Limita l'accesso alle tue risorse HubSpot

Gestisci l’accesso a contenuti, dati e altro ancora, in modo che solo i team e gli utenti autorizzati possano visualizzarli e modificarli. Ciò può essere utile se desideri mantenere le tue risorse separate per reparto o team. Inoltre, aiuta i tuoi utenti a rimanere concentrati e organizzati.

Nome della risorsa	Hub
	Hub di marketing	Hub Vendite	Hub di assistenza	Hub dei contenuti	Hub dati	CRM intelligente	Hub delle entrate
	Tutti gli account
Record CRM	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Viste CRM	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Posta in arrivo delle conversazioni	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Professional ed Enterprise
Modelli		✓	✓
Sequenze		✓	✓
Documenti		✓	✓
Pipeline di oggetti	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Account social	✓
File	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Azienda
Campagne	✓
Inviti all'azione	✓			✓
Dashboard	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Rapporti	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Caratteristiche	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Registra le barre laterali	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Post del blog	✓			✓
Domini	✓			✓
Pagine di destinazione	✓			✓
Pagine del sito web				✓
E-mail	✓
Moduli	✓			✓
Segmenti	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Flussi di lavoro	✓	✓	✓			✓
Manuali		✓	✓
Pubblicità	✓
Preferenze di iscrizione alla newsletter (BETA)	✓
HubDB	✓			✓

Prima di iniziare

Prima di configurare l'accesso ai tuoi contenuti e alle tue risorse, tieni presente quanto segue:

• Anche se l’accesso a risorse specifiche è stato limitato a determinati team o utenti, i Super Amministratorihanno comunque la possibilità di visualizzarle.
• Le risorse, quali modelli, sequenze, documenti e playbook, possono essere visualizzate solo dai Super Amministratori e dai team e dagli utenti che ne hanno l’accesso. Per visualizzare più dei primi cinque documenti o modelli presenti in un account, è necessario disporre di unalicenzaSales Hub oService Hubassegnata.
• A Contenuto o Marketing HubEnterprise per limitare l’accesso ai post del blog e alle pagine da parte dei team.
• In generale, se un utente dispone dell'autorizzazione "Limita l'accesso per team" , ma fa parte di un team che non ha team secondari, l'opzione per l'assegnazione ai team non verrà visualizzata.
• Al momento non è possibile limitare l’accesso alle risorse che non sono elencate nella tabella sopra riportata.
• Se si limita l’accesso a uno strumento per un utente, ma si dispone dell’autorizzazione permesso "Limita l'accesso per team"(solo Enterprise) attivata, l’utente avrà comunque accesso allo strumento se il suo team ne dispone. Scopri come modificare le autorizzazioni degli utenti.

Imposta le autorizzazioni predefinite per i contenuti di marketing

Abbonamento richiesto Un È necessario un abbonamento a Content Hub o Marketing Hub Enterprise per impostare le autorizzazioni predefinite per i contenuti di marketing. 

Per impostazione predefinita, le risorse di marketing appena create sono accessibili a tutti gli utenti con autorizzazioni per la risorsa. Tuttavia, potresti voler consentire solo a utenti o team specifici di creare o

modificare le

risorse.

Nelle impostazioni del tuo account, puoi limitare automaticamente l’accesso alle risorse di marketing appena create in modo che solo il creatore della risorsa e il suo team possano visualizzarle e modificarle. Ciò non si applica ad altri tipi di risorse, come i file e le cartelle nello strumento File. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suUtenti e team.
3. Fai clic sulla scheda"Team".
4. Fai clic per attivare l'interruttore " Limita l'accesso ai nuovi contenuti ".

 

Come limitare l'accesso

È possibile limitare l'accesso agli strumenti seguendo i passaggi riportati di seguito. Per le dashboard, le viste CRM e le preferenze di iscrizione alle e-mail, consultare la sezione specifica per ciascuno strumento riportata di seguito.

1. Nel proprio account HubSpot, accedere allo strumento per il quale si desidera limitare l’accesso.
2. Per assegnare una risorsa, passa il mouse sulla risorsa che desideri assegnare, quindi fai clic sul menua discesa Azionie selezionaGestisci accesso. 
3. Per assegnare risorse in blocco, seleziona lecaselle di controlloaccanto alle risorse che desideri assegnare, quindi fai clic su Gestisci accesso o Assegna utenti e team.
   

 

4. Nella finestra di dialogo, seleziona "Disponibile per tutti " oppure " Seleziona utenti e team che possono modificare". 
5. Per assegnare il contenuto a team o utenti, fare clic sulla scheda"Team " o "Utenti", quindi selezionare lacasella di controllo accantoai team e agli utenti che si desidera assegnare.
6. Fai clic suSalva. L’asset sarà ora visibile solo agli utenti e ai team selezionati. 
   
