Rapporten en dashboards per e-mail, Slack of exporteren

In HubSpot zijn er een paar manieren om je rapporten te exporteren:

• Voor individuele rapporten:
  • Je kunt een e-mail sturen met daarin een koppeling naar het rapport in HubSpot. E-mails kunnen eenmalig worden verzonden of worden ingepland om dagelijks, wekelijks of maandelijks te worden verzonden.
  • Je kunt een rapport ook exporteren als CSV- of Excel-bestand. Exports kunnen niet op terugkerende basis worden gepland.
• Voor dashboards kun je een e-mail sturen met een koppeling naar een dashboard in HubSpot. E-mails kunnen eenmalig worden verzonden of worden ingepland om dagelijks, wekelijks of maandelijks te worden verzonden.
• Met de Slack-integratie kun je een rapport delen naar een specifiek Slack-kanaal.

Een rapport exporteren

Vanuit het dashboard Rapporten kun je een rapport exporteren als CSV- of Excel-bestand of het rapport e-mailen naar gebruikers in het account. Je kunt ook terugkerende rapport e-mails plannen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Je kunt meerdere terugkerende e-mails voor één rapport instellen.

Exports bevatten velden die aan het rapport zijn toegevoegd:

• Rapporten met één object zullen exporteren met eigenschappen die zijn toegevoegd aan het gedeelte Geselecteerde eigenschappen op het tabblad Gegevens van de rapportbouwer.
  
  
  
• Geavanceerde aangepaste rapporten zullen exporteren met velden die zijn toegevoegd aan het tabblad Configureren van de rapportbouwer.
  
  
  
  

Een rapport exporteren als CSV- of Excel-bestand:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat u wilt exporteren, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Exporteren.
• Voer in het dialoogvenster een naam in voor je rapport in het veld Naam en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling om de bestandsindeling voor de export te selecteren.
• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in je meldingscentrum.

E-mails voor een individueel rapport verzenden en plannen:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat u wilt e-mailen en klik vervolgens op Acties > Dit rapport delen.
  
  
  

• Stel in de rechterzijbalk je e-mailgegevens in:
  • Om de e-mail slechts eenmaal te verzenden:
    • Zorg er bij Is this a recurring email? voor dat No, this email will only be sent once is geselecteerd.

• • • Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers aan wie u de e-mail wilt sturen.
    • Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
    • Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
    • Klik op Voorbeeld externalLink om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.
    • Klik op Nu verzenden om de e-mail te verzenden.

• • Om de e-mail op een terugkerend schema te verzenden:
    • Selecteer bij Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.
    • Voer in het veld Bijnaam e-mail een interne naam voor de e-mail in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers aan wie u de e-mail wilt sturen.
    • Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
    • Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Afleverfrequentie en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
    • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Afleverdatum en selecteert u de dagen of data waarop u de e-mail wilt verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijdstip en selecteer het tijdstip waarop je de e-mail wilt verzenden.
      • Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
      • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.
    • Klik op Voorbeeld externalLink om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.
    • Om de e-mail te verzenden, klikt u op E-mail plannen.

Terugkerende rapport e-mails beheren

Als je een superbeheerder of de eigenaar van een rapport bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport met een terugkerende e-mail en klik vervolgens op Acties > Terugkerende aandelen beheren.
• Beheer de terugkerende e-mail in het dialoogvenster:
  • Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de eigenaar van de terugkerende e-mail te wijzigen:
    • Ga met de muis over de e-mail en klik vervolgens op Acties > Eigenaar wijzigen.

• • • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Eigenaar wijzigen.

• • De terugkerende e-mail verwijderen:
    • Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
    • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Let op: een terugkerende e-mail moet ten minste twee uur voor verzending worden verwijderd. Als de e-mail binnen 2 uur voor de verzendtijd wordt verwijderd, wordt de e-mail naar geplande ontvangers verzonden.

Een dashboard exporteren

Je kunt eenmalig een e-mail met dashboardrapporten verzenden en je gegevens exporteren, of terugkerende e-mails instellen die regelmatig worden verzonden naar de gebruikers in je HubSpot-account.

Je kunt ook een dashboard naar een e-mailadres sturen dat geen gebruiker is in je HubSpot account( alleenProfessional en Enterprise ).

Let op: de dashboardgegevens die in terugkerende e-mails worden verzonden, zijn gebaseerd op de machtigingen van de gebruiker die de e-mail heeft ingesteld. Als je wilt dat individuele gebruikers alleen hun eigen gegevens ontvangen, is het aan te raden dat elke gebruiker zijn eigen terugkerende dashboard e-mails instelt.

Een dashboard e-mailen

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt e-mailen of exporteren.

• Klik rechtsboven op Delen > E-mail dit dashboard.
  

• Om eenmalig een e-mail te versturen, stel je in de rechter zijbalk de volgende gegevens in:
  • Zorg er bij het veld Is dit een terugkerende e-mail? voor dat Nee, deze e-mail wordt maar één keer verzonden is geselecteerd.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers aan wie u de e-mail wilt sturen.
  • Als u een Professional of Enterprise abonnement heeft, kunt u een dashboard e-mailen naar niet-HubSpot gebruikers. Voer in de velden Andere ontvangers het e-mailadres van de ontvanger in.
    • Het domein van het ingevoerde e-mailadres moet verbonden zijn als verzenddomein. Als het verzenddomein niet correct is verbonden, verschijnt er een foutmelding onder het veld Andere ontvangers.
    • Als je het dashboard bijvoorbeeld naar test@examplecompany.com stuurt, moet examplecompany.com worden toegevoegd als verzenddomein.

• • • Je kunt 100 e-mails per dag versturen naar niet-Hubspot gebruikers.

