Rapporten en dashboards e-mailen, Slacken of exporteren

In HubSpot zijn er een paar manieren om je rapporten te exporteren:

• Voor individuele rapporten kunt u een e-mail sturen met daarin een link naar het rapport in HubSpot. E-mails kunnen eenmalig worden verzonden of gepland worden om dagelijks, wekelijks of maandelijks te worden verzonden. U kunt een rapport ook exporteren als een CSV- of Excel-bestand. Exporten kunnen niet op een terugkerende basis worden gepland.
• Voor dashboards kunt u een e-mail sturen met daarin een link naar een dashboard in HubSpot. E-mails kunnen eenmalig worden verzonden of ingepland worden om dagelijks, wekelijks of maandelijks te worden verzonden.
• Met de Slack-integratie kunt u een dashboard delen met een specifiek Slack-kanaal.

Hieronder vindt u informatie over elke methode.

Een rapport exporteren

Vanuit het rapportendashboard kunt u een rapport exporteren als een CSV- of Excel-bestand, of het rapport e-mailen naar gebruikers in de account. U kunt ook dagelijks, wekelijks of maandelijks terugkerende rapporte-mails plannen. U kunt meerdere terugkerende e-mails voor één rapport instellen.

De export zal velden bevatten die aan het rapport zijn toegevoegd:

• Rapporten over afzonderlijke objecten worden geëxporteerd met eigenschappen die zijn toegevoegd aan de sectie Geselecteerde eigenschappen op het tabblad Gegevens van de rapportmaker.
  
  
• Geavanceerde aangepaste rapporten worden geëxporteerd met velden die zijn toegevoegd aan het tabblad Configureren van de rapportbuilder.
  
  
  

Om een rapport te exporteren als een CSV- of Excel-bestand:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat u wilt exporteren, klik dan op het Actions dropdown menu en selecteer Export.
• In het dialoogvenster voert u in het veld Naam een naam in voor uw rapport en klikt u vervolgens op het vervolgkeuzemenuBestandsindeling om de bestandsindeling voor de export te selecteren.
• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvangt u een downloadlink via e-mail en in uw meldingscentrum.

Let op: een trechterrapport geeft objecten weer die binnen het geselecteerde datumbereik van fase zijn veranderd. Echter, wanneer u een trechterrapport exporteert, zal het exportbestand de objecten bevatten die in dat datumbereik zijn aangemaakt .

Om e-mails voor een individueel rapport te verzenden en te plannen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat u wilt e-mailen en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Dit rapport e-mailen.
  
  
• Stel in de rechterzijbalk uw e-mailgegevens in:
  • Om de e-mail slechts één keer te verzenden:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt verzenden.
    • Voer in het veld Onderwerp van de e-mail de onderwerpregel in die in het postvak IN van de ontvanger zal verschijnen.
    • In het veld Bericht voert u de tekst van de e-mail in.
    • Om een voorbeeld te zien van het rapport dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen, klikt u opExtern bekijkenLink.
    • Om de e-mail te verzenden, klikt u op Nu verzenden.

• • Om de e-mail op een terugkerend schema te verzenden:
    • Selecteer onder Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.
    • Voer in het veld Bijnaam e-mail een interne naam voor de e-mail in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt verzenden.
    • Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel van de e-mail in die in het postvak van de ontvanger zal verschijnen.
    • Voer in het veld Bericht de tekst van de e-mail in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Afleverfrequentie en selecteer vervolgens Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
    • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Leveringsdatum en selecteert u de dagen of data waarop u de e-mail wilt laten verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
    • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de afleverdata van de e-mail.
    • Om een voorbeeld te zien van het rapport dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen, klikt u op Voorbeeld externeLink.
    • Om de e-mail te verzenden, klikt u op E-mail plannen.

Beheer terugkerende rapport e-mails

Als u een superadministrator bent of de eigenaar van een rapport, kunt u een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport met de terugkerende e-mail en klik op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Terugkerende e-mails beheren.
• Beheer in het dialoogvenster de terugkerende e-mail:
  • Om de e-mailgegevens te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de eigenaar van terugkerende e-mails te wijzigen:
    • Beweeg de muis over de e-mail, klik dan op Acties en selecteer Eigenaar wijzigen.

• • • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Eigenaar wijzigen.

• • Om de terugkerende e-mail te verwijderen:
    • Beweeg de muis over de e-mail, klik dan op Acties en selecteer Verwijderen.
    • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Let op: een terugkerende e-mail moet ten minste twee uur voor de geplande verzendtijd worden verwijderd. Als de e-mail binnen 2 uur voor de verzendtijd wordt verwijderd, wordt de e-mail alsnog naar de geplande ontvangers verzonden.

Een dashboard exporteren

U kunt eenmalig een e-mail met dashboardrapporten versturen en uw gegevens exporteren, of terugkerende e-mails instellen die regelmatig naar de gebruikers in uw HubSpot-account worden gestuurd.

