Skapa och dela citat

Du kan skapa offerter som du kan dela med kontakter som är intresserade av att köpa en produkt eller tjänst från företaget. Använd verktyget för offerter för att skapa en webbsida som innehåller prisinformation för artiklar. Om du använder HubSpot- och Shopify-integrationen kan du lägga till produkter som skapats genom integrationen.

För att samla in digitala betalningar via offerter måste du konfigurera antingen Stripe-betalningshantering (tillgänglig för alla prenumerationer) eller HubSpots betalningsverktyg (endastStarter, Professional eller Enterprise ).

Skapa offerter

Skapa en offert från indexsidan

Så här skapar du en offert:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Klicka på Skapa offert.

Skapa en offert från en kontakt-, företags- eller avtalspost

• Navigera till din post:
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på den post som du vill skapa en offert från.
• Klicka på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Citat.

• Du kan också skapa en offert från artikelredigeraren för en affär.

Skapa och skicka din offert

När du har skapat din offert skapas den med hjälp av en steg-för-steg-process som beskrivs nedan. Du kan klicka på Spara när som helst under processen för att spara offerten som ett utkast och klicka på Avsluta för att återgå till att slutföra skapandet av offerten senare.

1. Avtal

• Om du vill koppla offerten till ett befintligt avtal eller skapa ett nytt avtal för offerten klickar du på rullgardinsmenyn Koppla till ett avtal och väljer ett befintligt avtal,
• Om du vill skapa ett nytt avtal för offerten klickar du på rullgardinsmenyn Koppla till ett avtal och väljer Skapa ett nytt avtal.
  • I den högra panelen anger du detaljerna för avtalet.

• Fortsätt att konfigurera offerten genom att följa stegen nedan. Du kan spara offerten som ett utkast i vilket steg som helst genom att klicka på Spara och sedan på Avsluta längst ned till vänster. Tänk på att utkast till offerter fortfarande kan registreras i arbetsflöden. Du kan komma åt offertutkastet för redigering direkt från instrumentpanelen för offerter.

2. Information om köparen

Lägg till kontakter och ett företag i din offert.

Om du har valt att använda ett befintligt avtal kommer HubSpot automatiskt att lägga till kontakter och det primära företaget som är kopplat till avtalet i offerten.

• För att redigera deras information (t.ex. jobbtitel) klickar du på kontakten eller företaget, uppdaterar deras uppgifter i den högra panelen och klickar sedan på Spara.

Observera: Om du uppdaterar kontakt- eller företagsuppgifter sparas uppdateringarna i deras post i CRM.

• Om du vill ta bort dem från offerten avmarkerar du kryssrutan bredvid deras namn.

Om du inte har valt alternativet att använda ett befintligt avtal följer du stegen nedan för att lägga till kontakter och ett företag.

• Klicka på Lägg till kontakt för att lägga till en kontakt.
• Om du vill lägga till en befintlig kontakt använder du sökfältet i den högra panelen för att hitta en kontakt, markerar kryssrutan bredvid namnet på den kontakt du vill lägga till och klickar sedan på Nästa.
  • Om du vill lägga till en associationsetikett klickar du på +Lägg till associationsetikett , klickar på rullgardinsmenyn Etiketter , väljer associationsetikett och klickar sedan på Spara.
• Om du vill lägga till en ny kontakt klickar du på Skapa ny i den högra panelen.
  • Ange kontaktens egenskaper. När du har fyllt i kontaktens namn eller e-postadress visas ytterligare fält. Om du vill anpassa egenskaperna som visas klickar du på Redigera det här formuläret högst upp.

Observera: Det är inte rekommenderat att lägga till kontakter i CRM utan en e-postadress eftersom HubSpot använder e-postadressen för att duplicera kontakter och automatiskt associera kontakter med företag.

• • • Om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto väljer du alternativ som anger den rättsliga grunden för behandling av kontaktens uppgifter.
    • Om ditt konto har marknadsföringskontakter markerar du kryssrutan Set this contact as a marketing contact för att ange kontakten som Marketing. Om du inte väljer detta när du skapar kontakten kan du ange kontakten som marknadsföring senare.
    • När du är klar klickar du på Skapa. Om du vill spara och sedan skapa en annan kontakt klickar du på Create and add another.
• Om du vill lägga till ytterligare kontakter klickar du på + Lägg till ytterligare en kontakt.
• Om du vill lägga till ett företag klickar du på Lägg till företag.
  • Om du vill lägga till ett befintligt företag använder du sökfältet i den högra panelen för att hitta en kontakt, väljer företaget och klickar sedan på Nästa.
    • Om du vill lägga till en associationsetikett klickar du på +Lägg till associationsetikett , klickar på rullgardinsmenyn Etiketter , väljer associationsetikett och klickar sedan på Spara.
  • Om du vill lägga till ett nytt företag klickar du på Skapa nytt i den högra panelen.

