Luo aikataulusivuja kokoustyökalun avulla.

Luo kahdenkeskisiä aikataulusivuja, jotta yhteyshenkilöt voivat varata tapaamisia kanssasi. Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voit myös luoda tiimiaikataulusivun, jotta yhteyshenkilöt voivat varata aikaa usean käyttäjän kanssa. Yhteyshenkilösi pääsevät näille aikataulusivuille kokouslinkin avulla. Jos yhdistät Gmail- tai Office 365 -kalenterisi, aikataulutetut kokoukset synkronoidaan yhdistetyn kalenterisi kanssa, joten tapaamisesi ovat aina ajan tasalla.

Käyttäjät, joilla on Kokousaikataulusivut-oikeudet , voivat myös luoda ja muokata aikataulusivuja muille käyttäjille valitsemalla toisen käyttäjän kokouksen järjestäjäksi.

Jos sinulla ei ole paikkaa, voit muokata vain yhtä aikataulusivua, jossa on oletusarvoinen HubSpot-brändäys. Lue lisää tilausrajoituksista HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta.

Ennen kuin aloitat

• Jos haluat ymmärtää, mitä kukin istuinpaikka sisältää kokonaisuudessaan, lue lisää HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta.
• Jos Meetings Scheduler ei näy navigointivalikossa kohdassa Library, varmista, että käyttäjälläsi on Sales Access -oikeudet.
• Voit luoda, muokata ja poistaa aikataulusivuja muille käyttäjille, jos sinulla on Kokousten aikataulusivujen käyttöoikeudet. Jos olet pääkäyttäjä tai käyttäjä, jolla on Käyttäjien lisääminen ja muokkaaminen - oikeudet, voit myöntää käyttäjälle nämä oikeudet.

Luo aikataulusivuja

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kokousten aikatauluttaja.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo aikataulusivu.
• Valitse valintaikkunassa kokousvaihtoehto:
  • Kahdenkeskinen: Yhteyshenkilö varaa ajan vain sinulle tai käyttäjälle, jolle luot aikataulusivuja.
  • Ryhmä( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ): Tämä ryhmän aikataulusivu näyttää aikavälejä, joissa kaikki valitut ryhmän jäsenet ovat käytettävissä tapaamiseen. Käytä tätä vaihtoehtoa, jotta yhteyshenkilö voi varata tapaamisen useamman kuin yhden tiimisi jäsenen kanssa kerralla.
  • Round robin ( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ): Tällä tiimin aikataulusivulla näytetään kaikkien valittujen tiimin jäsenten yksilöllinen saatavuus. Käytä tätä vaihtoehtoa, jotta yhteyshenkilö voi varata tapaamisen sen tiimin jäsenen kanssa, jonka saatavuus sopii parhaiten hänen aikatauluunsa.

• Jatka aikataulusivun määrittämistä noudattamalla alla olevia ohjeita.

Yleiskatsaus

Syötä Yleiskatsaus-sivulla aikataulusivun perustiedot.

