Begränsa åtkomsten till dina HubSpot-resurser

Hantera åtkomsten till innehåll, data och annat så att endast rätt team och användare kan visa och redigera dem. Detta kan vara till hjälp om du vill hålla isär dina resurser efter avdelning eller team. Det hjälper också dina användare att hålla fokus och vara välorganiserade.

Tillgångens namn	Hub
	Marknadsföringshub	Försäljningshub	Service-hub	Innehållshub	Datahub	Smart CRM	Intäktshub
	Alla konton
CRM-poster	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
CRM-vyer	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Inkorgen för konversationer	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Professional och Enterprise
Mallar		✓	✓
Sekvenser		✓	✓
Dokument		✓	✓
Objektpipelines	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Sociala konton	✓
Filer	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Företag
Kampanjer	✓
Uppmaningar till handling	✓			✓
Instrumentpaneler	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Rapporter	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Egenskaper	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Spela in sidofält	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Blogginlägg	✓			✓
Domäner	✓			✓
Landningssidor	✓			✓
Webbsidor				✓
E-post	✓
Formulär	✓			✓
Segment	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Arbetsflöden	✓	✓	✓			✓
Spelböcker		✓	✓
Annonser	✓
Inställningar för e-postprenumeration (BETA)	✓
HubDB	✓			✓

Innan du börjar

Innan du konfigurerar åtkomst till ditt innehåll och dina resurser bör du beakta följande:

• Även om åtkomsten till specifika resurser har begränsats till vissa team eller användare kan superadministratörerfortfarande visa dem.
• Resurser, såsom mallar, sekvenser, dokument och handböcker, kan endast visas av superadministratörer samt de team och användare som har åtkomst. För att kunna visa fler än de fem första dokumenten eller mallarna i ett konto måste du hatilldelats enSales Hub- ellerServiceHub-licens.
• A Innehåll eller Marketing HubEnterprise -abonnemang krävs för att begränsa åtkomsten till blogginlägg och sidor per team.
• Generellt gäller att om en användare har behörigheten ”Begränsa åtkomst per team” , men ingår i ett team som inte har något underordnat team, kommer alternativet att tilldela till team inte att visas.
• Tillgångar som inte finns med i tabellen ovan kan för närvarande inte begränsas.
• Om du begränsar åtkomsten till ett verktyg för en användare, men har behörigheten behörigheten ”Begränsa åtkomst per team”(endast Enterprise) aktiverad, kommer användaren fortfarande att ha åtkomst till verktyget om deras team har åtkomst. Läs mer om hur du redigerar användarbehörigheter.

Ställ in standardbehörigheter för marknadsföringsinnehåll

Prenumeration krävs En Content Hub eller Marketing Hub Enterprise -abonnemang krävs för att ställa in standardbehörigheter för marknadsföringsinnehåll. 

Som standard är nyskapade marknadsföringsresurser tillgängliga för alla användare med behörighet för resursen. Du kanske dock vill begränsa rätten att skapa eller

redigera

resurser till endast vissa användare eller team.

I dina kontoinställningar kan du automatiskt begränsa åtkomsten till nyskapade marknadsföringsresurser så att endast den som skapat resursen och dennes team kan visa och redigera dem. Detta gäller inte andra typer av resurser, såsom filer och mappar i filverktyget. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå tillAnvändare och team i menyn till vänster.
3. Klicka på flikenTeam.
4. Klicka för att aktivera reglaget Begränsa åtkomst till nytt innehåll.

 

Så här begränsar du åtkomsten

Du kan begränsa åtkomsten till verktyg genom att följa stegen nedan. För instrumentpaneler, CRM-vyer och inställningar för e-postprenumerationer, se det verktygsspecifika avsnittet nedan.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till det verktyg som du vill begränsa åtkomsten till.
2. För att tilldela en resurs, håll muspekaren över den resurs du vill tilldela, klicka sedan pårullgardinsmenyn Åtgärderoch väljHantera åtkomst. 
3. För att tilldela resurser i bulk markerar dukryssrutornabredvid de resurser du vill tilldela och klickar sedan på Hantera åtkomst eller Tilldela användare och team.
   

 

4. I dialogrutan väljer du Tillgängligt för alla eller Välj användare och team som kan redigera. 
5. För att tilldela innehållet till team eller användare klickar du på flikenTeam eller Användare och markerar sedankryssrutorna bredvidde team och användare du vill tilldela.
6. Klicka påSpara. Tillgången kommer nu endast att vara synlig för de valda användarna och teamen. 
   
