Begränsa åtkomsten till dina HubSpot-tillgångar

Du kan begränsa åtkomsten till innehåll, data med mera så att endast rätt team och användare kan visa och redigera dem. Detta kan vara till hjälp om du vill hålla dina tillgångar åtskilda efter avdelning eller team. Det hjälper också dina användare att hålla sig fokuserade och organiserade.

Vilka tillgångar som du kan begränsa åtkomsten till beror på din HubSpot-prenumeration:

Ange standardbehörigheter för marknadsföringsinnehåll (endastContent Hub och Marketing Hub Enterprise )

Som standard är nyskapade marknadsföringstillgångar tillgängliga för alla användare med behörigheter för tillgången. Du kanske dock bara vill tillåta vissa användare eller team att skapa eller redigera tillgångar.

I dina kontoinställningar kan du automatiskt begränsa åtkomsten till nyskapade marknadsföringstillgångar så att endast tillgångens skapare och deras team kan visa och redigera dem. Detta gäller inte för andra tillgångstyper, t.ex. filer och mappar i filverktyget.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Användare och team i menyn till vänster i sidofältet .
• Klicka på fliken Team.
• Klicka för att slå på knappen Slå på för att begränsa åtkomsten till nytt innehåll.

Så här begränsar du åtkomst

Åtkomst till verktyg kan begränsas genom att följa stegen nedan. För instrumentpaneler, CRM-vyer och inställningar för e-postprenumerationer, gå till det verktygsspecifika avsnittet nedan.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till det verktyg som du vill begränsa åtkomsten till.
• För att tilldela en tillgång, håll muspekaren över den tillgång du vill tilldela, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Hantera åtkomst.
• Om du vill tilldela tillgångar i bulk markerar du kryssrutorna bredvid den tillgång du vill tilldela och klickar sedan på Hantera åtkomst.
  
  

• I dialogrutan väljer du Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.
• Om du vill tilldela innehållet till team eller användare klickar du på fliken Team eller användare och sedan på kryssrutan bredvid de team och användare som du vill tilldela.
• Klicka på Spara. Tillgången kommer nu endast att vara synlig för de valda användarna och teamen. För de verktyg som inte följer ovanstående instruktioner hittar du verktygsspecifika instruktioner nedan.
  
  
  

Verktygsspecifika instruktioner

CRM-poster

Som standard kan användare visa och redigera alla kontakter, företag, erbjudanden och ärenden. Du kan justera en användares behörigheter så att de bara kan visa och redigera poster som ägs av dem eller deras team.

Så här begränsar du åtkomsten till CRM-poster för dina användare:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
• Håll muspekaren över namnet på den användare som du vill redigera. Klicka sedan på Redigera behörigheter.
• Klicka på för att expandera CRM > CRM-objekt i menyn i vänster sidofält.
• På fliken CRM klickar du på [Objekt] för att expandera avsnittet.
  • Klicka på rullgardinsmenyerna bredvid behörigheterna Visa, Redigera och Ta bortför en viss posttyp.
  • Välj Alla kontakter, Teamets kontakter eller Deras kontakter. När du konfigurerar behörigheterna Redigera eller Ta bort kan du även välja Ingen.
    

• Om du vill redigera vem som kan kommunicera med en post klickar du på CRM > CRM-objekt i menyn i vänster sidofält.
  • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Kommunicera.
  • Välj Alla poster, Poster som deras team äger, Poster som de äger eller Ingen.
• När du har uppdaterat behörigheterna klickar du på Spara längst upp till höger.

Observera: de uppdaterade behörigheterna träder i kraft först efter att användarna loggat ut och sedan loggat in igen. Läs mer om användarbehörigheter

CRM-vyer

Du kan inte begränsa åtkomsten till standardvyer, men anpassade CRM-vyer kan ställas in så att de bara är synliga för dig, för ditt team eller för alla.

Så här begränsar du åtkomsten till en CRM-vy:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till startsidan för din kontakt, ditt företag, din affär, ditt ärende eller ditt anpassade objekt.
• Klicka på Alla vyer högst upp.
• Håll muspekaren över vyns namn och klicka sedan på Alternativ. Välj Hantera delning i rullgardinsmenyn.
• I dialogrutan väljer du bland följande alternativ:
  • Privat: vyn kommer endast att vara synlig för dig.
  • Mitt team: vyn kommer endast att vara synlig för användare i ditt team.
  • Alla: vyn kommer att vara synlig för alla användare i ditt HubSpot-konto.
• Klicka på Spara.

Inbox för konversationer

När du har skapat en inkorg kan du redigera vilka användare och team som kan se den genom att redigera inställningarna för åtkomst till inkorgen. Läs mer om hur du hanterar användare av inkorgen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Inkorg & Helpdesk > Inkorgar i menyn till vänster i sidofältet.
• Håll muspekaren över den inkorg som du vill hantera och klicka på Redigera.
• Klicka på fliken Åtkomst högst upp.
• Under avsnittet Åtkomst väljer du Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.
  

