Begränsa åtkomsten till dina HubSpot-tillgångar

Du kan begränsa åtkomsten till innehåll, data med mera så att endast rätt team och användare kan visa och redigera dem. Detta kan vara till hjälp om du vill hålla dina tillgångar åtskilda efter avdelning eller team. Det hjälper också dina användare att hålla sig fokuserade och organiserade.

Vilka tillgångar du kan begränsa åtkomsten till beror på din HubSpot-prenumeration:

Innan du kommer igång

Innan du skapar åtkomst till ditt innehåll och dina tillgångar bör du notera följande:

• Även om åtkomsten till specifika tillgångar har begränsats till vissa team eller användare, har Super Admins fortfarande möjlighet att visa dem.
• Tillgångar som mallar, sekvenser, dokument och playbooks kan endast visas av superadministratörer och de team och användare som har åtkomst. Om du vill visa fler än de första fem dokumenten eller mallarna i ett konto måste du ha en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-plats.
• En Content- eller Marketing Hub Enterprise-prenumeration krävs för att begränsa teamens åtkomst till blogginlägg och sidor.
• Om en användare har behörigheten Begränsa åtkomst för team , men är i ett team som inte har något underordnat team, visas i allmänhet inte alternativet att tilldela team.
• Tillgångar som inte listas i tabellen ovan kan inte ha begränsad åtkomst i nuläget.
• Om du begränsar åt komsten till ett verktyg för en användare, men har behörigheten Begränsa åtkomst per team (endast Enterprise) aktiverad, kommer din användare fortfarande att ha åtkomst till verktyget om deras team har åtkomst. Läs mer om hur du redigerar användarbehörigheter.

Ange standardbehörigheter för marknadsföringsinnehåll (endastContent Hub och Marketing Hub Enterprise )

Som standard är nyskapade marknadsföringstillgångar tillgängliga för alla användare med behörigheter för tillgången. Du kanske dock bara vill tillåta vissa användare eller team att skapa eller redigera tillgångar.

I dina kontoinställningar kan du automatiskt begränsa åtkomsten till nyskapade marknadsföringstillgångar så att endast tillgångens skapare och deras team kan visa och redigera dem. Detta gäller inte för andra tillgångstyper, t.ex. filer och mappar i filverktyget.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Användare och team i menyn till vänster i sidofältet .
3. Klicka på fliken Team.
4. Klicka på för att aktivera reglaget Slå på för att begränsa åtkomsten till nytt innehåll.

Så här begränsar du åtkomsten

Du kan begränsa åtkomsten till verktyg genom att följa stegen nedan. För instrumentpaneler, CRM-vyer och inställningar för e-postprenumerationer, se det verktygsspecifika avsnittet nedan.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till det verktyg som du vill begränsa åtkomsten till.
2. För att tilldela en tillgång, håll muspekaren över den tillgång du vill tilldela, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Hantera åtkomst.
3. Om du vill tilldela tillgångar i bulk markerar du kryssrutorna bredvid den tillgång du vill tilldela och klickar sedan på Hantera åtkomst eller Tilldela användare och team.
   
   

4. I dialogrutan väljer du Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.
5. Om du vill tilldela innehållet till team eller användare klickar du på fliken Team eller användare och sedan på kryssrutan bredvid de team och användare som du vill tilldela.
6. Klicka på Spara. Tillgången kommer nu endast att vara synlig för de valda användarna och teamen.
   
   
   

Verktygsspecifika instruktioner

CRM-poster

Som standard kan användare visa och redigera alla kontakter, företag, erbjudanden och ärenden. Du kan justera en användares behörigheter så att de bara kan visa och redigera poster som ägs av dem eller deras team.

Så här begränsar du åtkomsten till CRM-poster för dina användare:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
3. Håll muspekaren över namnet på den användare som du vill redigera. Klicka sedan på Redigera behörigheter.
4. Klicka på för att expandera CRM > CRM-objekt i menyn i vänster sidofält.
5. På fliken CRM klickar du på [Objekt] för att expandera avsnittet.
   • Klicka på rullgardinsmenyerna bredvid behörigheterna Visa, Redigera och Ta bort för en viss posttyp.
   • Välj Alla kontakter, Teamets kontakter eller Deras kontakter. När du konfigurerar behörigheterna Redigera eller Ta bort kan du även välja Ingen.
     

