Types de rejets d'e-mails

Un e-mail rejeté est un e-mail envoyé, mais qui ne peut pas être remis au serveur de messagerie du destinataire. Cela peut se produire lorsque le serveur n’existe pas ou lorsqu’il ne peut pas accepter l’e-mail. Lorsque cela se produit, le serveur de messagerie du destinataire enverra un message automatisé appelé Rapport de non-livraison (NDR) contenant plus de détails sur le problème.

Les rejets font référence à des problèmes avec un destinataire spécifique. Si vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires, il peut être rejeté pour certains contacts et remis à d’autres. Pour les e-mails marketing, vous pouvez en savoir plus sur les destinataires rejetés dans l’onglet Destinataires de la page de performance des e-mails. 

Remarque : Les utilisateurs HubSpot dont les adresses e-mail ont été soumises à un rejet permanent dans HubSpot ne pourront pas recevoir d’e-mails de notification tant que le rejet n’aura pas été supprimé. 

E-mails marketing

En cas de rejet permanent des contacts sur un e-mail marketing, HubSpot exclut ces contacts de la liste de destinataires d’e-mails marketing futurs. Cela permet de protéger votre réputation d'envoi d'e-mails et d'empêcher les rejets futurs. Si les e-mails marketing font l’objet d’un rejet pour des contacts valides, un filtre de sécurité bloque sans doute le message entrant.

Pour résoudre les rejets permanents causés par les filtres de sécurité :

1. Demandez au contact de consulter son équipe informatique pour ajouter vos adresses IP d’envoi à sa liste d’inclusion.
2. Une fois que l’équipe informatique a ajouté à la liste d’inclusion votre adresse, vous pouvez réactiver des envois d’e-mails pour ce contact dans votre compte HubSpot.
3. Si vous ne parvenez pas à réactiver le réactivation des envois d’e-mails pour ce contact, contactez le support HubSpot. 

Découvrez-en davantage sur la résolution d’autres problèmes à l’origine des rejets permanents.

E-mails individuels

Pour les e-mails envoyés via une boîte de réception connectée, les détails de rejet sont disponibles dans l’engagement de l’e-mail sur la chronologie du contact. Un rejet pour un e-mail commercial individuel envoyé depuis le CRM de HubSpot contiendra moins d’informations qu’un e-mail marketing, car il est envoyé via une boîte de réception connectée. Vous recevrez un e-mail de rejet avec la réponse complète du rejet dans votre propre boîte de réception.

Remarque : HubSpot cherche à détecter les rejets d'e-mails individuels et d'e-mails envoyés via l'outil Séquences, mais certains e-mails rejetés ne fournissent pas suffisamment d'informations pour que HubSpot puisse identifier la cause première de l'échec de l'envoi. Les rejets d'e-mails envoyés en dehors de HubSpot ne seront pas détectés.

Types de rejets

• Rejet permanent : indique généralement une erreur permanente, mais peut également être causé par un filtre de sécurité d’e-mail strict. Pour protéger votre réputation en tant qu’expéditeur, HubSpot exclut ces contacts de futurs e-mails.
• Rejet temporaire : indique un problème temporaire avec le serveur du destinataire ou un autre problème technique temporaire. Les contacts faisant l’objet d’un rejet temporaire pourront recevoir de futurs e-mails.
• Rejet en attente : causé par un problème technique temporaire avec le serveur de messagerie d'envoi ou de réception. HubSpot tentera d'envoyer l'e-mail pendant 72 heures au maximum. Si le message n'est pas remis durant cette période, il devient un rejet temporaire.
• Rejet global : un rejet permanent sur au moins trois comptes HubSpot pour une raison permanente, comme un utilisateur inconnu ou une boîte aux lettres pleine. Les rejets globaux sont exclus de futurs e-mails sur tous les comptes HubSpot afin d’éviter de nuire à la réputation de l’expéditeur. Si vous pensez qu’une adresse e-mail signalée comme un rejet global est valide, contactez le support HubSpot avec une capture d’écran d’un e-mail que vous avez reçu de l’adresse rejetée indiquant l’expéditeur, le destinataire et l’heure d’envoi & . 

Erreurs et recommandations relatives aux rejets permanents

Les éventuelles raisons pour lesquelles un contact a été associé à un rejet permanent sont présentées ci-dessous :

• Utilisateur inconnu : cette adresse e-mail n’est pas valide. HubSpot exclut automatiquement les contacts d’e-mails futurs s’ils sont rejetés pour cette raison. Si un contact est rejeté pour cette raison sur trois comptes HubSpot, l’adresse e-mail est globalement rejetée.

• Messagerie pleine : une boîte de réception inactive ou qui a dépassé son quota de stockage pendant une longue période. HubSpot exclut automatiquement les contacts d’e-mails futurs s’ils sont rejetés pour cette raison. Si un contact est rejeté pour cette raison sur trois comptes HubSpot, l’adresse e-mail est globalement rejetée.

