Collaborare con il proprio team nella casella di posta elettronica delle conversazioni

La casella di posta elettronica delle conversazioni consente di visualizzare e gestire le conversazioni in corso in un'unica posizione. Quando lavorate con il vostro team nella casella di posta, potreste voler riassegnare una conversazione, commentare una discussione esistente, spostare le conversazioni in un'altra casella di posta o help desk o inoltrare l'e-mail a un altro destinatario.

Accedere alla conversazione nella casella di posta

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.

2. Se nel proprio account sono state impostate più caselle di posta, fare clic sul menu a discesa in alto a sinistra e selezionare la casella di posta da cui si desidera lavorare.

3. Fare clic su una conversazione per aprirla.

Riassegnare una conversazione

Se è necessario riassegnare la conversazione a un altro utente, fare clic sul menu a discesa Proprietario in alto a sinistra e selezionare un altro utente o un altro team a cui affidare la conversazione. Per saperne di più sull'instradamento delle conversazioni agli utenti e ai team.

Visualizzare gli utenti inclusi in una discussione

Se un altro membro del team sta visualizzando la discussione e risponde attivamente, il suo avatar apparirà nell'editor delle risposte. Un indicatore di digitazione segnalerà che è nel mezzo di una risposta. Se la conversazione è gestita da un altro membro del team, è necessario gestire un'altra conversazione non assegnata.

Commentare una conversazione

Se si desidera che un altro utente riveda la discussione o segua il contatto, è possibile aggiungere un commento alla conversazione. Il commento non sarà visibile al contatto.

• Nell'editor delle risposte , fare clic sulla scheda Commento.
• Digitare @ e il nome del membro del team, quindi inserire il messaggio.
  • Utilizzare le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link o caricare un file.
  • Per aggiungere un documento, uno snippet, un link a una riunione, un articolo della Knowledge Base, una citazione o un video nella risposta, fare clic su Inserisci.
• Fare clic su Aggiungi commento. Al membro del team verrà inviata una notifica con un link alla conversazione.

Spostare una conversazione in un'altra casella di posta o help desk

Nel corso del ciclo di vita di un contatto con l'azienda, potrebbe essere necessario trasferire la proprietà della conversazione a un team completamente diverso. Ad esempio, una volta che un contatto ha completato un acquisto, il team di vendita può spostare la conversazione nella casella di posta del team di assistenza. A quel punto, qualcuno del team di assistenza può prendere in mano la situazione e rispondere alle richieste del contatto.

È possibile spostare qualsiasi tipo di conversazione in una casella di posta diversa o nell 'area di lavoro dell'help desk, comprese le e-mail, le chat, Facebook Messenger e i messaggi WhatsApp. Anche gli eventuali ticket associati alla conversazione verranno spostati nella nuova casella di posta.

1. In alto a destra, fare clic sulle ellissi di ellipses, quindi selezionare Sposta conversazione.
2. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Scegliere una casella di posta o un help desk e selezionare una casella di posta o un help desk in cui spostarsi.
3. Se si sposta la conversazione all'help desk:
   • Inserire l'oggetto del ticket.
   • Fare clic sul menu a discesa Pipeline e selezionare una pipeline a cui indirizzare i ticket.
   • Fare clic sul menu a discesa Stato del ticket e selezionare uno stato del ticket.
   • Fare clic sul menu a discesa Assegnazione dei ticket in arrivo e selezionare un'opzione:
     • Qualsiasi utente: assegna il ticket a qualsiasi utente idoneo. Per saperne di più sull'instradamento dei ticket nell'help desk.
     • Utente e team specifici: assegna il ticket agli utenti o ai team selezionati. Fate clic sul menu a discesa Utenti o team specifici, quindi selezionate le caselle di controllo accanto agli utenti o ai team per assegnarli alla conversazione.
     • Nessuno: la conversazione non verrà assegnata a nessuno.
   • Fare clic su Sposta. Per saperne di più sullo spostamento di un canale della posta in arrivo nella posta in arrivo delle conversazioni.
4. Se si sposta la conversazione in un'altra casella di posta:
   • Fare clic sul menu a discesa Assegna a, quindi selezionare un'opzione di assegnazione:
     • Qualsiasi utente: assegna la conversazione a qualsiasi utente che abbia accesso alla casella di posta.
     • Mantieni l'assegnazione attuale: la conversazione rimane assegnata al proprietario attuale.
     • Utente e team specifici: assegna agli utenti o ai team selezionati. Fate clic sul menu a discesa Utenti o team specifici, quindi selezionate le caselle di controllo accanto agli utenti o ai team per assegnarli alla conversazione.
     • Proprietario del contatto: indirizza le conversazioni in arrivo al proprietario di un contatto. Il contatto deve avere un proprietario assegnato al suo record ed essere tracciato con un cookie. Se la conversazione non ha un proprietario specificato, configurate la vostra preferenza di assegnazione.
     • Nessuno: la conversazione non verrà assegnata a nessuno.
5. Fare clic su Sposta.

La conversazione apparirà nella nuova casella di posta e la conversazione originale sarà sostituita da un messaggio di sola lettura nell'elenco delle conversazioni del primo agente. Se nella riassegnazione della conversazione è stato inserito un commento, questo apparirà anche nella casella di posta di destinazione.

Inoltrare un'e-mail dalla posta in arrivo

Se è necessario inviare l'e-mail a un altro team o a una persona esterna all'organizzazione, è possibile inoltrare l'e-mail fuori dalla casella di posta.

1. Nella parte superiore destra della risposta più recente, fare clic su Inoltra.
2. Nella finestra di composizione dell'e-mail, inserire l'indirizzo e-mail del destinatario e un messaggio.
3. Fare clic su Invia.

Il messaggio inoltrato apparirà nella posta in arrivo con una barra gialla in alto, a indicare che il messaggio è stato inoltrato. L'e-mail sarà visibile nella casella di posta e al destinatario esterno.