Guida alla casella di posta delle conversazioni

Dopo aver creato la tua casella di posta in arrivo e aver collegato un canale, potrai utilizzarla per visualizzare, gestire e rispondere alle conversazioni in arrivo, il tutto da un unico posto. In questo articolo scoprirai le diverse funzionalità della casella di posta in arrivo delle conversazioni e come utilizzarle per gestire la comunicazione con i tuoi contatti.

Scopri di più su come organizzare le conversazioni in viste personalizzate nella casella di posta. 

• Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
• Se nel tuo account sono presenti più caselle di posta, fai clic sul menu a discesa in alto a sinistra e seleziona un’altra casella di posta da visualizzare. 

• Nella casella di posta puoi utilizzare le seguenti funzionalità per gestire le tue conversazioni. 

Cerca e filtra le conversazioni nella casella di posta

Puoi cercare e filtrare le conversazioni contemporaneamente per trovare rapidamente un thread pertinente. Fai clic sull'icona di ricerca in alto a sinistra e inserisci un termine di ricerca per individuare una conversazione, quindi applica i filtri per restringere la ricerca.

• Stato: filtra le conversazioni in base al loro stato (aperte o chiuse).
  
• Canale: ordina le conversazioni in base al canale da cui sono state create (e-mail, chat in tempo reale, conversazione su Messenger).
• Contatto: filtrale conversazioni in base al contatto associato al thread.
• Assegnatario: filtra le conversazioni in base al membro specifico del team assegnato alla conversazione.
  • Puoi anche filtrare le conversazioni assegnate a un flusso di chat di un bot selezionando ilnome del flusso di chat nel menu a tendina.
  • Seleziona la casella di controllo "Mostra utenti disattivati/rimossi " per cercare le conversazioni assegnate a utenti rimossi o disattivati nel tuo account.
• Data: usa il selettore di date per filtrare le conversazioni avvenute in un determinato intervallo di tempo.
• Altre opzioni: selezionala casella di controllo Nascondi filtrati per escludere le conversazioni non rilevanti per la tua attività e/o seleziona la casella di controllo Nascondi cestinoper escludere le conversazioni eliminate dai risultati della ricerca. 

Puoi anche ordinare le conversazioni dalla più vecchia alla più recente facendo clic sul menu a discesa sopra l’elenco delle conversazioni.Per tornare alla tua casella di posta, in alto a destra, fai clic su "Esci dalla ricerca".

Viste

Tutte le conversazioni sono suddivise in diverse viste della casella di posta. Queste viste raggruppano le conversazioni per assegnatario, canale o stato di filtraggio. Se sei un utente di unaccount Marketing Hub, Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , scopri come organizzare le tue conversazioni in viste personalizzate nella casella di posta.

Nella barra laterale sinistra, seleziona una vista:

• Non assegnate: visualizzatutte le conversazioni che non sono state assegnate a un responsabile. Se il responsabile di una conversazione viene successivamente rimosso dal tuo account, la conversazione verrà automaticamente disassegnata e apparirà anche in questa vista.
• Assegnate a me: visualizzatutte le conversazioni con almeno una risposta che ti sono state inoltrate o assegnate.
• Tutte aperte: visualizza tutte le conversazioni del tuo team nella posta in arrivo. Tieni presente che se invii un’e-mail in uscita a un contatto dalla posta in arrivo, tale e-mail non apparirà nellavista “Tutte aperte”finché il contatto non risponderà all’e-mail. 
• Chat: visualizzatutte le conversazioni originate da un widget di chat sul tuo sito.
• Bot: visualizza tutte le conversazioni dei bot che non sono mai state o non sono ancora state assegnate a un responsabile.
• Email: visualizza tutte le conversazioni originate da email inviate all’indirizzo email del tuo team.
• Messenger: visualizza tutte le conversazioni originate su una Pagina aziendale di Facebook con un account Facebook Messenger collegato.
• Moduli: visualizza tutti gli invii a un modulo di assistenza collegato.
• Chiamate: visualizza tutte le chiamate effettuate a un numero di telefono collegato. 
• Tutte chiuse: visualizzatutte le conversazioni che sono state chiuse.
• Inviate: visualizza tutte le e-mail in uscita inviate dalla casella di posta delle conversazioni e da un record nel CRM. Tieni presente che quando il destinatario risponde all’e-mail, la conversazione verrà spostata nella vista Tutte aperte e in qualsiasi altra vista pertinente, come la vista Assegnate a me o Non assegnate .
• Spam: visualizza tutte le e-mail non pertinenti alle tue conversazioni aziendali, come le e-mail promozionali. Qualsiasi e-mail ricevuta da un indirizzo basato su ruolo (marketing@, sales@, ecc.) verrà inviata alla vista "Spam" .
• Cestino: visualizza tutte le conversazioni eliminate. Apri una conversazione eliminata per rivederne il contenuto. Se desideri ripristinare la conversazione eliminata,fai clic su " Ripristina " nel menu in alto. Per eliminare definitivamente il messaggio, fai clic su "Elimina definitivamente ". In questo modo il thread verrà eliminato in modo permanente dalla Posta in arrivo e dalla scheda del contatto in cui è registrata la conversazione. Verrà eliminato anche il ticket associato. Non è possibile accedere ai thread nella Posta in arrivo o nelle schede associate dopo averli eliminati dalla vista "Cestino". Queste conversazioni verranno eliminate automaticamente dopo 30 giorni e non potranno essere ripristinate.

