Inviare via e-mail, Slack o esportare report e dashboard

In HubSpot esistono diversi modi per esportare i rapporti:

• Per i singoli report:
  • È possibile inviare un'e-mail contenente un link al report in HubSpot. Le e-mail possono essere inviate una volta o programmate per essere inviate giornalmente, settimanalmente o mensilmente.
  • È anche possibile esportare un report come file CSV o Excel. Le esportazioni non possono essere programmate su base ricorrente.
• Per le dashboard, è possibile inviare un'e-mail contenente un link a una dashboard in HubSpot. Le e-mail possono essere inviate una volta o programmate per essere inviate giornalmente, settimanalmente o mensilmente.
• Con l'integrazione Slack, è possibile condividere un report in un canale Slack specifico.

Esportazione di un report

Dalla dashboard dei rapporti, è possibile esportare un rapporto come file CSV o Excel, oppure inviarlo via e-mail agli utenti dell'account. È anche possibile programmare l'invio di e-mail di report ricorrenti su base giornaliera, settimanale o mensile. È possibile impostare più email ricorrenti per un singolo report.

Le esportazioni includeranno i campi aggiunti al report:

• I report a oggetto singolo verranno esportati con le proprietà che sono state aggiunte alla sezione Proprietà selezionate della scheda Dati del costruttore di report.
  
  
• I rapporti personalizzati avanzati verranno esportati con i campi aggiunti alla scheda Configura del costruttore di rapporti.
  
  
  

Per esportare un report come file CSV o Excel:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Rapporti.
• Passare il mouse sul rapporto che si desidera esportare, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Esporta.
• Nella finestra di dialogo, inserire un nome per il rapporto nel campo Nome, quindi fare clic sul menu a discesa Formato file per selezionare il formato del file da esportare.
• Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

Per inviare e programmare le e-mail per un singolo report:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Rapporti.
• Passare il mouse sul rapporto che si desidera inviare via e-mail, quindi fare clic su Azioni > Condividi questo rapporto.
  
  
  

• Nella barra laterale destra, impostare i dettagli dell'e-mail:
  • Per inviare l'e-mail una sola volta:
    • Alla voce È un'e-mail ricorrente? assicuratevi che sia selezionato No, questa e-mail sarà inviata solo una volta .

• • • Fare clic sul menu a discesa Destinatari interni, quindi selezionare gli utenti a cui inviare l'e-mail.
    • Nel campo Oggetto email, inserire l'oggetto dell'email che apparirà nella casella di posta del destinatario.
    • Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
    • Per visualizzare l'anteprima del report che i destinatari riceveranno in una nuova scheda, fare clic su Anteprima externalLink.
    • Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia ora.

• • Per inviare l'e-mail su una pianificazione ricorrente:
    • In corrispondenza di È un'e-mail ricorrente? selezionare Sì, questa è un'e-mail ricorrente.
    • Nel campo Soprannome e-mail, inserire un nome interno per l'e-mail.
    • Fare clic sul menu a discesa Destinatari interni, quindi selezionare gli utenti a cui inviare l'e-mail.
    • Nel campo Oggetto email, inserire l'oggetto dell'email che apparirà nella casella di posta del destinatario.
    • Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
    • Fare clic sul menu a discesa Frequenza di consegna, quindi selezionare Giornaliera, Settimanale o Mensile.
    • Se avete selezionato Settimanale o Mensile, fate clic sul menu a discesa Data di consegna e selezionate i giorni o le date in cui volete che l'e-mail venga inviata.
    • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail.
      • I dati del report verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
      • Nella parte inferiore del pannello viene visualizzato un riepilogo delle date di invio delle e-mail.
    • Per visualizzare l'anteprima del report che i destinatari riceveranno in una nuova scheda, fare clic su Anteprima externalLink.
    • Per inviare l'e-mail, fare clic su Pianifica e-mail.