• • • I den högra panelen anger du företagets egenskaper. När du har fyllt i företagets namn eller domännamn visas ytterligare fält. Om du vill anpassa egenskaperna som visas klickar du på Redigera det här formuläret högst upp.

• • • I avsnittetAssociera företaget med kan du söka efter och välja poster som företaget är relaterat till. Om du vill anpassa de associationer som visas klickar du på Redigera det här formuläret högst upp.
    • När du har fyllt i företagsinformationen klickar du på Skapa längst ned.

• Klicka på Nästa.

Observera: Det företagsland som visas i en offert hämtas från standardegenskapen för företagsland. Detta kan inte ändras, även om en anpassad egenskap har ställts in och används på dina företagsposter för att visa landet. Se till att företagets landsegenskaper är korrekta, så att rätt land visas på offerten.

3. Din information

Kontrollera att din personliga information och företagsinformation är korrekt. Som standard hämtas din personliga information från din profil och dina inställningar och ditt företags information anges i dina kontoinställningar.

Observera: Om du uppdaterar din profilinformation uppdateras inte tidigare skapade offerter. Om du vill uppdatera din information i en offert som redan har skapats måste du följa stegen nedan för att manuellt uppdatera den i offerten.

För att redigera information om avsändare för en enskild offert:

• Klicka på ditt namn.
• I den högra panelen uppdaterar du den personliga informationen. Detta kan ändras till en annan HubSpot-användares information om så krävs.

Observera: Om du uppdaterar en användares jobbtitel kommer titeln att sparas för alla framtida offerter. Den kan redigeras igen på framtida offerter.

• Klicka på Spara.

Så här redigerar du företagsinformationen:

• Klicka på företagets namn.

• Uppdatera företagsinformationen i den högra panelen.

Observera att de ändringar som görs endast påverkar den offert du håller på att bygga.

• Klicka på Spara.

• Klicka på Nästa.

4. Linjeobjekt

Granska och redigera de rader som ska visas i offerten och lägg till rabatter, skatter och avgifter samt betalningsplaner för att schemalägga delbetalningar. Lär dig hur du använder rader med offerter.

5. Underskrift och betalning

Bestäm hur du vill samla in underskrifter för din offert.

• Välj alternativknappen bredvid ett alternativ för underskrift:
  • Ingen underskrift: ingen underskrift krävs för att godkänna offerten.
  • Inkludera utrymme för skriftlig underskrift: använd en handskriven underskrift på en utskriven kopia av offerten. Du kan senare manuellt markera offerten som signerad för att visa att alla signaturer finns med.
    • Om du vill inkludera utrymme för en kontrasignering för någon från ditt team markerar du kryssrutan Inkludera utrymme för en kontrasignering.
  • Use eSignature (endastSales Hub Starter, Professional eller Enterprise ) användare med en betald Sales Hub -plats kan konfigurera offerten så att den innehåller ett fält för digital signatur.
    • Markera kryssrutan bredvid e-postadressen till den kontakt vars underskrift behövs.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Kontrasignerare och välj en HubSpot-användares namn.

• Välj alternativknappen bredvid ett betalningsalternativ:
  • Ingen betalning: ingen betalning kommer att tas ut med offerten.
  • Stripe: välj det här alternativet om du använder Stripe betalningshantering för att fakturera dina kunder.

Observera: Stripe betalnings hantering kan behandla återkommande poster som förfaller till betalning vid ett senare datum, så länge det finns minst en post som förfaller till betalning i kassan på offerten. Exempel: rad 1 förfaller till betalning i kassan och rad 2 förfaller till betalning om 30 dagar.

• • HubSpot-betalningar: välj det här alternativet om du använder verktyget HubSpot-betalningar för att behandla betalningar från kunder och sedan anpassa betalningsalternativen för offerten.

Observera: när en betalning görs på en offert skapas en faktura automatiskt. Läs mer om köparens kassaupplevelse.

• Klicka på Nästa.