   
   

Istruzioni specifiche per lo strumento

Record CRM

Per impostazione predefinita, gli utenti possono visualizzare e modificare tutti i contatti, le aziende, le trattative e i ticket. È possibile modificare le autorizzazioni di un utente in modo che possa visualizzare e modificare solo i record di sua proprietà o del proprio team.

Per limitare l'accesso ai record CRM dei tuoi utenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suUtenti e team.
3. Passa con il mouse sul nome dell'utente che desideri modificare. Quindi, fai clic su Modifica autorizzazioni.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic per espandere la sezione CRM > Oggetti CRM. 
5. Nella schedaCRM, clicca su [Oggetto] per espandere la sezione.
   • Fai clic sui menu a discesa accanto alle autorizzazioniVisualizza,Modifica ed Eliminaper un tipo di record specifico.
   • Seleziona " Tutti i contatti", " I contatti del proprio team" o " I propri contatti". Quando configuri le autorizzazioni di modifica o eliminazione , puoi anche selezionare "Nessuna". 

 

6. Per modificare chi può comunicare con un record, nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su CRM > Strumenti CRM. 
   • Fare clic sul menu a discesaaccanto a " Comunicare".
   • Seleziona «Tutti i record», «Record di proprietà del proprio team»,«Record di cui è proprietario» o«Nessuno».
7. Dopo aver aggiornato le autorizzazioni, in alto a destra, clicca su Salva.

Nota: affinché le modifiche alle autorizzazioni abbiano effetto,gli utenti dovranno disconnettersi dall’account e riconnettersi. Scopri di più sulle autorizzazioni degli utenti

 

Viste CRM

Le risorse a cui è possibile limitare l’accesso dipendono dal tuo abbonamento HubSpot:

Non è possibile limitare l’accesso alle viste standard, ma le viste CRM personalizzate possono essere impostate in modo da essere visibili solo a te, al tuo team o a tutti.

Per limitare l’accesso a una vista CRM personalizzata:

1. Accedi ai tuoi record(ad es.,CRM>Contatti).
2. Nella parte superiore, clicca su Tutte le viste.
3. Passa con il mouse sulnome dellavista, quindi clicca su "Opzioni". Nel menu a tendina, seleziona"Gestisci condivisione".
4. Nella finestra di dialogo, seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Privata: la vista sarà visibile solo a te.
   • Il mio team: la vista sarà visibile solo agli utenti del tuo team. 
   • Tutti: la vista sarà visibile a tutti gli utenti del tuo account HubSpot.
   • Personalizzata: la vista sarà visibile solo agli utenti e ai team che selezioni.
5. Fai clic suSalva.

Posta in arrivo

delle conversazioni

Dopo aver creato una posta in arrivo, puoi modificare quali utenti e team possono visualizzarla modificando le impostazioni di accesso alla tua posta in arrivo. Scopri come gestire gli utenti della tua posta in arrivo. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Helpdesk > Posta in arrivo.
3. Passa con il mouse sulla casella di posta che desideri gestire e fai clic su Modifica. 
4. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda "Accesso ". 
5. Nella sezione Accesso , seleziona Disponibile per tutti oppure Seleziona utenti e team che possono modificare.  

Dashboard

Abbonamento richiesto Un abbonamento per impostare quali team dispongono dell'accesso in "Visualizzazione" e " Modifica " alle dashboard personalizzate.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Creazione di rapporti > Dashboard. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Creazione di rapporti > Dashboard.
2. In alto a destra, fare clic sull’ [accesso] assegnato .
   

3. Nel pannello di destra, seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Limitato solo ai super amministratori e al proprietario: consenti solo ai super amministratori e al proprietario della dashboard di visualizzarla.
   • Privata per il proprietario: consente solo al proprietario della dashboard di visualizzarla.
   • Consenti a tutti di visualizzare e modificare: consente a tutti gli utenti di visualizzare e modificare la dashboard. 
   • Consenti a tutti di visualizzare: consenti a tutti gli utenti di visualizzare la dashboard.
   • Assegna team e utenti (soloEnterprise): consenti l'accesso alla dashboard solo a team e utenti specifici.
4. Fare clic suSalva.

Pipeline degli oggetti

Se sei un Super Admin, puoi limitare quali utenti e team hanno accesso a pipeline specifiche. L'accesso viene gestito separatamente per ogni pipeline. Per accedere ai record all'interno di una pipeline, devi disporre anche delle autorizzazioni relative agli oggetti CRM (ad esempio, le autorizzazioni per le trattative ).