• Sisäinen nimi: nimi, joka näkyy, kun aikataulusivulle pääsemiseksi käytetty kokouslinkki lisätään sähköpostiin.
• Tuotemerkit: Jos käytössäsi on tuotemerkit-lisäosa, valitse tuotemerkki, johon haluat liittää tämän kokouksen, avattavasta tuotemerkkivalikosta .
• Järjestäjä: kokouksen omistaja tai käyttäjä, jonka kanssa yhteyshenkilö on suunnittelemassa kokousta. Sinulla on oltava Kokousten aikataulusivut -oikeudet, jotta voit luoda aikataulusivuja muille tililläsi oleville käyttäjille, ja käyttäjän on täytynyt aktivoida kokoustyökalu. Jos haluat luoda aikataulusivun toiselle käyttäjälle, valitse hänen nimensä Järjestäjä-pudotusvalikosta .
• Tapahtuman otsikko: sen kalenteritapahtuman nimi, jonka jaat yhteystietosi kanssa. Tapahtuman nimenä näkyisi esimerkiksi "Tuote-esittely". Voit lisätä personointimerkkejä aiheeseen valitsemallaPersonoi.
• Sijainti: Sisällytä tiedot siitä, miten ja missä olet yhteydessä kokouksen osallistujaan. Tämä voi olla soittolinkki, fyysinen sijainti jne. Tämä sijainti näkyy yhteystiedon kalenterikutsussa ja tapahtuma luodaan oletusarvoisesti henkilökohtaiseen kalenteriisi.
• Lisää videokonferenssilinkki: Jos käytät HubSpotin integraatiota Microsoft Teamsin, Zoomin, UberConferencen tai Google Meetin kanssa, voit lisätä videokonferenssilinkin. Jos et ole määrittänyt videokonferenssiintegraatiota, et näe tätä vaihtoehtoa. Jos käytät eri videokonferenssiohjelmistoa ja olet kehittäjä tai tiimissäsi on kehittäjä, opettele käyttämään videokonferenssin laajennuksen API:ta.
• Peruuta ja siirrä aikataulua: kytke kytkin päälle, jotta tapahtumakuvaukseen voidaan sisällyttää peruutus- ja siirtolinkit, jotta yhteyshenkilö voi peruuttaa kokouksen tai muuttaa päivämäärää ja kellonaikaa tarvittaessa, kun kokous on suunniteltu.
• Kuvaus: Kokouksen kuvaus, joka näkyy kutsussa, kun kokous varataan. Tämä kuvaus näkyy kalenterikutsussa, jonka yhteyshenkilö saa, ja tapahtumassa, joka luodaan oletusarvoisesti henkilökohtaiseen kalenteriin. Voit lisätä personointimerkkejä aiheeseen valitsemallaPersonoi. Voit muotoilla kuvauksen työkalupalkin avulla.

• Napsauta Seuraava.

Tiimin jäsenet( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise )

Valitse, mitkä tiimin jäsenet haluat ottaa mukaan ryhmä- tai kiertokokoukseen.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Muokkaa jäsentä.
• Oikeassa paneelissa voit valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista:
  • Käyttäjät: napsauta Users (Käyttäjät ) -pudotusvalikkoa ja valitse toinen käyttäjä ja napsauta sitten Confirm (Vahvista). Jos käyttäjän kalenteri on katkaistu, hänen nimensä alla näkyy hälytys ja Tarkista saatavuus -kytkin on pois päältä.

• • Käytä vuorottelua: Valitse kokousvuorottelu napsauttamalla vuorottelu-pudotusvalikkoa. Valitse sitten Vahvista.

• Napsauta Seuraava.

Aikataulutus

Muokkaa aikataulutus-sivulla kokouksen saatavuutta ja varauslomaketta.

• Muokkaa ylhäälläaikataulusivun URL-osoitetta. Tämä on linkki, jota yhteystiedot käyttävät varatakseen tapaamisia kalenteristasi, eikä sitä voi muokata linkin luomisen jälkeen. Voit käyttää aikataulusivun URL-osoitteessa vain aakkosnumeerisia merkkejä, väliviivoja tai alleviivauksia. Muita erikoismerkkejä ei tueta. Jos sinulle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub -maksullinen paikka, voit säätää osaa URL-osoitteesta kalenteriasetuksissa.
• Jos olet luomassa yksilö-, ryhmäaikataulutus- tai kierrosaikataulusivua ja olet määrittänyt HubSpot-maksut tai Stripe-maksujen käsittelyn, voit lisätä maksulinkin aikataulusivulle kytkemällä Maksujen kerääminen -kytkimen päälle.
• Napsauta Maksu-välilehdellä Maksulinkki-pudotusvalikkoa ja valitse maksulinkki. Tämän maksulinkin kassasivu tulee näkyviin, kun yhteyshenkilö varaa tapaamisen tällä aikataulusivulla.

