Partagez ou exportez des rapports et des tableaux de bord

Partager un rapport

À partir du tableau de bord des rapports, vous pouvez exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel, ou l'envoyer par e-mail aux utilisateurs dans le compte. Vous pouvez également planifier des e-mails récurrents quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez configurer plusieurs e-mails récurrents pour un même rapport.

Les fichiers de données partagés comprendront les champs qui ont été ajoutés au rapport :

• Les rapports sur les objets uniques seront exportés avec les propriétés qui ont été ajoutées à la section Selected properties de l'onglet Data du générateur de rapports. 
  
  
• Les rapports personnalisés avancés seront exportés avec les champs qui ont été ajoutés à l'onglet Configure du générateur de rapports. 

Envoyer et programmer des "e-mails" pour un rapport individuel

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Passez le curseur de la souris sur le rapport que vous souhaitez envoyer par e-mail, puis cliquez sur Actions > à partager via. 

• Dans le panneau de droite, sélectionnez Email. Cliquez ensuite sur Next.
• Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, il s'agit d'un e-mail récurrent.

• Cliquez sur le menu déroulant Destinataires internes, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels envoyer l'e-mail.

• Pour ajouter un fichier de données à l'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable et sélectionnez un type de données . Si Pas de pièce jointe est sélectionné, un visuel du rapport sera envoyé par courriel au lieu d'un fichier de données.
• Pour envoyer l'e-mail à des destinataires qui ne sont pas des utilisateurs de HubSpot dans votre compte, saisissez leur adresse e-mail dans le champ Autres destinataires. Leurs adresses e-mail doivent avoir un domaine vérifié.
• Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
• Dans le champ Message, saisissez le texte du corps de l'e-mail.
• Si vous avez choisi d'envoyer l'e-mail de façon récurrente :
  • Dans le champ Pseudonyme de l'e-mail, entrez un nom pour cet e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
  • Cliquez sur le menu déroulant Schedule, puis sélectionnez Daily, Weekly, ou Monthly.
  • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de la [semaine/mois] , puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
  • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire. Un récapitulatif des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.

• Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview.

• Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail.

Exporter un rapport

Pour les rapports qui ne sont pas pris en charge par la fonction de partage , un e-mail unique peut être envoyé à votre adresse e-mail d'utilisateur avec un fichier de données. Cet e-mail ne peut pas être défini comme récurrent.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Survolez le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez un Name pour votre rapport dans le champ Name, puis cliquez sur le menu déroulant File format pour sélectionner le format de fichier pour l'exportation.

• Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Partager un rapport sous forme d’image

Vous pouvez partager un rapport sous forme d’image et en ajuster la taille pour le mettre à l’échelle.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Placez le curseur sur le rapport que vous voulez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter sous forme d’image.

• Ajustez la largeur à l’aide de la diapositive ou d’un nombre de pixels.

• Cliquez sur Enregistrer. L’image sera maintenant téléchargée avec la bonne échelle appliquée.

Partager un rapport à partir d'un tableau de bord

Envoyer les données d'un rapport individuel à partir d'un tableau de bord à plusieurs adresses e-mail. Les e-mails peuvent être configurés pour être envoyés de manière récurrente.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
• En haut à droite d'un rapport sur votre tableau de bord, cliquez sur verticalMenu. Sélectionnez Partager via. Sélectionnez ensuite "e-mail".

• Sélectionnez si l'e-mail sera récurrent. Si vous sélectionnez Oui: 

• • Dans le champ Pseudonyme de l'e-mail, entrez un nom pour cet e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
  • Cliquez sur le menu déroulant Schedule, puis sélectionnez Daily, Weekly, ou Monthly.
  • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de [semaine/mois], puis sélectionnez les jours ou les heures d’envoi de l’e-mail.
  • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
• Cliquez sur le menu déroulant Recipients, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
• Pour inclure un fichier de données du rapport en tant que pièce jointe à un e-mail, cliquez sur le menu déroulant Attacher un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier . Si Pas de pièce jointe est sélectionné, un visuel du rapport sera envoyé par courriel au lieu d'un fichier de données.
• Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
• Dans le champ Message, saisissez le texte du corps de l'e-mail.
• Pour terminer la configuration de l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail. 