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce Gestione dati, vai su Oggetti.
3. Nella parte superiore della pagina "Oggetti", fai clic sul menu a discesa"Seleziona un oggetto" eseleziona l’oggetto (ad esempio, "Opportunità") con la pipeline che desideri modificare.
4. Fare clic sulla scheda Pipeline.
5. Fare clic sulnome della pipeline di cui si desidera gestire l'accesso.
6. Nella sezione Gestisci [nome della pipeline] , fare clic su Azioni, quindi selezionare Gestisci accesso.
7. Nel pannello di destra, seleziona " Privato per me", "Disponibile per tutti" o " Seleziona utenti e team che possono modificare".

Concedere esplicitamente l’accesso a una pipeline a un utente o a un team limiterà l’accesso a tutti gli altri. Se un utente non dispone dell’autorizzazione per visualizzare la pipeline:

• Le pipeline con restrizioni appariranno disattivate nell’account HubSpot sia su desktop che nell’app mobile.
• L’utente potrà visualizzare un record specifico se riceve un link diretto da un utente con accesso alla pipeline.
• Può visualizzare i record delle pipeline con restrizioni nei report.
• Può visualizzare i record delle pipeline con restrizioni come associazioni sui record.
• Può cercare record all’interno della pipeline.
• Non potranno creare nuovi record all’interno della pipeline. 

Documenti, playbook, sequenze e modelli di vendita

Gestisci il livello di accesso ai tuoi documenti, guide operative, sequenze o modelli. Puoi renderli privati per il proprietario, condivisi con tutti o condivisi con utenti e team specifici. 

Scopri come limitare l’accesso ai contenuti di vendita. 

Domini

Per impostazione predefinita, gli utenti con l'autorizzazione "Impostazioni dominio

possono visualizzare e modificare tutti i domini, oltre a pubblicare contenuti su tutti i domini. È inoltre possibile limitare quali utenti possono modificare o pubblicare contenuti su domini specifici.

Scopri come assegnare le autorizzazioni di pubblicazione sui domini ai team.

Account social

Quando si limita l’accesso ai propri account social, tenere presente quanto segue:

• Se a un account social sono collegati più utenti, solo i superamministratori possono gestire quali utenti e team hanno accesso a quell’account social.
• Se c'è un solo utente collegato all'account social, sia i Super Amministratori che l'utente che ha collegato l'account potranno gestire l'accesso a quell'account.

Concedere esplicitamente l’accesso a un account social a un utente o a un team limiterà l’accesso a tutti gli altri. Gli utenti o i team privi di accesso non potranno visualizzare né gestire i post di quell’account nello strumento social. Scopri di più sulla gestione della pubblicazione sui social e dell’accesso agli account da parte dei tuoi utenti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suMarketing > Social.
3. Passa con il mouse sull'account social e, nella colonna Accesso all'account, fai clic su Modifica.

4. Nel pannello di destra, seleziona " Privato per me", "Disponibile per tutti " o "Seleziona utenti e team che possono modificare". Solo i clienti con un Marketing Hub Enterprisepossono limitare l’accesso a utenti e team. 
   • Se si selezionano utenti o team specifici, nella barra di ricerca individuare l'utente o il team e selezionare la casella di controllo a sinistra dello stesso.
   • Per revocare l'accesso a un account, deseleziona la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team oppure fai clic sulla X nella sezione " Chi ha accesso ".
5. Nella parte inferiore del pannello, clicca su Salva.

E-mail

Assegna

l’accesso

in modifica a specifiche email di marketing a singoli utenti o team dalla dashboard delle email seguendo le istruzioni generali. Le email assegnate a un team possono essere modificate solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi email non assegnata sarà accessibile a tutti gli utenti e ai team con l’autorizzazione utente per le email.

Se un utente nel tuo account HubSpot non ha l’accesso per modificare una specifica email, può richiederlo seguendo i passaggi riportati di seguito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Marketing > E-mail. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Marketing > E-mail.
2. Fai clic sulnome dell’email per la quale desideri l’accesso in modifica.
3. In alto a destra, passa con il mouse sul pulsante "Rivedi e invia ", quindi clicca su "Richiedi aggiornamento dei permessi".
4. Nella finestra di dialogo, clicca sul menu a tendina " Responsabile dell'approvazione " e seleziona un amministratore del tuo team.
5. Se lo desideri, puoi inserire unmessaggio per spiegare perché hai bisogno dell’accesso in modifica all’e-mail.
6. Fai clic su"Invia richiesta". L'approvatore che hai selezionato riceverà una notifica della tua richiesta di accesso all'indirizzo e-mail. Riceverai quindi un'e-mail di conferma dopo che l'approvatore avrà concesso l'accesso.

File 

Gestisci l’accesso a singoli file, cartelle e sottocartelle nello strumento File per controllare ulteriormente quali utenti o team possono visualizzarli o modificarli.

Quando configuri l’accesso ai file, puoi consentire a tutti gli utenti o team l’accesso a una cartella principale, ma limitare l’accesso a una sottocartella. Non è possibileconfigurare le impostazioni di accesso alle cartelle di sistema generate da HubSpot.