Tervetuloa

• Jos haluat näyttää yhteyshenkilön omistajan aikataulusivun, kun tunnettu yhteyshenkilö varaa kokouksen, kytke Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -kytkin päälle napsauttamalla sitä. Lue lisää siitä, miten tämä asetus vaikuttaa kokousten saatavuuteen.
• Kun Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -asetus on päällä, näyttöön tulee tervetuloruutu, jossa yhteyshenkilö voi syöttää sähköpostiosoitteensa ennen aikataulusivulle pääsyä:
  • Kirjoita Sivun otsikko -kenttään teksti, joka näkyy tervetuliaisnäytössä.
  • Kirjoita Kuvaus-kenttään teksti, jossa selität, miksi kysyt vierailijan sähköpostiosoitetta.
  • Jos haluat mukauttaa tervetuliaisnäytössä näkyvää kuvaa, valitse Kuva-osiossa kuvavaihtoehto.
    • Oletuskuva: näkyviin tulee HubSpotin tarjoama kokousten oletuskuvake.
    • Yrityksen avatar: aikataulusivun luoneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen liittyvä yrityksen avatar. Tämä täytetään HubSpot Insightsin avulla.
    • Mukautettu kuva: lataa tiedostohallinnasta valittu mukautettu neliön muotoinen kuva. Kuvan on oltava neliönmuotoinen, jotta se renderöityy oikein. Vie hiiren kursori avatarin päälle ja napsauta edit -kynäkuvaketta ja valitse sitten Muuta kuvaa. Valitse kuva oikeassa paneelissa.

Aikataulu

• Otsikko: Kirjoita nimi, joka näkyy kalenterin yläpuolella aikataulusivulla.
• Kesto: aika, jonka vierailijat voivat varata sinut. napsauta Duration options (Kestovaihtoehdot ) -pudotusvalikkoa ja valitse haluamasi kestot. Voit lisätä lisää vaihtoehtoja napsauttamalla + Lisää mukautettu kesto.
• Aikavyöhyke: napsauta Aikavyöhyke-pudotusvalikkoa ja valitse aikavyöhykkeesi. Tämä on aikavyöhyke, johon saatavuutesi perustuu.

Huomaa: Kazakstan ei tunnista kesäaikaa, joten nämä alueet kuuluvat aikavyöhykkeeseen UTC+5. Lue lisää tämän kiertämisestä.

• Saatavuusikkuna: Käytä pudotusvalikoita määrittääksesi käytettävissä olevien aikaväliesi viikonpäivät ja keston. Voit lisätä uusia aikavälejä napsauttamalla + Lisää tunteja .
• Huomioi työajat: Ota työajathuomioon-vaihtoehto käyttöön, jos haluat, että käyttäjät varataan heidän työaikanaan. Jos käyttäjille ei ole asetettu työaikoja, heitä ei varata edellä määritetyn saatavuusikkunan ulkopuolella. Lue, miten työajat asetetaan.

Huomaa: aikataulusivusi käytettävissä olevat ajat näkyvät yhteyshenkilön aikavyöhykeasetuksissa. Jos esimerkiksi yhteyshenkilön tietokone on asetettu Tyynenmeren aikaan, ajat näkyvät Tyynenmeren ajassa.Yhteyshenkilön kalenteriasetukset määrittävät sen kalenteritapahtuman päivämäärän ja kellonajan, joka lähetetään yhteyshenkilölle kokouksen varaamisen jälkeen.

• Jos haluat nähdä muita mukautusvaihtoehtoja, laajenna Lisäasetukset-osiota napsauttamalla. Tässä voit mukauttaa seuraavia asioita:
  • Kuva: Tämä kuva näkyy ajanvaraussivun yläosassa. Valitse kuvavaihtoehto:
    • Järjestäjän avatar: näkyviin tulee kokouksen järjestäjän avatar, joka on asetettu hänen käyttäjäprofiilissaan ja asetuksissaan. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain luotaessa kahdenkeskistä aikataulusivua.

