Creare pagine di pianificazione con lo strumento riunioni

Create pagine di pianificazione individuali per consentire ai contatti di prenotare incontri con voi. Se avete una sede assegnata a Sales Hub o Service Hub, potete anche creare una pagina di pianificazione del team, in modo che i contatti possano prenotare l'orario con più utenti. I contatti possono accedere a queste pagine di pianificazione utilizzando un link per le riunioni. Se si collega il calendario di Gmail o Office 365, le riunioni programmate si sincronizzeranno con il calendario collegato, in modo che gli appuntamenti siano sempre aggiornati.

Gli utenti con le autorizzazioni perle pagine di pianificazione delle riunioni possono anche creare e modificare le pagine di pianificazione per altri utenti, selezionando un altro utente come organizzatore della riunione.

Gli utenti degli strumenti gratuiti di HubSpot possono creare una pagina di pianificazione personale con il marchio HubSpot predefinito. Per saperne di più sui limiti di abbonamento, consultare il catalogo dei prodotti e servizi di HubSpot.

Prima di iniziare

• Per creare una pagina di pianificazione del team, gli utenti devono avere un posto assegnato in Sales Hub o Service Hub. Per saperne di più su ciò che ogni sede include, consultate il catalogo dei prodotti e servizi di HubSpot.
• Se Meetings Scheduler non appare nel menu di navigazione sotto la voce Vendite, assicuratevi che il vostro utente abbia i permessi diaccesso alle vendite.
• È possibile creare, modificare ed eliminare pagine di pianificazione per altri utenti se si dispone dei permessi per le pagine di pianificazione delle riunioni. Se siete un Super Admin o un utente con i permessi di Aggiunta e modifica utenti, potete concedere questi permessi a un utente.

Scegliere il tipo di riunione

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Strumento di pianificazione delle riunioni.
2. In alto a destra, fare clic su Crea pagina di pianificazione.
3. Nella finestra di dialogo, selezionare un'opzione di riunione:
   • Uno a uno: il contatto pianificherà l'orario solo con voi o con l'utente per cui state creando le pagine di pianificazione.
   • Gruppo( solo perSales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise ): questa pagina di pianificazione del team visualizza le fasce orarie in cui tutti i membri del team selezionati sono disponibili a incontrarsi. Utilizzate questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con più di un membro del team contemporaneamente.
   • Round robin ( soloSales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise ): questa pagina di pianificazione del team mostra la disponibilità individuale di tutti i membri del team selezionati. Utilizzate questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con un membro del team la cui disponibilità si allinea meglio con i suoi impegni.
4. Continuate a configurare la pagina di pianificazione seguendo i passaggi seguenti.

Personalizzare i dettagli della riunione

Nella pagina Panoramica, inserite le informazioni di base della pagina di pianificazione.

