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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Dashboards

Envoyez par e-mail, Slack ou exportez les rapports et les tableaux de bord

Dernière mise à jour: mai 17, 2022

Disponible avec :

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Voici quelques façons d'exporter vos rapports dans HubSpot :

  • Pour des rapports individuels, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers le rapport dans HubSpot. Les e-mails peuvent être envoyés de façon ponctuelle ou planifiés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Vous pouvez également exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel. Les exports ne peuvent pas être planifiés de manière récurrente.
  • Pour les tableaux de bord, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien vers le tableau de bord dans HubSpot. Les e-mails peuvent être envoyés de façon ponctuelle ou planifiés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. 
  • Avec l'intégration Slack, vous pouvez partager un tableau de bord dans un canal Slack spécifique.

Découvrez-en davantage sur chaque méthode ci-dessous.

Exporter un rapport

À partir du tableau de bord des rapports, vous pouvez exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel, ou l'envoyer par e-mail aux utilisateurs dans le compte. Vous pouvez également planifier des e-mails récurrents quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez configurer plusieurs e-mails récurrents pour un même rapport.

Les exports incluront des champs ajoutés au rapport :

  • Les rapports d'objet unique seront exportés avec des propriétés ajoutées à la section Propriétés sélectionnées de l'onglet Données du générateur de rapports. 

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  • Les rapports personnalisés avancés seront exportés avec des champs ajoutés à l'onglet Configurer du générateur de rapports. 

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Pour exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez le curseur sur le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter. 
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour votre rapport dans le champ Nom, puis cliquez sur le menu déroulant Format de fichier pour sélectionner le format du fichier d'export.
  • Cliquez sur Exporter. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.

Remarque : Un rapport d'entonnoir affiche les objets qui ont changé de phase durant la plage de dates sélectionnée. Toutefois, si vous exportez un rapport d'entonnoir, le fichier d'export contiendra les objets créés dans cette plage de dates.

Pour envoyer et planifier des e-mails pour un rapport individuel :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez le curseur sur le rapport que vous souhaitez envoyer par e-mail, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Envoyer ce rapport par e-mail

    report-dashboard-email-this-report
  • Dans la barre latérale de droite, définissez les détails de votre e-mail :
    • Pour envoyer un e-mail ponctuel :
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant
    • Pour envoyer un e-mail récurrent :
      • Dans S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.
      • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom interne pour l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence d'envoi, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
      • Si vous avez choisi Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
      • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
      • Un résumé des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.
      • Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Planifier l'e-mail

Gérer les envois récurrents de rapports par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un e-mail récurrent, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Rapports.
  • Passez le curseur sur le rapport faisant l'objet d'un e-mail récurrent, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Gérer les e-mails récurrents
  • Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
    • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
    • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier le propriétaire.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
      • Cliquez sur Modifier le propriétaire.
    • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Exporter un tableau de bord

Vous pouvez envoyer ponctuellement par e-mail des rapports de tableau de bord et exporter vos données ou configurer des e-mails récurrents réguliers envoyés aux utilisateurs de votre compte HubSpot.

Seuls les tableaux de bord partagés peuvent être envoyés par e-mail. Si vous souhaitez envoyer un tableau de bord privé, découvrez comment modifier le paramètre de visibilité de votre tableau de bord

Remarque : Les données de tableau de bord envoyées dans des e-mails récurrents reposent sur les autorisations de l'utilisateur qui a configuré l'e-mail. Si vous souhaitez que les utilisateurs reçoivent chacun leurs propres données uniquement, chaque utilisateur doit configurer ses propres e-mails récurrents.

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez Envoyer ce tableau de bord par e-mail.

  • Dans la barre latérale de droite, définissez les détails de votre e-mail :
    • Pour envoyer un e-mail ponctuel :  
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Pour inclure une image de l'export en pièce jointe, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
      • Par défaut, l'e-mail inclura tous les rapports du tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des rapports que vous souhaitez inclure.
      • Par défaut, l'e-mail n'inclura aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre.
      • Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu externalLink.
      • Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant
    • Pour configurer un e-mail récurrent :
      • Sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.
      • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom pour l'e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
      • Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
      • Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
      • Dans le champ Message, saisissez le corps de l'e-mail.
      • Par défaut, l'e-mail inclura tous les rapports du tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des rapports que vous souhaitez inclure.
      • Cliquez sur le menu déroulant Fréquence d'envoi, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
      • Si vous avez choisi Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Date de livraison, puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
      • Cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
      • Un résumé des dates d'envoi des e-mails s'affiche au bas du panneau.
      • Pour inclure une image de l'export en pièce jointe, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier.
      • Par défaut, l'e-mail n'inclura aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec des filtres. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre et sélectionnez un filtre.
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Gérer les envois récurrents de tableaux de bord par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un e-mail récurrent, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le  nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Gérer les e-mails récurrents.
  • Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
    • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
    • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier le propriétaire.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
      • Cliquez sur Modifier le propriétaire.
    • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
      • Passez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Partager des tableaux de bord et des rapports grâce à l'intégration de Slack

Si vous avez installé l'intégration Slack, vous pouvez partager des rapports de tableau de bord avec le reste de votre équipe dans Slack : 

  • Accédez aux tableaux de bord de HubSpot en cliquant sur l'icône HubSpot dans l'angle supérieur gauche.
  • Pour partager un tableau de bord :
    • En haut à gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Partager dans Slack.

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  • Pour partager un rapport :
    • Dans le coin supérieur droit d'un rapport, cliquez sur Menu verticalMMPlus.
    • Dans le menu déroulant, sélectionnez Partager sur Slack.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez le canal vers lequel envoyer le lien. Vous pouvez saisir une note pour accompagner votre message Slack.
  • Cliquez sur Partager dans Slack.
  • Un aperçu du tableau de bord s'affichera dans Slack. Si l'utilisateur dispose des autorisations Rapports dans HubSpot, il peut cliquer sur le lien dans Slack pour accéder directement au tableau de bord.

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