Agende uma reunião com um contato em um registro

Uma vez que você tenha integrou seu calendário do Google Agenda ou do Office 365, você pode agendar reuniões com contatos de registros de contato, empresa, negócio ou tíquete e enviar um convite de calendário aos participantes da reunião. Você também pode adicionar usuários como participantes da reunião.

Sales hub Service hub reuniões Usuários em uma conta ou Profissional em nome de outros usuários na conta que também tenham uma conta atribuída.

Este artigo se aplica a usuários que usam a integração do Google Agenda ou do Office 365 com o HubSpot. Se você conectou seu calendário ao ferramenta de reuniões, saiba mais sobre criando e editando páginas de agendamento.  

Agendar uma reunião para você mesmo no computador

• Na sua conta HubSpot, navegue até seu contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para configurar sua reunião:
  
  • Informe uma data inicial.
  • Digite uma hora inicial e uma hora final. Você também pode clicar em uma data no calendário exibido.

• • Insira um título para a sua reunião.
  • Clique no menu suspenso Tipo de reunião para selecionar o tipo de reunião. Esta configuração só estará disponível se você tiver habilitado tipos de chamadas e reuniões personalizadas.

• • Clique no menu suspenso Participantes para pesquisar e selecionar outros contatos e usuários que devem ser incluídos na reunião.

• • Clique no menu suspenso Localização e selecione uma das opções a seguir para o local da reunião. 
    • Telefonema: escreva o número de telefone no campo de texto.
    • Pessoalmente: escreva o endereço no campo de texto.
    Videoconferência: conecte um aplicativo de videoconferência, como Zoom, Google Meet ou UberConference. Um link será gerado automaticamente após a criação da reunião. Saiba mais sobre como usar as integrações do HubSpot com Zoom, Google Meet ou UberConference. Se você for um desenvolvedor ou tiver um desenvolvedor em sua equipe, aprenda a usar a API de extensão de videoconferência.
    
    • Personalizado: escreva os detalhes da localização personalizada no campo de texto.

• • Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, no E-mails de lembrete programados seção, selecione quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião um e-mail deve ser enviado, insira um número no campo de texto e clique em E-mail de lembrete agendado menu suspenso e selecione uma medida de tempo.
    Se o ativar lembrete de reunião por padrão estiver ativada na sua conta, novas reuniões herdarão os lembretes padrão. Saiba como o fuso horário do lembrete de reunião é determinado.
    • Você pode adicionar até três e-mails de lembrete. Para adicionar mais e-mail de lembretes, clique em + Adicionar lembrete. Para excluir um lembrete, clique no ícone de lixeira deletedelete.
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToPara incluir a descrição do convite no corpo do email de lembrete, marque a caixa de seleção Incluir a descrição do participante no corpo do email de lembrete .

• • No campo Descrição do participante, informe detalhes sobre a reunião. Os participantes da reunião verão essas informações no convite de calendário.
    • Use as opções de formatação na parte inferior do campo de descrição Participante para modificar o texto, inserir um link, usar um snippet ou anexar um arquivo somente interno (disponível somente quando você recolhe o calendário).

Observação: para adicionar um link do Zoom, do Google Meet ou do UberConference à sua reunião, o endereço de e-mail do seu usuário da HubSpot deve corresponder ao endereço de e-mail do usuário do Zoom, do Google Meet ou do UberConference.

• • Clique em + Adicionar observação interna para abrir a caixa de texto Observações da equipe. Na caixa de texto Observações da equipe, insira quaisquer observações internas para serem revisadas pelos membros da sua equipe. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior para modificar o texto, inserir um link, anexar um arquivo ou usar um snippet. 
  • Clique no menu suspenso Associado a para pesquisar e marcar/desmarcar as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar à atividade da reunião. 

• Você também pode clicar no ícone de recolher para agendar a reunião sem ver o calendário.
  

  

• Clique em Salvar.
  
  • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
  • Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
  • Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.

A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como anfitrião e organizador.

Agendar uma reunião para você mesmo no aplicativo HubSpot

• Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
• Toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
• Toque no nome do registro.
• Toque em Mais. Em seguida, toque em Reunião. Para configurar a reunião:
  • Insira um título e uma descrição para a reunião.
  • Toque em Data de início, Hora de início, Data de término e Hora de término para definir a data e a duração da sua reunião.
  • Toque em Verificar disponibilidade para ver o seu calendário.
  • Toque em Tipo de reunião para selecionar o tipo de reunião. Esta configuração só estará disponível se você tiver habilitado tipos de chamadas e reuniões personalizadas.
  • Toque em localização e selecione uma das opções a seguir para o local da reunião.
    • Endereço: escreva o endereço no campo de texto.
    • Número de telefone: escreva o número de telefone no campo de texto.
    • Localização personalizada: escreva os detalhes da localização personalizada no campo de texto.

