Begrens tilgangen til HubSpot-midlene dine

Du kan begrense tilgangen til innhold, data og mer, slik at bare de rette teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du ønsker å holde ressursene dine atskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne dine med å holde fokus og organisert.

Eiendelene du kan begrense tilgangen til avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Angi standardtillatelser for markedsføringsinnhold (kun Content Hub og Marketing Hub Enterprise )

Som standard er nyopprettede markedsføringsressurser tilgjengelige for alle brukere med tillatelser for ressursen. Det kan imidlertid være lurt å bare tillate bestemte brukere eller team å opprette eller redigere eiendeler.

I kontoinnstillingene dine kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede markedsføringsressurser, slik at bare ressursskaperen og teamet deres kan se og redigere dem. Dette gjelder ikke andre aktivatyper, for eksempel filer og mapper i filverktøyet.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Brukere og team i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk på Teams -fanen.
• Klikk for å slå på Slå på for å begrense tilgangen til nytt innhold .

Hvordan begrense tilgangen

Tilgang til verktøy kan begrenses ved å følge trinnene nedenfor. For dashboards, CRM-visninger og e-postabonnementspreferanser, hopp til den verktøyspesifikke delen nedenfor .

• I HubSpot-kontoen din, naviger til verktøyet du vil begrense tilgangen til .
• For å tilordne ett innholdselement, hold musepekeren over innholdselementet du vil tilordne, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og velg Administrer tilgang .
• For å tildele eiendeler samtidig, merk av i avmerkingsboksene ved siden av ressursen du vil tilordne, og klikk deretter på Administrer tilgang .
  
  

• I dialogboksen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere .
• For å tilordne innholdet til team eller brukere, klikk på Teams eller Users -fanen, og klikk deretter på avmerkingsboksen ved siden av lagene og brukerne du vil tilordne.
• Klikk Lagre . Aktivaen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene. For verktøyene som ikke følger instruksjonene ovenfor, finner du de verktøyspesifikke instruksjonene nedenfor.
  
  
  

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere se og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Du kan justere en brukers tillatelser slik at de bare kan se og redigere poster som eies av dem eller teamet deres.

Slik begrenser du tilgangen til CRM-poster for brukerne dine:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Brukere og team i menyen til venstre i sidefeltet.
• Hold markøren over navnet på brukeren du vil redigere. Klikk deretter på Rediger tillatelser .
• I menyen til venstre i sidefeltet klikker du for å utvide CRM > CRM-objekter .
• På CRM- fanen klikker du på [Objekt] for å utvide delen.
  • Klikk på rullegardinmenyene ved siden av Vis , Rediger og Slett tillatelser for en bestemt posttype.
  • Velg Alle kontakter , Teamets kontakter eller Kontaktene deres . Når du konfigurerer redigerings- eller sletttillatelser , kan du også velge Ingen .
    

• For å redigere hvem som kan kommunisere med en post, klikk på CRM > CRM-objekter i venstre sidelinjemeny.
  • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Kommuniser .
  • Velg Alle poster , Registrerer laget deres eier , Opptegnelser de eier eller Ingen .
• Etter å ha oppdatert tillatelsene, klikker du på Lagre øverst til høyre.

Vennligst merk: de oppdaterte tillatelsene trer i kraft først etter at brukerne logger ut og deretter logger på igjen. Lær mer om brukertillatelser

CRM-visninger

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men tilpassede CRM-visninger kan settes til å være synlige bare for deg, synlige for teamet ditt eller synlige for alle.

Slik begrenser du tilgangen til en CRM-visning:

• I HubSpot-kontoen din, naviger til startsiden for kontakt, firma, avtale, billett eller egendefinert objekt .
• Klikk på Alle visninger øverst.
• Hold markøren over visningsnavnet , og klikk deretter på Alternativer . Velg Administrer deling i rullegardinmenyen.
• I dialogboksen velger du fra følgende alternativer:
  • Privat: visningen vil bare være synlig for deg.
  • Mitt team: visningen vil bare være synlig for brukere i teamet ditt.
  • Alle: visningen vil være synlig for alle brukere på HubSpot-kontoen din.
• Klikk Lagre .

Innboks for samtaler

Etter å ha opprettet en innboks , kan du redigere hvilke brukere og team som kan se den ved å redigere tilgangsinnstillingene for innboksen. Lær hvordan du administrerer innboksbrukerne dine .

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, naviger til Innboks og brukerstøtte > Innbokser .
• Hold markøren over innboksen du vil administrere, og klikk på Rediger .
• Klikk på fanen Tilgang øverst.
• Under Tilgang -delen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere .
  

Dashboards

Dashboard-eiere kan angi hvilke team som har visnings- og redigeringstilgang til egendefinerte dashboards.

