Luo aikataulusivuja kokoustyökalun avulla

Luo kahdenkeskisiä aikataulusivuja, jotta yhteyshenkilöt voivat varata tapaamisia kanssasi. Jos sinulla on Sales Hub tai Service Hub -paikka , voit myös luoda tiimiaikataulusivun, jotta yhteyshenkilöt voivat varata aikaa usean käyttäjän kanssa. Yhteyshenkilösi pääsevät näille aikataulusivuille kokouslinkki avulla. Jos yhdistät Gmail- tai Office 365 -kalenterisi, aikataulutetut kokoukset synkronoidaan yhdistetyn kalenterisi kanssa, joten tapaamisesi ovat aina ajan tasalla.

Käyttäjät, joilla on Kokousaikataulusivut-oikeudet , voivat myös luoda ja muokata aikataulusivuja muille käyttäjille valitsemalla toisen käyttäjän kokouksen järjestäjäksi.

Jos sinulla ei ole paikkaa, voit mukauttaa vain yhden aikataulusivun, jossa on oletusarvoinen brändäys. Lue lisää tilausrajoituksista HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta.

Huomaa: Jos olet Super Admin, opettele, miten voit valita tilisi betaan.

Ennen kuin aloitat

• Jos haluat tietää, laajuus kukin paikka sisältää, katso lisätietoja HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta.
• Jos Meetings Scheduler ei näy navigointivalikossa kohdassa Library, varmista, että käyttäjälläsi on Sales Access -oikeudet.
• Voit luoda, muokata ja poistaa aikataulusivuja muille käyttäjille, jos sinulla on Kokousten aikataulusivujen käyttöoikeudet. Jos olet pääjärjestelmänvalvoja tai käyttäjä, jolla on Käyttäjien lisääminen ja muokkaaminen - oikeudet, voit myöntää käyttäjälle nämä oikeudet.

Luo aikataulusivuja

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kirjasto > Kokoukset.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo aikataulusivu.
• Valitse valintaikkunassa kokousvaihtoehto:
  • Kahdenkeskinen: Yhteyshenkilö varaa ajan vain sinulle tai käyttäjälle, jolle luot aikataulusivuja.
  • Ryhmä ( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ): tämä ryhmän aikataulusivu näyttää aikavälejä, joissa kaikki valitut ryhmän jäsenet ovat käytettävissä tapaamiseen. Käytä tätä vaihtoehtoa, jotta yhteyshenkilö voi varata tapaamisen useamman kuin yhden tiimisi jäsenen kanssa kerralla.
  • Round robin ( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ): Tämä tiimin aikataulusivu näyttää kaikkien valittujen tiimin jäsenten yksittäiset saatavuustiedot. Käytä tätä vaihtoehtoa, jotta yhteyshenkilö voi varata tapaamisen sen tiimin jäsenen kanssa, jonka saatavuus sopii parhaiten hänen aikatauluunsa.

• Jatka aikataulusivun määrittämistä noudattamalla alla olevia ohjeita.

Yleiskatsaus

Muokkaa yleiskatsaussivulla aikataulusivun perustietoja.

