會話收件匣指南

在您建立收件匣並連接頻道後，您就可以使用收件匣在一個地方檢視、管理和回覆收到的對話。在本文中，您將學習收件匣對話的不同功能，以及如何使用這些功能來管理與聯絡人的溝通。

進一步瞭解如何在收件匣中將對話整理為自訂檢視。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
• 如果您的帳戶中有多個收件匣，請點選左上方的下拉式功能表，然後選擇另一個收件匣來檢視。

• 在收件匣中，您可以使用下列功能來管理您的對話。

搜尋和過濾收件匣中的會話

您可以同時搜尋和過濾對話，以快速找到相關主題。按一下左上方的search 搜尋圖示 ，然後輸入搜尋詞彙來查詢對話，並套用篩選條件來縮小搜尋範圍。

• 狀態： 根據對話的開放或關閉狀態篩選對話。
  
• 頻道： 根據會談是否由電子郵件、即時聊天、Messenger 會談建立來排序。
• 連絡人： 依據與線程相關的連絡人篩選對話。
• 指派 對象： 依據指派給會談的特定團隊成員來篩選會談。
  • 您也可以在下拉式功能表中選擇聊天 流程 名稱，篩選指定給機器人聊天 流程的對話。
  • 選取顯示停用/移除的使用者核取方塊，搜尋指派給帳戶中移除或停用使用者的對話。
• 日期： 使用日期選擇器篩選 特定時間範圍內發生的對話。
• 更多選項： 選擇「隱藏已過 濾」核取方塊可過濾出與您業務無關的對話，和/或選擇「隱藏垃圾 」核取方塊可過濾出搜尋結果中已刪除的對話。

您也可以按一下對話清單上方的 下拉式功能 表，將對話內容從最舊到最新排序。若要導航回到您的收件匣，請在右上方按一下退出搜尋。

檢視

所有對話都會以不同的收件匣檢視分割。這些檢視會依受委人、通路或過濾狀態來分類對話。如果您是行銷 Hub、 銷售 Hub 或服務 Hub 專業 或企業 帳戶的使用者，請瞭解如何在收件匣中將您的對話整理為自訂檢視。

在左側欄中，選擇檢視：

• 未指定： 檢視尚未指定擁有者的所有對話。如果對話的擁有者之後從您的帳戶中移除，對話也會自動解除指定，並顯示在此檢視中。
• 指派給我： 檢視至少有一個回覆的所有會話，這些會話已轉交或指派給您。
• 全部開啟： 檢視收件匣中所有您團隊的對話。請記住，如果您從收件匣傳送外發電子郵件給聯絡人，該電子郵件將不會出現在全部開啟 檢視中，直到該聯絡人回覆該電子郵件為止。
• 聊天： 檢視源自您網站上聊天 Widget 的所有對話。
• 機器人： 檢視從未或尚未指派給擁有人的所有機器人會話。
• 電子郵件： 檢視發送至您團隊電子郵件地址的電子郵件所產生的所有對話。
• Messenger： 檢視源自已連線 FacebookMessenger帳戶的 Facebook 商業專頁的所有對話。
• 表單： 檢視連線支援表單的所有提交內容。
• 通話：檢視連線電話號碼的所有通話。
• 全部關閉： 檢視已關閉的所有對話。
• 已寄出： 檢視所有從對話收件匣和CRM 記錄 寄出的電子郵件。請記住，當收件人回覆電子郵件時，對話會移至「全部開啟」檢視和任何其他相關檢視，例如「指定給我 」或「未指定 」檢視。
• 垃圾郵件： 檢視所有與您的業務對話無關的電子郵件，例如促銷電子郵件。任何從以角色為基礎的電子郵件 (行銷@、銷售@ 等) 收到的電子郵件都會傳送到垃圾 郵件檢視。
• 垃圾桶： 檢視所有已刪除的會話。開啟已刪除的會話以檢視內容。如果要還原已刪除的對話，請按一下頂部功能表中的還原 rotatei 。若要永久刪除訊息，請按一下永遠刪除 delete 。這將從收件匣和記錄對話的連絡人記錄中永久刪除主題。相關的票單也會被刪除。從垃圾桶檢視中刪除主題後，您就無法存取收件匣中或相關記錄上的主題。這些對話會在 30 天後自動刪除，且無法還原。