1. Nome interno: il nome che appare quando il link alla riunione utilizzato per accedere alla pagina di pianificazione viene aggiunto a un'e-mail.
2. Marchi: se si dispone del componente aggiuntivo Marchi, selezionare il marchio a cui si desidera associare la riunione dal menu a discesa Marchio .
3. Organizzatore: il proprietario della riunione o l'utente con cui il contatto sta programmando una riunione. Per creare pagine di pianificazione per altri utenti del proprio account, è necessario disporre delle autorizzazioni per le pagine di pianificazione delle riunioni e l'utente deve aver attivato lo strumento riunioni. Per creare una pagina di pianificazione per un altro utente, selezionare il suo nome dal menu a discesa Organizzatore .
4. Titolo dell'evento: il nome dell'evento del calendario condiviso con il contatto. Ad esempio, "Demo prodotto" appare come nome dell'evento. È possibile inserire token di personalizzazione nell'oggetto facendo clic su Personalizza.
5. Luogo: includere informazioni su come e dove ci si connetterà con il partecipante alla riunione. Può trattarsi di un link di chiamata, di un luogo fisico, ecc. Questo luogo apparirà nell'invito del calendario del contatto e nell'evento creato nel calendario personale predefinito.
6. Aggiungere un link alla videoconferenza: se si utilizza l'integrazione di HubSpot con Microsoft Teams, Zoom, UberConference o Google Meet, è possibile aggiungere un link alla videoconferenza. Se non avete impostato un'integrazione con la videoconferenza, non vedrete questa opzione. Se si utilizza un software di videoconferenza diverso e si è uno sviluppatore o c'è uno sviluppatore nel proprio team, imparare a usare l'API dell'estensione di videoconferenza.
7. Annullamento e riprogrammazione: attivare l'interruttore per includere i link per l'annullamento e la riprogrammazione nella descrizione dell'evento, in modo che quando una riunione è programmata il contatto possa annullare o modificare la data e l'ora, se necessario.
8. Descrizione: descrizione della riunione che appare nell'invito quando viene prenotata una riunione. Questa descrizione apparirà nell'invito al calendario che il contatto riceve e nell'evento creato nel calendario personale predefinito. È possibile inserire dei token di personalizzazione nell'oggetto facendo clic su Personalizza. È possibile formattare la descrizione utilizzando la barra degli strumenti.
9. Tipo di riunione: selezionare se la riunione è in sede o online. Il tipo di riunione può essere utilizzato nei rapporti.
   
   
10. Fare clic su Avanti.

Selezionare i membri del team

Se si crea una riunione di gruppo o round robin, utilizzare la pagina Membri del team per selezionare i membri del team da includere nella riunione.

1. In alto a destra, fare clic su Modifica membro.
2. Nel pannello di destra, scegliere una delle seguenti opzioni:
   • Utenti: fare clic sul menu a discesa Utenti e selezionare gli utenti da aggiungere, quindi fare clic su Conferma. Se il calendario di un utente è scollegato, sotto il suo nome apparirà un avviso e l'interruttore Verifica disponibilità sarà disattivato.

   

   • Utilizzare una rotazione: fare clic sul menu a tendina Rotazione per selezionare una rotazione delle riunioni. Quindi, fare clic su Conferma. Quando si utilizza una rotazione con un round robin, quando si prenota una riunione viene visualizzata solo la disponibilità dell'utente che deve essere prenotato successivamente.
     

     

3. Fare clic su Avanti.

Personalizzazione dei dettagli di pianificazione

Nella pagina Pianificazione, personalizzare la disponibilità della riunione e il modulo di prenotazione.

1. In alto, modificare l'URL della pagina di pianificazione. Questo è il link che i contatti utilizzeranno per prenotare le riunioni sul calendario e non può essere modificato dopo la creazione del link. Nell'URL della pagina di pianificazione è possibile utilizzare solo caratteri alfanumerici, trattini o trattini bassi. Altri caratteri speciali non sono supportati. Se si dispone di una sede Sales Hub o Service Hub assegnata, è possibile modificare parte dell'URL nelle impostazioni del calendario.
2. Se avete impostato HubSpot payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, potete aggiungere un link di pagamento alla pagina di pianificazione attivando l'interruttore Raccogli pagamenti . Nella scheda Pagamento , fare clic sul menu a discesa Link di pagamento e selezionare un link di pagamento. Quando un contatto prenota una riunione su questa pagina di pianificazione, viene visualizzata la pagina di pagamento per questo link.

Nota bene: la pagina di reindirizzamento della riunione avrà la priorità. Se si è impostato il link di pagamento utilizzato nella riunione per il reindirizzamento e si desidera reindirizzare a quella pagina dopo che la riunione è stata prenotata e pagata, assicurarsi di selezionare questa pagina nelle impostazioni di reindirizzamento della pagina della riunione.

Benvenuto

Se si sta creando una riunione round robin, nella scheda Benvenuto è possibile scegliere di visualizzare la pagina di pianificazione del proprietario del contatto. Se non si vuole dare priorità alla pagina di pianificazione del proprietario del contatto, passare alla scheda Pianificazione.

