Limitare l'accesso alle risorse di HubSpot

Gestite l'accesso a contenuti, dati e altro ancora in modo che solo i team e gli utenti giusti possano visualizzarli e modificarli. Ciò può essere utile se si desidera mantenere le risorse separate per reparto o team. Inoltre, aiuta gli utenti a rimanere concentrati e organizzati.

Le risorse a cui si può limitare l'accesso dipendono dal proprio abbonamento a HubSpot:

Prima di iniziare

Prima di configurare l'accesso ai contenuti e alle risorse, tenete presente quanto segue:

• Anche se l'accesso a specifiche risorse è stato limitato a determinati team o utenti, i superamministratori hanno comunque la possibilità di visualizzarle.
• Le risorse, come i modelli, le sequenze, i documenti e i playbook, possono essere visualizzate solo dai superamministratori e dai team e utenti che vi hanno accesso. Per visualizzare più dei primi cinque documenti o modelli di un account, è necessario disporre di unasede Sales Hub o Service Hub assegnata.
• Per limitare l'accesso ai post e alle pagine del blog da parte dei team è necessario un abbonamento a Content o Marketing Hub Enterprise.
• In genere, se un utente dispone dei permessi Limita accesso per team , ma fa parte di un team che non ha un team figlio, l'opzione di assegnazione ai team non appare.
• Le risorse che non sono elencate nella tabella precedente non possono essere limitate in questo momento.
• Se si limita l'accesso a uno strumento per un utente, ma l'autorizzazione Limita accesso per team (solo Enterprise) è attivata, l'utente avrà comunque accesso allo strumento se il suo team ha accesso. Scoprite come modificare le autorizzazioni degli utenti.

Impostare le autorizzazioni predefinite per i contenuti di marketing

Per impostazione predefinita, le risorse di marketing appena create sono accessibili a tutti gli utenti con i permessi per la risorsa. Tuttavia, è possibile che si voglia consentire solo a utenti o team specifici di creare o modificare le risorse.

Nelle impostazioni dell'account, è possibile limitare automaticamente l'accesso alle risorse di marketing appena create, in modo che solo il creatore della risorsa e il suo team possano visualizzarle e modificarle. Questo non si applica ad altri tipi di risorse, come i file e le cartelle nello strumento File.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Fare clic sulla scheda Team.
4. Fare clic per attivare l'interruttore Limita accesso ai nuovi contenuti.

Come limitare l'accesso

È possibile limitare l'accesso agli strumenti seguendo la procedura descritta di seguito. Per le dashboard, le visualizzazioni del CRM e le preferenze di abbonamento alle e-mail, fare riferimento alla sezione specifica dello strumento.

1. Nel vostro account HubSpot, navigate fino allo strumento a cui volete limitare l'accesso.
2. Per assegnare una risorsa, passate il mouse sulla risorsa che volete assegnare, quindi fate clic sul menu a discesa Azioni e selezionate Gestisci accesso.
3. Per assegnare le risorse in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto alla risorsa che si desidera assegnare, quindi fare clic su Gestisci accesso o Assegna utenti e team.
   

4. Nella finestra di dialogo, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.
5. Per assegnare il contenuto a team o utenti, fare clic sulla scheda Team o Utenti, quindi fare clic sulla casella di controllo accanto ai team e agli utenti che si desidera assegnare.
6. Fare clic su Salva. La risorsa sarà ora visibile solo agli utenti e ai team selezionati.
   
   

Istruzioni specifiche per lo strumento

Record CRM

Per impostazione predefinita, gli utenti possono visualizzare e modificare tutti i contatti, le aziende, le offerte e i ticket. È possibile modificare le autorizzazioni di un utente in modo che possa visualizzare e modificare solo i record di sua proprietà o del suo team.

