Envoyer par e-mail, partager sur Slack ou exporter des rapports et tableaux de bord

Dans HubSpot, il existe plusieurs façons d'exporter vos rapports :

• Pour des rapports individuels, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers le rapport dans HubSpot. Les e-mails peuvent être envoyés de façon ponctuelle ou planifiés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Vous pouvez également exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel. Les exports ne peuvent pas être planifiés de manière récurrente.
• Pour les tableaux de bord, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers le tableau de bord dans HubSpot. Les e-mails peuvent être envoyés de façon ponctuelle ou planifiés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. 
• Grâce à l'intégration Slack, vous pouvez partager un tableau de bord avec un canal Slack spécifique.

Découvrez-en davantage sur chaque méthode ci-dessous.

Exporter un rapport

À partir du tableau de bord des rapports, vous pouvez exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel, ou l'envoyer par e-mail aux utilisateurs dans le compte. Vous pouvez également planifier des e-mails récurrents quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez configurer plusieurs e-mails récurrents pour un même rapport.

Les exports incluront des champs ajoutés au rapport :

• Les rapports d'objet unique seront exportés avec des propriétés ajoutées à la section Propriétés sélectionnées de l'onglet Données du générateur de rapports. 
  
  
• Les rapports personnalisés avancés seront exportés avec des champs ajoutés à l'onglet Configurer du générateur de rapports. 
  
  
  

Pour exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
• Passez le curseur de la souris sur le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter. 
• Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour votre rapport dans le champ Nom, puis cliquez sur le menu déroulant Format de fichier pour sélectionner le format du fichier à exporter.
• Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Remarque : Un rapport d'entonnoir affiche des objets qui ont changé de phase dans la plage de dates sélectionnée. Toutefois, lorsque vous exportez un rapport d'entonnoir, le fichier d'export contient les objets créés dans cette plage de dates.

Pour envoyer et planifier des e-mails pour un rapport individuel :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
• Passez le curseur sur le rapport que vous souhaitez envoyer par e-mail, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Envoyer ce rapport par e-mail. 
  
  
• Dans la barre latérale de droite, définissez les détails de votre e-mail :
  • Pour envoyer un e-mail ponctuel :
    • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
    • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
    • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
    • Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
    • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant. 

• • Pour envoyer un e-mail récurrent :
    • Dans S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.
    • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom interne pour l'e-mail.
    • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
    • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
    • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
    • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence d'envoi, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
    • Si vous avez choisi Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez les jours ou dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
    • Un récapitulatif des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.
    • Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
    • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Planifier l'e-mail. 

Gérer les envois récurrents de rapports par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un rapport, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
• Passez le curseur sur le rapport faisant l'objet d'un e-mail récurrent, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Gérer les e-mails récurrents. 
• Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
  • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
  • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
    • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier le propriétaire.

• • • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
    • Cliquez sur Modifier le propriétaire.

• • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
    • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Remarque : Un e-mail récurrent doit être supprimé au moins deux heures avant son envoi. S'il est supprimé dans les deux heures avant son envoi, l'e-mail sera envoyé aux destinataires prévus.

Exporter un tableau de bord

Vous pouvez envoyer ponctuellement par e-mail des rapports de tableau de bord et exporter vos données ou configurer des e-mails récurrents réguliers envoyés aux utilisateurs de votre compte HubSpot. Vous pouvez également envoyer un tableau de bord à une adresse e-mail qui n'est pas un utilisateur de votre compte HubSpot (Pro et Entreprise uniquement).

Remarque : Les données de tableau de bord envoyées dans des e-mails récurrents reposent sur les autorisations de l'utilisateur qui a configuré l'e-mail. Si vous souhaitez que les utilisateurs reçoivent chacun leurs propres données uniquement, chaque utilisateur doit configurer ses propres e-mails récurrents.

Envoyer par e-mail un tableau de bord à un utilisateur HubSpot

• Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
• Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager et sélectionnez Envoyer ce tableau de bord par e-mail.

• Dans la barre latérale de droite, définissez les détails de votre e-mail :
  
  • Pour envoyer un e-mail ponctuel :  
    • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
    • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
    • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
    • Pour inclure une image de l'export en pièce jointe, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
    • Par défaut, l'e-mail inclura tous les rapports du tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des rapports que vous souhaitez inclure.
    • Par défaut, l'e-mail n'inclura aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre. Cliquez sur Appliquer.
    • Pour prévisualiser le rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
    • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant. 
  • Pour configurer un e-mail récurrent :
    • Sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.

• • • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom pour l'e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
    • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
    • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
    • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.

• • • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence d'envoi, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
    • Si vous avez choisi Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez les jours ou dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
    • Un récapitulatif des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.

• • • Pour inclure une image de l'export en pièce jointe, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
    • Par défaut, l'e-mail n'inclura aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre.

Envoyer par e-mail un tableau de bord à un utilisateur non HubSpot (bêta)

• Connectez le domaine de messagerie de l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez l'envoyer. Par exemple, si vous envoyez le tableau de bord à test@examplecompany.com, examplecompany.com doit être ajouté en tant que domaine de messagerie.
• Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
• Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager et sélectionnez Envoyer ce tableau de bord par e-mail.

• Dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, assurez-vous que l'option Non, cet e-mail ne sera envoyé qu'une seule fois est sélectionnée. Les e-mails récurrents ne sont pas pris en charge.
• Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur non HubSpot dans le champ Autres destinataires.

Remarque : Les utilisateurs HubSpot et non HubSpot recevront le même e-mail. Veuillez vérifier qu'aucune information personnelle ou sensible ne sera partagée avant de l'envoyer.

• Si l'adresse e-mail est valide, cliquez sur Envoyer maintenant. Si l'adresse e-mail n'est pas valide, vérifiez que le domaine de messagerie a été ajouté correctement.

Remarque : Vous pouvez envoyer 100 e-mails par jour à des utilisateurs non HubSpot.

Gérer les envois récurrents de tableaux de bord par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un tableau de bord, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

• Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
• Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Gérer les e-mails périodiques.
• Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
  • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
  • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
    • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier le propriétaire.

• • • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
    • Cliquez sur Modifier le propriétaire.

• • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
    • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Remarque : Un e-mail récurrent doit être supprimé au moins deux heures avant son envoi. S'il est supprimé dans les deux heures avant son envoi, l'e-mail sera envoyé aux destinataires prévus.

Partager des tableaux de bord et des rapports via l'intégration Slack

Si vous avez installé l'intégration Slack, vous pouvez partager des rapports de tableau de bord avec le reste de votre équipe dans Slack. Les tableaux de bord et les rapports ne peuvent être partagés que sur des canaux Slack publics. 

• Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
• Pour partager un tableau de bord :
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Partager et sélectionnez Partager dans Slack.

• Pour partager un rapport :
  • En haut à droite d'un rapport, cliquez sur Plus verticalMenuMM .
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez Partager sur Slack.

• Dans le panneau de droite, sélectionnez le canal via lequel envoyer le lien. Vous pouvez également saisir un message pour accompagner le message Slack.
• Cliquez sur Partager sur Slack.
• Un aperçu du tableau de bord s'affiche dans Slack. Si l'utilisateur a accès aux rapports dans HubSpot, il peut cliquer sur le lien dans Slack pour accéder directement au tableau de bord.