1. Per visualizzare la pagina di pianificazione del proprietario del contatto quando il contatto noto prenota una riunione, fare clic per attivare l'interruttore Priorità al proprietario del contatto. Per saperne di più su come questa impostazione influisce sulla disponibilità delle riunioni. Se l'impostazione Privilegia il proprietario del contatto è attivata, viene visualizzata una schermata di benvenuto in cui il contatto può inserire il proprio indirizzo e-mail prima di accedere alla pagina di pianificazione:
2. Nel campo Titolo della pagina , inserire il testo che appare nella schermata di benvenuto.
3. Nel campo Descrizione , inserire un testo che spieghi il motivo della richiesta dell'indirizzo e-mail del visitatore.
4. Per personalizzare l'immagine che appare nella schermata di benvenuto, nella sezione Immagine , selezionare un'opzione di immagine.
   • Immagine predefinita: apparirà l'icona predefinita delle riunioni fornita da HubSpot.
   • Avatar aziendale: l'avatar aziendale associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
   • Immagine personalizzata: caricare un'immagine quadrata personalizzata selezionata dal file manager. L'immagine deve essere quadrata per essere visualizzata correttamente. Passare il mouse sull'avatar e fare clic sull'icona della matita edit, quindi selezionare Cambia foto. Nel pannello di destra, selezionare un'immagine.

Programma

Nella scheda Pianificazione è possibile personalizzare la propria disponibilità per la pagina di pianificazione:

• Titolo della pianificazione: inserire il nome che apparirà sopra il calendario nella pagina di pianificazione.
• Durata: la durata della prenotazione da parte dei visitatori. Fare clic sul menu a discesa Opzioni di durata e selezionare le durate desiderate. Fate clic su + Aggiungi durata personalizzata per aggiungere altre opzioni.
• Fuso orario: fare clic sul menu a discesa Il tuo fuso orario e selezionare il proprio fuso orario. Questo è il fuso orario su cui si basa la vostra disponibilità.

• Finestra di disponibilità: utilizzare i menu a discesa per impostare i giorni della settimana e la durata delle fasce orarie disponibili. Fare clic su + Aggiungi ore per aggiungere ulteriori fasce orarie.
• Considera orario di lavoro: attivate la levetta Considera orario di lavoro se volete che gli utenti siano prenotati durante il loro orario di lavoro. Se gli utenti non hanno un orario di lavoro, non saranno prenotati al di fuori della finestra di disponibilità impostata sopra. Per saperne di più su come impostare gli orari di lavoro.

Attenzione: gli orari di disponibilità della pagina di pianificazione vengono visualizzati nelle impostazioni del fuso orario del contatto. Ad esempio, se il computer del contatto è impostato sull'ora del Pacifico, gli orari appariranno nell'ora del Pacifico.Le impostazioni del calendario del contatto determinano la data e l'ora dell'evento di calendario inviato al contatto dopo la prenotazione di una riunione.

