Creare e modificare le pagine di pianificazione con lo strumento riunioni

Create pagine di pianificazione individuali per consentire ai contatti di prenotare incontri con voi. Se avete unposto apagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub , potete anche creare una pagina di pianificazione del team, in modo che i contatti possano prenotare l'orario con più utenti. I vostri contatti possono accedere a queste pagine di pianificazione utilizzando un link per le riunioni. Se collegate il vostro calendario Gmail o Office 365, le riunioni programmate si sincronizzeranno con il calendario collegato, in modo che gli appuntamenti siano sempre aggiornati.

Isuperamministratori con posti a pagamento assegnati a Sales Hub o Service Hub possono anche creare e modificare pagine di pianificazione per altri utenti, selezionando l'altro utente come organizzatore della riunione.

Se non si dispone diuna sede a pagamento, è possibile personalizzare solo una pagina di pianificazione con il marchio HubSpot predefinito. Per saperne di più sui limiti di abbonamento, consultare il catalogo dei prodotti e servizi di HubSpot.

Creare pagine di programmazione

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.

Nota bene: se le Riunioni non appaiono nel menu di navigazione sotto la voce Vendite, accertarsi che l'utente abbia ipermessi di accesso alle vendite .

• In alto a destra, fare clic su Crea pagina di pianificazione.

• Nella finestra di dialogo, selezionare un'opzione di riunione:
  • One-on-One: il contatto fisserà un appuntamento solo con voi o con l'utente per il quale state creando le pagine di pianificazione.
  • Gruppo (solo perSales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise ): questa pagina di pianificazione del team visualizza le fasce orarie in cui tutti i membri del team selezionati sono disponibili a incontrarsi. Utilizzate questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con più di un membro del vostro team contemporaneamente.
  • Round robin (soloSales Hub o ServiceHub Starter, Professional o Enterprise ): questa pagina di pianificazione del team mostra la disponibilità individuale di tutti i membri del team selezionati. Utilizzate questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con un membro del team la cui disponibilità si adatta meglio ai suoi impegni.
• Fare clic su Avanti.
• Continuare a configurare la pagina di pianificazione seguendo i passaggi indicati di seguito.

Panoramica

Nella pagina Panoramica , modificare le informazioni di base della pagina di pianificazione.

• Nome interno: il nome che appare quando il link alla riunione utilizzato per accedere alla pagina di pianificazione viene aggiunto a un'e-mail.
• Organizzatore: il proprietario della riunione o l'utente con cui il contatto sta programmando una riunione.

Nota bene: per creare pagine di pianificazione per altri utenti del proprio account è necessario essere un superamministratore con una sede a pagamento assegnata a Sales Hub o Service Hub , e l'utente deve aver attivato lo strumento riunioni. Per creare una pagina di pianificazione per un altro utente, selezionare il suo nome dal menu a discesa Organizzatore .

• Titolo: il nome dell'evento del calendario che si condivide con il contatto. Ad esempio, il nome dell'evento sarà "Demo prodotto". È possibile inserire token di personalizzazione nell'oggetto facendo clic su Token contatto o Token azienda.
• Luogo: includete informazioni su come e dove vi metterete in contatto con i partecipanti alla riunione. Può trattarsi di un link di chiamata, di un luogo fisico, ecc. Questo luogo apparirà nell'invito al calendario del contatto e nell'evento creato nel calendario personale predefinito.
• Aggiungi link alla videoconferenza: se si utilizza l'integrazione di HubSpot con Zoom, UberConference o Google Meet, è possibile aggiungere un link alla videoconferenza. Se non avete impostato un'integrazione con la videoconferenza, non vedrete questa opzione. Se utilizzate un altro software di videoconferenza e siete uno sviluppatore o c'è uno sviluppatore nel vostro team,imparate a usare l'API Video Conference Extension.
• Descrizione: una descrizione della riunione che appare nell'invito quando viene prenotata una riunione. Questa descrizione apparirà nell'invito al calendario che il contatto riceve e nell'evento creato nel calendario personale predefinito.
• Annullamento e riprogrammazione: includere i link di annullamento e riprogrammazione nella descrizione dell'evento, in modo che quando una riunione è programmata il contatto possa annullare o modificare la data e l'ora, se necessario.
• Tipo di riunione ( soloSales Hub Professional o Enterprise o Service Hub Professional o Enterprise ): scegliere un tipo di riunione dal menu a discesa.

