Soorten e-mailbounceberichten

Een teruggestuurde e-mail is een e-mail die wel is verzonden, maar niet kan worden afgeleverd op de e-mailserver van de ontvanger. Dit kan gebeuren wanneer de server niet bestaat of wanneer de server de e-mail niet kan accepteren. Wanneer dit gebeurt, stuurt de e-mailserver van de ontvanger een automatisch bericht, een zogenaamd Non-Delivery Report (NDR), met meer informatie over het probleem.

Bounces hebben betrekking op problemen met een specifieke ontvanger. Als u een e-mail naar meerdere ontvangers verstuurt, kan het voorkomen dat de e-mail bij sommige contactpersonen wordt teruggestuurd en bij andere wel wordt afgeleverd. Voor marketingmails kunt u op het tabblad ‘Ontvangers’ van de pagina met e-mailprestaties meer informatie vinden over welke ontvangers een bounce hebben gehad.

Let op: HubSpot-gebruikers van wie het e-mailadres in HubSpot een harde bounce vertoont, kunnen geen meldingsmails ontvangen totdat de bounce is verwijderd.

Marketing-e-mails

Wanneer contacten een harde bounce geven op een marketing-e-mail, verwijdert HubSpot hen als ontvangers van toekomstige marketing-e-mails. Dit beschermt je reputatie als e-mailverzender door toekomstige bounces te voorkomen. Als geldige contacten een bounce geven op marketing-e-mails, is er waarschijnlijk een beveiligingsfilter dat het inkomende bericht blokkeert.

Om harde bounces als gevolg van beveiligingsfilters op te lossen:

1. Vraag de contactpersoon om samen met zijn of haar IT-team uw verzend-IP-adressen toe te voegen aan hun allowlist.
2. Zodra hun IT-team uw verzend-IP-adres aan hun allowlist heeft toegevoegd, kunt u de hard bounce van het contact in uw HubSpot-account ongedaan maken.
3. Als het niet lukt om de status van het contact te herstellen, neem dan contact op met HubSpot Support.

Lees meer over het oplossen van andere problemen die hard bounces veroorzaken.

Eén-op-één-e-mails

Voor e-mails die via een gekoppelde inbox worden verzonden, zijn de details van de bounce te vinden in de e-mailinteractie op de tijdlijn van het contact. Bij een bounce van een één-op-één-verkoopmail die vanuit HubSpot CRM is verzonden, wordt minder informatie weergegeven dan bij een marketingmail, omdat deze via een gekoppelde inbox is verzonden.Je ontvangt een bounce-e-mail met het volledige bounce-antwoord in je eigen inbox.

Let op: HubSpot streeft ernaar om bounces van één-op-één-e-mails en e-mails die via de sequentietool zijn verzonden te detecteren, maar sommige teruggestuurde e-mails bieden onvoldoende informatie voor HubSpot om de onderliggende oorzaak van de mislukte verzending volledig te identificeren. Bounces voor e-mails die buiten HubSpot om zijn verzonden, worden niet gedetecteerd.

Soorten bounceberichten

• Hard bounce: duidt meestal op een permanente fout, maar kan ook worden veroorzaakt door een streng e-mailbeveiligingsfilter. Om de reputatie van je e-mailafzender te beschermen, sluit HubSpot deze contacten uit van toekomstige e-mails.
• Soft bounce: duidt op een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger of een ander tijdelijk technisch probleem. Contacten met een soft bounce komen in aanmerking voor toekomstige e-mails.
• Bounce in behandeling: veroorzaakt door een tijdelijk technisch probleem met de verzendende of ontvangende e-mailserver. HubSpot blijft tot 72 uur lang proberen de e-mail te verzenden. Als het bericht binnen die tijd niet is afgeleverd, wordt het een soft bounce.
• Globale bounce: een harde bounce die zich voordoet in drie of meer HubSpot-accounts om een permanente reden, zoals een onbekende gebruiker of een volle mailbox. Globale bounces worden uitgesloten van toekomstige e-mails in alle HubSpot-accounts om schade aan de reputatie van de afzender te voorkomen. Als je denkt dat een e-mailadres dat als globale bounce is gemarkeerd, geldig is, neem dan contact op met HubSpot Support met een screenshot van een e-mail die je van het afgewezen adres hebt ontvangen, waarop de afzender, ontvanger en de datum en tijd van verzending te zien zijn.

Fouten bij harde bounces en aanbevelingen

Hieronder staan de mogelijke redenen waarom een contactpersoon een harde bounce heeft gekregen:

• Onbekende gebruiker: dit e-mailadres is ongeldig. HubSpot verwijdert contacten automatisch uit toekomstige e-mails als ze om deze reden worden teruggestuurd. Als een contactpersoon om deze reden in drie HubSpot-accounts wordt teruggestuurd, wordt het e-mailadres globaal als 'hard bounce' gemarkeerd.

• Volle mailbox: een inbox die inactief is of al geruime tijd de opslaglimiet heeft overschreden. HubSpot verwijdert contacten automatisch uit toekomstige e-mails als ze om deze reden worden teruggestuurd. Als een contactpersoon om deze reden in drie HubSpot-accounts wordt teruggestuurd, wordt het e-mailadres globaal als 'hard bounce' gemarkeerd.