• Immagine: questa immagine apparirà nella parte superiore della pagina di pianificazione. Selezionare un'opzione di immagine:
  • Avatar dell'organizzatore: apparirà l'avatar dell'organizzatore della riunione, impostato nel suo profilo utente e nelle sue preferenze. Questa opzione è disponibile solo quando si crea una pagina di pianificazione individuale.
  • Avatar dell'azienda: appare l'avatar dell'azienda associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
  • Immagine personalizzata: caricare un'immagine personalizzata selezionata dal file manager. Passare il mouse sull'avatar e fare clic sull'icona della matita edit, quindi selezionare Cambia foto. Nel pannello di destra, selezionare un'immagine.
• Quando è possibile programmare una riunione: inserire il numero di giorni o settimane a partire da ora in cui le persone possono prenotare il tempo sul calendario.
  • Se si sta creando una pagina di pianificazione per un evento o una conferenza, è possibile specificare un intervallo di date personalizzato per la prenotazione.
  • Selezionare il pulsante di opzione Per un periodo di tempo continuo o Intervallo di date personalizzato (solo per gli utenti con sedi assegnate a Sales Hub o Service Hub ).
  • Quindi, selezionare il numero di giorni lavorativi, giorni di calendario o settimane, oppure utilizzare i campi di selezione della data per impostare l'intervallo di tempo. Un intervallo di date personalizzato non può essere più lungo di 10 settimane.
• Tempo minimo di preavviso: fare clic sul menu a tendina per selezionare il tempo minimo prima di una riunione in cui qualcuno può prenotare il tempo con voi.
• Tempo cuscinetto: fare clic sul menu a discesa per selezionare la quantità di tempo cuscinetto tra ogni riunione. Il tempo cuscinetto impedisce che le riunioni vengano prenotate troppo vicine. Ad esempio, se si ha una riunione dalle 13.00 alle 13.30 e si dispone di un tempo cuscinetto di 30 minuti, l'orario successivo disponibile per la riunione sarà alle 14.00.
• Incremento dell'orario di inizio: fare clic sul menu a discesa per impostare la frequenza degli orari di inizio delle riunioni. Ad esempio, se siete disponibili tra le 10:00 e le 12:00 per un incontro di 60 minuti e l'incremento dell'orario di inizio è di 15 minuti, un potenziale cliente potrà prenotare 60 minuti con voi alle 10:00, 10:15, 10:30 e così via.
• Lingua della pagina di prenotazione: fate clic sul menu a discesa per selezionare la lingua in cui deve apparire la pagina di pianificazione. Se le impostazioni del browser del visitatore non possono essere rilevate, la pagina di pianificazione verrà visualizzata in inglese.
• Formato data e ora: fare clic sul menu a discesa per selezionare il formato della data e dell'ora. Le opzioni disponibili nel menu a discesa dipendono dalla lingua selezionata per la pagina di prenotazione (ad esempio, se si è selezionato il francese nella lingua della pagina di prenotazione, è possibile scegliere Canada o Francia nel formato di data e ora).

Modulo

Nella scheda Modulo, è possibile personalizzare il modulo che i contatti utilizzeranno per prenotare una riunione:

• Per impostazione predefinita, ai contatti verrà richiesto di inserire il proprio nome, cognome ed e-mail al momento della prenotazione. Se il modulo viene inviato tramite un link alle riunioni, un indirizzo e-mail unico creerà sempre un nuovo contatto, indipendentemente dal fatto che un contatto esistente abbia un token utente corrispondente. In questo caso, l'indirizzo e-mail del contatto esistente non verrà sovrascritto dal nuovo indirizzo e-mail.
• Per aggiungere una proprietà di contatto esistente come campo:
  • Fare clic su + Proprietà contatto per aggiungere diversi tipi di campo al modulo. Se è necessario creare una nuova proprietà per questo campo, imparare a creare proprietà personalizzate.
  • Selezionare una proprietà di contatto dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.
  • Per rendere il campo facoltativo, deselezionare la casella di controllo Richiesto a destra del campo.
  • Non è possibile aggiungere un campoFile al modulo delle riunioni.
• Per aggiungere un semplice campo di testo:
  • Fare clic su + Domanda personalizzata.
  • Immettere una domanda, quindi fare clic su Salva.
  • Per rendere il campo facoltativo, deselezionare la casella di controllo Richiesto a destra del campo.
• Per aggiungere una sfida CAPTCHA alla pagina di pianificazione per evitare invii di spam, fare clic per attivare l'interruttore CAPTCHA (prevenzione dello spam).
• Per bloccare i visitatori con domini e-mail gratuiti, fare clic per attivare l'interruttore Blocca domini e-mail gratuiti. Per bloccare domini e-mail specifici dalla possibilità di prenotare tempo sul calendario, fare clic su + Blocca domini specifici. Quindi, inserire il dominio e-mail, fare clic su Aggiungi e su Salva.
• Per consentire ai clienti di invitare altri ospiti alle riunioni, fare clic per attivare l'interruttore Consenti ospiti. Attivando questa impostazione si disattiva automaticamente l'impostazione Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati.

