Luo aikataulusivuja kokoustyökalun avulla.

Luo kahdenkeskisiä aikataulusivuja, jotta yhteyshenkilöt voivat varata tapaamisia kanssasi. Jos sinulla onmaksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voit myös luoda tiimiaikataulusivun, jotta yhteyshenkilöt voivat varata aikaa usean käyttäjän kanssa. Yhteyshenkilösi pääsevät näille aikataulusivuille kokouslinkin avulla. Jos yhdistät Gmail- tai Office 365 -kalenterisi, aikataulutetut kokoukset synkronoidaan yhdistetyn kalenterisi kanssa, joten tapaamisesi ovat aina ajan tasalla.

Ylipääkäyttäjät, joille on osoitettu maksullisia Sales Hub- tai Service Hub -paikkoja, voivat myös luoda ja muokata aikataulusivuja muille käyttäjille valitsemalla toisen käyttäjän kokouksen järjestäjäksi.

Jos sinulla ei ole maksullista paikkaa, voit mukauttaa vain yhden aikataulusivun, jossa on oletusarvoinen HubSpot-brändäys. Lue lisää tilausrajoituksista HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta.

Luo aikataulusivuja

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaanMyynti > Kokoukset.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo aikataulusivu.

• Valitse valintaikkunassa kokousvaihtoehto:
  • Kahdenkeskinen: yhteyshenkilö varaa ajan vain sinulle tai käyttäjälle, jolle luot aikataulusivuja.
  • Ryhmä (vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ): Tällä ryhmän aikataulusivulla näytetään aikavälejä, jolloin kaikki valitut ryhmän jäsenet ovat käytettävissä tapaamiseen. Käytä tätä vaihtoehtoa, jotta yhteyshenkilö voi varata tapaamisen useamman kuin yhden tiimisi jäsenen kanssa kerralla.
  • Round robin (vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ): Tämä tiimin aikataulusivu näyttää kaikkien valittujen tiimin jäsenten yksilöllisen saatavuuden. Käytä tätä vaihtoehtoa, jotta yhteyshenkilö voi varata tapaamisen sen tiimin jäsenen kanssa, jonka saatavuus sopii parhaiten hänen aikatauluunsa.
• Napsauta Seuraava.
• Jatka aikataulusivun määrittämistä alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Yleiskatsaus

Muokkaa yleiskatsaussivulla aikataulusivun perustietoja.

• Sisäinen nimi: nimi, joka näkyy, kun sähköpostiin lisätään kokouslinkki, jota käytetään aikataulusivulle pääsemiseksi.
• Järjestäjä: kokouksen omistaja tai käyttäjä, jonka kanssa yhteyshenkilö on suunnittelemassa kokousta.

Huomaa: sinun on oltava pääkäyttäjä, jolle on määritetty maksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, jotta voit luoda aikataulusivuja muille käyttäjille tililläsi, ja käyttäjän on täytynyt aktivoida kokoustyökalu. Jos haluat luoda aikataulusivun toiselle käyttäjälle, valitse hänen nimensä Organizer-pudotusvalikosta .

• Otsikko: sen kalenteritapahtuman nimi, jonka jaat yhteystietosi kanssa. Tapahtuman nimeksi tulee esimerkiksi "Tuote-esittely". Voit lisätä personointimerkkejä aiheeseen valitsemalla Yhteystietomerkki tai Yritysmerkki.
• Sijainti: Ilmoita, miten ja missä olet yhteydessä kokousosallistujiin. Tämä voi olla soittolinkki, fyysinen sijainti jne. Sijainti näkyy yhteyshenkilön kalenterikutsussa ja tapahtuma luodaan oletusarvoisesti henkilökohtaiseen kalenteriisi.
• Lisää videokonferenssilinkki: Jos käytät HubSpotin integraatiota Zoomin, UberConferencen tai Google Meetin kanssa, voit lisätä videokonferenssilinkin. Jos et ole määrittänyt videokonferenssiintegraatiota, et näe tätä vaihtoehtoa. Jos käytät eri videokonferenssiohjelmistoa ja olet kehittäjä tai tiimissäsi on kehittäjä,opettele käyttämään videokonferenssin laajennuksen API:ta.
• Kuvaus: kokouksen kuvaus, joka näkyy kutsussa, kun kokous varataan. Tämä kuvaus näkyy kalenterikutsussa, jonka yhteyshenkilösi saa, ja tapahtumassa, joka on luotu oletusarvoiseen henkilökohtaiseen kalenteriisi.
• Peruuta ja siirrä aikataulua: sisällytä tapahtuman kuvaukseen linkit peruuttamiseen ja aikataulun siirtämiseen, jotta yhteyshenkilö voi peruuttaa kokouksen tai muuttaa päivämäärää ja kellonaikaa, kun kokous on sovittu.
• Kokoustyyppi ( vainSales Hub Professional tai Enterprise tai Service Hub Professional tai Enterprise ): Valitse kokoustyyppi pudotusvalikosta.

