Rapporten en dashboards delen of exporteren

Een rapport delen

Vanuit het dashboard Rapporten kun je een rapport exporteren als CSV- of Excel-bestand of het rapport e-mailen naar gebruikers in de account. Je kunt ook terugkerende rapport e-mails plannen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Je kunt meerdere terugkerende e-mails voor één rapport instellen.

Gedeelde gegevensbestanden bevatten velden die aan het rapport zijn toegevoegd:

• Rapporten met één object worden geëxporteerd met eigenschappen die zijn toegevoegd aan het gedeelte Geselecteerde eigenschappen op het tabblad Gegevens van de rapportbouwer.
  
  
• Geavanceerde aangepaste rapporten zullen exporteren met velden die zijn toegevoegd op het tabblad Configuratie van de rapportbouwer.

E-mails voor een individueel rapport verzenden en plannen

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat je wilt e-mailen en klik vervolgens op Acties > Delen via.

• Selecteer E-mail in het rechterpaneel. Klik vervolgens op Volgende.
• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt sturen.

• Om een gegevensbestand aan de e-mail toe te voegen, klik je op het keuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteer je een gegevenstype. Als u Geen bijlage selecteert, wordt er een visuele weergave van het rapport gemaild in plaats van een gegevensbestand.
• Als u de e-mail wilt verzenden naar ontvangers die geen gebruikers zijn van HubSpot in uw account, voert u hun e-mailadres in het veld Andere ontvangers in. Hun e-mailadressen moeten een geverifieerd domein hebben.
• Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
• Als je ervoor hebt gekozen om de e-mail volgens een terugkerend schema te versturen:
  • Voer in het veld Bijnaam e-mail een naam in voor deze terugkerende e-mail. Ontvangers kunnen deze bijnaam niet zien.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als je Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klik dan op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteer de dagen of data waarop je de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd. Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.

• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om de e-mail te verzenden.

Een rapport exporteren

Voor rapporten die niet via de share-functie worden ondersteund, kan eenmalig een e-mail met een gegevensbestand naar je gebruikers e-mailadres worden gestuurd. Deze e-mail kan niet als terugkerend worden ingesteld.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat je wilt exporteren, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Exporteren.

• Voer in het dialoogvenster een naam in voor je rapport in het veld Naam en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling om de bestandsindeling voor de export te selecteren.

• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in je meldingscentrum.

Een rapport als afbeelding delen

Je kunt een rapport delen als een afbeelding en de grootte aanpassen om de rapportafbeelding goed te schalen.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport dat je wilt exporteren, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Exporteren als afbeelding.

• Pas de breedte aan met de dia of een aantal pixels.

• Klik op Opslaan. De afbeelding wordt nu gedownload met de juiste schaal toegepast.

Een rapport van een dashboard delen

Stuur de gegevens van een individueel rapport van een dashboard naar meerdere e-mailadressen. E-mails kunnen worden geconfigureerd om terugkerend te verzenden.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik rechtsboven in een rapport op je dashboard op verticalMenu. Selecteer Delen via. Selecteer vervolgens E-mail.

• Selecteer of de e-mail terugkeert. Als u Ja selecteert:

• • Voer in het veld Bijnaam e-mail een naam in voor deze terugkerende e-mail. Ontvangers kunnen deze bijnaam niet zien.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Schedule (Planning) en selecteer vervolgens Daily (Dagelijks), Weekly (Wekelijks) of Monthly (Maandelijks).
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of wanneer u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd en selecteer het tijdstip waarop je de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie je de e-mail wilt sturen.
• Als je een gegevensbestand van het rapport als e-mailbijlage wilt meesturen, klik je op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteer je een bestandsindeling. Als u Geen bijlage selecteert, wordt een visuele weergave van het rapport gemaild in plaats van een gegevensbestand.
• Voer in het veld E-mailonderwerp de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger zal verschijnen.
• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om het instellen van de e-mail te voltooien.

Terugkerende e-mails met rapporten beheren

Als je een Superbeheerder of de eigenaar van een rapport bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport met een terugkerende e-mail en klik vervolgens op Acties > Terugkerende aandelen beheren.
• Beheer de terugkerende e-mail in het dialoogvenster:
  • Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de eigenaar van de terugkerende e-mail te wijzigen:
    • Beweeg de muis over de e-mail en klik vervolgens op Acties > Eigenaar wijzigen.
    • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Eigenaar wijzigen.
  • De terugkerende e-mail verwijderen:
    • Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
    • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Een dashboard delen

Stuur eenmalig of op terugkerende basis een e-mail met een gegevensbestand van je dashboardrapporten naar je HubSpot-gebruikers. Dashboardgegevens kunnen eenmalig worden verzonden naar een e-mailadres dat niet in je account staat( alleenProfessional en Enterprise ).

