Berichte und Dashboards per E-Mail versenden, mit Slack teilen oder exportieren

In HubSpot gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre Berichte zu exportieren:

• Für einzelne Berichte:
  • Sie können eine E-Mail mit einem Link zu dem Bericht in HubSpot senden. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich bzw. monatlich verschickt werden.
  • Sie können einen Bericht auch als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Exporte können nicht auf wiederkehrender Basis geplant werden.
• Bei Dashboards können Sie eine E-Mail senden, die einen Link zu einem Dashboard in HubSpot enthält. E-Mails können einmalig oder täglich, wöchentlich bzw. monatlich verschickt werden. 
• Mit der Slack-Integration können Sie einen Bericht an einen bestimmten Slack-Kanal weitergeben.

Einen Bericht exportieren

Über das Berichts-Dashboard können Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei exportieren oder den Bericht per E-Mail an die Benutzer im Account senden. Sie können auch wiederkehrende Berichts-E-Mails in einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Turnus planen. Sie können mehrere wiederkehrende E-Mails für einen einzigen Bericht einrichten.

Exporte enthalten Felder, die dem Bericht hinzugefügt wurden:

• Einzelne Objektberichte werden mit Eigenschaften exportiert, die dem Abschnitt Ausgewählte Eigenschaften auf der Registerkarte Daten des Report Builders hinzugefügt wurden. 
   
  
   
• Erweiterte benutzerdefinierte Berichte werden mit Feldern exportiert, die auf der Registerkarte Configure des Report Builders hinzugefügt wurden. 
   
  
  
   

So exportieren Sie einen Bericht als CSV- oder Excel-Datei:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Berichte und klicken Sie dann erneut auf Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie exportieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Exportieren“ aus. 
• Geben Sie im Dialogfeld im Feld „Name“ einen Namen für Ihren Bericht ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Dateiformat“, um das Dateiformat für den Export auszuwählen.
• Klicken Sie auf „Exportieren“. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

So versenden und planen Sie E-Mails für einen einzelnen Bericht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Berichte und klicken Sie dann erneut auf Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie per E-Mail versenden möchten, und klicken Sie dann auf Aktionen > Diesen Bericht weitergeben. 
   
  
  

• Legen Sie in der rechten Seitenleiste Ihre E-Mail-Details fest:
  • So senden Sie die E-Mail nur einmal:
    • Stellen Sie unter Ist dies eine wiederkehrende E-Mail? sicher, dass Nein, diese E-Mail wird nur einmal gesendet.

• • • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Interne Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die die E-Mail gesendet werden soll.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „Jetzt senden“. 

• • So senden Sie die E-Mail in einem wiederkehrenden Turnus:
    • Wählen Sie unter „Ist dies eine wiederkehrende E-Mail?“ die Option „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ aus.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Alias“ einen internen Namen für die E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Interne Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die die E-Mail gesendet werden soll.
    • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die E-Mail-Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
    • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungshäufigkeit“ und wählen Sie dann „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
    • Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellungsdatum und wählen Sie dann die Tage oder Daten aus, an denen die E-Mail gesendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll.
      • Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
      • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.
    • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
    • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf „E-Mail planen“. 

Wiederkehrende Berichts-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der zuständige Mitarbeiter für eine wiederkehrende E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Berichte und klicken Sie dann erneut auf Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, der eine wiederkehrende E-Mail enthält, und klicken Sie dann auf Aktionen > Wiederkehrende Anteile verwalten. 
• Verwalten Sie im Dialogfenster die wiederkehrende E-Mail:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail , klicken Sie dann auf Aktionen > Eigentümer wechseln.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter ändern“.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail , klicken Sie dann auf Aktionen > Löschen.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Wiederkehrende E-Mail löschen“.

Bitte beachten Sie: eine wiederkehrende E-Mail muss mindestens zwei Stunden vor ihrem Versand gelöscht werden. Wenn sie innerhalb von 2 Stunden nach dem Versand gelöscht wird, wird die E-Mail an alle geplanten Empfänger gesendet.

Ein Dashboard exportieren

Sie können eine E-Mail mit Dashboard-Berichten einmalig versenden und Ihre Daten exportieren oder wiederkehrende E-Mails einrichten, die regelmäßig an die Benutzer in Ihrem HubSpot-Account gesendet werden.

Sie können ein Dashboard auch an eine E-Mail-Adresse senden, die kein Benutzer in Ihrem HubSpot-Account ist (nur Professional und Enterprise).

