Pianificare una riunione con un contatto in un record

Una volta integrato il calendario di Google o di Office 365, è possibile programmare riunioni con i contatti dai record di contatti, aziende, transazioni o ticket e inviare un invito di calendario alle piattaforme di riunione. È anche possibile aggiungere gli utenti del proprio Hub come piattaforme per le riunioni.

Questo articolo si applica agli utenti che utilizzano l'integrazione di Google Calendar o Office 365 con HubSpot. Se avete collegato il vostro calendario allo strumento per le riunioni, scoprite di più sulla creazione e la modifica delle pagine di pianificazione.

• Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende, le offerte o i biglietti.
• Fare clic sulnome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su riunioni Pianificare una riunione. Nella finestra che si apre nella parte inferiore dello schermo, impostare la riunione:
  • Inserire un titolo per la riunione.
  • Impostare l' ora di inizio della riunione, che sarà basata sul fuso orario del browser.
  • Fare clic sul menu a discesa Durata per impostare la durata della riunione.
  • Fare clic sul menu a discesa Partecipanti per cercare e selezionare altri contatti e utenti del proprio Hub da includere nella riunione.

• • Fare clic sul menu a discesa Tipo di riunione per selezionare il tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se si sono attivati i tipi di chiamata e di riunione personalizzati.
  • Fare clic sul menu a discesa Luogo e selezionare una delle seguenti opzioni per il luogo della riunione.
    • Chiamata telefonica: Scrivere il numero di telefono nel campo di testo.
    • Di persona: Scrivere l'indirizzo nel campo di testo.
    • Videoconferenza: Collegare un'applicazione per videoconferenze come Zoom, Google Meet o UberConference. Un link verrà generato automaticamente alla creazione della riunione. Per saperne di più sull'utilizzo delle integrazioni di HubSpot con Zoom, Google Meet o UberConference. Se sei uno sviluppatore o hai uno sviluppatore nel tuo team, scopri come utilizzare l'API dell'estensione della videoconferenza.
    • Personalizzato: Scrivete dettagli personalizzati sulla località nel campo di testo.

• • Nella sezione Descrizione dei partecipanti , inserire i dettagli della riunione. Le piattaforme di riunione vedranno queste informazioni nell'invito del calendario.
    • Utilizzate le opzioni di formattazione in fondo alla sezione Descrizione del partecipante per modificare il testo, inserire un link, allegare un file o utilizzare uno snippet.

Nota bene: per aggiungere un link Zoom, Google Meet o UberConference alla riunione, l'indirizzo e-mail dell'utente HubSpot deve corrispondere all'indirizzo e-mail dell'utente Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Fare clic su + Aggiungi nota interna per aprire la casella di testo Note del team. Nella casella di testo Note del team , inserire le note interne che i membri del team possono rivedere. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni sul loro invito al calendario. Utilizzare le opzioni di formattazione in basso per modificare il testo, inserire un link, allegare un file o utilizzare uno snippet.
  • Fare clic sul menu a discesa Associato con per cercare e selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record da associare all'attività della riunione.
  • Selezionare lacasella di controllo Aggiungi a Google Calendar o Aggiungi a Office 365 Calendar per aggiungere l'evento a Google Calendar o Office 365 Calendar e inviare un invito al contatto. Per saperne di più sulla connessione del calendario di Google o di Office 365 al CRM.

• Fare clic su Salva.
  • Se si seleziona Aggiungi a Google Calendar o Aggiungi a Office 365 Calendar:
    • Per ricevere l'invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido nella proprietà Email.
    • Una volta programmata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al suo calendario.
    • Una riunione accettata verrà automaticamente creata nel calendario dell'utente.
  • Se non è stato selezionato Aggiungi a Google Calendar o Aggiungi a Office 365 Calendar , non verrà inviato alcun invito alla riunione.

La riunione verrà salvata come impegno nella timeline del record. Dopo che la riunione ha avuto luogo, è possibile assegnare un esito della riunione per monitorare meglio le riunioni con i contatti.

• Nel record, passare il mouse sull'impegno della riunione e fare clic su Modifica.

• Fare clic sul menu a discesa Esito e selezionare un esito dellariunione .

• Fare clic su Salva. Se si è scelto di aggiungere questo evento al calendario integrato di Google o Office 365, fare clic su Salva e inviare gli aggiornamenti.

Nota bene: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nel record del contatto saranno inviate ai partecipanti solo se si utilizza Google Calendar e si è attivata l'integrazione bidirezionaledi Google Calendar con HubSpot. Se si utilizza un calendario di Office 365 o non si è attivata l'integrazione, aggiornare la descrizione della riunione nell'evento del calendario per inviare le modifiche ai partecipanti, non nel record del contatto.