• I HubSpot-kontoen din, naviger til Rapporter > Dashboards .
• Klikk på Tilordnet-rullegardinmenyen øverst til venstre , og klikk deretter på Redigertilgang .
   

• I det høyre panelet velger du blant følgende alternativer:
  • Privat til eier: Tillat at bare eieren av dashbordet kan se dashbordet, velg alternativknappen Privat til eier . Klikk deretter på Lagre .
  • Alle: la alle brukere få tilgang til dashbordet. Når du velger dette alternativet, kan du velge Vis og rediger eller Bare se .
  • Bare spesifikke brukere og team ( kun Enterprise ) : tillat bare spesifikke team og brukere å få tilgang til dashbordet.

Deal- og billettrørledninger

Superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til spesifikke avtale- og billettledninger. For hver pipeline kan du gi tilgang til alle brukere i kontoen, eller begrense tilgang til individuelle brukere og team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Objekter > Tilbud eller Objekter > Billetter i venstre sidelinjemeny.
• Øverst klikker du på fanen Pipelines .
• I delen Velg en rørledning klikker du på rullegardinmenyen og velger en rørledning som skal redigeres.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger øverst til venstre, og velg deretter Administrer tilgang .
• I det høyre panelet velger du Privat for meg , Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere .

Å gi en bruker eller et team eksplisitt tilgang til en pipeline vil begrense tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å se rørledningen:

• Begrensede rørledninger vil være nedtonet i HubSpot-kontoen på skrivebordet og mobilappen .
• De kan se en spesifikk avtale eller billettpost hvis de sendes en direkte lenke fra en bruker med tilgang til rørledningen.
• De kan se poster fra begrensede rørledninger i rapporter.
• De kan vise poster fra begrensede rørledninger som assosiasjoner på poster.
• De kan søke etter poster i rørledningen.
• De vil ikke kunne opprette nye poster i rørledningen.

Dokumenter, spillebøker, sekvenser og salgsmaler

Etter å ha opprettet et dokument, spillebok, sekvens eller mal, kan du angi at tilgangsnivået skal være privat for eieren, delt med alle eller delt med spesifikke brukere og team.

Lær hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold .

Domener

Som standard kan brukere med brukertillatelsen Legg til og rediger domener se og redigere alle domener, samt publisere innhold til alle domener. For å begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener, finn ut hvordan du tildeler domenepubliseringstillatelser til team .

Sosiale kontoer

Når du begrenser tilgangen til dine sosiale kontoer, vær oppmerksom på følgende:

• Hvis det er flere brukere koblet til en sosial konto, kan bare superadministratorer administrere hvilke brukere og team som har tilgang til den sosiale kontoen.
• Hvis det bare er én bruker koblet til den sosiale kontoen, vil superadministratorer så vel som brukeren som koblet til kontoen kunne administrere tilgangen til den kontoen.

Å gi en bruker eller et team eksplisitt tilgang til en sosial konto vil begrense tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke se eller administrere innlegg fra den kontoen i det sosiale verktøyet. Finn ut mer om hvordan du administrerer brukernes sosiale publisering og kontotilgang .

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Markedsføring > Sosialt i menyen til venstre i sidefeltet.
• I Kontoer -fanen, under Kontotilgang -kolonnen, klikker du Bare meg , Alle eller [antall team og brukere] .
• I det høyre panelet velger du Privat for meg , Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere . Kun kunder med en Marketing Hub Enterprise abonnement kan begrense tilgangen for brukere og team.
  • Hvis du velger spesifikke brukere eller team, kan du søke etter og merke av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet i søkefeltet.
  • For å fjerne tilgang fra en konto, fjerner du avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.
  

E-poster

Du kan tilordne redigeringstilgang til spesifikke markedsførings-e-poster til individuelle brukere eller team fra e-postdashbordet ved å bruke de generelle instruksjonene ovenfor. E-poster tildelt et team kan bare redigeres av brukere i det teamet. Enhver e-post som ikke er tilordnet vil være tilgjengelig for alle brukere og team med e-postbrukertillatelsen .

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en spesifikk e-post, kan de be om tilgang til den ved å følge trinnene nedenfor:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Markedsførings-e-post.
• Klikk på navnet på e-posten du vil ha redigeringstilgang til.
• Øverst til høyre holder du markøren over Gjennomgå og send -knappen, og klikker deretter på Be om tillatelsesoppdatering .
  

• I dialogboksen klikker du på Godkjenner- rullegardinmenyen og velger en administrator i teamet ditt.
• Du kan eventuelt skrive inn en melding for å forklare hvorfor du trenger redigeringstilgang til e-posten.
• Klikk Send forespørsel . Godkjenneren du valgte vil bli varslet om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil da motta en bekreftelses-e-post etter at godkjenneren har gitt tilgang.

Filer

Administrer tilgang til individuelle filer, mapper og undermapper i filverktøyet for ytterligere å kontrollere hvilke brukere eller team som kan se eller redigere disse mappene eller filene.