Le visualizzazioni " Non assegnati", "Assegnati a me", "Tutti aperti" e "Chat " saranno sempre visibili. Per accedere alle altre visualizzazioni standard, clicca su "Altro".

Scrivere messaggi nella posta in arrivo

In basso a sinistra, clicca su "Scrivi" per redigere un'e-mail in uscita direttamente dalla tua posta in arrivo delle conversazioni. Scopri di più sull'invio e la risposta alle e-mail dalla posta in arrivo delle conversazioni.

Visualizza le conversazioni nella posta in arrivo

Per accedere a una conversazione nella posta in arrivo: 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. Nella barra laterale sinistra, clicca su una conversazione per aprire una vista dettagliata del thread sulla destra.
3. Nel thread della conversazione, puoi visualizzare dettagli chiave come il membro del team assegnato e l’origine della conversazione (ad esempio, modulo, e-mail o chiamata). 
   
   
   

Visualizza i dettagli del contatto e dei record associati

Nella barra laterale destra, visualizza le informazioni contestuali relative al contatto associato, al ticket associato e alle conversazioni passate del contatto con la tua azienda. Fai clic per espandere ciascuna sezione e visualizzare i dettagli aggiuntivi.

• Contatto: per dissociare il contatto dal thread, clicca sulla X accanto al nome del contatto. Per aprire il record del contatto in un’altra scheda del browser, clicca sul nome del contatto. Nel record del contatto, puoi inviare un’e-mail individuale, effettuare una chiamata, aggiungere una nota, creare un’attività o pianificare una riunione con il contatto.
• Ticket: per visualizzare ulteriori informazioni sul ticket, clicca su Visualizza altro sulla scheda del ticket. Nel pannello che si apre a destra, clicca su Modifica le proprietà per personalizzare le proprietà visualizzate nei pannello Dettagli ticket . Questa operazione non aggiornerà le proprietà che compaiono sulla scheda del ticket nella posta in arrivo. Se la conversazione non ha un ticket associato, clicca su Crea ticket. Non è possibile dissociare un ticket da una conversazione nella posta in arrivo. Scopri di più sulla gestione dei ticket nella posta in arrivo.
  
  

  Nota: gli account creati dopo il 1° aprile 2024 non hanno accesso ai ticket nella posta in arrivo. La creazione di un ticket nella posta in arrivo sposterà sia il ticket che la conversazione nell’help desk. Scopri come gestire i ticket nell’help desk.

• Informazioni su questo contatto: le proprietà del contatto visualizzate qui sono le stesse presenti nella scheda "Informazioni su questo contatto " nel record del contatto. Per aggiornare le proprietà visualizzate, utilizza le impostazioni di aggiornamento delle schede di anteprima .
• Altre conversazioni: visualizza le conversazioni precedenti tra il contatto e il tuo team.
• Altri ticket: visualizza gli altri ticket associati al contatto.
• Feedback precedenti: visualizza i feedback precedenti del contatto provenienti da unsondaggio sull’assistenza clienti.
• Opportunità: per creare un record di opportunità e monitorare eventuali opportunità di guadagno derivanti da questa conversazione, clicca su Crea un'opportunità.
• Azienda: visualizza il record dell’azienda associato al contatto.
• Oggetti personalizzati (soloversione Enterprise ): se utilizzi oggetti personalizzati, puoi visualizzare il record dell’oggetto personalizzato associato al contatto incluso nel thread. Per apparire nella posta in arrivo, il record dell’oggetto personalizzato deve essere associato al record del contatto. 