Instrumentpaneler

Ägare av instrumentpaneler kan ange vilka team som har åtkomst till visning och redigering av anpassade instrumentpaneler.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapporter > Dashboards.
• Klicka på rullgardinsmenynTilldelad längst upp till vänster och klicka sedan på Redigera åtkomst.
  

• I den högra panelen väljer du bland följande alternativ:
  • Privat för ägaren: Om du vill att endast instrumentpanelens ägare ska kunna se instrumentpanelen väljer du alternativknappen Privat för ägaren. Klicka sedan på Spara.
  • Alla : tillåter alla användare att komma åt instrumentpanelen. När du väljer det här alternativet kan du välja Visa och redigera eller Visa endast.
  • Endast specifika användare och team ( endastEnterprise): tillåter endast specifika team och användare att få åtkomst till instrumentpanelen.

Pipelines för avtal och ärenden

Superadministratörer kan hantera vilka användare och team som har åtkomst till specifika pipelines för avtal och ärenden. För varje pipeline kan du ge åtkomst till alla användare på kontot eller begränsa åtkomsten till enskilda användare och team.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Deals eller Objects > Tickets i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Pipelines högst upp.
• I avsnittet Välj en pipeline klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en pipeline som du vill redigera.
• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till vänster och välj sedan Hantera åtkomst.
• I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.

Om du uttryckligen ger en användare eller ett team åtkomst till en pipeline begränsas åtkomsten för alla andra. Om en användare inte har behörighet att visa pipelinen:

• Begränsade pipelines kommer att vara gråmarkerade i HubSpot-kontot på datorn och i mobilappen.
• De kan visa en specifik affärs- eller biljettpost om de får en direktlänk från en användare med åtkomst till pipelinen.
• De kan visa poster från begränsade pipelines i rapporter.
• De kan visa poster från begränsade pipelines som associationer på poster.
• De kan söka efter poster inom pipelinen.
• De kommer inte att kunna skapa nya poster inom pipelinen.

Dokument, playbooks, sekvenser och säljmallar

När du har skapat ett dokument, en playbook, en sekvens eller en mall kan du ställa in åtkomstnivån så att den är privat för ägaren, delas med alla eller delas med specifika användare och team.

Läs mer om hur du begränsar åtkomsten till försäljningsinnehåll.

Domäner

Som standard kan användare med användarrättighetenLägg till och redigera domäner visa och redigera alla domäner samt publicera innehåll till alla domäner. Om du vill begränsa vilka användare som kan redigera eller publicera innehåll till vissa domäner kan du läsa om hur du tilldelar team behörigheter för domänpublicering.

Sociala konton

Endast superadministratörer kan hantera vilka användare och team som har åtkomst till specifika sociala konton. Om du uttryckligen ger en användare eller ett team åtkomst till ett socialt konto begränsas åtkomsten för alla andra. Användare eller team utan åtkomst kan inte visa eller hantera inlägg från det kontot i det sociala verktyget.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Marknadsföring > Social i menyn till vänster i sidofältet.
• På fliken Konton, under kolumnen Kontoåtkomst , klickar du på Bara jag, Alla eller [antal team och användare].
• I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera. Endast kunder med en Marketing Hub Enterprise-prenumeration kan begränsa åtkomsten för användare och team.
  • Om du väljer specifika användare eller team söker du i sökfältet efter och markerar kryssrutan till vänster om användaren eller teamet.
  • Om du vill ta bort åtkomst från ett konto avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst.
• Klicka på Spara längst ner i panelen.
  

E-postmeddelanden

Du kan tilldela redigeringsåtkomst till specifika marknadsföringsmeddelanden till enskilda användare eller team från e-postpanelen med hjälp av de allmänna instruktionerna ovan. E-postmeddelanden som tilldelats ett team kan endast redigeras av användare i det teamet. Alla e-postmeddelanden som inte har tilldelats kommer att vara tillgängliga för alla användare och team med användarbehörighet för e-post.

Om en användare i ditt HubSpot-konto inte har tillgång till att redigera ett specifikt e-postmeddelande kan de begära åtkomst till det genom att följa stegen nedan:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > E-postmeddelande med marknadsföring.
• Klicka på namnet på det e-postmeddelande som du vill ha redigeringsåtkomst till.
• Håll muspekaren över knappen Granska och skicka längst upp till höger och klicka sedan på Begär uppdatering av behörighet.
  

• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Godkännare och väljer en administratör i ditt team.
• Du kan eventuellt ange ett meddelande för att förklara varför du behöver redigeringsåtkomst till e-postmeddelandet.
• Klicka på Skicka begäran. Den godkännare som du har valt får ett meddelande om att du har begärt åtkomst till e-postmeddelandet. Du får sedan ett bekräftelsemail när godkännaren har beviljat åtkomst.

Filer

Hantera åtkomst till enskilda filer, mappar och undermappar i filverktyget för att ytterligare kontrollera vilka användare eller team som kan visa eller redigera dessa mappar eller filer.

När du konfigurerar din filåtkomst kan du ge alla användare eller team åtkomst till en huvudmapp, men begränsa åtkomsten till en undermapp. Du kan inte konfigurera mappåtkomstinställningar för systemmappar som genereras av HubSpot.

