Berichte und Dashboards per E-Mail versenden, mit Slack teilen oder exportieren

Einen Bericht teilen

Über das Berichts-Dashboard können Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei exportieren oder den Bericht per E-Mail an die Benutzer im Account senden. Sie können auch wiederkehrende Berichts-E-Mails in einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Turnus planen. Sie können mehrere wiederkehrende E-Mails für einen einzigen Bericht einrichten.

Geteilte Daten enthalten Felder, die dem Bericht hinzugefügt wurden:

• Einzelobjektberichte werden mit Eigenschaften exportiert, die im Abschnitt Ausgewählte Eigenschaften auf der Registerkarte Daten des Berichtdesigners hinzugefügt wurden.
  
  
• Erweiterte benutzerdefinierte Berichte werden mit Feldern exportiert, die auf der Registerkarte Konfigurieren des Berichtserstellers hinzugefügt wurden. 

E-Mails für einen individuellen Bericht senden und planen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie per E-Mail versenden möchten, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Teilen über. 

• Wählen Sie im rechten Bereich E-Mail. Klicken Sie dann auf Weiter.
• Standardmäßig ist die E-Mail so eingestellt, dass sie einmal gesendet wird. Um eine wiederkehrende E-Mail zu senden, wählen Sie im Abschnitt Ist dies eine wiederkehrende E-Mail? Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Interne Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.

• Um der E-Mail eine Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Downloadbare Datei anhängen und wählen Sie einen Dateityp aus. Wenn Keine Anlage ausgewählt ist, wird anstelle einer Datei eine visuelle Darstellung des Berichts per E-Mail versandt.
• Um die E-Mail an Empfänger zu senden, die keine HubSpot-Benutzer in Ihrem Account sind, geben Sie deren E-Mail-Adresse in das Feld Andere Empfänger ein. Ihre E-Mail-Adressen müssen eine von verifizierte Domain haben.
• Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
• Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
• Wenn Sie ausgewählt haben, dass die E-Mail nach einem wiederkehrenden Zeitplan gesendet werden soll:
  • Geben Sie in das Feld E-Mail-Alias einen internen Namen für die E-Mail ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitplan und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich, oder Monatlich.
  • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tag [Woche/Monat] und wählen Sie dann die Tage oder Daten, an denen die E-Mail gesendet werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tageszeit, und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll.
    • Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
    • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.

• Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, den die Empfänger in einer neuen Registerkarte erhalten, klicken Sie auf Vorschau.

• Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden oder E-Mail planen.

Einen Bericht exportieren

Für Berichte, die nicht über die Freigabefunktion unterstützt werden, kann einmalig eine E-Mail an Ihre Benutzer-E-Mail-Adresse mit einer Datendatei gesendet werden. Diese E-Mail kann nicht als wiederkehrend eingestellt werden.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie exportieren möchten, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Export.

• Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für Ihren Bericht in das Feld Name ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Dateiformat, um das Dateiformat für den Export auszuwählen.

• Klicken Sie auf Exportieren. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

Einen Bericht aus einem Dashboard freigeben

Senden Sie die Daten eines einzelnen Berichts aus einem Dashboard an mehrere E-Mail-Adressen. E-Mails können für den wiederkehrenden Versand konfiguriert werden.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Dashboards.
• Klicken Sie oben rechts in einem Bericht auf Ihrem Dashboard auf verticalMenu. Wählen Sie dann Share via. Wählen Sie dann E-Mail.

• Wählen Sie aus, ob die E-Mail wiederkehrend sein soll. Wenn SieJa wählen: 

• • Geben Sie in das Feld E-Mail-Alias einen Namen für diese wiederkehrende E-Mail ein. Empfänger können diesen Alias nicht sehen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitplan und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich, oder Monatlich.
  • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tag von [X] und wählen Sie dann den Tag oder wann die E-Mail gesendet werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tageszeit, und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Empfänger, und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
• Um eine Datei des Berichts als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datei zum Herunterladen anhängen und wählen Sie dann ein Dateiformat. Wenn Keine Anlage gewählt wird, wird anstelle einer Datei ein Bild des Berichts per E-Mail versandt.
• Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
• Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
• Um die Einrichtung der E-Mail abzuschließen, klicken Sie auf Jetzt senden oder E-Mail planen. 

