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安排與記錄中的聯絡人會面

上次更新時間: 四月 30, 2025

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整合 Google 行事曆或 Office 365 行事曆後,您就可以從聯絡人、公司、交易或票據記錄聯絡人排定會議,並傳送行事曆邀請至會議出席者。您也可以將使用者新增為會議出席者。

Sales Hub Service Hub Professional Enterprise 帳戶中有指定座位的使用者,可以代表帳戶中也有指定座位的其他使用者排定會議。

本文適用於使用 Google 行事曆或 Office 365 與 HubSpot 整合的使用者。如果您將行事曆連接至會議工具,請了解更多關於建立和編輯排程頁面的資訊。

請注意

  • 如果 您使用的是沙盒帳戶,您只能與沙盒帳戶中的其他使用者預約會議。
  • 如需最新功能,您可以選擇加入測試版。

在桌上型電腦上為自己排定會議

  • 在您的 HubSpot 帳戶中,導覽到您的聯絡人、公司、交易或票據。
  • 按一下記錄的名稱
  • 在左側面板中,按一下meetings排定會議。連線行事曆的彈出框將會出現。要設定會議
    • 輸入開始日期
    • 輸入開始 時間,然後輸入結束時間。您也可以按一下顯示的行事曆上的日期。
    • 輸入會議的標題
    • 按一下會議類型下拉式功能表以選取會議類型。只有啟用自訂通話和會議類型時,此設定才會可用。
    • 按一下出席者下拉式功能表,以搜尋並選取應該包括在會議中的其他連絡人和使用者。
    • 按一下地點下拉式功能表,然後選擇下列其中一個會議地點選項。
        • 電話:在文字欄位中寫入電話號碼。
        • 面談:在文字欄位中寫入地址。
      視訊會議: 連接視訊會議應用程式,例如 Zoom、Google Meet 或 UberConference。建立會議時會自動產生連結。進一步了解如何使用 HubSpot 與ZoomGoogle MeetUberConference的整合 。如果您是開發人員或您的團隊中有開發人員,請瞭解如何使用視訊會議擴充 API
      • 自訂:在文字欄位中寫入自訂位置詳細資訊。
    • 若要在會議前傳送提醒電子郵件,請在排程提醒電子郵件部分中,選擇在會議前多少週、天、小時或分鐘應傳送電子郵件,在文字欄位中輸入數字,然後按一下排程提醒電子郵件 下拉式功能表,並選擇時間測量。
      如果您的帳戶已開 啟「預設開啟會議提醒」開關,新會議將會繼承預設提醒。瞭解如何決定會議提醒的時區
      • 您最多可以新增三個提醒電子郵件。若要新增其他提醒電子郵件,請按一下 + 新增提醒。若要刪除提醒,請按一下
      • 若要在提醒電子郵件正文中包含邀請人描述,請選取在提醒電子郵件正文中包含出席者描述核取方塊。
    • 出席者描述 欄位中,輸入會議的詳細資訊。會議出席者會在行事曆邀請中看到此資訊。
      • 使用出席者描述欄位底部的格式選項來修改文字、插入連結、使用片段或附加內部專用檔案 (僅在您折疊行事曆時可用)。

請注意: 若要在會議中加入 Zoom、Google Meet 或 UberConference 連結,您的 HubSpot 使用者電子郵件地址必須與您的 Zoom、Google Meet 或 UberConference 使用者電子郵件地址相符。

    • 按一下+ 新增內部備註,開啟團隊備註 文字方塊。 團隊備註 文字方塊中,輸入任何內部備註供您的團隊成員檢閱。會議聯絡人出席者不會在行事曆邀請上看到此資訊。使用底部的格式選項修改文字、插入連結、附加檔案或使用片段
    • 按一下「 之關聯」下拉式功能表,搜尋並選擇/清除要與會議活動關聯的記錄旁邊的核取方塊

Dialog box showing a scheduled event "Paint the Mona Lisa" on Wednesday, April 30th from 4:00 PM to 11:00 PM. Reminders are set for 1 hour and 3 days before. The title is "Paint the Mona Lisa," and 2 attendees are selected. The attendee description is "We will be painting the Mona Lisa

  • 您也可以按一下折疊圖示,在不檢視行事曆的情況下排定會議。

    meeting_collapse

  • 按一下儲存
    • 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址,才能收到邀請函。
    • 會議排定後,您的連絡人將收到附有 .ics 檔案的邀請函,可將該檔案新增至他們的行事曆。
    • 您的行事曆會自動為您建立會議。

請注意: 如果您尚未與 Google Calendar 或 Office 365 Calendar 整合,則在排定會議時會提示您進行整合。

會議會儲存為記錄時間軸上的約會。您的姓名會被列為主持人和組織者。

在 HubSpot 行動應用程式中為自己安排會議

  • 在 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 點選功能表,然後點選左側欄中的聯絡人
  • 點選記錄名稱
  • 點選更多。然後點選會議。若要設定會議
    • 輸入會議的標題描述
    • 點選開始日期開始時間結束 日期結束 時間,以設定會議的 日期和長度。
    • 點選檢查可用性以檢視您的行事 曆。
    • 點選會議類型以選取會議類型。只有當您已啟用自訂通話和 會議類型時,此設定才會可用。
    • 點選地點,然後為會議地點選 取下列其中一個選項。
        • 地址:在文字欄位中寫入地址。
        • 電話號碼:在文字欄位中寫入電話號碼。
        • 自訂位置:在文字欄位中寫入自訂位置詳細資訊。