   
   

Verktygsspecifika anvisningar

CRM-poster

Som standard kan användare visa och redigera alla kontakter, företag, affärer och ärenden. Du kan anpassa en användares behörigheter så att de endast kan visa och redigera poster som tillhör dem själva eller deras team.

Så här begränsar du åtkomsten till CRM-poster för dina användare:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå tillAnvändare och team i menyn till vänster.
3. Håll muspekaren över namnet på den användare du vill redigera. Klicka sedan på Redigera behörigheter.
4. I menyn till vänster klickar du för att expandera CRM > CRM-objekt. 
5. På flikenCRM klickar du på [Objekt] för att expandera avsnittet.
   • Klicka på rullgardinsmenyerna bredvid behörigheternaVisa,Redigera och Ta bortför en specifik posttyp.
   • Välj Alla kontakter, Deras teams kontakter eller Deras kontakter. När du konfigurerar behörigheterna Redigera eller Ta bort kan du också välja Ingen. 

 

6. För att ändra vem som kan kommunicera med en post klickar du på CRM > CRM-verktyg i menyn i vänster sidfält. 
   • Klicka på rullgardinsmenynbredvid Kommunicera.
   • Välj Alla poster, Poster som deras team äger,Poster som de äger ellerIngen.
7. När du har uppdaterat behörigheterna klickar du på Spara längst upp till höger .

Observera: användarna måste logga ut från kontot och logga in igen innan ändringarna av behörigheterna träder i kraft. Läs mer om användarbehörigheter

 

CRM-vyer

Vilka resurser du kan begränsa åtkomsten till beror på ditt HubSpot-abonnemang:

Du kan inte begränsa åtkomsten till standardvyer, men anpassade CRM-vyer kan ställas in så att de endast är synliga för dig, synliga för ditt team eller synliga för alla.

Så här begränsar du åtkomsten till en anpassad CRM-vy:

1. Gå till dina poster(t.ex.CRM>Kontakter).
2. Klicka på Alla vyer högst upp.
3. Håll muspekaren övervyens namn och klicka sedan på Alternativ. I rullgardinsmenyn väljer duHantera delning.
4. I dialogrutan väljer du ett av följande alternativ:
   • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
   • Mitt team: vyn kommer endast att vara synlig för användare i ditt team. 
   • Alla: vyn kommer att vara synlig för alla användare i ditt HubSpot-konto.
   • Anpassad: vyn kommer endast att vara synlig för de användare och team som du väljer.
5. Klicka påSpara.

Inkorgen för konversationer

När du har skapat en inkorg kan du ange vilka användare och team som ska kunna se den genom att redigera åtkomstinställningarna för inkorgen. Läs mer om hur du hanterar användare i inkorgen. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inkorgen & Helpdesk > Inkorgen.
3. Håll muspekaren över den inkorg du vill hantera och klicka på Redigera. 
4. Klicka på fliken Åtkomst högst upp. 
5. Under avsnittet Åtkomst väljer du Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.  

Dashboards

Prenumeration krävs En Enterprise -abonnemang krävsför att ställa in vilka team som har läs- och redigeringsbehörighet till anpassade instrumentpaneler.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Rapportering > Instrumentpaneler. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Rapportering > Instrumentpaneler.
2. Klicka på den tilldelade [åtkomsten] uppe till höger .
   

3. I panelen till höger väljer du ett av följande alternativ:
   • Begränsat till endast superadministratörer och ägaren: tillåt endast superadministratörer och dashboardägaren att se dashboarden.
   • Privat för ägaren: endast ägaren av instrumentpanelen får se instrumentpanelen.
   • Tillåt alla att visa och redigera: låter alla användare visa och redigera instrumentpanelen. 
   • Tillåt alla att visa: Låt alla användare visa instrumentpanelen.
   • Tilldela team och användare (endastEnterprise): låt endast specifika team och användare få åtkomst till instrumentpanelen.
4. Klicka påSpara.

Objektpipelines

Om du är superadministratör kan du begränsa vilka användare och team som har åtkomst till specifika pipelines. Åtkomsten hanteras separat för varje pipeline. För att få åtkomst till poster i en pipeline måste du också ha relevanta behörigheter för CRM-objekt (t.ex. behörigheter för affärer ).