6. Om du vill redigera vem som kan kommunicera med en post klickar du på CRM > CRM-objekt i menyn i vänster sidofält.
   • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Kommunicera.
   • Välj Alla poster, Poster som deras team äger, Poster som de äger eller Ingen.
7. När du har uppdaterat behörigheterna klickar du på Spara längst upp till höger.

Observera: Användarna måste logga ut från kontot och in igen innan uppdateringarna av deras behörigheter börjar gälla. Läs mer om användarbehörigheter

CRM-vyer

Du kan inte begränsa åtkomsten till standardvyer, men anpassade CRM-vyer kan ställas in så att de bara är synliga för dig, synliga för ditt team eller synliga för alla.

Så här begränsar du åtkomsten till en anpassad CRM-vy:

1. Navigera till dina poster (t.ex. CRM > Kontakter).
2. Klicka på Alla vyer högst upp.
3. Håll muspekaren över vyns namn och klicka sedan på Alternativ. Välj Hantera delning i rullgardinsmenyn.
4. I dialogrutan väljer du bland följande alternativ:
   • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
   • Mitt team: vyn kommer endast att vara synlig för användare i ditt team.
   • Alla: vyn kommer att vara synlig för alla användare i ditt HubSpot-konto.
5. Klicka på Spara.

Inbox för konversationer

När du har skapat en inkorg kan du redigera vilka användare och team som kan se den genom att redigera inställningarna för åtkomst till inkorgen. Läs mer om hur du hanterar användare av inkorgen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Inbox & Helpdesk > Inkorgar i menyn till vänster i sidofältet.
3. Håll muspekaren över den inkorg som du vill hantera och klicka på Redigera.
4. Klicka på fliken Åtkomst högst upp.
5. Under avsnittet Åtkomst väljer du Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.
   

Instrumentpaneler

Om du har ett Marketing Hub-, Service Hub-, Sales Hub- eller Content Hub Enterprise-konto kan instrumentpanelens ägare ange vilka team som har åtkomst till visning och redigering av anpassade instrumentpaneler.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Dashboards.
2. Klicka pårullgardinsmenynTilldelad längst upp till vänster och klicka sedan påRedigera åtkomst.
   

3. I den högra panelen väljer du bland följande alternativ:
   • Privat för ägaren: Om du vill att endast instrumentpanelens ägare ska kunna se instrumentpanelen väljer du alternativknappen Privat för ägaren. Klicka sedan på Spara.
   • Alla : tillåter alla användare att komma åt instrumentpanelen. När du väljer det här alternativet kan du välja Visa och redigera eller Visa endast.
   • Endast specifika användare och team ( endastEnterprise): tillåter endast specifika team och användare att få åtkomst till instrumentpanelen.

Pipelines för objekt

Superadministratörer i ett Professional- eller Enterprise-konto kan hantera vilka användare och team som har åtkomst till specifika pipelines. För varje pipeline kan du ge åtkomst till alla användare på kontot eller begränsa åtkomsten till enskilda användare och team.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects i menyn till vänster och välj sedan objektet med den pipeline som du vill hantera åtkomst för.
3. Klicka på fliken Pipelines högst upp.
4. I avsnittet Välj en pipeline klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en pipeline som du vill redigera.
5. Klicka på Åtgärder och välj sedan Hantera åtkomst.
6. I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.

Om du uttryckligen ger en användare eller ett team åtkomst till en pipeline begränsas åtkomsten för alla andra. Om en användare inte har behörighet att visa pipelinen:

• Begränsade pipelines visas i grått i HubSpot-kontot på datorn och i mobilappen.
• De kan visa en specifik post om de får en direktlänk från en användare som har åtkomst till pipelinen.
• De kan visa poster från begränsade pipelines i rapporter.
• De kan visa poster från begränsade pipelines som associationer på poster.
• De kan söka efter poster inom pipelinen.
• De kommer inte att kunna skapa nya poster i pipelinen.

