E-post, Slack eller eksport av rapporter og dashbord

I HubSpot finnes det flere måter å eksportere rapporter på:

• For individuelle rapporter:
  • Du kan sende en e-post med en lenke til rapporten i HubSpot. E-postene kan sendes én gang eller planlegges sendt daglig, ukentlig eller månedlig.
  • Du kan også eksportere en rapport som en CSV- eller Excel-fil. Eksporten kan ikke planlegges som gjentakende.
• For dashbord kan du sende en e-post med en lenke til et dashbord i HubSpot. E-poster kan sendes én gang eller planlegges sendt daglig, ukentlig eller månedlig.
• Med Slack-integrasjonen kan du dele en rapport til en bestemt Slack-kanal.

Eksportere en rapport

Fra rapportoversikten kan du eksportere en rapport som en CSV- eller Excel-fil, eller sende rapporten via e-post til brukere i kontoen. Du kan også planlegge gjentagende e-poster med rapporter på daglig, ukentlig eller månedlig basis. Du kan sette opp flere gjentagende e-poster for én enkelt rapport.

Eksporten inkluderer feltene som er lagt til i rapporten:

• Rapporter for enkeltobjekter eksporteres med egenskaper som er lagt til i delen Valgte egenskaper i fanen Data i rapportbyggeren.
  
  
• Avanserte egendefinerte rapporter eksporteres med felter som er lagt til i fanen Konfigurer i rapportbyggeren.
  
  
  

Slik eksporterer du en rapport som en CSV- eller Excel-fil:

• Naviger til Rapporter > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over rapporten du vil eksportere, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og velg Eksporter.
• Skriv inn et navn på rapporten i feltet Navn i dialogboksen, og klikk deretter på rullegardinmenyen Filformat for å velge filformat for eksporten.
• Klikk på Eksporter. Når eksporten er behandlet, vil du motta en nedlastingslenke via e-post og i varslingssenteret.

Slik sender og planlegger du e-poster for en individuell rapport:

• Naviger til Rapporter > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Hold markøren over rapporten du vil sende via e-post, og klikk deretter på Handlinger > Del denne rapporten.
  
  
  

• Konfigurer e-postinformasjonen i høyre sidefelt:
  • For å sende e-posten bare én gang:
    • Kontroller at Nei, denne e-posten sendes bare én gang er valgt under Er dette en gjentakende e-post?

• • • Klikk på rullegardinmenyen Interne mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
    • I feltet E-postemne skriver du inn e-postens emnelinje som skal vises i mottakerens innboks.
    • I feltet Melding skriver du inn brødteksten i e-posten.
    • Hvis du vil forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane, klikker du på Forhåndsvis externalLink.
    • Klikk på Send nå for å sende e-posten.

• • Hvis du vil sende e-posten regelmessig:
    • Under Er dette en gjentagende e-post? velger du Ja, dette er en gjentagende e-post.
    • Skriv inn et internt navn for e-posten i feltet E-postkallenavn.
    • Klikk på rullegardinmenyen Interne mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
    • I feltet E-postemne skriver du inn e-postens emnelinje som skal vises i mottakerens innboks.
    • I feltet Melding skriver du inn e-postens brødtekst.
    • Klikk på rullegardinmenyen Leveringsfrekvens, og velg deretter Daglig, Ukentlig eller Månedlig.
    • Hvis du har valgt Ukentlig eller Månedlig, klikker du på rullegardinmenyen Leveringsdato og velger hvilke dager eller datoer du vil at e-posten skal sendes.
    • Klikk på rullegardinmenyen Tid på dagen, og velg tidspunktet du vil at e-posten skal sendes ut.
      • Rapportdataene samles inn to timer før dette tidspunktet.
      • Et sammendrag av e-postleveringsdatoene vises nederst i panelet.
    • Klikk på Forhåndsvis externalLink for å forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane.
    • Klikk på Planlegg e-post for å sende e-posten.

Administrere gjentagende e-postmeldinger

Hvis du er superadministrator eller eier av en rapport, kan du endre og slette en gjentakende e-post.

• Naviger til Rapporter > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over rapporten som har en gjentagende e-post, og klikk deretter på Handlinger > Administrer gjentagende aksjer.
• I dialogboksen kan du administrere den gjentagende e-posten:
  • Klikk på e-postens kallenavn for å redigere e-postinformasjonen.
  • Endre eieren av den gjentatte e-posten:
    • Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Endre eier.

• • • I dialogboksen klikker du på nedtrekksmenyen Eier av gjentatt e-post og velger en ny bruker.
    • Klikk på Endre eier.

• • Slik sletter du den gjentatte e-posten:
    • Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Slett.
    • Klikk på Slett gjentagende e-post i dialogboksen.

