レポートやダッシュボードをEメール、Slack、エクスポートで送信可能

HubSpotでは、レポートをエクスポートする方法が複数あります。

• 個別のレポートの場合、HubSpotのレポートへのリンクが記載されたEメールを送信できます。Eメールは1回だけ送信することも、毎日、毎週、または毎月送信するようスケジュールすることもできます。レポートをCSVまたはExcelファイルとしてエクスポートすることも可能です。エクスポートを定期的にスケジュールすることはできません。
• ダッシュボードの場合、HubSpotのダッシュボードへのリンクが記載されたEメールを送信できます。メールを一度だけ送信することも、毎日、毎週、または毎月送信するようにスケジュールすることもできます。 
• Slackとの連携により、特定のSlackチャンネルにダッシュボードを共有することができます。

以下で、それぞれの方法について説明します。

レポートのエクスポート

レポートダッシュボードから、レポートをCSVまたはExcelファイルとしてエクスポートするか、アカウント内のユーザーにレポートをEメール送信できます。毎日、毎週、毎月の定期配信レポートEメールをスケジュールすることもできます。1つのレポートについて複数の定期配信Eメールをセットアップできます。

エクスポートにはレポートに追加されたフィールドが含まれます。

• 単一オブジェクトレポートはレポートビルダーの［データ］タブの［選択したプロパティー］セクションに追加されたプロパティーを含めてエクスポートされます。
  
  
• 高度なカスタムレポートはレポートビルダーの［設定］タブに追加されたフィールドを含めてエクスポートされます。
  
  
  

CSVまたはExcelファイルとしてレポートをエクスポートするには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［レポート］ > ［レポート］の順に進みます。
• エクスポートしたいレポートにカーソルを合わせ、Actionsドロップダウンメニューをクリックし、Exportを選択します。 
• ダイアログボックスで、レポートの名前を名前フィールドに入力し、ファイル形式ドロップダウンメニューをクリックして、エクスポート用のファイル形式を選択します。
• ［エクスポート］をクリックします。エクスポートが処理されると、Eメール経由と通知センターでダウンロードリンクが届きます。

注意: funnel reportは、選択した日付範囲内でステージを変更したオブジェクトを表示します。ただし、ファネルレポートをエクスポートすると、エクスポートファイルにはその日付範囲で作成されたオブジェクトが含まれます。

個々のレポートのEメールを送信およびスケジュールするには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［レポート］ > ［レポート］の順に進みます。
• Eメール送信するレポートにカーソルを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。［このレポートをEメールで送信］を選択します。
  
  
• 右側のサイドバーで、Eメールの詳細をセットアップします。
  • Eメールを1回だけ送信するには、次の手順に従います。
    • ［受信者］ドロップダウンメニューをクリックして、Eメールの送信先となるユーザーを選択します。
    • ［Eメールの件名］フィールドに、受信者の受信トレイに表示するEメールの件名を入力します。
    • ［メッセージ］フィールドに、Eメール本文のテキストを入力します。
    • 受信者が受信するレポートを新しいタブでプレビューするには、［プレビュー］externalLinkをクリックします。
    • Eメールを送信するには、［今すぐ送信］をクリックします。 

• • Eメールを定期的なスケジュールに従って送信するには、次の手順に従います。
    • ［これは定期配信Eメールですか？］で［はい、これは定期配信Eメールです］を選択します。
    • ［Eメールのニックネーム］フィールドに、Eメールの内部名を入力します。
    • ［受信者］ドロップダウンメニューをクリックして、Eメールの送信先となるユーザーを選択します。
    • ［Eメールの件名］フィールドに、受信者の受信トレイに表示するEメールの件名を入力します。
    • ［メッセージ］フィールドに、Eメール本文のテキストを入力します。
    • ［配信頻度］ドロップダウンメニューをクリックし、［日次］、［週次］、または［月次］を選択します。
    • 毎週」または「毎月」を選択した場合は、「配信日」ドロップダウンメニューをクリックし、Eメールを送信する日または日付を選択します。
    • 時間帯のドロップダウンメニューをクリックし、Eメールを送信する時間帯を選択します。レポートデータは、この時刻の2時間前に取得されます。
    • パネルの下部にEメールの配信日の概要がポップアップ表示されます。
    • 受信者が受信するレポートを新しいタブでプレビューするには、［プレビュー］externalLinkをクリックします。
    • Eメールを送信するには、［Eメールをスケジュール］をクリックします。 