• Sisäinen nimi: nimi, joka näkyy, kun sähköpostiin lisätään kokouslinkki, jota käytetään aikataulusivulle pääsemiseksi.
• Liiketoimintayksikkö: jos käytössäsi on liiketoimintayksiköt-lisäosa, valitse liiketoimintayksikkö, johon haluat liittää tämän kokouksen, Liiketoimintayksikkö.
• Järjestäjä: kokouksen omistaja tai käyttäjä, jonka kanssa yhteyshenkilö on suunnittelemassa kokousta. Sinulla on oltava Kokousten aikataulusivut -oikeudet, jotta voit luoda aikataulusivuja tilisi muille käyttäjille, ja käyttäjän on täytynyt aktivoida kokoustyökalu. Jos haluat luoda aikataulusivun toiselle käyttäjälle, valitse hänen nimensä Järjestäjä-pudotusvalikosta .
• Otsikko: sen tapahtuma nimi, jonka jaat yhteyshenkilön kanssa. tapahtuma nimeksi ilmestyisi esimerkiksi "Tuote-esittely". Voit lisätä personointimerkkejä aiheeseen valitsemalla Yhteyshenkilön merkki tai Yrityksen merkki.
• Sijainti: Sisällytä tiedot siitä, miten ja missä olet yhteydessä kokouksen osallistujaan. Tämä voi olla soittolinkki, fyysinen sijainti jne. Tämä sijainti näkyy yhteystiedon kalenterikutsussa ja tapahtuma luodaan oletusarvoisesti henkilökohtaiseen kalenteriisi.
• Lisää videokonferenssilinkki: Jos käytät HubSpotin integraatiota Microsoft Teamsin, Zoomin, UberConferencen tai Google Meetin kanssa, voit lisätä videokonferenssilinkin. Jos et ole määrittänyt videokonferenssiintegraatiota, et näe tätä vaihtoehtoa. Jos käytät eri videokonferenssiohjelmistoa ja olet kehittäjä tai tiimissäsi on kehittäjä, opettele käyttämään videokonferenssin laajennuksen API:ta.
• Peruuta ja siirrä aikataulua: kytke kytkin päälle, jotta tapahtuma kuvaukseen sisällytetään peruutus- ja siirtolinkit, jotta yhteyshenkilö voi perua tai muuttaa päivämäärää ja kellonaikaa tarvittaessa, kun kokous on suunniteltu.
• Kuvaus: Kokouksen kuvaus, joka näkyy kutsussa, kun kokous varataan. Tämä kuvaus näkyy kalenterikutsussa, jonka yhteyshenkilö saa, ja tapahtuma joka luodaan oletusarvoisesti henkilökohtaiseen kalenteriin.

• Napsauta Seuraava.

Tiimin jäsenet (vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise )

Valitse, mitkä tiimin jäsenet haluat ottaa mukaan ryhmä- tai kierroskokoukseen.

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Lisää tiimin jäsen.
• Napsauta oikeassa paneelissa Tiimin jäsenet-pudotusvalikkoa ja valitse toinen tiimin jäsen ja napsauta sitten Vahvista. Jos käyttäjän kalenteri on katkaistu, hänen nimensä alla näkyy hälytys ja Tarkista saatavuus -kytkin on pois päältä.

• Napsauta Seuraava.

Aikataulutus

Muokkaa kokouksen saatavuus ja varauslomake Aikataulutus-sivulla .

• Muokkaa ylhäälläaikataulusivun URL-osoitetta. Tämä on linkki, jota yhteystiedot käyttävät varatakseen tapaamisia kalenteristasi, eikä sitä voi muokata linkin luomisen jälkeen. aikataulusivun URL-osoitteessa voi käyttää vain aakkosnumeerisia merkkejä, väliviivoja tai alleviivauksia. Muita erikoismerkkejä ei tueta.
• Jos olet luomassa yksilö-, ryhmäaikataulutus- tai kierrosaikasivua ja olet määrittänyt HubSpot-maksut tai Stripe-maksunkäsittely, voit lisätä maksulinkin aikataulusivulle kytkemällä Maksujen kerääminen -kytkimen päälle.
• Napsauta Maksu-välilehdellä Maksulinkki-pudotusvalikkoa ja valitse maksulinkki. Tämän maksulinkin kassasivu tulee näkyviin, kun yhteyshenkilö varaa tapaamisen tällä aikataulusivulla.