Merk: En gjentakende e-post må slettes minst to timer før den skal sendes. Hvis den slettes innen to timer før den skal sendes, vil e-posten bli sendt til alle planlagte mottakere.

Eksportere et dashbord

Du kan sende en e-post med dashbordrapporter én gang og eksportere dataene dine, eller sette opp gjentatte e-poster som sendes regelmessig til brukerne i HubSpot-kontoen din.

Du kan også sende et dashboard til en e-postadresse som ikke er en bruker i HubSpot-kontoen din( kunProfessional og Enterprise ).

Væroppmerksom på at dashborddataene som sendes ut i gjentatte e-poster, er basert på tillatelsene til brukeren som har konfigurert e-posten. Hvis du ønsker at individuelle brukere kun skal motta sine egne data, anbefales det at hver bruker konfigurerer sine egne gjentatte dashboard-e-poster.

Send e-post til et dashbord

• Naviger til Rapporter > Instrumentbord i HubSpot-kontoen din.
• Øverst til venstre klikker du på navnet på det aktuelle dashbordet og velger dashbordet du vil sende via e-post eller eksportere.

• Klikk på Del > Send dette dashbordet via e-post øverst til høyre.
  

• Hvis du vil sende en e-post én gang, angir du følgende detaljer i høyre sidefelt:
• • Under feltet Er dette en gjentakende e-post? må du kontrollere at Nei, denne e-posten sendes bare én gang er valgt.
  • Klikk på rullegardinmenyen Interne mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
  • Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du sende et dashbord til brukere som ikke er HubSpot-brukere. Skriv inn mottakerens e-postadresse i feltene Andre mottak ere.
    • Domenet til den angitte e-postadressen må være tilkoblet som et domene for sending av e-post. Hvis avsenderdomenet ikke er riktig tilkoblet, vises en feilmelding under feltet Andre mottakere.
    • Hvis du f.eks. sender dashbordet til test@examplecompany.com, må examplecompany.com legges til som avsenderdomene for e-post.

• • • Du kan sende 100 e-poster per dag til ikke-Hubspot-brukere.

Merk: HubSpot- og ikke-HubSpot-brukere vil motta den samme e-posten, så forsikre deg om at ingen personlig eller sensitiv informasjon deles før du sender den.

• • Domenet til den oppgitte e-postadressen må være koblet til et domene som sender e-post.
  • I feltet E-postemne skriver du inn emnefeltet som skal vises i mottakerens innboks.
  • I feltet Melding skriver du inn brødteksten til e-posten.
  • Hvis du vil legge til et bilde av eksporten som e-postvedlegg, klikker du på rullegardinmenyen Legg ved nedlastbar fil og velger et filformat.
  • Som standard inkluderer e-posten alle rapportene på dashbordet. Hvis du bare vil inkludere bestemte rapporter, velger du Inkluder utvalgte rapporter og merker av i avmerkingsboksene ved siden av rapportene du vil inkludere.
  • Som standard inkluderer ikke e-posten noen dashbordfiltre. Hvis du vil sende e-posten med spesifikke instrumentbordfiltre, klikker du på Send med filtre. Klikk deretter på Legg til filter og velg et filter. Klikk på Bruk.
  • Hvis du vil forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane, klikker du på Forhåndsvis externalLink.
  • Klikk på Send nå for å sende e-posten.
    
    

• Hvis du vil sende en gjentakende e-post, konfigurerer du følgende detaljer i høyre sidefelt:
  • Under Er dette en gjentagende e-post? velger du Ja, dette er en gjentagende e-post.

• • I feltet E-postkallenavn angir du et navn for denne gjentagende e-posten. Mottakerne kan ikke se dette kallenavnet.
  • Klikk på rullegardinmenyen Mottakere, og velg deretter brukerne du vil sende e-posten til.
  • I feltet E-postemne skriver du inn emnelinjen som skal vises i mottakerens innboks.
  • I feltet Melding skriver du inn brødteksten til e-posten.

• • Klikk på rullegardinmenyen Leveringsfrekvens, og velg deretter Daglig, Ukentlig eller Månedlig.
  • Hvis du har valgt Ukentlig eller Månedlig, klikker du på rullegardinmenyen Leveringsdato og velger hvilke dager eller datoer du vil at e-posten skal sendes ut.
  • Klikk på rullegardinmenyen Tid på dagen, og velg deretter tidspunktet du vil at e-posten skal sendes ut. Rapportdataene samles inn to timer før dette tidspunktet.
  • Et sammendrag av e-postleveringsdatoene vises nederst i panelet.

