Begrens tilgangen til HubSpot-ressursene dine

Du kan begrense tilgangen til innhold, data og annet slik at bare de rette teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du ønsker å holde ressursene dine adskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne med å holde fokus og orden.

Hvilke ressurser du kan begrense tilgangen til, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Angi standardtillatelser for markedsføringsinnhold (kunContent Hub og Marketing Hub Enterprise )

Som standard er nyopprettede markedsføringsressurser tilgjengelige for alle brukere med rettigheter for ressursen. Det kan imidlertid være lurt å bare tillate bestemte brukere eller team å opprette eller redigere ressurser.

I kontoinnstillingene kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede markedsføringsressurser slik at bare den som har opprettet ressursen og teamet deres kan se og redigere dem. Dette gjelder ikke for andre typer ressurser, for eksempel filer og mapper i filverktøyet.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt .
• Klikk på Team-fanen.
• Klikk for å slå på bryteren Slå på for å begrense tilgangen til nytt innhold.

Slik begrenser du tilgangen

Tilgang til verktøy kan begrenses ved å følge trinnene nedenfor. For dashbord, CRM-visning og innstillinger for e-postabonnementer går du til den verktøyspesifikke delen nedenfor.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til verktøyet du ønsker å begrense tilgangen til.
• Hvis du vil tildele én ressurs, holder du musepekeren over ressursen du vil tildele, klikker på rullegardinmenyen Handlinger og velger Administrer tilgang.
• Hvis du vil tildele ressurser i bulk, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av ressursen du vil tildele, og klikker deretter på Administrer tilgang.
  
  

• I dialogboksen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.
• Hvis du vil tilordne innholdet til team eller brukere, klikker du på fanen Team eller Brukere og deretter i avmerkingsboksen ved siden av teamene og brukerne du vil tilordne.
• Klikk på Lagre. Ressursen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene. For verktøy som ikke følger instruksjonene ovenfor, finner du verktøyspesifikke instruksjoner nedenfor.
  
  
  

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere vise og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Du kan justere en brukers tillatelser slik at vedkommende bare kan vise og redigere poster som eies av vedkommende selv eller teamet.

Slik begrenser du tilgangen til CRM-poster for brukerne dine:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
• Hold musepekeren over navnet på brukeren du vil redigere. Klikk deretter på Rediger tillatelser.
• I menyen til venstre sidefelt klikker du på for å utvide CRM > CRM-objekter.
• I CRM-fanen klikker du på [Objekt] for å utvide delen.
  • Klikk på rullegardinmenyene ved siden av Vis, Rediger og Slett-tillatelser for en bestemt posttype.
  • Velg Alle kontakter, Teamets kontakter eller Deres kontakter. Når du konfigurerer Rediger- eller Slett-tillatelser , kan du også velge Ingen.
    

• Hvis du vil redigere hvem som kan kommunisere med en post, klikker du på CRM > CRM-objekter i menyen i venstre sidefelt.
  • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Kommuniser.
  • Velg Alle poster, Poster teamet deres eier, Poster de eier eller Ingen.
• Når du har oppdatert tillatelsene, klikker du på Lagre øverst til høyre.

Merk: De oppdaterte tillatelsene trer først i kraft etter at brukerne logger ut og deretter inn igjen. Lær mer om brukertillatelser

CRM-visninger

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men egendefinerte CRM-visninger kan stilles inn slik at de bare er synlige for deg, synlige for teamet ditt eller synlige for alle.

Slik begrenser du tilgangen til en CRM-visning:

• Gå til startsiden for kontakt, selskap, avtale, billett eller egendefinert objekt i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Alle visninger øverst.
• Hold musepekeren over visningsnavnet, og klikk deretter på Alternativer. I rullegardinmenyen velger du Administrer deling.
• I dialogboksen velger du blant følgende alternativer:
  • Privat: Visningen vil bare være synlig for deg.
  • Mitt team: Visningen vil bare være synlig for brukere i teamet ditt.
  • Alle: Visningen vil være synlig for alle brukere i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Lagre.

Innboks for samtaler

Når du har opprettet en innboks, kan du redigere hvilke brukere og team som kan se den ved å redigere innstillingene for tilgang til innboksen. Finn ut hvordan du administrerer innboksbrukere.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks og brukerstøtte > Innbokser i menyen i venstre sidefelt.
• Hold musepekeren over innboksen du vil administrere, og klikk på Rediger.
• Klikk på Tilgang-fanen øverst.
• Under Tilgang velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.
  