• Al termine, fare clic su Avanti.

Membri del team( soloSales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise )

Selezionare i membri del team che si desidera includere nella riunione di gruppo o round robin.

• In alto a destra, fare clic su Aggiungi membro del team.
• Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Membri del team e selezionare un altro membro del team, quindi fare clic su Conferma. Se il calendario di un utente è scollegato, sotto il suo nome apparirà un avviso e l'interruttore Verifica disponibilità sarà disattivato.

Nota bene: i membri del team devono aver attivato lo strumento per le riunioni, che possono fare navigando nello strumento per le riunioni e facendo clic su Inizia, e avere un postoa pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub per essere aggiunti a una riunione di gruppo o round robin. Se il calendario di un utente non è collegato, è comunque possibile aggiungerlo al collegamento, ma ciò può influire sugli orari disponibili visualizzati nella pagina di pianificazione. Per saperne di più su come funziona la disponibilità di riunioni round robin e di gruppo.

• Fare clic su Avanti.

Nota bene: una volta creata la pagina di pianificazione, l 'utente che ha creato una riunione di gruppo non può essere rimosso come membro del team. Tuttavia, un utente che ha creato una riunione round robin può essere rimosso come membro del team.

Esperienza di programmazione

Nella pagina Esperienza di pianificazione , personalizzare la disponibilità della riunione e il modulo di prenotazione.

• In alto, modificare l'URL della pagina di pianificazione . Questo è il link che i contatti utilizzeranno per prenotare le riunioni sul calendario e non può essere modificato dopo la creazione del link.

Attenzione: nell'URL della pagina di pianificazione è possibile utilizzare solo caratteri alfanumerici, trattini o trattini bassi. Altri caratteri speciali non sono supportati e non possono essere inseriti nel campo di testo.

• Se siete unutente Starter, Professional o Enterprise con lo strumento di pagamento impostato, peraggiungere un link di pagamento alla pagina di pianificazione, fate clic per attivare l'interruttore Raccogli pagamenti .
• Nella scheda Pagamento , fare clic sul menu a discesa Collegamento di pagamento e selezionare un collegamento di pagamento. La pagina di checkout per questo link di pagamento verrà visualizzata quando un contatto prenota una riunione su questa pagina di pianificazione.

Nota bene: attualmente è possibile riscuotere pagamenti solo da pagine di programmazione one-to-one.

• Se si sta creando una riunione round robin, nella scheda Benvenuto si può scegliere di visualizzare la pagina di pianificazione del proprietario del contatto. Se non si vuole dare priorità alla pagina di pianificazione del proprietario del contatto, passare allascheda Pianificazione .
  • Per visualizzare la pagina di pianificazione del proprietario del contatto quando il contatto noto prenota una riunione, fare clic per attivare l' interruttore Privilegia il proprietario del contatto. Per saperne di più su come questa impostazione influisce sulla disponibilità delle riunioni.
  • Se l'impostazione Privilegia il proprietario del contatto è attivata, apparirà una schermata di benvenuto in cui il contatto potrà inserire il proprio indirizzo e-mail prima di accedere alla pagina di pianificazione:
    • Nel campo Titolo della pagina , inserire il testo che appare nella schermata di benvenuto.
    • Nel campo Descrizione , inserire un testo che spieghi perché si chiede l'indirizzo e-mail del visitatore.
    • Per personalizzare l'immagine che appare nella schermata di benvenuto, nella sezione Immagine , selezionare un'opzione di immagine.
      • Immagine predefinita: apparirà l'icona predefinita delle riunioni fornita da HubSpot.
      • Avatar aziendale: l'avatar aziendale associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
      • Immagine personalizzata: caricare un'immagine quadrata personalizzata selezionata dal file manager. Passare il mouse sull'avatar e fare clic sull'icona della matita per modificare, quindi selezionare Cambia foto. Nel pannello di destra, selezionare un'immagine.

