worden verzonden, zijn gebaseerd op de machtigingen van de gebruiker die de e-mail heeft ingesteld. Als gebruikers alleen hun eigen gegevens willen ontvangen, moet elke gebruiker zijn eigen terugkerende e-mails over het dashboard instellen.

E-mails voor een dashboard verzenden en plannen

Terugkerende e-mails over het dashboard kunnen alleen naar HubSpot gebruikers worden verzonden. Niet-recurrente e-mails kunnen naar zowel HubSpot-gebruikers als niet-HubSpot-gebruikers worden verzonden. Als je een dashboard verstuurt naar een niet-HubSpot-gebruiker, moet het domein van het e-mailadres gekoppeld zijn als e-maildomein.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt delen.
• Klik rechtsboven op Delen. Selecteer vervolgens E-mail dit dashboard.

• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt sturen.

• Als je een Professional of Enterprise abonnement hebt, kun je eenmalig een e-mail sturen naar niet-Hubspot gebruikers. Voer in de velden Andere ontvangers het e-mailadres van de ontvanger in.
  • Het domein van het ingevoerde e-mailadres moet verbonden zijn als een e-maildomein. Als het e-maildomein niet correct is verbonden, verschijnt er een foutmelding onder het veld Andere ontvangers.
  • Als je het Dashboard bijvoorbeeld naar test@examplecompany.com stuurt, moet examplecompany.com worden toegevoegd als e-maildomein.
  • Je kunt 100 e-mails per dag versturen naar niet-Hubspot gebruikers.

• Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
• Als u een downloadbaar bestand van de gegevens als e-mailbijlage wilt toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u een bestandsindeling. Als u Geen bijlage selecteert, wordt een afbeelding van het dashboard gemaild in plaats van een gegevensbestand.
• Standaard bevat de e-mail alle ondersteunde rapporten op het dashboard. Als u alleen specifieke rapporten wilt toevoegen, selecteert u Geselecteerde rapporten opnemen en schakelt u de selectievakjes in naast de rapporten die u wilt toevoegen.
• De e-mail bevat standaard geen dashboard filters. Om de e-mail met specifieke dashboardfilters te verzenden, klikt u op Verzenden met huidige dashboardfilters.

• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.

• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om de e-mail te verzenden.
• Als u hebt geselecteerd om de e-mail op een terugkerend schema te verzenden:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer vervolgens Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Tijd van [dag/maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van dag en selecteer de tijd waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
  • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.
• Om het instellen van de e-mail te voltooien, klikt u op Nu verzenden of E-mail plannen.

Terugkerende e-mails over dashboards beheren

Als je een superbeheerder of de verantwoordelijke van een dashboard bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt bewerken.
• Klik rechtsboven op Delen en selecteer vervolgens Terugkerende e-mails beheren.
• Configureer in het dialoogvenster uw terugkerende e-mails:
  • Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de verantwoordelijke van de terugkerende e-mail te wijzigen:
    • Ga met de muis over de e-mail en klik op Acties > Eigenaar wijzigen.
    • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Verantwoordelijke voor terugkerende e-mail en selecteer een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Verantwoordelijke wijzigen.
  • De terugkerende e-mail verwijderen:
  • Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
  • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Deel rapporten via de Slack-integratie

Als je de Slack integratie hebt geïnstalleerd, kun je dashboard rapporten delen met de rest van je team in Slack. Rapporten kunnen alleen worden gedeeld in openbare Slack-kanalen en kunnen niet worden verzonden naar gedeelde kanalen.

Om een link naar de rapporten van een dashboard te delen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen naar Slack.
• Selecteer in het rechterpaneel het kanaal waarnaar de rapporten moeten worden verzonden. Je kunt optioneel een bericht invoeren bij het Slack-bericht.
• Klik op Delen naar Slack.
• Een voorbeeld van de rapporten wordt weergegeven in Slack. Als de gebruiker toegang heeft tot het rapport in HubSpot, kunnen ze op de link in Slack klikken om direct naar het rapport te gaan.

Een individueel rapport delen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Ga met de muis over het rapport dat je wilt delen en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen via.
• Klik in het rechterpaneel op Slack.
• Klik op Volgende.
• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.
• Selecteer in de sectie Delen naar slack-kanaal of gebruiker om te delen met een gebruiker of een kanaal.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Delen naar [kanaal/gebruiker] en selecteer vervolgens het kanaal of de gebruiker waarnaar u het slack-bericht wilt verzenden.
• Voer in het veld Bericht dehoofdtekst van het Slack-bericht in.
• Als u hebt geselecteerd om het bericht op een terugkerend schema te verzenden:
  • Voer in het veld Nickname een interne naam in voor het bericht.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
    • Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
    • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

• Om een voorbeeld te zien van het rapport dat de ontvanger in een nieuw tabblad zal ontvangen, klik je op Voorbeeld.
• Om het slackbericht te verzenden, klik je op Nu verzenden.

Beheer terugkerende Slack-berichten voor rapporten en dashboards

Als je een superbeheerder of de verantwoordelijke van een dashboard bent, kun je een terugkerend bericht wijzigen en verwijderen.

• Navigeer naar rapporten of dashboards:
  • Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
  • Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Delen via.
• Navigeer in het dialoogvenster naar het tabblad Andere apps.

• Beheer de terugkerende Slack-berichten:
  • Ga met de muis over de naam van het slack-bericht, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Verantwoordelijke wijzigen.
  • Om de details van het bericht te bewerken, klik je op de Slack-nickname.
• Om het terugkerende Slack-bericht te verwijderen:
  • Ga met de muis over het e-mailbericht, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Verwijderen.
  • Klik in het dialoogvenster op Terugkerend bericht verwijderen.