Samarbeid med teamet ditt i innboksen for samtaler

I innboksen for samtaler kan du se og administrere pågående samtaler på ett sted. Når du jobber med teamet ditt i innboksen, kan det være lurt å tilordne en samtale på nytt, kommentere en eksisterende tråd, flytte samtalene til en annen innboks eller helpdesk, eller videresende e-posten til en annen mottaker.

Få tilgang til samtalen i innboksen

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.

2. Hvis du har konfigurert flere innbokser i kontoen din, klikker du på rullegardinmenyen øverst til venstre og velger hvilken innboks du vil jobbe ut fra.

3. Klikk på en samtale for å åpne den.

Tilordne en samtale på nytt

Hvis du trenger å tilordne samtalen til en annen bruker, klikker du på rullegardinmenyen Eier øverst til venstre og velger en annen bruker eller et annet team som skal overta samtalen. Finn ut mer om hvordan du tilordner samtaler til brukere og team.

Se brukere som er inkludert i en tråd

Hvis et annet teammedlem ser på tråden og svarer aktivt, vises avataren deres i svarredigeringsvinduet. En skriveindikator signaliserer at de er midt i et svar. Hvis et annet teammedlem håndterer samtalen, bør du prioritere en annen ikke-tildelt samtale.

Kommenter en samtale

Hvis du vil at en annen bruker skal se gjennom tråden eller følge opp kontakten, kan du legge til en kommentar til samtalen. Denne kommentaren vil ikke være synlig for kontakten.

• Klikk på Kommentar-fanen i Svar-redigeringsprogrammet .
• Skriv inn @ og teammedlemmets navn, og skriv deretter inn meldingen din.
  • Bruk ikonene nederst i e-postredigeringsprogrammet til å endre tekststilen, sette inn en kobling eller laste opp en fil.
  • Klikk på Sett inn for å legge til et dokument, et utdrag, en møtelink, en artikkel i kunnskapsbasen, et sitat eller en video i svaret ditt.
• Klikk på Legg til kommentar. Et varsel sendes til teammedlemmet med en lenke til samtalen.

Flytte en samtale til en annen innboks eller helpdesk

I løpet av en kontakts livssyklus med bedriften din kan det hende du må overføre eierskapet til samtalen til et helt annet team. Når en kontakt for eksempel har fullført et kjøp, kan salgsteamet flytte tråden til innboksen til supportteamet. Deretter kan noen fra supportteamet ta over og svare på kontaktens henvendelser.

Du kan flytte alle typer samtaler til en annen innboks eller til arbeidsområdet for brukerstøtten, inkludert e-post, chatter, Facebook Messenger og WhatsApp-meldinger. Eventuelle tickets som er knyttet til samtalen, flyttes også til den nye innboksen.

1. Klikk på ellipsene øverst til høyre på ellipses, og velg deretter Flytt samtale.
2. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Velg en innboks eller helpdesk og velger en innboks eller helpdesk å flytte til.
3. Hvis du flytter samtalen til helpdesk:
   • Skriv inn et saksemne.
   • Klikk på rullegardinmenyen Pipeline, og velg en pipeline som du vil rute billettene til.
   • Klikk på rullegardinmenyene Ticket status og velg en billettstatus.
   • Klikk på rullegardinmenyen Tilordne innkommende billetter til, og velg et alternativ:
     • Enhver bruker: tilordne saken til en hvilken som helst kvalifisert bruker. Finn ut mer om ruting av saker i helpdesk.
     • Spesifikke brukere og team: tilordne til de valgte brukerne eller teamene. Klikk på rullegardinmenyen Spesifikke brukere eller team, og merk deretter av i avmerkingsboksene ved siden av brukerne eller teamene for å tilordne dem til samtalen.
     • Ingen: Samtalen vil ikke bli tilordnet noen
   • Klikk på Flytt. Finn ut mer om hvordan du flytter en innboks-kanal til innboksen for samtaler.
4. Hvis du flytter samtalen til en annen innboks:
   • Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til, og velg deretter et tilordningsalternativ:
     • Enhver bruker: Tildel samtalen til en hvilken som helst bruker med tilgang til innboksen.
     • Behold nåværende tildeling: Samtalen forblir tildelt den nåværende eieren.
     • Spesifikke brukere og team: Tilordne til de valgte brukerne eller teamene. Klikk på rullegardinmenyen Spesifikke brukere eller team, og merk deretter av i avmerkingsboksene ved siden av brukerne eller teamene for å tilordne dem til samtalen.
     • Kontakteier: Rute innkommende samtaler til eieren av en kontakt. Kontakten må ha en eier som er tilordnet posten og spores med en informasjonskapsel. Hvis det ikke er angitt noen kontakteier for samtalen, kan du konfigurere tilordningspreferansen din.
     • Ingen: Samtalen blir ikke tilordnet noen.
5. Klikk på Flytt.

Samtalen vises i den nye innboksen, og den opprinnelige samtalen erstattes av en skrivebeskyttet melding i den første agentens samtaleliste. Hvis du inkluderte en kommentar da du tildelte samtalen på nytt, vil den også vises i målinnboksen.

Videresende en e-post fra innboksen

Hvis du trenger å sende e-posten til et annet team eller noen utenfor organisasjonen, kan du videresende e-posten ut av innboksen.

1. Klikk på Videresend øverst til høyre i det siste svaret.
2. Skriv inn mottakerens e-postadresse og en melding i vinduet for e-postsammensetning.
3. Klikk på Send.

Den videresendte meldingen vises i innboksen med en gul strek øverst, noe som indikerer at meldingen er videresendt. E-posten vil være synlig i innboksen og for den eksterne mottakeren.