Berichte und Dashboards per E-Mail versenden oder exportieren

In HubSpot gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Berichte zu exportieren:

• Bei einzelnen Berichten können Sie eine E-Mail mit einem Link zum Bericht in HubSpot senden. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich bzw. monatlich verschickt werden. Sie können einen Bericht auch als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Exporte können nicht als regelmäßige Aktion geplant werden.
• Bei Dashboards können Sie eine E-Mail senden, die einen Link zu einem Dashboard in HubSpot enthält. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich bzw. monatlich verschickt werden. 
• Mit der Slack-Integration können Sie ein Dashboard für einen bestimmten Slack-Kanal freigeben.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Methoden.

Einen Bericht exportieren

Über das Berichts-Dashboard können Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei exportieren oder den Bericht per E-Mail an die Benutzer im Account senden. Sie können auch wiederkehrende Berichts-E-Mails in einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Turnus planen. Sie können mehrere wiederkehrende E-Mails für einen einzigen Bericht einrichten.

Exporte enthalten Felder, die dem Bericht hinzugefügt wurden:

• Einzelobjektberichte werden mit Eigenschaften exportiert, die im Abschnitt „Ausgewählte Eigenschaften“ auf der Registerkarte „Daten“ des Berichtdesigners hinzugefügt wurden.
  
  
• Erweiterte benutzerdefinierte Berichte werden mit Feldern exportiert, die auf der Registerkarte „Konfigurieren“ des Berichtdesigners hinzugefügt wurden.
  
  
  

So exportieren Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie exportieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Exportieren“ aus. 
• Geben Sie im Dialogfeld im Feld „Name“ einen Namen für Ihren Bericht ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Dateiformat“, um das Dateiformat für den Export auszuwählen.
• Klicken Sie auf „Exportieren“. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

Bitte beachten: In einem Trichterbericht werden Objekte angezeigt, bei denen sich die Phasen im ausgewählten Zeitraum geändert haben. Wenn Sie jedoch einen Trichterbericht exportieren, enthält die Exportdatei die Objekte, die in diesem Zeitraum erstellt wurden.

So versenden und planen Sie E-Mails für einen einzelnen Bericht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie per E-Mail versenden möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „Diesen Bericht per E-Mail versenden“ aus.
  
  
• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Details fest:
  • So senden Sie die E-Mail nur einmal:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „Jetzt senden“. 

• • So senden Sie die E-Mail in einem wiederkehrenden Turnus:
    • Wählen Sie unter „Ist dies eine wiederkehrende E-Mail?“ die Option „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ aus.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Alias“ einen internen Namen für die E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungshäufigkeit“ und wählen Sie dann „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
    • Wenn Sie „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungsdatum“ und wählen Sie dann aus, wann die E-Mail versendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Geplante Zeit“ und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „E-Mail planen“. 

Wiederkehrende Berichts-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der zuständige Mitarbeiter für eine wiederkehrende E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, der eine wiederkehrende E-Mail enthält, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „Wiederkehrende E-Mails verwalten“ aus. 
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Mitarbeiter ändern“ aus.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter ändern“.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Löschen“ aus.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Wiederkehrende E-Mail löschen“.

Ein Dashboard exportieren

Sie können eine E-Mail mit Dashboard-Berichten einmalig versenden und Ihre Daten exportieren oder wiederkehrende E-Mails einrichten, die regelmäßig an die Benutzer in Ihrem HubSpot-Account gesendet werden.

Nur geteilte Dashboards können per E-Mail gesendet werden. Wenn Sie ein privates Dashboard per E-Mail senden möchten, sollten Sie sich damit vertraut machen, wie Sie die Einstellung für die Sichtbarkeit des Dashboards ändern. 

Bitte beachten: Die in wiederkehrenden E-Mails versendeten Dashboard-Daten richten sich nach den Berechtigungen des Benutzers, der die E-Mail eingerichtet hat. Wenn einzelne Benutzer nur ihre eigenen Daten erhalten sollen, wird empfohlen, für jeden Benutzer seine eigenen wiederkehrenden Dashboard-E-Mails einzurichten.

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.

• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ und wählen Sie „Dieses Dashboard per E-Mail teilen“ aus.

• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Details fest:
  
  • So versenden Sie die E-Mail einmalig:  
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Herunterladbare Datei anhängen“ und wählen Sie dann ein Dateiformat aus.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail alle Berichte im Dashboard. Um nur bestimmte Berichte einzubeziehen, wählen Sie „Ausgewählte Berichte exportieren“ aus und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den gewünschten Berichten.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf „Mit Filtern senden“. Klicken Sie dann auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie einen Filter aus.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern auf einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „Jetzt senden“. 
  • So richten Sie eine wiederkehrende E-Mail ein:
    • Wählen Sie „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ aus.

• • • Geben Sie im Feld „E-Mail-Alias“ einen Namen für diese wiederkehrende E-Mail ein. Empfänger können diesen Alias nicht sehen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail alle Berichte im Dashboard. Um nur bestimmte Berichte einzubeziehen, wählen Sie „Ausgewählte Berichte exportieren“ aus und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den gewünschten Berichten.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungshäufigkeit“ und wählen Sie dann „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
    • Wenn Sie „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungsdatum“ und wählen Sie dann aus, wann die E-Mail versendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Geplante Zeit“ und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.

• • • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Herunterladbare Datei anhängen“ und wählen Sie dann ein Dateiformat aus.
    • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf „Mit Filtern senden“. Klicken Sie dann auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie einen Filter aus.

Wiederkehrende Dashboard-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der zuständige Mitarbeiter für eine wiederkehrende E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Wiederkehrende E-Mails verwalten“ aus.
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Mitarbeiter ändern“ aus.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter ändern“.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Löschen“ aus.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Wiederkehrende E-Mail löschen“.

Dashboards über die Slack-Integration teilen

Wenn Sie die Slack-Integration installiert haben, können Sie Dashboard-Berichte mit dem Rest Ihres Teams teilen:

• Gehen Sie zu Ihren Dashboards, indem Sie auf das HubSpot-Symbol oben links in der Navigationsleiste klicken.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „In Slack teilen“ aus.

• Wählen Sie im rechten Bereich den Kanal aus, um den Link zu senden. Optional können Sie eine Nachricht eingeben, die mit der Slack-Nachricht angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf „In Slack teilen“.
• Eine Vorschau des Dashboards wird in Slack angezeigt. Wenn der Benutzer über Berechtigungen für Berichte verfügt, kann er auf den Link in Slack klicken, um direkt zum Dashboard zu gelangen.