• Kun olet valmis, valitse Seuraava.

Tiimin jäsenet( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ).

Valitse, mitkä tiimin jäsenet haluat ottaa mukaan ryhmä- tai kierroskokoukseen.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Lisää tiimin jäsen.
• Napsauta oikeassa paneelissa Tiimin jäsenet-pudotusvalikkoa ja valitse toinen tiimin jäsen ja napsauta sitten Vahvista. Jos käyttäjän kalenteri on katkaistu, hänen nimensä alla näkyy hälytys ja Tarkista saatavuus -kytkin on pois päältä.

Huomaa: tiimisi jäsenen on aktivoitava kokoustyökalu, minkä hän voi tehdä siirtymällä kokoustyökaluun ja valitsemalla Aloita ja hänellä on oltava Myyntikeskukseen tai Palvelukeskukseen osoitettu maksullinen paikka, jotta hänet voidaan lisätä ryhmä- tai kiertokokoukseen. Jos käyttäjän kalenteria ei ole yhdistetty, hänet voidaan silti lisätä linkkiin, mutta tämä saattaa vaikuttaa aikataulusivulla näkyviin käytettävissä oleviin aikoihin. Lue lisää siitä, miten kiertokokous- ja ryhmäkokousaikojen saatavuus toimii.

• Napsauta Seuraava.

Huomaa: kun aikataulusivu on luotu, ryhmäkokouksen luonut käyttäjä ei voi poistua ryhmän jäsenenä. Käyttäjä, joka on luonut ryhmäkokouksen, voi kuitenkin poistaa itsensä ryhmän jäsenenä.

Kokemus aikataulutuksesta

Mukauta kokouksen saatavuus ja varauslomake aikataulukokemussivulla .

• Muokkaa ylhäälläaikataulusivun URL-osoitetta. Tämän linkin kautta yhteystiedot voivat varata tapaamisia kalenteristasi, eikä sitä voi muokata linkin luomisen jälkeen.

Huomaa: aikataulusivun URL-osoitteessa voi käyttää vain aakkosnumeerisia merkkejä, väliviivoja tai alleviivauksia. Muita erikoismerkkejä ei tueta, eikä niitä voi syöttää tekstikenttään.

• Jos olet Starter-, Professional- tai Enterprise-käyttäjä , jolla on maksutyökalu käytössä, voitlisätä maksulinkin aikataulusivulle napsauttamalla Kerää maksut -kytkintä.
• Napsauta Maksu-välilehdellä Maksulinkki-pudotusvalikkoa ja valitse maksulinkki. Tämän maksulinkin kassasivu tulee näkyviin, kun yhteyshenkilö varaa kokouksen tällä aikataulusivulla.

Huomaa: tällä hetkellä voit kerätä maksuja vain yksi yhteen -aikataulusivuilta.

• Jos olet luomassa kiertokokousta, voit Tervetuloa-välilehdellä valita, näytetäänkö yhteyshenkilön omistajan aikataulusivu. Jos et halua asettaa yhteystiedon omistajan aikataulusivua etusijalle, siirry Aikataulu-välilehdelle .
  • Jos haluat näyttää yhteyshenkilön omistajan aikataulusivun, kun tunnettu yhteyshenkilö varaa kokouksen, kytke Priorisoi yhteyshenkilön omistaja päälle napsauttamalla tätä. Lue lisää siitä, miten tämä asetus vaikuttaa kokousten saatavuuteen.
  • Kun Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -asetus on käytössä, näkyviin tulee tervetuloruutu, johon yhteyshenkilö voi syöttää sähköpostiosoitteensa ennen aikataulusivulle pääsyä:
    • Kirjoita Sivun otsikko -kenttään teksti, joka näkyy tervetuliaisnäytössä.
    • Kirjoita Kuvaus-kenttään teksti, jossa selität, miksi kysyt vierailijan sähköpostiosoitetta.
    • Jos haluat mukauttaa tervetuliaisnäytössä näkyvää kuvaa, valitse Kuva-osiossa kuvavaihtoehto.
      • Oletuskuva: näkyviin tulee HubSpotin tarjoama kokousten oletuskuvake.
      • Yrityksen avatar: aikataulusivun luoneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen liittyvä yrityksen avatar. Tämä täytetään HubSpot Insightsin avulla.
      • Mukautettu kuva: lataa tiedostohallinnasta valittu mukautettu neliön muotoinen kuva. Vie hiiren kursori avatarin päälle ja napsauta muokkauskynäkuvaketta ja valitse sitten Muuta kuvaa. Valitse kuva oikeassa paneelissa.