Gestione delle e-mail di report ricorrenti

Se siete un superamministratore o il proprietario di un report, potete modificare ed eliminare un'e-mail ricorrente.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Rapporti.
• Passare il mouse sul rapporto che ha un'email ricorrente, quindi fare clic su Azioni > Gestisci azioni ricorrenti.
• Nella finestra di dialogo, gestire l'email ricorrente:
  • Per modificare i dettagli dell'email, fare clic sul nickname dell'email.
  • Per modificare il proprietario dell'e-mail ricorrente:
    • Passare il mouse sull'e-mail, quindi fare clic su Azioni > Cambia proprietario.

• • • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Proprietario email ricorrente, quindi selezionare un nuovo utente.
    • Fare clic su Cambia proprietario.

• • Per eliminare l'e-mail ricorrente:
    • Passare il mouse sull'email, quindi fare clic su Azioni > Elimina.
    • Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina email ricorrente.

Nota bene: un'e-mail ricorrente deve essere eliminata almeno due ore prima del suo invio. Se viene eliminata entro 2 ore dall'orario di invio, l'e-mail verrà inviata a tutti i destinatari programmati.

Esportare una dashboard

È possibile inviare un'e-mail con i report della dashboard una sola volta ed esportare i dati, oppure impostare e-mail ricorrenti da inviare regolarmente agli utenti del proprio account HubSpot.

È anche possibile inviare una dashboard a un indirizzo e-mail che non sia un utente dell'account HubSpot( soloper Professional ed Enterprise ).

Inviare via e-mail un dashboard

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Dashboard.
• In alto a sinistra, fare clic sul nome della dashboard corrente e selezionare la dashboard che si desidera inviare via e-mail o esportare.

• In alto a destra, fare clic su Condividi > Invia questa dashboard via e-mail.
  

• Per inviare un'e-mail una volta, impostare i seguenti dettagli nella barra laterale destra:
  • Nel campo È un'e-mail ricorrente? assicurarsi che sia selezionato No, questa e-mail sarà inviata una sola volta .
  • Fare clic sul menu a discesa Destinatari interni, quindi selezionare gli utenti a cui inviare l'e-mail.
  • Se si dispone di un abbonamento Professional o Enterprise , è possibile inviare una dashboard via e-mail a utenti non HubSpot. Nei campi Altri destinatari , inserire l'indirizzo e-mail del destinatario.
    • Il dominio dell'indirizzo e-mail inserito deve essere collegato come dominio di invio e-mail. Se il dominio di invio delle e-mail non è collegato correttamente, sotto il campo Altri destinatari apparirà un messaggio di errore.
    • Ad esempio, se si invia il dashboard a test@examplecompany.com, examplecompany.com deve essere aggiunto come dominio di invio e-mail.

• • • È possibile inviare 100 e-mail al giorno a utenti non Hubspot.

Nota bene: gli utenti HubSpot e non HubSpot riceveranno la stessa e-mail; prima di inviarla, assicuratevi che non vengano condivise informazioni personali o sensibili.

• • Il dominio dell'indirizzo e-mail inserito deve essere collegato come dominio di invio e-mail.
  • Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire l'oggetto che apparirà nella casella di posta del destinatario.
  • Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
  • Per includere un file scaricabile dei dati come allegato all'e-mail, fare clic sul menu a discesa Allega file scaricabile, quindi selezionare un formato di file. Se si seleziona Nessun allegato, al posto del file di dati verrà inviata una visualizzazione del dashboard.

• • Per impostazione predefinita, l'e-mail includerà tutti i report del dashboard. Per includere solo rapporti specifici, selezionare Includi rapporti selezionati, quindi selezionare le caselle di controllo accanto ai rapporti che si desidera includere.
  • Per impostazione predefinita, l'e-mail non includerà alcun filtro del dashboard. Per inviare l'e-mail con filtri specifici del dashboard, fare clic su Invia con filtri. Quindi, fare clic su Aggiungi filtro e selezionare un filtro. Fare clic su Applica.
  • Per visualizzare l'anteprima del report che i destinatari riceveranno in una nuova scheda, fare clic su Anteprima externalLink.
  • Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia ora.
    
