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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Dashboards

Envoyez par courriel ou exportez les rapports et les tableaux de bord

Dernière mise à jour: décembre 2, 2021

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

Dans HubSpot, il existe plusieurs façons d'exporter vos rapports :

  • Pour les rapports individuels, vous pouvez exporter le rapport sous forme de fichier CSV ou Excel, ou envoyer un e-mail contenant un lien vers le rapport dans HubSpot. Les courriels peuvent être envoyés une seule fois ou programmés pour être envoyés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. 
  • Pour les tableaux de bord, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers un tableau de bord dans HubSpot. Les courriels peuvent être envoyés une seule fois ou programmés pour être envoyés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. 
  • Grâce à l'intégration Slack, vous pouvez partager un tableau de bord avec un canal Slack spécifique.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur chaque méthode.

Exporter un rapport

À partir du tableau de bord des rapports, vous pouvez exporter un rapport sous forme de fichier CSV ou Excel, ou envoyer le rapport par courriel aux utilisateurs du compte. Vous pouvez également programmer des e-mails de rapport récurrents sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez configurer plusieurs courriels récurrents pour un seul rapport.

Pour exporter un rapport sous forme de fichier CSV ou Excel :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez la souris sur le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter. 
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez unnompour votre rapport dans le champ Nom , puis cliquez sur le menu déroulant Format de fichier pour sélectionner le format de fichier pour l'exportation.
  • Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Remarque : unrapport en entonnoir affiche les objets qui ont changé d'étape dans la plage de dates sélectionnée. Toutefois, lorsque vous exportez un rapport d'entonnoir, le fichier d'exportation contiendra les objets créés dans cette plage de dates.

Pour envoyer et programmer des e-mails pour un rapport individuel :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez la souris sur le rapport que vous voulez envoyer par courriel, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Envoyer ce rapport par courriel

    report-dashboard-email-this-report
  • Dans la barre latérale droite, configurez vos coordonnées électroniques :
    • Pour envoyer l'e-mail une seule fois :
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet du courriel, saisissez l'objet du courriel qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps du texte de l'e-mail.
      • Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant
    • Pour envoyer l'e-mail selon un calendrier récurrent :
      • Sous la rubrique Is this a recurring email ? sélectionnez Yes, this is a recurring email.
      • Dans le champ Surnom de l'e-mail, saisissez un nom interne pour l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet du courriel, saisissez l'objet du courriel qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps du texte de l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence de livraison, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
      • Si vous avez choisi Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
      • Cliquez sur le menu déroulant Heure programmée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront saisies deux heures avant cette heure.
      • Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Schedule email

Gérer les courriels de rapports récurrents

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un e-mail récurrent, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez la souris sur le rapport qui comporte un courriel récurrent, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Gérer les e-mails récurrents
  • Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
    • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur le pseudo de l'e-mail.
    • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
      • Passez la souris sur l' e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Changer de propriétaire.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire d'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
      • Cliquez sur Changer de propriétaire.
    • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
      • Passez la souris sur l' e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Exporter un tableau de bord

Vous pouvez envoyer un e-mail unique contenant des rapports de tableau de bord et exporter vos données, ou configurer des e-mails récurrents à envoyer régulièrement aux utilisateurs de votre compte HubSpot.

Seuls les tableaux de bord partagés peuvent être envoyés par e-mail. Si vous souhaitez envoyer un tableau de bord privé, découvrez comment modifier le paramètre de visibilité du tableau de bord

Remarque : Les données du tableau de bord envoyées dans les e-mails récurrents sont basées sur les autorisations de l'utilisateur qui a configuré l'e-mail. Si vous souhaitez que les utilisateurs individuels reçoivent uniquement leurs propres données, il est recommandé de configurer leurs propres e-mails récurrents de tableau de bord.

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez Envoyer ce tableau de bord par e-mail.

  • Dans la barre latérale droite, configurez vos coordonnées électroniques
    • Pour envoyer l'email une fois :  
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet du courriel, saisissez l'objet qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps du texte de l'e-mail.
      • Pour inclure une image de l'exportation en tant que pièce jointe à un courriel, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
      • Par défaut, l'e-mail comprendra tous les rapports du tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis cochez les cases en regard des rapports que vous souhaitez inclure.
      • Par défaut, l'e-mail ne comprendra aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Ensuite, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre.
      • Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Preview externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant
    • Pour configurer un e-mail récurrent :
      • Sélectionnez Oui, il s'agit d'un courriel récurrent.
      • Dans le champ Surnom de l'e-mail, saisissez un nom pour cet e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas voir ce nom interne.
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet du courriel, saisissez l'objet qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps du texte de l'e-mail.
      • Par défaut, l'e-mail comprendra tous les rapports du tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis cochez les cases en regard des rapports que vous souhaitez inclure.
      • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence de livraison, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
      • Si vous avez choisi Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
      • Cliquez sur le menu déroulant Heure programmée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront saisies deux heures avant cette heure.
      • Pour inclure une image de l'exportation en tant que pièce jointe à un courriel, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
      • Par défaut, l'e-mail ne comprendra aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Ensuite, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre.
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Gérer les courriels récurrents du tableau de bord

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un e-mail récurrent, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • En haut à droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Gérer les e-mails récurrents.
  • Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
    • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur le pseudo de l'e-mail.
    • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
      • Passez la souris sur l' e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Changer de propriétaire.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire d'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
      • Cliquez sur Changer de propriétaire.
    • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
      • Passez la souris sur l' e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Partager des tableaux de bord via l'intégration Slack

Si vous avez installé l'intégration Slack, vous pouvez partager des rapports de tableau de bord avec le reste de votre équipe dans Slack :

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Partager sur Slack.

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  • Dans le panneau de droite, sélectionnez le canal via lequel envoyer le lien. Vous pouvez également saisir un message pour accompagner le message Slack.
  • Cliquez sur Partager sur Slack.
  • Un aperçu du tableau de bord s'affiche dans Slack. Si l'utilisateur dispose des autorisations Rapports dans HubSpot, il peut cliquer sur le lien dans Slack pour accéder directement au tableau de bord.

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