• Aikataulu-välilehdellä voit mukauttaa seuraavia asioita:
  
  • Otsikko: Kirjoita nimi, joka näkyy kalenterin yläpuolella aikataulusivulla.
  • Kesto: aika, jonka vierailijat voivat varata sinut. Voit lisätä lisää vaihtoehtoja napsauttamalla + Lisää kesto.
  • Aikavyöhyke: napsauta Aikavyöhyke -pudotusvalikkoa ja valitse aikavyöhykkeesi. Tämä on aikavyöhyke, johon saatavuutesi perustuu.
  • Käytettävissä olevat ajat: Käytä pudotusvalikoita määrittääksesi viikonpäivät ja käytettävissä olevien aikavälien keston.Voit lisätä lisää aikavälejänapsauttamalla + Add hours .

Huomaa: aikataulusivun käytettävissä olevat ajat näkyvät yhteystiedon aikavyöhykeasetuksissa. Jos esimerkiksi yhteyshenkilön tietokone on asetettu Tyynenmeren aikaan, kellonajat näkyvät Tyynenmeren ajassa.Yhteyshenkilön kalenteriasetukset määrittävät sen kalenteritapahtuman päivämäärän ja kellonajan, joka lähetetään yhteyshenkilölle kokouksen varaamisen jälkeen.

• Jos haluat nähdä muita mukautusvaihtoehtoja, laajenna Lisäasetukset-osio napsauttamalla sitä. Tässä voit mukauttaa seuraavia asioita:
  • Kuva: Tämä kuva näkyy aikataulusivusi yläosassa. Valitse kuvavaihtoehto:
    • Järjestäjän avatar: Kokouksen järjestäjän avatar, joka on asetettu hänen käyttäjäprofiilissaan ja asetuksissaan, tulee näkyviin. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain luotaessa kahdenkeskistä aikataulusivua.

• • • Yrityksen avatar: näkyviin tulee yrityksen avatar, joka liittyy aikataulusivun luoneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Tämä täytetään HubSpot Insightsin avulla.
    • Mukautettu kuva: lataa tiedostonhallinnasta valittu mukautettu kuva. Vie hiiren kursori avatarin päälle ja napsauta muokkauskynäkuvaketta ja valitse sitten Vaihda kuva. Valitse kuva oikeassa paneelissa.
  • Milloin kokous voidaan varata: anna, kuinka monen viikon kuluttua ihmiset voivat varata aikaa kalenteristasi. Jos luot ajanvaraussivun tapahtumaa tai konferenssia varten, voit määrittää mukautetun päivämäärävälin varaamista varten. Valitse valintaruutu Vierivien viikkojen aikana tai Mukautettu päivämääräväli ( vain käyttäjät, joille on osoitettu Sales Hubin maksullisia paikkoja ) ja valitse sitten viikkojen määrä tai käytä päivämääränvalintakenttiä aikavälien määrittämiseen. Mukautettu päivämääräalue ei voi olla yli 10 viikkoa pitkä.
  • Vähimmäisilmoitusaika: Valitse pudotusvalikosta vähimmäisaika ennen kokousta, jonka kuluessa joku voi varata aikaa sinulta.
  • Puskuriaika: Valitse ponnahdusvalikosta puskuriaika kunkin kokouksen välillä. Puskuriaika estää kokousten varaamisen liian lähekkäin. Jos sinulla on esimerkiksi kokous kello 13.00-13.30 ja puskuriaikaa on 30 minuuttia, seuraava käytettävissä oleva kokousaika on kello 14.00.
  • Aloitusaikojen lisäys: aseta kokousten aloitusaikojen tiheys. Jos esimerkiksi olet käytettävissäsi klo 10:00-12:00 60 minuutin kokoukseen ja aloitusaikajakauma on 15 minuuttia, mahdollinen asiakas voi varata 60 minuuttia kanssasi klo 10:00, 10:15, 10:30 ja niin edelleen.
  • Varaussivun kieli: valitse kieli, jolla aikataulusivun pitäisi näkyä. Jos kävijän selainasetuksia ei voida tunnistaa, ajanvaraussivusi näkyy englanniksi.
  • Päivämäärän ja kellonajan muoto: päivämäärä ja kellonaika muotoillaan samalla kielellä, joka on valittu varaussivun kieleksi.

