Typer af returnerede e-mails

En afvist e-mail er en e-mail, der er sendt, men som ikke kan leveres til modtagerens e-mail-server. Dette kan ske, hvis serveren ikke findes, eller hvis serveren ikke kan modtage e-mailen. Når dette sker, sender modtagerens e-mail-server en automatisk besked, kaldet en Non-Delivery Report (NDR), med yderligere oplysninger om problemet.

Returnerede e-mails vedrører problemer med en bestemt modtager. Hvis du sender en e-mail til flere modtagere, kan den blive returneret for nogle kontakter og leveret til andre. For marketing-e-mails kan du læse mere om, hvilke modtagere der har returneret e-mailen, under fanen »Modtagere« på siden med e-mail-præstationer.

Bemærk: HubSpot-brugere, hvis e-mailadresser giver en hard bounce i HubSpot, vil ikke kunne modtage notifikations-e-mails, før bouncen er fjernet.

Markedsførings-e-mails

Når kontakter returneres som "hard bounce" på en marketing-e-mail, fjerner HubSpot dem som modtagere af fremtidige marketing-e-mails. Dette beskytter din omdømme som afsender ved at forhindre fremtidige returneringer. Hvis gyldige kontakter returneres på marketing-e-mails, er der sandsynligvis et sikkerhedsfilter, der blokerer den indgående besked.

Sådan løser du hard bounces forårsaget af sikkerhedsfiltre:

1. Bed kontakten om at samarbejde med deres IT-team for at tilføje dine afsender-IP-adresser til deres tilladelsesliste.
2. Når deres IT-team har tilføjet din afsender-IP-adresse til deres tilladelsesliste, skal du fjerne kontakten fra listen over afvisninger i din HubSpot-konto.
3. Hvis du ikke kan fjerne kontakten fra listen over afviste e-mails, skal du kontakte HubSpot-support.

Læs mere om, hvordan du løser andre problemer, der forårsager hard bounces.

En-til-en-e-mails

For e-mails, der sendes via en tilknyttet indbakke, kan du se detaljer om afvisningen under e-mail-engagement på kontaktens tidslinje. En afvisning af en personlig salgs-e-mail, der er sendt fra HubSpot CRM, viser færre oplysninger end en marketing-e-mail, da den sendes via en tilknyttet indbakke.Du modtager en afvisnings-e-mail med det fulde afvisningssvar i din egen indbakke.

Bemærk: HubSpot tilstræber at registrere afvisninger af individuelle e-mails og e-mails sendt via sekvensværktøjet, men nogle afviste e-mails giver ikke tilstrækkelige oplysninger til, at HubSpot fuldt ud kan identificere årsagen til den mislykkede afsendelse. Afvisninger af e-mails sendt uden for HubSpot registreres ikke.

Typer af afvisninger

• Hard bounce: indikerer normalt en permanent fejl, men kan også skyldes et strengt e-mail-sikkerhedsfilter. For at beskytte din afsenderreputation udelukker HubSpot disse kontakter fra fremtidige e-mails.
• Soft bounce: indikerer et midlertidigt problem med modtagerens server eller et andet midlertidigt teknisk problem. Kontakter, der får en soft bounce, kan modtage fremtidige e-mails.
• Pending bounce: forårsaget af et midlertidigt teknisk problem med enten den afsendende eller den modtagende e-mail-server. HubSpot fortsætter med at forsøge at sende e-mailen i op til 72 timer. Hvis meddelelsen ikke leveres i løbet af denne periode, bliver den til en soft bounce.
• Global bounce: en hard bounce på tværs af tre eller flere HubSpot-konti af en permanent årsag, f.eks. ukendt bruger eller fuld postkasse. Globale afvisninger fjernes fra fremtidige e-mails på tværs af alle HubSpot-konti for at forhindre skade på afsenderens omdømme. Hvis du mener, at en e-mailadresse, der er markeret som en global afvisning, er gyldig, skal du kontakte HubSpot-support med et skærmbillede af en e-mail, du har modtaget fra den afviste adresse, der viser afsender, modtager samt afsendelsesdato og -tidspunkt.

Fejl ved hårde afvisninger og anbefalinger

Nedenfor er angivet de mulige årsager til, at en kontakt har givet en hard bounce:

• Ukendt bruger: Denne e-mailadresse er ugyldig. HubSpot fjerner automatisk kontakter fra fremtidige e-mails, hvis de returneres af denne årsag. Hvis en kontakt returneres af denne årsag på tværs af tre HubSpot-konti, markeres e-mailadressen som globalt returneret.

• Fuld indbakke: En indbakke, der er inaktiv, eller som i lang tid har overskredet sin lagerkvote. HubSpot fjerner automatisk kontakter fra fremtidige e-mails, hvis de returneres af denne årsag. Hvis en kontakt returneres af denne årsag på tværs af tre HubSpot-konti, markeres e-mailadressen som globalt returneret.

