Begrens tilgangen til HubSpot-midlene dine

Du kan begrense tilgangen til innhold, data og mer, slik at bare de riktige teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du vil holde ressursene dine adskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne med å holde seg fokuserte og organiserte.

Hvilke ressurser du kan begrense tilgangen til, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Før du kommer i gang

Vær oppmerksom på følgende før du konfigurerer tilgang til innhold og ressurser:

• Superadministratorer kan se alle ressurser.
• Et CMS- eller Marketing Hub Enterprise-abonnement kreves for å begrense teamenes tilgang til blogginnlegg og sider.
• Vanligvis, hvis en bruker har tilgangsbegrensning for teamtillatelser, men er i et team som ikke har et underordnet team, vil alternativet for å tilordne til team ikke vises.
• Ressurser, for eksempel maler, sekvenser, dokumenter og spillebøker, kan bare vises av superadministratorer og teamene og brukerne som har tilgang. 
• Eiendeler som ikke er oppført i tabellen ovenfor, kan ikke ha begrenset tilgang på dette tidspunktet.
• Hvis du begrenser tilgangen til et verktøy for en bruker, men har tillatelsen Begrens tilgang for team (kun Enterprise) aktivert, vil brukeren fortsatt ha tilgang til verktøyet hvis teamet har tilgang. Finn ut hvordan du redigerer brukertillatelser.

Angi standardtillatelser for markedsføringsinnhold (kun Content Hub og Marketing Hub Enterprise)

Som standard er nyopprettede markedsføringsressurser tilgjengelige for alle brukere med tillatelser for ressursen. Det kan imidlertid være lurt å bare tillate bestemte brukere eller team å opprette eller redigere ressurser.

I kontoinnstillingene kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede markedsføringsressurser, slik at bare ressursoppretteren og teamet deres kan se og redigere dem. Dette gjelder ikke for andre ressurstyper, for eksempel filer og mapper i filverktøyet. 

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Brukere og team i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk på fanen Teams.
• Klikk for å slå på Slå på for å begrense tilgangen til nytt innhold.

Slik begrenser du tilgang

Tilgang til verktøy kan begrenses ved å følge trinnene nedenfor. For kontrollpaneler, CRM-visninger og e-postabonnementsinnstillinger, gå til den verktøyspesifikke delen nedenfor.

• Gå til verktøyet du vil begrense tilgangen til, i HubSpot-kontoen din.
• Hvis du vil tilordne én ressurs, holder du markøren over ressursen du vil tilordne, klikker på rullegardinmenyen Handlinger og velger Administrer tilgang. 
• Hvis du vil tilordne ressurser samlet, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av ressursen du vil tilordne, og deretter klikker du på Administrer tilgang eller Tilordne brukere og team.
  
  

• I dialogboksen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. 
• Hvis du vil tilordne innholdet til team eller brukere, klikker du på fanen Team eller Brukere og deretter på avmerkingsboksen ved siden av teamene og brukerne du vil tilordne.
• Klikk på Lagre. Ressursen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene. For verktøyene som ikke følger instruksjonene ovenfor, finner du de verktøyspesifikke instruksjonene nedenfor. 
    
  
  

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere vise og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Du kan justere en brukers tillatelser slik at de bare kan vise og redigere poster som eies av dem eller teamet deres.

Slik begrenser du tilgangen til CRM-poster for brukerne:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Brukere og team i menyen til venstre i sidepanelet.
• Hold musepekeren over navnet på brukeren du vil redigere. Klikk deretter på Rediger tillatelser.
• I menyen til venstre i sidepanelet klikker du for å utvide CRM > CRM-objektene. 
• Klikk på  [Objekt] på CRM-fanen for å utvide delen.
  • Klikk på rullegardinmenyene ved siden av tillatelsene Vis, Rediger og  Slett for en bestemt posttype.
  • Velg Alle kontakter, Teamets kontakter eller Kontakter. Når du konfigurerer tillatelsene Rediger eller Slett, kan du også velge Ingen. 
     

• Hvis du vil redigere hvem som kan kommunisere med en post, klikker du CRM > CRM-objekter i menyen til venstre i sidepanelet. 
  • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Kommuniser.
  • Velg Alle poster, Poster teamet eier, Poster de eier, eller Ingen.
• Når du har oppdatert tillatelsene, klikker du på Lagre øverst til høyre.

Merk: De oppdaterte tillatelsene trer først i kraft etter at brukerne har logget av, og deretter logger du på igjen. Finn ut mer om brukertillatelser

CRM-visninger

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men egendefinerte CRM-visninger kan angis til å være synlige bare for deg, synlige for teamet eller synlige for alle. 

Slik begrenser du tilgangen til en CRM-visning:

• I HubSpot-kontoen går du til startsiden for kontakten, selskapet, avtalen, billetten eller det egendefinerte objektet.
• Klikk på Alle visninger øverst.
• Hold musepekeren over visningsnavnet, og klikk deretter på Alternativer. Velg Administrer deling i rullegardinmenyen.
• Velg blant følgende alternativer i dialogboksen:
  • Privat: visningen vil bare være synlig for deg.
  • Mitt team: visningen vil bare være synlig for brukere i teamet ditt. 
  • Alle: Visningen vil være synlig for alle brukere i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Lagre.