    

• Per inviare un'e-mail ricorrente, impostare i seguenti dettagli nella barra laterale destra:
  • Alla voce È un'e-mail ricorrente? selezionare Sì, questa è un'e-mail ricorrente.

• • Nel campo Soprannome e-mail, inserire un nome per questa e-mail ricorrente. I destinatari non possono vedere questo nickname.
  • Fare clic sul menu a discesa Destinatari, quindi selezionare gli utenti a cui si desidera inviare l'e-mail.
  • Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire l'oggetto che apparirà nella casella di posta del destinatario.
  • Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.

• • Fare clic sul menu a discesa Frequenza di consegna, quindi selezionare Giornaliera, Settimanale o Mensile.
  • Se si è selezionato Settimanale o Mensile, fare clic sul menu a discesa Data di consegna e selezionare i giorni o le date in cui si desidera inviare l'e-mail.
  • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail. I dati del report verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
  • Nella parte inferiore del pannello viene visualizzato un riepilogo delle date di invio delle e-mail.

• • Per includere un file scaricabile dei dati come allegato all'e-mail, fare clic sul menu a discesa Allega file scaricabile, quindi selezionare un formato di file. Se si seleziona Nessun allegato, al posto del file di dati verrà inviata via e-mail una visualizzazione del dashboard.
  • Per impostazione predefinita, l'e-mail non includerà alcun filtro del dashboard. Per inviare l'e-mail con filtri specifici del dashboard, fare clic su Invia con filtri. Quindi, fare clic su Aggiungi filtro e selezionare un filtro.
  • Per terminare l'impostazione dell'e-mail, fare clic su Pianifica e-mail.

Nota bene: solo i report di un singolo oggetto, di un evento e di un viaggio del cliente possono essere inviati via e-mail come CSV, XLS e XLSX.

Inviare via e-mail un report da una dashboard

Inviate i dati di un singolo report da una dashboard a più indirizzi e-mail. Le e-mail possono essere configurate per l'invio ricorrente.

Per condividere i dati di un singolo report con più destinatari:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Dashboard.
• In alto a destra di un report sul cruscotto, fare clic su verticalMenu. Quindi, selezionare Condividi questo report.

• Nel pannello di destra, selezionare se l'e-mail sarà ricorrente. Se si seleziona Sì:
  • Nel campo Soprannome e-mail, inserire un nome per questa e-mail ricorrente. I destinatari non possono vedere questo nickname.
  • Fare clic sul menu a discesa Pianificazione, quindi selezionare Giornaliero, Settimanale o Mensile.
  • Se avete selezionato Settimanale o Mensile, fate clic sul menu a discesa Giorno di [X], quindi selezionate il giorno o la data di invio dell'e-mail.
  • Fare clic sul menu a discesa Ora del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare l'e-mail. I dati del rapporto verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
• Nel campo Soprannome e-mail, inserire un nome per questa e-mail ricorrente. I destinatari non possono vedere questo nickname.
• Fare clic sul menu a discesa Destinatari e selezionare gli utenti a cui si desidera inviare l'e-mail.
• Per includere un file di dati del report come allegato all'e-mail, fare clic sul menu a discesa Allega file scaricabile, quindi selezionare un formato di file. Se si seleziona Nessun allegato, al posto del file di dati verrà inviata una visualizzazione del report.
• Nel campo Oggetto e-mail, inserire l'oggetto che apparirà nella casella di posta del destinatario.
• Nel campo Messaggio, inserire il testo del corpo dell'e-mail.
• Per terminare l'impostazione dell'e-mail, fare clic su Pianifica e-mail.

Nota bene: solo i report di un singolo oggetto, di un evento e di un viaggio del cliente possono essere inviati via e-mail come CSV, XLS e XLSX.