定期配信レポートEメールの管理

スーパー管理者またはレポートの所有者であれば、定期的なEメールを修正したり削除したりすることができます。

• HubSpotアカウントにて、［レポート］ > ［レポート］の順に進みます。
• 定期配信Eメールがあるレポートにカーソルを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。［定期配信Eメールの管理］を選択します。 
• ダイアログボックスで、定期配信Eメールを管理します。
  • Eメールの詳細を編集するには、Eメールのニックネームをクリックします。
  • 定期配信Eメールの所有者を変更するには、次の手順に従います。
    • Eメールにカーソルを置き、［アクション］をクリックして［所有者を変更］を選択します。

• • • ダイアログボックスで［定期配信Eメール所有者］ドロップダウンメニューをクリックし、新しいユーザーを選択します。
    • ［所有者を変更］をクリックします。

• • 定期配信Eメールを削除するには、次の手順に従います。
    • Eメールにカーソルを置き、［アクション］をクリックして［削除］を選択します。
    • ダイアログボックスで、［定期配信Eメールを削除］をクリックします。

注意：定期的に送信されるEメールは、送信予定日の2時間前までに削除する必要があります。送信時刻から2時間以内に削除された場合は、予定されていた受信者にメールが送信されます。

ダッシュボードのエクスポート

ダッシュボードレポートを含むEメールを1回送信してデータをエクスポートしたり、HubSpotアカウントのユーザーに定期的に送信される定期配信Eメールを設定したりすることができます。

ご注意：定期配信Eメールで送信されるダッシュボードデータはEメールをセットアップしたユーザーの権限に基づきます。個人ユーザーが自分のデータのみを受信するようにするには、ユーザーがそれぞれ定期配信ダッシュボードEメールをセットアップすることをお勧めします。

• HubSpotアカウント上で、左上に表示されるHubSpotのロゴをクリックし、ダッシュボードへ移動します。
• 左上で現在のダッシュボードの名前をクリックし、Eメール送信またはエクスポートするダッシュボードを選択します。

• 右上の「共有」をクリックし、「このダッシュボードを Eメールで送信」を選択します。

• 右側のサイドバーで、Eメールの詳細をセットアップします。
  
  • Eメールを1回だけ送信するには、次の手順に従います。  
    • ［受信者］ドロップダウンメニューをクリックして、Eメールの送信先となるユーザーを選択します。
    • ［Eメールの件名］フィールドに、受信者の受信トレイに表示する件名を入力します。
    • ［メッセージ］フィールドに、Eメール本文のテキストを入力します。
    • Eメールの添付ファイルとしてエクスポートの画像を含めるには、［ダウンロード可能なファイルを添付］ドロップダウンメニューをクリックしてファイル形式を選択します。
    • 既定では、Eメールにはダッシュボードのすべてのレポートが含まれます。特定のレポートのみを含めるには、［選択したレポートを含める］を選択して含めるレポートの横にあるチェックボックスを選択します。
    • 既定では、Eメールにはダッシュボードフィルターは含まれません。特定のダッシュボードフィルターが含まれるEメールを送信するには、［フィルターありで送信］をクリックします。続いて、［フィルターを追加］をクリックしてフィルターを選択します。［適用］をクリックします。
    • 受信者が受信するレポートを新しいタブでプレビューするには、［プレビュー］externalLinkをクリックします。
    • Eメールを送信するには、［今すぐ送信］をクリックします。 
  • 定期配信Eメールをセットアップするには、次の手順に従います。
    • ［はい、これは定期配信Eメールです］を選択します。

