Ontdek waarom contactpersonen geen marketingmails hebben ontvangen

Nadat je een marketingmail vanuit HubSpot hebt verzonden, kun je de prestaties ervan analyseren of de contactrecords bekijken om te zien welke contacten de e-mail hebben ontvangen. Als een e-mail als ‘bezorgd’ wordt gemarkeerd, maar het contact deze niet in zijn of haar inbox kan vinden, heeft dit meestal te maken met spamfilters, de plaatsing in de inbox of de beveiligingsinstellingen voor e-mail.

In dit artikel wordt uitgelegd waarom een bezorgde marketingmail mogelijk niet in de inbox van een ontvanger verschijnt. Lees meer over de redenen waarom een ontvanger een marketingmail niet zou ontvangen.

Controleer of een marketingmail is afgeleverd

Als een ontvanger een marketing-e-mail niet heeft ontvangen, kun je controleren of de e-mail met succes is afgeleverd op zijn of haar e-mailserver. Het wordt aanbevolen om enkele minuten te wachten nadat de e-mail is verzonden, om er zeker van te zijn dat de verwerking is voltooid.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van de contactpersoon.
3. Klik bovenaan het contactrecord op het tabblad Activiteiten .
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Filteren op' en vink het selectievakje naast 'Marketingmails' aan. Om het proces te versnellen, schakelt u de selectievakjes naast alle andere activiteitstypen uit.
5. Zoek de marketing-e-mail die de contactpersoon niet heeft ontvangen en controleer of deze is verzonden en afgeleverd. Lees meer over de redenen waarom een contactpersoon geen marketing-e-mail zou ontvangen.

Begrijp waarom bezorgde e-mails mogelijk niet in de inbox van een ontvanger verschijnen

Er zijn twee belangrijke redenen waarom de contactpersoon de marketing-e-mail mogelijk niet in zijn of haar inbox ziet, ook al is deze gemarkeerd als bezorgd:

• De e-mail is naar de spam- of ongewenste e-mailmap van de ontvanger gestuurd.
• Het beveiligingsfilter van de ontvanger heeft de e-mail in quarantaine geplaatst en voorkomen dat deze in de inbox van de ontvanger terechtkwam.

In beide gevallen ontvangt de server van HubSpot nog steeds een bevestiging van de server van de ontvanger dat de e-mail is geaccepteerd. Marketing-e-mails aan deze ontvangers worden in HubSpot nog steeds als bezorgd aangemerkt.

Problemen oplossen wanneer ontvangers bezorgde e-mails niet ontvangen

Als ontvangers contact met je opnemen om te vragen waarom je e-mails niet in hun inbox zijn aangekomen, kun je het volgende aanbevelen:

• Controleer hun spam- of junkmap. Als eerdere e-mails van uw organisatie daar staan, moeten ontvangers deze naar de inbox verplaatsen.
• Controleer eventuele filter- of doorstuurregels die mogelijk hebben verhinderd dat de e-mail de inbox heeft bereikt.
• Als ze Gmail gebruiken, moeten ze het tabblad 'Promoties' controleren. Om toekomstige berichten van uw bedrijf in het tabblad 'Primair' te ontvangen, moeten ze de e-mails die ze van u hebben ontvangen naar dat tabblad verplaatsen.
• Als de e-mails niet in de spam- of junkmap staan, moeten ze samen met hun IT-team nagaan of de e-mail in quarantaine is geplaatst. Geef de ontvanger de onderwerpregel, het afzenderadres, het e-mailadres van de ontvanger en de datum en tijdstempel van de bezorging van de e-mail.
• Bij terugkerende bezorgingsproblemen moeten ontvangers ook:
  • Uw afzenderadres toevoegen aan het adresboek van hun e-mailprogramma.
  • Marketing-e-mails openen die ze wel met succes van u hebben ontvangen en op de links klikken.

• • Hun IT-team vragen om uw verzend-IP's en e-maildomein toe te voegen aan een allowlist.

Geef ontvangers de verzend-IP-adressen om op de allowlist te zetten

Vraag ontvangers om de IP-adressen die HubSpot gebruikt voor het versturen van marketingmails toe te voegen aan de whitelist, zodat uw e-mails hun inbox bereiken.

Om de IP-adressen te vinden die HubSpot gebruikt om marketingmails vanuit uw account te versturen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > E-mail. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > E-mail.
2. Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu E-mailtools en selecteer Toegestane lijst beheren.

3. Klik in het dialoogvenster op 'Kopiëren'. Hiermee worden alle IP-adressen naar uw klembord gekopieerd.
4. Geef het IT-team van de ontvanger die problemen heeft met het ontvangen van je e-mails de volledige lijst met IP-adressen. Zorg ervoor dat de whitelist alle vermelde individuele IP-adressen en -bereiken bevat.
5. Geef het IT-team van de ontvanger het e-mailverzendingsdomein door dat je gebruikt om e-mails vanuit HubSpot te versturen. Als je nog geen e-mailverzendingsdomein hebt gekoppeld, kunnen zij hubspotemail.net toevoegen .

Voorkom toekomstige problemen met de afleverbaarheid van e-mails

Om toekomstige bezorgingsproblemen te helpen voorkomen, wordt aanbevolen om deze best practices voor e-mailbezorging voor afzenders te volgen:

• Koppel je e-mailverzenddomein (niet beschikbaar in accounts die alleen gebruikmaken van de gratis tools van HubSpot).
• Als je een e-mailverzenddomein hebt gekoppeld, zorg er dan voor dat DKIM, SPF-records en je DMARC-beleid correct zijn ingesteld.
• Als je een e-mailverzenddomein hebt gekoppeld, zorg er dan voor dat het afzenderadres dat je voor je e-mails gebruikt, wordt gehost op het e-mailverzenddomein.
• Overweeg om minder verkorte links te gebruiken, aangezien deze kunnen leiden tot een hoger percentage spammeldingen.
• Als u een dedicated IP-adres of een nieuw verzenddomein gebruikt, laat uw domein dan eerst 'opwarmen' voordat u naar grote segmenten met contactpersonen verstuurt.
• Gebruik de tool voor e-mailstatus om eventuele zwakke punten te verhelpen.
• Als e-mails naar een specifiek domein consequent niet worden afgeleverd, verstuur dan geen e-mails naar dat domein totdat u de problemen hebt opgelost.