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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Dashboards

Rapports et tableaux de bord e-mail, Slack ou export

Dernière mise à jour: août 4, 2022

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Voici quelques façons d'exporter vos rapports dans HubSpot :

  • Pour des rapports individuels, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers le rapport dans HubSpot. Les e-mails peuvent être envoyés de façon ponctuelle ou planifiés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Vous pouvez également exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel. Les exports ne peuvent pas être planifiés de manière récurrente.
  • Pour les tableaux de bord, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers le tableau de bord dans HubSpot. Les e-mails peuvent être envoyés de façon ponctuelle ou programmés pour être envoyés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. 
  • Grâce à l'intégration Slack, vous pouvez partager un tableau de bord vers un canal Slack spécifique.

Découvrez-en davantage sur chaque méthode ci-dessous.

Exporter un rapport

À partir du tableau de bord des rapports, vous pouvez exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel, ou l'envoyer par e-mail aux utilisateurs dans le compte. Vous pouvez également planifier des e-mails récurrents quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez configurer plusieurs e-mails récurrents pour un même rapport.

Les exports incluront des champs ajoutés au rapport :

  • Les rapports d'objet unique seront exportés avec des propriétés ajoutées à la section Propriétés sélectionnées de l'onglet Données du générateur de rapports. 

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  • Les rapports personnalisés avancés seront exportés avec des champs ajoutés à l'onglet Configurer du générateur de rapports. 

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Pour exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez le curseur de la souris sur le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter
  • Dans    la boîte
  • Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Remarque : Un rapport d'entonnoir affiche les objets qui ont changé de phase durant la plage de dates sélectionnée. Toutefois, si vous exportez un rapport d'entonnoir, le fichier d'export contiendra les objets créés dans cette plage de dates.

Pour envoyer et planifier des e-mails pour un rapport individuel :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez le curseur sur le rapport que vous souhaitez envoyer par e-mail, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Envoyer ce rapport par e-mail

    report-dashboard-email-this-report
  • Dans la barre latérale de droite, définissez les détails de votre e-mail :
    • Pour envoyer un e-mail ponctuel :
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant
    • Pour envoyer un e-mail récurrent :
      • Dans S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.
      • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom interne pour l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence d'envoi, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
      • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
      • Un résumé des dates de livraison des courriels s'affichera en bas du panneau.
      • Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Planifier l'e-mail

Gérer les envois récurrents de rapports par e-mail

Si vous êtes un superadministrateur ou le propriétaire d'un rapport, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez le curseur sur le rapport faisant l'objet d'un e-mail récurrent, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Gérer les e-mails récurrents
  • Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
    • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
    • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier le propriétaire.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
      • Cliquez sur Modifier le propriétaire.
    • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Remarque : un e-mail récurrent doit être supprimé au moins deux heures avant qu'il ne soit envoyé. S'il est supprimé dans les 2 heures suivant l'heure d'envoi, l'e-mail sera envoyé aux destinataires planifiés.



Exporter un tableau de bord

Vous pouvez envoyer ponctuellement par e-mail des rapports de tableau de bord et exporter vos données ou configurer des e-mails récurrents réguliers envoyés aux utilisateurs de votre compte HubSpot.

Remarque : Les données de tableau de bord envoyées dans des e-mails récurrents reposent sur les autorisations de l'utilisateur qui a configuré l'e-mail. Si vous souhaitez que les utilisateurs reçoivent chacun leurs propres données uniquement, chaque utilisateur doit configurer ses propres e-mails récurrents.

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager et sélectionnez Envoyer ce tableau de bord par e-mail.

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  • Dans la barre latérale de droite, définissez les détails de votre e-mail :
    • Pour envoyer un e-mail ponctuel :  
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Pour inclure une image de l'export en pièce jointe, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
      • Par défaut, l'e-mail inclura tous les rapports du tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des rapports que vous souhaitez inclure.
      • Par défaut, l'e-mail n'inclura aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre. Cliquez sur Appliquer.
      • Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant
    • Pour configurer un e-mail récurrent :
      • Sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.
      • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom pour l'e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence d'envoi, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
      • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
      • Un résumé des dates de livraison des courriels s'affichera en bas du panneau.
      • Pour inclure une image de l'export en pièce jointe, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
      • Par défaut, l'e-mail n'inclura aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre.

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Gérer les envois récurrents de tableaux de bord par e-mail

Si vous êtes un superadministrateur ou le propriétaire d'un tableau de bord, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Gérer les e-mails récurrents.
  • Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
    • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
    • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier le propriétaire.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
      • Cliquez sur Modifier le propriétaire.
    • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Remarque : un e-mail récurrent doit être supprimé au moins deux heures avant qu'il ne soit envoyé. S'il est supprimé dans les 2 heures suivant l'heure d'envoi, l'e-mail sera envoyé aux destinataires planifiés.

Partager des tableaux de bord et des rapports via l'intégration Slack

Si vous avez installé l'intégration Slack, vous pouvez partager des rapports de tableau de bord avec le reste de votre équipe dans Slack. Les tableaux de bord et les rapports ne peuvent être partagés qu'avec les chaînes Slack publiques. 

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Pour partager un tableau de bord :
    • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Partager et sélectionnez Partager sur Slack.

tableau de bord de partage à perte de temps

  • Pour partager un rapport :
    • Dans le coin supérieur droit d'un rapport, cliquez surverticalMenuMM Plus.
    • Dans le menu déroulant, sélectionnez Partager avec Slack.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez le canal vers lequel envoyer le lien. Vous pouvez saisir une note pour accompagner votre message Slack.
  • Cliquez sur Partager dans Slack.
  • Un aperçu du tableau de bord s'affichera dans Slack. Si l'utilisateur a accès au rapport dans HubSpot, il peut cliquer sur le lien dans Slack pour accéder directement au rapport.

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