Gérer les envois récurrents de rapports par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d’un rapport, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Passez le curseur de la souris sur le rapport qui contient un e-mail récurrent, puis cliquez sur Actions > Gérer les partages récurrents.
• Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
  • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
  • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
    • Survolez l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Changer de propriétaire.
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur .
    • Cliquez sur Changez de propriétaire.
  • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
    • Survolez l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Supprimer.
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Partager un tableau de bord

Envoyez un e-mail avec un fichier de données de vos rapports de tableau de bord une fois ou de manière récurrente à vos utilisateurs HubSpot. Les données du tableau de bord peuvent être envoyées à une adresse e-mail qui n'est pas dans votre compte (Professional et Enterprise uniquement) une seule fois.

Les données du tableau de bord envoyées dans les e-mails récurrents sont basées sur les autorisations de l'utilisateur qui a configuré l'e-mail. Pour que les utilisateurs ne reçoivent que leurs propres données, chacun d'entre eux doit configurer ses propres e-mails récurrents relatifs au tableau de bord.

Envoyer et programmer des "e-mails" pour un tableau de bord

Les e-mails récurrents du tableau de bord ne peuvent être envoyés qu'aux utilisateurs de HubSpot. Les e-mails non récurrents peuvent être envoyés à la fois aux utilisateurs de HubSpot et à ceux qui n'en sont pas. Lors de l'envoi d'un tableau de bord à un utilisateur n'appartenant pas à HubSpot, le domaine de l'adresse e-mail doit être connecté en tant que domaine d'envoi d'e-mail.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
• En haut à gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez partager.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager. Ensuite, sélectionnez Email this dashboard.

• Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, il s'agit d'un e-mail récurrent.

• Cliquez sur le menu déroulant Internal recipients, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels envoyer l'e-mail.

• Si vous disposez d'un abonnement Pro" ou Entreprise", vous pouvez envoyer un "e-mail" unique aux utilisateurs qui ne font pas partie de HubSpot. Dans les champs Autres destinataires, saisissez l'adresse e-mail du destinataire.
  • Le domaine de l'adresse e-mail saisie doit être connecté en tant que domaine d'envoi d'e-mails. Si le domaine d'envoi de l'e-mail n'est pas connecté correctement, un message d'erreur apparaîtra sous le champ Autres destinataires.
  • Par exemple, si vous envoyez le tableau de bord à test@examplecompany.com , examplecompany.com doit être ajouté comme domaine d'envoi de courrier électronique.
  • Vous pouvez envoyer 100 "e-mails" par jour à des utilisateurs n'appartenant pas à Hubspot.

• Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
• Dans le champ Message, saisissez le texte du corps de l'e-mail.
• Pour inclure un fichier téléchargeable des données en pièce jointe d'un e-mail, cliquez sur le menu déroulant Attacher un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier . Si Pas de pièce jointe est sélectionné, un visuel du tableau de bord sera envoyé par courriel au lieu d'un fichier de données.
• Par défaut, l'e-mail comprendra tous les rapports pris en charge dans le tableau de bord. Pour n'inclure que des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis cochez les cases en regard des rapports que vous souhaitez inclure.
• Par défaut, l'e-mail ne comprendra aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec les filtres de tableau de bord actuels. 

• Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview.

• Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail.
• Si vous avez choisi d'envoyer l'e-mail de façon récurrente :
  • Cliquez sur le menu déroulant Schedule, puis sélectionnez Daily, Weekly, ou Monthly.
  • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Heure de [jour/mois], puis sélectionnez les jours ou dates auxquelles vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
  • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
  • Un récapitulatif des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.
• Pour terminer la configuration de l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail. 

Gérer les envois récurrents de tableaux de bord par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d’un tableau de bord, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
• En haut à gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez modifier.
• En haut à droite, cliquez sur Share, puis sélectionnez Manage recurring emails.
• Dans la boîte de dialogue, configurez vos e-mails récurrents :
  • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
  • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
    • Survolez l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Changer de propriétaire.
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur .
    • Cliquez sur Changez de propriétaire.
  • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
  • Survolez l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Supprimer.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer e-mail récurrent. 