6. Mall och detaljer

Välj mall och ange detaljerna för din offert.

• Offertmall: klicka på rullgardinsmenyn och välj en mall.
• Namn på offert: ange ett namn för din offert.
• Domän: den här inställningen gäller bara om du använder en anpassad offertmall. Domänen anges av den offertmall du har valt. Som standard använder innehållssloggen ett unikt datum- och offert-ID och behöver inte anpassas, men du kan redigera sidosloggen i textfältet Innehållsslogg om det behövs.

• Utgångsdatum: välj ett utgångsdatum. Användare med ett Sales Hub Professional- eller Enterprise-konto kan ange en standardperiod för när en offert ska upphöra att gälla i kontoinställningarna. När en offert löper ut kan dina kontakter inte längre komma åt den och uppmanas att kontakta ditt team.
• Språk för offert: välj ett språk för offerten.
• Lokal: välj din lokal för att ändra visningsformatet för datum och adress för din offert. Tänk på att offertens valutaformat ärvs från affärspostens valuta, så om du ändrar offertens lokala inställningar kommer inte valutan att uppdateras.

Observera: Om du vill visa offerten efter att den har löpt ut klickar du på offertnamnet i affärsposten och sedan på Visa offert i dialogrutan för att visa en PDF-version. URL:en till den genererade PDF-filen upphör att gälla efter en timme.

• Kommentarer till köparen: ange ytterligare information som kan vara användbar för köparen. Använd formateringsalternativen längst ned i redigeringsfönstret för att ändra texten eller infoga en länk. Klicka på ikonen textSnippet snippets för att skriva in ett kort, återanvändbart textblock.
• Köpvillkor: ange eventuella regler eller bestämmelser som din köpare bör känna till. Använd formateringsalternativen längst ned i redigeringsfönstret för att ändra texten eller infoga en länk. Klicka på ikonen textSnippet snippets för att skriva in ett kort, återanvändbart textblock.

• Om du vill uppdatera standardfärgen och logotypen som visas redigerar du säljverktygets varumärke i dina kontoinställningar.
• Klicka på Nästa.

7. Granska och skicka offerten

I det här steget får du en förhandsgranskning av innehållet i offerten. Härifrån kan du publicera offerten, spara den som ett utkast eller skicka in den för godkännande. Om du vill spara offerten som ett utkast som du kan redigera vid ett senare tillfälle klickar du på Spara och sedan på Avsluta längst ned till vänster för att lämna offertredigeraren.

Observera: När du har sparat en offert som ett utkast kan du inte redigera alternativen för e-signatur i steget Signatur & betalning . Om du har skapat arbetsflöden för godkännande av offerter ska du komma ihåg att offerter med statusen utkast fortfarande kan registreras i arbetsflödet.

• För att publicera offerten klickar du på Skapa. Detta innebär inte att offerten skickas till kunden. Om du vill dela den följer du dessa steg i slutet av processen för att skapa offerten. Om offerten redan har skapats och du har avslutat processen för att skapa offerter kan du läsa om hur du delar befintliga offerter.

• Om din offert kräver godkännande klickar du på Begär godkännande. Ditt kontos offertgodkännare måste godkänna offerten innan du kan publicera den och skicka den till dina kontakter.

Observera: När du har skickat en offert för godkännande kan du inte redigera offerten om den inte avvisas av ditt kontos offertgodkännare.

• På fliken Skicka offert via e-post ställer du in dina e-postadressfält:
  
  • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontakt som är kopplad till offerten. Om du vill ändra den här adressen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter att ha skickat.
  • Om du vill lägga till en e-postadress i fältet Cc klickar du på Lägg till cc-mottagare. Klicka på rullgardinsmenyn, välj kontakter eller ange egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
  • Om en standard-e-postadress har ställts in i offertinställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen . Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.

• • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje skickning.
  • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive teamets delade inkorgar, kan du hantera uppföljningen i HubSpots konversationsinkorg.

När du uppdaterar fälten visas en live-förhandsgranskning i den högra panelen. För att skicka e-postmeddelandet:

• Klicka på Send quote email för att skicka e-postmeddelandet som visas. Köparen kommer då att få ett e-postmeddelande med fakturadetaljerna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som bilaga.
• Om du istället manuellt vill skriva ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Create custom email i ditt CRM-system.

