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安排與記錄中的客服案件會面

上次更新時間: 十二月 11, 2023

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整合Google行事曆或Office 365行事曆後,您可以與聯絡人、公司、交易或票證記錄中的聯絡人安排會議,並向會議與會者傳送行事曆邀請。 您也可以將使用者新增為會議出席者。

擁有指定席次的Sales Hub 專業版企業版帳戶中的使用者可以代表帳戶中擁有指定席次的其他使用者安排會議。

本文適用於使用Google Calendar或Office 365與HubSpot整合的使用者。 如果您已將行事曆連結至會議工具,請深入瞭解如何建立和編輯排程頁面。 

請注意:

  •  如果您使用的是沙箱帳戶,則只能與沙箱帳戶中的其他使用者預約會議。
  • 對於最新功能,您可以選擇加入測試版。

在電腦版上為自己安排會議

  • 在HubSpot帳戶中,前往聯絡人、公司、優惠或門票。
  • 按一下記錄的名稱 。
  • 在左側面板中,按一下會議安排會議。 系統會顯示已連結行事曆的彈出方塊。 若要設定會議,請按照以下步驟操作
    • 按一下「持續時間」下拉式選單,即可設定會議時間長度。
    • 在日曆上點擊所需的時間。 
    • 輸入會議的標題。
    • 按一下「會議類型」下拉式選單,選擇會議類型。 此設定僅適用於啟用自訂通話和會議類型的情況。
    • 按一下「出席者」下拉式選單,搜尋並選取其他應納入會議的聯絡人和使用者。
    • 按一下「地點」下拉式選單,然後為集合地點選取下列其中一個選項。
      • 電話:在文字欄位中填寫電話號碼。
      • 面對面:在文字欄位中填寫地址。
      • 視訊會議:連結Zoom、Google Meet或UberConference等視訊會議應用程式。 建立會議時會自動產生連結。 深入瞭解如何使用HubSpot與ZoomGoogle MeetUberConference整合。 如果您是開發人員或團隊中有開發人員,請瞭解如何使用視訊會議擴充功能API
      • 自訂:在文字欄位中輸入自訂位置詳細資訊。
    • 若要在會議前傳送提醒電子郵件,請在「排定的提醒電子郵件」區段中,選擇應在會議前多少週、幾天、幾小時或分鐘傳送電子郵件,在文字欄位中輸入數字,然後按一下「排定的提醒電子郵件」下拉式選單,並選擇時間測量。
      如果您的帳戶 預設開啟會議提醒,新會議將繼承預設提醒。
      • 你最多可以新增三封提醒電郵。 若要新增其他提醒電子郵件,請按一下「+新增提醒」。 若要刪除提醒,請點擊
      • 若要在提醒電子郵件正文中包含邀請說明,請選取「在提醒電子郵件正文中包含邀請說明」核取方塊。
    • 在「出席者說明」區段中,輸入有關會議的詳細資訊。 會議與會者將在日曆邀請中看到此資訊。
      • 使用「參加者說明」部分底部的格式選項來修改文字、插入連結、使用程式碼片段或附加僅供內部使用的檔案(僅在折疊行事曆時可用)。

請注意:若要將Zoom、Google Meet或Uber Conference連結新增至會議,您的HubSpot使用者電子郵件地址必須與Zoom、Google Meet或Uber Conference使用者電子郵件地址相符。

    • 按一下「+新增內部備註」以開啟「團隊備註」文字方塊。 在「團隊備註」文字方塊中,輸入任何供團隊成員查看的內部備註。 會議聯絡人與會者將不會在其行事曆邀請中看到此資訊。 使用底部的格式選項來修改文字、插入連結、附加檔案或使用程式碼片段。 
    • 按一下「與會議活動相 關聯」下拉式選單,搜尋並選取/清除要與會議活動相關聯的記錄旁的核取方塊。 

pop-up_meeting1

  • 您也可以按一下收起圖示,在不檢視行事曆的情況下安排會議。

    meeting_collapse

  • 按一下儲存。
    • 聯絡人必須在電子郵件屬性中填入有效的電子郵件地址,才能接收邀請。
    • 安排會議後,您的聯絡人將收到一封邀請函,其中包含.ics檔案,可以將其新增到日曆中。
    • 系統會在行事曆中自動為你建立會議。

請注意:如果您尚未與Google日曆或Office 365日曆整合,系統會在安排會議時提示您進行整合。

 