Tervetuloa

• Jos haluat näyttää yhteyshenkilön omistaja aikataulusivun, kun tunnettu yhteyshenkilö varaa kokouksen, kytke Priorisoi yhteyshenkilön omistaja päälle napsauttamalla tätä. Lue lisää siitä, miten tämä asetus vaikuttaa kokousten saatavuuteen.
• Kun Priorisoi yhteyshenkilön omistaja -asetus on päällä, näyttöön tulee tervetuloruutu, jossa yhteyshenkilö voi syöttää sähköpostiosoitteensa ennen aikataulusivulle pääsyä:
  • Kirjoita Sivun otsikko -kenttään teksti, joka näkyy tervetuliaisnäytössä.
  • Kirjoita Kuvaus-kenttään teksti, jossa selität, miksi kysyt vierailijan sähköpostiosoitetta.
  • Jos haluat mukauttaa tervetuliaisnäytössä näkyvää kuvaa, valitse Kuva-osiossa kuvavaihtoehto.
    • Oletuskuva: näkyviin tulee HubSpotin tarjoama kokousten oletuskuvake.
    • Yrityksen avatar: aikataulusivun luoneen käyttäjän sähköpostiosoitteeseen liittyvä yrityksen avatar. Tämä täytetään HubSpot Insightsin avulla.
    • Mukautettu kuva: lataa tiedostohallinnasta valittu mukautettu neliön muotoinen kuva. Kuvan on oltava neliönmuotoinen, jotta se renderöityy oikein. Vie hiiren kursori avatarin päälle ja napsauta edit -kynäkuvaketta ja valitse sitten Muuta kuvaa. Valitse kuva oikeassa paneelissa.

Aikataulu

• Otsikko: Kirjoita nimi, joka näkyy kalenterin yläpuolella aikataulusivulla.
• Kesto: aika, jonka vierailijat voivat varata sinut. napsauta Duration options (Kestovaihtoehdot ) -pudotusvalikkoa ja valitse haluamasi kestot. Voit lisätä lisää vaihtoehtoja napsauttamalla + Lisää mukautettu kesto.
• Aikavyöhyke: napsauta Aikavyöhyke-pudotusvalikkoa ja valitse aikavyöhykkeesi. Tämä on aikavyöhyke, johon saatavuutesi perustuu.

Huomaa: Kazakstan ei tunnusta kesäaikaa, joten nämä alueet ovat UTC+5-aikavyöhykkeellä. Lue lisää siitä, miten tätä voidaan kiertää.

• Saatavuus-ikkuna: Käytä pudotusvalikoita, kun haluat määrittää viikonpäivät ja käytettävissä olevien aikavälien keston. Voit lisätä uusia aikavälejä napsauttamalla + Lisää tunteja .
• Huomioi työajat: kytke Huomioi työajat -vaihtoehto päälle, jos haluat, että käyttäjät varataan heidän työaikanaan. Jos käyttäjille ei ole asetettu työaikoja, heitä ei varata edellä määritetyn saatavuusikkunan ulkopuolella. Lue, miten työajat asetetaan.

Huomaa: aikataulusivun käytettävissä olevat ajat näkyvät yhteyshenkilön aikavyöhykeasetuksissa. Jos esimerkiksi yhteyshenkilön tietokone on asetettu Tyynenmeren aikaan, kellonajat näkyvät Tyynenmeren ajassa.Yhteyshenkilön kalenteriasetukset määrittävät sen tapahtuma päivämäärän ja kellonajan, joka lähetetään yhteyshenkilölle kokouksen varaamisen jälkeen.

• Jos haluat nähdä muita mukautusvaihtoehtoja, laajenna Lisäasetukset-osio napsauttamalla sitä. Tässä voit mukauttaa seuraavia asioita:
  • Kuva: Tämä kuva näkyy aikataulusivun yläosassa. Valitse kuvavaihtoehto:
    • Järjestäjän avatar: näkyviin tulee kokouksen järjestäjän avatar, joka on asetettu hänen käyttäjäprofiilissaan ja asetuksissaan. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain luotaessa kahdenkeskistä aikataulusivua.