• • Hvis du vil legge ved et bilde av eksporten som e-postvedlegg, klikker du på rullegardinmenyen Legg ved nedlastbar fil og velger et filformat.
  • Som standard inneholder ikke e-posten noen dashbordfiltre. Hvis du vil sende e-posten med spesifikke instrumentbordfiltre, klikker du på Send med filtre. Klikk deretter på Legg til filter og velg et filter.
  • Klikk på Planlegg e-post for å fullføre konfigureringen av e-posten.

Administrer gjentatte e-poster fra dashbordet

Hvis du er superadministrator eller eier av et dashbord, kan du endre og slette en gjentakende e-post.

• Naviger til Rapporter > Instrumentbord i HubSpot-kontoen din.
• Øverst til venstre klikker du på navnet på det gjeldende dashbordet og velger dashbordet du vil sende e-post til eller eksportere.
• Øverst til høyre klikker du på Del > Administrer gjentatte e-poster.
• I dialogboksen kan du konfigurere gjentatte e-poster:
  • Klikk på e-postens kallenavn for å redigere e-postinformasjonen.
  • Slik endrer du eieren av den gjentatte e-posten:
    • Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Endre eier.

• • • I dialogboksen klikker du på nedtrekksmenyen Eier av gjentatt e-post og velger en ny bruker.
    • Klikk på Endre eier.

• • Slik sletter du den gjentatte e-posten:
    • Hold markøren over e-posten, og klikk deretter på Handlinger > Slett.
    • Klikk på Slett gjentagende e-post i dialogboksen.

Vær oppmerksom på at en gjentakende e-post må slettes minst to timer før den skal sendes. Hvis den slettes innen to timer før den skal sendes, vil e-posten bli sendt til de planlagte mottakerne.

Del rapporter via Slack-integrasjonen

Hvis du har installert Slack-integrasjonen, kan du dele dashbordrapporter med resten av teamet i Slack. Rapporter kan bare deles til offentlige Slack-kanaler og kan ikke sendes til delte kanaler.

Slik deler du en lenke til et dashbords rapporter:

• Naviger til Rapporter > Instrumentbord i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Handlinger > Del til Slack øverst til høyre.
• I panelet til høyre velger du kanalen du vil sende rapportene til. Du kan eventuelt skrive inn en melding som skal følge med Slack-meldingen.
• Klikk på Del til Slack.
• En forhåndsvisning av rapportene vises i Slack. Hvis brukeren har tilgang til rapporten i HubSpot, kan de klikke på lenken i Slack for å gå direkte til rapporten.

Slik deler du en individuell rapport:

• Naviger til Rapporter > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over rapporten du vil dele, og klikk på Handlinger > Del denne rapporten.
• Klikk på Slack i panelet til høyre.

• Gå til Slack-fanen i panelet til høyre.

  

• UnderEr dette en gjentagende slack? velger duNei, denne slack-meldingen vil bare bli sendt én gang.

• Under Deling til slack-kanal eller bruker? Velg å dele med en bruker eller en kanal.

• Klikk på rullegardinmenyen Del til kanal eller bruker, og velg deretter kanalen eller brukeren du vil sende slack-meldingen til.
  
  

• Skriv inn brødteksten for slack-meldingen i feltet Melding.

• Klikk på Forhåndsvisning for å forhåndsvise rapporten som mottakeren vil motta i en ny fane.

• Klikk på Send nå for å sende slack-meldingen.

Slik deler du en gjentakende slack-melding:

• Under Er dette en gjentagende slack? velger du Ja, dette er en gjentagende slack-melding.
• IfeltetSlack-kallenavnskriver du inn et internt navn for slack-meldingen.
• UnderDeling til slack-kanal eller bruker? Velg å dele med en bruker eller en kanal.
• Klikk pårullegardinmenyenDel til kanaleller bruker,og velg deretterkanaleneller brukerendu vil sende slack-meldingen til.

• Skriv inn brødteksten for slack-meldingen i feltet Melding.
• Klikk pårullegardinmenyenLeveringsfrekvens, og velg deretterDaglig, Ukentlig ellerMånedlig.
• Hvis du har valgtUkentligellerMånedlig, klikker du pårullegardinmenyenLeveringsdatoog velger hvilke dager eller datoer du vil at slack-meldingen skal sendes.
• Klikk pårullegardinmenyenTid på dagen, og velg deretter tidspunktet du vil at slack-meldingen skal sendes.Rapportdata vil bli samlet inn to timer før dette tidspunktet.
• Et sammendrag av leveringsdatoene for slack-meldingene vises nederst i panelet.
• Klikk påForhåndsvisning for å forhåndsvise rapporten som mottakerne vil motta i en ny fane.
• Klikk påPlanlegg melding for å sende slack-meldingen.