在記錄中安排與聯絡人的會議

整合Google日曆或Office 365日曆後，您可以安排與聯絡人、公司、交易或工單記錄中的聯絡人的會議，並向會議與會者發送日曆邀請。 您還可以添加用戶作爲與會者。

擁有指定座位的 Sales Hub Professional或Enterprise帳戶的用戶可以代表帳戶中同樣擁有指定座位的其他用戶安排會議。

本文適用於使用Google日曆或Office 365與HubSpot整合的使用者。 如果您已將行事曆連結至會議工具，請進一步了解如何建立和編輯日程安排頁面。 

請注意：如果您使用的是沙盒帳戶，則只能與沙盒帳戶中的其他用戶預訂會議。

爲自己安排一次會面

• 在您的HubSpot帳戶中，前往您的聯絡人、公司、優惠或工單。
• 按一下紀錄的名稱 。
• 在左側面板中，按一下會議安排會議。 系統會顯示連結行事曆的彈出式方塊。 若要設定會議，請按照以下步驟操作：
  • 按一下「持續時間」下拉式選單，以設定會議的長度。
  • 點擊行事曆上的所需時間。 

• • 輸入會議的標題。
  • 按一下「會議類型」下拉式選單，選擇會議類型。 只有當您啟用自訂的電話和會議類型時，此設定才可用。

• • 按一下「與會者」下拉式選單，以搜尋並選擇應包含在會議中的其他聯絡人和使用者。

• • 按一下「地點」下拉式選單，然後為會議地點選擇下列選項之一。 
    • 電話：在文字欄位寫下電話號碼。
    • 面對面：在文字欄位中寫下地址。
    • 視訊會議：連線視訊會議應用程式，例如Zoom、Google Meet或UberConference。 會議創建時將自動生成一個連結。 進一步了解如何使用HubSpot與Zoom、Google Meet或UberConference的整合。 如果您是開發人員或團隊中有開發人員，請了解如何使用視訊會議擴展API。
    • 自訂：在文字欄位中寫入自訂位置詳情。

• • 在「與會者說明」部分，輸入會議詳情。 會議與會者會在行事曆邀請中看到此資訊。
    • 使用「參加者說明」部分底部的格式選項來修改文字、插入連結、使用片段或附加僅供內部使用的檔案（僅在折疊日曆時可用）。

請注意：若要將Zoom、Google Meet或UberConference連結新增至您的會議，您的HubSpot使用者電子郵件地址必須與您的Zoom、Google Meet或UberConference使用者電子郵件地址相符。

• • 按一下+新增內部備註以開啟團隊備註文字方塊。 在「團隊備註」文字方塊中，輸入任何內部備註供團隊成員查看。 會議聯絡人與會者不會在他們的行事曆邀請上看到此資訊。 使用底部的格式選項來修改文字、插入連結、附加檔案或使用片段。 
  • 按一下「與 關聯」下拉式選單，搜尋並選取/清除記錄旁邊的核取方塊，以與會議活動關聯。 

• 您也可以按一下折疊圖示來安排會議，而無需檢視您的行事曆。
  

  

• 按一下儲存。
  
  • 聯絡人需要在「電子郵件」屬性中填寫有效的電子郵件地址，才能接收邀請。
  • 安排會議後，您的聯絡人會收到邀請函，其中包含可以新增到其行事曆中的.ics檔案。
  • 系統會在您的行事曆中自動為您建立會議。

會

為其他用戶安排會議（ Sales Hub Professional和Enterprise ）

如果您是擁有指定座位的 Sales Hub Professional或Enterprise帳戶的使用者，您可以代表帳戶中的其他使用者安排會議，這些使用者同時擁有指定座位、連接行事曆並開啟行事曆同步。 如果您是業務或銷售開發代表，並且需要為客戶主管安排會議，這可能會有所幫助。

若要為其他用戶安排會議，請按照以下步驟操作： 

• 在您的HubSpot帳戶中，前往您的聯絡人、公司、優惠或工單。
• 按一下紀錄的名稱 。
• 在左側面板中，按一下會議安排會議。 系統會顯示連結行事曆的彈出式方塊。 若要設定會議，請按照以下步驟操作：
  
  • 按一下「主持人」下拉式選單，選擇您安排會議的用戶。 系統會更新行事曆，以反映旅居主人的可訂狀況。 位置也會更新，以反映房東的視訊會議選項。 
• 繼續安排會議。

請注意：預設情況下，您不會以與會者身分加入會議。 如果您想參加會議，請使用「參加者」下拉菜單將自己新增為參加者。

• 按一下儲存。
  
  • 聯絡人需要在「電子郵件」屬性中填寫有效的電子郵件地址，才能接收邀請。
  • 安排會議後，聯絡人和主持人將收到包含.ics檔案的邀請，該檔案可以新增到他們的行事曆中。

使用者可以透過查看紀錄的時間表來查看誰組織和主持了會議。

使用者也可以使用旅居建立的活動（主辦單位）和指派給旅居的活動（旅居主人）來建立報告。

分配會議結果

會議結束後，主持人可以分配會議結果，以便更好地跟蹤與聯絡人的會議。

• 在記錄中，按一下會議參與的「行動」下拉式選單，然後選擇「編輯」。

• 按一下「結果」下拉式選單，然後選擇會議結果。

• 按一下儲存。

請注意：只有在您使用Google日曆並已開啟Google日曆與 HubSpot 雙向整合的情況下，才會將聯絡記錄中對會議描述的更改發送給與會者。 如果您使用的是Office 365行事曆或未開啟集成，請更新行事曆活動中的會議描述，以便將變更發送給與會者，而不是聯絡記錄。