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under Datahantering, navigerar du till Objekt.
3. Högst upp på sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt ochväljer det objekt (t.ex. Affärer) som innehåller den pipeline du vill redigera.
4. Klicka på fliken Pipelines.
5. Klicka pånamnet på den pipeline som du vill hantera åtkomsten till.
6. I avsnittet Hantera [pipeline-namn] klickar du på Åtgärder och väljer sedan Hantera åtkomst.
7. I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.

Om du uttryckligen ger en användare eller ett team åtkomst till en pipeline begränsas åtkomsten för alla andra. Om en användare inte har behörighet att visa pipelinen:

• Kommer begränsade pipelines att vara gråmarkerade i HubSpot-kontot på datorn och i mobilappen.
• De kan visa en specifik post om de får en direktlänk från en användare med åtkomst till pipelinen.
• De kan visa poster från begränsade pipelines i rapporter.
• De kan visa poster från begränsade pipelines som kopplingar till poster.
• De kan söka efter poster inom pipelinen.
• De kommerinte att kunna skapa nya poster i pipelinen. 

Dokument, handböcker, sekvenser och försäljningsmallar

Hantera åtkomstnivån för dina dokument, handböcker, sekvenser eller mallar. Du kan göra dem privata för ägaren, dela dem med alla eller dela dem med specifika användare och team. 

Läs mer om hur du begränsar åtkomsten till säljinnehåll. 

Domäner

Som standard kan användare med behörigheten Domäninställningar visa och redigera alla domäner samt publicera innehåll på alla domäner. Du kan också begränsa vilka användare som kan redigera eller publicera innehåll på specifika domäner.

Lär dig hur du tilldelar behörigheter för domänpublicering till team.

Sociala konton

När du begränsar åtkomsten till dina sociala konton bör du beakta följande:

• Om flera användare är anslutna till ett socialt konto är det endast superadministratörer som kan hantera vilka användare och team som har åtkomst till det sociala kontot.
• Om endast en användare är ansluten till det sociala kontot kan både superadministratörer och den användare som anslöt kontot hantera åtkomsten till det kontot.

Om du uttryckligen ger en användare eller ett team åtkomst till ett socialt konto begränsas åtkomsten för alla andra. Användare eller team utan åtkomst kan inte visa eller hantera inlägg från det kontot i det sociala verktyget. Läs mer om hur du hanterar dina användares publicering på sociala medier och åtkomst till konton.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du tillMarknadsföring > Sociala medier.
3. Håll muspekaren över ditt sociala konto och klicka på Redigera i kolumnen Kontoåtkomst.

4. I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgängligt för alla eller Välj användare och team som kan redigera. Endast kunder med ett Marketing Hub Enterprise-abonnemang kan begränsa åtkomsten för användare och team. 
   • Om du väljer specifika användare eller team söker du efter dem i sökfältet och markerar kryssrutan till vänster om användaren eller teamet.
   • För att ta bort åtkomsten för ett konto avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn, eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst.
5. Klicka på Spara längst ned i panelen .

E-post

Tilldela redigeringsbehörighet för specifika marknadsföringsmejl till enskilda användare eller team från mejlpanelen enligt de allmänna anvisningarna. Mejl som tilldelats ett team kan endast redigeras av användare i det teamet. Alla mejl som inte har tilldelats kommer att vara tillgängliga för alla användare och team med behörigheten för mejl.

Om en användare i ditt HubSpot-konto inte har behörighet att redigera ett specifikt mejl kan hen begära behörighet till det genom att följa stegen nedan:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Marknadsföring > E-post. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Marknadsföring > E-post.
2. Klicka pånamnet på det e-postmeddelande som du vill ha redigeringsbehörighet till.
3. Håll muspekaren över knappenGranska och skicka längst upp till höger och klicka sedanpå Begär uppdatering av behörighet.
4. I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn ”Godkännare” och väljer en administratör i ditt team.
5. Du kan även skriva ettmeddelande för att förklara varför du behöver redigeringsbehörighet till e-postmeddelandet.
6. Klicka påSkicka begäran. Den godkännare du valt kommer att få ett meddelande om att du har begärt åtkomst till e-postkontot. Du får sedan ett bekräftelsemejl när godkännaren har beviljat åtkomst.

Filer 

Hantera åtkomsten till enskilda filer, mappar och undermappar i filverktyget för att ytterligare styra vilka användare eller team som kan visa eller redigera dem.