Gestire le e-mail ricorrenti del dashboard

Se siete superamministratori o proprietari di una dashboard, potete modificare ed eliminare le e-mail ricorrenti.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Dashboard.
• In alto a sinistra, fare clic sul nome della dashboard corrente e selezionare la dashboard che si desidera inviare via e-mail o esportare.
• In alto a destra, fare clic su Condividi > Gestisci email ricorrenti.
• Nella finestra di dialogo, configurare le email ricorrenti:
  • Per modificare i dettagli dell'email, fare clic sul nickname dell'email.
  • Per modificare il proprietario dell'email ricorrente:
    • Passare il mouse sull'e-mail, quindi fare clic su Azioni > Cambia proprietario.

• • • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Proprietario email ricorrente, quindi selezionare un nuovo utente.
    • Fare clic su Cambia proprietario.

• • Per eliminare l'e-mail ricorrente:
    • Passare il mouse sull'email, quindi fare clic su Azioni > Elimina.
    • Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina email ricorrente.

Nota bene: un'e-mail ricorrente deve essere eliminata almeno due ore prima del suo invio. Se viene eliminata entro 2 ore dall'orario di invio, l'e-mail verrà inviata ai destinatari previsti.

Condividere i report attraverso l'integrazione con Slack

Se avete installato l'integrazione Slack, potete condividere i rapporti del dashboard con il resto del vostro team in Slack. I report possono essere condivisi solo nei canali Slack pubblici e non possono essere inviati ai canali condivisi.

Per condividere un link ai report di una dashboard:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Dashboard.
• In alto a destra, fare clic su Azioni > Condividi su Slack.
• Nel pannello di destra, selezionare il canale a cui inviare i report. È possibile inserire un messaggio opzionale per accompagnare il messaggio Slack.
• Fare clic su Condividi su Slack.
• In Slack verrà visualizzata un'anteprima dei rapporti. Se l'utente ha accesso al report in HubSpot, può fare clic sul link in Slack per accedere direttamente al report.

Per condividere un singolo report:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Rapporti.
• Passare il mouse sul rapporto che si desidera condividere e fare clic su Azioni > Condividi questo rapporto.
• Nel pannello di destra, fare clic su Slack.

• Nel pannello di destra, passare alla scheda Slack.

  

• In corrispondenza diÈ uno slack ricorrente? selezionareNo, questo messaggio slack verrà inviato una sola volta.

• In Condivisione con un canale o un utente di Slack, selezionare Condividi con un utente o un canale.

• Fare clic sul menu a discesa Condividi con canale o utente, quindi selezionare il canale o l'utente a cui si desidera inviare il messaggio slack.
  
  

• Nel campo Messaggio, inserire il testo del messaggio slack.

• Per visualizzare l'anteprima del rapporto che il destinatario riceverà in una nuova scheda, fare clic su Anteprima.

• Per inviare il messaggio slack, fare clic su Invia ora.

Per condividere un messaggio slack ricorrente:

• In corrispondenza di È un messaggio slack ricorrente? selezionare Sì, questo è un messaggio slack ricorrente.
• Nelcamponickname Slack, inserire un nome interno per il messaggio Slack.
• In corrispondenza diCondivisione con un canale o un utente di Slack, selezionare Condividi con un utente o un canale.
• Fare clic sulmenu a discesaCondividi con canaleo utente, quindi selezionare ilcanaleo l'utente acui sidesidera inviare il messaggio slack.

• Nel campo Messaggio, inserire il testo del messaggio slack.
• Fare clic sulmenu a discesaFrequenza di consegna, quindi selezionareGiornaliero, Settimanale oMensile.
• Se si è selezionatoSettimanaleoMensile, fare clic sulmenu a discesaData di consegna, quindi selezionare i giorni o le date in cui si desidera inviare il messaggio slack.
• Fare clic sulmenu a discesaOra del giorno, quindi selezionare l'ora in cui si desidera inviare il messaggio di slack. I dati del rapporto verranno acquisiti due ore prima di questo orario.
• Nella parte inferiore del pannello viene visualizzato un riepilogo delle date di consegna dei messaggi slack.
• Per visualizzare l'anteprima del report che i destinatari riceveranno in una nuova scheda, fare clic suAnteprima.
• Per inviare il messaggio di slack, fare clic suPianifica messaggio.