Agende uma reunião com um contato em um registro

Depois de integrar seu Google Agenda ou o calendário do Office 365, você poderá marcar reuniões com contatos dos registros de contato, empresa, negócio ou ticket e enviar um convite de calendário para os participantes da reunião. Você também pode adicionar usuários como participantes da reunião.

Os usuários de uma conta do Sales Hub Professional ou Enterprise com licença atribuída podem agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham uma licença atribuída.

Este artigo se aplica a usuários que usam a integração do Google Agenda ou do Office 365 com o HubSpot. Se você conectou seu calendário na ferramenta de reuniões, saiba mais sobre como criar e editar páginas de agendamento. 

Agendar uma reunião para você mesmo no computador

• Na sua conta do HubSpot, navegue para contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para configurar a reunião:
  • Clique no menu suspenso Duração para definir a duração da sua reunião.
  • Clique no horário desejado no calendário. 

• • Insira um título para a sua reunião.
  • Clique no menu suspenso Tipo de reunião para selecionar o tipo de reunião. Essa configuração estará disponível somente se você tiver ativado os tipos personalizados de chamada e reunião.

• • Clique no menu suspenso Participantes para pesquisar e selecionar outros contatos e usuários que devem ser incluídos na reunião.

• • Clique no menu suspenso Localização e selecione uma das opções a seguir para o local da reunião. 
    • Ligação:: escreva o número de telefone no campo de texto.
    • Pessoalmente: escreva o endereço no campo de texto.
    • Videoconferência: conecte um aplicativo de videoconferência, como Zoom, Google Meet ou UberConference. Um link será gerado automaticamente após a criação da reunião. Saiba mais sobre como usar a integração do HubSpot com o Zoom, o Google Meet ou o UberConference. Se você for um desenvolvedor ou tiver um desenvolvedor na sua equipe, saiba como usar a API de extensão de videoconferência.
    • Personalizado: escreva os detalhes da localização personalizada no campo de texto.

• • Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, na seção E-mails de lembrete agendados, selecione quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião um e-mail deve ser enviado; insira um número no campo de texto e clique no menu suspenso E-mails de lembrete agendados e selecione uma medida de tempo.
    Se a opção Ativar lembretes de reunião por padrão estiver ativada para a sua conta, as novas reuniões herdarão os lembretes por padrão. Saiba como o fuso horário do lembrete de reunião é determinado.
    • Você pode adicionar até três e-mails de lembrete. Para adicionar mais e-mail de lembretes, clique em + Adicionar lembrete. Para excluir um lembrete, clique no ícone de lixeira deletedelete.
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToPara incluir a descrição do convite no e-mail de lembrete, marque a caixa de seleção Incluir a descrição do convite no corpo do e-mail de lembrete.

• • Na seção Descrição do participante, insira os detalhes sobre a reunião. Os participantes da reunião verão essas informações no convite de calendário.
    • Use as opções de formatação na parte inferior da seção Descrição do participante para modificar o texto, inserir um link, usar um snippet ou anexar um arquivo somente interno (disponível apenas quando você recolhe o calendário).

Observação: para adicionar um link do Zoom, do Google Meet ou do UberConference à sua reunião, o endereço de e-mail do seu usuário da HubSpot deve corresponder ao endereço de e-mail do usuário do Zoom, do Google Meet ou do UberConference.

• • Clique em + Adicionar observação interna para abrir a caixa de texto Observações da equipe. Na caixa de texto Observações da equipe, insira quaisquer observações internas para serem revisadas pelos membros da sua equipe. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior para modificar o texto, inserir um link, anexar um arquivo ou usar um snippet. 
  • Clique no menu suspenso Associado a para pesquisar e marcar/desmarcar as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar à atividade da reunião. 

• Você também pode clicar no ícone de recolher para agendar a reunião sem ver o calendário.
  

  

• Clique em Salvar.
  
  • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
  • Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
  • Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.

A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como anfitrião e organizador.