När du konfigurerar din filåtkomst kan du ge alla användare eller team åtkomst till en huvudmapp, men begränsa åtkomsten till en undermapp. Du kan intekonfigurera mappåtkomstinställningar för systemmappar som genereras av HubSpot.

Så här begränsar du åtkomsten till dina filer eller mappar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Innehåll > Filer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Innehåll > Filer.
2. Håll muspekaren över en fil ellermappoch klicka påÅtgärder. Välj sedanHantera åtkomst. 

3. I panelen till höger konfigurerar du åtkomsten till din fil eller mapp: 
   • Privat för mig: begränsa åtkomsten till endast ditt användarkonto.
   • Tillgänglig för alla:alla användare kan visa och redigera filen eller mappen. 
   • Välj användare och team som ska ha åtkomst: endast utvalda användare kan redigera filen eller mappen. Om du har ett Professional- eller Enterprise-abonnemang kan du även begränsa åtkomsten till tilldelade team. Läs mer om att hantera team.
     • Markerakryssrutan bredvid de användare eller team som du vill ge åtkomst till. 
     • För att ta bort åtkomsten för ett team avmarkerar dukryssrutan bredvidanvändarens eller teamets namn, eller klickar påXi avsnittetVem har åtkomst.
4. Klicka påSpara längst ned i panelen.

Egenskaper

Superadministratörerkan begränsa åtkomsten till en egenskap så att endast specifika användare och team kan redigera egenskapen i poster. En begränsad egenskap kommer fortfarande att vara synlig för alla användare.

Användare och team som inte har fått åtkomst ser meddelandetDu har inte behörighet att redigera värdet i detta fält när de håller muspekaren över egenskapen i en post. Läs mer om hur du begränsar redigeringsåtkomsten för egenskaper.

Sidopaneler för poster

Du kan anpassa sidopanelerna som visas i kontakt-, företags-, affärs- och ärendeposter så att olika team har olika vyer. Läs mer om hur du anpassar sidopaneler för specifika team.

Rapporter

Det finns flera sätt att begränsa åtkomsten till rapporter:

• Om en rapport inte har lagts till i en instrumentpanel kan du begränsa åtkomsten till den individuellt från rapportverktyget.
• Om en rapport har lagts till i en instrumentpanel kan du begränsa åtkomsten till instrumentpanelen genom att tilldela åtkomst till den.

Du kan inte begränsa åtkomsten till rapporter som finns i avsnittet för analysverktyg eller i enskilda anpassade analysvyer.

Segment

Superadministratörerkan ställa in vilka team som har insyn i vilka segment genom att redigera segmentåtkomsten. Du kan också hantera åtkomsten ytterligare genom att tilldela segment och begränsa poster baserat på postägande.

Arbetsflöden

Tilldela arbetsflöden till ett specifikt team från arbetsflödespanelen enligt de allmänna anvisningarna.

Arbetsflöden som tilldelats ett team kan endast visas och redigeras av användare i det teamet. Alla arbetsflöden som inte är tilldelade är tillgängliga för alla användare och team medanvändarbehörigheten för arbetsflöden.

Kampanjer

Begränsa åtkomsten till dina marknadsföringskampanjer så att vissa team kan hantera kampanjens detaljer och ändra vilka tillgångar som är kopplade till den. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Marknadsföring > Kampanjer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Marknadsföring > Kampanjer.
2. Håll muspekaren över en kampanj som du vill redigera åtkomsten för, klicka sedan på rullgardinsmenynÅtgärder och välj Hantera åtkomst.
3. I panelen till höger väljer duTillgänglig för alla ellerVälj team som kan redigera.
4. I sökfältet söker du efter och markerarkryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge åtkomst till kampanjen.
5. För att ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar dukryssrutan bredvid teamets namn eller klickar påX iavsnittet Vem har åtkomst.
6. Klicka påSpara längst ned i panelen.

Annonser

När du har kopplat Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonskonton till HubSpot kan du tilldela dem till specifika användare och team.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du tillMarknadsföring >Annonser.
3. Håll muspekaren över det annonskonto du vill redigera åtkomsten för och klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder. Välj Hantera åtkomst.
4. I den högra panelen väljer duTillgängligt för alla ellerVälj team som kan redigera.
5. I sökfältet söker du efter och markerarkryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge åtkomst till annonskontot.
6. För att ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar dukryssrutan bredvid teamets namn eller klickar påX iavsnittet Vem har åtkomst.
7. Klicka påSpara längst ned i panelen.