Per limitare l’accesso ai tuoi file o alle tue cartelle:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Contenuti > File. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Contenuti > File.
2. Passa il mouse su un file ouna cartellae clicca suAzioni. Quindi, selezionaGestisci accesso. 

3. Nel pannello di destra, configura l’accesso al file o alla cartella: 
   • Privato per me: limita l’accesso esclusivamente al tuo account utente.
   • Disponibile per tutti:tutti gli utenti possono visualizzare e modificare il file o la cartella. 
   • Seleziona utenti e team che possono accedere: solo gli utenti selezionati possono modificare il file o la cartella. Se disponi di un abbonamento Professional o Enterprise, puoi anche limitare l'accesso in base ai team assegnati. Scopri di più sulla gestione dei team.
     • Seleziona lacasella di controllo accanto agli utenti o ai team a cui desideri concedere l'accesso. 
     • Per revocare l'accesso a un team, deseleziona lacasella di controllo accantoal nome dell'utente o del team oppure fai clic sullaXnella sezioneChi ha accesso.
4. Nella parte inferiore del pannello, fai clic suSalva.

Proprietà

I superamministratoripossono limitare l’accesso a una proprietà in modo che solo utenti e team specifici possano modificarla nei record. Una proprietà con accesso limitato rimarrà comunque visibile a tutti gli utenti.

Gli utenti e i team a cui non è stato concesso l’accesso vedranno il messaggio«Non disponi delle autorizzazioni per modificare il valore di questo campo» quando passano il mouse sulla proprietà in un record. Scopri come limitare l’accesso in modifica alle proprietà.

Barre laterali dei record

È possibile personalizzare le barre laterali che appaiono nei record di contatti, aziende, trattative e ticket in modo che team diversi abbiano visualizzazioni diverse. Scopri come personalizzare le barre laterali dei record per team specifici.

Report

Esistono diversi modi per limitare l’accesso ai report:

• Se un report non è stato aggiunto a una dashboard, è possibile limitarne l’accesso singolarmente dallo strumento dei report.
• Se un report è stato aggiunto a una dashboard, è possibile limitare l’accesso alla dashboard assegnando i permessi di accesso alla stessa.

Non è possibile limitare l’accesso ai report presenti nella sezione degli strumenti di analisi o alle singole viste di analisi personalizzate.

Segmenti

I super amministratoripossono impostare quali team hanno visibilità su quali segmenti modificando l’accesso ai segmenti. È inoltre possibile gestire ulteriormente l’accesso assegnando segmenti e limitando i record in base alla proprietà dei record.

Flussi di lavoro

Assegnare i flussi di lavoro a un team specifico dalla dashboard dei flussi di lavoro seguendo le istruzioni generali.

I flussi di lavoro assegnati a un team possono essere visualizzati e modificati solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi flusso di lavoro non assegnato sarà accessibile a tutti gli utenti e ai team in possessodell’autorizzazione utente per i flussi di lavoro.

Campagne

Limita l’accesso alle tue campagne di marketing per consentire a determinati team di gestire i dettagli della campagna e modificare le risorse ad essa associate. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Marketing > Campagne. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Marketing > Campagne.
2. Passa il mouse su una campagna di cui desideri modificare l’accesso, quindi fai clic sul menu a discesaAzioni e seleziona Gestisci accesso.
3. Nel pannello di destra, seleziona"Disponibile per tutti " o "Seleziona i team che possono modificare".
4. Nella barra di ricerca, cerca e seleziona lacasella di controllo a sinistra del nome del team a cui desideri concedere l’accesso alla campagna.
5. Per rimuovere l'accesso alla campagna, deseleziona lacasella di controllo accanto al nome del team oppure fai clic sullaX nellasezione"Chi ha accesso".
6. Nella parte inferiore del pannello, clicca suSalva.

Pubblicità

Dopo aver collegato gli account pubblicitari di Google, Facebook o LinkedIn a HubSpot, puoi assegnarli a utenti e team specifici.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suMarketing >Pubblicità.
3. Passa con il mouse su un account pubblicitario di cui desideri modificare l’accesso, quindi fai clic sul menu a discesa Azioni. Seleziona Gestisci accesso.
4. Nel pannello di destra, selezionaDisponibile per tutti oSeleziona i team che possono modificare.
5. Nella barra di ricerca, cerca e seleziona lacasella di controllo a sinistra del nome del team a cui desideri concedere l'accesso all'account pubblicitario.
6. Per rimuovere l'accesso alla campagna, deseleziona lacasella di controllo accanto al nome del team oppure fai clic sullaX nellasezione Chi ha accesso.
7. Nella parte inferiore del pannello, clicca suSalva.