Tee yhteistyötä tiimisi kanssa keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Keskustelujen saapuneet-kansiossa voit tarkastella ja hallita käynnissä olevia keskusteluja yhdessä paikassa. Kun työskentelet tiimisi kanssa saapuneet-kansiossa, saatat haluta siirtää keskustelun uudelleen, kommentoida olemassa olevaa keskusteluketjua, siirtää keskustelut toiseen saapuneet-kansioon tai neuvontapisteeseen tai lähettää sähköpostin eteenpäin toiselle vastaanottajalle.

Pääsy keskusteluun saapuneet-kansiossa

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.

2. Jos tilillesi on määritetty useita postilaatikoita, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa ja valitse, mistä postilaatikosta haluat työskennellä.

3. Avaa keskustelu napsauttamalla sitä.

Keskustelun uudelleen määrittäminen

Jos haluat siirtää keskustelun toiselle käyttäjälle, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Owner -pudotusvalikkoa ja valitse toinen käyttäjä tai tiimi ottamaan keskustelu haltuunsa. Lisätietoja keskustelujen ohjaamisesta käyttäjille ja tiimeille.

Näytä keskusteluketjuun sisältyvät käyttäjät

Jos toinen tiimin jäsen katsoo keskusteluketjua ja vastaa aktiivisesti, hänen avatarinsa näkyy vastauseditorissa. Kirjoitusilmaisin osoittaa, että hän on vastauksen keskellä. Jos toinen tiimin jäsen käsittelee keskustelua, sinun pitäisi triagata toinen määrittelemätön keskustelu.

Keskustelun kommentointi

Jos haluat, että toinen käyttäjä tarkastelee keskusteluketjua tai seuraa yhteydenottoa, voit lisätä keskusteluun kommentin. Tämä kommentti ei näy yhteyshenkilölle.

1. Napsauta vastauseditorissa Kommentti-välilehteä.
2. Kirjoita @ ja ryhmän jäsenen nimi ja kirjoita sitten viestisi.
   • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstityylin muuttamiseen, linkin lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen.
   • Jos haluat lisätä vastaukseesi asiakirjan, pätkän, kokouslinkin, tietopohja-artikkelin, lainauksen tai videon, valitse Lisää.
3. Napsauta Lisää kommentti. Tiimin jäsenelle lähetetään ilmoitus, jossa on linkki keskusteluun.
   
   
   

4. Voit poistaa kommentin viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten Poista kommentti.

Keskustelun siirtäminen toiseen postilaatikkoon tai helpdeskiin

Yhteyshenkilön elinkaaren aikana yrityksessäsi saatat joutua siirtämään keskustelun omistajuuden kokonaan eri tiimille. Esimerkiksi kun yhteyshenkilö on tehnyt ostoksen, myyntitiimisi voi siirtää keskusteluketjun tukitiimisi postilaatikkoon. Sen jälkeen joku tukitiimistä voi ottaa asian haltuunsa ja vastata kontaktin tiedusteluihin.

Voit myös siirtää minkä tahansa tyyppisen keskustelun eri postilaatikkoon tai helpdesk-työtilaan, mukaan lukien sähköpostit, chatit, Facebook Messenger- ja WhatsApp-viestit. Kaikki keskusteluun liittyvät tiketit siirtyvät myös uuteen saapuneet-kansioon.

1. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa ellipsiä ja valitse sitten Siirrä keskustelu.
2. Napsauta valintaikkunassa Valitse pudotusvalikosta Valitse postilaatikko tai help desk ja valitse siirrettävä postilaatikko tai help desk .
3. Jos siirrät keskustelun help deskiin:
   • Kirjoita tiketin aihe.
   • Napsauta pudotusvalikkoa Pipeline (Putkilinja ) ja valitse putki, johon liput ohjataan.
   • Napsauta pudotusvalikoita Ticket status (Tiketin tila ) ja valitse tiketin tila.
   • Napsauta Assign incoming tickets to -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto:
     • Mikä tahansa käyttäjä: Määritä lippu mille tahansa kelvolliselle käyttäjälle. Lisätietoja lippujen reitittämisestä help deskissä.
     • Asiakasasiamies: Määritä asiakasasiamiehelle. Liput näkyvät Help deskin Asiakasagentti-näkymässä. Jos agentti ei voi vastata, lippu osoitetaan uudelleen luovutusasetusten perusteella .

1. • • Tietyt käyttäjät ja tiimit: Määritä valitut käyttäjät tai tiimit. Napsauta pudotusvalikkoa Specific users or teams (Tietyt käyttäjät tai tiimit ) ja valitse sitten minkä tahansa käyttäjän tai tiimin vieressä olevat valintaruudut määrittääksesi ne keskusteluun.
     • Ei kenellekään: keskustelua ei osoiteta kenellekään.
   • Napsauta Siirrä. Lisätietoja saapuvien kanavien kanavan siirtämisestä keskustelujen saapuvien kansioihin.
2. Jos siirrät keskustelun toiseen saapuneet-kansioon:
   • Napsauta pudotusvalikkoa Assign to (Määritä ) ja valitse sitten määritysvaihtoehto:
     • Mikä tahansa käyttäjä: Määritä keskustelu mille tahansa käyttäjälle, jolla on pääsy saapuneet-kansioon.
     • Säilytä nykyinen määritys: keskustelu pysyy määritettynä nykyiselle omistajalle.
     • Asiakasasiamies: määritä asiakasasiamiehelle. Keskustelut siirtyvät asiakasagentin Saapuneet-kansionäkymään. Jos agentti ei voi vastata, keskustelu osoitetaan uudelleen luovutusasetusten perusteella .
     • Tietyt käyttäjät ja tiimit: Määritä valitulle käyttäjälle tai tiimille. Napsauta Tietyt käyttäjät tai tiimit -pudotusvalikkoa ja valitse sitten minkä tahansa käyttäjän tai tiimin vieressä olevat valintaruudut määrittääksesi ne keskusteluun.
     • Yhteystiedon omistaja: reititä saapuvat keskustelut yhteystiedon omistajalle. Yhteyshenkilöllä on oltava tietueeseensa määritetty omistaja, ja sitä on seurattava evästeellä. Jos keskustelulle ei ole määritetty yhteyshenkilön omistajaa, määritä määritysasetuksesi.
     • Ei kenellekään: keskustelua ei osoiteta kenellekään.
3. Napsauta Siirrä.

Keskustelu näkyy uudessa saapuneet-kansiossa, ja alkuperäinen keskustelu korvataan lukuviestillä ensimmäisen agentin keskusteluluettelossa. Jos lisäsit kommentin, kun siirrätit keskustelun, se näkyy myös kohdepostilaatikossa.

Sähköpostin välittäminen edelleen saapuneista sähköpostilaatikoista

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin toiselle tiimille tai jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle, voit lähettää sähköpostiviestin eteenpäin saapuneet-kansiosta.

1. Valitse viimeisimmän vastauksen oikeassa yläkulmassa Siirrä eteenpäin.
2. Kirjoita sähköpostin koostamisikkunaan vastaanottajan sähköpostiosoite ja viesti.
3. Napsauta Lähetä.

Välitetty viesti näkyy saapuneet-kansiossa keltaisella palkilla yläreunassa, joka osoittaa, että viesti on välitetty eteenpäin. Sähköposti näkyy saapuneet-kansiossa ja ulkoiselle vastaanottajalle.