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Meetings

安排與記錄中的聯絡人的會議

上次更新時間: 十一月 21, 2022

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整合Google日曆或Office 365日曆後,您可以安排與來自聯絡人、公司、交易或工單記錄的聯絡人的會議,並向會議參加者發送日曆邀請。 您也可以在Hub中新增用戶作為會議參加者。

本文適用於使用Google日曆或Office 365與HubSpot整合的用戶。 如果你將行事曆連接到會議工具,請進一步了解如何建立和編輯日程安排頁面。 

  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽至您的聯絡人、公司、優惠或工單。
  • 按一下記錄 的名稱
  • 在左側面板中,按一下會 安排。 在畫面底部的開啟視窗中,設定會議:
    • 輸入會議的標題
    • 按一下日期文字方塊,從日曆下拉菜單中選擇會議日期,或使用MM/DD/YY格式輸入日期。
    • 按一下[開始時間]和[結束時間] 下拉式選單以設定會議時間範圍。 這將根據瀏覽器的時區而定。
    • 按一下「參加者」下拉選單,搜尋並選擇Hub中應包含在會議中的其他聯絡人和用戶。
    • 按一下會議類型下拉選單以選擇會議類型。 只有在您已啟用自訂通話和會議類型的情況下,此設定才可用。
    • 按一下位置下拉選單,並選擇會議位置的下列選項之一。 
      • 電話:在文字欄位寫下電話號碼。
      • 面對面:在文字欄位中寫下地址。
      • 視訊會議:連結Zoom、Google Meet或UberConference等視訊會議應用程式。 會議建立後,系統會自動生成連結。 進一步了解如何使用HubSpot與ZoomGoogle Meet或UberConference的整。 如果你是開發人員或團隊中有開發人員,請學習如何使用視訊會議擴展API
      • 自訂:在文字欄位中撰寫自訂位置詳情。
    • 在「參加者描述」部分,輸入會議詳情。 會議參加者將在行事曆邀請中看到此資訊。
      • 使用「參加者描述」部分底部的格式選項來修改文字、插入連結、附加檔案或使用片段

請注意:若 要在會議中新增Zoom、Google Meet或UberConference連結,我們的HubSpot用戶電子郵件地址必須與您的Zoom、Google Meet或UberConference用戶電子郵件地址相符。

    • 按一下+新增內部備註以開啟團隊備註文字方塊。 在「團隊備註」文字方塊中,輸入任何內部備註,供團隊成員查看。 會議聯絡人參加者將不會在行事曆邀請中看到此資訊。 使用底部的格式選項來修改文字、插入連結、附加檔案或使用片段。 
    • 按一下會議活動關的下拉式選單以搜尋並選擇/清除要與會議活動關聯的記錄旁邊的核取方塊。 
    • 選擇新增至Google日曆新增至Office 365日曆核取方塊以將活動新增至Google日曆或Office 365日曆,並向聯絡人發送邀請。 進一步瞭解如何將Google日曆或Office 365日曆連接到CRM

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  • 按一下儲存
    • 如果選擇新增至Google日曆新增至Office 365日曆
      • 聯絡人必須在「電子郵件」屬性中填寫有效的 電子郵件地址才能收到邀請。
      • 會議安排妥當後,你的聯絡人會收到一封邀請信,其中包含.ics檔案,可以新增到他們的日曆中。
      • 系統會在行事曆中為你自動建立已接受會議。
    • 如果您沒有選擇「新增至Google日曆」或「 新增至Office 365日曆」,則不會發送會議邀請。

請注意:

  • 如果您尚未與Google日曆或Office 365日曆整合,則會在預約會議時提示您這樣做。
  • 如果要編輯會議以包括其他參加者,則必須更新其他部分(如標題或參加者描述) ,以將新參加者填充到Google日曆或Office 365日曆中。

 

會議將儲存為記錄時間線上的約會。 會議進行後,您可以分配會議結果,以便更好地跟蹤與聯絡人的會議。

  • 在記錄中,按一下會議參與項目上的[操作]下拉式選單,然後選擇[ 編輯]。

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  • 按一下[ 結果] 下拉式選單,然後選擇會議結果。

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  • 按一下 儲存。如果您選擇 將此活動新增 至整合的Google日曆或Office 365日曆,請按一下 儲存並發送更新

請注意:聯絡人記錄中對會議描述的 變更只會在 您使用「Google日曆」並已啟用「Google日曆」 HubSpot雙向整合的情況下發送給參加者。 如果您使用的是Office 365日曆,或未開啟集成,請更新日曆事件中的 會議說明, 以便將變更傳送給參加者,而不是聯絡人記錄。

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