議將在記錄的時間軸上儲存為參與度。 系統會將你的姓名列為體驗策劃人和舉辦人。

在HubSpot行動應用程式中為自己安排會議

  • 在iOS或Android裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 點按「選單」,然後點按左側邊欄的「聯絡人」。
  • 點選紀錄名稱 。
  • 點選「更多」。然後點選「會議」。 若要設定會議,請按照以下步驟操作
    • 輸入會議的標題和說明。
    • 點選開始日期、開始時間、結束日期和結束時間,以設定會議的日期和時間長度。
    • 輕點「查看可訂狀況」以查看行事曆。
    • 點按「會議類型」以選擇會議類型。 此設定僅適用於啟用自訂通話和會議類型的情況。
    • 點按「地點」,然後為集合地點選取下列其中一個選項。
        • 地址:在文字欄位中填寫地址。
        • 電話號碼:在文字欄位中填寫電話號碼。
        • 自訂位置:在文字欄位中輸入自訂位置詳細資訊。

      請注意:透過HubSpot行動應用程式安排會議時,無法使用視訊會議。

    • 點選「內部備註」,輸入任何內部備註,供團隊成員查看。 會議聯絡人與會者將不會在其行事曆邀請中看到此資訊。 使用@標記其他用戶。
    • 點選「與 關聯」,搜尋並選取/清除要與會議活動關聯的記錄旁邊的「X」。 
    meetings-on-mobile
    • 輕點「儲存」。在彈出式視窗中,按一下「繼續」並傳送。
      • 聯絡人必須在電子郵件屬性中填入有效的電子郵件地址,才能接收邀請。
      • 安排會議後,您的聯絡人將收到一封邀請函,其中包含.ics檔案,可以將其新增到日曆中。
      • 系統會在行事曆中自動為你建立會議。

會議將在記錄的時間軸上儲存為參與度。 系統會將你的姓名列為體驗策劃人和舉辦人。

排定會議後,您可以在HubSpot行動應用程式中進行編輯。 若要編輯會議,請按照以下步 

  • 在iOS或Android裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 點按「選單」,然後點按左側邊欄的「聯絡人」。
  • 點選與會議相關的記錄名稱 。 
  • 點按活動右上角的選單圖示。然後按一下「編輯」。 
  • 完成變更後,輕點「儲存」。

在電腦版( Sales Hub和Service Hub 專業版和企業版)上為其他用戶安排會議

如果您是Sales Hub 專業版Enterprise版帳戶中已指定席次的使用者,您可以代表帳戶中已指定席次、已連結行事曆且已開啟行事曆 同步功能的其他使用者安排會議。 如果您是業務或銷售開發代表,並且需要為客戶高管安排會議,這可能會很有幫助。

若要為其他使用者安排會議: 

  • 在HubSpot帳戶中,前往聯絡人、公司、優惠或門票。
  • 按一下記錄的名稱 。
  • 在左側面板中,按一下會議安排會議。 系統會顯示已連結行事曆的彈出方塊。 若要設定會議,請按照以下步驟操作
    • 點擊「體驗達人」下拉式選單,選擇要為其安排會議的使用者。 系統會更新行事曆,以反映旅居主人的可訂狀況。 地點也會更新,以反映體驗策劃人的視訊會議選項。 
  • 繼續安排會議

請注意:根據預設,您不會被新增為會議出席者。 如果您想參加會議,請使用「出席者」下拉式選單將自己新增為出席者。

  • 按一下儲存。
    • 聯絡人必須在電子郵件屬性中填入有效的電子郵件地址,才能接收邀請。
    • 安排會議後,聯絡人和主持人將收到邀請函,其中包含.ics檔案,可以新增到日曆中。

使用者可以透過檢閱記錄的時間軸,查看誰組織和主持了會議。

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用戶還可以使用屬性(組織者)創建的活動和分配給屬性(主機)的活動來創建報告。

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在電腦版上指派會議結果

會議結束後,主持人可以指派會議結果,以便更好地追蹤與聯絡人的會議。

  • 在紀錄上,按一下會議參與度上的「動作」下拉式選單,然後選取「編輯」。

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  • 按一下「結果」下拉式選單,然後選取會議結果。

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  • 按一下儲存。

請注意:只有當您使用Google日曆並已開啟與 HubSpot 的Google日曆雙向整合時,聯絡人記錄中的會議描述變更才會傳送給與 會者。 如果您使用的是Office 365行事曆或未開啟整合,請更新行事曆事件中的會議描述,將變更傳送給與會者,而不是在聯絡人記錄中。

在HubSpot行動應用程式中指派會議結果

請注意:此功能目前僅適用於iOS使用者

  • 在iOS或Android裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 點按「選單」,然後點按左側邊欄的「聯絡人」。
  • 點選與會議相關的記錄名稱 。 
  • 點按活動右上角的選單圖示。然後按一下「編輯」。 
  • 在會議結果上方,從清單中選擇新的結果。
    meeting-outcome-mobile 
  • 點按「儲存」。
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