Rispondi e commenta i messaggi nella posta in arrivo

Utilizza l’editor di risposta per rispondere a un’e-mail o a un messaggio di chat in arrivo , oppure usa la scheda Commento per informare un altro membro del team della conversazione. Puoi anche effettuare una chiamata dall’editor di risposta se hai bisogno di contattare un contatto per telefono.

Per espandere l’editor di risposta mentre digiti la tua risposta, clicca e trascina sull’editor di risposta. 

• Inserisci una risposta, utilizzando la barra degli strumenti in basso a sinistra per aggiungere la formattazione del testo avanzato (ad es. grassetto, corsivo, ecc.). Puoi anche fare clic su “Inserisci” e selezionare un’opzione per allegare contenuti da un altro strumento in HubSpot, tra cui:

  • Articoli della knowledge base
  • Snippet
  • Video
  • Riunioni
  • Documenti
  • Preventivi
  • Modelli
• Clicca sull'icona di breezeSingleStar AI, quindi seleziona un comando in evidenza:
  • Scrivi per me: digitaunpromptnella casella "Scrivi per me", quindi cliccasu Generaper generare il testo da utilizzare nella conversazione. Clicca suInserisci perutilizzare il prompt oppuresu Generaper generare una versione diversa del prompt.
  • Riassumi la conversazione: sintetizzale conversazioni lunghe in riassunti concisi.

Scopri di più sull’uso degli assistenti AI nella casella di posta delle conversazioni.

Se desideri che un altro utente esamini il thread o dia seguito alla conversazione con il contatto, puoi aggiungere un commento alla conversazione. Questo commento non sarà visibile al contatto:

• Nell’editor di risposta, fai clic sulla schedaCommento.
• Digita@ seguitodal nome del membro del tuo team, quindi inserisci il tuo messaggio.
  • Utilizza le icone nella parte inferiore dell’editor delle e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link o caricare un file.
  • Per aggiungere undocumento,uno snippet,un link a una riunione,un articolo della knowledge base,un preventivo oun videonella tua risposta, clicca su"Inserisci".

• Fai clic su"Aggiungi commento". Al membro del team verrà inviata una notifica con un link alla conversazione.

• • Per selezionare un utente a cui assegnare la conversazione, clicca sul menu a tendina “Proprietario” in alto a sinistra.
  • Se alla conversazione è associato un ticket, clicca sul nome del ticket sopra la conversazione per aprire la scheda del ticket in un'altra scheda del browser.
  • Per passare dalla chat in tempo reale o da Facebook Messenger alla risposta via e-mail, clicca sul menua tendina "Canale"nell'editor di risposta e seleziona"E-mail". Al termine della conversazione, la cronologia della conversazione verrà inviata al visitatore via e-mail.
    
  • Per inviare una copia della trascrizione della chat, eliminare la conversazione, bloccare un mittente o contrassegnare la conversazione come spam, clicca sul menu a tendina "Altro" in alto a destra.
    • Quando blocchi un mittente, la conversazione verrà spostata nella vista "Filtrati" della tua casella di posta in arrivo. Puoi scegliere di sbloccare un mittente dalla vista "Spam " in modo che le conversazioni future siano visibili nella tua casella di posta in arrivo.
      
      • Per quanto riguarda le chat, d’ora in poi il visitatore vedrà il widget della chat quando visiterà il tuo sito, ma i suoi nuovi messaggi non appariranno nella tua casella di posta in arrivo.
      • Per le e-mail, questa operazione filtrerà il thread e tutti i thread in arrivo da questo mittente d’ora in poi.
      • I ticket associati verranno eliminati definitivamente.

Nota bene: se contrassegni una conversazione via e-mail come spam, verrà filtrato solo il thread corrente.