Dashboardgegevens die worden verzonden in terugkerende e-mails zijn gebaseerd op de machtigingen van de gebruiker die de e-mail heeft ingesteld. Als gebruikers alleen hun eigen gegevens willen ontvangen, moet elke gebruiker zijn eigen terugkerende dashboard e-mails instellen.

E-mails verzenden en plannen voor een dashboard

Terugkerende dashboard e-mails kunnen alleen worden verzonden naar HubSpot gebruikers. Niet-recurrente e-mails kunnen naar zowel HubSpot-gebruikers als niet-HubSpot-gebruikers worden verzonden. Als je een dashboard verstuurt naar een niet-HubSpot-gebruiker, moet het domein van het e-mailadres worden gekoppeld als domein voor het verzenden van e-mails.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt delen.
• Klik rechtsboven op Delen. Selecteer vervolgens E-mail dit dashboard.

• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Interne ontvangers en selecteer de gebruikers naar wie u de e-mail wilt sturen.

• Als u een Professional of Enterprise abonnement heeft, kunt u eenmalig een e-mail sturen naar niet-HubSpot gebruikers. Voer in de velden Andere ontvangers het e-mailadres van de ontvanger in.
  • Het domein van het ingevoerde e-mailadres moet verbonden zijn als verzenddomein. Als het verzenddomein niet correct is verbonden, verschijnt er een foutmelding onder het veld Andere ontvangers.
  • Als je het dashboard bijvoorbeeld naar test@examplecompany.com stuurt, moet examplecompany.com worden toegevoegd als verzenddomein.
  • Je kunt 100 e-mails per dag versturen naar niet-Hubspot gebruikers.

• Voer in het onderwerpveld van de e-mail de onderwerpregel in die in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.
• Voer in het veld Bericht de hoofdtekst van de e-mail in.
• Als u een downloadbaar bestand van de gegevens als e-mailbijlage wilt meesturen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Downloadbaar bestand bijvoegen en selecteert u een bestandsindeling. Als u Geen bijlage selecteert, wordt een visuele weergave van het dashboard gemaild in plaats van een gegevensbestand.
• Standaard bevat de e-mail alle ondersteunde rapporten op het dashboard. Als je alleen specifieke rapporten wilt opnemen, selecteer je Geselecteerde rapporten opnemen en schakel je de selectievakjes in naast de rapporten die je wilt opnemen.
• Standaard bevat de e-mail geen dashboardfilters. Als je de e-mail met specifieke dashboardfilters wilt verzenden, klik je op Verzenden met huidige dashboardfilters.

• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvangers in een nieuw tabblad zullen ontvangen.

• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om de e-mail te verzenden.
• Als je ervoor hebt gekozen om de e-mail volgens een terugkerend schema te versturen:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer vervolgens Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Tijd van [dag/maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van dag en selecteer de tijd waarop u de e-mail wilt verzenden. Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
  • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.
• Klik op Nu verzenden of E-mail plannen om het instellen van de e-mail te voltooien.

Terugkerende dashboard e-mails beheren

Als je een Super Admin of de eigenaar van een dashboard bent, kun je een terugkerende e-mail wijzigen en verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en selecteer het dashboard dat je wilt bewerken.
• Klik rechtsboven op Delen en selecteer vervolgens Terugkerende e-mails beheren.
• Configureer in het dialoogvenster uw terugkerende e-mails:
  • Om de e-maildetails te bewerken, klikt u op de bijnaam van de e-mail.
  • Om de eigenaar van de terugkerende e-mail te wijzigen:
    • Ga met de muis over de e-mail en klik op Acties > Eigenaar wijzigen.
    • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Eigenaar terugkerende e-mail en selecteer vervolgens een nieuwe gebruiker.
    • Klik op Eigenaar wijzigen.
  • De terugkerende e-mail verwijderen:
  • Beweeg de muis over de e-mail en klik op Acties > Verwijderen.
  • Klik in het dialoogvenster op Terugkerende e-mail verwijderen.

Deel rapporten via de Slack-integratie

Als je de Slack-integratie hebt geïnstalleerd, kun je dashboardrapporten delen met de rest van je team in Slack. Rapporten kunnen alleen worden gedeeld in openbare Slack-kanalen en kunnen niet worden verzonden naar gedeelde kanalen.

