Skapa schemaläggningssidor med mötesverktyget

Skapa schemaläggningssidor för enskilda möten så att kontakter kan boka möten med dig. Om du har en tilldeladbetald plats i Sales Hub eller Service Hub kan du också skapa en schemaläggningssida för team så att kontakter kan boka tid med flera användare. Dina kontakter kan komma åt dessa schemaläggningssidor med hjälp av en möteslänk. Om du ansluter din Gmail- eller Office 365-kalender synkroniseras schemalagda möten med din anslutna kalender så att dina möten alltid är uppdaterade.

Superadministratörer med tilldelade betalda platser i Sales Hub eller Service Hub kan också skapa och redigera schemaläggningssidor för andra användare genom att välja den andra användaren som mötesorganisatör.

Om du inte har en betald plats kan du bara anpassa en schemaläggningssida med standard HubSpot-varumärke. Läs mer om dina prenumerationsgränser i HubSpots produkt- och tjänstekatalog.

Skapa schemaläggningssidor

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Möten.

• Klicka på Skapa schemaläggningssida längst upp till höger.

• Välj ett mötesalternativ i dialogrutan:
  • En-mot-en: kontakten kommer att schemalägga tid med bara dig eller den användare du skapar schemaläggningssidorna för.
  • Grupp( endastSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise ): den här schemaläggningssidan för team visar tidsluckor där alla valda teammedlemmar är tillgängliga för att träffas. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med mer än en medlem i ditt team samtidigt.
  • Round robin ( endastSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise ): den här teamschemaläggningssidan visar den individuella tillgängligheten för alla valda teammedlemmar. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med en teammedlem vars tillgänglighet passar bäst med deras schema.
• Klicka på Nästa.
• Fortsätt att konfigurera din schemaläggningssida enligt stegen nedan.

Översikt

På sidan Översikt redigerar du schemaläggningssidans grundläggande information.

• Internt namn: det namn som visas när den möteslänk som används för att komma åt schemaläggningssidan läggs till i ett e-postmeddelande.
• Organisatör: mötesägaren, eller den användare som kontakten planerar ett möte med.

Observera: du måste vara superadministratör med en tilldelad betald plats i Sales Hub eller Service Hub för att kunna skapa schemaläggningssidor för andra användare i ditt konto, och användaren måste ha aktiverat mötesverktyget. För att skapa en schemaläggningssida för en annan användare väljer du deras namn i rullgardinsmenyn Organisatör .

• Titel: namnet på kalenderhändelsen som du delar med din kontakt. Till exempel visas "Produktdemo" som händelsens namn. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnet genom att klicka på Kontakttoken eller Företagstoken.
• Plats: inkludera information om hur och var du kommer att ansluta till mötesdeltagaren. Det kan vara en inringningslänk, en fysisk plats osv. Platsen visas i kontaktens kalenderinbjudan och i evenemanget som skapas i din personliga standardkalender.
• Lägg till videokonferenslänk: om du använder HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet kan du lägga till en videokonferenslänk. Om du inte har konfigurerat en videokonferensintegration kommer du inte att se det här alternativet. Om du använder en annan videokonferensprogramvara och är utvecklare eller har en utvecklare i ditt team kan du lära dig hur du använder API:n för videokonferenstillägg.
• Beskrivning: en beskrivning av mötet som visas i inbjudan när ett möte bokas. Denna beskrivning kommer att visas i kalenderinbjudan som din kontakt får och händelsen som skapas i din personliga standardkalender.
• Avboka och ändra tid: Inkludera länkar för att avboka och ändra tid i händelsebeskrivningen, så att kontakten kan avboka eller ändra datum och tid om det behövs när ett möte har planerats.
• Mötestyp ( endastSales Hub Professional eller Enterprise eller Service Hub Professional eller Enterprise ): välj en mötestyp från rullgardinsmenyn.

• När du är klar klickar du på Nästa.

Teammedlemmar( endastSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise )

Välj vilka teammedlemmar du vill inkludera i grupp- eller round robin-mötet.

• Klicka på Lägg till teammedlem längst upp till höger.
• Klicka på rullgardinsmenyn Teammedlemmar i den högra panelen, välj en annan teammedlem och klicka sedan på Bekräfta. Om en användares kalender är frånkopplad visas en varning under användarens namn och knappen Kontrollera tillgänglighet stängs av.

Observera: din teammedlem måste ha aktiverat mötesverktyget, vilket de kan göra genom att navigera till mötesverktyget och klicka på Kom igång och ha en tilldelad Sales Hub eller Service Hub betald plats för att kunna läggas till i ett gruppmöte eller round robin-möte. Om en användares kalender inte är ansluten kan de fortfarande läggas till i länken, men detta kan påverka de tillgängliga tider som visas på schemaläggningssidan. Läs mer om hur tillgänglighet för round robin- och gruppmöten fungerar.

