安排與記錄中的聯絡人會面

整合 Google 行事曆或 Office 365 行事曆後，您就可以從聯絡人、公司、交易或票據記錄與聯絡人排定會議，並傳送行事曆邀請至會議出席者。您也可以將使用者新增為會議出席者。

Sales Hub 或Service Hub Professional 或 Enterprise 帳戶中有指定座位的使用者，可以代表帳戶中也有指定座位的其他使用者排定會議。

本文適用於使用 Google 行事曆或 Office 365 與 HubSpot 整合的使用者。如果您將行事曆連接至會議工具，請了解更多關於建立和編輯排程頁面的資訊。

在桌上型電腦上為自己排定會議

• 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到您的聯絡人、公司、交易或票據。
• 按一下記錄的名稱 。
• 在左側面板中，按一下meetings排定會議。連線行事曆的彈出框將會出現。要設定會議
  
  • 輸入開始日期。
  • 輸入開始 時間，然後輸入結束時間。您也可以按一下顯示的行事曆上的日期。

• • 輸入會議的標題。
  • 按一下會議類型下拉式功能表以選取會議類型。只有啟用自訂通話和會議類型時，此設定才會可用。

• • 按一下出席者下拉式功能表，以搜尋並選取應該包括在會議中的其他連絡人和使用者。

• • 按一下地點下拉式功能表，然後選擇下列其中一個會議地點選項。
    • 電話：在文字欄位中寫入電話號碼。
    • 面談：在文字欄位中寫入地址。
    視訊會議： 連接視訊會議應用程式，例如 Zoom、Google Meet 或 UberConference。建立會議時會自動產生連結。進一步了解如何使用 HubSpot 與Zoom、Google Meet 或 UberConference的整合 。如果您是開發人員或您的團隊中有開發人員，請瞭解如何使用視訊會議擴充 API。
    
    • 自訂：在文字欄位中寫入自訂位置詳細資訊。

• • 若要在會議前傳送提醒電子郵件，請在排程提醒電子郵件部分中，選擇在會議前多少週、天、小時或分鐘應傳送電子郵件，在文字欄位中輸入數字，然後按一下排程提醒電子郵件 下拉式功能表，並選擇時間測量。
    如果您的帳戶已開 啟「預設開啟會議提醒」開關，新會議將會繼承預設提醒。瞭解如何決定會議提醒的時區。
    • 您最多可以新增三個提醒電子郵件。若要新增其他提醒電子郵件，請按一下 + 新增提醒。若要刪除提醒，請按一下刪除垃圾桶圖示 delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToTo若要在提醒電子郵件正文中包含邀請人描述，請選取在提醒電子郵件正文中包含出席者描述核取方塊。

• • 在出席者描述 欄位中，輸入會議的詳細資訊。會議出席者會在行事曆邀請中看到此資訊。
    • 使用出席者描述欄位底部的格式選項來修改文字、插入連結、使用片段或附加內部專用檔案 (僅在您折疊行事曆時可用)。

請注意： 若要在會議中加入 Zoom、Google Meet 或 UberConference 連結，您的 HubSpot 使用者電子郵件地址必須與您的 Zoom、Google Meet 或 UberConference 使用者電子郵件地址相符。

• • 按一下+ 新增內部備註，開啟團隊備註 文字方塊。 在團隊備註 文字方塊中，輸入任何內部備註供您的團隊成員檢閱。會議聯絡人出席者不會在行事曆邀請上看到此資訊。使用底部的格式選項修改文字、插入連結、附加檔案或使用片段。
  • 按一下「與 之關聯」下拉式功能表，搜尋並選擇/清除要與會議活動關聯的記錄旁邊的核取方塊。

• 您也可以按一下折疊圖示，在不檢視行事曆的情況下排定會議。
  

  

• 按一下儲存。
  
  • 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址，才能收到邀請函。
  • 會議排定後，您的連絡人將收到附有 .ics 檔案的邀請函，可將該檔案新增至他們的行事曆。
  • 您的行事曆會自動為您建立會議。

會議會儲存為記錄時間軸上的約會。您的姓名會被列為主持人和組織者。

在 HubSpot 行動應用程式中為自己安排會議

• 在 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
• 點選功能表，然後點選左側欄中的聯絡人。
• 點選記錄名稱 。
• 點選更多。然後點選會議。若要設定會議
  • 輸入會議的標題和描述。
  • 點選開始日期、開始時間、結束 日期和結束 時間，以設定會議的 日期和長度。
  • 點選檢查可用性以檢視您的行事 曆。
  • 點選會議類型以選取會議類型。只有當您已啟用自訂通話和 會議類型時，此設定才會可用。
  • 點選地點，然後為會議地點選 取下列其中一個選項。
    • 地址：在文字欄位中寫入地址。
    • 電話號碼：在文字欄位中寫入電話號碼。
    • 自訂位置：在文字欄位中寫入自訂位置詳細資訊。