      請注意:從 HubSpot 行動應用程式排定會議時,無法使用視訊會議。

    • 點選內部備註輸入任何內部備註供您的團隊成員檢閱。會議聯絡人不會在行事曆邀請上看到此資訊。使用 @ 標記其他使用者。
    • 點選與之 相關聯,以搜尋並選取/清除記錄旁的X,以與會議活動相關聯。
    meetings-on-mobile
    • 點選 儲存。在彈出的方塊中,點選繼續並傳送
      • 連絡人需要在電子郵件屬性中填入有效的電子郵件地址,才能收到邀請函。
      • 一旦排定會議,您的連絡人將收到附有 .ics 檔案的邀請函,可將該檔案新增至他們的行事曆。
      • 您的行事曆中會自動為您建立會議。

會議會儲存為記錄時間軸上的約會。您的姓名會被列為主持人和組織者。

排定會議後,您可以在 HubSpot 行動應用程式中編輯會議。若要編輯會議,請

  • 在 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 點選功能表,然後點選左側欄中的聯絡人
  • 點選與會議相關的記錄名稱
  • 點選活動右上方的功能表圖示 。然後點選編輯
  • 進行變更後,點選儲存

在桌面上為其他使用者排定會議(Sales HubService Hub Professional andEnterprise)

如果您是Sales Hub Service Hub Professional Enterprise 帳戶中有指定座位的使用者,您可以代帳戶中同樣有指定座位、連線行事曆並已開啟行事曆同步的其他使用者排定會議。如果您是業務或銷售開發代表,而您需要為客戶主管排定會議,這將會很有幫助。

若要為其他使用者排定會議,請

  • 在您的 HubSpot 帳戶中,導覽到您的聯絡人、公司、交易或票據。
  • 按一下記錄的名稱
  • 在左側面板中,按一下meetings排定會議。連接行事曆的彈出框將會出現。要設定會議
    • 按一下主持人下拉式功能表,選取您要排定會議的使用者。
    • 按一下會議輪值以使用會議輪值。然後按一下Search meeting rotation(搜尋會議輪 值)下拉式功能表,以選擇會議輪值。會議輪值使用者欄位會由指派會議最少的輪值成員填入。該成員的行事曆也會出現。如果多位成員指派的會議數量相同,則會指派最近排程最少的成員。
      • 如果建議使用者的行事曆已滿,或者您想選擇其他使用者,您可以按一下會議輪值使用者下拉式功能表,選擇其他成員。
    • 行事曆會更新以反映主持人的可用性。地點」也會更新,以反映主持人的視訊會議選項。

Meeting scheduler showing a calendar with dates. On the left panel, there are meeting options visible:  Dropdown menu for selecting a host,  and scheduled reminder emails. Current host is "Test Account." Scheduled reminder emails are set for 1 hour and 3 days before

請注意:

  • 使用會議輪換為使用者預約會議時,該使用者的已預約會議次數將會增加一個。如果該會議被刪除,則其已預約的會議次數將會減少一次。
  • 預設情況下,您不會被加入會議成為出席者。如果您想參加會議,請使用「出席者」下拉功能表將自己加入為出席者。

  • 按一下儲存
    • 連絡人需要在Email屬性中填入有效的電子郵件地址,才能收到邀請函。
    • 一旦排定會議,連絡人和主持人就會收到附有 .ics 檔案的邀請函,可將其加入行事曆。

使用者可透過檢視記錄的時間軸,查看誰組織和主持了會議。

meeting-host-organizer-1

使用者也可以使用財產(組織者)建立的活動指派給財產(主持人)的活動來建立報告。

meeting-report

請注意:如果您為其他使用者排定會議,其行事曆上的現有會議將會顯示Busy,而非會議的標題。

在桌面上指定會議結果

會議進行後,主持人可以指定會議結果,以便更好地追蹤與聯絡人的會議。預設的會議結果選項有:已排程、已完成、重新排程、未出席和已取消。您也可以建立自訂會議結果

  • 在記錄中,按一下會議約定上的動作下拉式功能表,然後選擇編輯

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  • 按一下結果 下拉式功能表,然後選擇會議結果

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  • 按一下儲存

請注意:對聯絡人記錄上的會議描述所做的變更,只有在您使用 Google 行事曆並已開啟Google 行事曆與HubSpot 雙向整合時,才會傳送給出席者。如果您使用的是 Office 365 日曆或未開啟整合,請更新日曆事件中的會議描述,以將變更傳送給出席者,而非聯絡人記錄中的會議描述。

在 HubSpot 行動應用程式中指定會議結果

請注意: 此功能目前僅適用於 iOS 使用者

  • 在您的 iOS 或 Android 裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 點選功能表,然後點選左側欄中的聯絡人
  • 點選與會議相關的記錄名稱
  • 點選活動右上方的功能表圖示 。然後點選編輯
  • 將會議結果置頂,從清單中選取新結果。
    meeting-outcome-mobile
  • 點選儲存
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