Innboks for samtaler

Når du har opprettet en innboks, kan du redigere hvilke brukere og team som kan se den, ved å redigere innstillingene for tilgang til innboksen. Finn ut hvordan du administrerer innboksbrukerne. 

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidepanelet går du til Innboks og brukerstøtte > Innbokser.
• Hold musepekeren over innboksen du vil administrere, og klikk på Rediger. 
• Klikk på fanen Tilgang øverst. 
• Under Tilgang velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.  
   

Kontrollpaneler

Instrumentbordseiere kan angi hvilke team som har visnings- og redigeringstilgang til egendefinerte instrumentbord. 

• Gå til Rapporter > Kontrollpaneler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på rullegardinmenyen Tildelt øverst til venstre, og klikk deretter på Rediger tilgang.
   

• Velg blant følgende alternativer i panelet til høyre:
  • Privat for eieren: tillat bare eieren av kontrollpanelet å se kontrollpanelet, velg alternativknappen Privat for eieren. Klikk deretter på Lagre.
  • Alle: Tillat alle brukere å få tilgang til kontrollpanelet. Når du velger dette alternativet, kan du velge Vis og rediger eller Vis bare. 
  • Kun bestemte brukere og team (kun Enterprise): Tillat bare bestemte team og brukere å få tilgang til kontrollpanelet.

Objektrørledninger

Superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til bestemte pipelines. For hver pipeline kan du gi tilgang til alle brukere i kontoen, eller begrense tilgangen til individuelle brukere og team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter i menyen til venstre i sidepanelet, og velg deretter objektet med rørledningen du vil administrere tilgangen for.
• Klikk på Pipelines-fanen øverst.
• Klikk på rullegardinmenyen i delen Velg en rørledning, og velg en rørledning som skal redigeres.
• Klikk på Handlinger, og velg deretter Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.

Å eksplisitt gi en bruker eller et team tilgang til en pipeline vil begrense tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å vise pipelinen:

• Begrensede rørledninger blir nedtonet i HubSpot-kontoen på skrivebordet og i mobilappen.
• De kan vise en bestemt post hvis de sender en direkte kobling fra en bruker med tilgang til pipelinen.
• De kan vise poster fra begrensede rørledninger i rapporter.
• De kan vise poster fra begrensede rørledninger som tilknytninger til poster.
• De kan søke etter poster i rørledningen.
• De vil ikke kunne opprette nye poster i pipelinen. 

Dokumenter, spillebøker, sekvenser og salgsmaler

Når du har opprettet et dokument, en spillebok, en sekvens eller en mal, kan du angi at tilgangsnivået skal være privat for eieren, deles med alle eller deles med bestemte brukere og team. 

Finn ut hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold. 

Domener

Som standard kan brukere med brukertillatelsen Legg til og rediger domener vise og redigere alle domener, i tillegg til å publisere innhold på alle domener. Hvis du vil begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener, kan du finne ut hvordan du tilordner domenepubliseringstillatelser til team.

Sosiale kontoer

Vær oppmerksom på følgende når du begrenser tilgang til dine sosiale kontoer:

• Hvis det er flere brukere koblet til en sosial konto, kan bare superadministratorer administrere hvilke brukere og team som har tilgang til den sosiale kontoen.
• Hvis bare én bruker er koblet til den sosiale kontoen, vil superadministratorer og brukeren som koblet kontoen, kunne administrere tilgangen til den kontoen.

Å eksplisitt gi en bruker eller et team tilgang til en sosial konto vil begrense tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke vise eller administrere innlegg fra den kontoen i det sosiale verktøyet. Finn ut mer om hvordan du administrerer brukernes sosiale publisering og kontotilgang.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Markedsføring > Sosialt i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk på Bare meg, Alle eller [antall team og brukere] i kategorien Kontoer under kolonnen Kontotilgang .
• I panelet til høyre velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. Bare kunder med et Marketing Hub Enterprise-abonnement kan begrense tilgangen for brukere og team. 
  • Hvis du velger bestemte brukere eller team, kan du søke etter og merke av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet i søkefeltet.
  • Hvis du vil fjerne tilgang fra en konto, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.
   

E-post

Du kan tilordne redigeringstilgang til bestemte markedsførings-e-poster til individuelle brukere eller team fra e-postoversikten ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor. E-poster som er tilordnet et team, kan bare redigeres av brukere på det teamet. Alle e-poster som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med e-postbrukertillatelse.

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en bestemt e-post, kan de be om tilgang til den ved å følge trinnene nedenfor:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Markedsførings-e-post.
• Klikk på navnet på eposten du vil ha redigeringstilgang til.
• Hold markøren øverst til høyre over knappen Se gjennom og send, og klikk deretter på Be om tillatelsesoppdatering.
   