• Per inoltrare una conversazione via e-mail a un altro team o a un'organizzazione esterna alla tua azienda, nella parte superiore della risposta e-mail più recente, clicca su Inoltra.
• Per contrassegnare la conversazione come chiusa, fare clicsu Chiudi conversazione. Se alla conversazione è associato un ticket, l'utente può chiudere contemporaneamente sia il ticket che la conversazione, oppure chiudere solo la conversazione facendo clic sul menua discesa Altroe selezionando Chiudi conversazione. 

• Se desideri più spazio per rispondere alla conversazione, puoi comprimere il pannello di destra o di sinistra cliccando sull’ultima icona nella parte superiore del pannello, ed espanderlo nuovamente cliccando sulla prima icona.

Nota: nelle conversazioni con i bot in cui il visitatore non ha raggiunto l’azione del bot“Invia a un membro del team ”, la conversazione non può essere contrassegnata come chiusa fino a quando non siano trascorsi 30 minuti di inattività del visitatore.

• Per eliminare o chiudere le conversazioni in blocco:
  • Passa con il mouse sulle conversazioni e seleziona le caselle di controllo accanto ai thread che desideri modificare.
  • Nella parte superiore della posta in arrivo, seleziona "Sposta nel cestino" o "Chiudi conversazione".

Collegamento a un messaggio specifico in una conversazione

È possibile creare un collegamento diretto a un messaggio in una conversazione per condividerlo con un membro del proprio team; ciò può facilitare una collaborazione efficiente ed evitare la necessità di cercare tra gli altri messaggi del thread.

Per generare e condividere un collegamento a un messaggio:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. Nella barra laterale sinistra, clicca su una conversazione per aprire una vista dettagliata del thread sulla destra.
3. Passa con il mouse su un messaggio nel thread, fai clic sull’icona con i puntini di sospensione, quindi seleziona “Copia link”.
   
   
   
4. Il link del messaggio verrà copiato negli appunti, da cui potrai poi condividerlo con un altro membro del tuo team. Una volta incollato l’URL nella barra degli indirizzi del browser, il destinatario verrà reindirizzato direttamente a quel messaggio specifico. 

Nascondere i messaggi (soloEnterprise )

Gli utenti di un account Enterprise possono scegliere di nascondere i messaggi nella posta in arrivo per proteggere le informazioni sensibili.

Per nascondere un messaggio nella posta in arrivo della conversazione: 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. Nella barra laterale sinistra, clicca su una conversazione per aprire una vista dettagliata del thread sulla destra.
3. Passa con il mouse su un messaggio nel thread, fai clic sull’icona con i puntini di sospensione, quindi seleziona Nascondi messaggio.
4. Una volta nascosto, il messaggio nella casella di posta in arrivo della conversazione verrà sostituito con Il messaggio è stato nascosto. Se l’e-mail è stata registrata in un record, verrà rimossa dalla cronologia del record.

Nota: solo i superamministratori o l’utente che ha originariamente nascosto il messaggio possono ripristinarlo.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. Nella barra laterale sinistra, clicca su una conversazione per aprire una vista dettagliata del thread sulla destra.
3. Passa il mouse su un messaggio nel thread, fai clic sull'icona con i puntini di sospensione, quindi seleziona "Mostra messaggio".
   
   
   
4. Una volta ripristinato, il messaggio apparirà nuovamente nella casella di posta delle conversazioni e in tutti i record in cui era stato originariamente registrato.

Gestisci lo stato di disponibilità

Nell’angolo in alto a sinistra, clicca sul menu a tendina “Sei disponibile” per modificare il tuo stato di disponibilità nella chat. Scopri come personalizzare il tuo orario di lavoro per impostare automaticamente il tuo stato di disponibilità.

Quando sei assente, continuerai ad apparire come disponibile per tutte le chat aperte che ti sono attualmente assegnate, ma apparirai come assente ai nuovi visitatori in arrivo.

Accedi alle impostazioni della casella di posta

Nell’angolo in basso a sinistra della casella di posta, puoi accedere rapidamente alle impostazioni della casella di posta per modificarle. Puoi modificare le impostazioni a livello di casella di posta o quelle specifiche per il tuo canale e-mail o chat. Scopri di più su come modificare la tua casella di posta.