Dokument, spelböcker, sekvenser och säljmallar

Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du ställa in åtkomstnivån för dina dokument, playbooks, sekvenser eller mallar. Du kan göra dem privata för ägaren, delade med alla eller delade med specifika användare och team.

Läs mer om hur du begränsar åtkomsten till säljinnehåll.

Domäner

Som standard kan användare med behörigheten Domäninställningar visa och redigera alla domäner samt publicera innehåll till alla domäner. Om du har ett Marketing Hub- eller Content Hub Enterprise-konto kan du begränsa vilka användare som kan redigera eller publicera innehåll till vissa domäner.

Läs mer om hur du tilldelar team publiceringsbehörighet för domäner.

Sociala konton

Om du har ett Marketing Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du begränsa åtkomsten till dina sociala konton. Observera följande:

• Om det finns flera användare anslutna till ett socialt konto kan endast Super Admins hantera vilka användare och team som har tillgång till det sociala kontot.
• Om det bara finns en användare ansluten till det sociala kontot kan både Super Admins och den användare som anslöt kontot hantera åtkomsten till det kontot.

Om du uttryckligen ger en användare eller ett team åtkomst till ett socialt konto begränsas åtkomsten för alla andra. Användare eller team utan åtkomst kan inte visa eller hantera inlägg från det kontot i det sociala verktyget. Läs mer om hur du hanterar dina användares sociala publicering och kontoåtkomst.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Marknadsföring > Social i menyn i vänster sidofält.
3. På fliken Konton, under kolumnen Kontoåtkomst , klickar du på Bara jag, Alla eller [antal team och användare].
4. I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera. Endast kunder med en prenumeration på Marketing Hub Enterprise kan begränsa åtkomsten för användare och team.
   • Om du väljer specifika användare eller team söker du i sökfältet efter och markerar kryssrutan till vänster om användaren eller teamet.
   • Om du vill ta bort åtkomst från ett konto avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst.
5. Klicka på Spara längst ner i panelen.
   

E-postmeddelanden

Om du har ett Marketing Hub Enterprise-konto kan du tilldela redigeringsåtkomst till specifika marknadsföringsmeddelanden till enskilda användare eller team från e-postpanelen med hjälp av de allmänna instruktionerna. E-postmeddelanden som tilldelats ett team kan endast redigeras av användare i det teamet. Alla e-postmeddelanden som inte har tilldelats kommer att vara tillgängliga för alla användare och team med användarbehörighet för e-postmeddelandet.

Om en användare i ditt HubSpot-konto inte har tillgång till att redigera ett specifikt e-postmeddelande kan de begära åtkomst till det genom att följa stegen nedan:

1. I ditt HubSpot-konto, navigera till Marknadsföring > E-post.
2. Klicka på namnet på det e-postmeddelande som du vill ha redigeringsåtkomst till.
3. Håll muspekaren över knappen Granska och skicka längst upp till höger och klicka sedan på Begär uppdatering av behörighet.
   

4. I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Godkännare och väljer en administratör i ditt team.
5. Du kan eventuellt ange ett meddelande för att förklara varför du behöver redigeringsåtkomst till e-postmeddelandet.
6. Klicka på Skicka begäran. Den godkännare som du har valt får ett meddelande om att du har begärt åtkomst till e-postmeddelandet. Du får sedan ett bekräftelsemail när godkännaren har beviljat åtkomst.

Filer

Om du har ett Professional- eller Enterprise-konto kan du hantera åtkomst till enskilda filer, mappar och undermappar i filverktyget för att ytterligare styra vilka användare eller team som kan visa eller redigera dem.

När du konfigurerar filåtkomst kan du ge alla användare eller team åtkomst till en huvudmapp, men begränsa åtkomsten till en undermapp. Du kan inte konfigurera mappåtkomstinställningar för systemmappar som genereras av HubSpot.

Så här begränsar du åtkomsten till dina filer eller mappar:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Filer.
2. Håll muspekaren över en fil eller mapp och klicka på Åtgärder. Välj sedan Hantera åtkomst.
   

