Collaborare con il proprio team nella casella di posta elettronica delle conversazioni

La casella di posta delle conversazioni consente di visualizzare e gestire le conversazioni in corso in un'unica posizione. Quando si lavora con il proprio team nella casella di posta, è possibile riassegnare una conversazione, commentare una discussione esistente, spostare le conversazioni in un'altra casella di posta ( solo per gli account Professional o Enterprise ) o inoltrare l'e-mail a un altro destinatario.

• Nel tuo account HubSpot, vai a Conversazioni > Posta in arrivo.

• Se nel vostro account sono state impostate più caselle di posta, fate clic sul menu a discesa in alto a sinistra e selezionate la casella di posta da cui volete lavorare.

• Fare clic su una conversazione per aprirla.

Riassegnare una conversazione

Se è necessario riassegnare la conversazione a un altro utente, fare clic sul menu a discesa Proprietario in alto a sinistra e selezionare un altro utente o un altro team a cui affidare la conversazione. Per saperne di più sull'instradamento delle conversazioni agli utenti e ai team.

Visualizzare gli utenti inclusi in una discussione

Se un altro membro del team sta visualizzando la discussione e risponde attivamente, il suo avatar apparirà nell'editor delle risposte. Un indicatore di digitazione segnalerà che è nel mezzo di una risposta. Se la conversazione è gestita da un altro membro del team, è necessario gestire un'altra conversazione non assegnata.

Nota: per visualizzare gli altri utenti attivi nella discussione,è necessario essere un utente con un posto a pagamento assegnato a Service Hub .

Commentare una conversazione

Se si desidera che un altro utente riveda la conversazione o segua il contatto, è possibile aggiungere un commento alla conversazione. Il commento non sarà visibile al contatto.

• Nell'editor delle risposte , fare clic sulla scheda Commento.
• Digitare @ e il nome del membro del team nomequindi inserire il messaggio.
  • Utilizzate le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link o caricare un file.
  • Per aggiungere undocumento , uno snippet , unlink a una riunione , unarticolo della Knowledge Base , unacitazione o unvideo nella risposta, fare clic su Inserisci.
• Fare clic su Aggiungi commento. Al membro del team verrà inviata una notifica con un link alla conversazione.

Spostare una conversazione in un'altra casella di posta

Nota bene: solo gli utenti con account Professional o Enterprise possono spostare una conversazione in un'altra casella di posta.

Nel corso del ciclo di vita di un contatto con la vostra azienda, potrebbe essere necessario trasferire la proprietà della conversazione a un team completamente diverso. Ad esempio, una volta che un contatto ha completato un acquisto, il team di vendita può spostare la conversazione nella casella di posta del team di assistenza. In seguito, qualcuno del team di assistenza può prendere in mano la situazione e rispondere alle richieste del contatto.

È possibile spostare qualsiasi tipo di conversazione in una casella di posta diversa, comprese le e-mail, le chat, i messaggi di Facebook Messenger e WhatsApp. Anche gli eventuali ticket associati alla conversazione verranno spostati nella nuova casella di posta.

• In alto a destra, fare clic sulle ellissi , quindi selezionare Sposta in un'altra casella di posta.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Seleziona una casella di posta e selezionare la casella di posta da spostare.
• Fare clic sul menu a discesa Assegna a e selezionare un'opzione di assegnazione.
  • Se si è selezionato Utenti o team specifici, fare clic sul menu a discesa Utenti o team specifici, quindi selezionare le caselle di controllo accanto agli utenti o ai team per assegnarli alla conversazione.
  • Se si è selezionato Proprietario del contatto, configurare la preferenza di assegnazione se la conversazione non ha un proprietario del contatto specificato.

• Fare clic su Sposta.

La conversazione apparirà nella nuova casella di posta e la conversazione originale sarà sostituita da un messaggio di sola lettura nell'elenco delle conversazioni del primo agente. Se si è incluso un commento quando si è riassegnata la conversazione, anche questo apparirà nella casella di posta di destinazione.

Inoltrare un'e-mail dalla casella di posta

Se è necessario inviare l'e-mail a un altro team o a qualcuno al di fuori dell'organizzazione, è possibile inoltrare l'e-mail fuori dalla casella di posta.

• Nella parte superiore destra della risposta più recente, fare clic su Inoltra.
• Nella finestra di composizione dell'e-mail, inserire l'indirizzo e-mail del destinatario e un messaggio.
• Fare clic su Invia.

Il messaggio inoltrato apparirà nella posta in arrivo con una barra gialla in alto, a indicare che il messaggio è stato inoltrato. L'e-mail sarà visibile nella casella di posta e al destinatario esterno.