• Indhold: noget i e-mailens brødtekst eller emnefelt har udløst spamfiltre. For at løse problemet skal du bede kontakten om at tilføje dine afsender-IP-adresser til deres tilladelsesliste og derefter fjerne kontakten fra afvisningslisten i HubSpot.

• Spam: noget i e-mailens indhold eller afsenderens omdømme medfører, at e-mailen markeres som spam af modtagerens e-mailserver. For at reducere fremtidige afvisninger skal du følge de bedste fremgangsmåder for e-mail-leverbarhed. For at løse problemet for en bestemt kontakt skal du bede vedkommende om at tilføje dine afsender-IP-adresser til sin tilladelsesliste og derefter fjerne kontakten fra afvisningslisten i HubSpot.

• Politik: E-mailen overholdt ikke en af modtagerens servers sikkerhedspolitikker, men det fremgår ikke klart, hvilken. Dette omfatter fejl i DMARC-, DKIM- og SPF-autentificering. For at løse problemet skal du bede kontakten om at tilføje dine afsender-IP-adresser til deres tilladelsesliste og derefter fjerne kontakten fra afvisningslisten i HubSpot.

• Andet: Dette omfatter alle globale afvisninger, eller hvis svaret fra modtagerens e-mail-server ikke var specifikt nok til at kategorisere afvisningen. For at løse problemet skal du bede kontakten om at tilføje dine afsender-IP-adresser til deres tilladelsesliste og derefter fjerne kontakten fra afvisningslisten i HubSpot.

Du kan se detaljerne om afvisningen for en kontakt under fanen »Modtagere« i en sendt e-mail:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Marketing > E-mail. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Marketing > E-mail.
2. Klik på navnet på den e-mail, der indeholdt kontakter, der blev afvist.
3. Klik på fanen Modtagere .
4. Klik på " Returneret" i menuen i venstre sidepanel.
5. Klik på en modtager for at se flere detaljer om, hvorfor e-mailen blev returneret. Under kolonnen Årsag kan du se, hvilket problem HubSpot stødte på, da det forsøgte at levere din e-mail til modtageren.

Du kan også se en kontakts værdi i egenskaben"Årsag til hard bounce".

Bemærk: Hvis en e-mail til en kontakt er blevet afvist globalt, men ingen af de e-mails, du har sendt til kontakten fra din HubSpot-konto, er blevet afvist, vil egenskaben "Årsag til hard bounce" ikke have en tilknyttet værdi.

Fejl ved bløde afvisninger og anbefalinger

• Midlertidigt teknisk problem med modtagerens e-mail: Modtagerensserver kan være overbelastet, have nået tidsgrænsen eller være under konfigurationsændringer, der har forhindret den i at modtage beskeden. Opret en kopi af den oprindelige e-mail, og send den til de berørte kontakter på et senere tidspunkt. Ved en én-til-én-salgs-e-mail kan du prøve at sende din besked igen på et senere tidspunkt.

• Afvist af modtagerens e-mail-sikkerhedsfilter: Der er et midlertidigt problem med modtagerens server eller HubSpots afsender-IP-adresser. For at løse problemet skal du bede kontakten om at tilføje dine afsender-IP-adresser til deres tilladelsesliste. Opret derefter en kopi af den oprindelige e-mail, og send den til de berørte kontakter på et senere tidspunkt. Hvis der er tale om en personlig salgs-e-mail, kan du prøve at sende din besked igen på et senere tidspunkt.

• Dit IT-team har ikke godkendt, at HubSpot sender e-mails på dine vegne: Dit IT-team har oprettet en brugerdefineret DMARC-politik, der skal opdateres, så HubSpot inkluderes. Kontakt dit IT-team og send dem dokumentation om brug af en DMARC-politik med HubSpot. Det anbefales også at kontrollere, at dine SPF- og DKIM-poster er konfigureret korrekt.

• Midlertidigt teknisk problem: Der kan have været et midlertidigt teknisk problem med modtagerens e-mail-server eller HubSpots e-mail-server. Opret en kopi af den oprindelige e-mail, og send den til de berørte kontakter på et senere tidspunkt. Hvis der er tale om en personlig salgs-e-mail, kan du prøve at sende din besked igen på et senere tidspunkt.

• Fejlkonfiguration af postkasse: Modtagerens postkasse er midlertidigt utilgængelig, f.eks. fordi lagerkvoten er overskredet, eller fordi den er fyldt i en kort periode. Opret en kopi af den oprindelige e-mail, og send den til de berørte kontakter på et senere tidspunkt. Hvis der er tale om en personlig salgs-e-mail, kan du prøve at sende din besked igen på et senere tidspunkt.

• Beskeden er for kompleks: E-mailen blev afvist af modtagerens server, fordi den indeholdt for mange elementer, såsom brugerdefineret HTML, billeder eller links. Reducer e-mailens kompleksitet, før du prøver igen, eller send den som en e-mail i almindelig tekst.