Begrens tilgangen til HubSpot-ressursene dine

Administrer tilgangen til innhold, data og annet slik at bare de rette teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du ønsker å holde ressursene dine adskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne med å holde fokus og orden.

Hvilke ressurser du kan begrense tilgangen til, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Før du kommer i gang

Før du konfigurerer tilgangen til innholdet og ressursene dine, må du være oppmerksom på følgende:

• Selv om tilgangen til bestemte ressurser er begrenset til bestemte team eller brukere, har superadministratorer fortsatt muligheten til å se dem.
• Ressurser, for eksempel maler, sekvenser, dokumenter og spillbøker, kan bare vises av superadministratorer og de teamene og brukerne som har tilgang. Hvis du vil vise mer enn de fem første dokumentene eller malene i en konto, må du ha et tildelt Sales Hub- eller Service Hub-sete.
• Det kreves et Content- eller Marketing Hub Enterprise-abonnement for å begrense tilgangen til blogginnlegg og sider for team.
• Hvis en bruker har tillatelsen Begrens tilgang for team , men er i et team som ikke har et underordnet team, vil alternativet for å tilordne til team vanligvis ikke vises.
• Det er ikke mulig å begrense tilgangen til ressurser som ikke er oppført i tabellen ovenfor.
• Hvis du begrenser til gangen til et verktøy for en bruker, men har tillatelsen Begrens tilgang etter team (kun Enterprise) slått på, vil brukeren fortsatt ha tilgang til verktøyet hvis teamet deres har tilgang. Lær hvordan du redigerer brukertillatelser.

Angi standardtillatelser for markedsføringsinnhold

Som standard er nyopprettede markedsføringsressurser tilgjengelige for alle brukere med rettigheter for ressursen. Det kan imidlertid være lurt å bare tillate bestemte brukere eller team å opprette eller redigere ressurser.

I kontoinnstillingene kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede markedsføringsressurser slik at bare den som har opprettet ressursen og teamet deres kan se og redigere dem. Dette gjelder ikke for andre typer ressurser, for eksempel filer og mapper i filverktøyet.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt .
3. Klikk på Team-fanen.
4. Klikk for å slå på bryteren Begrens tilgang til nytt innhold.

Slik begrenser du tilgangen

Du kan begrense tilgangen til verktøy ved å følge trinnene nedenfor. For dashbord, CRM-visning og innstillinger for e-postabonnement, se den verktøyspesifikke delen nedenfor.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til verktøyet du ønsker å begrense tilgangen til.
2. Hvis du vil tildele én ressurs, holder du musepekeren over ressursen du vil tildele, klikker på rullegardinmenyen Handlinger og velger Administrer tilgang.
3. Hvis du vil tildele ressurser i bulk, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av ressursen du vil tildele, og klikker deretter på Administrer tilgang eller Tilordne brukere og team.
   

4. I dialogboksen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.
5. Hvis du vil tilordne innholdet til team eller brukere, klikker du på fanen Team eller Brukere og deretter i avmerkingsboksen ved siden av teamene og brukerne du vil tilordne.
6. Klikk på Lagre. Ressursen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene.
   
   

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere vise og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Du kan justere en brukers tillatelser slik at vedkommende bare kan vise og redigere poster som eies av vedkommende selv eller teamet.

Slik begrenser du tilgangen til CRM-poster for brukerne dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Hold musepekeren over navnet på brukeren du vil redigere. Klikk deretter på Rediger tillatelser.
4. I menyen til venstre sidefelt klikker du på for å utvide CRM > CRM-objekter.
5. I CRM-fanen klikker du på [Objekt] for å utvide delen.
   • Klikk på rullegardinmenyene ved siden av Tillatelser for visning, redigering og sletting for en bestemt posttype.
   • Velg Alle kontakter, Teamets kontakter eller Deres kontakter. Når du konfigurerer Rediger- eller Slett-tillatelser , kan du også velge Ingen.

6. Hvis du vil redigere hvem som kan kommunisere med en post, klikker du på CRM > CRM-verktøy i menyen i venstre sidefelt.
   • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Kommuniser.
   • Velg Alle poster, Poster teamet deres eier, Poster de eier eller Ingen.
7. Når du har oppdatert tillatelsene, klikker du på Lagre øverst til høyre.

Merk: Brukerne må logge ut av kontoen og inn igjen før oppdateringene av tillatelsene deres trer i kraft. Finn ut mer om brukertillatelser

CRM-visninger

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men egendefinerte CRM-visninger kan stilles inn slik at de bare er synlige for deg, synlige for teamet ditt eller synlige for alle.

