Rodzaje odrzuconych wiadomości e-mail

Wiadomość e-mail, która została odrzucona, to taka, która została wysłana, ale nie może zostać dostarczona na serwer pocztowy odbiorcy. Może się to zdarzyć, gdy serwer nie istnieje lub gdy serwer nie może przyjąć wiadomości. W takiej sytuacji serwer pocztowy odbiorcy wysyła automatyczną wiadomość zwaną raportem o niedostarczeniu (NDR), zawierającą więcej szczegółów na temat problemu.

Odbicia dotyczą problemów z konkretnym odbiorcą. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do wielu odbiorców, może ona zostać odrzucona w przypadku niektórych kontaktów, a do innych dotrzeć. W przypadku wiadomości marketingowych więcej informacji o tym, którzy odbiorcy odrzucili wiadomość, znajdziesz w zakładce „Odbiorcy” na stronie poświęconej skuteczności wiadomości.

Uwaga: Użytkownicy HubSpot, których adresy e-mail generują twarde odrzucenia w systemie HubSpot, nie będą mogli otrzymywać wiadomości e-mail z powiadomieniami do momentu usunięcia odrzucenia.

E-maile marketingowe

Gdy kontakty generują twardy błąd zwrotu w wiadomości marketingowej, HubSpot usuwa je z listy odbiorców przyszłych wiadomości marketingowych. Chroni to reputację nadawcy, zapobiegając przyszłym błędom zwrotu. Jeśli prawidłowe kontakty generują twardy błąd zwrotu w wiadomościach marketingowych, prawdopodobnie filtr bezpieczeństwa blokuje przychodzącą wiadomość.

Aby rozwiązać problem twardych odrzuceń spowodowanych przez filtry bezpieczeństwa:

1. Poproś kontakt, aby skontaktował się ze swoim zespołem IT w celu dodania Twoich adresów IP nadawczych do listy dozwolonych adresów.
2. Gdy zespół IT doda adresy IP, z których wysyłasz wiadomości, do listy dozwolonych, usuń oznaczenie „twardy odrzut” dla tego kontaktu na swoim koncie HubSpot.
3. Jeśli nie możesz usunąć statusu „hard bounce” dla danego kontaktu, skontaktuj się z pomocą techniczną HubSpot.

Dowiedz się więcej o rozwiązywaniu innych problemów powodujących twarde odbicia.

Wiadomości e-mail typu „jeden do jednego”

W przypadku wiadomości e-mail wysyłanych za pośrednictwem połączonej skrzynki odbiorczej szczegóły dotyczące odrzucenia są dostępne w sekcji „Zaangażowanie w wiadomości e-mail” na osi czasu kontaktu. Odrzucenie indywidualnej wiadomości e-mail o charakterze sprzedażowym wysłanej z HubSpot CRM będzie zawierało mniej informacji niż w przypadku wiadomości marketingowej, ponieważ została ona wysłana za pośrednictwem połączonej skrzynki odbiorczej.Otrzymasz wiadomość zwrotną z pełną treścią odpowiedzi o odrzuceniu na swoją skrzynkę odbiorczą.

Uwaga: HubSpot stara się wykrywać odrzucenia wiadomości e-mail wysyłanych indywidualnie oraz wiadomości wysyłanych za pośrednictwem narzędzia sekwencji, jednak niektóre odrzucone wiadomości nie zawierają wystarczających informacji, aby HubSpot mógł w pełni zidentyfikować przyczynę niepowodzenia wysyłki. Odrzucenia wiadomości e-mail wysyłanych poza platformą HubSpot nie będą wykrywane.

Rodzaje odrzuceń

• Odrzucenie twarde: zazwyczaj wskazuje na trwały błąd, ale może być również spowodowane rygorystycznym filtrem bezpieczeństwa poczty elektronicznej. Aby chronić reputację nadawcy wiadomości e-mail, HubSpot wyklucza te kontakty z przyszłych wiadomości e-mail.
• Miękkie odrzucenie: wskazuje na tymczasowy problem z serwerem odbiorcy lub inną tymczasową usterkę techniczną. Kontakty, które odnotowały miękkie odrzucenie, mogą otrzymywać przyszłe wiadomości e-mail.
• Odrzucenie oczekujące: spowodowane tymczasowym problemem technicznym po stronie serwera wysyłającego lub odbierającego wiadomości e-mail. HubSpot kontynuuje próby wysłania wiadomości przez maksymalnie 72 godziny. Jeśli wiadomość nie zostanie dostarczona w tym czasie, staje się odrzuceniem miękkim.
• Globalny bounce: twardy bounce występujący na trzech lub więcej kontach HubSpot z przyczyny trwałej, takiej jak nieznany użytkownik lub przepełniona skrzynka pocztowa. Adresy z globalnym odrzuceniem są pomijane w przyszłych wiadomościach e-mail na wszystkich kontach HubSpot, aby zapobiec pogorszeniu reputacji nadawcy. Jeśli uważasz, że adres e-mail oznaczony jako globalne odrzucenie jest prawidłowy, skontaktuj się z pomocą techniczną HubSpot, przesyłając zrzut ekranu wiadomości e-mail otrzymanej z tego adresu, na którym widoczne są dane nadawcy, odbiorcy oraz data i godzina wysłania.

Błędy twardych odrzuceń i zalecenia

Poniżej przedstawiono możliwe przyczyny wystąpienia twardego odrzucenia kontaktu:

• Nieznany użytkownik: ten adres e-mail jest nieprawidłowy. HubSpot automatycznie usuwa kontakty z przyszłych wysyłek, jeśli odbijają się z tego powodu. Jeśli kontakt odbije się z tego powodu na trzech kontach HubSpot, adres e-mail zostanie globalnie zablokowany.

