Berichte und Dashboards per E-Mail versenden oder exportieren

In HubSpot gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Berichte zu exportieren:

• Für einzelne Berichte können Sie den Bericht als CSV- oder Excel-Datei exportieren oder eine E-Mail mit einem Link zu dem Bericht in HubSpot senden. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich oder monatlich verschickt werden. 
• Für Dashboards können Sie eine E-Mail senden, die einen Link zu einem Dashboard in HubSpot enthält. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich oder monatlich verschickt werden. 
• Mit der Slack-Integration können Sie ein Dashboard für einen bestimmten Slack-Kanal freigeben.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Methoden.

Einen Bericht exportieren

Über das Berichts-Dashboard können Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei exportieren oder den Bericht per E-Mail an die Benutzer des Kontos senden. Sie können auch täglich, wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Berichts-E-Mails planen. Sie können mehrere wiederkehrende E-Mails für einen einzigen Bericht einrichten.

So exportieren Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie exportieren möchten, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Exportieren. 
• Geben Sie im Dialogfeld einenNamenfür Ihren Bericht in das Feld Name ein, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Dateiformat , um das Dateiformat für den Export auszuwählen.
• Klicken Sie auf „Exportieren“. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

Bitte beachten Sie: ein Trichterbericht zeigt Objekte an, die innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs Stufen gewechselt haben. Wenn Sie jedoch einen Trichterbericht exportieren, enthält die Exportdatei die Objekte,die in diesem Datumsbereicherstellt hat  .

Zum Senden und Planen von E-Mails für einen einzelnen Bericht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie per E-Mail versenden möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie Diesen Bericht per E-Mail versenden
  
  
• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Daten fest:
  • Um die E-Mail nur einmal zu senden:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf Preview externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden. 

• • Um die E-Mail in einem wiederkehrenden Zeitplan zu senden:
    • Wählen Sie unter Ist dies eine wiederkehrende E-Mail? die Option Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail.
    • Geben Sie in das Feld E-Mail-Spitzname einen internen Namen für die E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellfrequenz und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
    • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellungsdatum und wählen Sie dann aus, wann die E-Mail versendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Geplante Zeit und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf Preview externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf E-Mail planen. 

Verwalten wiederkehrender Berichts-E-Mails

Wenn Sie ein Super-Admin oder der Besitzer einer wiederkehrenden E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, der eine wiederkehrende E-Mail enthält, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie Wiederkehrende E-Mails verwalten. 
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Nickname.
  • So ändern Sie den Besitzer der wiederkehrenden E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Eigentümer ändern.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Besitzer wiederkehrender E-Mails und wählen Sie einen neuen Benutzeraus.
    • Klicken Sie auf Eigentümer ändern.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf " Aktionen" und wählen Sie " Löschen".
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf Wiederkehrende E-Mail löschen.

Dashboard exportieren

Sie können eine E-Mail mit Dashboard-Berichten einmal senden und Ihre Daten exportieren oder wiederkehrende E-Mails einrichten, die regelmäßig an die Benutzer in Ihrem HubSpot-Account gesendet werden.

Nur geteilte Dashboards können per E-Mail gesendet werden. Wenn Sie ein privates Dashboard per E-Mail senden möchten, sollten Sie sich damit vertraut machen, wie Sie die Einstellung für die Sichtbarkeit des Dashboards ändern. 

Bitte beachten: Die in wiederkehrenden E-Mails versendeten Dashboard-Daten basieren auf den Berechtigungen des Benutzers, der die E-Mail eingerichtet hat. Wenn einzelne Benutzer nur ihre eigenen Daten erhalten sollen, wird empfohlen, für jeden Benutzer seine eigenen wiederkehrenden Dashboard-E-Mails einzurichten.

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.

• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ und wählen Sie „Dieses Dashboard per E-Mail teilen“ aus.

• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Daten fest
  
  • Um die E-Mail einmal zu versenden:  
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
    • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Herunterladbare Datei anhängen und wählen Sie dann ein Dateiformataus.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail alle Berichte auf dem Dashboard. Wenn Sie nur bestimmte Berichte einbeziehen möchten, wählen Sie Ausgewählte Berichte einbeziehen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Berichten, die Sie einbeziehen möchten.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf Mit Filtern senden. Klicken Sie dann auf Filter hinzufügen und wählen Sie einen Filteraus.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf Preview externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden. 
  • So richten Sie eine wiederkehrende E-Mail ein:
    • Wählen Sie Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail.

• • • Geben Sie in das Feld E-Mail-Spitzname einen Namen für diese wiederkehrende E-Mail ein. Empfänger können diesen Alias nicht sehen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff die Betreffzeile ein, die im Posteingang des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der E-Mail ein.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail alle Berichte auf dem Dashboard. Wenn Sie nur bestimmte Berichte einbeziehen möchten, wählen Sie Ausgewählte Berichte einbeziehen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Berichten, die Sie einbeziehen möchten.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellfrequenz und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
    • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellungsdatum und wählen Sie dann aus, wann die E-Mail versendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Geplante Zeit und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.

• • • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Herunterladbare Datei anhängen und wählen Sie dann ein Dateiformataus.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf Mit Filtern senden. Klicken Sie dann auf Filter hinzufügen und wählen Sie einen Filteraus.

Verwalten wiederkehrender Dashboard-E-Mails

Wenn Sie ein Super-Admin oder der Besitzer einer wiederkehrenden E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Wiederkehrende E-Mails verwalten.
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Nickname.
  • So ändern Sie den Besitzer der wiederkehrenden E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Eigentümer ändern.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Besitzer wiederkehrender E-Mails und wählen Sie einen neuen Benutzeraus.
    • Klicken Sie auf Eigentümer ändern.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf " Aktionen" und wählen Sie " Löschen".
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf Wiederkehrende E-Mail löschen.

Dashboards über die Slack-Integration teilen

Wenn Sie die Slack-Integration installiert haben, können Sie Dashboard-Berichte mit dem Rest Ihres Teams teilen:

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „In Slack teilen“ aus.

• Wählen Sie im rechten Bereich den Kanal aus, um den Link zu senden. Sie können optional eine Nachricht eingeben, die mit der Slack-Nachricht angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf „In Slack teilen“.
• Eine Vorschau des Dashboards wird in Slack angezeigt. Wenn der Benutzer über Berechtigungen für Berichte verfügt, kann er auf den Link in Slack klicken, um direkt zum Dashboard zu gelangen.