Dashbord

Dashboardeiere kan angi hvilke team som skal ha tilgang til visning og redigering av egendefinerte dashbord.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapporter > Dashbord.
• Klikk på rullegardinmenyenTildelt øverst til venstre, og klikk deretter på Rediger tilgang.
  

• I høyre panel velger du blant følgende alternativer:
  • Privat for eier: Tillat bare eieren av dashbordet å se dashbordet, velg alternativknappen Privat for eier. Klikk deretter på Lagre.
  • Alle: Gi alle brukere tilgang til instrumentbordet. Når du velger dette alternativet, kan du velge Vis og rediger eller Bare visning.
  • Bare bestemte brukere og team ( bareEnterprise): Gi bare bestemte team og brukere tilgang til instrumentbordet.

Pipelines for avtaler og billetter

Superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til spesifikke avtale- og billettpipelines. For hver pipeline kan du gi tilgang til alle brukere i kontoen, eller begrense tilgangen til individuelle brukere og team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Deals eller Objects > Tickets i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk på Pipelines-fanen øverst.
• I delen Velg en pipeline klikker du på rullegardinmenyen og velger en pipeline du vil redigere.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger øverst til venstre, og velg deretter Administrer tilgang.
• I høyre panel velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en rørledning, begrenses tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å vise rørledningen:

• Begrensede pipelines vil være nedtonet i HubSpot-kontoen på skrivebordet og i mobilappen.
• De kan se en spesifikk avtale eller billettoppføring hvis de får tilsendt en direkte lenke fra en bruker med tilgang til pipelinen.
• De kan vise poster fra begrensede rørledninger i rapporter.
• De kan vise poster fra begrensede pipelines som assosiasjoner til poster.
• De kan søke etter oppføringer i pipelinen.
• De kan ikke opprette nye oppføringer i pipelinen.

Dokumenter, spillbøker, sekvenser og salgsmaler

Når du har opprettet et dokument, en dreiebok, en sekvens eller en mal, kan du angi tilgangsnivået til å være privat for eieren, delt med alle eller delt med bestemte brukere og team.

Finn ut hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold.

Domener

Som standard kan brukere med brukerrettighetenLegg til og rediger domener vise og redigere alle domener, samt publisere innhold til alle domener. Hvis du vil begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener, kan du lære hvordan du tildeler domenepubliseringstillatelser til team.

Sosiale kontoer

Bare superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til bestemte sosiale kontoer. Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en sosial konto, begrenses tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke se eller administrere innlegg fra den aktuelle kontoen i det sosiale verktøyet.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Markedsføring > Sosialt i menyen i venstre sidefelt.
• I fanen Kontoer, under kolonnen Kontotilgang , klikker du på Bare meg, Alle eller [antall team og brukere].
• I høyre panel velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. Bare kunder med et Marketing Hub Enterprise-abonnement kan begrense tilgangen for brukere og team.
  • Hvis du velger bestemte brukere eller team, kan du søke etter og merke av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet i søkefeltet.
  • Hvis du vil fjerne tilgangen fra en konto, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X-en i delen Hvem har tilgang.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.
  

E-post

Du kan tildele redigeringstilgang til spesifikke markedsførings-e-poster til individuelle brukere eller team fra e-postoversikten ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor. E-poster som er tilordnet et team, kan bare redigeres av brukere på dette teamet. Alle e-poster som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med brukerrettighet for e-post.

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en spesifikk e-post, kan vedkommende be om tilgang til den ved å følge trinnene nedenfor:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Markedsførings-e-post.
• Klikk på navnet på e-posten du vil ha redigeringstilgang til.
• Hold musepekeren over knappen Review and Send øverst til høyre, og klikk deretter på Request permission update.
  

• I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Godkjenner og velger en administrator i teamet ditt.
• Du kan eventuelt skrive inn en melding for å forklare hvorfor du trenger redigeringstilgang til e-posten.
• Klikk på Send forespørsel. Godkjenneren du har valgt, vil bli varslet om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil deretter motta en bekreftelse via e-post etter at godkjenneren har gitt tilgang.

Filer

Administrer tilgangen til individuelle filer, mapper og undermapper i filverktøyet for å kontrollere hvilke brukere eller team som kan se eller redigere disse mappene eller filene.

Når du konfigurerer filtilgangen, kan du gi alle brukere eller team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe. Du kan ikke konfigurere mappetilgangsinnstillinger på systemmapper som genereres av HubSpot.