Deel rapporten via Slack

Een link naar de rapporten van een dashboard delen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
• Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen naar Slack.
• Selecteer in het rechterpaneel het kanaal waar je de rapporten naartoe wilt sturen. Je kunt optioneel een bericht invoeren bij het Slack-bericht.
• Klik op Delen naar Slack.
• Een voorbeeld van de rapporten wordt weergegeven in Slack. Als de gebruiker toegang heeft tot het rapport in HubSpot, kan hij op de link in Slack klikken om direct naar het rapport te gaan.

Een individueel rapport delen:

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Ga met de muis over het rapport dat je wilt delen en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen via.
• Klik in het rechterpaneel op Slack.
• Klik op Volgende.
• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerende e-mail? Ja, dit is een terugkerende e-mail.
• Selecteer in de sectie Delen naar Slack-kanaal of gebruiker om te delen met een gebruiker of een kanaal.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Delen naar [kanaal/gebruiker] en selecteer vervolgens het kanaal of de gebruiker waarnaar u het Slack-bericht wilt verzenden.
• Voer in het veld Bericht dehoofdtekst van het Slack-bericht in.
• Als je ervoor hebt gekozen om het bericht volgens een terugkerend schema te versturen:
  • Voer in het veld Bijnaam een interne naam in voor het bericht.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
  • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
    • Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
    • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.

• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvanger in een nieuw tabblad zal ontvangen.
• Klik op Nu verzenden om het slack-bericht te verzenden.

Beheer terugkerende Slack-berichten voor rapporten en dashboards

Als je een Super Admin of de eigenaar van een dashboard bent, kun je een terugkerend bericht wijzigen en verwijderen.

• Navigeer naar rapporten of dashboards:
  • Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
  • Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Beweeg de muis over het rapport en klik vervolgens op Acties > Delen via.
• Navigeer in het dialoogvenster naar het tabblad Andere apps.

• Om de eigenaar van een terugkerend Slack-bericht te wijzigen, ga je met de muis over de naam van het bericht en klik je op Acties > Eigenaar wijzigen.
• Om de details van het bericht te bewerken, klik je op de Slack nickname.
• Om het terugkerende Slack-bericht te verwijderen:
  • Ga met de muis over de e-mail, klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Verwijderen.
  • Klik in het dialoogvenster op Terugkerend bericht verwijderen.

Deel rapporten via de Google Chat-integratie

Zodra je de Google Chat-integratie hebt geïnstalleerd, kun je rapporten delen met de rest van je team in Google Chat. Je kunt rapporten delen met een Google chatruimte of een individuele gebruiker, eenmalig of volgens een terugkerend schema.

Houd rekening met het volgendeom rapporten te delen via Google Chat:

• Je moet eerst je gebruiker in kaart brengen tussen HubSpot en Google Chat.

• Je moet de HubSpot-app toevoegen aan de Google Chat-ruimte waar je het rapport naartoe wilt delen.

Om een rapport uit je rapportlijst te delen :

• Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
• Ga met de muis over het rapport dat je wilt delen en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Delen via.
• Klik in het rechterpaneel op Google Chat.
• Klik op Volgende.
• Standaard wordt de e-mail ingesteld op eenmalig verzenden. Als u een terugkerende e-mail wilt verzenden, selecteert u in de sectie Is dit een terugkerend bericht? Ja, dit is een terugkerend bericht.
• Selecteer in het gedeelte Delen met Google Chat-ruimte of gebruiker om te delen met een Google Chat-ruimte of een gebruiker.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Delen naar [chatruimte/gebruiker] en selecteer vervolgens de chatruimte of gebruiker naar wie je het Google Chat-bericht wilt sturen.
  • Voer in het veld Bericht de bodytekst van het Google Chat-bericht in.
  • Als u hebt geselecteerd om het bericht op een terugkerend schema te verzenden:
    • Voer in het veld Bijnaam een interne naam in voor het bericht.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Planning en selecteer Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks.
    • Als u Wekelijks of Maandelijks hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Dag van [Week/Maand] en selecteert u de dagen of datums waarop u de e-mail wilt verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tijd van de dag en selecteer het tijdstip waarop u de e-mail wilt verzenden.
      • Rapportgegevens worden twee uur voor dit tijdstip vastgelegd.
      • Onderaan het paneel verschijnt een overzicht van de verzenddata van de e-mail.
• Klik op Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken dat de ontvanger in een nieuw tabblad zal ontvangen.
• Klik op Nu verzenden om het bericht te verzenden.