Agendar uma reunião para você mesmo no aplicativo HubSpot

• Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
• Toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
• Toque no nome do registro.
• Toque em Mais. Em seguida, toque em Reunião. Para configurar a reunião:
  • Insira um título e uma descrição para a reunião.
  • Toque em Data de início, Hora de início, Data de término e Hora de término para definir a data e a duração da sua reunião.
  • Toque em Verificar disponibilidade para ver o seu calendário.
  • Toque em Tipo de reunião para selecionar o tipo de reunião. Essa configuração estará disponível somente se você tiver ativado os tipos personalizados de chamada e reunião.
  • Toque em localização e selecione uma das opções a seguir para o local da reunião.
    • Endereço: escreva o endereço no campo de texto.
    • Número de telefone: escreva o número de telefone no campo de texto.
    • Localização personalizada: escreva os detalhes da localização personalizada no campo de texto.

    Observação: a videoconferência não está disponível ao agendar uma reunião no aplicativo HubSpot.

  • Toque em Observação interna e insira quaisquer observações internas para os membros da sua equipe revisarem. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Utilize @ para marcar outros usuários.
  • Toque em Associado com para procurar e marque/desmarque o X ao lado dos registros para associar à atividade da reunião. 
  
  • Toque em Salvar. Na caixa pop-up, clique em Continuar e enviar.
    • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
    • Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
    • Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.

A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como anfitrião e organizador.

Depois de a reunião ser agendada, você poderá editá-la no aplicativo HubSpot. Para editar uma reunião: 

• Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
• Toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
• Toque no nome do registro associado à reunião. 
• Toque no ícone de menu no canto superior direito da atividade. Em seguida, clique em Editar. 
• Depois de fazer as alterações, toque em Salvar.

Agendar uma reunião para outro usuário no computador (Sales Hub e Service Hub Professional e Enterprise)

Se você for um usuário de uma conta do Sales Hub Professional ou Enterprise com licença atribuída, poderá agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham uma licença atribuída, um calendário conectadoe a sincronização de calendário ativada. Isso pode ser útil se você for um representante comercial ou de desenvolvimento de vendas e precisar agendar uma reunião com um executivo de contas.

Para agendar uma reunião para outro usuário: 

• Na sua conta do HubSpot, navegue para contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para configurar a reunião:
  
  • Clique no menu suspenso Organizador para selecionar o usuário para o qual está agendando a reunião. O calendário será atualizado para refletir a disponibilidade do host, ou saiba como agendar uma reunião usando os revezamentos de reunião. A Localização também será atualizada para refletir as opções de videoconferência do anfitrião. 
• Continue a agendar a reunião.

Observação: você não será adicionado à reunião como participante por padrão. Se quiser participar da reunião, adicione-se como participante usando o menu suspenso Participantes.

• Clique em Salvar.
  
  • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
  • Quando a reunião for agendada, o contato e o anfitrião receberão um convite com um arquivo .ics que poderá ser adicionado a um calendário pessoal.

Os usuários podem ver quem organizou e conduziu uma reunião na linha do tempo do registro.

Os usuários também podem usar a propriedade Atividade criada por (organizador) e a propriedade Atividade atribuída a (anfitrião) para criar um relatório.

Atribuir um resultado de reunião no computador

Após a reunião, o anfitrião poderá atribuir um resultado para controlar melhor suas reuniões com os contatos.

• No registro, clique no menu suspenso Ações no engajamento da reunião e selecione Editar.

• Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.

• Clique em Salvar.

Observação: as alterações em descrições de reunião no registro do contato serão enviadas aos participantes somente se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado a integração bidirecional do Google Agenda com o HubSpot . Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para os participantes, não no registro do contato.

Atribuir um resultado de reunião no aplicativo HubSpot

Observação: esta funcionalidade está disponível apenas para usuários do iOS.

• Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
• Toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
• Toque no nome do registro associado à reunião. 
• Toque no ícone de menu no canto superior direito da atividade. Em seguida, clique em Editar. 
• Toque em resultado da reunião para selecionar um novo resultado a partir de uma lista.
   
• Toque em Salvar.