• Klicka på Nästa.

Observera: När schemaläggningssidan har skapats kan den användare som skapade ett gruppmöte inte tas bort som teammedlem. En användare som har skapat ett round robin-möte kan dock ta bort sig själv som teammedlem.

Erfarenhet av schemaläggning

På erfarenhetssidan Schemaläggning anpassar du tillgängligheten för mötet och bokningsformuläret.

• Högst upp redigerar duschemaläggningssidans URL. Detta är den länk som kontakter kommer att använda för att boka möten i din kalender, och den kan inte redigeras efter att länken har skapats.

Observera: du kan endast använda alfanumeriska tecken, bindestreck eller understreck i schemaläggningssidans URL. Andra specialtecken stöds inte och kan inte anges i textfältet.

• Om du är en Starter-, Professional- eller Enterprise-användare med betalningsverktyget konfigurerat kan du lägga till en betalningslänk på schemaläggningssidan genom att klicka på knappen Samla in betalningar .
• På fliken Betalning klickar du på rullgardinsmenyn Betalningslänk och väljer en betalningslänk. Kassasidan för den här betalningslänken visas när en kontakt bokar ett möte på den här schemaläggningssidan.

Observera: För närvarande kan du bara samla in betalningar från schemaläggningssidor för en-till-en.

• Om du skapar ett round robin-möte kan du på fliken Välkommen välja att visa kontaktägarens schemaläggningssida. Om du inte vill prioritera kontaktägarens schemaläggningssida hoppar du till fliken Schema .
  • Om du vill visa kontaktägarens schemaläggningssida när den kända kontakten bokar ett möte klickar du för att slå på knappen Prioritera kontaktägaren. Läs mer om hur den här inställningen påverkar mötestillgängligheten.
  • När inställningen Prioritera kontakt ägaren är aktiverad visas en välkomstskärm där kontakten kan ange sin e-postadress innan schemaläggningssidan öppnas:
    • I fältet Sidtitel anger du texten som visas på välkomstskärmen.
    • I fältet Beskrivning anger du text som förklarar varför du ber om besökarens e-postadress.
    • Om du vill anpassa bilden som visas på välkomstskärmen väljer du ett bildalternativ i avsnittet Bild .
      • Standardbild: standardmötesikonen som tillhandahålls av HubSpot kommer att visas.
      • Företagsavatar: den företagsavatar som är kopplad till e-postdomänen för den användare som skapade schemaläggningssidan. Detta fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
      • Anpassad bild: ladda upp en anpassad fyrkantig bild som valts från filhanteraren. Håll muspekaren över avataren och klicka på pennikonen edit och välj sedan Ändra foto. Välj en bild i den högra panelen.

• På fliken Schema kan du anpassa följande:
  
  • Titel: ange det namn som kommer att visas ovanför kalendern på schemaläggningssidan.
  • Varaktighet: hur lång tid besökare kan boka dig för. Klicka på + Lägg till var aktighet för att lägga till fler alternativ.
  • Tidszon: klicka på rullgardinsmenyn Tidszon och välj din tidszon. Detta är den tidszon som din tillgänglighet baseras på.
  • Tillgängliga tider: använd rullgardinsmenyerna för att ställa in veckodagar och varaktighet för dina tillgängliga tidsluckor. Klicka på + Lägg till timmar för att lägga till ytterligare tider.

Observera: De tillgängliga tiderna på din schemaläggningssida visas i kontaktens tidszonsinställningar. Om kontaktens dator t.ex. är inställd på Stillahavstiden visas tiderna i Stillahavstiden.Kontaktens kalenderinställningar bestämmer datum och tid för kalenderhändelsen som skickas till kontakten efter bokning av ett möte.

• För att se ytterligare anpassningsalternativ, klicka för att expandera avsnittet Ytterligare inställningar . Här kan du anpassa följande:
  • Bild: den här bilden visas högst upp på din schemaläggningssida. Välj ett bildalternativ:
    • Arrangörens avatar: mötesarrangörens avatar, som anges i deras användarprofil och preferenser, kommer att visas. Detta alternativ är endast tillgängligt när du skapar en schemaläggningssida för en-till-en.