• • • Yrityksen avatar: aikataulusivun luoneen käyttäjän sähköpostialueeseen liittyvä yrityksen avatar tulee näkyviin. Tämä täytetään HubSpot Insightsin avulla.
    • Mukautettu kuva: lataa tiedostonhallinnasta valittu mukautettu kuva. Vie hiiren kursori avatarin päälle ja napsauta edit -kynäkuvaketta ja valitse sitten Muuta kuvaa. Valitse kuva oikeassa paneelissa.
  • Milloin kokous voidaan varata: Anna päivien tai viikkojen määrä tästä hetkestä, jolloin ihmiset voivat varata aikaa kalenteristasi. Jos luot ajanvaraussivun tapahtuma tai konferenssia varten, voit määrittää mukautetun päivämäärävälin varaamista varten. Valitse radiopainike Jatkuvan ajanjakson aikana tai Mukautettu päivämääräalue (vain käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub ja Service Hub -paikat ) ja valitse sitten työpäivien, kalenteripäivien tai viikkojen määrä tai käytä päivämääränvalitsimen kenttiä aikavälien määrittämiseen. Mukautettu päivämääräalue ei voi olla yli 10 viikkoa pitkä.
  • Vähimmäisilmoitusaika: Valitse pudotusvalikosta vähimmäisaika ennen kokousta, jonka kuluessa joku voi varata aikaa sinulta.
  • Puskuriaika: Valitse pudotusvalikosta puskuriaika kunkin kokouksesi välillä. Puskuriaika estää tapaamisten varaamisen liian lähekkäin. Jos sinulla on esimerkiksi kokous kello 13.00-13.30 ja puskuriaikaa on 30 minuuttia, seuraava käytettävissä oleva kokousaika on kello 14.00.
  • Alkamisajan lisäys: Määritä kokousten alkamisaikojen tiheys. Jos esimerkiksi olet käytettävissäsi klo 10:00-12:00 60 minuutin kokoukseen ja aloitusaikasi porrastus on 15 minuuttia, mahdollinen asiakas voi varata 60 minuuttia kanssasi klo 10:00, 10:15, 10:30 ja niin edelleen.
  • Varaussivun kieli: Valitse kieli, jolla aikataulusivun pitäisi näkyä. Jos vierailijan selainasetuksia ei voida tunnistaa, ajanvaraussivusi näkyy englanniksi.

  Huomaa: jos asetat Varaussivun kieleksi Käytä kävijän selainasetuksia, suostumusteksti näytetään aina englanniksi riippumatta kävijän selaimen kielestä.

  • Päivämäärän ja kellonajan muoto: Päivämäärä ja kellonaika muotoillaan samalla kielellä, joka on valittu varaussivun kieleksi.

Lomake

• Oletusarvoisesti yhteyshenkilöiden on annettavaetunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite varauksen yhteydessä. Jos lomake lähetetään kokouslinkin kautta, yksilöllinen sähköpostiosoite luo aina uuden yhteyshenkilön riippumatta siitä, onko olemassa olevalla yhteyshenkilöllä vastaava käyttäjätunniste. Tällöin uuden sähköpostiosoitteen ei tarvitse korvata olemassa olevan yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta.
• Jos sinulle on määritetty Sales Hub tai Service Hub -paikka, voit lisätä lisäkysymyksiä. Muista, että kaikki lisätyt lomakekentät sisällytetään tapahtuma ja tapahtuma. Jos luot aikataulusivun toiselle käyttäjälle, jolle ei ole määritetty Sales Hub tai Service Hub -paikkaa , et voi lisätä lomakkeeseen lisäkysymyksiä.
  
  • Jos haluat lisätä yksinkertaisen tekstikenttäkysymyksen, valitse Mukautettu kysymys. Kirjoita kysymys ja valitse sitten Tallenna. Jos haluat tehdä kentästä valinnaisen, poista kentän oikealla puolella olevan Pakollinen-valintaruudun valinta.
  • Jos haluat lisätä olemassa olevan yhteystiedon ominaisuus kentäksi, valitse Yhteystiedon ominaisuus. Näin voit lisätä lomakkeeseen erilaisia kenttätyyppejä. Jos haluat luoda uuden ominaisuus tälle kentälle, opettele, miten mukautettuja ominaisuuksia luodaan. Valitse yhteystiedon ominaisuus pud otusvalikosta ja napsauta sitten Tallenna. Jos haluat tehdä kentästä valinnaisen, poista kentän oikealla puolella olevan Pakollinen-valintaruudun valinta. Et voi lisätä tiedostojen latauskenttää kokouslomakkeeseen.