Per limitare l'accesso ai record del CRM da parte degli utenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Passare il mouse sul nome dell'utente che si desidera modificare. Quindi, fare clic su Modifica permessi.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic per espandere il CRM > Oggetti CRM.
5. Nella scheda CRM, fare clic su [Oggetto] per espandere la sezione.
   • Fare clic sui menu a discesa accanto alle autorizzazioni di Visualizzazione, Modifica ed Eliminazione per un tipo di record specifico.
   • Selezionare Tutti i contatti, I contatti del proprio team o I propri contatti. Quando si configurano le autorizzazioni di Modifica o Eliminazione , è possibile selezionare anche Nessuna.

6. Per modificare chi può comunicare con un record, nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su CRM > Strumenti CRM.
   • Fare clic sul menu a discesa accanto a Comunica.
   • Selezionare Tutti i record, Record di proprietà del team, Record di proprietà o Nessuno.
7. Dopo aver aggiornato le autorizzazioni, in alto a destra, fare clic su Salva.

Nota bene: gli utenti dovranno uscire dall'account e rientrarvi prima che gli aggiornamenti delle loro autorizzazioni diventino effettivi. Per saperne di più sulle autorizzazioni degli utenti

Viste del CRM

Non è possibile limitare l'accesso alle visualizzazioni standard, ma le visualizzazioni personalizzate del CRM possono essere impostate in modo da essere visibili solo a voi, al vostro team o a tutti.

Per limitare l'accesso a una vista CRM personalizzata:

1. Accedere ai propri record (ad esempio, CRM > Contatti).
2. In alto, fare clic su Tutte le viste.
3. Passare il mouse sul nome della vista, quindi fare clic su Opzioni. Nel menu a discesa, selezionare Gestisci condivisione.
4. Nella finestra di dialogo, selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Privato: la vista sarà visibile solo a voi.
   • Il mio team: la vista sarà visibile solo agli utenti del proprio team.
   • Tutti: la vista sarà visibile a tutti gli utenti del vostro account HubSpot.
5. Fare clic su Salva.

Posta in arrivo delle conversazioni

Dopo aver creato una casella di posta, è possibile modificare gli utenti e i team che possono visualizzarla modificando le impostazioni di Accesso alla casella di posta. Scoprite come gestire gli utenti della casella di posta.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo e Helpdesk > Posta in arrivo.
3. Passare il mouse sulla casella di posta che si desidera gestire e fare clic su Modifica.
4. In alto, fare clic sulla scheda Accesso .
5. Nella sezione Accesso , selezionare Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.

Cruscotti

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Dashboard.
2. In alto a destra, fare clic sull'[accesso] assegnato .
   

3. Nel pannello di destra, selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Limitato ai superamministratori e al proprietario: consente solo ai superamministratori e al proprietario della dashboard di vedere la dashboard.
   • Privato al proprietario: consente solo al proprietario della dashboard di vederla.
   • Consenti a tutti di visualizzare e modificare: consente a tutti gli utenti di visualizzare e modificare la dashboard.
   • Consenti a tutti di visualizzare: consente a tutti gli utenti di visualizzare la dashboard.
   • Assegna team e utenti (soloEnterprise): consente solo a team e utenti specifici di accedere alla dashboard.
4. Fare clic su Salva.

Pipeline di oggetti

I superamministratori possono gestire gli utenti e i team che hanno accesso a pipeline specifiche. Per ogni pipeline, i superamministratori possono consentire l'accesso a tutti gli utenti dell'account o limitare l'accesso a singoli utenti e team.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare l'oggetto con la pipeline per la quale si desidera gestire l'accesso.
3. In alto, fare clic sulla scheda Pipeline.
4. Nella sezione Seleziona una pipeline , fare clic sul menu a discesa e selezionare la pipeline da modificare.
5. Fare clic su Azioni, quindi selezionare Gestisci accesso.
6. Nel pannello di destra, selezionare Privato per me, Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.