• Klikk på rullegardinmenyen Godkjenner i dialogboksen, og velg en administrator for teamet ditt.
• Du kan eventuelt skrive inn en melding for å forklare hvorfor du trenger redigeringstilgang til eposten.
• Klikk på Send forespørsel. Godkjenneren du valgte, vil bli varslet om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil da motta en e-postbekreftelse etter at godkjenneren gir tilgang.

Filer

Administrer tilgang til individuelle filer, mapper og undermapper i filverktøyet for å kontrollere hvilke brukere eller team som kan vise eller redigere disse mappene eller filene.

Når du konfigurerer filtilgangen, kan du gi alle brukere eller team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe. Du kan ikke konfigurere mappetilgangsinnstillinger for systemmapper som genereres av HubSpot. 

Slik begrenser du tilgangen til filene eller mappen:

• Gå til Bibliotek > Filer i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over en fil eller mappe, og klikk på Handlinger. Velg deretter Administrer tilgang. 
   

• I det høyre panelet konfigurerer du fil- eller mappetilgangen: 
  • Privat for meg: begrense tilgangen til brukerkontoen din.
  • Tilgjengelig for alle: Alle brukere kan vise og redigere filen eller mappen. 
  • Velg brukere og team som har tilgang: Bare valgte brukere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også begrense tilgangen for tildelte team. Lær mer om å administrere team.
    • Merk av i avmerkingsboksen ved siden av brukerne eller teamene du vil gi tilgang til. 
    • Hvis du vil fjerne tilgang fra et team, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorer kan begrense tilgangen til en eiendom slik at bare bestemte brukere og team kan redigere eiendommen i poster. En begrenset egenskap vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke får tilgang, vil se meldingen Du har ikke tillatelse til å redigere verdien i dette feltet når du holder markøren over egenskapen i en post. Lær hvordan du begrenser redigeringstilgang for eiendommer.

Spill inn sidepaneler

Du kan tilpasse sidefeltene som vises på kontakt-, selskaps-, avtale- og billettoppføringer, slik at forskjellige team har forskjellige visninger. Lær hvordan du skreddersyr sidepaneler for bestemte team.

Rapporter

Det er flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til i et kontrollpanel, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet.
• Du kan partisjonere et rapportkontrollpanel ved å tilordne tilgang til kontrollpanelet.

Du kan ikke begrense tilgangen til rapporter som finnes i delen med analyseverktøy eller individuelle egendefinerte analysevisninger.

Tilgangsgrenser for liste (BETA)

Superadministratorer kan angi hvilke team som har synlighet til hvilke lister ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

Når du tilordner tilgang til en liste, eller aktiverer standard tildelingsinnstilling, må du huske på følgende:

• Begrensede tilgangslister kan bare vises og velges av listeoppretteren og de tildelte teamene. Alle andre brukere vil ikke kunne se eller velge listen. Dette gjelder alle verktøy, for eksempel e-postmarkedsføring, arbeidsflyter og rapporter.
• I tillegg til listefiltrene vil en kontakt bare vises i en aktiv liste med begrenset tilgang eller en ny statisk liste hvis de oppfyller ett av følgende kriterier:
  
  • Kontakten eies av en bruker på det tildelte teamet.
  • En egendefinert HubSpot-brukeregenskap på kontaktposten er satt til en bruker på det tildelte teamet.

• Hvis en bruker flytter til et annet team, vil de ikke lenger kunne få tilgang til eller se listene de tidligere kunne se, med mindre det nye teamet har tilgang til de samme listene.

Merk: For statiske lister kan tilgang bare tilordnes mens listen opprettes. Etter at en statisk liste er opprettet, oppdateres ikke listen, inkludert eieregenskapsfiltrene som begrenser tilgangen. Hvis du har en eksisterende statisk liste som du vil begrense tilgangen til, kan du opprette en ny statisk liste med de samme kriteriene og tilordne tilgang før du lagrer.

Arbeidsflyter

Arbeidsflyter kan tilordnes til et bestemt team fra kontrollpanelet for arbeidsflyter ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

Arbeidsflyter som er tilordnet et team, kan bare vises og redigeres av brukere på det teamet. Enhver arbeidsflyt som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelig for alle brukere og team med brukertillatelse for arbeidsflyter.

Kampanjer

Du kan begrense tilgangen til markedsføringskampanjene dine slik at enkelte team kan administrere kampanjedetaljene og endre hvilke ressurser som er knyttet til dem. 

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Kampanjer.
• Hold musepekeren over en kampanje du vil redigere tilgangen til, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og deretter på Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
• I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Annonser

Når du har koblet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonsekontoer til HubSpot, kan du tilordne dem til bestemte brukere og team.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Markedsføring > Annonser i menyen til venstre i sidepanelet.
• Hold markøren over en annonsekonto du vil redigere tilgangen til, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
• I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker på X i delen Hvem har tilgang .
• Klikk på Lagre nederst i panelet.