Begræns adgangen til dine HubSpot-aktiver

Du kan begrænse adgangen til indhold, data m.m., så kun de rigtige teams og brugere kan se og redigere dem. Det kan være nyttigt, hvis du vil holde dine aktiver adskilt efter afdeling eller team. Det hjælper også dine brugere med at holde fokus og være organiserede.

De aktiver, du kan begrænse adgangen til, afhænger af dit HubSpot-abonnement:

Indstil standardtilladelser for marketingindhold (kunContent Hub og Marketing Hub Enterprise )

Som standard er nyoprettede marketingaktiver tilgængelige for alle brugere med tilladelser til aktivet. Det kan dog være, at du kun vil tillade bestemte brugere eller teams at oprette eller redigere aktiver.

I dine kontoindstillinger kan du automatisk begrænse adgangen til nyoprettede marketingaktiver, så det kun er aktivets ophavsmand og dennes team, der kan se og redigere dem. Dette gælder ikke for andre aktivtyper, som f.eks. filer og mapper i filværktøjet.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Teams.
• Klik for at slå Tænd for at begrænse adgangen til nyt indhold til.

Sådan begrænser du adgangen

Adgang til værktøjer kan begrænses ved at følge nedenstående trin. For dashboards, CRM-visninger og præferencer for e-mail-abonnementer skal du springe til det værktøjsspecifikke afsnit nedenfor.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til det værktøj, du vil begrænse adgangen til.
• Hvis du vil tildele ét aktiv, skal du holde musen over det aktiv, du vil tildele, klikke på dropdown-menuen Handlinger og vælge Administrer adgang.
• Hvis du vil tildele aktiver i bulk, skal du markere afkrydsningsfelterne ved siden af det aktiv, du vil tildele, og derefter klikke på Administrer adgang.
  
  

• I dialogboksen skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere.
• Hvis du vil tildele indholdet til teams eller brugere, skal du klikke på fanen Teams eller brugere og derefter klikke på afkrydsningsfeltet ud for de teams og brugere, du vil tildele.
• Klik på Gem. Aktivet vil nu kun være synligt for de valgte brugere og teams. For de værktøjer, der ikke følger ovenstående instruktioner, finder du de værktøjsspecifikke instruktioner nedenfor.
  
  
  

Værktøjsspecifikke instruktioner

CRM-optegnelser

Som standard kan brugere se og redigere alle kontakter, virksomheder, aftaler og billetter. Du kan justere en brugers tilladelser, så de kun kan se og redigere poster, der ejes af dem eller deres team.

Sådan begrænser du dine brugeres adgang til CRM-poster:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
• Hold musen over navnet på den bruger, du vil redigere. Klik derefter på Rediger tilladelser.
• I menuen i venstre side skal du klikke for at udvide CRM > CRM-objekter.
• På CRM-fanen skal du klikke på [Objekt] for at udvide sektionen.
  • Klik på rullemenuerne ved siden af tilladelserne Vis, Rediger og Sletfor en bestemt posttype.
  • Vælg Alle kontakter, Deres teams kontakter eller Deres kontakter. Når du konfigurerer redigerings- eller sletningstilladelser , kan du også vælge Ingen.
    

• For at redigere, hvem der kan kommunikere med en post, skal du klikke på CRM > CRM-objekter i menuen i venstre side.
  • Klik på rullemenuen ved siden af Kommuniker.
  • Vælg Alle poster, Poster, som deres team ejer, Poster, som de ejer, eller Ingen.
• Når du har opdateret tilladelserne, skal du klikke på Gem øverst til højre.

Bemærk: De opdaterede tilladelser træder først i kraft, når brugerne logger ud og derefter logger ind igen. Få mere at vide om brugertilladelser

CRM-visninger

Du kan ikke begrænse adgangen til standardvisninger, men tilpassede CRM-visninger kan indstilles til kun at være synlige for dig, synlige for dit team eller synlige for alle.

Sådan begrænser du adgangen til en CRM-visning:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til din kontakt-, virksomheds-, aftale-, billet- eller brugerdefinerede objekthjemmeside.
• Klik på Alle visninger øverst.
• Hold musen over visningsnavnet, og klik derefter på Indstillinger. Vælg Administrer deling i rullemenuen.
• I dialogboksen skal du vælge mellem følgende muligheder:
  • Privat: Visningen vil kun være synlig for dig.
  • Mitteam : Visningen vil kun være synlig for brugere i dit team.
  • Alle: Visningen vil være synlig for alle brugere på din HubSpot-konto.
• Klik på Gem.

Indbakke for samtaler

Når du har oprettet en indbakke, kan du redigere, hvilke brugere og teams der kan se den, ved at redigere indstillingerne for adgang til indbakken. Lær, hvordan du administrerer dine indbakkebrugere.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indbakke & Helpdesk > Indbakker i menuen i venstre side.
• Hold musen over den indbakke, du gerne vil administrere, og klik på Rediger.
• Klik på fanen Adgang øverst.
• Under afsnittet Adgang skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere.
  