Se si concede esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a una pipeline, si limiterà l'accesso a tutti gli altri. Se un utente non ha l'autorizzazione a visualizzare la pipeline:

• Le pipeline con restrizioni saranno oscurate nell'account HubSpot su desktop e sull'app mobile.
• Può visualizzare un record specifico se gli viene inviato un link diretto da un utente che ha accesso alla pipeline.
• Possono visualizzare i record delle pipeline riservate nei report.
• Possono visualizzare i record delle pipeline riservate come associazioni sui record.
• Possono cercare i record all'interno della pipeline.
• Non potranno creare nuovi record all'interno della pipeline.

Documenti, playbook, sequenze e modelli di vendita

Gestire il livello di accesso per i documenti, i playbook, le sequenze o i modelli. È possibile renderli privati per il proprietario, condivisi con tutti o condivisi con utenti e team specifici.

Scoprite come limitare l'accesso ai contenuti di vendita.

Domini

Per impostazione predefinita, gli utenti con l'autorizzazione alle impostazioni di dominio possono visualizzare e modificare tutti i domini, nonché pubblicare contenuti su tutti i domini. È anche possibile limitare gli utenti che possono modificare o pubblicare contenuti su determinati domini.

Scoprite come assegnare le autorizzazioni di pubblicazione dei domini ai team.

Account sociali

Quando si limita l'accesso agli account social, tenere presente quanto segue:

• Se a un account social sono collegati più utenti, solo i superamministratori possono gestire gli utenti e i team che hanno accesso a quell'account social.
• Se c'è un solo utente collegato all'account social, i superamministratori e l'utente che ha collegato l'account potranno gestire l' accesso a quell'account.

Se si concede esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a un account social, si limita l'accesso a tutti gli altri. Gli utenti o i team che non hanno accesso non possono visualizzare o gestire i post di quell'account nello strumento social. Per saperne di più sulla gestione della pubblicazione sui social e dell'accesso agli account degli utenti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Marketing > Social.
3. Nella scheda Account, sotto la colonna Accesso account , fate clic su Solo io, Tutti o [numero di team e utenti].

4. Nel pannello di destra, selezionate Privato per me, Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare. Solo i clienti con un abbonamento a Marketing Hub Enterprise possono limitare l'accesso di utenti e team .
5. • Per selezionare utenti o team specifici, nella barra di ricerca cercate e selezionate la casella di controllo a sinistra dell'utente o del team.
   • Per rimuovere l'accesso da un account, deselezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
6. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

E-mail

Assegnare l'accesso alla modifica di specifiche e-mail di marketing a singoli utenti o a team dalla dashboard delle e-mail, seguendo le istruzioni generali. Le e-mail assegnate a un team possono essere modificate solo dagli utenti di quel team. Tutte le e-mail non assegnate saranno accessibili a tutti gli utenti e i team con l'autorizzazione di utente e-mail.

Se un utente del vostro account HubSpot non ha accesso alla modifica di un'email specifica, può richiederne l'accesso seguendo la procedura seguente:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
2. Fare clic sul nome dell'e-mail che si desidera modificare.
3. In alto a destra, passare il mouse sul pulsante Rivedi e invia, quindi fare clic su Richiedi aggiornamento autorizzazione.
4. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approver e selezionare un amministratore del proprio team.
5. È possibile inserire un messaggio per spiegare perché si desidera l'accesso di modifica all'e-mail.
6. Fare clic su Invia richiesta. L'approvatore selezionato riceverà una notifica di richiesta di accesso all'e-mail. Si riceverà un'e-mail di conferma dopo che l'approvatore avrà concesso l'accesso.

File

Gestite l'accesso a singoli file, cartelle e sottocartelle nello strumento File per controllare ulteriormente quali utenti o team possono visualizzarli o modificarli.

Quando si configura l'accesso ai file, è possibile consentire a tutti gli utenti o team di accedere a una cartella principale, ma limitare l'accesso a una sottocartella. Non è possibile configurare le impostazioni di accesso alle cartelle sulle cartelle di sistema generate da HubSpot.