未指定、指定給我、全部開啟和聊天 檢視會一直顯示。若要存取其他標準檢視，請按一下更多內容。

在收件匣中撰寫訊息

在左下方，按一下撰寫 ，即可直接從會話收件匣撰寫寄出的電子郵件。進一步瞭解從會話收件匣傳送和回覆電子郵件。

檢視收件匣中的會話

若要存取收件匣中的對話，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
2. 在左側側邊欄中，按一下對話，即可在右側開啟該主題的詳細檢視。
3. 在對話主題中，您可以檢視主要的詳細資訊，例如指派的團隊成員和對話來源 (例如表單、電子郵件或通話)。
   
   

檢視聯絡人和相關記錄的詳細資訊

在右側側邊欄中，檢視關於關聯聯絡人、關聯票單的上下文資訊，以及該聯絡人過去與您公司的對話。按一下以展開每個部分並檢視其他詳細資訊。

• 聯絡人： 若要將聯絡人與線程分離，請按一下聯絡人姓名旁邊的 X 。若要在其他瀏覽器標籤中開啟聯絡人記錄，請按一下聯絡人的姓名。在聯絡人記錄中，您可以傳送一對一電子郵件、撥打電話、新增備註、建立任務或排定與該聯絡人的會議。
• 工作票： 若要檢視其他工作票資訊，請按一下 檢視 工作票卡片上的更多 資訊。在右側開啟的面板中，按一下 編輯顯示的 屬性 ，以 自訂顯示在 票單詳細資料 面板中的 屬性 。這不會更新收件匣中顯示在票單卡上的屬性。如果對話沒有關聯票單，請按一下建立票單。您無法從收件匣中的會話解除票單的關聯。進一步瞭解如何管理收件匣中的工作票。
  
  

  請注意： 2024 年 4 月 1 日之後建立的帳號無法存取收件匣中的工作單。在收件匣中建立工作單將會把工作單和會談都移到服務台。瞭解如何管理服務台中的票單。

• 關於此聯絡人：此 處顯示的聯絡人屬性與聯絡人記錄上「關於 」卡中的屬性相同。若要編輯出現的聯絡人屬性，請將滑鼠懸停在資訊圖示上info ，然後按一下編輯屬性。
• 其他會話： 檢視聯絡人與您的團隊之間之前的會話。
• 其他票單： 檢視聯絡人的其他相關票單 。
• 過去的回饋： 檢視聯絡人過去從客戶支援調查獲得的回饋。
• 交易： 若要建立交易記錄，以追蹤此對話的任何收入機會，請按一下建立交易。
• 公司： 檢視聯絡人的關聯公司記錄。
• 自訂物件 (僅限企業)：如果您使用自訂物件，您可以檢視與主題中的聯絡人相關聯的自訂物件記錄。自訂物件記錄必須與聯絡人記錄相關聯，才能出現在收件匣中。

回覆和評論收件匣中的訊息

使用回覆編輯器回覆收到的電子郵件 或聊天訊息，或使用註解標籤 通知其他團隊成員對話內容。如果您需要透過電話與聯絡人聯繫，也可以從回覆編輯器撥打電話 。

若要在輸入回覆時展開回覆編輯器，請按一下並拖曳至回覆編輯器。

• 輸入回覆，使用左下方的工具列加入豐富的文字格式 (例如粗體、斜體等)。您也可以按一下插入，然後選擇一個選項來附加 HubSpot 中其他工具的內容，包括

  • 知識庫文章
  • 片段
  • 視訊
  • 會議
  • 文件
  • 報價
  • 範本
• 按一下breezeSingleStar AI 圖示，然後選擇高亮命令：
  • Write for me: 在Write for me方塊中輸入提示，然後按一下Generate以產生要在會話中使用的文字。按一下插入 以使用提示，或按一下產生以產生不同版本的提示。
  • 總結會話： 將冗長的會話濃縮為簡潔的摘要。

進一步了解如何在對話收件匣中使用AI 助手。

如果您希望其他使用者檢閱主題或跟進聯絡人，您可以在對話中加入註解。此備註對聯絡人不會顯示：

• 在[回覆 ] 編輯器中，按一下 [註解] 標籤。
• 輸入@ 和 您團隊成員的姓名，然後輸入您的訊息。
  • 使用電子郵件編輯器底部的圖示來修改文字樣式、插入連結或上傳檔案。
  • 若要在回覆中加入文件、片段、會議連結、知識庫文章、引文或影片，請按一下插入。