Partager des rapports via l’intégration Slack

Si vous avez installé l'intégration Slack, vous pouvez partager des rapports de tableau de bord avec le reste de votre équipe dans Slack. Les rapports ne peuvent être partagés que sur des canaux Slack publics et ne peuvent pas être envoyés sur des canaux partagés.

Partager des rapports via Slack

Pour partager un lien vers les rapports d'un tableau de bord :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
• En haut à droite, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Share to Slack.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez le canal auquel envoyer les rapports. Vous pouvez également saisir un message pour accompagner le message Slack.
• Cliquez sur Partager sur Slack.
• Un aperçu des rapports s'affichera dans Slack. Si l'utilisateur a accès au rapport dans HubSpot, il peut cliquer sur le lien dans Slack pour accéder directement au rapport.

Pour partager un rapport individuel :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Survolez le rapport que vous souhaitez partager et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Share via.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Slack.
• Cliquez sur Next.
• Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, il s'agit d'un e-mail récurrent.
• Dans la section Partager avec un utilisateur ou un utilisateur Slack, sélectionnez Partager avec un utilisateur ou un canal.
• Cliquez sur le menu déroulant Partager sur [canal/utilisateur], puis sélectionnez le canal ou l’utilisateur auquel vous souhaitez envoyer le message Slack.
• Dans le champ Message, entrez le texte du corps du message Slack.
• Si vous avez choisi d'envoyer le message de façon récurrente :
  • Dans le champ Nickname, entrez un nom interne pour le message.
  • Cliquez sur le menu déroulant Schedule, puis sélectionnez Daily, Weekly, ou Monthly.
  • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de la [semaine/mois] , puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
  • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
    • Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
    • Un récapitulatif des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.

• Pour prévisualiser le rapport que le destinataire recevra dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview.
• Pour envoyer le message, cliquez sur Envoyer maintenant. 

Gérer les messages Slack récurrents pour les rapports et les tableaux de bord

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d’un tableau de bord, vous pouvez modifier et supprimer un message récurrent.

• Naviguer vers les rapports ou les tableaux de bord :
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Passez le curseur de la souris sur le rapport, puis cliquez sur Actions > Partager via.
• Dans la boîte de dialogue, naviguez jusqu'à l'onglet Autres applications.

• Pour changer le propriétaire du message Slack récurrent, passez le curseur sur le nom du message, puis cliquez sur Actions > changer de propriétaire.
• Pour modifier les détails du message, cliquez sur le pseudo Slack .
• Pour supprimer le message Slack récurrent :
  • Survolez l'e-mail, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Supprimer.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer le message récurrent.

Partager des rapports via l’intégration Google Chat

Une fois l’intégration Google Chat installée, vous pouvez partager des rapports avec le reste de votre équipe dans Google Chat. Vous pouvez partager des rapports avec un espace de discussion Google ou un utilisateur individuel, de manière ponctuelle ou récurrente. 

Pour partager des rapports via Google Chat, veuillez prendre en compte les points suivants : 

• Vous devez d’abord mapper votre utilisateur entre HubSpot et Google Chat.

• Vous devez ajouter l’application HubSpot à l’espace Google Chat dans lequel vous souhaitez partager le rapport.

Pour partager un rapport de votre liste de rapports :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Survolez le rapport que vous souhaitez partager et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Share via.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Google Chat. 
• Cliquez sur Next.
• Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S’agit-il d’un message récurrent ? , sélectionnez Oui, c’est un message récurrent.
• Dans la section Partager avec un espace Google Chat ou un utilisateur ? , sélectionnez Partager avec un espace Google Chat ou un utilisateur.
• Cliquez sur le menu déroulant Partager sur [espace de chat/utilisateur], puis sélectionnez l’espace de chat ou l’utilisateur auquel vous souhaitez envoyer le message Google Chat.
  • Dans le champ Message, saisissez le texte du corps du message Google Chat.
  • Si vous avez choisi d'envoyer le message de façon récurrente :
    • Dans le champ Nickname, entrez un nom interne pour le message.
    • Cliquez sur le menu déroulant Schedule, puis sélectionnez Daily, Weekly, ou Monthly.
    • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de la [semaine/mois] , puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
      • Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
      • Un récapitulatif des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.
• Pour prévisualiser le rapport que le destinataire recevra dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview.
• Pour envoyer le message, cliquez sur Envoyer maintenant.