• Pełna skrzynka odbiorcza: skrzynka odbiorcza jest nieaktywna lub od dłuższego czasu przekroczyła limit miejsca. HubSpot automatycznie usuwa kontakty z przyszłych wiadomości e-mail, jeśli zwracają się z tego powodu. Jeśli kontakt zwraca się z tego powodu na trzech kontach HubSpot, adres e-mail zostaje globalnie oznaczony jako zwracany.

• Treść: coś w treści wiadomości e-mail lub w temacie uruchomiło filtry antyspamowe. Aby rozwiązać ten problem, poproś kontakt o dodanie Twoich adresów IP nadawców do swojej listy dozwolonych nadawców, a następnie usuń kontakt z listy odrzuconych w HubSpot.

• Spam: coś w treści wiadomości e-mail lub reputacja nadawcy powoduje, że wiadomość jest oznaczana jako spam przez serwer pocztowy odbiorcy. Aby ograniczyć przyszłe odrzucenia, postępuj zgodnie z najlepszymi praktykami dotyczącymi dostarczalności wiadomości e-mail. Aby rozwiązać problem w przypadku konkretnego kontaktu, poproś go o dodanie Twoich adresów IP nadawczych do listy dozwolonych, a następnie usuń oznaczenie o odrzuceniu dla tego kontaktu w HubSpot.

• Zasady bezpieczeństwa: wiadomość e-mail nie spełniła jednej z zasad bezpieczeństwa serwera odbiorcy, ale nie jest jasne, której konkretnie. Obejmuje to niepowodzenia w uwierzytelnianiu DMARC, DKIM i SPF. Aby rozwiązać problem, poproś kontakt o dodanie Twoich adresów IP nadawczych do jego listy dozwolonych adresów, a następnie usuń oznaczenie odbicia dla tego kontaktu w HubSpot.

• Inne: obejmuje to wszelkie globalne odrzucenia lub sytuacje, w których odpowiedź z serwera pocztowego odbiorcy nie była wystarczająco szczegółowa, aby sklasyfikować odrzucenie. Aby rozwiązać ten problem, poproś kontakt o dodanie Twoich adresów IP nadawczych do listy dozwolonych, a następnie usuń oznaczenie odrzucenia dla tego kontaktu w HubSpot.

Szczegóły dotyczące odrzucenia wiadomości dla danego kontaktu można sprawdzić w zakładce „Odbiorcy ” wysłanej wiadomości e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Marketing > E-mail. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Marketing > E-mail.
2. Kliknij nazwę wiadomości e-mail, która zawierała kontakty, od których nastąpił zwrot.
3. Kliknij kartę „Odbiorcy ”.
4. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Odbite”.
5. Kliknij odbiorcę, aby wyświetlić więcej szczegółów dotyczących przyczyny odrzucenia wiadomości. W kolumnie „Powód” możesz sprawdzić problem, który napotkał HubSpot podczas próby dostarczenia wiadomości e-mail do odbiorcy.

Możesz również sprawdzić wartość kontaktu w właściwości„Powód twardego odrzucenia wiadomości e-mail”.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mailwysłana do kontaktu została globalnie odrzucona, ale żadna z wiadomości wysłanych do tego kontaktu z konta HubSpot nie zakończyła się twardym odrzuceniem, wówczas właściwość „Powód twardego odrzucenia wiadomości e-mail ” nie będzie miała przypisanej wartości.

Błędy miękkiego odrzucenia i zalecenia

• Tymczasowy problem techniczny z pocztą odbiorcy: serwer odbiorcy może być przeciążony, może wystąpić przekroczenie limitu czasu lub mogą być wprowadzane zmiany w konfiguracji, które uniemożliwiły przyjęcie wiadomości. Utwórz kopię oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij ją do tych kontaktów w późniejszym terminie. W przypadku indywidualnej wiadomości e-mailowej o charakterze sprzedażowym spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.

• Odrzucone przez filtr bezpieczeństwa poczty odbiorcy: występuje tymczasowy problem z serwerem odbiorcy lub adresami IP wysyłającymi z HubSpot. Aby rozwiązać problem, poproś kontakt o dodanie Twoich adresów IP wysyłających do listy dozwolonych. Następnie utwórz kopię oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij ją do odpowiednich kontaktów w późniejszym terminie. W przypadku indywidualnej wiadomości e-mailowej o charakterze sprzedażowym spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.

• Twój zespół IT nie autoryzował HubSpot do wysyłania wiadomości e-mail w Twoim imieniu: Twój zespół IT skonfigurował niestandardową politykę DMARC, którą należy zaktualizować, aby uwzględnić HubSpot. Skontaktuj się ze swoim zespołem IT, aby przesłać mu dokumentację dotyczącą korzystania z polityki DMARC w HubSpot.

• Tymczasowy problem techniczny: mogła wystąpić tymczasowa usterka techniczna na serwerze pocztowym odbiorcy lub serwerze pocztowym HubSpot. Utwórz kopię oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij ją do osób, których to dotyczy, w późniejszym terminie. W przypadku indywidualnej wiadomości sprzedażowej spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.

• Błędna konfiguracja skrzynki pocztowej: skrzynka pocztowa odbiorcy jest chwilowo niedostępna z takich powodów, jak przekroczenie limitu miejsca lub krótkotrwałe zapełnienie skrzynki. Utwórz kopię oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij ją do osób, których to dotyczy, w późniejszym terminie. W przypadku indywidualnej wiadomości sprzedażowej spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.