• 按一下新增註解。團隊成員將會收到附有對話連結的通知。

• • 若要選擇要將對話指派給的使用者，請按一下左上方的擁有者 下拉式功能表。
  • 如果對話有相關的票單，請按一下對話上方的票單名稱 ，以在另一個瀏覽器索引標籤開啟票單記錄。
  • 若要從即時聊天或 Facebook Messenger 切換為透過電子郵件回覆，請按一下回覆編輯器中的頻道 下拉式功能表，然後選擇電子郵件。對話結束時，對話記錄會透過電子郵件傳送給訪客。
  • 若要傳送聊天記錄副本、刪除對話、封鎖寄件者或將對話標記為垃圾郵件，請按一下右上方的「更多 」下拉式功能表。
    • 當您封鎖寄件者時，對話會移至收件匣中的「篩選 」檢視。您可以選擇從垃圾郵件 檢視中解除封鎖寄件者，這樣未來的對話就可以在收件匣中看到。
      
      • 對於聊天，往後，訪客造訪您的網站時會看到聊天 Widget，但他們的新訊息不會出現在您的收件匣中。
      • 對於電子郵件，這會過濾此寄件者的線程和後續所有傳入的線程。
      • 相關的票單將被永久刪除。

請注意： 如果您將電子郵件對話標記為垃圾郵件，這只會過濾目前的主題。

• 若要將電子郵件對話轉寄給公司以外的其他團隊或組織，請在最近的電子郵件回覆頂端，按一下轉寄。
• 若要將對話標記為關閉，請按一下關閉對話。如果有工作票單與對話相關聯，使用者可以同時關閉工作票單和對話，或按一下更多下 拉功能表並選擇關閉對話，直接關閉對話。

• 如果您想要有更多空間回應會談，可以按一下面板頂端的last 圖示來收 縮右側或左側面板，然後按一下first 圖示來再次展開面板。

請注意：在瀏覽者尚未達到「傳送給團隊成員」機器人動作的機器人會談中，要等到瀏覽者不活動 30 分鐘之後，才能將會談標示為關閉。

• 若要大量刪除或關閉您的對話，請
  • 將滑鼠移至會話上方，然後選擇您要編輯的主題旁邊的核取方塊 。
  • 在收件匣頂端，選擇移至垃圾桶 或關閉對話。

連結至對話中的特定訊息

您可以直接連結至會談中的訊息，與團隊成員分享，這樣可以促進有效率的協作，並避免在主題中搜尋其他訊息的需要。

若要產生並分享訊息連結，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
2. 在左側側邊欄中，按一下對話，即可在右側開啟該主題的詳細檢視。
3. 將滑鼠移至主題中的訊息，按一下省略號圖示，然後選擇複製連結。
   
   
4. 訊息連結會複製到剪貼簿，然後您可以與團隊中的其他成員分享。當他們將 URL 貼到瀏覽器的 URL 列中時，就會被直接導向到該特定訊息。

隱藏訊息(僅限企業)

企業帳戶的使用者可以選擇隱藏收件匣中的訊息，以保護敏感資訊。

若要隱藏會談收件匣中的訊息，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
2. 在左側邊欄中，按一下對話，即可在右側開啟該主題的詳細檢視。
3. 將滑鼠移至主題中的訊息，按一下省略號圖示，然後選擇隱藏訊息。
4. 一旦隱藏，會話收件匣中的訊息就會以The message has been hidden (訊息已被隱藏) 取代。如果電子郵件已記錄在記錄中，則會從記錄時間軸中移除。

請注意： 只有 超級管理員或原本隱藏該訊息的使用者才能解除隱藏。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。
2. 在左側邊欄中，按一下對話，即可在右側開啟該主題的詳細檢視。
3. 將滑鼠移至主題中的訊息，按一下省略號圖示，然後選擇取消隱藏訊息。
   
   
4. 一旦解除隱藏，訊息就會還原到對話收件匣中，以及原本記錄該訊息的任何記錄中。

管理可用性狀態

在左上角，按一下「您有空」下拉式功能表，即可變更您的聊天可用狀態。瞭解如何自訂您的工作時間，以自動設定您的可用狀態。

當您離開時，您仍會顯示在目前指派給您的開放聊天中，但對於新來的訪客，您會顯示在離開狀態。

存取收件匣設定

在收件匣左下角，您可以快速存取收件匣設定進行編輯。您可以編輯收件匣層級的設定，或特定於您的電子郵件或聊天頻道的設定。進一步瞭解如何編輯收件匣。