• • • ［Eメールのニックネーム］フィールドに、この定期配信Eメールの名前を入力します。受信者にはこのニックネームは表示されません。
    • ［受信者］ドロップダウンメニューをクリックして、Eメールの送信先となるユーザーを選択します。
    • ［Eメールの件名］フィールドに、受信者の受信トレイに表示する件名を入力します。
    • ［メッセージ］フィールドに、Eメール本文のテキストを入力します。

• • • ［配信頻度］ドロップダウンメニューをクリックし、［日次］、［週次］、または［月次］を選択します。
    • 毎週または毎月を選択した場合は、配信日のドロップダウンメニューをクリックし、メールを送信する日または日付を選択します。
    • 時間帯のドロップダウンメニューをクリックし、Eメールを送信する時間帯を選択します。レポートデータは、この時刻の2時間前に取得されます。
    • パネルの下部にEメールの配信日の概要がポップアップ表示されます。

• • • Eメールの添付ファイルとしてエクスポートの画像を含めるには、［ダウンロード可能なファイルを添付］ドロップダウンメニューをクリックしてファイル形式を選択します。
    • 既定では、Eメールにはダッシュボードフィルターは含まれません。特定のダッシュボードフィルターが含まれるEメールを送信するには、［フィルターありで送信］をクリックします。続いて、［フィルターを追加］をクリックしてフィルターを選択します。

定期配信ダッシュボードEメールの管理

スーパー管理者またはダッシュボードの所有者であれば、定期的なEメールを修正したり削除したりすることができます。

• HubSpotアカウント上で、左上に表示されるHubSpotのロゴをクリックし、ダッシュボードへ移動します。
• 左上で現在のダッシュボードの名前をクリックし、Eメール送信またはエクスポートするダッシュボードを選択します。
• 右上の「共有」をクリックし、「定期的な Eメールの管理」を選択します。
• ダイアログボックスで、定期配信Eメールを管理します。
  • Eメールの詳細を編集するには、Eメールのニックネームをクリックします。
  • 定期配信Eメールの所有者を変更するには、次の手順に従います。
    • Eメールにカーソルを置き、［アクション］をクリックして［所有者を変更］を選択します。

• • • ダイアログボックスで［定期配信Eメール所有者］ドロップダウンメニューをクリックし、新しいユーザーを選択します。
    • ［所有者を変更］をクリックします。

• • 定期配信Eメールを削除するには、次の手順に従います。
    • Eメールにカーソルを置き、［アクション］をクリックして［削除］を選択します。
    • ダイアログボックスで、［定期配信Eメールを削除］をクリックします。

注意：定期的に送信されるEメールは、送信予定日の2時間前までに削除する必要があります。送信時刻から2時間以内に削除された場合は、予定されていた受信者にメールが送信されます。

Slackとの連携によるダッシュボードとレポートの共有

Slackとの統合をインストールした場合、Slackでダッシュボードのレポートを他のチームと共有することができます。ダッシュボードとレポートは、公開されたSlackチャンネルにのみ共有することができます。

• HubSpotアカウント上で、左上に表示されるHubSpotのロゴをクリックし、ダッシュボードへ移動します。
• ダッシュボードを共有するには
  • 左上で、現在のダッシュボードの名前をクリックし、Eメールまたはエクスポートするダッシュボードを選択します。
  • 右上の「共有」ドロップダウンメニューをクリックし、「Slackに共有」を選択します。

• レポートを共有するために
  • レポートの右上にあるverticalMenuMMoreをクリックします。
  • ドロップダウンメニューで、「Slackに共有」を選択します。

• 右側のパネルで、リンクを送信するチャネルを選択します。必要に応じてSlackメッセージに添付するメッセージを入力できます。
• ［Slackに共有］をクリックします。
• Slackでダッシュボードのプレビューが表示されます。HubSpotでレポートにアクセスできるユーザーは、Slackでリンクをクリックすると、直接レポートにアクセスすることができます。