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Meetings

Agende uma reunião com um contato em um registro

Ultima atualização: Setembro 21, 2022

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Depois de integrar seu Google Agenda ou o calendário do Office 365, você poderá marcar reuniões com contatos dos registros de contato, empresa, negócio ou ticket e enviar um convite de calendário para os participantes da reunião. 

Este artigo se aplica a usuários que usam a integração do Google Agenda ou do Office 365 com o HubSpot. Se você conectou seu calendário na ferramenta de reuniões, saiba mais sobre como criar e editar páginas de agendamento

  • Na sua conta do HubSpot, navegue para seus contatos, empresas, negócios ou tickets.
  • Clique no nome do registro.
  • No painel esquerdo, clique em reuniões Agendar uma reunião. Na janela que se abre na parte inferior da tela, configure sua reunião:
    • Insira um título para a sua reunião.
    • Defina o tempo de Início da sua reunião, que será baseado no fuso horário do seu navegador. 
    • Clique no menu suspenso Duração para definir a duração da sua reunião.
    • Clique no menu suspenso Participantes para pesquisar e selecionar outros contatos que devem ser incluídos na reunião.
    • Clique no menu suspenso Tipo de reunião para selecionar o tipo de reunião. Essa configuração estará disponível somente se você tiver ativado os tipos personalizados de chamada e reunião.
    • Clique no menu suspenso Localização e selecione uma das seguintes opções para o local da reunião. 
      • Chamada telefônica: escreva o número de telefone no campo de texto.
      • Presencial: escreva o endereço no campo de texto.
      • Videoconferência: conecte um aplicativo de videoconferência, como Zoom, Google Meet ou UberConference. Um link será gerado automaticamente após a criação da reunião. Saiba mais sobre como usar as integrações da HubSpot como Zoom, Google Meet ou UberConference. Se você for um desenvolvedor ou tiver um desenvolvedor na sua equipe, saiba como usar a API de extensão de videoconferência.
      • Personalizado: escreva detalhes de localização personalizados no campo de texto.
    • Na seção Descrição do participante, insira os detalhes sobre a reunião. O participante da reunião verá essas informações no convite do calendário.
      • Use as opções de formatação na parte inferior da seção Descrição do participante para modificar o texto, inserir um link, anexar um arquivo ou usar um snippet.

Observação: para adicionar um link do Zoom ou UberConference na sua reunião, o seu endereço de e-mail do usuário da HubSpot deve corresponder ao seu endereço de e-mail do usuário do Zoom ou do UberConference.

    • Clique em + Adicionar Nota Interna para abrir a caixa de texto Notas da equipe. Na caixa de texto Observações da equipe, insira quaisquer observações internas para serem revisadas pelos membros da sua equipe. Os participantes do contato da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior para modificar o texto, inserir um link, anexar um arquivo ou usar um snippet
    • Clique no menu suspenso Associado a para pesquisar e marcar/desmarcar as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar à atividade da reunião. 
    • Marque a caixa de seleção Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Calendário do Office 365 para adicionar o evento ao seu Google Agenda ou Calendário do Office 365 e enviar um convite ao contato. Saiba mais sobre como conectar seu Calendário Google ou Calendário do Office 365 ao CRM.

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  • Clique em Salvar.
    • Se a opção Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Calendário do Office 365 estiver selecionada:
      • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
      • Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
      • Uma reunião aceita será criada automaticamente para você no seu calendário.
    • Se você não tiver Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Calendário do Office 365 , nenhum convite de reunião será enviado.

Observação:

  • Se você não estiver integrado ao Google Agenda ou ao Calendário do Office 365, será solicitado a fazê-lo ao agendar uma reunião.
  • Se você editar uma reunião para incluir participantes adicionais, será necessário atualizar uma seção adicional, como o título ou a descrição do participante, para preencher os novos participantes no Google Agenda ou no calendário do Office 365.

 

A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Após a reunião, você poderá atribuir um resultado para controlar melhor suas reuniões com os contatos.

  • No registro, passe o mouse sobre o envolvimento da reunião e clique em Editar.

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  • Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.

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  • Clique em Salvar. Se você optou por adicionar esse evento ao Google Agenda ou ao calendário do Office 365 integrado, clique em Salvar e enviar atualizações.

Observe: alterações em descrições de reunião no registro do contato serão enviadas apenas aos participantes se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado a integração bidirecional do Google Agenda com HubSpot. Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para os participantes, não no registro de contato.

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