• Jos haluat lisätä CAPTCHA-haasteen aikataulusivulle roskapostin estämiseksi, napsauta CAPTCHA (roskapostin esto) -kytkintä päälle.
  • Jos haluat estää kävijät, joilla on ilmaiset sähköpostiverkkotunnukset, napsauta kytkintä Block free email domains (Estä ilmaiset sähköpostiverkkotunnukset).
  • Jos tililläsi on pääsy estämään ilmaisia sähköpostialueita -betaan, voit estää tiettyjä sähköpostialueita varaamasta aikaa kalenteristasi napsauttamalla + Estää tietyt verkkotunnukset. Kirjoita sitten sähköpostiosoite, napsauta Lisää ja napsauta vasemmassa alakulmassa Tallenna.
• Jos haluat sallia asiakkaiden kutsua muita vieraita kokouksiin, napsauta Salli vieraat -kytkintä päälle. Tämän asetuksen kytkeminen päälle kytkee automaattisesti pois päältä Automaattinen lähetyslomakkeen lähettäminen, kun kaikki kentät on täytetty valmiiksi -asetuksen.

Huomaa: voit antaa mahdollisille asiakkaille mahdollisuuden antaa sähköpostiosoitteensa, kun he varaavat tapaamisen kanssasi, kunhan tietyt kriteerit täyttyvät. Kuten tietosuojakäytännössämme tarkemmin kerrotaan, mahdollisella asiakkaalla on oltava muiden vieraiden suostumus heidän tietojensa jakamiseen HubSpotin kanssa. Vieraiden on myös suostuttava siihen, että HubSpot säilyttää ja käsittelee heidän tietojaan ja tietojaan kokouskutsun luomista ja kokouksen osallistujien tarkastelua varten. Meille toimitettuja vieraiden tietoja käsitellään tietosuojakäytäntömme mukaisesti.

• Jos tililläsi on tietosuoja-asetukset päällä, kaikkien jatkossa luotavien aikataulusivujen oletusarvo on tietosuoja päällä. Aikataulusivulla näkyy oletusarvoisesti Suostumusteksti , jonka olet määrittänyt tietosuoja- ja suostumustilin asetuksissa. Jos haluat mukauttaa tietosuoja- ja suostumusasetuksia tälle aikataulusivulle, valitse Mukauta:
  
  • Voit kaapata yhteyshenkilön suostumuksen tietyn tilaustyypin viestintään tai kaapata oikeutettu etu aikataulusivullasi. Valitse Customize marketing consent (Mukauta markkinointisuostumusta ) -paneelissa avattavasta valikosta Consent (Suostumus ) tai Oikeutettu etu ).
    • Suostumus: Muokkaa viestinnän suostumustekstiä ja lisää sitten lisää tilaustyyppejä/valintaruutuja, jotta kävijät voivat antaa suostumuksensa useiden tilaustyyppien viestintään yhdellä aikataulusivulla. Napsauta + Lisää toinen valintaruutu, valitse sitten suostumustyyppi ja muokkaa valintaruudun vieressä näkyvää tekstiä.
    • Oikeutettu etu: Valitse laillinen peruste pudotusvalikosta. Jos haluat lisätä lisää tilaustyyppejä, jotta voit kaapata useita tilaustyyppejä implisiittisesti, napsauta + Lisää toinen tilaus, napsauta sitten avattavaa tilaustyyppi -valikkoa ja valitse tilaustyyppi. Kokouksissa valittava oletustilaus on "kahdenkeskinen" viestintä. Se on HubSpot-tilisi sisäinen tilaustyyppi.
  • Muokkaa aikataulusivun tietosuoja- ja suostumustekstiä. Yksittäisen aikataulusivun tietosuoja- ja suostumusasetuksiin tehdyt muutokset kumoavat tilisi asetuksissa määritetyn oletustekstin.
  • Jos haluat nähdä, miten suostumusvaihtoehdot renderöidään, napsauta Esikatselu-välilehteä .
• Pääset käsiksi lomakkeen lisäasetuksiin laajentamalla Lisäasetukset-osiota napsauttamalla sitä:

• • Jos et halua, että varaussivun lomakekentät täytetään ennalta tunnetuilla tiedoilla, kun yhteyshenkilö palaa sivustollesi, kytke kenttien esitäyttö tunnetuilla arvoilla pois päältä napsauttamalla tätä vaihtoehtoa. Tämän asetuksen kytkeminen pois päältä kytkee automaattisesti pois päältä Automaattinen lähetyslomakkeen lähettäminen, kun kaikki kentät ovat esitäytettyinä -asetuksen.
  • Jos haluat lähettää lomakkeen automaattisesti, kun lomakkeen kenttiin on esitäytetty tunnettuja tietoja, napsauta kytkintä Automaattinen lähetys, kun kaikki kentät on esitäytetty .