Let op: de dashboardgegevens die in terugkerende e-mails worden verzonden, zijn gebaseerd op de permissies van de gebruiker die de e-mail heeft ingesteld. Als u wilt dat individuele gebruikers alleen hun eigen gegevens ontvangen, is het raadzaam dat elke gebruiker zijn eigen terugkerende dashboard-e-mails instelt.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat u wilt e-mailen of exporteren.

• Klik rechtsboven op Delen en selecteer Dit dashboard e-mailen.

• In de rechter zijbalk, stel uw e-mail gegevens in:
  
  • Om de e-mail eenmalig te verzenden:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt verzenden.
    • Voer in het veld Onderwerp van de e-mail de onderwerpregel in die in het postvak IN van de ontvanger zal verschijnen.
    • In het veld Bericht voert u de tekst van de e-mail in.
    • Als u een afbeelding van de export als e-mailbijlage wilt meesturen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u vervolgens een bestandsindeling.
    • Standaard zal de e-mail alle rapporten op het dashboard bevatten. Om alleen specifieke rapporten op te nemen, selecteert u Geselecteerde rapporten opnemen en vervolgens schakelt u de selectievakjes in naast de rapporten die u wilt opnemen.
    • De standaardinstelling is dat de e-mail geen dashboardfilters bevat. Als u de e-mail met specifieke dashboardfilters wilt verzenden, klikt u op Verzenden met filters. Klik vervolgens op Filter toevoegen en selecteer een filter. Klik op Toepassen.
    • Om een voorbeeld te zien van het rapport dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen, klikt u op Voorbeeld externe link.
    • Om de e-mail te verzenden, klikt u op Nu verzenden.
  • Om een terugkerende e-mail in te stellen:
    • Selecteer Ja, dit is een terugkerende e-mail.

• • • In het veld Bijnaam e-mail voert u een naam in voor deze terugkerende e-mail. Ontvangers kunnen deze bijnaam niet zien.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers aan wie u de e-mail wilt sturen.
    • Voer in het veld Onderwerp van de e-mail de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger zal verschijnen.
    • Voer in het veld Bericht de tekst van de e-mail in.

• • • Klik op het dropdown menu Afleverfrequentie en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
    • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt gekozen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Afleverdatum en kiest u de dagen of data waarop u de e-mail wilt laten verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden. De rapportgegevens zullen twee uur voor dit tijdstip worden vastgelegd.
    • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de afleverdata van de e-mails.

• • • Om een afbeelding van de export als e-mailbijlage toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u een bestandsformaat.
    • Standaard zal de e-mail geen dashboardfilters bevatten. Om de e-mail met specifieke dashboardfilters te verzenden, klikt u op Verzenden met filters. Klik vervolgens op Filter toevoegen en selecteer een filter.

Beheren van terugkerende dashboard e-mails

Als u een superadmin bent of de eigenaar van een dashboard, kunt u een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat u wilt e-mailen of exporteren.
• Klik rechtsboven op Delen en selecteer vervolgens Terugkerende e-mails beheren.
• Beheer in het dialoogvenster de terugkerende e-mail:
  • Om de e-mailgegevens te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de eigenaar van terugkerende e-mails te wijzigen:
    • Beweeg de muis over de e-mail, klik dan op Acties en selecteer Eigenaar wijzigen.

• • • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Eigenaar wijzigen.

• • Om de terugkerende e-mail te verwijderen:
    • Beweeg de muis over de e-mail, klik dan op Acties en selecteer Verwijderen.
    • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Let op: een terugkerende e-mail moet ten minste twee uur voor de geplande verzendtijd worden verwijderd. Als de e-mail binnen 2 uur voor de verzendtijd wordt verwijderd, wordt de e-mail alsnog naar de geplande ontvangers verzonden.

Deel dashboards en rapporten via de Slack-integratie

Als u de Slack integratie heeft geïnstalleerd, kunt u dashboard rapporten delen met de rest van uw team in Slack. Dashboards en rapporten kunnen alleen worden gedeeld in openbare Slack-kanalen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Dashboards.
• Om een dashboard te delen:
  • Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat u wilt e-mailen of exporteren.
  • Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Delen en selecteer Delen naar Slack.

• Om een verslag te delen:
  • Klik rechtsboven in een rapport op hetverticaleMenuMeer.
  • Selecteer in het vervolgkeuzemenu Delen naar Slack.

• Selecteer in het rechterpaneel het kanaal waar u de link naartoe wilt sturen. U kunt optioneel een bericht invoeren om het Slack-bericht te begeleiden.
• Klik op Delen naar Slack.
• Een preview van het dashboard wordt weergegeven in Slack. Als de gebruiker toegang heeft tot het rapport in HubSpot, kan hij op de link in Slack klikkenom direct naar het rapport te gaan.