Når du konfigurerer filtilgangen din, kan du gi alle brukere eller team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe. Du kan ikke konfigurere mappetilgangsinnstillinger på systemmapper generert av HubSpot.

Slik begrenser du tilgangen til filene eller mappen:

• Gå til Bibliotek > Filer i HubSpot-kontoen din.
• Hold markøren over en fil eller mappe og klikk på Handlinger . Deretter velger du Administrer tilgang .
  

• I det høyre panelet konfigurerer du fil- eller mappetilgang:
  • Privat for meg: begrense tilgangen til kun brukerkontoen din.
  • Tilgjengelig for alle: alle brukere kan se og redigere filen eller mappen.
  • Velg brukere og team som har tilgang : bare utvalgte brukere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise- abonnement, kan du også begrense tilgangen for tildelte team. Lær mer om å administrere team .
    • Merk av i avmerkingsboksen ved siden av brukerne eller teamene du vil gi tilgang til.
    • For å fjerne tilgang fra et team, fjerner du avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorer kan begrense tilgangen til en egenskap slik at bare spesifikke brukere og team kan redigere egenskapen på poster. En begrenset eiendom vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke får tilgang vil se meldingen Du har ikke tillatelse til å redigere verdien av dette feltet når du holder markøren over egenskapen på en post. Finn ut hvordan du begrenser redigeringstilgang for eiendommer .

Ta opp sidefelt

Du kan tilpasse sidefeltene som vises på kontakt-, selskaps-, avtale- og billettoppføringer slik at forskjellige lag har forskjellige syn. Finn ut hvordan du tilpasser postsidefelt for spesifikke team .

Rapporter

Det er flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til et dashbord, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet .
• Du kan partisjonere et rapportdashbord ved å tildele tilgang til kontrollpanelet .

Du kan ikke begrense tilgangen tilrapporter som finnes i delen for analyseverktøy eller individuelle tilpassede analysevisninger .

Listetilgangsgrenser (BETA)

Superadministratorer kan angi hvilke lag som har synlighet til hvilke lister ved å bruke de generelle instruksjonene ovenfor .

Når du tildeler tilgang til en liste, eller aktiverer standard tilordningsinnstilling, må du huske på følgende:

• Lister med begrenset tilgang kan bare sees og velges av listeskaperen og de tildelte lagene. Alle andre brukere vil ikke kunne se eller velge listen. Dette gjelder alle verktøy, som markedsførings-e-post, arbeidsflyter og rapporter.
• I tillegg til listefiltrene vil en kontakt kun vises i en aktiv liste med begrenset tilgang eller ny statisk liste hvis de oppfyller ett av følgende kriterier:
  
  • Kontakten eies av en bruker på det tildelte teamet.
  • En tilpasset HubSpot-brukeregenskap på kontaktposten er satt til en bruker på det tilordnede teamet.

• Hvis en bruker flytter til et annet team, vil de ikke lenger kunne få tilgang til eller se listene de kunne tidligere med mindre det nye teamet har tilgang til de samme listene.

Merk: for statiske lister kan tilgang kun tildeles mens listen opprettes. Etter at en statisk liste er opprettet, vil ikke listen oppdateres, inkludert eierskapsfiltrene som begrenser tilgangen. Hvis du har en eksisterende statisk liste som du vil begrense tilgangen til, oppretter du en ny statisk liste med de samme kriteriene og tildeler tilgang før du lagrer.

Arbeidsflyter

Arbeidsflyter kan tilordnes et spesifikt team fra arbeidsflytdashbordet ved å bruke de generelle instruksjonene ovenfor .

Arbeidsflyter som er tildelt et team kan bare vises og redigeres av brukere i det teamet. Enhver arbeidsflyt som ikke er tilordnet vil være tilgjengelig for alle brukere og team med arbeidsflytbrukertillatelsen .

Kampanjer

Du kan begrense tilgangen til markedsføringskampanjene dine for å tillate bestemte team å administrere kampanjedetaljene og endre hvilke eiendeler som er knyttet til den.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Kampanjer.
• Hold markøren over en kampanje du vil redigere tilgang for, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og klikk på Administrer tilgang .
• I panelet til høyre velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere .
• I søkefeltet, søk etter og merk av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
• For å fjerne tilgangen til kampanjen fjerner du avmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Annonser

Etter at du har koblet Google , Facebook eller LinkedIn annonsekontoer til HubSpot, kan du tilordne dem til bestemte brukere og team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Markedsføring > Annonser i menyen til venstre i sidefeltet.
• Hold markøren over en annonsekonto du vil ha redigeringstilgang for, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger . Velg Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere .
• I søkefeltet, søk etter og merk av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
• For å fjerne tilgangen til kampanjen fjerner du avmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.