• • • Yrityksen avatar: näkyviin tulee aikataulusivun luoneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen liittyvä yrityksen avatar. Tämä täytetään HubSpot Insightsin avulla.
    • Mukautettu kuva: lataa tiedostonhallinnasta valittu mukautettu kuva. Vie hiiren kursori avatarin päälle ja napsauta edit -kynäkuvaketta ja valitse sitten Muuta kuvaa. Valitse kuva oikeassa paneelissa.
  • Milloin kokous voidaan varata: Anna päivien tai viikkojen määrä tästä hetkestä, jolloin ihmiset voivat varata aikaa kalenteristasi. Jos luot ajanvaraussivun tapahtumaa tai konferenssia varten, voit määrittää mukautetun päivämäärävälin varaamista varten. Valitse valintaruutu Jatkuvan ajanjakson aikana tai Mukautettu päivämääräalue (vain käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub- ja Service Hub -paikat ) ja valitse sitten työpäivien, kalenteripäivien tai viikkojen määrä tai käytä päivämääränvalitsimen kenttiä aikavälien määrittämiseen. Mukautettu päivämääräalue ei voi olla yli 10 viikkoa pitkä.
  • Vähimmäisilmoitusaika: Valitse pudotusvalikosta vähimmäisaika ennen kokousta, jonka kuluessa joku voi varata aikaa sinulta.
  • Puskuriaika: Valitse pudotusvalikosta puskuriaika kunkin kokouksen välillä. Puskuriaika estää tapaamisten varaamisen liian lähekkäin. Jos sinulla on esimerkiksi kokous kello 13.00-13.30 ja puskuriaikaa on 30 minuuttia, seuraava käytettävissä oleva kokousaika on kello 14.00.
  • Alkamisajan lisäys: Määritä kokousten alkamisaikojen tiheys. Jos esimerkiksi olet käytettävissäsi klo 10:00-12:00 60 minuutin kokoukseen ja aloitusaikasi porrastus on 15 minuuttia, mahdollinen asiakas voi varata 60 minuuttia kanssasi klo 10:00, 10:15, 10:30 ja niin edelleen.
  • Varaussivun kieli: Valitse kieli, jolla aikataulusivun pitäisi näkyä. Jos vierailijan selainasetuksia ei voida tunnistaa, ajanvaraussivusi näkyy englanniksi.

  Huomaa: jos asetat Varaussivun kieleksi Käytä kävijän selainasetuksia, suostumusteksti näytetään aina englanniksi riippumatta kävijän selaimen kielestä.

  • Päivämäärän ja kellonajan muoto: Päivämäärä ja kellonaika muotoillaan samalla kielellä, joka on valittu varaussivun kieleksi.

Lomake

• Oletusarvoisesti yhteyshenkilöiden on annettavaetunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite varauksen yhteydessä. Jos lomake lähetetään kokouslinkin kautta, yksilöllinen sähköpostiosoite luo aina uuden yhteyshenkilön riippumatta siitä, onko olemassa olevalla yhteyshenkilöllä vastaava käyttäjätunniste. Tällöin uuden sähköpostiosoitteen ei tarvitse korvata olemassa olevan yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta.
• Jos sinulle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voit lisätä lisäkysymyksiä. Muista, että kaikki lisätyt lomakekentät sisällytetään kalenteritapahtumakutsuun ja tapahtumakuvaukseen. Jos luot aikataulusivun toiselle käyttäjälle, jolle ei ole määritetty Sales Hub- tai Service Hub -paikkaa, et voi lisätä lomakkeeseen lisäkysymyksiä.
  
  • Jos haluat lisätä yksinkertaisen tekstikenttäkysymyksen, valitse Mukautettu kysymys. Kirjoita kysymys ja valitse sitten Tallenna. Jos haluat tehdä kentästä valinnaisen, poista kentän oikealla puolella olevan Pakollinen-valintaruudun valinta.
  • Jos haluat lisätä olemassa olevan yhteyshenkilön ominaisuuden kenttänä, valitse yhteyshenkilön ominaisuus. Näin voit lisätä lomakkeeseen erilaisia kenttätyyppejä. Jos haluat luoda uuden ominaisuuden tälle kentälle, opettele luomaan mukautettuja ominaisuuksia. Valitse yhteystieto-ominaisuus pudotusvalikosta ja napsauta sitten Tallenna. Jos haluat tehdä kentästä valinnaisen, poista kentän oikealla puolella olevan Pakollinen-valintaruudun valinta. Et voi lisätä tiedostojen latauskenttää kokouslomakkeeseen.