• För att kopiera en länk för att skicka offerten eller ladda ner en PDF av offerten:

  • Klicka på fliken Kopiera länk, ladda ner PDF. En förhandsgranskning av fakturan visas i fönstrets högra del.
  • Klicka på Kopiera länk för att kopiera en länk till fakturan.
  • Klicka på Ladda ner PDF för att ladda ner en PDF av fakturan.
  • Klicka på X eller på Stäng när du är klar.

Begära ändringar eller godkänna en offert (endastSales Hub Enterprise )

Om inställningen för godkännande av offerter har aktiverats kan du begära ändringar eller godkänna offerter direkt från offerten.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Alla offerter som fortfarande väntar på godkännande visas med statusen Väntar på godkännande.
  • Om du vill visa alla offerter som behöver godkännas klickar du på fliken Väntar på godkännande.
• Håll muspekaren över offerten och klicka på Åtgärder och välj sedan Kopiera godkännandelänk.
• Klistra in URL:en för länken till godkännandet i adressfältet i en separat webbläsarflik.
• Om inga ändringar krävs klickar du på Godkänn och publicera längst upp till höger.
• Om du vill begära ändringar i offerten klickar du på Begär ändringar.

• • I dialogrutan anger du kommentarer i fältet Notes och klickar sedan på Request changes.
  • En uppgift skapas för offertskaparen att granska och åtgärda. Den som skapar offerten måste navigera till indexsidan för offerter, hålla muspekaren över offerten och klicka på Åtgärder och sedan välja Redigera för att göra de ändringar som krävs.
  • När ändringarna har gjorts och offerten är redo att publiceras navigerar du tillbaka till URL:en för länken för godkännande av offerten. Klicka på Godkänn och publicera längst upp till höger.

• Offertskaparen får ett meddelande om att offerten har godkänts. Han eller hon kan sedan dela offerten med sina kontakter.

Observera: Om du behöver göra ändringar i den godkända offerten måste du återkalla och redigera offerten. Läs mer om hur du återkallar och redigerar en publicerad offert.

Dela publicerade offerter

Förutom de delningsalternativ som presenteras när du skapar en offert finns det flera sätt att dela en offert efter att den har publicerats. Du kan göra följande:

• Skicka enoffert via e-post från en CRM-post.
• Kopiera URL:en för en publicerad offert som ännu inte har löpt ut.
• Dela enoffert från HubSpot mobilapp.
• Infoga en offert med HubSpots mobila tangentbord

Observera: publicerade offerter kan inte omdirigeras från en domän till en annan. Om du till exempel är värd för dina offerter på www.website.com, men senare omdirigerar den domänen till www.new-website.com, kommer offerter som var värd på den ursprungliga domänen inte att omdirigeras och kommer istället att bli felsidor.

Så här skickar du e-post till en offert från en CRM-post:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till kontakter, företag eller erbjudanden.
• Klicka på namnet på en post.
• I den vänstra panelen klickar du påikonen email Email .
• I popup-fönstret klickar du på rullgardinsmenyn Offerter och väljer en offert. För att dela en offert via e-post måste det finnas en offert skapad för den affär som är kopplad till den kontakt- eller företagsposten.
  
  

Så här kopierar du URL:en för en publicerad offert som ännu inte har löpt ut:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Håll muspekaren över den publicerade offerten, klicka sedan på Åtgärder och välj Kopiera länk.
• Med URL:en till citatsidan kan kontakten visa citatet i sin webbläsare, ladda ner citatet eller skriva ut citatet.
  
  

För att visa, ta bort och dela offerter i HubSpots mobilapp på din Android-enhet:

• Öppna HubSpot-appen på din mobila Android-enhet.
• Tryck på Deals i den nedre navigeringsmenyn.
• Tryck på namnet på en avtalspost.
• På avtalsposten trycker du på fliken Citat .
• De offerter som är kopplade till affären visas. Status och utgångsdatum listas under offertnamnet. Tryck på offerten för att visa mer information.
• Om du vill kopiera en offertlänk, ladda ner offerten, dela offerten från appen, återkalla offerten, visa radposter eller radera offerten trycker du på menyikonenverticalMenu bredvid offertnamnet.

Du kan också dela en offert med HubSpot mobila tangentbord på din Android- eller iOS-enhet. Lär dig hur du slår på Hub Spot-tangentbordet i enhetens inställningar och sedan kommer åt HubSpot-tangentbordet när du använder HubSpot-mobilappen.