Slik begrenser du tilgangen til en egendefinert CRM-visning:

1. Naviger til postene dine (f.eks. CRM > Kontakter).
2. Klikk på Alle visninger øverst.
3. Hold musepekeren over visningsnavnet, og klikk deretter på Alternativer. I rullegardinmenyen velger du Administrer deling.
4. I dialogboksen velger du blant følgende alternativer:
   • Privat: Visningen vil bare være synlig for deg.
   • Mitt team: Visningen vil bare være synlig for brukere i teamet ditt.
   • Alle: Visningen vil være synlig for alle brukere i HubSpot-kontoen din.
5. Klikk på Lagre.

Innboks for samtaler

Når du har opprettet en innboks, kan du redigere hvilke brukere og team som kan se den ved å redigere innstillingene for tilgang til innboksen. Finn ut hvordan du administrerer innboksbrukere.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Innboks og brukerstøtte > Innbokser i menyen i venstre sidefelt.
3. Hold musepekeren over innboksen du vil administrere, og klikk på Rediger.
4. Klikk på fanen Tilgang øverst.
5. Under Tilgang velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.

Dashbord

1. Gå til Rapportering > Instrumentpaneler i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på den tildelte [tilgangen] øverst til høyre.
   

3. I høyre panel velger du blant følgende alternativer:
   • Begrenset til superadministratorer og eier: Tillat bare superadministratorer og eieren av dashbordet å se dashbordet.
   • Privat for eieren: Tillat bare eieren av instrumentbordet å se instrumentbordet.
   • Tillat alle å se og redigere: Tillat alle brukere å se og redigere instrumentbordet.
   • Tillat alle å se: Tillat alle brukere å se instrumentbordet.
   • Tilordne team og brukere ( kunEnterprise):Tillat at kun bestemte team og brukere får tilgang til instrumentbordet.
4. Klikk på Lagre.

Objektrørledninger

Superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til spesifikke rørledninger. For hver rørledning kan superadministratorer gi tilgang til alle brukere i kontoen, eller begrense tilgangen til individuelle brukere og team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter i menyen i venstre sidefelt, og velg deretter objektet med rørledningen du vil administrere tilgangen for.
3. Klikk på fanen Rørledninger øverst.
4. I delen Velg en rørledning klikker du på rullegardinmenyen og velger en rørledning du vil redigere.
5. Klikk på Handlinger, og velg deretter Administrer tilgang.
6. I høyre panel velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en rørledning, begrenses tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å vise rørledningen:

• Begrensede pipelines vil være nedtonet i HubSpot-kontoen på skrivebordet og i mobilappen.
• De kan se en bestemt post hvis de får tilsendt en direkte lenke fra en bruker med tilgang til pipelinen.
• De kan vise poster fra begrensede rørledninger i rapporter.
• De kan vise poster fra begrensede pipelines som assosiasjoner til poster.
• De kan søke etter oppføringer i pipelinen.
• De kan ikke opprette nye oppføringer i pipelinen.

Dokumenter, spillbøker, sekvenser og salgsmaler

Administrer tilgangsnivået for dokumenter, spillbøker, sekvenser eller maler. Du kan gjøre dem private for eieren, delt med alle eller delt med bestemte brukere og team.

Finn ut hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold.

Domener

Som standard kan brukere med tillatelse for domeneinnstillinger vise og redigere alle domener, samt publisere innhold til alle domener. Du kan også begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener.

Finn ut hvordan du tildeler team publiseringstillatelser for domener.

Sosiale kontoer

Når du begrenser tilgangen til sosiale kontoer, må du være oppmerksom på følgende:

• Hvis flere brukere er koblet til en sosial konto, er det bare superadministratorer som kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til den sosiale kontoen.
• Hvis det bare er én bruker som er koblet til den sosiale kontoen, kan både superadministratorer og brukeren som har koblet til kontoen, administrere tilgangen til kontoen.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en sosial konto, begrenses tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke se eller administrere innlegg fra den aktuelle kontoen i det sosiale verktøyet. Finn ut mer om hvordan du administrerer brukernes sosiale publisering og kontotilgang.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Markedsføring > Sosialt i menyen i venstre sidefelt.
3. I fanen Kontoer, under kolonnen Kontotilgang , klikker du på Bare meg, Alle eller [antall team og brukere].

4. I høyre panel velger du Privat for meg,Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. Bare kunder med et Marketing Hub Enterprise -abonnement kan begrense tilgangen for brukere og team .
5. • Hvis du velger bestemte brukere eller team, kan du søke etter og merke av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet i søkefeltet.
   • Hvis du vil fjerne tilgangen fra en konto, fjerner du avkrysningsruten ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på krysset i delen Hvem har tilgang.
6. Klikk på Lagre nederst i panelet.

