Typen mislukte e-mails

Een mislukte e-mail wordt ook wel een Non-Delivery Report/Receipt (NDR) genoemd. Het is een geautomatiseerd bericht van de e-mailserver van de ontvanger met details over het specifieke probleem met de e-mailaflevering.

Als je marketing e-mail of één-op-één e-mail meerdere ontvangers bevatte, maar één of meer contactpersonen mislukte e-mail, zal HubSpot nog steeds proberen je e-mail bij de resterende geldige contactpersonen af te leveren. Volledige details over het type mislukte e-mail en de serverreactie zijn beschikbaar op het tabblad Ontvangers van verzonden marketinge-mails.

Marketing e-mails

Wanneer contactpersonen hard bouncen op een marketing e-mail, laat HubSpot ze vallen als ontvangers van toekomstige marketing e-mails. Dit beschermt de reputatie van je e-mailverzending door mislukte e-mails in de toekomst te voorkomen. Als geldige contactpersonen op marketinge-mails mislukte e-mail ontvangen, wordt het inkomende bericht waarschijnlijk geblokkeerd door een beveiligingsfilter.

Het probleem oplossen:

• Vraag de contactpersoon om samen te werken met hun IT-team om jouw versturende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst.
• Zodra het IT-team je versturende IP-adres heeft toegevoegd aan hun toestemmingslijst, kun je de status 'niet bezorgbaar' ongedaan maken in je Hubspot account.

Eén-op-één e-mails

Voor e-mails die zijn verzonden via een gekoppelde inbox, zijn mislukte e-mail details beschikbaar in de e-mail interactie op de tijdlijn van de contactpersoon. Een mislukte e-mail voor een één-op-één verkoopbericht dat vanuit HubSpot CRM is verzonden, toont minder informatie dan een marketingbericht omdat het is verzonden via een verbonden inbox.Je ontvangt een mislukte e-mail met de volledige reactie op de bounce in je eigen inbox.

Let op: HubSpot probeert mislukte e-mails van één-op-één e-mails en e-mails verzonden via de sequentie-tool te detecteren, maar sommige mislukte e-mails geven niet genoeg informatie voor HubSpot om de hoofdoorzaak van de mislukte verzending volledig te identificeren. Mislukte e-mails die buiten HubSpot zijn verzonden, worden niet gedetecteerd.

Soorten mislukte e-mails

• Hard bounce: duidt meestal op een permanente fout, maar kan ook worden veroorzaakt door een streng e-mailbeveiligingsfilter. Om de reputatie van je e-mailverzender te beschermen, sluit HubSpot deze contactpersonen uit van toekomstige e-mails.
• Soft bounce: wijst op een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger, of een ander tijdelijk technisch probleem. Contactpersonen die soft bouncen komen in aanmerking om toekomstige e-mails van je te ontvangen.
• Mislukte e-mail: veroorzaakt door een tijdelijk technisch probleem met de verzendende of ontvangende e-mailserver. HubSpot blijft tot 72 uur proberen de e-mail te verzenden. Als het bericht in die tijd niet wordt afgeleverd, wordt het een soft bounce.
• Globale bounce: een harde bounce om een permanente reden over drie of meer HubSpot accounts. Permanente bounces zijn onder andere onbekende gebruiker en mailbox vol. Mislukte e-mails worden verwijderd uit toekomstige e-mails van alle HubSpot accounts.
  

Hard bounce fouten en aanbevelingen

Hieronder staan de mogelijke redenen waarom een contactpersoon hard bouncet:

• Onbekende gebruiker: dit duidt op een permanente fout veroorzaakt door een ongeldig e-mailadres. HubSpot verwijdert contactpersonen automatisch uit toekomstige e-mails als ze om deze reden mislukte e-mail ontvangen. Als een contactpersoon om deze reden mislukt in drie HubSpot accounts, wordt het e-mailadres wereldwijd mislukt.
• Mailbox vol: dit duidt op een permanente fout veroorzaakt door een verlaten e-mailinbox. HubSpot verwijdert contactpersonen automatisch uit toekomstige e-mails als ze om deze reden mislukte e-mail ontvangen. Als een contactpersoon om deze reden mislukt in drie HubSpot accounts, wordt het e-mailadres wereldwijd mislukt.

