Pianificare una riunione con un contatto in un record

Una volta integrato il calendario di Google Calendar o di Office 365,

possibile pianificare riunioni con i contatti dai record di contatti, aziende, accordi o ticket e inviare un invito di calendario alle piattaforme di riunione. È anche possibile aggiungere utenti come piattaforme di riunione.

Gli utenti di un account Sales Hub Professional o Enterprise con un posto assegnato possono pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che hanno anch'essi un posto assegnato.

Questo articolo si applica agli utenti che utilizzano l'integrazione di Google Calendar o Office 365 con HubSpot. Se avete collegato il vostro calendario allo strumento per le riunioni, scoprite di più sulla creazione e la modifica delle pagine di pianificazione.

Nota bene: se state usando un account sandbox, potete prenotare riunioni solo con altri utenti dell'account sandbox.

Programmare una riunione per se stessi

• Nel vostro account HubSpot, andate ai vostri contatti, aziende, offerte o biglietti.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su riunioniPianificauna riunione. Verrà visualizzato un riquadro a comparsa del calendario collegato. Per impostare la riunione:
  • Fare clic sul menu a discesa Durata per impostare la durata della riunione.
  • Fare clic sull'ora desiderata nel calendario.

• • Inserire un titolo per la riunione.
  • Fare clic sul menu a discesa Tipo di riunione per selezionare il tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se si sono attivati i tipi di chiamata e di riunione personalizzati.

• • Fare clic sul menu a discesa Partecipanti per cercare e selezionare altri contatti e utenti da includere nella riunione.

• • Fare clic sul menu a discesa Luogo e selezionare una delle seguenti opzioni per il luogo della riunione.
    • Telefonata: Scrivere il numero di telefono nel campo di testo.
    • Di persona: Scrivere l'indirizzo nel campo di testo.
    • Videoconferenza: Collegare un'applicazione per videoconferenze come Zoom, Google Meet o UberConference. Un link verrà generato automaticamente al momento della creazione della riunione. Per saperne di più sull'utilizzo delle integrazioni di HubSpot con Zoom, Google Meet o UberConference. Se sei uno sviluppatore o hai uno sviluppatore nel tuo team, scopri come utilizzare l'API per l'estensione della videoconferenza.
    • Personalizzato: Scrivete nel campo di testo dettagli personalizzati sulla località.

• • Nella sezione Descrizione dei partecipanti , inserire i dettagli della riunione. Le piattaforme della riunione vedranno queste informazioni nell'invito al calendario.
    • Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla sezione Descrizione partecipanti per modificare il testo, inserire un link, utilizzare uno snippet o allegare un file solo interno (disponibile solo quando si chiude il calendario).

Nota bene: per aggiungere un link Zoom, Google Meet o UberConference alla riunione, l'indirizzo e-mail dell'utente HubSpot deve corrispondere all'indirizzo e-mail dell'utente Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Fare clic su + Aggiungi nota interna per aprire la casella di testo Note del team. Nella casella di testo Note del team , inserire le note interne che i membri del team possono rivedere. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni sul loro invito al calendario. Utilizzare le opzioni di formattazione in basso per modificare il testo, inserire un link, allegare un file o utilizzare uno snippet.
  • Fare clic sul menu a discesa Associato con per cercare e selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record da associare all'attività della riunione.

• È anche possibile fare clic sull'icona di chiusura per pianificare la riunione senza visualizzare il calendario.
  

  

• Fare clic su Salva.
  
  • Per ricevere un invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido nella proprietà Email.
  • Una volta programmata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al suo calendario.
  • Nel vostro calendario verrà automaticamente creata una riunione.

riunione verrà salvata come impegno nella timeline del record. Il vostro nome sarà indicato come ospite e organizzatore.

Pianificare una riunione per un altro utente (Sales Hub Professional ed Enterprise)

Se si è un utente di un account Sales Hub Professional o Enterprise con una sede assegnata, è possibile pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che hanno anch'essi una sede assegnata, un calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attiv

. Questo può essere utile se si è un rappresentante commerciale o di sviluppo delle vendite e si deve programmare una riunione per un dirigente del settore.

Per programmare una riunione per un altro utente

• Nel vostro account HubSpot, andate ai vostri contatti, aziende, offerte o biglietti.
• Fare clic sul nome del record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su riunioniPianificareuna riunione. Verrà visualizzato un riquadro a comparsa del calendario collegato. Per impostare la riunione:
  
  • Fare clic sul menu a discesa Host (Ospite) per selezionare l'utente per il quale si sta pianificando la riunione. Il calendario si aggiorna per riflettere la disponibilità dell'ospite. Anche la posizione si aggiornerà per riflettere le opzioni di videoconferenza dell'ospite.
• Continuare a programmare la riunione.

Nota bene:non sarete aggiunti alla riunione come partecipanti per impostazione predefinita. Se desiderate partecipare alla riunione, aggiungetevi come partecipanti utilizzando il menu a discesa Partecipanti.

• Fare clic su Salva.
  
  • Per ricevere un invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido nella proprietà Email.
  • Una volta programmata la riunione, il contatto e l'host riceveranno un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al loro calendario.

Gli utenti possono vedere chi ha organizzato e ospitato una riunione esaminando

cronologia del record.

Gli utenti possono anche utilizzare l'Attività creata dalla proprietà (organizzatore) e l'Attività assegnata alla proprietà (ospitante) per creare un report.

Assegnare un esito della riunione

Dopo che la riunione ha avuto luogo, l'host può assegnare un esito della riunione per monitorare meglio le riunioni con i contatti.

• Nel record, fare clic sul menu a discesa Azioni dell'impegno della riunione e selezionare Modifica.

• Fare clic sul menu a discesa Esito e selezionare un esito della riunione.

• Fare clic su Salva.

Nota bene: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nel record del contatto saranno inviate ai partecipanti solo se si utilizza Google Calendar e si è attivata l'integrazione bidirezionale di Google Calendar con HubSpot. Se si utilizza un calendario di Office 365 o non si è attivata l'integrazione, aggiornare la descrizione della riunione nell'evento del calendario per inviare le modifiche ai partecipanti, non nel record del contatto.