Dashboards

Dashboard-ejere kan indstille, hvilke teams der har adgang til at se og redigere brugerdefinerede dashboards.

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Dashboards.
• Klik på rullemenuenAssigned øverst til venstre, og klik derefter på Edit access.
  

• I højre panel skal du vælge mellem følgende muligheder:
  • Privat for ejeren: Tillad kun ejeren af dashboardet at se dashboardet, vælg alternativknappen Privat for ejeren. Klik derefter på Gem.
  • Alle: Giv alle brugere adgang til dashboardet. Når du vælger denne mulighed, kan du vælge Vis og rediger eller Kun vis.
  • Kun specifikke brugere og teams ( kunEnterprise): Giv kun specifikke teams og brugere adgang til dashboardet.

Deal- og ticket-pipelines

Superadministratorer kan administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til specifikke deal- og ticket-pipelines. For hver pipeline kan du give adgang til alle brugere på kontoen eller begrænse adgangen til individuelle brugere og teams.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Deals eller Objects > Tickets i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Pipelines øverst.
• I afsnittet Vælg en pipeline skal du klikke på rullemenuen og vælge en pipeline , du vil redigere.
• Klik på rullemenuen Handlinger øverst til venstre, og vælg derefter Administrer adgang.
• I højre panel skal du vælge Privat for mig, Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere.

Hvis du udtrykkeligt giver en bruger eller et team adgang til en pipeline, begrænser du adgangen for alle andre. Hvis en bruger ikke har tilladelse til at se pipelinen:

• Begrænsede pipelines bliver nedtonet på HubSpot-kontoen på computeren og i mobilappen.
• De kan se en specifik aftale eller billetpost, hvis de får tilsendt et direkte link fra en bruger med adgang til pipelinen.
• De kan se poster fra begrænsede pipelines i rapporter.
• De kan se poster fra begrænsede pipelines som associationer til poster.
• De kan søge efter poster i pipelinen.
• De kan ikke oprette nye poster i pipelinen.

Dokumenter, drejebøger, sekvenser og salgsskabeloner

Når du har oprettet et dokument, en drejebog, en sekvens eller en skabelon, kan du indstille adgangsniveauet til at være privat for ejeren, delt med alle eller delt med specifikke brugere og teams.

Lær, hvordan du begrænser adgangen til salgsindhold.

Domæner

Som standard kan brugere med brugertilladelsenTilføj og rediger dom æner se og redigere alle domæner samt udgive indhold til alle domæner. Hvis du vil begrænse, hvilke brugere der kan redigere eller udgive indhold til bestemte domæner, kan du læse, hvordan du tildeler teams domæneudgivelsestilladelser.

Sociale konti

Kun superadministratorer kan administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til specifikke sociale konti. Hvis man udtrykkeligt giver en bruger eller et team adgang til en social konto, begrænses adgangen for alle andre. Brugere eller teams uden adgang kan ikke se eller administrere indlæg fra den pågældende konto i det sociale værktøj.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Marketing > Social i menuen i venstre sidepanel.
• På fanen Konti under kolonnen Kontoadgang skal du klikke på Kun mig, Alle eller [antal teams og brugere].
• I højre panel skal du vælge Privat for mig, Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere. Kun kunder med et Marketing Hub Enterprise-abonnement kan begrænse adgangen for brugere og teams.
  • Hvis du vælger specifikke brugere eller teams, skal du i søgefeltet søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for brugeren eller teamet.
  • For at fjerne adgang fra en konto skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af brugerens eller teamets navn eller klikke på X' et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.
  

E-mails

Du kan tildele redigeringsadgang til specifikke marketing-e-mails til individuelle brugere eller teams fra e-mail-dashboardet ved hjælp af de generelle instruktioner ovenfor. E-mails, der er tildelt et team, kan kun redigeres af brugere på det pågældende team. Enhver e-mail, der ikke er tildelt, vil være tilgængelig for alle brugere og teams med e-mail-brugertilladelse.

Hvis en bruger på din HubSpot-konto ikke har adgang til at redigere en bestemt e-mail, kan vedkommende anmode om adgang til den ved at følge nedenstående trin:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Marketing > Marketing-e-mail.
• Klik på navnet på den e-mail, du vil have redigeringsadgang til.
• Hold musen over knappen Review and Send øverst til højre, og klik derefter på Request permission update.
  

• I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen Godkender og vælge en administrator i dit team.
• Du kan eventuelt indtaste en besked for at forklare, hvorfor du har brug for redigeringsadgang til e-mailen.
• Klik på Send anmodning. Den valgte godkender får besked om, at du har anmodet om adgang til e-mailen. Du modtager derefter en bekræftelsesmail, når den godkendende person har givet adgang.

Filer

Administrer adgangen til individuelle filer, mapper og undermapper i filværktøjet for yderligere at kontrollere, hvilke brugere eller teams der kan se eller redigere disse mapper eller filer.

Når du konfigurerer din filadgang, kan du give alle brugere eller teams adgang til en hovedmappe, men begrænse adgangen til en undermappe. Du kan ikke konfigurere indstillinger for mappeadgang på systemmapper, der genereres af HubSpot.