• Napsauta Lomake-välilehteä , jos haluat mukauttaa lomakkeen, jonka yhteyshenkilöt näkevät, kun he varaavat tapaamisen kanssasi.
• Oletusarvoisesti yhteyshenkilöiden on annettavaetunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite varauksen yhteydessä. Jos olet maksullinen Sales Hub- tai Service Hub -käyttäjä, voit lisätä lisäkysymyksiä. Muista, että kaikki lisätytlomakekentät sisällytetään kalenteritapahtumakutsuun ja tapahtuman kuvaukseen.
• Jos lomake lähetetään kokousten linkin kautta, yksilöllinen sähköpostiosoiteluo ainauuden yhteystiedon riippumatta siitä, onko olemassa olevalla yhteystiedolla vastaava käyttäjätunniste. Tällöin uuden sähköpostiosoitteenei tarvitse korvata olemassa olevan yhteystiedon sähköpostiosoitetta.

• • Jos haluat lisätä yksinkertaisen tekstikenttäkysymyksen, valitse Mukautettu kysymys. Kirjoita kysymys ja valitse sitten Tallenna. Jos haluat tehdä kentästä valinnaisen, poista kentän oikealla puolella olevan Pakollinen-valintaruudun valinta.
  • Jos haluat lisätä olemassa olevan yhteystieto-ominaisuuden kentäksi, valitse Yhteystieto-ominaisuus. Näin voit lisätä erilaisia kenttätyyppejä lomakkeeseen. Jos haluat luoda uuden ominaisuuden tälle kentälle, opettele luomaan mukautettuja ominaisuuksia. Valitse yhteystieto-ominaisuus pudotusvalikosta ja napsauta sitten Tallenna. Jos haluat tehdä kentästä valinnaisen, poista kentän oikealla puolella olevan Pakollinen-valintaruudun valinta.

Huomaa: et voi lisätä tiedostojen latauskenttää kokouslomakkeeseen.

• Jos haluat lisätä CAPTCHA-haasteen aikataulusivulle roskapostin estämiseksi, napsauta CAPTCHA (roskapostin esto) -kytkintä päälle.
• Jos tililläsi on GDPR-toiminto , kaikkien jatkossa luotavien aikataulusivujen oletusarvo on GDPR ON. Aikataulusivulla näkyy oletusarvoisesti Tietosuoja ja suostumus teksti , jonka olet määrittänyt tilisi asetuksissa. Jos haluat mukauttaa Privacy & Consent (GDPR) -asetukset tälle aikataulusivulle, valitse Customize (Mukauta):
  
  • Voit kaapata yhteyshenkilön suostumuksen tietyn tilaustyypin viestintään tai kaapata oikeutetun kiinnostuksen aikataulusivulla.Valitse Mukauta markkinointisuostumusta -paneelissa Suostumus tai Oikeutettu etu pudotusvalikosta.
    • Suostumus: muokkaa viestinnän suostumustekstiä ja lisää sitten lisää tilaustyyppejä/valintaruutuja, jotta kävijät voivat antaa suostumuksensa useiden tilaustyyppien viestintään yhdellä aikataulusivulla. Napsauta + Lisää toinen valintaruutu, valitse sitten suostumustyyppi ja muokkaa valintaruudun vieressä näkyvää tekstiä.
    • Oikeutettu etu: Valitse laillinen peruste pudotusvalikosta. Jos haluat lisätä lisää tilaustyyppejä, jotta voit kaapata useita tilaustyyppejä implisiittisesti, napsauta + Lisää toinen tilaus, napsauta sitten Tilaustyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tilaustyyppi. oletustilaustyyppi, jonka valitset tapaamisissa, on "yksi yhteen" -viestintä. Se on HubSpot-tilisi sisäinen tilaustyyppi.
  • Muokkaa ajanvaraussivun tietosuoja- ja suostumustekstiä. Kaikki muutokset, jotka tehdään yksittäisen ajanvaraussivun tietosuoja- ja suostumustekstiä koskeviin vaihtoehtoihin , ohittavattilisi asetuksissa määritetynoletusarvoisen tekstin .
  • Jos haluat nähdä, miten suostumusvaihtoehdot renderöidään, napsauta Esikatselu -välilehteä.
• Jos haluat käyttää lomakkeen lisäasetuksia, laajenna Lisäasetukset-osio napsauttamalla sitä:

