Agende uma reunião com um contato em um registro

Depois de integrar seu Google Agenda ou o calendário do Office 365, você poderá marcar reuniões com contatos dos registros de contato, empresa, negócio ou ticket e enviar um convite de calendário para os participantes da reunião. Também pode adicionar utilizadores no seu Hub como plataformas de reunião.

Este artigo se aplica a usuários que usam a integração do Google Agenda ou do Office 365 com o HubSpot. Se ligou o seu calendário à ferramenta de reuniões, saiba mais sobre a criação e edição de páginas de agendamento. 

• Na sua conta do HubSpot, navegue para seus contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Clique no nome do registro.
• No painel da esquerda, clique em reuniões Marcar uma reunião. Na janela que se abre na parte inferior da tela, configure sua reunião:
  • Insira um título para a sua reunião.
  • Clique na caixa de texto Data para seleccionar a data da sua reunião no menu pendente do calendário ou escrevendo a data usando o formato MM/DD/AAA.

• • Clique no menu suspenso Start time e End time para definir o calendário da sua reunião. Isto será baseado no fuso horário do seu navegador.
  • Clique no menu pendente Participantes para procurar e seleccionar outros contactos e utilizadores no seu Hub que devem ser incluídos na reunião.

• • Clique no menu suspenso Tipo de reunião para selecionar o tipo de reunião. Essa configuração estará disponível somente se você tiver ativado os tipos personalizados de chamada e reunião.
  • Clique no menu suspenso Localização e seleccione uma das seguintes opções para o local da reunião
    • Chamada telefónica: Escrever o número de telefone no campo de texto.
    • Pessoalmente: Escrever o endereço no campo de texto.
    • Videoconferência: Ligar uma aplicação de videoconferência como o Zoom, Google Meet, ou UberConference. Uma ligação será gerada automaticamente aquando da criação da reunião. Saiba mais sobre a utilização das integrações do HubSpot com Zoom, Google Meet, ou UberConference. Se você for um desenvolvedor ou tiver um desenvolvedor na sua equipe, saiba como usar a API de extensão de videoconferência.
    • Personalizado: Escrever detalhes de localização personalizados no campo de texto.

• • Na seção Descrição do participante, insira os detalhes sobre a reunião. As plataformas de reunião verão esta informação no calendário.
    • Use as opções de formatação na parte inferior da seção Descrição do participante para modificar o texto, inserir um link, anexar um arquivo ou usar um snippet.

Por favor note: para adicionar um link Zoom, Google Meet, ou UberConference à sua reunião, oseu endereço de e-mail de utilizador do HubSpot deve corresponder ao seu endereço de e-mail de utilizador Zoom, Google Meet, ou UberConference.

• • Clique + Adicionar nota interna para abrir a caixa de texto. Na caixa de texto Notas da equipa , introduza quaisquer notas internas para que os membros da sua equipa as possam rever. Os participantes da reunião não verão esta informação no seu calendário convidado. Use as opções de formatação na parte inferior para modificar o texto, inserir um link, anexar um arquivo ou usar um snippet. 
  • Clique no menu suspenso Associado a para pesquisar e marcar/desmarcar as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar à atividade da reunião. 
  • Marque a caixa de seleção Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Calendário do Office 365 para adicionar o evento ao seu Google Agenda ou Calendário do Office 365 e enviar um convite ao contato. Saiba mais sobre como conectar seu Calendário Google ou Calendário do Office 365 ao CRM.

• Clique em Salvar.
  • Se a opção Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Calendário do Office 365 estiver selecionada:
    • O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
    • Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
    • Uma reunião aceita será criada automaticamente para você no seu calendário.
  • Se você não tiver Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Calendário do Office 365 , nenhum convite de reunião será enviado.

A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Após a realização da reunião, pode designar um resultado da reunião para melhor acompanhar as suas reuniões com contactos.

• No registo, clicar no menu suspenso Acções no compromisso da reunião e seleccionar Editar.

• Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.

• Clique em Salvar. Se você optou por adicionar esse evento ao Google Agenda ou ao calendário do Office 365 integrado, clique em Salvar e enviar atualizações.

Note por favor: alterações às descrições das reuniões no registo de contactos só serão enviadas aos participantes se estiver a utilizar o Google Calendar e tiver ligado o Google Calendar integração bidireccional com HubSpot. Se estiver a utilizar um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ligada, actualize a descrição da reunião no evento do calendário para enviar as alterações aos participantes, não no registo de contactos.