Nota: è possibile consentire ai clienti potenziali di fornire indirizzi e-mail per gli ospiti quando prenotano una riunione con voi, a condizione che siano soddisfatti determinati criteri. Come specificato nella nostra Informativa sulla privacy, il cliente deve confermare di avere il consenso degli altri ospiti a condividere i loro dati con HubSpot. Gli ospiti devono inoltre accettare che HubSpot conservi ed elabori le loro informazioni e i loro dati allo scopo di creare un invito al meeting e di esaminare i partecipanti al meeting. I dati degli ospiti forniti a HubSpot saranno trattati in conformità alla nostra Informativa sulla privacy.

• Se nel proprio account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, tutte le pagine di pianificazione create in futuro avranno come impostazione predefinita la privacy dei dati ON. La pagina di pianificazione mostrerà il testo di consenso predefinito impostato nelle impostazioni dell'account Privacy e consenso. Per personalizzare le opzioni di privacy e consenso dei dati per questa pagina di pianificazione:
  • Fare clic su Personalizza. È possibile acquisire il consenso di un contatto per comunicare a un tipo di abbonamento specifico o acquisire un interesse legittimo nella pagina di pianificazione.
  • Fare clic sul menu a discesa Riservatezza dei dati e consenso e selezionare Consenso o Interesse legittimo.
    • Consenso: modificate il testo del consenso alla comunicazione, quindi aggiungete altri tipi di abbonamento/ caselle di controllo per consentire ai visitatori di accettare comunicazioni da più tipi di abbonamento in un'unica pagina di pianificazione. Fate clic su + Aggiungi un'altra casella di controllo, quindi selezionate un tipo di consenso e modificate il testo che apparirà accanto alla casella di controllo.
    • Interesse legittimo: selezionare la base giuridica dal menu a discesa. Per aggiungere altri tipi di abbonamento in modo da poter acquisire più tipi di abbonamento implicitamente, fare clic sul menu a discesa Tipo di abbonamento e selezionare un tipo di abbonamento. L'abbonamento predefinito selezionato per le riunioni è la comunicazione individuale, che è un tipo di abbonamento interno all'account HubSpot.
  • Se si è selezionato Consenso, modificare il testo della privacy e del consenso della pagina di pianificazione. Qualsiasi modifica apportata alle opzioni di privacy e consenso di una singola pagina di pianificazione sostituirà il testo predefinito impostato nelle impostazioni dell'account.
  • Per vedere come verranno visualizzate le opzioni di consenso, fare clic sulla scheda Anteprima.
  • Fare clic su Salva.

Per accedere alle impostazioni aggiuntive del modulo, fare clic su per espandere la sezione Impostazioni aggiuntive:

• Se si desidera che i campi del modulo nella pagina di prenotazione vengano precompilati con informazioni note quando un contatto torna sul sito, fare clic per attivare l'interruttore Prepara i campi con valori noti.
• Per inviare automaticamente il modulo quando i campi del modulo sono precompilati con dati noti, fare clic per attivare l'interruttore Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati.

Conferma

Per reindirizzare i contatti a una pagina web specifica, una landing page o una pagina esterna dopo la prenotazione di una riunione:

1. Fare clic sulla scheda Conferma.
2. Selezionare l'opzione Reindirizza a un'altra pagina. Se sono stati installati pixel di reti pubblicitarie, questo reindirizzamento supporta il monitoraggio delle prenotazioni di riunioni con reti esterne come Google e Facebook.
3. Per selezionare una pagina HubSpot, fare clic sul menu a discesa e selezionare una pagina.