Slik begrenser du tilgangen til filer eller mapper:

• Gå til Bibliotek > Filer i HubSpot-kontoen din.
• Hold markøren over en fil eller mappe, og klikk på Handlinger. Velg deretter Administrer tilgang.
  

• I panelet til høyre kan du konfigurere fil- eller mappetilgang:
  • Privat for meg: Begrens tilgangen til kun din brukerkonto.
  • Tilgjengelig for alle: Alle brukere kan se og redigere filen eller mappen.
  • Velg brukere og team som kan få tilgang: Bare utvalgte brukere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også begrense tilgangen etter tildelte team. Finn ut mer om hvordan du administrerer team.
    • Merk av i avmerkingsboksen ved siden av brukerne eller teamene du vil gi tilgang til.
    • Hvis du vil fjerne tilgangen fra et team, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X-en i delen Hvem har tilgang.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorer kan begrense tilgangen til en egenskap slik at bare bestemte brukere og team kan redigere egenskapen på poster. En begrenset egenskap vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke har tilgang, vil se meldingen Du har ikke tillatelse til å redigere verdien i dette feltet når du holder musepekeren over egenskapen i en oppføring. Finn ut hvordan du begrenser redigeringstilgangen for egenskaper.

Sidefelt for poster

Du kan tilpasse sidebjelkene som vises på kontakt-, firma-, avtale- og billettoppføringer, slik at ulike team har forskjellige visninger. Finn ut hvordan du tilpasser sidefeltene for bestemte team.

Rapporter

Det finnes flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til i et dashbord, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet.
• Du kan dele opp et rapportdashbord ved å tildele tilgang til dashbordet.

Du kan ikke begrense tilgangen til rapporter som finnes i delen med analyseverktøy eller individuelle tilpassede analysevisninger.

Begrensninger for listetilgang (BETA)

Superadministratorer kan angi hvilke team som skal ha tilgang til hvilke lister ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

Når du tildeler tilgang til en liste, eller aktiverer standardinnstillingen for tildeling, må du huske på følgende:

• Lister med begrenset tilgang kan bare ses og velges av den som har opprettet listen og de tildelte teamene. Alle andre brukere kan ikke se eller velge listen. Dette gjelder for alle verktøy, for eksempel e-postmarkedsføring, arbeidsflyter og rapporter.
• I tillegg til listefiltrene vil en kontakt bare vises i en aktiv liste med begrenset tilgang eller en ny statisk liste hvis de oppfyller ett av følgende kriterier:
  
  • Kontakten eies av en bruker i det tildelte teamet.
  • En egendefinert HubSpot-brukeregenskap på kontaktoppføringen er satt til en bruker i det tildelte teamet.

• Hvis en bruker flytter til et annet team, vil vedkommende ikke lenger ha tilgang til eller kunne se listene han eller hun hadde tilgang til tidligere, med mindre det nye teamet har tilgang til de samme listene.

Merk: For statiske lister kan tilgang bare tildeles mens listen opprettes. Etter at en statisk liste er opprettet, oppdateres ikke listen, heller ikke eierskapsfiltre som begrenser tilgangen. Hvis du har en eksisterende statisk liste som du ønsker å begrense tilgangen til, må du opprette en ny statisk liste med de samme kriteriene og tildele tilgang før du lagrer.

Arbeidsflyter

Arbeidsflyter kan tilordnes til et bestemt team fra arbeidsflytoversikten ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

Arbeidsflyter som er tilordnet et team, kan bare vises og redigeres av brukere på dette teamet. Alle arbeidsflyter som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med brukerrettighetene for arbeidsflyter.

Kampanjer

Du kan begrense tilgangen til markedsføringskampanjer slik at bestemte team kan administrere kampanjens detaljer og endre hvilke ressurser som er knyttet til den.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Kampanjer.
• Hold musepekeren over en kampanje du vil redigere tilgangen til, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger, og klikk på Administrer tilgang.
• I høyre panel velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
• I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker på X-en i delen Hvem har tilgang.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Annonser

Når du har koblet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonsekontoer til HubSpot, kan du tildele dem til bestemte brukere og team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Markedsføring > Annonser i menyen i venstre sidefelt.
• Hold musepekeren over en annonsekonto du vil redigere tilgang for, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Administrer tilgang.
• I høyre panel velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
• I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du avkrysningsruten ved siden av teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.