Let op: HubSpot en niet-HubSpot gebruikers ontvangen dezelfde e-mail, zorg ervoor dat er geen persoonlijke of gevoelige informatie wordt gedeeld voordat je de e-mail verstuurt.

• • Het domein van het ingevoerde e-mailadres moet verbonden zijn als een domein voor het verzenden van e-mails.
  • Voer in het onderwerpveld van de e-mail de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
  • Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
  • Als u een afbeelding van de export als e-mailbijlage wilt toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u een bestandsindeling.
  • De e-mail bevat standaard alle rapporten op het dashboard. Om alleen specifieke rapporten toe te voegen, selecteert u Geselecteerde rapporten opnemen en schakelt u de selectievakjes in naast de rapporten die u wilt toevoegen.
  • De e-mail bevat standaard geen dashboardfilters. Om de e-mail met specifieke dashboardfilters te verzenden, klikt u op Verzenden met filters. Klik vervolgens op Filter toevoegen en selecteer een filter. Klik op Toepassen.
  • Om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen, klikt u op Voorbeeld externalLink.
  • Klik op Nu verzenden om de e-mail te verzenden.
    
    

• Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, stelt u de volgende gegevens in de rechterzijbalk in:
  • Selecteer onder Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

• • Voer in het veld Bijnaam e-mail een naam in voor deze terugkerende e-mail. Ontvangers kunnen deze bijnaam niet zien.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie je de e-mail wilt sturen.
  • Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger zal verschijnen.
  • Voer in het veld Bericht de tekst van de e-mail in.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Afleverfrequentie en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Afleverdatum en selecteert u de dagen of data waarop u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijdstip en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
  • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

• • Om een afbeelding van de export als e-mailbijlage toe te voegen, klik je op het keuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteer je een bestandsindeling.
  • Standaard bevat de e-mail geen dashboardfilters. Als u de e-mail met specifieke dashboardfilters wilt verzenden, klikt u op Verzenden met filters. Klik vervolgens op Filter toevoegen en selecteer een filter.
  • Om het instellen van de e-mail te voltooien, klikt u op E-mail plannen.

Terugkerende dashboard e-mails beheren

Als je een superbeheerder of de eigenaar van een dashboard bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat u wilt e-mailen of exporteren.
• Klik rechtsboven op Delen > Terugkerende e-mails beheren.
• Configureer in het dialoogvenster uw terugkerende e-mails:
  • Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de eigenaar van de terugkerende e-mail te wijzigen:
    • Beweeg de muis over de e-mail en klik vervolgens op Acties > Eigenaar wijzigen.

• • • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Eigenaar wijzigen.

• • De terugkerende e-mail verwijderen:
    • Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
    • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Let op: een terugkerende e-mail moet ten minste twee uur voor verzending worden verwijderd. Als de e-mail binnen 2 uur voor de verzendtijd wordt verwijderd, wordt de e-mail naar de geplande ontvangers verzonden.

Deel rapporten via de Slack-integratie

Als je de Slack-integratie hebt geïnstalleerd, kun je dashboardrapporten delen met de rest van je team in Slack. Rapporten kunnen alleen worden gedeeld in openbare Slack-kanalen en kunnen niet worden verzonden naar gedeelde kanalen.

Om een link naar de rapporten van een dashboard te delen:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Klik rechtsboven op Acties > Delen naar Slack.
• Selecteer in het rechterpaneel het kanaal waar u de rapporten naartoe wilt sturen. U kunt optioneel een bericht invoeren voor het Slack-bericht.
• Klik op Delen naar Slack.
• Een voorbeeld van de rapporten wordt weergegeven in Slack. Als de gebruiker toegang heeft tot het rapport in HubSpot, kunnen ze op de link in Slack klikken om direct naar het rapport te gaan.

Om een individueel rapport te delen:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat je wilt delen en klik op Acties > Dit rapport delen.
• Klik in het rechterpaneel op Slack.

• Navigeer in het rechterpaneel naar het tabblad Slack.

  

• SelecteerbijIs this a recurring slack? Nee, dit slackbericht wordt maar één keer verzonden.

• Selecteer bij Delen naar slack-kanaal of gebruiker om te delen met een gebruiker of een kanaal.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Delen aan kanaal of gebruiker en selecteer vervolgens het kanaal of de gebruiker naar wie je het slack-bericht wilt sturen.
  
  

• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van het slack-bericht in.

• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld te zien van het rapport dat de ontvanger in een nieuw tabblad ontvangt.

• Om het slack-bericht te verzenden, klik je op Nu verzenden.

Om een terugkerend slack-bericht te delen:

• Selecteer onder Is dit een terugkerende slack? Ja, dit is een terugkerend slackbericht.
• Voer in hetveldSlack nicknameeen interne naam in voor het slackbericht.
• Selecteer bijDelen naar slack-kanaal of gebruiker om te delen met een gebruiker of een kanaal.
• Klik op hetvervolgkeuzemenuDelen aan kanaalof gebruikeren selecteer vervolgens het kanaalof de gebruikernaar wie je het slack-bericht wilt sturen.

• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van het slack-bericht in.
• Klik op hetvervolgkeuzemenuAfleverfrequentieen selecteerDagelijks, Wekelijks ofMaandelijks.
• Als uWekelijksofMaandelijks hebt geselecteerd, klikt u op hetvervolgkeuzemenuAfleverdatumen selecteert u de dagen of datums waarop u het slack-bericht wilt verzenden.
• Klik op het dropdown-menu Tijd van de dagen selecteer het tijdstip waarop je het slack-bericht wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
• Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de afleverdata van de slackberichten.
• Klik opVoorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.
• Klik opBericht plannen om het slackbericht te verzenden.