• Nella scheda Programma , è possibile personalizzare quanto segue:
  
  • Titolo: inserire il nome che apparirà sopra il calendario nella pagina di programmazione.
  • Durata: la durata della prenotazione da parte dei visitatori. Fare clic su + Aggiungi durata per aggiungere altre opzioni.
  • Fuso orario: fare clic sul menu a discesa Fuso orario e selezionare il proprio fuso orario. Questo è il fuso orario su cui si basa la vostra disponibilità.
  • Orari disponibili: utilizzare i menu a discesa per impostare i giorni della settimana e la durata delle fasce orarie disponibili. Fare clic su + Aggiungi ore per aggiungere ulteriori fasce orarie.

Nota bene: gli orari disponibili nella pagina di pianificazione vengono visualizzati in base alle impostazioni del fuso orario del contatto. Ad esempio, se il computer del contatto è impostato sull'ora del Pacifico, gli orari appariranno nell'ora del Pacifico. Leimpostazioni del calendario del contatto determinano la data e l'ora dell'evento di calendario inviato al contatto dopo la prenotazione di una riunione.

• Per visualizzare ulteriori opzioni di personalizzazione, fare clic su per espandere lasezione Impostazioni aggiuntive .Qui è possibile personalizzare quanto segue:
  • Immagine: questa immagine apparirà nella parte superiore della pagina di pianificazione. Selezionare un'opzione di immagine:
    • Avatar dell'organizzatore: viene visualizzato l'avatar dell'organizzatore della riunione, impostato nel suo profilo utente e nelle sue preferenze. Questa opzione è disponibile solo quando si crea una pagina di pianificazione individuale.

• • • Avatar aziendale: viene visualizzato l'avatar aziendale associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Questo viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
    • Immagine personalizzata: caricare un'immagine personalizzata selezionata dal file manager. Passare il mouse sull'avatar e fare clic sull'icona della matita per modificare, quindi selezionare Cambia foto. Nel pannello di destra, selezionare un'immagine.
  • Quando è possibile programmare una riunione: inserire il numero di settimane a partire da ora in cui le persone possono prenotare il tempo sul calendario. Se si sta creando una pagina di pianificazione per un evento o una conferenza, è possibile specificare un intervallo di date personalizzato per la prenotazione. Selezionate il pulsante di opzione Per un periodo di settimane consecutive o Intervallo di date personalizzato ( solo per gli utenti con posti a pagamento assegnati a Sales Hub; gli utenti di strumenti gratuiti non potranno salvare questa opzione). Quindi selezionare il numero di settimane o utilizzare i campi di selezione della data per impostare l'intervallo di tempo. Un intervallo di date personalizzato non può essere più lungo di 10 settimane.
  • Tempo minimo di preavviso: fare clic sul menu a discesa per selezionare la quantità minima di tempo prima di una riunione che qualcuno può prenotare con voi.
  • Tempo cuscinetto: fare clic sul menu a discesa per selezionare la quantità di tempo cuscinetto tra ciascuna riunione. Il tempo cuscinetto impedisce che le riunioni vengano prenotate troppo ravvicinate. Ad esempio, se si ha una riunione dalle 13.00 alle 13.30 e si dispone di un tempo cuscinetto di 30 minuti, l'orario successivo disponibile per la riunione sarà alle 14.00.
  • Incremento dell'orario d'inizio: impostare la frequenza degli orari d'inizio delle riunioni. Ad esempio, se siete disponibili tra le 10:00 e le 12:00 per un incontro di 60 minuti e l'incremento dell'orario di inizio è di 15 minuti, un potenziale cliente può prenotare 60 minuti con voi alle 10:00, alle 10:15, alle 10:30 e così via.
  • Lingua della pagina di prenotazione: selezionare la lingua in cui deve apparire la pagina di pianificazione. Se le impostazioni del browser del visitatore non possono essere rilevate, la pagina di pianificazione verrà visualizzata in inglese.
  • Formato data e ora: la data e l'ora saranno formattate nella stessa lingua selezionata per la lingua della pagina di prenotazione.