Per limitare l'accesso ai file o alle cartelle:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Contenuti > File.
2. Passare il mouse su un file o una cartella e fare clic su Azioni. Selezionare quindi Gestione accesso.

3. Nel pannello di destra, configurare l'accesso ai file o alle cartelle:
   • Privato per me: limita l'accesso solo al proprio account utente.
   • Disponibile a tutti: tutti gli utenti possono visualizzare e modificare il file o la cartella.
   • Seleziona gli utenti e i team che possono accedere: solo gli utenti selezionati possono modificare il file o la cartella. Se si dispone di un abbonamento Professional o Enterprise, è possibile limitare l'accesso anche ai team assegnati. Per saperne di più sulla gestione dei team.
     • Selezionare la casella di controllo accanto agli utenti o ai team a cui si desidera concedere l'accesso.
     • Per rimuovere l'accesso da un team, deselezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
4. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Proprietà

I superamministratori possono limitare l'accesso a una proprietà in modo che solo utenti e team specifici possano modificare la proprietà nei record. Una proprietà limitata sarà comunque visibile da tutti gli utenti.

Gli utenti e i team a cui non è stato concesso l'accesso vedranno il messaggio Non hai i permessi per modificare il valore di questo campo quando si passa il mouse sulla proprietà in un record. Scoprite come limitare l'accesso alla modifica delle proprietà.

Barre laterali dei record

È possibile personalizzare le barre laterali che appaiono sui record dei contatti, delle aziende, delle trattative e dei ticket, in modo che i diversi team abbiano viste diverse. Scoprite come personalizzare le barre laterali dei record per team specifici.

Rapporti

Esistono diversi modi per limitare l'accesso ai report:

• Se un report non è stato aggiunto a un dashboard, è possibile limitarne l'accesso individualmente dallo strumento report.
• Se un report è stato aggiunto a un dashboard, è possibile limitare l'accesso al dashboard assegnando l'accesso al dashboard.

Non è possibile limitare l'accesso ai report presenti nella sezione Strumenti di analisi o alle singole viste di analisi personalizzate.

Segmenti

I superamministratori possono stabilire quali team hanno visibilità su quali segmenti modificando l'accesso ai segmenti. È inoltre possibile gestire ulteriormente l'accesso assegnando segmenti e limitando i record in base alla proprietà del record.

Flussi di lavoro

Assegnare i flussi di lavoro a un team specifico dalla dashboard dei flussi di lavoro seguendo le istruzioni generali.

I flussi di lavoro assegnati a un team possono essere visualizzati e modificati solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi flusso di lavoro non assegnato sarà accessibile a tutti gli utenti e ai team con l'autorizzazione di utente dei flussi di lavoro.

Campagne

Limitare l'accesso alle campagne di marketing per consentire a determinati team di gestire i dettagli della campagna e modificare le risorse ad essa associate.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Marketing > Campagne.
2. Passare il mouse su una campagna di cui si desidera modificare l'accesso, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Gestisci accesso.
3. Nel pannello di destra, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona i team che possono modificare.
4. Nella barra di ricerca, cercare e selezionare la casella di controllo a sinistra del nome del team a cui si desidera dare accesso alla campagna.
5. Per togliere l'accesso alla campagna, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del team o fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso .
6. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Annunci

Dopo aver collegato gli account pubblicitari di Google, Facebook o LinkedIn a HubSpot, è possibile assegnarli a utenti e team specifici.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Marketing > Annunci.
3. Passare il mouse su un account pubblicitario di cui si desidera modificare l'accesso, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare Gestisci accesso.
4. Nel pannello di destra, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona i team che possono modificare.
5. Nella barra di ricerca, cercare e selezionare la casella di controllo a sinistra del nome del team a cui si desidera dare accesso all'account pubblicitario.
6. Per togliere l'accesso alla campagna, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del team o fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso .
7. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.