Wiederkehrende Berichts-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der Besitzer eines Berichts sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, der eine wiederkehrende E-Mail enthält, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Wiederkehrende Anteile verwalten.
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, und klicken Sie auf Aktionen > Eigentümer ändern.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail, und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf Eigentümer ändern.
  • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, und klicken Sie auf Aktionen > Löschen.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf Wiederkehrende E-Mail löschen.

Ein Dashboard freigeben

Senden Sie eine E-Mail mit einer Datendatei Ihrer Dashboard-Berichte einmalig oder regelmäßig an Ihre HubSpot-Benutzer. Dashboard-Daten können nur einmalig an eine E-Mail-Adresse gesendet werden, die nicht in Ihrem Account enthalten ist (Professional und Enterprise ).

Dashboard-Daten, die in wiederkehrenden E-Mails gesendet werden, basieren auf den Berechtigungen des Benutzers, der die E-Mail eingerichtet hat. Damit die Nutzer nur ihre eigenen Daten erhalten, sollte jeder Nutzer seine eigenen wiederkehrenden Dashboard-E-Mails einrichten.

E-Mails für ein Dashboard senden und planen

Wiederkehrende Dashboard-E-Mails können nur an HubSpot-Benutzer gesendet werden. Nicht-wiederkehrende E-Mails können sowohl an HubSpot-Benutzer als auch an Nicht-HubSpot-Benutzer gesendet werden. Wenn Sie ein Dashboard an einen Nicht-HubSpot-Benutzer senden, muss die Domain der E-Mail-Adresse als E-Mail-Versanddomain verbunden sein.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Dashboards.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie freigeben möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“. Wählen Sie dann Dieses Dashboard per E-Mail versenden.

• Standardmäßig ist die E-Mail so eingestellt, dass sie einmal gesendet wird. Um eine wiederkehrende E-Mail zu senden, wählen Sie im Abschnitt Ist dies eine wiederkehrende E-Mail? Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Interne Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.

• Wenn Sie ein Professional oder Enterprise Abonnement haben, können Sie einmalig eine E-Mail an Nicht-HubSpot-Benutzer senden. Geben Sie in den Feldern Andere Empfänger die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Die Domain der eingegebenen E-Mail-Adresse muss als E-Mail-Versanddomain konnektiert sein. Wenn die E-Mail-Versanddomain nicht korrekt verbunden ist, wird eine Fehlermeldung unter dem Feld Andere Empfänger angezeigt.
  • Wenn Sie zum Beispiel das Dashboard an test@examplecompany.com senden, sollte examplecompany.com als Domain für den E-Mail-Versand hinzugefügt werden.
  • Sie können 100 E-Mails pro Tag an Nicht-HubSpot-Benutzer senden.

• Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
• Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
• Um eine herunterladbare Datei der Daten als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Herunterladbare Datei anhängen und wählen Sie dann ein Dateiformat aus. Wenn Keine Anlage ausgewählt ist, wird eine visuelle Darstellung des Dashboards anstelle einer Datei per E-Mail verschickt.
• Standardmäßig enthält die E-Mail alle unterstützten Berichte auf dem Dashboard. Um nur bestimmte Berichte einzubeziehen, wählen Sie Ausgewählte Berichte einbeziehen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Berichten, die Sie einbeziehen möchten.
• In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf Senden mit aktuellen Dashboard-Filtern. 

• Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, den die Empfänger in einer neuen Registerkarte erhalten, klicken Sie auf Vorschau.

• Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden oder E-Mail planen.
• Wenn Sie ausgewählt haben, dass die E-Mail nach einem wiederkehrenden Zeitplan gesendet werden soll:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitplan und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich, oder Monatlich.
  • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Uhrzeit [Tag/Monat] und wählen dann die Tage oder Daten aus, an denen die E-Mail gesendet werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tageszeit, und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
  • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.
• Um die Einrichtung der E-Mail abzuschließen, klicken Sie auf Jetzt senden oder E-Mail planen. 

Wiederkehrende Dashboard-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der Besitzer eines Dashboards sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Dashboards.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf Teilen, und wählen Sie dann Wiederkehrende E-Mails verwalten.
• Konfigurieren Sie im Dialogfeld Ihre wiederkehrenden E-Mails:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, und klicken Sie auf Aktionen > Eigentümer ändern.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail, und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf Eigentümer ändern.
  • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, und klicken Sie auf Aktionen > Löschen.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen Wiederkehrende E-Mail. 

Berichte über die Slack-Integration teilen

Wenn Sie die Slack-Integration installiert haben, können Sie Dashboard-Berichte mit dem Rest Ihres Teams teilen: Berichte können nur in öffentlichen Slack-Kanälen geteilt werden und können nicht an geteilte Kanäle gesendet werden.

So teilen Sie einen Link zu den Berichten eines Dashboards:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Dashboards.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Für Slack freigeben.
• Wählen Sie im rechten Bereich den Kanal aus, an den die Berichte gesendet werden sollen. Sie können optional eine Nachricht eingeben, die mit der Slack-Nachricht angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf Share to Slack.
• Eine Vorschau der Berichte wird in Slack angezeigt. Wenn der Benutzer Zugriff auf den Bericht in HubSpot hat, kann er auf den Link in Slack klicken, um direkt zum Bericht zu gelangen.

So teilen Sie einen individuellen Bericht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie weitergeben möchten, und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie dann Weitergeben über.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Slack.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Standardmäßig ist die E-Mail so eingestellt, dass sie einmal gesendet wird. Um eine wiederkehrende E-Mail zu senden, wählen Sie im Abschnitt Ist dies eine wiederkehrende E-Mail? Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail.
• Wählen Sie im Abschnitt Sharing to slack channel or user? die Freigabe für einen Benutzer oder einen Kanal aus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Freigabe an [Kanal/Benutzer] und wählen Sie dann den Kanal oder den Benutzer aus, an den Sie die Slack-Nachricht senden möchten.
• Geben Sie in das Feld "Nachricht" den Sfehlenden Nachrichtentext ein.
• Wenn Sie ausgewählt haben, die Nachricht nach einem wiederkehrenden Zeitplan zu senden:
  • Geben Sie in das Feld Nickname einen internen Namen für die Nachricht ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitplan und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich, oder Monatlich.
  • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tag [Woche/Monat] und wählen Sie dann die Tage oder Daten, an denen die E-Mail gesendet werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tageszeit, und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll.
    • Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
    • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.

• Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, den der Empfänger in einer neuen Registerkarte erhält, klicken Sie auf Vorschau.
• Um die Slack-Nachricht zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden. 

Verwalten Sie wiederkehrende Slack-Nachrichten für Berichte und Dashboards

Wenn Sie ein Super-Admin oder der Besitzer eines Dashboards sind, können Sie eine wiederkehrende Nachricht ändern und löschen.

• Navigieren Sie zu Berichten oder Dashboards:
  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Dashboards.
  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichterstattung > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Teilen über aus.
• Navigieren Sie im Dialogfeld zur Registerkarte Andere Apps.

• Verwalten Sie die wiederkehrenden Slack-Nachrichten:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Slack-Nachricht, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Eigentümer ändern.
  • Um die Details der Nachricht zu bearbeiten, klicken Sie auf den Slack-Nickname.
• So löschen Sie die wiederkehrende Slack-Nachricht:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Löschen.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Wiederkehrende Meldungen löschen.