Typen e-mail bounces

Een bouncebericht wordt ook wel een Non-Delivery Report/Receipt (NDR) genoemd. Het is een geautomatiseerd bericht van de e-mailserver van de ontvanger met details over het specifieke probleem met de e-mailaflevering.

Als je marketing e-mail of één-op-één e-mail meerdere ontvangers bevatte, maar één of meer contacten bounced, zal HubSpot nog steeds proberen je e-mail af te leveren bij de resterende geldige contacten. Volledige details over het bounce-type en de serverreactie zijn beschikbaar in het tabblad Ontvangers van verzonden marketinge-mails.

Marketing e-mails

Als contactpersonen hard bouncen op een marketinge-mail, verwijdert HubSpot ze als ontvangers van toekomstige marketinge-mails. Dit beschermt de reputatie van je e-mailverzending door toekomstige bounces te voorkomen. Als geldige contactpersonen bouncen op marketinge-mails, is er waarschijnlijk een beveiligingsfilter dat het inkomende bericht blokkeert.

Om het probleem op te lossen:

• Vraag de contactpersoon om samen te werken met hun IT-team om jouw versturende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst.
• Zodra het IT-team je versturende IP-adres heeft toegevoegd aan hun toestemmingslijst, unbounce je het contact in je HubSpot-account.

Eén-op-één e-mails

Voor e-mails die zijn verzonden via een verbonden inbox, zijn bouncegegevens beschikbaar in de e-mailbetrokkenheid op de tijdlijn van de contactpersoon. Een bounce voor een één-op-één verkoop-e-mail die is verzonden vanuit HubSpot CRM toont minder informatie dan een marketing-e-mail, omdat deze is verzonden via een verbonden inbox.Je ontvangt een bounceback e-mail met de volledige bounce reactie in je eigen inbox.

Let op: HubSpot probeert bounces te detecteren van één-op-één e-mails en e-mails die zijn verzonden via de sequentietool, maar sommige gebouncede e-mails geven niet genoeg informatie voor HubSpot om de hoofdoorzaak van de mislukte verzending volledig te identificeren. Bounces voor e-mails die buiten HubSpot zijn verzonden, worden niet gedetecteerd.

Soorten bounces

• Harde bounce: duidt meestal op een permanente fout, maar kan ook worden veroorzaakt door een streng e-mailbeveiligingsfilter. Om de reputatie van je e-mailverzender te beschermen, sluit HubSpot deze contactpersonen uit van toekomstige e-mails.
• Soft bounce: wijst op een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger, of een ander tijdelijk technisch probleem. Contacten met een zachte bounce komen in aanmerking om in de toekomst e-mails van je te ontvangen.
• Pending bounce: veroorzaakt door een tijdelijk technisch probleem met de verzendende of ontvangende e-mailserver. HubSpot blijft tot 72 uur proberen de e-mail te verzenden. Als het bericht in die tijd niet wordt afgeleverd, wordt het een zachte bounce.
• Globale bounce: een harde bounce om een permanente reden over drie of meer HubSpot accounts. Permanente bounces zijn onder andere onbekende gebruiker en mailbox vol. Globale bounces worden verwijderd uit toekomstige e-mails voor alle HubSpot-accounts.

Fouten en aanbevelingen voor harde bounces

Hieronder staan de mogelijke redenen waarom een contact hard bounced:

• Onbekende gebruiker: dit duidt op een permanente fout veroorzaakt door een ongeldig e-mailadres. HubSpot verwijdert contacten automatisch uit toekomstige e-mails als ze om deze reden bouncen. Als een contact om deze reden in drie HubSpot-accounts wordt gebounced, wordt het e-mailadres wereldwijd gebounced.
• Mailbox vol: dit duidt op een permanente fout veroorzaakt door een verlaten e-mailinbox. HubSpot verwijdert contactpersonen automatisch uit toekomstige e-mails als ze om deze reden worden geweigerd. Als een contactpersoon om deze reden in drie HubSpot-accounts wordt geweigerd, wordt het e-mailadres wereldwijd geweigerd.

• Inhoud: iets in de e-mailtekst of het onderwerp heeft spamfilters geactiveerd. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om je verzend-IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst, waarna je de bounce in HubSpot ongedaan maakt.

• Spam: iets in de hoofdtekst, het onderwerp of het Van-adres van de e-mail is door de e-mailserver van de ontvanger geclassificeerd als spam. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om je IP-adressen toe te voegen aan zijn toestemmingslijst en deactiveer je de melding van de contactpersoon in HubSpot.

• Beleid: de e-mail kwam niet door een van de beveiligingsbeleidsregels van de server van de ontvanger, maar het is niet expliciet welke. Dit omvat DMARC; DKIM, en SPF authenticatie mislukkingen. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om je IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst en vervolgens de bounce te verwijderen in HubSpot.

• Overig: dit geldt ook voor globale bounces of als het antwoord van de e-mailserver van de ontvanger niet specifiek genoeg was om de bounce te categoriseren. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw verzendende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst en de bounce in HubSpot ongedaan te maken.

Je kunt de bouncegegevens voor een contact bekijken op het tabblad Ontvangers van een verzonden e-mail:

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > E-mail.
• Klik op de naam van de e-mail waarin contactpersonen zijn opgenomen die zijn afgewezen.
• Klik op het tabblad Ontvangers .
• Klik in het linker zijbalkmenu op Bounced.
• Klik op een ontvanger om meer details te bekijken over waarom hij is afgewezen. In de kolom Reden kun je het probleem bekijken dat HubSpot tegenkwam toen het probeerde je e-mail bij de ontvanger af te leveren.

Je kunt ook de waarde van een contactpersoon in de eigenschapE-mail hard bounce reden bekijken.

Let op: als een e-mail naar een contactpersoon globaal is gebounced, maar geen van de e-mails die je vanuit je HubSpot-account naar de contactpersoon hebt verzonden hard zijn gebounced, dan heeft de eigenschap E-mail hard bounce reden geen bijbehorende waarde.

Soft bounce fouten en aanbevelingen

• Tijdelijk technisch probleem met de e-mail van de ontvanger: de server van de ontvanger is mogelijk overbelast, heeft een time-out of ondergaat enkele configuratiewijzigingen waardoor het bericht niet kon worden geaccepteerd. Maak een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Voor een één-op-één verkoopmail kunt u proberen uw bericht op een later tijdstip nogmaals te verzenden.

• Afgewezen door het e-mailbeveiligingsfilter van de ontvanger: er is een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger of de verzend-IP-adressen van HubSpot. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw versturende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst. Maak vervolgens een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Voor een één-op-één sales e-mail, probeer je bericht op een later tijdstip nogmaals te versturen.

• Je IT-team heeft HubSpot geen toestemming gegeven om namens jou e-mails te versturen: je IT-team heeft een aangepast DMARC-beleid ingesteld dat moet worden bijgewerkt om HubSpot hierin op te nemen. Neem contact op met je IT-team en stuur ze documentatie over het gebruik van een DMARC-beleid met HubSpot.

• Tijdelijk technisch probleem: er kan een tijdelijk technisch probleem zijn geweest met de e-mailserver van de ontvanger of de e-mailserver van HubSpot. Maak een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Probeer voor een één-op-één verkoop-e-mail je bericht op een later tijdstip nogmaals te verzenden.