    請注意：從 HubSpot 行動應用程式排定會議時，無法使用視訊會議。

  • 點選內部備註輸入任何內部備註供您的團隊成員檢閱。會議聯絡人不會在行事曆邀請上看到此資訊。使用 @ 標記其他使用者。
  • 點選與之 相關聯，以搜尋並選取/清除記錄旁的X，以與會議活動相關聯。
  
  • 點選 儲存。在彈出的方塊中，點選繼續並傳送。
    • 連絡人需要在電子郵件屬性中填入有效的電子郵件地址，才能收到邀請函。
    • 一旦排定會議，您的連絡人將收到附有 .ics 檔案的邀請函，可將該檔案新增至他們的行事曆。
    • 您的行事曆中會自動為您建立會議。

會議會儲存為記錄時間軸上的約會。您的姓名會被列為主持人和組織者。

排定會議後，您可以在 HubSpot 行動應用程式中編輯會議。若要編輯會議，請

• 在 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
• 點選功能表，然後點選左側欄中的聯絡人。
• 點選與會議相關的記錄名稱 。
• 點選活動右上方的功能表圖示 。然後點選編輯。
• 進行變更後，點選儲存。

在桌面上為其他使用者排定會議(Sales Hub或Service Hub Professional andEnterprise)

如果您是Sales Hub 或Service Hub Professional 或Enterprise 帳戶中有指定座位的使用者，您可以代帳戶中同樣有指定座位、連線行事曆並已開啟行事曆同步的其他使用者排定會議。如果您是業務或銷售開發代表，而您需要為客戶主管排定會議，這將會很有幫助。

若要為其他使用者排定會議，請

• 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到您的聯絡人、公司、交易或票據。
• 按一下記錄的名稱 。
• 在左側面板中，按一下meetings排定會議。連接行事曆的彈出框將會出現。要設定會議
  
  • 按一下主持人下拉式功能表，選取您要排定會議的使用者。
  • 按一下會議輪值以使用會議輪值。然後按一下Search meeting rotation（搜尋會議輪 值）下拉式功能表，以選擇會議輪值。會議輪值使用者欄位會由指派會議最少的輪值成員填入。該成員的行事曆也會出現。如果多位成員指派的會議數量相同，則會指派最近排程最少的成員。
    • 如果建議使用者的行事曆已滿，或者您想選擇其他使用者，您可以按一下會議輪值使用者下拉式功能表，選擇其他成員。
  • 行事曆會更新以反映主持人的可用性。地點」也會更新，以反映主持人的視訊會議選項。

• 繼續排定會議。

• 按一下儲存。
  
  • 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址，才能收到邀請函。
  • 一旦排定會議，連絡人和主持人就會收到附有 .ics 檔案的邀請函，可將其加入行事曆。

使用者可透過檢視記錄的時間軸，查看誰組織和主持了會議。

使用者也可以使用由財產（組織者）建立的活動和指派給財產（主持人）的活動來建立報告。

請注意：如果您為其他使用者排定會議，其行事曆上的現有會議將會顯示Busy，而非會議的標題。

在桌面上指定會議結果

會議進行後，主持人可以指定會議結果，以便更好地追蹤與聯絡人的會議。預設的會議結果選項有：已排程、已完成、重新排程、未出席和已取消。您也可以建立自訂會議結果。

• 在記錄中，按一下會議約定上的動作下拉式功能表，然後選擇編輯。

• 按一下結果 下拉式功能表，然後選擇會議結果。

• 按一下儲存。

請注意：對聯絡人記錄上的會議描述所做的變更，只有在您使用 Google 行事曆並已開啟Google 行事曆與HubSpot 的雙向整合時，才會傳送給出席者。如果您使用的是 Office 365 日曆或未開啟整合，請更新日曆事件中的會議描述，以將變更傳送給出席者，而非聯絡人記錄中的會議描述。

在 HubSpot 行動應用程式中指定會議結果

請注意： 此功能目前僅適用於 iOS 使用者。

• 在您的 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
• 點選功能表，然後點選左側欄中的聯絡人。
• 點選與會議相關的記錄名稱 。
• 點選活動右上方的功能表圖示 。然後點選編輯。
• 將會議結果置頂，從清單中選取新結果。
  
• 點選儲存。