• Fare clic sulla scheda Modulo per personalizzare il modulo che i contatti vedranno quando prenoteranno un incontro con voi.
• Per impostazione predefinita, i contatti dovranno inserire il proprionome, cognome ed e-mail al momento della prenotazione. Se siete utenti a pagamento di Sales Hub o Service Hub , potete aggiungere altre domande. Tenete presente che tutti icampi aggiuntiviaggiunti al modulo saranno inclusi nell'invito all'evento del calendario e nella descrizione dell'evento.

Nota bene: se si sta creando una pagina di pianificazione per un altro utente che non ha un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub, non è possibile aggiungere ulteriori domande al modulo.

• • Per aggiungere una semplice domanda in un campo di testo, fare clic su Domanda personalizzata. Immettere una domanda, quindi fare clic su Salva. Per rendere il campo facoltativo, deselezionare la casella di controllo Richiesto a destra del campo.
  • Per aggiungere una proprietà di contatto esistente come campo, fare clic su Proprietà contatto. Questo consente di aggiungere diversi tipi di campo al modulo. Se è necessario creare una nuova proprietà per questo campo, imparare a creare proprietà personalizzate. Selezionare una proprietà di contatto dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva. Per rendere il campo facoltativo, deselezionare la casella di controllo Richiesto a destra del campo.

Nota bene: non è possibile aggiungere un campo di caricamento file al modulo per le riunioni.

• Per aggiungere una sfida CAPTCHA alla pagina di pianificazione per evitare invii di spam, fare clic per attivare l'interruttore CAPTCHA (prevenzione dello spam) .
• Se ilGDPRè abilitato nel vostro account, tutte le pagine di pianificazione create in futuro avranno come impostazione predefinita il GDPR ON. La pagina di pianificazione mostrerà iltesto predefinito Privacy e consenso impostato nelle impostazioni dell'account. Per personalizzare le opzioni diprivacy e consenso (GDPR) per questa pagina di pianificazione, fare clic su Personalizza:
  
  • È possibile acquisire il consenso di un contatto per comunicare a un tipo di abbonamento specifico o acquisire un interesse legittimo nella pagina di pianificazione. Nelpannello Personalizza il consenso di marketing , selezionare Consenso o Interesse legittimo dal menu a discesa.
    • Consenso: modificare iltesto delconsenso alla comunicazione , quindi aggiungere altri tipi di abbonamento/ caselle di controllo per consentire ai visitatori di acconsentire alla comunicazione di più tipi di abbonamento in un'unica pagina di pianificazione. Fare clic su + Aggiungi un'altra casella di controllo, quindi selezionare un tipo di consenso e modificare il testo che apparirà accanto alla casella di controllo.
    • Legittimo interesse: selezionare una base giuridica dal menu a discesa. Per aggiungere altri tipi di abbonamento in modo da poter acquisire più tipi di abbonamento implicitamente, fare clic su + Aggiungi un altro abbonamento, quindi fare clic sulmenu a discesa Tipo di abbonamento e selezionare un tipo di abbonamento. L'abbonamento predefinito che si seleziona nelle riunioni è la comunicazione "uno a uno". Si tratta di un tipo di abbonamento interno all'account HubSpot.
  • Modificare il testo sulla privacy e sul consenso della pagina di pianificazione. Qualsiasi modifica apportata alle opzioni di privacy e consenso di una singola pagina di pianificazione sovrascriverà iltesto predefinito impostato nelle impostazioni dell'account.
  • Per vedere come verranno visualizzate le opzioni di consenso, fare clic sullascheda Anteprima .
• Per accedere alle impostazioni aggiuntive del modulo, fare clic per espandere la sezione Impostazioni aggiuntive:

• • Se non si desidera che i campi del modulo nella pagina di prenotazione venganoprecompilati con informazioni note quando un contatto ritorna sul sito, fare clic per disattivare l'interruttore Prepopola i campi con valori noti . Disattivando questa impostazione si disattiva automaticamente l'impostazione Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati .
  • Per inviare automaticamente il modulo quando icampi del modulo sono precompilati con dati noti, fare clic per attivare l'interruttore Auto-submit form when all fields are pre-populated .
• Gli utenti con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub possonoreindirizzare i contatti a una pagina web specifica, a una landing page o a una pagina esterna dopo la prenotazione di una riunione. Per personalizzare l'esperienza del contatto dopo la prenotazione, fare clic sullascheda Conferma :
  • Selezionare l'opzione Reindirizzamento a un'altra pagina . Se sono stati installati pixel di reti pubblicitarie, questo reindirizzamento supporta il monitoraggio delle prenotazioni di riunioni con reti esterne come Google e Facebook.
  • Per selezionare una pagina HubSpot, fare clic sulmenu a discesa e selezionare unapagina .
  • Per reindirizzare a una pagina esterna, fare clic su Aggiungi link esterno. Nella finestra di dialogo, inserire l'URL e fare clic su Aggiungi.
• Una volta terminata la modifica delle opzioni di pianificazione, fare clic su Avanti.

Automazione

Nella pagina Automazione , è possibile disattivare l'e-mail di conferma automatica della prenotazione o aggiungere ulteriori e-mail di promemoria da inviare prima della riunione.

Attenzione: non è possibile modificare il contenuto delle e-mail di conferma o di promemoria.

• Per impostazione predefinita, quando qualcuno prenota una riunione utilizzando questa pagina di pianificazione, viene inviata un'e-mail di conferma. Per disattivare questa funzione, fare clic su per disattivare l'interruttore dell'e-mail di conferma .
• Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, fare clic per attivare l'interruttorePromemoria pre-riunione.
  
  • Per selezionare quante settimane, giorni, ore o minuti prima della riunione deve essere inviata un'e-mail, immettere un numero nel campo di testo, quindi fare clic sul menu a discesa E-mail di promemoria pianificate e selezionare una misura temporale.
  • È possibile aggiungere fino a tre e-mail di promemoria. Per aggiungere altre e-mail di promemoria, fare clic su Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, fare clic sull'icona Cancella .

Nota bene: le e-mail di promemoria vengono inviate come e-mail transazionali, anche se non si utilizza il componente aggiuntivo per le e-mail transazionali. Queste non vengono conteggiate nel limite di invio di e-mail.

• • Per includere la descrizione dell'invito nell'e-mail di promemoria, selezionare la casella di controllo Includi la descrizione dell'invito nel promemoria .
  • Per visualizzare l'anteprima dell'e-mail che riceveranno i vostri contatti, fate clic su Anteprima dell'e-mail di promemoria. La lingua dell'e-mail corrisponderà alla lingua selezionata nel menu a discesa Lingua della pagina di prenotazione.
• Fare clic su Fatto.

È ora possibile condividere un collegamento a una riunione con i propri contatti, in modo che possano accedere alla pagina di pianificazione e prenotare l'orario con voi. Nellacolonna Tipo , accanto al nome della riunione appariràl'etichetta Uno a uno, Gruppo o Round Robin e il nome dell'organizzatore sarà elencato sotto l'etichetta.

