Tee yhteistyötä tiimisi kanssa keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Keskustelujen saapuneet-kansiossa voit tarkastella ja hallita käynnissä olevia keskusteluja yhdessä paikassa. Kun työskentelet tiimisi kanssa saapuneet-kansiossa, saatat haluta siirtää keskustelun uudelleen, kommentoida olemassa olevaa keskusteluketjua, siirtää keskustelut toiseen saapuneet-kansioon tai neuvontapisteeseen tai lähettää sähköpostin eteenpäin toiselle vastaanottajalle.

Pääsy keskusteluun saapuneet-kansiossa

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.

2. Jos tilillesi on määritetty useita postilaatikoita, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa ja valitse, mistä postilaatikosta haluat työskennellä.

3. Avaa keskustelu napsauttamalla sitä.

Keskustelun uudelleen määrittäminen

Jos haluat siirtää keskustelun toiselle käyttäjälle, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Owner -pudotusvalikkoa ja valitse toinen käyttäjä tai tiimi ottamaan keskustelu haltuunsa. Lisätietoja keskustelujen ohjaamisesta käyttäjille ja tiimeille.

Näytä keskusteluketjuun sisältyvät käyttäjät

Jos toinen tiimin jäsen katsoo keskusteluketjua ja vastaa aktiivisesti, hänen avatarinsa näkyy vastauseditorissa. Kirjoittamisen ilmaisin osoittaa, että hän on vastauksen keskellä. Jos toinen tiimin jäsen käsittelee keskustelua, sinun tulisi käsitellä toista jakamatonta keskustelua.

Keskustelun kommentointi

Jos haluat, että toinen käyttäjä tarkastelee keskusteluketjua tai seuraa yhteydenottoa, voit lisätä keskusteluun kommentin. Tämä kommentti ei näy yhteyshenkilölle.

• Napsauta vastauseditorissa Kommentti-välilehteä.
• Kirjoita @ ja ryhmän jäsenen nimi ja kirjoita sitten viestisi.
  • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstityylin muuttamiseen, linkin lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen.
  • Jos haluat lisätä vastaukseesi asiakirjan, pätkän, kokouslinkin, tietopohja-artikkelin, lainauksen tai videon, valitse Lisää.
• Napsauta Lisää kommentti. Tiimin jäsenelle lähetetään ilmoitus, jossa on linkki keskusteluun.

Keskustelun siirtäminen toiseen postilaatikkoon tai helpdeskiin

Yhteyshenkilön elinkaaren aikana yrityksessäsi saatat joutua siirtämään keskustelun omistajuuden kokonaan eri tiimille. Esimerkiksi kun yhteyshenkilö on tehnyt ostoksen, myyntitiimisi voi siirtää keskusteluketjun tukitiimisi postilaatikkoon. Sen jälkeen joku tukitiimistä voi ottaa asian haltuunsa ja vastata kontaktin tiedusteluihin.

Voit siirtää minkä tahansa tyyppisen keskustelun eri saapuneet-kansioihin tai help desk -työalueelle, mukaan lukien sähköpostit, chatit, Facebook Messenger ja WhatsApp-viestit. Myös kaikki keskusteluun liittyvät tiketit siirtyvät uuteen saapuneet-kansioon.

1. Napsauta oikeassa yläkulmassa ellipses ellipsejä ja valitse sitten Siirrä keskustelu.
2. Napsauta valintaikkunassa Choose an inbox or help desk -pudotusvalikkoa ja valitse siirrettävä postilaatikko tai help desk .
3. Jos siirrät keskustelun help deskiin:
   • Kirjoita tiketin aihe.
   • Napsauta pudotusvalikkoa Pipeline (Putkilinja ) ja valitse putki, johon liput ohjataan.
   • Napsauta pudotusvalikoita Ticket status (Tiketin tila ) ja valitse tiketin tila.
   • Napsauta Assign incoming tickets to -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto:
     • Mikä tahansa käyttäjä: Määritä lippu mille tahansa kelvolliselle käyttäjälle. Lisätietoja lippujen reitittämisestä help deskissä.
     • Tietty käyttäjä ja tiimit: Määritä valitulle käyttäjälle tai tiimille. Napsauta pudotusvalikkoa Specific users or teams (Tietyt käyttäjät tai tiimit ) ja valitse sitten minkä tahansa käyttäjän tai tiimin vieressä olevat valintaruudut määrittääksesi ne keskusteluun.
     • Ei kenellekään: keskustelua ei osoiteta kenellekään.
   • Napsauta Siirrä. Lisätietoja saapuvien kanavien kanavan siirtämisestä keskustelujen saapuvien kansioihin.
4. Jos siirrät keskustelun toiseen saapuneet-kansioon:
   • Napsauta Assign to (Määritä ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten määritysvaihtoehto:
     • Kuka tahansa käyttäjä: Määritä keskustelu kenelle tahansa käyttäjälle, jolla on pääsy postilaatikkoon.
     • Säilytä nykyinen määritys: keskustelu pysyy määritettynä nykyiselle omistajalle.
     • Tietyt käyttäjät ja tiimit: Määritä keskustelu valituille käyttäjille tai tiimeille. Napsauta pudotusvalikkoa Tietyt käyttäjät tai tiimit ja valitse sitten minkä tahansa käyttäjän tai tiimin vieressä olevat valintaruudut määrittääksesi ne keskustelulle.
     • Yhteystiedon omistaja: reititä saapuvat keskustelut yhteystiedon omistajalle. Yhteyshenkilöllä on oltava tietueeseensa määritetty omistaja, ja sitä on seurattava evästeellä. Jos keskustelulle ei ole määritetty yhteyshenkilön omistajaa, määritä määritysasetuksesi.
     • Ei kenellekään: keskustelua ei osoiteta kenellekään.
5. Napsauta Siirrä.

Keskustelu näkyy uudessa saapuneet-kansiossa, ja alkuperäinen keskustelu korvataan lukuviestillä ensimmäisen agentin keskusteluluettelossa. Jos lisäsit kommentin, kun siirsit keskustelun uudelleen, se näkyy myös kohdepostilaatikossa.

Sähköpostin välittäminen edelleen saapuneista sähköpostilaatikoista

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin toiselle tiimille tai jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle, voit lähettää sähköpostiviestin eteenpäin saapuneet-kansiosta.

1. Napsauta viimeisimmän vastauksen oikeassa yläkulmassa Siirrä eteenpäin.
2. Kirjoita sähköpostin koostamisikkunaan vastaanottajan sähköpostiosoite ja viesti.
3. Napsauta Lähetä.

Välitetty viesti näkyy saapuneet-kansiossa, ja sen yläreunassa on keltainen palkki, joka osoittaa, että viesti on välitetty eteenpäin. Sähköposti näkyy saapuneet-kansiossa ja ulkoiselle vastaanottajalle.