3. I den högra panelen konfigurerar du åtkomsten till filen eller mappen:
   • Privat för mig: begränsa åtkomsten till endast ditt användarkonto.
   • Tillgänglig för alla: alla användare kan visa och redigera filen eller mappen.
   • Välj användare och team som kan få åtkomst: endast utvalda användare kan redigera filen eller mappen. Om du har en Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du även begränsa åtkomsten för tilldelade team. Läs mer om hur du hanterar team.
     • Markera kryssrutan bredvid de användare eller team som du vill ge åtkomst till.
     • Om du vill ta bort åtkomst från ett team avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst.
4. Klicka på Spara längst ned i panelen.

Egenskaper för

Superadministratörer i ett Marketing Hub-, Service Hub-, Sales Hub- eller Content Hub Enterprise-konto kan begränsa åtkomsten till en egenskap så att endast specifika användare och team kan redigera egenskapen i poster. En begränsad egenskap kommer fortfarande att vara synlig för alla användare.

Användare och team som inte ges åtkomst ser meddelandet Du har inte behörighet att redigera värdet för det här fältet när du håller muspekaren över egenskapen i en post. Läs mer om hur du begränsar redigeringsåtkomst för egenskaper.

Postens sidofält

Du kan anpassa sidofälten som visas på kontakt-, företags-, avtals- och biljettposter så att olika team har olika vyer. Läs om hur du anpassar sidofält för poster för specifika team.

Rapporter

Om du har ett Marketing Hub-, Service Hub-, Sales Hub- eller Content Hub Enterprise-konto finns det flera sätt att begränsa åtkomsten till rapporter:

• Om en rapport inte har lagts till i en dashboard kan du begränsa åtkomsten till den individuellt från rapportverktyget.
• Om en rapport har lagts till i en dashboard kan du begränsa åtkomsten till dashboarden genom att tilldela åtkomst till dashboarden.

Du kan inte begränsa åtkomsten till rapporter som finns i avsnittet med analysverktyg eller enskilda anpassade analysvyer.

Segment

Superadministratörer i ett Marketing Hub-, Service Hub- eller Sales Hub Enterprise-konto kan ange vilka team som har insyn i vilka segment genom att redigera segmentåtkomst. Du kan också hantera åtkomst ytterligare genom att tilldela segment och begränsa poster baserat på postägande.

Arbetsflöden

Om du har ett Marketing Hub-, Service Hub- eller Sales Hub Enterprise-konto kan du tilldela arbetsflöden till ett visst team från arbetsflödespanelen med hjälp av de allmänna instruktionerna.

Arbetsflöden som tilldelats ett team kan endast visas och redigeras av användare i det teamet. Alla arbetsflöden som inte har tilldelats är tillgängliga för alla användare och team med användarrättigheten arbetsflöden.

Kampanjer

Om du har ett Marketing Hub Enterprise-konto kan du begränsa åtkomsten till dina marknadsföringskampanjer så att vissa team kan hantera kampanjens detaljer och ändra vilka tillgångar som är associerade med den.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Kampanjer.
2. Håll muspekaren över en kampanj som du vill redigera åtkomst för, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Hantera åtkomst.
3. I den högra panelen väljer du Tillgänglig för alla eller Välj team som kan redigera.
4. I sökfältet söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge åtkomst till kampanjen.
5. Om du vill ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar du kryssrutan bredvid teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst .
6. Klicka på Spara längst ned i panelen.

Annonser

Om du har ett Marketing Hub Enterprise-konto kan du tilldela dem till specifika användare och team efter att du har anslutit Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonskonton till HubSpot.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Marknadsföring > Annonser i menyn till vänster i sidofältet.
3. Håll muspekaren över ett annonskonto som du vill redigera åtkomst för och klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder. Välj Hantera åtkomst.
4. I den högra panelen väljer du Tillgänglig för alla eller Välj team som kan redigera.
5. I sökfältet söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge åtkomst till annonskontot.
6. Om du vill ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar du kryssrutan bredvid teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst .
7. Klicka på Spara längst ned i panelen.