    Observe: a videoconferência não está disponível ao agendar uma reunião pelo aplicativo móvel HubSpot.

  • Toque em Observação interna e insira quaisquer observações internas para os membros da sua equipe revisarem. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Utilize @ para marcar outros usuários.
  • Toque em Associado com para procurar e marque/desmarque o X ao lado dos registros para associar à atividade da reunião. 
  
  • Toque em Salvar. Na caixa pop-up, clique em Continuar e enviar.
    • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
    • Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
    • Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.

A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como anfitrião e organizador.

Depois de a reunião ser agendada, você poderá editá-la no aplicativo HubSpot. Para editar uma reunião: 

• Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
• Toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
• Toque no nome do registro associado à reunião. 
• Toque no ícone de menu no canto superior direito da atividade. Em seguida, clique em Editar. 
• Depois de fazer as alterações, toque em Salvar.

Agendar uma reunião para outro usuário na área de trabalho (Sales hub ou Service hub Professional)

Se você for um usuário em uma conta de Sales hub ou Service hub profissional ou empresarial com um assento atribuído, você poderá agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham um assento atribuído, tenham seu calendário conectado e tenham o calendário syncassistido ativado. Isso pode ser útil se você for um representante de negócios ou de desenvolvimento de vendas e precisar agendar uma reunião para um executivo de contas.

Para agendar uma reunião para outro usuário: 

• Na sua conta HubSpot, navegue até seu contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em meetingsAgendar uma reunião. Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para configurar a reunião:
  
  • Clique no menu suspenso Host para selecionar o usuário para o qual você está agendando a reunião.
  • Clique em Rotação de reunião para usar uma rotação de reunião. Em seguida, clique no menu suspenso Pesquisar rotação de reunião para selecionar uma rotação de reunião. O campo Usuário da rotação de reunião será preenchido pelo membro da rotação que tiver menos reuniões atribuídas. O calendário desse membro também aparecerá. Se vários membros tiverem a mesma quantidade de reuniões atribuídas, o membro que foi agendado menos recentemente será atribuído.
    • Se o calendário do usuário proposto estiver cheio ou se você quiser escolher outro usuário, clique no menu suspenso Usuários da rotação de reunião para selecionar outro membro.
  • O calendário será atualizado para refletir a disponibilidade do anfitrião. A Localização também será atualizada para refletir as opções de videoconferência do anfitrião. 

• Continue a agendar a reunião.

• Clique em Salvar.
  
  • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
  • Quando a reunião for agendada, o contato e o anfitrião receberão um convite com um arquivo .ics que poderá ser adicionado a um calendário pessoal.

Os usuários podem ver quem organizou e hospedou uma reunião revisando o linha do tempo do registro.

Os usuários também podem usar a propriedade Atividade criada por (organizador) e a propriedade Atividade atribuída a (anfitrião) para criar um relatório.

Observação: se você agendar uma reunião para outro usuário, as reuniões existentes no calendário exibirão Ocupado no título da reunião.

Atribuir um resultado de reunião no computador

Após a reunião, o anfitrião poderá atribuir um resultado para controlar melhor suas reuniões com os contatos. As opções padrão de resultado da reunião são: agendado, concluído, reagendado, sem exibição e cancelado. Você também pode criar resultados personalizados de reuniões.

• No registro, clique no menu suspenso Ações no engajamento da reunião e selecione Editar.

• Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.

• Clique em Salvar.

Observe: as alterações nas descrições das reuniões no registro de contato só serão enviadas aos participantes se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado o Integração bidirecional do Google Agenda com HubSpot . Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para os participantes, não no registro do contato.

Atribuir um resultado de reunião no aplicativo HubSpot

Observação: esta funcionalidade está disponível apenas para usuários do iOS.

• Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
• Toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
• Toque no nome do registro associado à reunião. 
• Toque no ícone de menu no canto superior direito da atividade. Em seguida, clique em Editar. 
• Toque em resultado da reunião para selecionar um novo resultado a partir de uma lista.
   
• Toque em Salvar.