Bitte beachten: Die in wiederkehrenden E-Mails versendeten Dashboard-Daten richten sich nach den Berechtigungen des Benutzers, der die E-Mail eingerichtet hat. Wenn einzelne Benutzer nur ihre eigenen Daten erhalten sollen, wird empfohlen, für jeden Benutzer seine eigenen wiederkehrenden Dashboard-E-Mails einzurichten.

Ein Dashboard per E-Mail versenden

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Berichte und dann auf Dashboards.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.

• Klicken Sie oben rechts auf Share > Email this Dashboard.
   

• Um eine E-Mail einmalig zu versenden, geben Sie in der rechten Seitenleiste die folgenden Daten ein:
  • Vergewissern Sie sich unter dem Feld Ist dies eine wiederkehrende E-Mail? , dass Nein, diese E-Mail wird nur einmal gesendet. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Interne Empfänger und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die die E-Mail gesendet werden soll.
  • Wenn Sie ein Professional oder Enterprise Abonnement haben, können Sie ein Dashboard per E-Mail an Nicht-HubSpot-Benutzer senden. Geben Sie in den Feldern Andere Empfänger die E-Mail-Adresse des Empfängersein. 
    • Die Domain der eingegebenen E-Mail-Adresse muss als E-Mail-Versanddomainangeschlossen sein. Wenn die Domain des E-Mail-Versenders nicht korrekt verbunden ist, wird eine Fehlermeldung unter dem Feld Andere Empfänger angezeigt. 
    • Wenn Sie zum Beispiel das Dashboard an test@examplecompany.com senden, sollte examplecompany.com als Domain für den E-Mail-Versand hinzugefügt werden.

• • • Sie können 100 E-Mails pro Tag an Nicht-HubSpot-Benutzer senden.

Bitte beachten Sie: HubSpot- und Nicht-HubSpot-Benutzer erhalten dieselbe E-Mail. Bitte stellen Sie vor dem Versand sicher, dass keine persönlichen oder sensiblen Informationen weitergegeben werden.

• • Die Domain der eingegebenen E-Mail-Adresse muss als E-Mail-Versanddomainangeschlossen sein.
  • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
  • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.
  • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Herunterladbare Datei anhängen“ und wählen Sie dann ein Dateiformat aus.
  • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail alle Berichte im Dashboard. Um nur bestimmte Berichte einzubeziehen, wählen Sie „Ausgewählte Berichte exportieren“ aus und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den gewünschten Berichten.
  • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf „Mit Filtern senden“. Klicken Sie dann auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie einen Filter aus. Klicken Sie auf „OK“.
  • Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, der den Empfängern in einer neuen Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf „Vorschau“ externalLink.
  • Um die E-Mail zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden. 
    
    

• Um eine wiederkehrende E-Mail zu versenden, geben Sie in der rechten Seitenleiste die folgenden Details an:
  • Wählen Sie unter „Ist dies eine wiederkehrende E-Mail?“ die Option „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ aus.

• • Geben Sie im Feld „E-Mail-Alias“ einen Namen für diese wiederkehrende E-Mail ein. Empfänger können diesen Alias nicht sehen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Empfänger“ und wählen Sie dann die Benutzer aus, an die Sie die E-Mail senden möchten.
  • Geben Sie im Feld „E-Mail-Betreff“ die Betreffzeile ein, die im Postfach des Empfängers erscheinen soll.
  • Geben Sie im Feld „Nachricht“ den Text der E-Mail ein.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungshäufigkeit“ und wählen Sie dann „Täglich“, „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
  • Wenn Sie „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zustellungsdatum“ und wählen Sie dann die Tage oder Daten aus, an denen die E-Mail versendet werden soll.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie dann die Zeit aus, zu der die E-Mail versendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
  • Eine Zusammenfassung der E-Mail-Zustellungsdaten wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.

• • Um ein Bild des Exports als E-Mail-Anhang beizufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Herunterladbare Datei anhängen“ und wählen Sie dann ein Dateiformat aus.
  • In der Standardeinstellung enthält die E-Mail keine Dashboard-Filter. Um die E-Mail mit bestimmten Dashboard-Filtern zu senden, klicken Sie auf „Mit Filtern senden“. Klicken Sie dann auf „Filter hinzufügen“ und wählen Sie einen Filter aus.
  • Um die Einrichtung der E-Mail abzuschließen, klicken Sie auf E-Mail planen. 

