Berichte und Dashboards per E-Mail versenden, mit Slack teilen oder exportieren

In HubSpot gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Berichte zu exportieren:

• Bei einzelnen Berichten können Sie eine E-Mail mit einem Link zum Bericht in HubSpot senden. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich bzw. monatlich verschickt werden. Sie können einen Bericht auch als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Exporte können nicht als regelmäßige Aktion geplant werden.
• Bei Dashboards können Sie eine E-Mail senden, die einen Link zu einem Dashboard in HubSpot enthält. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich bzw. monatlich verschickt werden. 
• Mit der Slack-Integration können Sie ein Dashboard für einen bestimmten Slack-Kanal freigeben.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Methoden.

Einen Bericht exportieren

Über das Berichts-Dashboard können Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei exportieren oder den Bericht per E-Mail an die Benutzer im Account senden. Sie können auch wiederkehrende Berichts-E-Mails in einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Turnus planen. Sie können mehrere wiederkehrende E-Mails für einen einzigen Bericht einrichten.

Exporte enthalten Felder, die dem Bericht hinzugefügt wurden:

• Einzelobjektberichte werden mit Eigenschaften exportiert, die im Abschnitt „Ausgewählte Eigenschaften“ auf der Registerkarte „Daten“ des Berichtdesigners hinzugefügt wurden.
  
  
• Erweiterte benutzerdefinierte Berichte werden mit Feldern exportiert, die auf der Registerkarte „Konfigurieren“ des Berichtdesigners hinzugefügt wurden.
  
  
  

So exportieren Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie exportieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Exportieren“ aus. 
• Geben Sie im Dialogfeld im Feld „Name“ einen Namen für Ihren Bericht ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Dateiformat“, um das Dateiformat für den Export auszuwählen.
• Klicken Sie auf „Exportieren“. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

Bitte beachten: Ein Trichterbericht zeigt Objekte an, bei denen sich im ausgewählten Datumsbereich die Phasen geändert haben. Wenn Sie aber einen Trichterbericht exportieren, enthält die Exportdatei die Objekte, die in diesem Datumsbereich erstellt wurden.

So versenden und planen Sie E-Mails für einen einzelnen Bericht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie per E-Mail versenden möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „Diesen Bericht per E-Mail versenden“ aus.
  
  
• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Details fest:
  • So senden Sie die E-Mail nur einmal:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „Jetzt senden“. 

• • So senden Sie die E-Mail in einem wiederkehrenden Turnus:
    • Wählen Sie unter „Ist dies eine wiederkehrende E-Mail?“ die Option „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ aus.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Alias“ einen internen Namen für die E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungshäufigkeit“ und wählen Sie dann „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
    • Wenn Sie „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungsdatum“ und wählen Sie dann die Tage oder Daten aus, an denen die E-Mail versendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
    • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „E-Mail planen“. 

Wiederkehrende Berichts-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der zuständige Mitarbeiter für eine wiederkehrende E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, der eine wiederkehrende E-Mail enthält, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „Wiederkehrende E-Mails verwalten“ aus. 
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Mitarbeiter ändern“ aus.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter ändern“.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Löschen“ aus.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Wiederkehrende E-Mail löschen“.

Bitte beachten: Eine wiederkehrende E-Mail muss mindestens zwei Stunden vor dem geplanten Versand gelöscht werden. Wenn sie innerhalb von 2 Stunden nach dem Versand gelöscht wird, wird die E-Mail an die vorgesehenen Empfänger gesendet.

Ein Dashboard exportieren

Sie können eine E-Mail mit Dashboard-Berichten einmalig versenden und Ihre Daten exportieren oder wiederkehrende E-Mails einrichten, die regelmäßig an die Benutzer in Ihrem HubSpot-Account gesendet werden. Sie können ein Dashboard auch an eine E-Mail-Adresse senden, die kein Benutzer in Ihrem HubSpot-Account ist (nur Professional und Enterprise).

Bitte beachten: Die in wiederkehrenden E-Mails versendeten Dashboard-Daten richten sich nach den Berechtigungen des Benutzers, der die E-Mail eingerichtet hat. Wenn einzelne Benutzer nur ihre eigenen Daten erhalten sollen, wird empfohlen, für jeden Benutzer seine eigenen wiederkehrenden Dashboard-E-Mails einzurichten.

Ein Dashboard per E-Mail an einen HubSpot-Benutzer senden

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.

• Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“ und wählen Sie „Dieses Dashboard per E-Mail teilen“ aus.

• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Details fest:
  
  • So versenden Sie die E-Mail einmalig:  
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Herunterladbare Datei anhängen“ und wählen Sie dann ein Dateiformat aus.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail alle Berichte im Dashboard. Um nur bestimmte Berichte einzubeziehen, wählen Sie „Ausgewählte Berichte exportieren“ aus und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den gewünschten Berichten.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf „Mit Filtern senden“. Klicken Sie dann auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie einen Filter aus. Klicken Sie auf „OK“.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „Jetzt senden“. 
  • So richten Sie eine wiederkehrende E-Mail ein:
    • Wählen Sie „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ aus.

• • • Geben Sie im Feld „E-Mail-Alias“ einen Namen für diese wiederkehrende E-Mail ein. Empfänger können diesen Alias nicht sehen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.

• • • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungshäufigkeit“ und wählen Sie dann „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
    • Wenn Sie „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungsdatum“ und wählen Sie dann die Tage oder Daten aus, an denen die E-Mail versendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
    • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.

• • • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Herunterladbare Datei anhängen“ und wählen Sie dann ein Dateiformat aus.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf „Mit Filtern senden“. Klicken Sie dann auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie einen Filter aus.

Ein Dashboard per E-Mail an einen Nicht-HubSpot-Benutzer senden (BETA)

• Verknüpfen Sie die E-Mail-Versanddomain, an die Sie die Nachricht senden möchten. Wenn Sie zum Beispiel das Dashboard an test@examplecompany.com senden, sollte examplecompany.com als Domain für den E-Mail-Versand hinzugefügt werden.
• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“ und wählen Sie „Dieses Dashboard per E-Mail teilen“ aus.

• Vergewissern Sie sich, dass im Abschnitt „Ist dies eine wiederkehrende E-Mail?“ die Option „Nein, diese E-Mail wird nur einmal versendet“ ausgewählt ist. Wiederkehrende E-Mails werden nicht unterstützt.
• Geben Sie die E-Mail-Adresse des Nicht-HubSpot-Benutzers im Feld „Andere Empfänger“ ein.

Bitte beachten: HubSpot- und Nicht-HubSpot-Benutzer erhalten dieselbe E-Mail. Bitte stellen Sie vor dem Versand sicher, dass keine persönlichen oder vertraulichen Informationen weitergegeben werden.

• Wenn die E-Mail zulässig ist, klicken Sie auf „Jetzt senden“. Wenn die E-Mail nicht zulässig ist, überprüfen Sie, ob die E-Mail-Versanddomain korrekt hinzugefügt wurde.

Bitte beachten: Sie können 100 E-Mails pro Tag an Nicht-HubSpot-Benutzer senden.

Wiederkehrende Dashboard-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der zuständige Mitarbeiter für eine wiederkehrende E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“ und wählen Sie dann „Wiederkehrende E-Mails verwalten“ aus.
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Mitarbeiter ändern“ aus.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter ändern“.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Löschen“ aus.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Wiederkehrende E-Mail löschen“.

Bitte beachten: Eine wiederkehrende E-Mail muss mindestens zwei Stunden vor dem geplanten Versand gelöscht werden. Wenn sie innerhalb von 2 Stunden nach dem Versand gelöscht wird, wird die E-Mail an die vorgesehenen Empfänger gesendet.

Dashboards und Berichte über die Slack-Integration teilen

Wenn Sie die Slack-Integration installiert haben, können Sie Dashboard-Berichte mit dem Rest Ihres Teams teilen: Dashboards und Berichte können nur mit öffentlichen Slack-Kanälen geteilt werden. 

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• So teilen Sie ein Dashboard:
  • Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
  • Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Teilen“ und wählen Sie „Mit Slack teilen“ aus.

• So teilen Sie einen Bericht:
  • Klicken Sie oben rechts in einem Bericht auf verticalMenuMM „Mehr“.
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Mit Slack teilen“ aus.

• Wählen Sie im rechten Bereich den Kanal aus, um den Link zu senden. Sie können optional eine Nachricht eingeben, die mit der Slack-Nachricht angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf „Mit Slack teilen“.
• Eine Vorschau des Dashboards wird in Slack angezeigt. Wenn der Benutzer über Zugriff auf Berichte in HubSpot verfügt, kann er auf den Link in Slack klicken, um direkt zum Bericht zu gelangen.