• • • Företagsavatar: Företag savataren som är kopplad till e-postdomänen för den användare som skapade schemaläggningssidan visas. Detta fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
    • Anpassad bild: ladda upp en anpassad bild som valts från filhanteraren. Håll muspekaren över avataren och klicka på pennikonen edit och välj sedan Ändra foto. Välj en bild i den högra panelen.
  • När ett möte kan schemaläggas: ange hur många veckor från och med nu som personer kan boka tid i din kalender. Om du skapar en schemaläggningssida för ett evenemang eller en konferens kan du ange ett anpassat datumintervall för bokning. Välj alternativknappen Över en period av rullande veckor eller Anpassat datumintervall ( endast användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub ) och välj sedan antal veckor eller använd datumväljarfälten för att ställa in ditt tidsintervall. Ett anpassat datumintervall kan inte vara längre än 10 veckor.
  • Minsta varseltid: klicka på rullgardinsmenyn för att välja den minsta tid före ett möte som någon kan boka tid hos dig.
  • Bufferttid: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja hur lång bufferttid du vill ha mellan dina möten. Bufferttiden förhindrar att möten bokas för tätt inpå varandra. Om du t.ex. har ett möte kl. 13.00-13.30 och har en bufferttid på 30 minuter, blir nästa tillgängliga mötestid kl. 14.00.
  • Starttidsintervall: Ange hur ofta dina möten ska börja. Om du t.ex. är tillgänglig mellan kl. 10.00 och 12.00 för ett 60-minutersmöte och din starttid är 15 minuter kan en kund boka 60 minuter med dig kl. 10.00, 10.15, 10.30 och så vidare.
  • Bokningssidans språk: välj det språk som schemaläggningssidan ska visas på. Om besökarens webbläsarinställningar inte kan identifieras visas bokningssidan på engelska.
  • Datum- och tidsformat: datum och tid kommer att formateras på samma språk som valts för bokningssidans språk.

• Klicka på fliken Formulär för att anpassa formuläret som kontakter ser när de bokar ett möte med dig.
• Som standard kommer kontakter att behöva ange sittförnamn, efternamn och e-post när de bokar. Om du är en betald Sales Hub- eller Service Hub-användare kan du lägga till ytterligare frågor. Tänk på att alla ytterligare formulärfält som läggs till kommer att inkluderas i kalenderhändelsens inbjudan och händelsebeskrivning.
• Om ett formulär skickas in via en möteslänk kommer en unik e-postadress alltid att skapa en ny kontakt, oavsett om en befintlig kontakt har en matchande användartoken. I det här fallet kommer den befintliga kontaktens e-postadress inte att skrivas över av den nya e-postadressen.

• • Om du vill lägga till en enkel textfältsfråga klickar du på Anpassad fråga. Ange en fråga och klicka sedan på Spara. Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
  • Om du vill lägga till en befintlig kontaktegenskap som ett fält klickar du på Kontaktegenskap. Detta gör att du kan lägga till olika fälttyper i ditt formulär. Om du behöver skapa en ny egenskap för det här fältet kan du läsa mer om hur du skapar anpassade egenskaper. Välj en kontaktegenskap i rullgardinsmenyn och klicka sedan på Spara. Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.

Observera: Du kan inte lägga till ett fält för filuppladdning i ditt mötesformulär.

• Om du vill lägga till en CAPTCHA-utmaning på schemaläggningssidan för att förhindra spam-inlämningar klickar du på knappen CAPTCHA (spam prevention) för att slå på den.
• Om du har aktiverat GDPR i ditt konto kommer alla schemaläggningssidor som skapas framöver att ha GDPR PÅ som standard. Schemaläggningssidan kommer att visa standardtexten för Sekretess och samty cke som du har ställt in i dina kontoinställningar. Klicka på Anpassa om du vill anpassa dina alternativ för Sekretess och samtycke (GDPR) för den här schemaläggningssidan:
  
  • Du kan fånga en kontakts samtycke till att kommunicera till en viss prenumerationstyp eller fånga legitimt intresse på din schemaläggningssida. I panelen Anpassa samtycke till marknadsföring väljer du Samtycke eller Berättigat intresse i rullgardinsmenyn.
    • Samtycke: redigera samtyckestexten för kommunikation och lägg sedan till ytterligare prenumerationstyper/kryssrutor så att besökare kan samtycka till kommunikation från flera prenumerationstyper på en enda schemaläggningssida. Klicka på + Lägg till ytterligare en kryssruta, välj sedan en samtyckestyp och redigera texten som visas bredvid kryssrutan.
    • Berättigat intresse: välj en laglig grund i rullgardinsmenyn. Om du vill lägga till fler prenumerationstyper så att du kan fånga flera prenumerationstyper implicit klickar du på + Lägg till ytterligare en prenumeration, klickar sedan på rullgardinsmenyn Prenumerationstyp och väljer en prenumerationstyp . Den standardprenumeration som du väljer i möten är "en-mot-en"-kommunikation. Det är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto.
  • Redigera schemaläggningssidans sekretess- och samtyckestext. Alla ändringar som görs i en enskild schemaläggningssidas alternativ för sekretess och samty cke kommer att åsidosätta standardtexten som anges i dina kontoinställningar.
  • Klicka på fliken Förhandsgranska för att se hur samtyckesalternativen kommer att visas.
• För att komma åt ytterligare formulärinställningar, klicka för att expandera avsnittet Ytterligare inställningar:

• • Om du inte vill att formulärfält på bokningssidan ska förifyllas med känd information när en kontakt återvänder till din webbplats, klicka för att växla till Avaktivera förifyllning av fält med kända värden . Om du stänger av den här inställningen stängs inställningen Skicka automatiskt formulär när alla fält är fö rifyllda automatiskt av.
  • För att automatiskt skicka in formuläret när formulärfälten är förifyllda med kända data, klicka för att slå på Auto-submit form when all fields are pre-populated (Skicka in formuläret automatiskt när alla fält är förifyllda ).
• Användare med en tilldelad betald plats i Sales Hub eller Service Hub kan omdirigera kontakter till en specifik webbsida, målsida eller extern sida när de har bokat ett möte. Om du vill anpassa kontaktens upplevelse efter bokningen klickar du på Bekräftelse
  • Välj alternativet Omdirigera till en annan sida . Om du har installerat annonsnätverkspixlar stöder denna omdirigering spårning av mötesbokningar med externa nätverk som Google och Facebook.
  • Om du vill välja en HubSpot-sida klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en sida.
  • Om du vill omdirigera till en extern sida klickar du på Lägg till extern länk. Ange webbadressen i dialogrutan och klicka sedan på Lägg till.
• När du är klar med att redigera schemaläggningsalternativen klickar du på Nästa.

Automatisering

På sidan Automation kan du stänga av det automatiska e-postmeddelandet för bokningsbekräftelse eller lägga till ytterligare påminnelsemeddelanden som ska skickas ut före mötet.

Observera: Du kan inte redigera innehållet i bekräftelse- eller påminnelsemeddelandena.

• Som standard skickas ett bekräftelsemeddelande när någon bokar ett möte med hjälp av denna schemaläggningssida. Om du vill stänga av detta klickar du på knappen Bekräftelsemeddelande .
• Om du vill skicka påminnelsemeddelanden före ett möte klickar du på för att slå på påminnelse före möte. Påminnelser skickas endast om din kalender är ansluten.
  
  • För att välja hur många veckor, dagar, timmar eller minuter före mötet ett e-postmeddelande ska skickas ut anger du en siffra i textfältet och klickar sedan på rullgardinsmenyn Schemalagd påminnelse och väljer ett tidsmått.
  • Du kan lägga till upp till tre påminnelsemeddelanden. Klicka på Lägg till påminnelse om du vill lägga till ytterligare påminnelser. Om du vill ta bort en påminnelse klickar du påikonen Ta bort.

Observera: Påminnelsemeddelanden skickas som transaktionsmeddelanden, även om du inte använder tillägget för transaktionsmeddelanden. Dessa räknas inte in i din gräns för e-postutskick.

• • Om du vill inkludera inbjudningsbeskrivningen i påminnelsemeddelandet markerar du kryssrutan Inkludera inbjudningsbeskrivningen i påminnelsen .
  • Klicka på Förhandsgranska påminnelsemeddelande för att förhandsgranska det e-postmeddelande som dina kontakter kommer att få. Språket i e-postmeddelandet kommer att matcha det språk som valts i rullgardinsmenyn Språk på bokningssidan.
• Klicka på Klar.

Du kan nu dela en möteslänk med dina kontakter så att de kan komma åt schemaläggningssidan och boka tid med dig. I kolumnenTyp visas en etikett för En-mot-en, Grupp eller Round Robin bredvid mötesnamnet och arrangörens namn visas under etiketten.

Observera: för round robin-möten skickas påminnelsemeddelandet från den HubSpot-användare som har bokats för mötet med kontakten, inte den HubSpot-användare som skapade schemaläggningssidan.

Användare med en tilldelad betald plats i Sales Hub eller Service Hub kan också anpassa företagets logotyp, företagsinformation och standardfärger som visas på din schemaläggningssida i dina kontoinställningar. Ändringar som görs här kommer också att gälla för dina dokument och offerter. Läs mer om hur du redigerar ditt företags varumärke för HubSpots säljverktyg.

Lär dig hur du hanterar schemaläggningssidor.