Wiederkehrende Dashboard-E-Mails verwalten

Wenn Sie ein Super-Admin oder der zuständige Mitarbeiter für eine wiederkehrende E-Mail sind, können Sie eine wiederkehrende E-Mail ändern und löschen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Berichte und dann auf Dashboards.
• Klicken Sie oben links auf den Namen des aktuellen Dashboards und wählen Sie das Dashboard aus, das Sie per E-Mail versenden oder exportieren möchten.
• Klicken Sie oben rechts auf Teilen > Wiederkehrende E-Mails verwalten.
• Konfigurieren Sie in dem Dialogfeld Ihre wiederkehrenden E-Mails:
  • Um die E-Mail-Details zu bearbeiten, klicken Sie auf den E-Mail-Alias.
  • So ändern Sie den zuständigen Mitarbeiter für die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail , klicken Sie dann auf Aktionen > Eigentümer wechseln.

• • • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für wiederkehrende E-Mail“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus.
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter ändern“.

• • So löschen Sie die wiederkehrende E-Mail:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail , klicken Sie dann auf Aktionen > Löschen.
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf „Wiederkehrende E-Mail löschen“. 

Bitte beachten: Eine wiederkehrende E-Mail muss mindestens zwei Stunden vor dem geplanten Versand gelöscht werden. Wenn sie innerhalb von 2 Stunden nach dem Versand gelöscht wird, wird die E-Mail an die vorgesehenen Empfänger gesendet.

Berichte über die Slack-Integration teilen

Wenn Sie die Slack-Integration installiert haben, können Sie Dashboard-Berichte mit dem Rest Ihres Teams teilen: Berichte können nur in öffentlichen Slack-Kanälen geteilt werden und können nicht an geteilte Kanäle gesendet werden.

So teilen Sie einen Link zu den Berichten eines Dashboards:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Berichte und dann auf Dashboards.
• Klicken Sie oben rechts auf Aktionen > Teilen auf Slack. 
• Wählen Sie im rechten Bereich den Kanal  aus, an den die Berichte gesendet werden sollen. Sie können optional eine Nachricht eingeben, um die Slack-Nachricht zu begleiten.
• Klicken Sie auf „Mit Slack teilen“.
• Eine Vorschau der Berichte wird in Slack angezeigt. Wenn der Benutzer Zugriff auf den Bericht in HubSpot hat, kann er in Slack auf den Link   klicken, um direkt zum Bericht zu gelangen.

Um einen individuellen Bericht zu teilen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Berichte und klicken Sie dann erneut auf Berichte.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Diesen Bericht freigeben.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Slack.

• Navigieren Sie im rechten Bereich zur Registerkarte Slack. 

  

• Unter Ist dies ein wiederkehrender Slack? wählen Sie Nein, diese Slack-Nachricht wird nur einmal gesendet.

• Unter Freigabe an Slack-Kanal oder Benutzer? Wählen Sie die Freigabe für einen Benutzer oder einen Kanal.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Share to channel or user und wählen Sie dann den Kanal  oder den Benutzer aus, an den Sie die Slack-Nachricht senden möchten.
  
  

• Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der Slack-Nachricht ein.

• Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, den der Empfänger in einer neuen Registerkarte erhält, klicken Sie auf Vorschau.

• Um die Slack-Nachricht zu senden, klicken Sie auf Jetzt senden. 

Um eine wiederkehrende Slack-Nachricht zu teilen:

• Wählen Sie unter Is this a recurring slack?  Yes, this is a recurring slack message.
• Geben Sie in das Feld Slack-Nickname einen internen Namen für die Slack-Nachricht ein.
• Unter Freigabe an Slack-Kanal oder Benutzer? Wählen Sie die Freigabe für einen Benutzer oder einen Kanal.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Share to channel oder user und wählen Sie dann den channel oder user  an den Sie die Slack-Nachricht senden möchten.

• Geben Sie in das Feld Nachricht den Text der Slack-Nachricht ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellfrequenz und wählen Sie dann Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
• Wenn Sie Wöchentlich oder Monatlich gewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zustellungsdatum und wählen dann die Tage oder Daten aus, an denen die Slack-Nachricht gesendet werden soll.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tageszeit und wählen Sie dann die Uhrzeit aus, zu der die Slack-Nachricht gesendet werden soll. Die Berichtsdaten werden zwei Stunden vor dieser Zeit erfasst.
• Eine Zusammenfassung der Zustellungsdaten der Slack-Nachricht wird am unteren Rand des Fensters eingeblendet.
• Um eine Vorschau des Berichts zu erhalten, den die Empfänger in einer neuen Registerkarte erhalten, klicken Sie auf Vorschau.
• Um die Slack-Nachricht zu senden, klicken Sie auf Nachricht planen.