• • Jos et halua, että varaussivun lomakekentät esitäytetään tunnetuilla tiedoilla , kun yhteyshenkilö palaa sivustollesi, kytke Esitä kentät tunnetuilla arvoilla pois päältä. Tämän asetuksen kytkeminen pois päältä kytkee automaattisesti pois päältä Automaattinen lähetyslomakkeen lähettäminen, kun kaikki kentät ovat esitäytetty -asetuksen.
  • Jos haluat lähettää lomakkeen automaattisesti, kun lomakkeen kenttiin on esitäytetty tunnetut tiedot, napsauta Automaattinen lomakkeen lähettäminen, kun kaikki kentät on esitäytetty -kytkintä päälle.
• Käyttäjät, joille on määritetty maksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voivatohjata yhteystietoja tietylle verkkosivulle, aloitussivulle tai ulkoiselle sivulle sen jälkeen, kun he ovat varanneet kokouksen. Voit mukauttaa kontaktin kokemusta varauksen jälkeen napsauttamalla Vahvistus-kohtaa
  • Valitse Siirrä toiselle sivulle -vaihtoehto. Jos olet asentanut mainosverkkopikselit, tämä uudelleenohjaus tukee kokousvarausten seurantaa ulkoisissa verkoissa, kuten Google ja Facebook.
  • Valitse HubSpot-sivu napsauttamalla -pudotusvalikkoa ja valitsemalla -sivu.
  • Jos haluat ohjata ulkoiselle sivulle, valitse Lisää ulkoinen linkki. Kirjoita valintaikkunaan URL-osoite ja napsauta sitten Lisää.
• Kun olet muokannut aikataulutusasetuksia, valitse Seuraava.

Automaatio

Automaatio-sivulla voit poistaa automaattisen varausvahvistussähköpostin käytöstä tai lisätä muita muistutussähköposteja lähetettäväksi ennen kokousta.

Huomaa: et voi muokata vahvistus- tai muistutussähköpostien sisältöä.

• Oletusarvoisesti lähetetään vahvistussähköposti, kun joku varaa kokouksen tämän aikataulusivun kautta. Voit poistaa tämän käytöstä napsauttamalla Vahvistussähköposti-kytkintä pois päältä.
• Jos haluat lähettää muistutussähköposteja ennen kokousta, kytke kokousta edeltävä muistutus päälle napsauttamalla tätä.
  
  • Jos haluat valita, kuinka monta viikkoa, päivää, tuntia tai minuuttia ennen kokousta sähköpostiviesti lähetetään, kirjoita numero tekstikenttään, napsauta sitten Aikataulutettu muistutussähköposti -pudotusvalikkoa ja valitse aikamitta.
  • Voit lisätä enintään kolme muistutussähköpostia. Jos haluat lisätä lisää muistutussähköposteja, valitse Lisää muistutus. Voit poistaa muistutuksen napsauttamalla poisto poisto -kuvaketta.

Huomaa: Muistutussähköpostit lähetetään tapahtumasähköposteina, vaikka et käyttäisikään tapahtumasähköpostien lisäosaa. Niitä ei lasketa sähköpostien lähetysrajaan.

• • Jos haluat sisällyttää kutsun kuvauksen muistutussähköpostiin, valitse Sisällytä kutsun kuvaus muistutukseen -valintaruutu.
  • Voit esikatsella sähköpostiviestiä, jonka yhteystietosi saavat, valitsemalla Esikatsele muistutussähköpostia. Sähköpostin kieli vastaa varaussivun kieli -pudotusvalikosta valittua kieltä.
• Napsauta Valmis.

Voit nyt jakaa kokouslinkin yhteystietojesi kanssa, jotta he voivat siirtyä aikataulusivulle ja varata aikaa kanssasi.Kokouksen nimen viereen ilmestyy Tyyppi- -sarakkeeseen One-on-One-, Group- tai Round Robin -merkintä, ja järjestäjän nimi näkyy merkinnän alapuolella.

Huomaa: kun kyseessä on kiertokokous, muistutussähköposti lähetetään siltä HubSpot-käyttäjältä, joka on varannut kokouksen yhteyshenkilön kanssa, ei siltä HubSpot-käyttäjältä, joka on luonut aikataulusivun.

Käyttäjät, joille on määritetty maksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voivat myös mukauttaa yrityksen logon, yritystiedot ja oletusvärit, jotka näkyvät aikataulusivulla, tiliasetuksissa. Täällä tehdyt muutokset koskevat myös asiakirjojasi ja tarjouksiasi. Lue, miten voit muokata yrityksen brändiä HubSpotin myyntityökaluja varten.

Opi hallitsemaan aikataulusivuja.