• Jos haluat lisätä CAPTCHA-haasteen aikataulusivulle roskapostin lähettämisen estämiseksi, napsauta CAPTCHA (roskapostin esto) -kytkintä päälle.
• Jos haluat estää kävijät, joilla on ilmaisia sähköpostialueita, kytke ilmaisten sähköpostialueitten estäminen päälle napsauttamalla tätä . Jos haluat estää tiettyjä sähköpostiosoitteita varaamasta aikaa kalenteristasi, napsauta + Block specific domains. Kirjoita sitten sähköpostiosoite, napsauta Add ja napsauta Save.
• Jos haluat sallia asiakkaiden kutsua muita vieraita kokouksiin, napsauta Salli vieraat -kytkintä päälle. Tämän asetuksen kytkeminen päälle kytkee automaattisesti pois päältä Automaattinen lähetyslomakkeen lähettäminen, kun kaikki kentät on täytetty valmiiksi -asetuksen.

Huomaa: voit sallia, että potentiaaliset asiakkaat antavat vieraiden sähköpostiosoitteet, kun he varaavat kokouksen kanssasi, kunhan tietyt kriteerit täyttyvät. Kuten tietosuojaselosteessamme on tarkemmin kuvattu, mahdollisella asiakkaalla on oltava muiden vieraiden suostumus heidän tietojensa jakamiseen HubSpotin kanssa. Vieraiden on myös suostuttava siihen, että HubSpot säilyttää ja käsittelee heidän tietojaan ja tietojaan kokouskutsun luomista ja kokouksen osallistujien tarkastelua varten. Meille toimitettuja vieraiden tietoja käsitellään tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

• Jos tililläsi on tietosuoja-asetukset päällä, kaikki jatkossa luodut aikataulusivut ovat oletusarvoisesti tietosuojan päällä. Aikataulusivulla näytetään oletusarvoinen Suostumusteksti , jonka olet määrittänyt Tietosuoja ja suostumus -tilisi asetuksissa. Jos haluat mukauttaa tietosuoja- ja suostumusasetuksia tälle aikataulusivulle, valitse Mukauta:
  
  • Voit kaapata yhteyshenkilön suostumuksen tietyn tilaustyypin viestintään tai kaapata oikeutetun kiinnostuksen aikataulusivullasi. Valitse Customize marketing consent (Mukauta markkinointisuostumusta ) -paneelissa avattavasta valikosta Consent (Suostumus ) tai Legitimate interest (oikeutettu etu ).
    • Suostumus: Muokkaa viestinnän suostumustekstiä ja lisää sitten lisää tilaustyyppejä/valintaruutuja, jotta kävijät voivat antaa suostumuksensa useiden tilaustyyppien viestintään yhdellä aikataulusivulla. Napsauta + Lisää toinen valintaruutu, valitse sitten suostumustyyppi ja muokkaa valintaruudun vieressä näkyvää tekstiä.
    • Oikeutettu etu: Valitse laillinen peruste pudotusvalikosta. Jos haluat lisätä lisää tilaustyyppejä, jotta voit kaapata useita tilaustyyppejä implisiittisesti, napsauta + Lisää toinen tilaus, napsauta sitten avattavaa tilaustyyppi -valikkoa ja valitse tilaustyyppi. Kokouksissa valittava oletustilaus on "kahdenkeskinen" viestintä. Se on HubSpot-tilisi sisäinen tilaustyyppi.
  • Muokkaa aikataulusivun tietosuoja- ja suostumustekstiä. Yksittäisen aikataulusivun tietosuoja- ja suostumusasetuksiin tehdyt muutokset kumoavat tilisi asetuksissa määritetyn oletustekstin.
  • Jos haluat nähdä, miten suostumusvaihtoehdot renderöidään, napsauta Esikatselu-välilehteä .
• Pääset käsiksi lomakkeen lisäasetuksiin laajentamalla Lisäasetukset-osiota napsauttamalla sitä:

• • Jos et halua, että varaussivun lomakekentät esitäytetään tunnetuilla tiedoilla, kun yhteyshenkilö palaa sivustollesi, kytke Pre-populate fields with known values -kytkin pois päältä napsauttamalla tätä. Tämän asetuksen kytkeminen pois päältä kytkee automaattisesti pois päältä Automaattinen lähetyslomakkeen lähettäminen, kun kaikki kentät ovat esitäytettyinä -asetuksen.
  • Jos haluat lähettää lomakkeen automaattisesti, kun lomakkeen kenttiin on esitäytetty tunnettuja tietoja, napsauta kytkintä Automaattinen lähetys, kun kaikki kentät on esitäytetty .

Vahvistus

• Valitse Siirrä toiselle sivulle -vaihtoehto. Jos olet asentanut mainosverkkopikselit, tämä uudelleenohjaus tukee kokousvarausten seurantaa ulkoisissa verkoissa, kuten Google ja Facebook.
• Jos haluat valita HubSpot-sivun, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse sivu.
• Jos haluat ohjata ulkoiselle sivulle, valitse Lisää ulkoinen linkki. Kirjoita URL-osoite valintaikkunaan ja napsauta sitten Lisää.
• Napsauta Seuraava.

Automaatio

Automaatio-sivulla voit poistaa automaattisen varausvahvistussähköpostin käytöstä tai lisätä muita muistutussähköposteja, jotka lähetetään ennen kokousta.

• Oletusarvoisesti vahvistussähköposti lähetetään, kun joku varaa kokouksen tämän aikataulusivun avulla. Voit poistaa tämän käytöstä kytkemällä Vahvistussähköposti-kytkimen pois päältä.
• Jos haluat lähettää muistutussähköposteja ennen kokousta, kytke Kokousta edeltävä muistutus -kytkin päälle napsauttamalla sitä. Muistutussähköpostit lähetetään vain, jos kalenteri on yhdistetty. Jos kytkin Ota kokousmuistutus oletusarvoisesti käyttöön on tililläsi päällä, uudet aikataulusivut perivät oletusarvoiset muistutukset.
  
  • Jos haluat valita, kuinka monta viikkoa, päivää, tuntia tai minuuttia ennen kokousta sähköpostiviesti lähetetään, kirjoita numero tekstikenttään, napsauta sitten Aikataulutettu muistutussähköposti -pudotusvalikkoa ja valitse aikamitta.
  
  
  
  • • Voit lisätä enintään kolme muistutussähköpostia. Jos haluat lisätä lisää muistutussähköposteja, napsauta + Lisää muistutus. Voit poistaa muistutuksen napsauttamalla deletePoista-kuvaketta.

• • • Jos sinulle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voit mukauttaa muistutussähköpostin otsikkorivin ja rungon uudella tekstillä ja personointimerkinnöillä yritykselle, yhteyshenkilölle, isännälle ja kokouksen yksityiskohdille napsauttamalla down Muokkaa muistutussähköpostia .
      • Jos haluat sisällyttää muistutussähköpostin runkoon lisätietoja, kuten kutsun kuvauksen tai sijainnin, napsauta alareunan työkalupalkin Personoi-pudotusvalikkoa. Valitse sitten ominaisuustunnisteen pudotusvalikko ja valitse tietty ominaisuus.

• • • • Voit esikatsella sähköpostiviestiä, jonka yhteystietosi saavat, napsauttamalla Esikatsele muistutussähköpostia. Sähköpostin kieli vastaa varaussivun kieli -pudotusvalikossa valittua kieltä.
• Napsauta Luo aikataulusivu.

Käyttäjät, joille on osoitettu Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voivat myös mukauttaa tiliasetuksissaan yrityksen logon, yrityksen tiedot ja oletusvärit, jotka näkyvät aikataulusivulla. Tässä tehdyt muutokset koskevat myös asiakirjojasi ja tarjouksiasi. Lue, miten voit muokata yrityksen brändiä HubSpotin myyntityökaluja varten.

Opi muokkaamaan aikataulusivuja, jakamaan kokouslinkkiä ja muokkaamaan aikataulusivun asetuksia.