Vahvistus

• Valitse Siirrä toiselle sivulle -vaihtoehto. Jos olet asentanut mainosverkkopikselit, tämä uudelleenohjaus tukee kokousvarausten seurantaa ulkoisissa verkoissa, kuten Google ja Facebook.
• Jos haluat valita HubSpot-sivun, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse sivu.
• Jos haluat ohjata ulkoiselle sivulle, valitse Lisää ulkoinen linkki. Kirjoita URL-osoite valintaikkunaan ja napsauta sitten Lisää.
• Napsauta Seuraava.

Automaatio

Automaatio-sivulla voit poistaa automaattisen varausvahvistussähköpostin käytöstä tai lisätä muita muistutussähköposteja lähetettäväksi ennen kokousta.

Huomaa: vahvistussähköpostien sisältöä ei voi muokata. Muistutussähköposteja voi muokata, jos sinulla on Sales Hub tai Service Hub -paikka ja olet valinnut Muokkaa kokousta edeltävää muistutussähköpostia.

• Oletusarvoisesti lähetetään vahvistussähköposti, kun joku varaa kokouksen tämän aikataulusivun kautta. Voit poistaa tämän käytöstä napsauttamalla Vahvistussähköposti-kytkintä pois päältä.
• Jos haluat lähettää muistutussähköpostia ennen kokousta, kytke Kokousta edeltävä muistutus päälle napsauttamalla tätä. Muistutussähköpostit lähetetään vain, jos kalenterisi on yhdistetty. Jos kytkin Ota kokousmuistutus oletusarvoisesti käyttöön on tililläsi päällä, uudet aikataulusivut perivät oletusarvoiset muistutukset.
  
  • Jos haluat valita, kuinka monta viikkoa, päivää, tuntia tai minuuttia ennen kokousta sähköpostiviesti lähetetään, kirjoita numero tekstikenttään, napsauta sitten Aikataulutettu muistutussähköposti -pudotusvalikkoa ja valitse mitta.
  
  
  • • Voit lisätä enintään kolme muistutussähköpostia. Jos haluat lisätä lisää muistutussähköposteja, napsauta + Lisää muistutus. Jos haluat poistaa muistutuksen, napsauta roskakorin poistokuvaketta delete. To ksjhksToTo
    • Jos haluat lisätä muistutussähköpostin runkoon lisätietoja, kuten kutsun kuvauksen tai kellonajan, napsauta alareunan työkalurivin Personoi-pudotusvalikkoa. Valitse sitten ominaisuus pudotusvalikko ja valitse tietty ominaisuus.

Huomaa: Muistutussähköpostit lähetetään tapahtumasähköposteina, vaikka et käyttäisikään tapahtumasähköpostien lisäosaa. Niitä ei lasketa sähköpostien lähetysrajaan.

• • Voit esikatsella sähköpostiviestiä, jonka yhteystietosi saavat, valitsemalla Esikatsele muistutussähköpostia. Sähköpostin kieli vastaa varaussivun kieli -pudotusvalikosta valittua kieltä.
• Napsauta Valmis.

Jaa aikataulusivusi

Voit nyt jakaa kokouslinkki yhteystietojesi kanssa , jotta he voivat siirtyä aikataulusivulle ja varata aikaa kanssasi. Tyyppi-sarakkeessa kokousnimen vieressä näkyy Yksilö-, ryhmä- tai Round Robin -merkintä, ja järjestäjän nimi näkyy merkinnän alapuolella.

Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub tai Service Hub -paikka , voivat myös mukauttaa yrityksen logon, yritystiedot ja oletusvärit, jotka näkyvät aikataulusivulla tiliasetuksissa. Täällä tehdyt muutokset koskevat myös asiakirjat ja tarjouksiasi. Lue, miten voit muokata yrityksen brändäys HubSpotin myyntityökaluja varten.

Opi hallitsemaan aikataulusivuja.