• Inhoud: iets in de e-mailtekst of het onderwerp heeft spamfilters geactiveerd. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw verzend-IP-adressen toe te voegen aan zijn of haar toelatingslijst, en verwijder je vervolgens de contactpersoon uit de lijst met afkeuringen in HubSpot.

• Spam: iets in de inhoud van de e-mail of de reputatie van de afzender zorgt ervoor dat de e-mail door de e-mailserver van de ontvanger als spam wordt gemarkeerd. Volg de best practices voor e-mailbezorgbaarheid om het aantal bounces in de toekomst te verminderen. Om het probleem voor een specifiek contact op te lossen, vraag je hem of haar om je verzend-IP-adressen toe te voegen aan de toelatingslijst en vervolgens de afwijzing van het contact in HubSpot ongedaan te maken.

• Beleid: de e-mail voldeed niet aan een van de beveiligingsbeleidsregels van de server van de ontvanger, maar het is niet duidelijk welke precies. Dit omvat mislukte DMARC-, DKIM- en SPF-authenticatie. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om je verzend-IP-adressen toe te voegen aan zijn of haar allowlist en verwijder je vervolgens de bounce voor deze contactpersoon in HubSpot.

• Overig: dit omvat alle algemene bounces, of gevallen waarin het antwoord van de e-mailserver van de ontvanger niet specifiek genoeg was om de bounce te categoriseren. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om je verzend-IP-adressen toe te voegen aan zijn of haar allowlist en verwijder je vervolgens de bounce van de contactpersoon in HubSpot.

Je kunt de bounce-details voor een contactpersoon bekijken op het tabblad Ontvangers van een verzonden e-mail:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > E-mail. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > E-mail.
2. Klik op de naam van je e-mailbericht waarin contactpersonen voorkwamen die een bounce hebben gegeven.
3. Klik op het tabblad Ontvangers .
4. Klik in het menu in de linkerzijbalk op 'Bounced'.
5. Klik op een ontvanger om meer details te bekijken over de reden waarom de e-mail is teruggestuurd. In de kolom ‘Reden’ kun je zien welk probleem HubSpot tegenkwam bij het bezorgen van je e-mail aan de ontvanger.

Je kunt ook de waarde van een contactpersoon bekijken in de eigenschap'Reden voor harde bounce'.

Let op: als een e-mail naar een contactpersoon globaal is teruggestuurd, maar geen van de e-mails die je vanuit je HubSpot-account naar de contactpersoon hebt verzonden een harde bounce heeft opgeleverd, dan zal de eigenschap 'Reden voor harde bounce van e-mail' geen bijbehorende waarde bevatten.

Fouten bij zachte bounces en aanbevelingen

• Tijdelijk technisch probleem met het e-mailadres van de ontvanger: de server van de ontvanger is mogelijk overbelast, er is een time-out opgetreden of er vinden configuratiewijzigingen plaats waardoor het bericht niet kon worden geaccepteerd. Maak een kopie van de oorspronkelijke e-mail en verstuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Probeer bij een één-op-één-verkoopmail je bericht op een later tijdstip opnieuw te versturen.

• Afgewezen door het e-mailbeveiligingsfilter van de ontvanger: er is een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger of met de verzend-IP-adressen van HubSpot. Vraag de contactpersoon om uw verzend-IP-adressen toe te voegen aan de lijst met toegestane afzenders om het probleem op te lossen. Maak vervolgens een kopie van de oorspronkelijke e-mail en verstuur deze op een later tijdstip naar de betrokken contactpersonen. Probeer bij een één-op-één verkoopmail je bericht op een later tijdstip opnieuw te versturen.

• Uw IT-team heeft HubSpot geen toestemming gegeven om namens u e-mails te versturen: uw IT-team heeft een aangepast DMARC-beleid ingesteld dat moet worden bijgewerkt om HubSpot toe te voegen. Neem contact op met uw IT-team en stuur hen documentatie over het gebruik van een DMARC-beleid met HubSpot. Het wordt ook aanbevolen om te controleren of uw SPF- en DKIM-records correct zijn geconfigureerd.

• Tijdelijk technisch probleem: er is mogelijk een tijdelijk technisch probleem geweest met de e-mailserver van de ontvanger of met de e-mailserver van HubSpot. Maak een kopie van de oorspronkelijke e-mail en verstuur deze op een later tijdstip naar de betrokken contactpersonen. Probeer bij een één-op-één verkoop-e-mail je bericht op een later tijdstip opnieuw te versturen.

• Verkeerde configuratie van de mailbox: de mailbox van de ontvanger is tijdelijk niet beschikbaar, bijvoorbeeld omdat de opslagquota is overschreden of omdat de mailbox tijdelijk vol is. Maak een kopie van de oorspronkelijke e-mail en verstuur deze op een later tijdstip naar de betrokken contactpersonen. Probeer bij een één-op-één-verkoopmail je bericht op een later tijdstip opnieuw te versturen.

• Bericht te complex: de e-mail is door de server van de ontvanger geweigerd omdat deze te veel elementen bevat, zoals aangepaste HTML, afbeeldingen of links. Maak de e-mail minder complex voordat u het opnieuw probeert, of verstuur deze als een e-mail in platte tekst.