Samarbeide med teamet ditt i innboksen for samtaler

I innboksen for samtaler kan du se og administrere pågående samtaler på ett sted. Når du jobber med teamet ditt i innboksen, kan det være lurt å tilordne en samtale på nytt, kommentere en eksisterende tråd, flytte samtalen til en annen innboks ( kun Professional- eller Enterprise-kontoer ) eller videresende e-posten til en annen mottaker.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.

• Hvis du har konfigurert flere innbokser i kontoen din, klikker du på rullegardinmenyen øverst til venstre og velger hvilken innboks du vil bruke.

• Klikk på en samtale for å åpne den.

Tilordne en samtale på nytt

Hvis du vil tildele samtalen til en annen bruker, klikker du på rullegardinmenyen Eier øverst til venstre og velger en annen bruker eller et annet team som skal overta samtalen. Finn ut mer om ruting av samtaler til brukere og team.

Se brukere som er inkludert i en tråd

Hvis et annet teammedlem ser på tråden og svarer aktivt, vises avataren deres i svarredigeringsprogrammet. En skriveindikator signaliserer at vedkommende er midt i et svar. Hvis et annet teammedlem håndterer samtalen, bør du prioritere en annen ikke-tildelt samtale.

Merk: Du må være en bruker med en betalt plass i Service Hub for å se de andre aktive brukerne i tråden.

Kommenter en samtale

Hvis du vil at en annen bruker skal se gjennom tråden eller følge opp kontakten, kan du legge til en kommentar i samtalen. Denne kommentaren vil ikke være synlig for kontakten.

• Klikk på Kommentar-fanen i Svar-redigeringsprogrammet .
• Skriv inn @ og teammedlemmets navn, og skriv deretter inn meldingen.
  • Bruk ikonene nederst i e-postredigeringsprogrammet til å endre tekststilen, sette inn en lenke eller laste opp en fil.
  • Hvis du vil legge til et dokument, et utdrag, en møtekobling, en kunnskapsbaseartikkel, et sitat eller en video i svaret, klikker du på Sett inn.
• Klikk på Legg til kommentar. Det sendes et varsel til teammedlemmet med en lenke til samtalen.

Flytte en samtale til en annen innboks

Merk: Det er bare brukere med Professional- eller Enterprise-kontoer som kan flytte en samtale til en annen innboks.

I løpet av en kontakts livssyklus i bedriften kan det hende du må overføre eierskapet til samtalen til et helt annet team. Når en kontakt for eksempel har fullført et kjøp, kan salgsteamet flytte tråden til supportteamets innboks. Deretter kan noen fra supportteamet ta over og svare på kontaktens henvendelser.

Du kan flytte alle typer samtaler til en annen innboks, inkludert e-post, chat, Facebook Messenger og WhatsApp-meldinger. Eventuelle saker som er knyttet til samtalen, flyttes også til den nye innboksen.

• Klikk på ellipsen ellipses øverst til høyre, og velg deretter Flytt til en annen innboks.

• I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Velg en innboks og velger en innboks å flytte til.
• Klikk på rullegardinmenyen Tildel til, og velg deretter et tildelingsalternativ.
  • Hvis du har valgt Spesifikke brukere eller team, klikker du på rullegardinmenyen Spesifikke brukere eller team og merker av i avmerkingsboksene ved siden av brukerne eller teamene for å tilordne dem til samtalen.
  • Hvis du valgte Kontakteier, kan du konfigurere tildelingsinnstillingen hvis det ikke er angitt noen kontakteier for samtalen.

• Klikk på Flytt.

Samtalen vises i den nye innboksen, og den opprinnelige samtalen erstattes av en skrivebeskyttet melding i den første agentens samtaleliste. Hvis du la til en kommentar da du flyttet samtalen, vises den også i den nye innboksen.

Videresende en e-post fra innboksen

Hvis du trenger å sende e-posten til et annet team eller noen utenfor organisasjonen, kan du videresende e-posten fra innboksen.

• Klikk på Videresend øverst til høyre i det siste svaret.
• Skriv inn mottakerens e-postadresse og en melding i vinduet for e-postsammensetning.
• Klikk på Send.

Den videresendte meldingen vises i innboksen med en gul linje øverst, som indikerer at meldingen er videresendt. E-posten vil være synlig i innboksen og for den eksterne mottakeren.