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在記錄中安排與聯絡人的會議

上次更新時間: 五月 3, 2023

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整合Google日曆或Office 365日曆後,您可以安排與聯絡人、公司、交易或工單記錄中的聯絡人的會議,並向會議與會者發送日曆邀請。 您還可以添加用戶作爲與會者。

擁有指定座位的 Sales Hub ProfessionalEnterprise帳戶的用戶可以代表帳戶中同樣擁有指定座位的其他用戶安排會議。

本文適用於使用Google日曆或Office 365與HubSpot整合的使用者。 如果您已將行事曆連結至會議工具,請進一步了解如何建立和編輯日程安排頁面。 

請注意:如果您使用的是沙盒帳戶,則只能與沙盒帳戶中的其他用戶預訂會議。

爲自己安排一次會面

  • 在您的HubSpot帳戶中,前往您的聯絡人、公司、優惠或工單。
  • 按一下紀錄的名稱 。
  • 在左側面板中,按一下會議安排會議。 系統會顯示連結行事曆的彈出式方塊。 若要設定會議,請按照以下步驟操作:
    • 按一下「持續時間」下拉式選單,以設定會議的長度。
    • 點擊行事曆上的所需時間。 
    • 按一下「與會者」下拉式選單,以搜尋並選擇應包含在會議中的其他聯絡人和使用者。
    • 按一下「地點」下拉式選單,然後為會議地點選擇下列選項之一。 
      • 電話:在文字欄位寫下電話號碼。
      • 面對面:在文字欄位中寫下地址。
      • 視訊會議:連線視訊會議應用程式,例如Zoom、Google Meet或UberConference。 會議創建時將自動生成一個連結。 進一步了解如何使用HubSpot與ZoomGoogle MeetUberConference的整合。 如果您是開發人員或團隊中有開發人員,請了解如何使用視訊會議擴展API
      • 自訂:在文字欄位中寫入自訂位置詳情。
    • 在「與會者說明」部分,輸入會議詳情。 會議與會者會在行事曆邀請中看到此資訊。
      • 使用「參加者說明」部分底部的格式選項來修改文字、插入連結、使用片段或附加僅供內部使用的檔案(僅在折疊日曆時可用)。

請注意:若要將Zoom、Google Meet或UberConference連結新增至您的會議,您的HubSpot使用者電子郵件地址必須與您的Zoom、Google Meet或UberConference使用者電子郵件地址相符。

    • 按一下+新增內部備註以開啟團隊備註文字方塊。 在「團隊備註」文字方塊中,輸入任何內部備註供團隊成員查看。 會議聯絡人與會者不會在他們的行事曆邀請上看到此資訊。 使用底部的格式選項來修改文字、插入連結、附加檔案或使用片。 
    • 按一下「與 關聯」下拉式選單,搜尋並選取/清除記錄旁邊的核取方塊,以與會議活動關聯。 

pop-up_meeting1

  • 您也可以按一下折疊圖示來安排會議,而無需檢視您的行事曆。

    meeting_collapse

  • 按一下儲存。
    • 聯絡人需要在「電子郵件」屬性中填寫有效的電子郵件地址,才能接收邀請。
    • 安排會議後,您的聯絡人會收到邀請函,其中包含可以新增到其行事曆中的.ics檔案。
    • 系統會在您的行事曆中自動為您建立會議。

請注意:如果您尚未與Google日曆或Office 365日曆整合,系統會在安排會議時提示您這樣做。

 

議將儲存為紀錄時間表上的參與。 您的姓名將被列為主持人和組織者。

為其他用戶安排會議( Sales Hub Professional和Enterprise )

如果您是擁有指定座位的 Sales Hub ProfessionalEnterprise帳戶的使用者,您可以代表帳戶中的其他使用者安排會議,這些使用者同時擁有指定座位、連接行事曆並開啟行事曆同步。 如果您是業務或銷售開發代表,並且需要為客戶主管安排會議,這可能會有所幫助。

若要為其他用戶安排會議,請按照以下步驟操作: 

  • 在您的HubSpot帳戶中,前往您的聯絡人、公司、優惠或工單。
  • 按一下紀錄的名稱 。
  • 在左側面板中,按一下會議安排會議。 系統會顯示連結行事曆的彈出式方塊。 若要設定會議,請按照以下步驟操作:
    • 按一下「主持人」下拉式選單,選擇您安排會議的用戶。 系統會更新行事曆,以反映旅居主人的可訂狀況。 位置也會更新,以反映房東的視訊會議選項。 
  • 繼續安排會議

請注意:預設情況下,您不會以與會者身分加入會議。 如果您想參加會議,請使用「參加者」下拉菜單將自己新增為參加者。

  • 按一下儲存。
    • 聯絡人需要在「電子郵件」屬性中填寫有效的電子郵件地址,才能接收邀請。
    • 安排會議後,聯絡人和主持人將收到包含.ics檔案的邀請,該檔案可以新增到他們的行事曆中。

使用者可以透過查看紀錄的時間表來查看誰組織和主持了會議。

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使用者也可以使用旅居建立的活動(主辦單位)和指派給旅居的活動(旅居主人)來建立報告。

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分配會議結果

會議結束後,主持人可以分配會議結果,以便更好地跟蹤與聯絡人的會議。

  • 在記錄中,按一下會議參與的「行動」下拉式選單,然後選擇「編輯」。

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  • 按一下「結果」下拉式選單,然後選擇會議結果。

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  • 按一下儲存。

請注意:只有在您使用Google日曆並已開啟Google日曆與 HubSpot 雙向整合的情況下,才會將聯絡記錄中對會議描述的更改發送給與會者。 如果您使用的是Office 365行事曆或未開啟集成,請更新行事曆活動中的會議描述,以便將變更發送給與會者,而不是聯絡記錄。

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