Så här begränsar du åtkomsten till dina filer eller mappar:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Filer.
• Håll muspekaren över en fil eller mapp och klicka på Åtgärder. Välj sedan Hantera åtkomst.
  

• I den högra panelen konfigurerar du åtkomst till filer eller mappar:
  • Privat för mig: begränsa åtkomsten till endast ditt användarkonto.
  • Tillgänglig för alla: alla användare kan visa och redigera filen eller mappen.
  • Välj användare och team som kan få åtkomst: endast utvalda användare kan redigera filen eller mappen. Om du har en Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du även begränsa åtkomsten för tilldelade team. Läs mer om hur du hanterar team.
    • Markera kryssrutan bredvid de användare eller team som du vill ge åtkomst till.
    • Om du vill ta bort åtkomst från ett team avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst.
• Klicka på Spara längst ned i panelen.

Egenskaper för

Superadministratörer kan begränsa åtkomsten till en egenskap så att endast specifika användare och team kan redigera egenskapen på poster. En begränsad egenskap kommer fortfarande att vara synlig för alla användare.

Användare och team som inte har åtkomst ser meddelandet Du har inte behörighet att redigera värdet i det här fältet när du håller muspekaren över egenskapen i en post. Läs mer om hur du begränsar redigeringsåtkomst för egenskaper.

Sidofält för poster

Du kan anpassa sidofälten som visas på kontakt-, företags-, avtals- och biljettposter så att olika team har olika vyer. Läs om hur du anpassar sidofält för poster för specifika team.

Rapporter

Det finns flera sätt att begränsa åtkomsten till rapporter:

• Om en rapport inte har lagts till i en kontrollpanel kan du begränsa åtkomsten till den individuellt från rapportverktyget.
• Du kan dela upp en rapportpanel genom att tilldela åtkomst till den.

Du kan inte begränsa åtkomsten till rapporter som finns i avsnittet med analysverktyg eller enskilda anpassade analysvyer.

Lista åtkomstbegränsningar (BETA)

Superadministratörer kan ställa in vilka team som har insyn i vilka listor med hjälp av de allmänna instruktionerna ovan.

När du tilldelar åtkomst till en lista, eller aktiverar standardinställningen för tilldelning, bör du tänka på följande:

• Listor med begränsad åtkomst kan endast ses och väljas av listans skapare och de tilldelade teamen. Alla andra användare kan inte se eller välja listan. Detta gäller för alla verktyg, t.ex. e-postmarknadsföring, arbetsflöden och rapporter.
• Utöver listfiltren visas en kontakt i en aktiv lista med begränsad åtkomst eller i en ny statisk lista endast om den uppfyller något av följande kriterier:
  
  • Kontakten ägs av en användare i det tilldelade teamet.
  • En anpassad HubSpot-användaregenskap i kontaktposten är inställd på en användare i det tilldelade teamet.

• Om en användare flyttar till ett annat team kommer de inte längre att kunna komma åt eller visa de listor som de kunde tidigare om inte deras nya team har tillgång till samma listor.

Observera: för statiska listor kan åtkomst endast tilldelas medan listan skapas. När en statisk lista har skapats uppdateras inte listan, inklusive de filter för ägaregenskaper som begränsar åtkomsten. Om du har en befintlig statisk lista som du vill begränsa åtkomsten för skapar du en ny statisk lista med samma kriterier och tilldelar åtkomst innan du sparar.

Arbetsflöden

Arbetsflöden kan tilldelas ett visst team från instrumentpanelen för arbetsflöden med hjälp av de allmänna instruktionerna ovan.

Arbetsflöden som tilldelats ett team kan endast visas och redigeras av användare i det teamet. Alla arbetsflöden som inte har tilldelats är tillgängliga för alla användare och team med användarrättigheten workflows.

Kampanjer

Du kan begränsa åtkomsten till dina marknadsföringskampanjer så att vissa team kan hantera kampanjens detaljer och ändra vilka tillgångar som är associerade med den.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Kampanjer.
• Håll muspekaren över en kampanj som du vill redigera åtkomst för, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och klicka på Hantera åtkomst.
• I den högra panelen väljer du Tillgänglig för alla eller Välj team som kan redigera.
• I sökfältet söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge åtkomst till kampanjen.
• Om du vill ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar du kryssrutan bredvid teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst .
• Klicka på Spara längst ned i panelen.

Annonser

När du har anslutit Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonskonton till HubSpot kan du tilldela dem till specifika användare och team.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Marknadsföring > Annonser i menyn till vänster i sidofältet.
• Håll muspekaren över ett annonskonto som du vill redigera åtkomst för och klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder. Välj Hantera åtkomst.
• I den högra panelen väljer du Tillgänglig för alla eller Välj team som kan redigera.
• I sökfältet söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge åtkomst till annonskontot.
• Om du vill ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar du kryssrutan bredvid teamets namn eller klickar på X i avsnittet Vem har åtkomst .
• Klicka på Spara längst ned i panelen.