4. Per reindirizzare a una pagina esterna, fare clic su Aggiungi link esterno. Nella finestra di dialogo, inserire l'URL, quindi fare clic su Aggiungi.
5. Fare clic su Avanti.

Impostare le automazioni delle riunioni

Nella pagina Automazione , è possibile controllare l'e-mail di conferma automatica della prenotazione o aggiungere ulteriori e-mail di promemoria da inviare prima della riunione.

1. Per impostazione predefinita, viene inviata un'e-mail di conferma quando qualcuno prenota una riunione utilizzando questa pagina di pianificazione. Per disattivare questa funzione, disattivare l'interruttore Email di conferma.
2. Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, fare clic per attivare l'interruttore Promemoria pre-riunione. Le e-mail di promemoria verranno inviate solo se il calendario è collegato. Se l'interruttore Attiva promemoria riunione per impostazione predefinita è attivo per il vostro account, le nuove pagine di pianificazione erediteranno i promemoria predefiniti.
   • Per selezionare quante settimane, giorni, ore o minuti prima della riunione deve essere inviata un'e-mail, inserire un numero nel campo di testo, quindi fare clic sul menu a discesa e selezionare una misura temporale.

   

   • È possibile aggiungere fino a tre e-mail di promemoria. Per aggiungere altre e-mail di promemoria, fare clic su + Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, fare clic sull'icona delete Elimina.
   • Per visualizzare l'anteprima dell'e-mail che riceveranno i contatti, fare clic su Anteprima e-mail di promemoria. La lingua dell'e-mail corrisponderà alla lingua selezionata nel menu a discesa Lingua della pagina di prenotazione.
   • Per personalizzare l'oggetto e il corpo dell'e-mail di promemoria con nuovo testo e token di personalizzazione per l'azienda, il contatto, l'ospite e i dettagli della riunione, fare clic su Personalizza l'e-mail di promemoria.
     • Aggiornare l'oggetto nel campo Oggetto. Per includere ulteriori informazioni nell'oggetto, fare clic sul menu a discesa Personalizza nella barra degli strumenti in basso e selezionare il menu a discesa Token di proprietà. Quindi selezionare una proprietà.
     • Per includere informazioni aggiuntive nel corpo dell'e-mail di sollecito, come la Descrizione dell'invito o la Posizione, fare clic sul menu a tendina Personalizza nella barra degli strumenti in basso e selezionare il menu a tendina Token proprietà. Quindi selezionare una proprietà.
3. Fare clic su Crea pagina di pianificazione.

Condividere la riunione

Dopo aver creato la pagina di pianificazione, una finestra di dialogo offre la possibilità di condividere la riunione:

1. Fare clic su Mostra in un pop-up, quindi su Crea pop-up per configurare un pop-up con il calendario della riunione utilizzando lo strumento CTA. Lo strumento CTA utilizzerà automaticamente le informazioni sulla riunione per creare una bozza di pop-up.
2. Fare clic su Ottieni codice di incorporamento per ottenere il codice di incorporamento da utilizzare in altri strumenti come il sito web o il blog.
   • Fare clic su Copia codice per copiare il codice.
   • Fare clic su Email web developer, quindi inserire l'e-mail dello sviluppatore web e fare clic su Invia messaggio per inviare il codice allo sviluppatore via e-mail.
3. Fare clic su Copia link di condivisione, quindi fare clic su Copia per copiare il link nella pagina di pianificazione.

Passi successivi

• Gli utenti con una sede Sales Hub o Service Hub assegnata possono personalizzare il logo aziendale, le informazioni sulla società e i colori predefiniti visualizzati nella pagina di pianificazione nelle impostazioni dell'account. Le modifiche apportate si applicano anche ai documenti e ai preventivi. Scoprite come modificare il marchio aziendale per gli strumenti di vendita di HubSpot.
• Scoprite come modificare le pagine di pianificazione, condividere il link di una riunione e modificare le impostazioni della pagina di pianificazione.