• Inhoud: iets in de e-mailtekst of het onderwerp heeft spamfilters geactiveerd. Om het probleem op te lossen, vraagt u de contactpersoon om uw verzendende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst en vervolgens de status 'niet bezorgbaar' ongedaan te maken in Hubspot.

• Spam: iets in de hoofdtekst, het onderwerp of het Van-adres van de e-mail is door de e-mailserver van de ontvanger geclassificeerd als spam. Om het probleem op te lossen, vraagt u de contactpersoon om uw verzendende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst en vervolgens de status 'niet bezorgbaar' ongedaan te maken in Hubspot.

• Beleid: de e-mail kwam niet door een van de beveiligingsbeleidsregels van de server van de ontvanger, maar het is niet expliciet welke. Dit omvat DMARC; DKIM, en SPF authenticatie mislukkingen. Om het probleem op te lossen, vraagt u de contactpersoon om uw verzendende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst en vervolgens de status 'niet bezorgbaar' ongedaan te maken in Hubspot.

• Overig: dit geldt ook voor algemene mislukte e-mails of als het antwoord van de e-mailserver van de ontvanger niet specifiek genoeg was om de mislukte e-mail te categoriseren. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw verzendende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst en vervolgens de status 'niet bezorgbaar' ongedaan te maken in Hubspot.

Je kunt de mislukte e-mail voor een contactpersoon bekijken op het tabblad Ontvangers van een verzonden e-mail:

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Marketing-e-mail.
• Klik op de naam van je e-mail met daarin contactpersonen die mislukte e-mail.
• Klik op het tabblad Ontvangers .
• Klik in het linker zijbalkmenu op Mislukte e-mail.
• Klik op een ontvanger om meer details te zien over waarom de e-mail is mislukt. In de kolom Reden kun je het probleem bekijken dat HubSpot tegenkwam toen het probeerde je e-mail bij de ontvanger af te leveren.

Je kunt ook de waarde van een contactpersoon bekijken in de eigenschapEmail hard bounce reason.

Let op: als een e-mail naar een contactpersoon globaal is mislukt, maar geen van de e-mails die je vanuit je HubSpot account naar de contactpersoon hebt gestuurd zijn mislukt, dan heeft de eigenschap Email hard bounce reason geen bijbehorende waarde.

Soft bounce fouten en aanbevelingen

• Tijdelijk technisch probleem met de e-mail van de ontvanger: de server van de ontvanger kan overbelast zijn, een time-out hebben of configuratiewijzigingen ondergaan waardoor het bericht niet kon worden geaccepteerd. Maak een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Probeer voor een één-op-één-verkoopmail het bericht op een later tijdstip nogmaals te verzenden.

• Afgewezen door de e-mailbeveiligingsfilter van de ontvanger: er is een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger of de verzend-IP-adressen van HubSpot. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw versturende IP-adressen toe te voegen aan hun toestemmingslijst. Maak vervolgens een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Voor een één-op-één sales e-mail, probeer je bericht op een later tijdstip nogmaals te versturen.

• Je IT-team heeft HubSpot geen toestemming gegeven om namens jou e-mails te versturen: je IT-team heeft een aangepast DMARC-beleid ingesteld dat moet worden bijgewerkt om HubSpot erin op te nemen. Neem contact op met je IT-team en stuur ze documentatie over het gebruik van een DMARC-beleid met HubSpot.

• Tijdelijk technisch probleem: er kan een tijdelijk technisch probleem zijn geweest met de e-mailserver van de ontvanger of de e-mailserver van Hubspot. Maak een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betreffende contactpersonen. Probeer voor een één-op-één verkoop-e-mail je bericht op een later tijdstip nogmaals te verzenden.