• Contenu : quelque chose dans le corps de l'e-mail ou l'objet a déclenché des filtres anti-spam. Pour résoudre ce problème, demandez au contact d’ajouter vos adresses IP d’envoi à sa liste d’inclusion, puis réactivez la réactivation des envois d’e-mails pour ce contact dans HubSpot.

• Spam : une partie du contenu de l’e-mail ou de la réputation de l’expéditeur fait que l’e-mail est signalé comme spam par le serveur de messagerie du destinataire. Afin de réduire les rejets futurs, suivez les meilleures pratiques en matière de délivrabilité des e-mails. Pour résoudre le problème d’un contact spécifique, demandez-lui d’ajouter vos adresses IP d’envoi à sa liste d’inclusion, puis réactivez la réactivation des envois d’e-mails pour ce contact dans HubSpot.

• Politique : l'e-mail ne remplit pas les conditions des politiques de sécurité du serveur du destinataire, sans savoir exactement laquelle. Cela comprend les échecs d'authentification DMARC, DKIM et SPF. Pour résoudre ce problème, demandez au contact d’ajouter vos adresses IP d’envoi à sa liste d’inclusion, puis réactivez la réactivation des envois d’e-mails pour ce contact dans HubSpot.

• Autre : cela inclut tout rejet global ou si la réponse du serveur de messagerie du destinataire n'a pas été suffisamment spécifique pour classer le rejet. Pour résoudre ce problème, demandez au contact d’ajouter vos adresses IP d’envoi à sa liste d’inclusion, puis réactivez la réactivation des envois d’e-mails pour ce contact dans HubSpot.

Vous pouvez consulter les détails du rejet pour un contact dans l'onglet Destinataires d'un e-mail envoyé :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Marketing > E-mail. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Marketing > E-mail.
2. Cliquez sur le nom de votre e-mail incluant des contacts associés à un rejet permanent.
3. Cliquez sur l'onglet Destinataires.
4. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur E-mails rejetés.
5. Cliquez sur un destinataire pour afficher plus de détails sur le motif du rejet permanent. Dans la colonne Motif, vous pouvez examiner le problème rencontré par HubSpot lors de la tentative de livraison de votre e-mail au destinataire.

Vous pouvez également afficher la valeur d’un contact dans la propriété Raison du rejet permanent de l’e-mail. 

Remarque : Si un e-mail envoyé à un contact a été rejeté globalement, mais qu'aucun des e-mails que vous avez envoyés à ce contact depuis votre compte HubSpot n'a été rejeté, la propriété Raison du rejet forcé de l'e-mail n'aura pas de valeur associée.

Erreurs et recommandations relatives aux rejets temporaires

• Problème technique temporaire avec l'adresse e-mail du destinataire : le serveur du destinataire peut être surchargé, interrompu ou en cours de modification de sa configuration, ce qui l'empêche d'accepter le message. Créez un clone de l’e-mail initial et envoyez-le aux contacts affectés à une date ultérieure. Pour un e-mail de vente individuel, essayez d’envoyer à nouveau votre message à une date ultérieure.

• Rejeté par le filtre de sécurité de messagerie du destinataire : il existe un problème temporaire avec le serveur du destinataire ou les adresses IP d'envoi de HubSpot. Pour résoudre ce problème, demandez au contact d’ajouter vos adresses IP d’envoi à sa liste d’inclusion. Créez ensuite un clone de l’e-mail initial et envoyez-le aux contacts affectés à une date ultérieure. Pour un e-mail de vente individuel, essayez d’envoyer à nouveau votre message à une date ultérieure.

• Votre équipe informatique n’a pas autorisé HubSpot à envoyer des e-mails en votre nom : votre équipe informatique a configuré un protocole DMARC qui doit être mis à jour pour inclure HubSpot. Contactez votre équipe informatique pour lui envoyer une documentation sur l’utilisation d’un protocole DMARC avec HubSpot.

• Problème technique temporaire : il peut y avoir un problème technique temporaire avec le serveur de messagerie du destinataire ou celui de HubSpot. Créez un clone de l’e-mail initial et envoyez-le aux contacts affectés à une date ultérieure. Pour un e-mail de vente individuel, essayez d’envoyer à nouveau votre message à une date ultérieure.

• Configuration erronée de la boîte aux lettres : la boîte aux lettres du destinataire est temporairement indisponible, par exemple en raison d’un dépassement de son quota de stockage ou d’une courte période de remplissage. Créez un clone de l’e-mail initial et envoyez-le aux contacts affectés à une date ultérieure. Pour un e-mail de vente individuel, essayez d’envoyer à nouveau votre message à une date ultérieure.