Nota bene: per le riunioni round robin, l'e-mail di promemoria sarà inviata dall'utente HubSpot che è stato prenotato per la riunione con il contatto, non dall'utente HubSpot che ha creato la pagina di pianificazione.

Gli utenti a cui è stato assegnato un posto a pagamento in Sales Hub o Service Hub possono anche personalizzare il logo aziendale, le informazioni sulla società e i colori predefiniti visualizzati nella pagina di pianificazione nelle impostazioni dell'account. Le modifiche apportate saranno applicate anche ai documenti e ai preventivi. Scoprite come modificare il marchio aziendale per gli strumenti di vendita di HubSpot.

Modificare o clonare le pagine di pianificazione

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
• Se siete un utente che desidera visualizzare la pagina di pianificazione di un altro utente o se siete un super amministratore che modifica una pagina di pianificazione per un altro utente, fate clic sul menu a discesa Proprietario e selezionate un altro utente. Tutti gli utenti possono visualizzare la pagina di pianificazione di un altro utente per condividere i link alle riunioni , ma solo i superamministratori possono modificare le pagine di pianificazione per altri utenti.

• Per modificare una pagina di pianificazione:
  • Passare il mouse sul nome di una riunione e fare clic su Modifica.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, navigare tra le schede per apportare modifiche alla pagina di pianificazione:
    • Panoramica: modifica le informazioni di base della pagina di pianificazione, tra cui il titolo, la posizione e la descrizione della riunione.
    • Programmazione: modifica la disponibilità e le domande del modulo.
    • Automazione: modifica le e-mail di promemoria e l'esperienza dopo la prenotazione di una riunione.

Nota bene: non è possibile cambiare l'organizzatore della riunionedopo la creazione della pagina di pianificazione. Se si desidera assegnare una pagina di pianificazione a un nuovo proprietario, è necessario trasferire la proprietà.

• • Fare clic su Salva.
• Per clonare una pagina di pianificazione dal menu di navigazione Riunioni:
  • Passare il mouse su una riunione, selezionare il menu a discesa Azioni, quindi fare clic su Clona.

• Per clonare una pagina di pianificazione dall'editor delle pagine di pianificazione:
  • Passare il mouse su una riunione e selezionare Modifica.
  • Nella parte superiore dell'editor di pianificazione, selezionare il menu a discesa Azioni, quindi fare clic su Clona.
• Nella finestra di dialogo Clona pagine di pianificazione, inserire il nome interno, l'Organizzatore e il link alla pagina di pianificazione per la nuova pagina di pianificazione.
• Fare clic su Salva.

Attenzione: è possibile clonare solo le pagine di pianificazione individuali. Non è possibile clonare le pagine di programmazione di gruppi e round robin, né gli incontri a pagamento.

Trasferimento di proprietà di una pagina di pianificazione

Può capitare che un membro del team sia fuori ufficio, passi a un altro team o lasci l'azienda. Se siete un utente con permessi di amministratore Super , potete trasferire la sua pagina di pianificazione a un altro proprietario, in modo che i contatti possano ancora prenotare il tempo con qualcuno del vostro team. Il nuovo proprietario deve avere un calendario collegato e un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub .

Attenzione: se si rimuove un utente dal proprio account, tutte le pagine di pianificazione a cui è assegnato come organizzatore verranno eliminate. È necessario trasferire la proprietà prima di rimuovere l'utente dal proprio account.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
• Selezionare le caselle di controllo accanto alle riunioni da trasferire.
• Nella parte superiore della tabella, fare clic su Trasferimento di proprietà.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Proprietario e selezionare un nuovo proprietario.
• Fare clic su Trasferimento.

Il proprietario della pagina di pianificazione originale non avrà più accesso alla pagina di pianificazione una volta trasferita.