E-post

Tildel redigeringstilgang til spesifikke markedsførings-e-poster til individuelle brukere eller team fra e-postinstrumentbordet ved hjelp av de generelle instruksjonene. E-poster som er tilordnet et team, kan bare redigeres av brukere på det teamet. Alle e-poster som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med brukerrettighet for e-post.

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en spesifikk e-post, kan vedkommende be om tilgang til den ved å følge trinnene nedenfor:

1. Gå til Markedsføring > E-post i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på e-posten du vil ha redigeringstilgang til.
3. Hold musepekeren over knappen Review and Send øverst til høyre, og klikk deretter på Request permission update.
4. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Godkjenner og velger en administrator i teamet ditt.
5. Du kan eventuelt skrive inn en melding for å forklare hvorfor du trenger redigeringstilgang til e-posten.
6. Klikk på Send forespørsel. Godkjenneren du har valgt, vil bli varslet om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil deretter motta en bekreftelse via e-post etter at godkjenneren har gitt tilgang.

Filer

Administrer tilgangen til individuelle filer, mapper og undermapper i filverktøyet for å ytterligere kontrollere hvilke brukere eller team som kan se eller redigere dem.

Når du konfigurerer filtilgang, kan du gi alle brukere eller team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe. Du kan ikke konfigurere mappetilgangsinnstillinger på systemmapper som genereres av HubSpot.

Slik begrenser du tilgangen til filer eller mapper:

1. Gå til Innhold > Filer i HubSpot-kontoen din.
2. Hold markøren over en fil eller mappe, og klikk på Handlinger. Velg deretter Administrer tilgang.

3. I panelet til høyre kan du konfigurere tilgangen til filer eller mapper:
   • Privat for meg: Begrens tilgangen til kun din brukerkonto.
   • Tilgjengelig for alle: Alle brukere kan vise og redigere filen eller mappen.
   • Velg brukere og team som kan få tilgang: Bare utvalgte brukere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også begrense tilgangen etter tildelte team. Finn ut mer om hvordan du administrerer team.
     • Merk av i avmerkingsboksen ved siden av brukerne eller teamene du vil gi tilgang til.
     • Hvis du vil fjerne tilgangen fra et team, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X-en i delen Hvem har tilgang.
4. Klikk på Lagre nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorer kan begrense tilgangen til en egenskap slik at bare bestemte brukere og team kan redigere egenskapen på poster. En begrenset egenskap vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke har tilgang, vil se meldingen Du har ikke tillatelse til å redigere verdien i dette feltet når de holder musepekeren over egenskapen i en oppføring. Finn ut hvordan du begrenser redigeringstilgangen for egenskaper.

Sidefelt for poster

Du kan tilpasse sidebjelkene som vises på kontakt-, firma-, avtale- og billettoppføringer, slik at ulike team har forskjellige visninger. Finn ut hvordan du tilpasser sidefeltene for bestemte team.

Rapporter

Det finnes flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til i et dashbord, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet.
• Hvis en rapport er lagt til i et dashbord, kan du begrense tilgangen til dashbordet ved å tildele tilgang til dashbordet.

Du kan ikke begrense tilgangen til rapporter som finnes i delen med analyseverktøy eller individuelle tilpassede analysevisninger.

Segmenter

Superadministratorer kan angi hvilke team som skal ha innsyn i hvilke segmenter ved å redigere segmenttilgang. Du kan også administrere tilgangen ytterligere ved å tilordne segmenter og begrense poster basert på eierskap av poster.

Arbeidsflyter

Tilordne arbeidsflyter til et bestemt team fra arbeidsflytoversikten ved hjelp av de generelle instruksjonene.

Arbeidsflyter som er tilordnet et team, kan bare vises og redigeres av brukere i det teamet. Alle arbeidsflyter som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med brukerrettighetene for arbeidsflyter.

Kampanjer

Begrens tilgangen til markedsføringskampanjene dine slik at enkelte team kan administrere kampanjens detaljer og endre hvilke ressurser som er knyttet til den.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Kampanjer.
2. Hold musepekeren over en kampanje du vil redigere tilgangen for, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og velg Administrer tilgang.
3. I høyre panel velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
4. I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
5. Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du avkrysningsruten ved siden av teamets navn, eller klikker på krysset i delen Hvem har tilgang.
6. Klikk på Lagre nederst i panelet.

Annonser

Når du har koblet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonsekontoer til HubSpot, kan du tilordne dem til bestemte brukere og team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Markedsføring > Annonser i menyen i venstre sidefelt.
3. Hold musepekeren over en annonsekonto du vil redigere tilgang for, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Administrer tilgang.
4. I høyre panel velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
5. I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
6. Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du avkrysningsruten ved siden av teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
7. Klikk på Lagre nederst i panelet.