Sådan begrænser du adgangen til dine filer eller mapper:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Bibliotek > Filer.
• Hold musen over en fil eller mappe, og klik på Handlinger. Vælg derefter Administrer adgang.
  

• I højre panel kan du konfigurere din fil- eller mappeadgang:
  • Privat for mig: Begræns kun adgangen til din brugerkonto.
  • Tilgængelig for alle: Alle brugere kan se og redigere filen eller mappen.
  • Vælg brugere og teams, der kan få adgang: Kun udvalgte brugere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også begrænse adgangen for tildelte teams. Få mere at vide om administration af teams.
    • Marker afkrydsningsfeltet ud for de brugere eller teams, du vil give adgang.
    • Hvis du vil fjerne adgangen fra et team, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for brugerens eller teamets navn eller klikke på X' et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.

Egenskaber

Superadministratorer kan begrænse adgangen til en egenskab, så det kun er bestemte brugere og teams, der kan redigere egenskaben på poster. En begrænset egenskab vil stadig være synlig for alle brugere.

Brugere og teams, der ikke har adgang, vil se meddelelsen Du har ikke tilladelse til at redigere værdien af dette felt, når de holder musen over egenskaben på en post. Se, hvordan du begrænser redigeringsadgangen for egenskaber.

Sidebjælker til poster

Du kan tilpasse de sidebjælker, der vises på kontakt-, firma-, aftale- og billetposter, så forskellige teams har forskellige visninger. Se, hvordan du tilpasser sidebjælker til bestemte teams.

Rapporter

Der er flere måder at begrænse adgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er blevet føjet til et dashboard, kan du begrænse adgangen til den individuelt fra rapportværktøjet.
• Du kan opdele et rapportdashboard ved at tildele adgang til dashboardet.

Du kan ikke begrænse adgangen til rapporter, der findes i afsnittet med analyseværktøjer eller individuelle brugerdefinerede analysevisninger.

Liste over adgangsbegrænsninger (BETA)

Superadministratorer kan indstille, hvilke teams der har adgang til hvilke lister ved hjælp af de generelle instruktioner ovenfor.

Når du tildeler adgang til en liste eller aktiverer standardtildelingsindstillingen, skal du huske på følgende:

• Lister med begrænset adgang kan kun ses og vælges af den, der har oprettet listen, og de tildelte teams. Alle andre brugere kan ikke se eller vælge listen. Dette gælder for alle værktøjer, f.eks. marketing-e-mail, workflows og rapporter.
• Ud over listefiltrene vises en kontakt kun på en aktiv liste med begrænset adgang eller en ny statisk liste, hvis de opfylder et af følgende kriterier:
  
  • Kontakten ejes af en bruger i det tildelte team.
  • En brugerdefineret HubSpot-brugeregenskab på kontaktoptegnelsen er indstillet til en bruger på det tildelte team.

• Hvis en bruger flytter til et andet team, vil vedkommende ikke længere kunne få adgang til eller se de lister, han eller hun tidligere kunne, medmindre det nye team har adgang til de samme lister.

Bemærk: For statiske lister kan der kun tildeles adgang, mens listen oprettes. Når en statisk liste er oprettet, opdateres listen ikke, heller ikke de ejerskabsfiltre, der begrænser adgangen. Hvis du har en eksisterende statisk liste, som du gerne vil begrænse adgangen til, skal du oprette en ny statisk liste med de samme kriterier og tildele adgang, før du gemmer.

Arbejdsgange

Arbejdsgange kan tildeles til et bestemt team fra dashboardet for arbejdsgange ved hjælp af de generelle instruktioner ovenfor.

Arbejdsgange, der er tildelt et team, kan kun ses og redigeres af brugere på det pågældende team. Ethvert workflow, der ikke er tildelt, vil være tilgængeligt for alle brugere og teams med brugertilladelsen workflows.

Kampagner

Du kan begrænse adgangen til dine marketingkampagner, så bestemte teams kan administrere kampagnens detaljer og ændre, hvilke aktiver der er knyttet til den.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Marketing > Kampagner.
• Hold musen over en kampagne, du vil redigere adgangen til, klik derefter på rullemenuen Handlinger, og klik på Administrer adgang.
• I højre panel skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg teams, der kan redigere.
• I søgefeltet skal du søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for navnet på det team, du gerne vil give adgang til kampagnen.
• Hvis du vil fjerne adgangen til kampagnen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for teamets navn eller klikke på X' et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem nederst i panelet.

Annoncer

Når du har forbundet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annoncekonti med HubSpot, kan du tildele dem til bestemte brugere og teams.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Marketing > Ads i menuen til venstre.
• Hold musen over den annoncekonto, du vil redigere adgangen til, og klik derefter på rullemenuen Handlinger. Vælg Administrer adgang.
• I højre panel skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg teams, der kan redigere.
• I søgefeltet skal du søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for navnet på det team, du gerne vil give adgang til annoncekontoen.
• Hvis du vil fjerne adgangen til kampagnen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for teamets navn eller klikke på X' et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem nederst i panelet.