Hantera citat

På instrumentpanelen för offerter kan du visa en lista över offerterna i ditt konto. Filtrera offerter efter status eller ägare, eller sök efter en specifik offert som du vill granska eller redigera. Du kan också öppna detaljsidan för offerten för att ladda ner, klona, återkalla och redigera eller ta bort offerten.

I dina kontoinställningar kan du ladda ner alla offerter eller ange en standardperiod för offerter. Läs mer om hur du rapporterar om offerter i den anpassade rapportbyggaren.

Redigera utkastade offerter

För att gå tillbaka till och publicera ett offertutkast:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Klicka på namnet på offertutkastet.
• Avsluta konfigurationen av offerten i offertredigeraren och klicka sedan på Slutför offert.

Hantera publicerade citat

När du har skapat en offert kan du hantera den antingen från indexsidan för offerter eller från informationssidan för offerten. Du kan ladda ner, klona, återkalla och redigera, arkivera, radera med mera.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Om du vill hantera en offert från indexsidan håller du muspekaren över offerten och klickar sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder. Välj sedan en av åtgärderna nedan.

• Om du vill hantera en offert från dess detaljsida klickar du på namnet på offerten och sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger. Välj sedan någon av åtgärderna nedan.

• Hämta: hämta en PDF-version av offerten.
• Kontrasignera: När offerten kräver en e-kontrasignering väljer du att öppna offerten och verifiera din kontrasignering.
• Markera som signerad: När offerten kräver en skriftlig signatur kan du manuellt markera att offerten är signerad.
• Konvertera till faktura: skapa en faktura med hjälp av informationen i offerten, inklusive tillhörande radposter. Du kommer sedan till fakturaredigeraren där du kan konfigurera fakturadetaljerna.
• Klona: Kl ona en befintlig offert för att använda samma offert igen. Klonade offerter innehåller den ursprungliga offertens postassociationer och radposternas egenskapsvärden, inklusive pris, villkor och rabatt.
• Återkalla och redigera: gör ändringar och revideringar i en offert som redan har publicerats. När du har gjort dina ändringar visas det uppdaterade offertinnehållet när en kontakt visar offerten.

Observera: offerter som har e-signerats av alla parter eller som har betalats kan inte återkallas, redigeras eller raderas. Om en offert har flera e-signaturer och inte alla parter har e-signerat offerten kan den återkallas, redigeras eller raderas.

• Arkivera: markera en offert som arkiverad för att avpublicera den och dölja den från din standardvy på indexsidan. Du kan visa dina arkiverade offerter genom att filtrera indexsidan efter arkivstatus, men köpare kan inte komma åt arkiverade offerter. Den här åtgärden kan inte ångras. Läs mer om arkivering av offerter.
• Radera: radera offerten för att permanent ta bort den från ditt konto och förhindra att köpare får tillgång till offerten. Läs mer om att radera offerter. Den här åtgärden kan inte ångras.

Arkivera och ta bort offerter

När du skapar offerter kan det finnas tillfällen då du vill rensa upp på indexsidan, ta bort oanvända offerter eller på annat sätt förhindra att köpare får tillgång till offerter. För att göra detta kan du arkivera och ta bort offerter.

Vilken åtgärd du väljer beror på om du fortfarande vill kunna komma åt offerten internt i HubSpot. Ingen av åtgärderna kan ångras, så läs mer nedan om skillnaderna mellan dem.

• Arkivera en offert: Om du arkiverar en offert kommer offertstatusen att ställas in på Arkiverad, vilket tar bort den från din standardvy på indexsidan och förhindrar köpare från att komma åt offerten. I HubSpot kan du fortfarande se, ladda ner, klona och ta bort offerten.
  • Offerter som har betalats, håller på att bearbeta en betalning eller är delvis signerade kan inte arkiveras.

• • Du kan visa arkiverade offerter genom att använda filtret Arkivstatus ovanför tabellen på indexsidan för offerter.

• Ta bort en offert: Om du tar bort en offert kommer den att tas bort permanent från ditt HubSpot-konto. Användare kommer inte längre att kunna se offerten i HubSpot och köpare kommer inte längre att kunna komma åt offerten.
  • Offerter som har betalats kan inte raderas.

För att arkivera eller ta bort en offert:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Håll muspekaren över citatet och klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder. Välj sedan Arkivera eller Ta bort.
• Eller håll muspekaren över citatet, klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Detaljer.
• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger. Välj sedan Arkivera eller Ta bort.